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Como contratar serviços de indexação de documentos?

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Diante de um mercado tão competitivo e de um cenário rodeado de incertezas, otimizar o fluxo de trabalho é muito mais do que um diferencial competitivo, é um recurso de sobrevivência. Isso porque perder tempo procurando documentos arquivados é um processo improdutivo e nada fluido. Por essa razão é tão importante entender o que é indexação de documentos – nosso tema do artigo de hoje. O que é indexar documentos? Pode ser que para algumas pessoas esse termo seja desconhecido, mas para as empresas que já aplicam o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), essas são palavras de muito valor. A indexação é a identificação de atributos ou metadados específicos de um documento para simplificar e agilizar a localização e recuperação precisa. Isso é feito por meio de um índice, metodologia utilizada para facilitar a localização de informações com dados descritivos. Sendo assim, a indexação de documentos é uma das protagonistas na eficácia da gestão de arquivos eletrônicos. Afinal, permite que o usuário encontre em segundos um arquivo. Como funciona a indexação de documentos? Quando se contrata uma ferramenta robusta e eficaz, como é o caso do Greendocs, por exemplo, o usuário digita o nome do arquivo ou algum termo a ele relacionado nas buscas e o sistema apresentará os resultados. No caso do GED da W3K, a ferramenta armazena os arquivos eletrônicos de forma estruturada, organizada e ordenada, cadastrando as informações sobre o documento em número, título, disciplina, tipo, etc. Dessa maneira, o sistema provê a visualização e indexação para recuperação futura. Por que contratar serviços de indexação? A resposta para essa pergunta é simples: ao aplicar serviços de indexação na sua rotina de trabalho, o tempo dos seus profissionais é otimizado, aumentando a produtividade e gerando mais receita para a empresa. Além disso, você estabelece quatro pilares fundamentais para se manter competitivo: apoia a governança da informação, ganha respostas rápidas ao negócio e processos escaláveis, além de garantir respaldo legal diante dos documentos. Como contratar serviços de indexação de documentos? Ao entender que a indexação de documentos é recurso necessário para qualquer empresa, independente do porte ou segmento em que atua, o gestor deve procurar um Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) que otimize todas as etapas dessa gestão. O Greendocs é essa plataforma. Com ele, sua organização adquire maior alinhamento e integração de processos, informação facilmente auditável, monitoramento de atividades, melhor tempo de resposta, obtenção de indicadores em tempo real, certificação digital e suporte antes, durante e depois da implementação. Além disso, o Greendocs é uma plataforma adaptável e flexível às estruturas e processos já existentes nas empresas, o que facilita a gestão da informação com acesso e colaboração, sem perder foco em segurança, rastreabilidade e conformidade. Versatilidade ao unir ECM e BPMS A ferramenta também é destaque por sua versatilidade ao unir ECM e BPMS na mesma plataforma, bem como a modelagem e implantação rápida de aplicações de negócio. Em termos de escalabilidade, o Greendocs atua do departamental ao corporativo, a grandes espécies de documentos. Por fim, é um sistema compatível com o ambiente tecnológico e adepto das melhores práticas de TI. Ainda tem dúvidas sobre por que contratar o GED/ECM da W3K? Vamos conversar para sanar essas questões? Entre em contato com a nossa equipe.

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Compliance e gestão eletrônica dos documentos: vamos conversar sobre isso!

