ContatoOtimizar o espaço físico, organizar e eliminar o excesso de papéis, além de visualizar os documentos de forma rápida e segura são apenas alguns dos benefícios de uma solução especializada na gestão de arquivos corporativos, tais como prontuários de colaboradores, contratos, atas, documentos fiscais, registros de qualidade, projetos de engenharia, certificados, licenças e outros.
Se essa desburocratização, que objetiva fortalecer toda e qualquer atividade econômica no Brasil, já era necessária antes, imagine agora com o Decreto nº 10.278, publicado pelo Governo Federal e que regulamenta a digitalização e o descarte de documentos físicos.
Segundo a íntegra da determinação, documentos digitais devem possuir o mesmo valor probatório dos originais. Para isso, todo processo de digitalização deverá assegurar a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado; a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados; o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado; a confidencialidade, quando aplicável; e a interoperabilidade entre sistemas informatizados.
Isso quer dizer que, para estar de acordo com o ato normativo, entre outras necessidades, será fundamental um sistema eficiente para a digitalização e armazenamento dos arquivos, que forneça informações quanto aos procedimentos executados e o histórico desses objetos digitalizados.
Além disso, ainda de acordo com o normativo, os equipamentos utilizados na digitalização devem seguir padrões de cor, tamanho, proporção e resolução em escala real, entre outros aspectos, a fim de garantir tanto qualidade, quanto usabilidade para esses documentos.
No âmbito da manutenção dos arquivos, o sistema deve garantir a proteção contra alteração e destruição de tudo o que for digitalizado, além da segurança da informação. Ademais, será preciso prover as informações de local do documento e do processo de digitalização.
Já quanto ao tempo de preservação dos arquivos, o Decreto determina que documentos sem valor histórico devem ficar em meio digital, pelo menos, até o final de seu período de vigência. Os demais (jurídicos e de valor histórico) possuem temporalidade diferente e podem ser consultados na tabela específica do Conarq.
Por fim, as entidades públicas, pessoas jurídicas de direito público, deverão, obrigatoriamente, assinar digitalmente com certificação digital ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados.
Diante disso, como falarmos no início deste artigo, é inegável a necessidade de uma transformação digital através de uma plataforma online, configurável e adaptável para o seu modelo de negócio, que possa reduzir ineficiência e custos sobre o processo de gerenciamento documental, permitindo mais foco nas atividades principais do negócio.
Com isso, a empresa garante um eficiente e obrigatório processo de digitalização, gerando mais agilidade, fluidez e transparência – três dos principais pilares da gestão da informação para se manter competitivo em tempos de crise.