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Como o GREENDOCS pode melhorar a eficiência de sua empresa

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O GREENDOCS leva governança da informação ao ambiente corporativo. A ferramenta, que já faz parte da rotina de centenas de empresas, tanto no Brasil, quanto no exterior, consiste em um gerenciador de documentos e processos totalmente adaptável ao modelo de negócio de seus clientes, contribuindo para a melhoria da gestão e eficiência operacional.  Por ser uma plataforma integrada de GED/BPMS/EDMS, o GREENDOCS oferece flexibilidade e escalabilidade no gerenciamento de documentos técnicos e processos de engenharia, por exemplo. De maneira prática e funcional, a plataforma atua no gerenciamento de documentos, fornecendo suporte para modelagem, virtualização e automatização dos processos, tudo isso sem esquecer da segurança e da transparência no armazenamento dos dados, configurando-se em uma solução completa e centralizada, para empresas que desejam gerir, disponibilizar e manter online os seus documentos corporativos.  Nesse contexto, a digitalização de documentos facilita algumas rotinas da empresa, como por exemplo a gestão de contratos. Sua implementação tem como objetivo reunir e organizar esses dados, permitindo consultas e atualizações, e assegurando a integridade das informações armazenadas em nuvem. Esse diferencial garante auditabilidade, assertividade e agilidade nos documentos envolvidos, e ainda a interoperabilidade entre cliente, fornecedores e parceiros.   O GREENDOCS consegue lidar com altos volumes de conteúdos técnicos por meio da gestão automatizada, facilitando o fluxo de documentos internos e os trâmites com fornecedores. Este movimento garante ainda maior agilidade aos módulos de auditoria e formatação das entregas.  Software pode ser adaptado aos processos já existentes na empresa O GREENDOCS se adapta perfeitamente aos processos e demandas já existentes na empresa, fornecendo uma solução centralizada para o fluxo existente. Esse aspecto permite uma maior rastreabilidade e segurança no armazenamento de dados, evitando problemas relacionados à falta de assimetria da informação. A plataforma atua no gerenciamento de documentos, fornecendo suporte para modelagem, virtualização e automatização dos processos.  O software permite desde a captura dos documentos, independente do seu formato (físico ou digital), até a análise e emissão de relatórios – sendo que este último fator impacta diretamente na tomada de decisão gerencial.  Este ciclo compreende ainda os seguintes aspectos relacionados ao processo: Gestão de Documentos, Workflow e Automação, Armazenamento e Arquivamento, Recuperação e Pesquisa, Colaboração e Publicação, Gerenciamento do Ciclo de Vida, Compliance e Segurança, e Integração. Por sua vez, o motor de Business Process Management (BPM) do GREENDOCS permite uma gestão escalável aos negócios, contribuindo para as boas práticas de gestão, influenciando na melhoria contínua do ambiente corporativo.  Esse conjunto de ferramentas auxilia na modelagem, automatização, execução e otimização de processos de negócios. Tais ferramentas permitem que as organizações documentem de maneira visual seus processos, configurando fluxos de trabalho automatizados, e possam monitorar seu desempenho em tempo real – diferenciais que facilitam o ajuste de eventuais problemas de fluxo nos processos, e garantam a excelência operacional. Outro fator relevante relacionado ao GREENDOCS está relacionado à sustentabilidade ambiental. Isso porque o uso do software reduz gastos com impressão e outros insumos, o que fortalece a relação de cuidado e respeito ao meio ambiente – aspecto que está alinhado às boas práticas do Environmental, Social and Governance (ESG). Soluções digitais para negócios escaláveis – conheça mais sobre a W3K As soluções W3K contribuem para a transformação digital das empresas há 13 anos, auxiliando-as a se desenvolverem frente às demandas do mundo corporativo de forma escalável. Essa transformação gera menos custos aos processos organizacionais, além de contribuir para maior rastreabilidade e segurança no ambiente compartilhado de dados. Para saber um pouco mais dessa – e de outras soluções – baseadas em governança de dados da W3K clique aqui, Conheça também cases de empresas que já utilizam nossas plataformas em suas rotinas de gestão. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gestão de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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Como o KeyDrive está agilizando as rotinas contábeis da Concatto Contabilidade