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Garantir que sua empresa ou que setores de sua organização estejam em conformidade com normas, sejam elas internas ou regulatórias de segmento ou governo, pode ser um trabalho complexo. Para isto, contar com uma solução dedicada de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) e automatização de processos (BPMS) pode ser não apenas uma grande ajuda, mas um diferencial decisivo para a realização eficiente deste trabalho. Quando falamos de compliance, em essência fazemos menção à segurança jurídica de um negócio. Estamos falando do trabalho de conciliar o regramento interno da empresa com questões externas, ou seja, às regulamentações às quais a organização está sujeita, evitando riscos legais. Com uma solução robusta e inteligente de GED integradas à BPM, empresas podem visualizar com clareza os dados e sua circulação dentro da organização, garantindo que elas atendam às exigências de segurança, sendo visíveis e acessíveis somente por quem tem autorização, e preservando as informações sensíveis que devem se manter anônimas. Isso pode abranger questões como gestão de contratos, controle do ciclo de vida dos documentos, até questões como a captura, manuseio e período de armazenamento de dados pessoais, algo que ganhou novas dimensões em termos de conformidade com a vigência da nova Lei Geral de Proteção dos Dados (LGPD). Em função da LGPD, um dos maiores cuidados das empresas em relação ao compliance está na tratativa de dados pessoais de terceiros. Com o GED e o BPMS, é possível guardar estas informações de maneira detalhada, catalogando dados e definindo permissões de acordo com o devido grau de privacidade, permitindo à organização e seus colaboradores verem apenas os dados que sejam relevantes para a sua atividade. CONTRATOS E ASSINATURA DIGITAL: OUTRO PONTO IMPORTANTE NO COMPLIANCE Além disso, para empresas que lidam com contratos, por exemplo, uma plataforma de GED permite manter todos estes documentos dentro ambiente de fluxos seguros, rastreáveis e auditáveis, também com o recurso de assinatura eletrônica para uma camada adicional de confiabilidade, certificação e validade jurídica. Garantir uma política adequada de conformidade nas empresas passa por uma combinação equilibrada de tecnologia, conhecimento jurídico e arquitetura de processos internos – e tudo isso pode ser aperfeiçoado com a utilização de tecnologias adequadas, como as de Gestão Eletrônica de Documentos. Para fazer isso da melhor forma, contar com um parceiro especializado pode ser um grande diferencial. A W3K Tecnologia conta com um time especializado em gestão documental, e com o know-how para auxiliar o seu negócio a garantir as melhores práticas em termos de compliance. Entre em contato conosco e saiba mais.

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Por que as empresas realizam a gestão de documentos (GED)?

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Transformação digital e governança da informação são pilares fundamentais para o crescimento de qualquer organização. Com isso, é possível permanecer competitivo sem perder o foco em segurança, controle e rastreabilidade nos arquivos. Otimizar o fluxo de trabalho em todas as suas etapas permite economizar tempo e dinheiro, além de promover mais produtividade aos colaboradores, permitindo que sejam mais estratégicos para o negócio. Muitos gestores questionam qual é o melhor caminho para prover uma trajetória como a descrita acima. Antes de responder essa pergunta, precisamos nos fazer outra: por que as empresas realizam a gestão de documentos? É isso que abordaremos no artigo de hoje. A gestão de documentos provê controle e integração. Controlar revisões; ter visão total de etapas da documentação; facilitar colaboração entre equipes distintas; regrar a administração de mudança; controlar registros e ações de qualidade; integrar fornecedores de forma online e gerenciar filas de trabalho, solicitações, aprovações e prazos são alguns dos motivos que as empresas alegam para realizar a gestão de documentos. Porém, também podemos citar outras razões relevantes que contribuem para essa decisão como, por exemplo, a busca inteligente, que permite encontrar os documentos pelo conteúdo ou busca fonética. Igualmente, visualizar dados das etapas de documentação gerando dashboard e relatórios que tornam as decisões estratégicas mais assertivas, ocupam essa lista. Aproximar equipes e gerenciar filas de trabalho também são motivos pelo qual as empresas optem por esse caminho inovador. Da mesma forma, a integração entre GED / BPMS / EDMS na mesma plataforma e o suporte às assinaturas digitais – que possibilitam a implantação de ambientes de trabalho totalmente paperless -, são motivos que se destacam na hora de responder por quais razões as empresas realizam a gestão de documentos. Como fazer a gestão de documentos (GED)? A resposta para essa dúvida é: utilizando a gestão documental e sistemas de GED como protagonista no controle de qualidade das operações rende impactos diretos em inúmeras áreas, do financeiro ao jurídico, passando por toda a cadeia de gerenciamento para uma tomada de decisão voltada à excelência, com rapidez e rastreabilidade do acesso às informações. O GED também pode ser um grande aliado para o RH das empresas, em seu trabalho de registrar e acompanhar aspectos como capacitações e certificações de seus colaboradores. Isso permite que projetos e equipes concordem com os padrões previstos para a qualidade das atividades, tudo com rastreabilidade de dados. Em resumo, mais do que guardar documentos referentes à qualidade, uma plataforma GED robusta como o Greendocs, permite às empresas observar, de forma segura e rastreável, os processos que entregam conformidade e qualidade às atividades de negócio, em diversas instâncias. E com o apoio de um parceiro de negócios com know-how, é possível fazer essa transformação interna com os melhores resultados. Gostou do nosso conteúdo e quer saber mais sobre como a Gestão Eletrônica de Documentos pode contribuir para uma maior qualidade operacional na sua companhia? Entre em contato conosco!

