Qualidade - W3K | Tech Driven Governance

Por que investir no Controle de Documentos e Registros da Qualidade

W3K Tecnologia / 27 de agosto de 2021

A área de Controle de Documentos e Registros da Qualidade recebe e produz diversos tipos de informações a todo instante, incluindo dados, contratos, entre outros. Por conta disso, um controle eficaz de documentos e processos é essencial para garantir a fluidez e a dinâmica desses registros. Um processo organizado e padronizado permite que os documentos sejam localizados rapidamente, o que não apenas otimiza o tempo das organizações, como também se torna um grande alicerce para as tomadas de decisões. Ignorar a gestão documental é o caminho certo para aumentar os custos, otimizar burocracias, perder informações relevantes e até mesmo consultar dados desatualizados, que prejudicarão a rotina da empresa e o objetivo final, trazendo mais insegurança para o negócio. No artigo de hoje, vamos apresentar razões para sua organização investir em uma plataforma online de Controle de Documentos e Registros da Qualidade.Rastreabilidade e organização das informações da Qualidade Distribuição, acessos, uso seguro, armazenamento, preservação, retenção e atualização são alguns termos fundamentais quando falamos em organização das informações para um controle eficaz de documentos. A possibilidade de rastreabilidade total da informação, além de apoiar os prazos nas atividades internas torna o processo mais eficiente, aumentando a produtividade do time e otimizando o tempo de organização do negócio. Qualidade em Conformidade com a ISO 9001:2015 usando plataformas ECM/BPMS. Investir em tecnologias para o controle de documentos e registros da qualidade é uma forma de automatizar os processos padronizados. Permite analisar criticamente a informação, identificando alterações, assegurando a disponibilidade da versão certa. Objetivando que as decisões sejam pautadas na atual situação. Para garantir o controle de documentos, automatizando a distribuição e acessando rapidamente qualquer informação, seguindo as indicações da ISO 9001:2015, você precisa de uma plataforma robusta que promova a conformidade com as normas e as políticas, garantindo distribuição de padrões e instruções de trabalho, registro e controle de não conformidades e a notificação de ações corretivas e preventivas. Por que escolher a plataforma da W3K para Gestão da Qualidade? Impulsionamos a transformação digital, a governança da informação e a gestão escalável de negócios. Com plataformas ECM/BPMS, online e configuráveis a modelos de negócio, apoiamos empresas com volume intenso de documentos e processos sem perder o foco em segurança, controle e rastreabilidade. Além disso, com a nossa plataforma Greendocs, sua empresa tem acesso aos alertas sobre as datas das auditorias e necessidade de revisão dos documentos. Da mesma forma, é possível:Elaborar planos de ação com mais eficiência;Adicionar cartões de observação HSE;Criar, atualizar a acompanhar relatórios de acidentes / incidentes;Elaborar formulários para análise de riscos e observação comportamental;Controle de evidências de registros de processos;Acompanhar eventos de revisão do sistema de gestão com análise crítica com levantamento de resultados do SGI;Aplicação e acompanhamento de KPIs;Criação e compartilhamento de Atas de Reunião. Quer saber mais? Fale com a nossa equipe.

Live com Jonatas Bloss e Pablo Soledade: O Mundo dos Sistemas

W3K Tecnologia / 22 de abril de 2021

Jonatas Bloss, que atua no Desenvolvimento de Novos Negócios da W3K Tecnologia estará presente na Live do Pablo Soledade, no Youtube: O Mundo dos Sistemas. O bate-papo de hoje (22/04) será sobre implantação de sistemas de gestão de documentos e informação. Esperamos vocês às19 horas.