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As soluções tecnológicas da W3K estão presentes nas rotinas de centenas de empresas do Brasil e do exterior. Nossos softwares de gestão levam governança da informação para o mercado corporativo há mais de 12 anos. Esse é o caso da Concatto Contabilidade – empresa gaúcha que há quase cinco décadas atua no setor contábil. A Concatto utiliza o KeyDrive – ferramenta que oferece diversas funcionalidades, tornando a gestão de documentos mais eficiente. O software fornece recursos intuitivos que permitem a digitalização e organização de arquivos de maneira eficiente, o que inclui a criação de pastas e a atribuição de permissões de acesso. Esse mecanismo permite que seja mantido um controle preciso sobre todas as informações compartilhadas em nuvem, e garante mais agilidade e segurança aos processos da Concatto. O administrador do escritório, Mazoel Concatto, observou que antes da implantação do KeyDrive, em outubro a empresa estava buscando uma nova plataforma para realizar a gestão dos documentos de seus clientes. A intenção era  que essa solução pudesse proporcionar maior agilidade no upload e armazenagem dos arquivos. A Concatto já possuia um sistema de gestão de documentos, porém este apresentava algumas dificuldades na operacionalização, demandando um maior envolvimento por parte da equipe.  “O KeyDrive tem muitas funcionalidades importantes. O sistema possui mais velocidade em sua operacionalização, e o tempo de pesquisa é mais fácil e seguro. Nosso processo melhorou em 90% em comparação com o sistema que utilizávamos anteriormente”, revelou Concatto. Ele destacou que a implantação do KeyDrive trouxe maior agilidade em diversos aspectos, como é o  caso da busca e upload de documentos. “Antes do KeyDrive o escritório era cheio de papel. Sempre que precisávamos buscar documentos de clientes era muito demorado, mas agora nosso processo ficou mais ágil e eficiente”, finalizou Mazoel Concatto. Fundada em 1975, na cidade de Arvorezinha, no Vale do Taquari, a Concatto Contabilidade possui mais de 100 clientes em seu portfólio.  A empresa é especializada nas áreas de constituições de empresas, escrituração contábil, recursos humanos, serviços contábeis e tributário empresarial. E quais são os diferenciais do software KeyDrive?   O KeyDrive possui uma interface simples, recursos avançados de segurança e estrutura leve. Esses diferenciais são muito relevantes para empresas que precisam de tecnologia de ponta para gerenciamento de informações-chave, mas não podem perder tempo com implantações complexas. Isso porque o KeyDrive é um ECM (Enterprise Content Management) totalmente ‘out of the box’, ou seja, ele não necessita de configurações adicionais para começar a operar. Essa característica, em especial, proporciona aspectos como auditabilidade, busca simplificada, certificação digital integrada, controle de revisões, integração com scanners, rastreabilidade da informação, dentre outros fatores que permitem a armazenagem de todos os documentos na nuvem. A solução também é regular com normas, e é Security Feed — importante mecanismo para garantir a segurança cibernética. E então: assim como a Concatto quer garantir maior agilidade e segurança para os processos de sua organização utilizando a plataforma KeyDrive? Clique aqui e receba um atendimento personalizado da nossa equipe. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gestão de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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W3K 13 anos: empresa está inserida no ecossistema de inovação