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3 razões para adotar um sistema SIGAD

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Controlar todo o ciclo de vida dos documentos é um dos conceitos que melhor se aplica ao termo SIGAD. A sigla quer dizer Sistema de Gestão Arquivística de Documentos e nada mais é do que um conjunto de operações e procedimentos técnicos que gera os processos arquivistas de uma empresa. O sucesso do SIGAD dependerá, evidentemente, da implementação de um sistema robusto e eficiente, que foque nas melhores práticas para a gestão arquivística de documentos. No artigo de hoje, vamos apresentar 3 razões para adotar um sistema SIGAD no seu negócio. Diminuir custos avaliando os documentos necessários Na prática, um sistema informatizado com as configurações de um SIGAD gerencia documentos analógicos, híbridos e digitais, desde a sua produção até a destinação final. Esse processo é um incrível protagonista na redução de custos de uma empresa, visto que elimina quantidades grandes de objetos digitais que já não são necessários e, claro, podem ser descartados segundo às normas da LGPD. Os custos com armazenamento, aparato tecnológico e pessoal especializado podem ser revertidos para áreas de maior estratégia, focando no core business e nas decisões mais importantes para o crescimento da organização. Proteção dos documentos da empresa Quando você automatiza o processo de gestão dos documentos da empresa, evidentemente, o procedimento de manuseio desses arquivos se torna muito mais seguro. Isso porque o arquivamento tem como característica principal oficializar a conclusão/encerramento de determinada demanda ou atividade registrada em um documento. Sendo assim, após finalizado o processo, haverá total restrição de acesso aos documentos, evitando alterações que até então ainda eram possíveis durante a tramitação. Um sistema com características SIGAD proporciona métodos de proteção aos arquivos. Operacionalização do ambiente digital A operacionalização do ambiente digital é uma das consequências das empresas que adotam sistemas que utilizam métodos SIGAD em seus negócios. A designação de responsabilidades para manuseio dos documentos é o pilar desse processo. Além disso, a operacionalização também garante a nomeação de quem fará a manutenção e atualização dos sistemas informatizados. Isso traz eficiência ao fluxo de trabalho, otimizando tempo e aumentando a produtividade. Escolha um parceiro reconhecido no mercado Se você deseja investir em sistemas e recursos tecnológicos que promovam todos esses benefícios ao seu negócio, o primeiro passo é escolher um parceiro que realmente ofereça um sistema completo, desde a implantação até o acompanhamento dos processos. Com o apoio de tecnologias inteligentes, é possível garantir com precisão e controle uma gestão arquivística de documentos. A W3K provê escalabilidade às organizações através da disponibilização ágil de uma plataforma que possibilita a transformação digital de processos gerenciais, trazendo fluidez, governança da informação, rastreabilidade, integração e regramento de excelência. Quer saber mais? Entre em contato conosco.