BPM | Processos, Qualidade, Todos

Gestão de documentos da Qualidade: seja mais que um “garçom” de documentos

W3K Tecnologia / 2 de fevereiro de 2021

Quando uma empresa implementa um sistema de gestão de qualidade, é um passo muito significativo, mostrando que a organização está comprometida com seu crescimento sustentável e a melhoria contínua de seus processos. Porém, como acontece na maioria dos casos em tecnologia, implementar uma solução é apenas o começo. O importante é como você lida com ela depois disso. Se sua organização agora conta com um sistema de gestão de qualidade, e de documentos para o acompanhamento dos indicadores de qualidade, o desafio agora é cuidar da manutenção disso, assim como do suporte ao ganho de escala dos processos, reflexo direto do crescimento do seu negócio. Distribuir manualmente documentos, gerenciar comunicação por emails e planilhas de controle pode funcionar em processos simples, com equipes pequenas, poucos documentos, poucos registros. Contudo, à medida que a empresa cresce, os colaboradores de multiplicam, novos setores são criados, se torna praticamente impossível manter uma gestão eficiente com este controle manual. Ficar nestes modelos pouco otimizados consome tempo e recursos de você e seus colaboradores, transformando-os em “garçom (ou garçonete)” de documentos, em que o transporte manual de informação ocupará boa parte do tempo de trabalho. Além disso, esse controle obsoleto aumenta o risco de ter documentos desatualizados ou inconsistência nos dados, o que pode ser um problema caso ocorra uma auditoria ou na conformidade com a lei, como é o caso da LGPD. Para eliminar estes gargalos, e garantir que seus processos de gestão da informação sejam eficientes, independentemente da escala de sua operação, somar tecnologia é uma excelente opção. Soluções como plataformas de gestão eletrônica de documentos (GED) dão a base para esta governança, que é efetivada com uma política robusta para o movimento e o trâmite da informação (Workflow/BPMS). Essas duas tecnologias somadas poderão apoiar em atividades documentais como: – Analisar criticamente – Aprovar – Identificar revisões – Controlar alterações – Assegurar que a versão atual está disponível – Controlar os documentos externos e obsoletos – Controlar a distribuição e o acesso aos documentos Além da tecnologia, uma boa dica é incluir profissionais de informação nas equipes de gestão de documentos e suas instâncias (arquivística, biblioteca, CDOC, etc). Ele podem contribuir com seu conhecimento especializado no apoio da definição de boas práticas (regras de classificação, hierarquia da informação, nomenclaturas), facilitando a implantação das tecnologias propostas. Com isso estruturado e automatizado, fica mais fácil garantir a distribuição correta de padrões e normas, evitando duplicidades e obsolescências, bem como melhorar a auditabilidade dos dados. A W3K Tecnologia tem uma década de experiência no mercado de GED e BPMS, combinando tecnologia e processos para ajudar na governança da informação das empresas. Ente em contato conosco e saiba mais.

Qualidade, Todos

Gestão de qualidade: como o gerenciamento de documentos pode ser um diferencial?

W3K Tecnologia / 1 de dezembro de 2020

Uma política robusta de comunicação e informação é parte essencial de uma empresa focada na qualidade. Para isso, é importante ter uma estrutura de documentação definida de forma a permitir um controle ativo de seus registros e processos voltados à qualidade e conformidade. Em resumo, garantir uma gestão focada em qualidade tem muito a ver com um gerenciamento eficaz de documentos. Além disso, em segmentos que tem a gestão de documentos como área crítica, o GED se torna ainda mais fundamental. Questões como gestão de mudança, auditorias e outras; todas podem ganhar uma camada extra de confiabilidade e organização ao contar com a Gestão Eletrônica de Documentos, dando o respaldo adequado caso seja necessária uma prestação de contas. Utilizar a gestão documental e sistemas de GED como pilar do controle de qualidade das operações rende impactos diretos em inúmeras áreas, do financeiro ao jurídico, passando por toda a cadeia de gestão para uma tomada de decisão voltada à excelência, com rapidez e rastreabilidade do acesso às informações. Um exemplo é a possibilidade de garantir a conformidade com normas de qualidade, tais como a ISO 9001, criando na ferramenta de GED processos que permitem às empresas comprovar que estão em linha com as determinações previstas para atender ao padrão. Em outros setores, tais como o petrolífero, a gestão documental pode ajudar na conformidade quanto a resoluções de qualidade como as da ANP. O GED também pode ser um grande aliado para o RH das empresas, em seu trabalho de registrar e acompanhar aspectos como capacitações e certificações de seus colaboradores. Isso permite que projetos e equipes estejam de acordo com os padrões previstos para a qualidade das atividades, tudo com rastreabilidade de dados. Outro exemplo de como o GED pode ajudar na gestão de qualidade tem a ver com o controle de standards junto a fornecedores. Com o uso de uma plataforma inteligente para a gestão de informação, empresas podem ajustar seus padrões de qualidade em um projeto, e automaticamente seus fornecedores podem ser informados sobre tais mudanças, ganhando agilidade na distribuição das informações de qualidade e reduzindo possíveis retrabalhos. Em resumo, mais do que guardar documentos referentes à qualidade, uma plataforma robusta de GED permite às empresas observar, de forma segura e rastreável, os processos que entregam conformidade e qualidade às atividades de negócio, em diversas instâncias. E com o apoio de um parceiro de negócios com know-how, é possível fazer essa transformação interna com os melhores resultados. Gostou do nosso conteúdo e quer saber mais sobre como a Gestão Eletrônica de Documentos pode contribuir para uma maior qualidade operacional na sua companhia? Entre em contato conosco!