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A W3K está inserida em um dos principais ecossistemas de inovação da América Latina, o parque tecnológico São Leopoldo – Tecnosinos. Nossa sede está localizada no prédio 10 do Tecnosinos, junto a outras organizações de base tecnológica. Essa proximidade, tanto com o ambiente acadêmico, quanto com outras empresas, favorece a pesquisa e o desenvolvimento de novas soluções, permitindo que a W3K esteja em constante atualização sobre as principais tendências de mercado. Nossa trajetória está fortemente ligada ao surgimento do próprio parque tecnológico, no final da década de 1990. Isso porque dois dos seus sócios fundadores, também fazem parte da SKA Automação de Engenharias – empresa líder na América Latina no fornecimento de tecnologias sustentáveis para a transformação digital nas indústrias, e referência em indústria 4.0. Um deles, Siegfried Koelln, atual CEO da SKA, liderou ativamente todo o processo de estruturação e implantação do então pólo de informática de São Leopoldo, que deu origem mais tarde ao atual Tecnosinos. Esse movimento envolveu na época Associação Comercial, Prefeitura e Unisinos.  O CEO da W3K, Daniel Klafke, destacou a importância do Tecnosinos para a cidade, tanto pela inovação por meio da pesquisa, quanto por causa da geração de empregos. “O Parque gera um círculo virtuoso em São Leopoldo, onde as empresas e seus produtos e serviços refletem na economia da cidade, por meio da geração de empresas e de impostos”, enfatizou Klafke. O Tecnosinos abriga empresas nas áreas de Tecnologia da Informação, Semicondutores, Automação e Engenharias, Comunicação e Convergência Digital, Tecnologias para a Saúde e Energias Renováveis e Tecnologias Socioambientais. Esse ecossistema é responsável por fomentar novas economias, e potencializar o empreendedorismo inovador, estratégico e sustentável.  Fazer parte desse espaço não apenas fortalece nossa posição no mercado e no cenário da inovação, mas também representa um diferencial fundamental para nossos colaboradores e clientes. Como integrantes deste hub de inovação, nos destacamos pela constante busca pela excelência e pela capacidade de identificar os avanços tecnológicos em soluções práticas e inovadoras. Essa proximidade com a pesquisa e desenvolvimento oferece aos nossos colaboradores a oportunidade de aprimorar suas habilidades, expandir seus conhecimentos e contribuir de maneira significativa para o progresso tecnológico e o crescimento da W3K. Ao escolher a W3K, nossos clientes não estão apenas optando por serviços tecnológicos, mas estão se aliando a uma empresa que faz da inovação e do comprometimento com o desenvolvimento contínuo, sua marca registrada. Essa mentalidade diferenciada é evidenciada em cada projeto, onde transformamos desafios em oportunidades e superamos as expectativas. Acreditamos que nosso diferencial reside não apenas em oferecer soluções tecnológicas, mas em criar experiências que impulsionam o sucesso de nossos clientes. Para conhecer mais sobre a nossa trajetória acompanhe nossas redes sociais pelo @W3K.

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W3K 13 anos: soluções inovadoras para um mundo em transformação

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Nesta semana estamos completando 13 anos de história. Neste período foram muitos os desafios e conquistas em nossa missão de levar a transformação digital para as empresas. Oferecemos soluções em governança da informação para o mercado corporativo, impulsionando a transformação digital e contribuindo para uma gestão mais transparente, rápida e segura dos dados. Nossa trajetória teve início em 2011, quando jovens empreendedores, todos do setor de tecnologia, identificaram no mercado a falta de uma solução focada em automação e gestão de processos de empresas. Lacunas como estas afetam diretamente a produtividade de uma organização. E foi pensando em resolver essas e outras demandas relacionadas à automatização de fluxos e processos de trabalho, tendo como foco a simplificação da gestão de documentos e a garantia do acesso seguro a informações críticas, que surgiu a W3K.  O local escolhido para sediar a empresa foi o Parque Tecnológico São Leopoldo (Tecnosinos) – um dos principais ecossistemas de inovação do País, que abriga dezenas de organizações de base tecnológica.  A W3K vem consolidando sua inserção no mercado corporativo, e hoje nossas soluções estão presentes em centenas de empresas, tanto no Brasil, quanto no exterior. Os softwares de gestão da W3K automatizam processos de gestão e governança da informação, oferecendo maior flexibilidade e performance com relação às demais soluções disponíveis no mercado.. Acompanhe tudo em nossas redes sociais pelo @W3K. 

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Confraternização W3K : um momento para celebrar conquistas