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LGPD e Greendocs: parceria para otimizar e gerenciar dados

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Debatida com vigor por gestores públicos e empresas, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) foi criada para tutelar a privacidade dos dados da pessoa, seja ela física ou jurídica.  Muito além da discussão do que são dados pessoais e sensíveis, está a necessidade de fazer a gestão dessas informações, garantindo o acesso, bem como seu armazenamento ou descarte, sem perder a auditabilidade. Evidentemente, para que isso ocorra sem prejuízos, se torna necessário saber onde estão os documentos e como são processados, rastreando-os, analisando seu ciclo de vida e fornecendo alertas para indicação de quando devem ser descartados. Você encontra a localização física de um documento em poucos segundos? É sobre isso que o artigo de hoje vai falar, além de esclarecer algumas dúvidas sobre a LGPD. Gerenciar o armazenamento e manuseio das informações pessoais Parece simples? Acredite, não é. Sem um sistema robusto para gerenciar o ciclo de vida desses documentos, as empresas estão sujeitas a multas que podem chegar a 50 milhões ou 2% do faturamento da companhia.  Sendo assim, proteger os dados é uma questão de sobrevivência em um mercado cada vez mais inovador e tecnológico. Quais são as informações que estão em poder da sua empresa, onde estão documentadas e quando precisam ser excluídas?  Essas são as principais perguntas relacionadas à LGPD que o gestor deve saber responder. Isso porque apesar dos documentos, assinados digitalmente ou de forma eletrônica, terem a mesma validade jurídica dos físicos, a versão em papel não pode ser descartada sem considerar a sua temporalidade legal. É sobre isso que falaremos no próximo tópico. Tabela de temporalidade a ser seguida com rigor Para cada tipo de documento há um prazo de descarte previsto, porém, grande parte dos arquivos precisa ser armazenada, no mínimo, de cinco a dez anos, o que causa a necessidade de gestão de espaços físicos. Muitas organizações acreditam que simplesmente se desfazer desses documentos vai resolver o problema. No entanto, a maioria dessas companhias sofrerá a punição correspondente pelo descarte incorreto. A saída para escapar da canetada vem sendo os serviços de guarda e gestão documental, mas não somente isso. É necessário gerir esses documentos, seguindo à risca o prazo de armazenamento e o descarte segundo a legislação, sejam eles em papel, mídia ou qualquer outro formato.  LGPD e os dados pessoais Antes de mais nada, vamos entender o que são dados pessoais? Segundo a Lei (Lei n.º 13.709, de 14 de agosto de 2018.), são todas as informações de uma pessoa, seja CPF ou CNPJ, que contenham qualquer tipo de identificação. Existem também os dados sensíveis que identificam a raça ou etnia, religião, opinião política, saúde ou vida sexual. Na prática, um nome sem o sobrenome, por exemplo, em uma grande base de dados, é apenas uma informação comum, não identificável. Porém, se estiver acompanhado de outros dados pessoais, torna-se identificável e precisa ser protegido de acordo com os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade previstos em lei. Quando falamos em tratamento, estamos nos referindo à coleta, armazenamento, compartilhamento, exclusão, todas as ações sobre os dados. E quando realizado em território nacional com objetivo de fornecimento de serviços e bens, tem aplicabilidade da Lei. Como o Greendocs pode apoiar a gestão de dados pessoais (LGPD)? O sistema GREENDOCS possibilita o gerenciamento das informações do negócio, trazendo mais fluidez a processos e projetos. É um sistema configurável de acordo com o modelo de negócio da empresa.  Plataforma robusta e muito flexível, o Greendocs provê encontrar a informação correta no momento certo, facilitando a conformidade com normas, pois vai além de uma digitalização de documentos e processos.  Com ele, é possível apoiar o controle das regras de tratamento de dados, provendo acesso rastreável e segurança na gestão escalável desses arquivos. E, claro, ter auditabilidade quanto aos descartes dos documentos. Quer saber mais sobre o Greendocs? Acesse nosso site e entre em contato.

Assinatura Digital, Todos

Assinatura digital desburocratiza a rotina das empresas

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Não há dúvidas de que agilidade, segurança e economia são alguns dos benefícios da tecnologia para as organizações de qualquer porte e segmento. Porém, ainda que a gestão de documentos seja eficaz para descomplicar o dia a dia das empresas, a assinatura de contratos exige tempo e garantias de autenticidade. No entanto, apesar da digitalização de diversas áreas de serviços públicos e privados ser uma realidade, ainda são muitos os receios das instituições sobre a implementação de sistemas digitais robustos. Além de equivocada, essa percepção atrapalha a engrenagem do negócio. Hoje vamos falar sobre como a assinatura digital desburocratiza a rotina das empresas e de que forma o GREENDOCS pode ajudar sua organização, proporcionando um sistema que permite assinar documentos diretamente na plataforma, com acompanhamento em tempo real de todas as etapas e agentes ligados ao contrato. Protagonista na desburocratização das empresas Pense em qualquer contrato com um fornecedor, por exemplo. Quais os processos para assiná-lo do jeito tradicional? Imprimir o documento, assinar, rubricar, comparecer ao cartório para reconhecer firma dessas assinaturas e, claro, arquivar a papelada em algum espaço físico da instituição. Com a assinatura digital você assina de forma segura e legal esse mesmo contrato, mas de qualquer lugar, em qualquer momento, em um processo único. Sendo assim, em tempos de pandemia é ainda mais importante reconhecer que a tecnologia não apenas otimiza tempo, como proporciona economia e descomplica processos. Praticidade, conveniência, segurança criptografada e muitos benefícios ambientais, eliminando consideravelmente o uso e o descarte de papel, são pilares que sustentam a importância da assinatura digital. Ciclo de Vida de Contrato mais fluído e confiável Quando você investe em uma ferramenta capaz de dar acesso simples aos seus documentos, realizar busca por conteúdo das cláusulas e signatários, controlar vigências, orquestrar fluxo de revisão e validação de minutas, rastrear alterações, controlar fila de aprovação e, enfim, assinar digitalmente, você está tornando o ciclo de vida de qualquer contrato mais fluído e confiável. Inclusive, já tocamos neste assunto em outro texto em nosso site, vale a pena reler para entender melhor sobre como a gestão do Ciclo de Vida de Contratos pode ajudar sua empresa em diversos aspectos.

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W3K Tecnologia inaugura nova sede

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Empresa com foco em transformação digital e gestão escalável de negócios amplia espaço físico para acelerar expansão. A W3K Tecnologia, especializada em gestão de documentos, processos e projetos, está de casa nova. A empresa segue no TECNOSINOS, em espaço mais amplo, com infraestrutura exclusiva e em prédio próprio. A mudança visa a ampliar o espaço físico disponível para expandir a equipe e seguir em crescimento. Focada no desenvolvimento de soluções tecnológicas para gestão da informação de empresas, a W3K Tecnologia já atende clientes a nível Brasil e América Latina. A marca conta com uma equipe de mais de 30 pessoas, que trabalham tanto presencialmente, quanto em formato BPO (Business Process Outsourcing). “A mudança de prédio potencializa os ambientes e traz maior conforto e segurança a todos.”, afirma Daniel Klafke,CEO e co-founder da W3K. A inauguração seguiu todos os protocolos para a prevenção da Covid-19.

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Como a indústria atravessou a pandemia? A resposta está na tecnologia