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O ano de 2023 está terminando e é o momento de agradecer. Agradecer as conquistas e conexões celebradas neste ano, marcado também por desafios, mas principalmente por oportunidades que ficarão para sempre em nossa memória aqui na W3K. E para fechar esse ano tão significativo, no dia 08/12, reunimos o nosso time de profissionais para juntos celebrarmos esse momento. O local escolhido foi o Alpen Festas, em São Leopoldo, e contou com a presença de 90 pessoas, entre colaboradores e sócios que fazem parte da nossa trajetória de sucesso. A festa foi uma oportunidade especial para reforçar os laços que nos aproximam, fortalecer as conexões para 2024, mas sobretudo reconhecer a todos os que nos ajudam a levar a transformação digital para centenas de empresas no Brasil e no exterior. É hora de agradecer quem contribuiu para a nossa história – Entrega do troféu Outstanding Performance As pessoas estão no centro de nossa jornada aqui na W3K e por isso reconhecer quem está conosco neste processo de levar a transformação digital para as empresas é muito importante. Pensando em destacar os profissionais que nos ajudaram a impulsionar nossos resultados ao longo do ano, criamos o troféu Outstanding Performance. A premiação reconhece o trabalho, a excelência e o comprometimento da equipe junto à cultura organizacional da W3K. Além disso, esse reconhecimento abrange a postura e o foco do nosso time em suas atividades. Como o próprio nome sugere, essas pessoas apresentaram um desempenho excepcional em suas atividades ao longo de 2023, contribuindo para que pudéssemos atingir a alta performance de nossa empresa. Essa excelência, com certeza, nos permitirá alcançar ótimos resultados também no próximo ano. A premiação Outstanding Performance ocorreu durante nossa festa de final de ano, e foi distribuída nas seguintes categorias: Evolução, Escalabilidade, Confiança, Excelência, Responsabilidade, Colaboração, Ousadia, Qualidade, Foco do Cliente, Resultado, Segurança, Inovação e Show na Entrega. Essa homenagem demonstra o quanto é importante reconhecermos nossos talentos. E é neste clima de festa e gratidão que queremos nos despedir de 2023, com a certeza que o próximo ano será de muitas conquistas e desafios. Que venha 2024! Um Feliz Ano Novo!

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W3K recebe visita do secretário de Transformação Digital do MCTI

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A W3K, empresa especializada em Governança da Informação para o mercado corporativo, recebeu  recentemente a  visita do secretário para a Transformação Digital do Ministério de Ciência e Tecnologia e Inovação (MCTI), Henrique Miguel. Ele foi recebido pelo nosso CEO, Daniel Klafke, e pelo gestor executivo do Tecnosinos, Silvio Bitencourt, na sede da empresa, no Parque Tecnológico São Leopoldo – Tecnosinos.  Na oportunidade, o secretário do MCTI destacou a importância da inovação para a pesquisa e para o desenvolvimento tecnológico do País. Observou que o setor (tecnologia) enfrenta muitos desafios, em especial no que se refere à qualificação da mão de obra. “Um dos grandes desafios na área da tecnologia ainda é a formação de profissionais. Nossa missão é concentrar esforços em iniciativas de capacitação técnica e superior”, ressaltou o secretário. Durante sua passagem pelo Tecnosinos, o representante do MCTI participou ainda da última reunião do ano de 2023 da governança do Parque Tecnológico, a qual reúne os setores público, privado e academia, em um modelo conhecido como Tríplice Hélice. Além de representantes da Prefeitura e da Associação Comercial e Industrial de São Leopoldo (ACIST-SL), participaram do encontro membros da reitoria da Unisinos, incluindo o reitor, Pe Sérgio Mariucci.  Na oportunidade Henrique Miguel comentou que a retomada da indústria gaúcha de semicondutores, com a reativação da Ceitec, deve gerar também novas oportunidades para as empresas do Tecnosinos. Criado no final da década de 1990, o Tecnosinos abriga empresas nas áreas de Tecnologia da Informação, Semicondutores, Automação e Engenharias, Comunicação e Convergência Digital, Tecnologias para a Saúde e Energias Renováveis e Tecnologias Socioambientais. Atualmente, são 110 empresas nacionais e internacionais, com um faturamento anual de mais de R$ 2,5 bilhões e histórico de 120 registros de propriedade intelectual. Grandes companhias globais se unem a dezenas de startups incubadas e graduadas na Unidade de Inovação e Tecnologia (Unitec), gerando inovação e movimentando a economia, além de oito mil empregos diretos. W3K está inserida no ecossistema de inovação É nesse ecossistema robusto de inovação, responsável por fomentar novas economias, e potencializar o empreendedorismo inovador, estratégico e sustentável, que a W3K está inserida. Nossas soluções têm como foco a automatização e gerenciamento de processos por meio da digitalização de documentos e armazenamento em nuvem. Essa iniciativa garante mais eficiência e menos custos aos processos organizacionais, além de contribuir para maior rastreabilidade e segurança. Conheça nosso portfólio clicando aqui.  Para ficar atualizado sobre as principais notícias e tendências das áreas de tecnologia, inovação e gestão de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k. Estamos localizados em um dos maiores parques tecnológicos do Brasil – e um dos principais da América Latina, o Tecnosinos, e há mais de 12 anos contribuímos com a transformação digital das empresas, fornecendo soluções na área de Governança da Informação.  