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A pandemia da Covid-19 impactou a indústria de base brasileira. Conforme dados do IBGE, em 2020, 70% das mais de 2,7 milhões de empresas registradas no país registraram impactos negativos em função das paradas ou reduções de atividades decorrentes da pandemia, e, destas, a indústria ocupou um amargo segundo lugar – atrás somente do setor de serviços, que foi o mais prejudicado. Já um estudo da Confederação Nacional da Indústria (CNI) indica que, apesar dos desafios do ano passado, o segmento industrial já retomou o ritmo de crescimento, revertendo no terceiro trimestre de 2020 a queda nos indicadores de produção e faturamento acumulada desde o início do cenário instalado pelo Novo Coronavírus. RECUPERAÇÃO Em setembro passado, a produção da indústria ficou em torno de 1,1% e o faturamento em 6,1% acima do registrado em fevereiro do mesmo ano, retornando aos patamares pré-pandemia. Ainda assim, a média do ano ficou abaixo de 2019, mas a expectativa dos especialistas da área é de que a atividade industrial se mantenha em expansão em 2021. TECNOLOGIA NA BASE DO CRESCIMENTO Entre as alavancas do crescimento, que permitiram enfrentar os desafios trazidos pela pandemia, está a tecnologia. A Transformação Digital do segmento industrial foi, de forma positiva, forçada pelas mudanças de cenário trazidas pela Covid-19. Se, por um lado, muitas atividades presenciais precisaram ser suspensas, impactando fortemente a indústria de base, especialmente na parte produtiva, por outro esta mudança trouxe a adaptação de processos. Com isso, muitas atividades antes dependentes do fator humano foram legadas a tecnologias capazes de realizá-las total ou parcialmente, o que permitiu redistribuir os recursos humanos de forma mais estratégica. NOVO NORMAL Além disso, funções administrativas do setor de indústria passaram por uma adaptação ao novo normal, ficando, em grande parte, a cargo de funcionários em modelo de home office. Uma adequação que não ocorreu da noite para o dia: foi preciso investir em tecnologias que dessem suporte ao funcionamento correto deste novo modelo de atuação, como sistemas capazes de garantir a segurança nas trocas de dados e documentos, bem como ferramentas e serviços voltados à digitalização de tudo o que, antes, era tratado de forma física. Somente desta forma foi possível evoluir processos para o ambiente digital maximizado que surgiu como consequência da pandemia. ASSINATURA ELETRÔNICA E CERTIFICAÇÃO DIGITAL Mudanças que, em muitos casos, vieram para ficar: segundo pesquisa do ITI, a adoção de assinatura eletrônica e certificação digital também cresceu muito durante a pandemia. Em 2020 a adoção deste tipo de solução pelas empresas brasileiras cresceu 52,9% em relação a 2019, superando, inclusive, a média histórica de expansão do setor, que era de 32% ao ano. COLABORAÇÃO À DISTÂNCIA Outra adequação que ganhou incremento da tecnologia foi o trabalho colaborativo à distância. Para permitir que equipes dispersas geograficamente, mantendo o isolamento necessário para enfrentamento da Covid-19, trabalhem de forma produtiva, ferramentas de colaboração foram muito necessárias. Uma pesquisa da LearnBonds mostra que este tipo de solução cresceu nada menos do que 1.270% em todo o mundo durante a pandemia. Em se tratando de trabalho administrativo, comercial, de produção, de engenharia ou qualquer outro, o fator colaborativo é fundamental para propiciar a manutenção e o crescimento das atividades ao longo do período de isolamento. DIGITALIZAÇÃO COM SEGURANÇA, RASTREABILIDADE E FOCO Mas para dar base ao funcionamento das empresas, sejam do segmento industrial, sejam de que área forem, é preciso que a tecnologia seja aliada a itens essenciais, como segurança, rastreabilidade, conformidade e facilidade de uso. Afinal, o usuário precisa de ferramentas que o auxiliem a produzir, a entregar, a manter sua empresa e seu cliente satisfeitos. E quanto mais digital for todo esse processo, melhor. Quanto mais se puder realizar, validar, assinar, compartilhar, trabalhar e fazer o que mais for preciso de forma digital, melhor. Este tem sido o segredo da indústria para crescer na pandemia. Este continuará sendo o mote de todas as empresas que se mantiverem focadas na competitividade, ficando o cenário de atuação como está ou retornando aos patamares de normalidade. A W3K oferece soluções que permitem acompanhar todo o processo necessário e benéfico da Transformação Digital. Através de plataformas online e configuráveis ao modelo de negócio das empresas, oferecemos ferramentas para gerenciamento eletrônico de documentos, automatização de processos, assinatura eletrônica, trabalho colaborativo, governança e outros recursos que proveem escalabilidade à gestão das organizações – durante a pandemia e depois. Vamos conversar, entender sua demanda e criar a melhor solução para ela?

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