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State Grid eleva a sua gestão da informação com a solução da W3K

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A SGBH, operação nacional de uma das mais renomadas multinacionais do ramo de energia, utiliza o Greendocs como sua ferramenta de gestão de documentos, a fim de reunir e compartilhar informações de portfólios de projetos de capital no Brasil. De acordo com a empresa, cerca de 50 subestações de energia terão seus documentos digitais geridos na plataforma da W3K, reforçando a segurança da informação, controle de acessos e confiabilidade dos dados. Além disso, a adoção do Greendocs se alinha com os valores da companhia, na redução do consumo de papel pelas unidades da companhia. Plantas baixas, documentos gerais de subestações; linhas de transmissão; construção e relatórios diversos – todas estas informações agora serão reunidas e geridas pela State Grid dentro do Greendocs, com a possibilidade de serem analisados e comentados em tempo real, com controle de acesso dos usuários que manuseiam os documentos. “O Greendocs viabiliza acesso rápido a uma base de dados centralizada, com gestão do controle de acesso autenticado. Isso nos garante a segurança da informação, reduzindo a defasagem dos dados”, destaca Leticia Giffoni, Analista de Projetos de TI da State Grid. Segundo aponta a State Grid, a adoção da plataforma da w3k para gerir seus projetos de infraestrutura representa uma atualização tecnológica de grande importância para a companhia, permitindo uma interação mais efetiva na melhoria dos procedimentos internos e no relacionamento com as empresas envolvidas nos projetos. “A implantação do Greendocs é mais uma iniciativa da empresa que reforça a comunicação, o profissionalismo, a segurança da informação e o aprimoramento contínuo, que estão entre os valores da State Grid”, completa Priscilla Franco, Engenheira de Padrões Técnicos da empresa.

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Conheça as principais vantagens e características de gerenciar com eficiência seus documentos corporativos

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No mundo empresarial atual, onde a informação é um dos principais ativos, a gestão de documentos desempenha um papel fundamental para garantir a produtividade e a praticidade no dia a dia das empresas. No entanto, muitas organizações enfrentam problemas como desordenamento e esgotamento do espaço físico devido à falta de uma gestão documental eficiente. O acúmulo desordenado de documentos pode levar a uma série de dificuldades, como a perda de informações importantes, a lentidão na localização de documentos necessários e até mesmo questões legais e de conformidade. Para evitar tais problemas, é essencial que as empresas comecem a implementar a gestão documental a partir do ponto em que se encontram, mapeando seu acervo e entendendo suas necessidades específicas. Nesse sentido, contar com uma consultoria especializada pode ser extremamente benéfico. Evitando a necessidade de forças-tarefa internas, uma consultoria especializada em gestão documental pode fornecer orientações precisas e implementar as melhorias necessárias de forma eficiente. Dessa forma, a empresa pode aproveitar ao máximo seus recursos e obter resultados satisfatórios em um curto espaço de tempo. O mapeamento do acervo documental é o primeiro passo crucial para uma gestão eficiente. Esse processo consiste em identificar e catalogar todos os documentos existentes na empresa, relacionando suas características, como tipo, data de criação, relevância e qualquer outra informação relevante. Essa etapa permite uma compreensão mais profunda do acervo e orienta as etapas subsequentes do processo de gestão documental. Classificar o teor das informações é outra etapa importante. Ao categorizar os documentos de acordo com sua importância e nível de acesso necessário, é possível facilitar ou dificultar o acesso a essas informações, conforme apropriado. Dessa forma, a equipe terá acesso rápido e fácil aos documentos essenciais, ao mesmo tempo em que garante a segurança das informações mais sensíveis. Os benefícios de uma gestão documental eficiente são diversos. A redução do tempo gasto na busca por informações é um dos principais ganhos, proporcionando maior agilidade e eficiência nas operações diárias. Além disso, a rastreabilidade das ações realizadas nos documentos permite um melhor controle e acompanhamento das atividades, contribuindo para uma maior transparência e responsabilidade. Diante de tantos desafios e benefícios, é essencial escolher um parceiro tecnológico confiável para auxiliar na gestão documental da empresa. A W3K é uma empresa especializada nesse campo, oferecendo soluções tecnológicas avançadas e uma consultoria especializada. Com a W3K como parceiro, sua empresa pode contar com uma equipe experiente e uma tecnologia de ponta para otimizar sua gestão documental e impulsionar sua produtividade.

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