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Las soluciones de W3K optimizan la gestión de documentos técnicos de una obra, ya sean comerciales o contractuales. Nuestros softwares permiten un mayor control de los flujos y rutinas que involucran el proyecto, asegurando un flujo actualizado entre todos los involucrados. Este es el caso del consorcio responsable de proyectar, construir y operar el sistema APM del Aeropuerto Internacional de São Paulo, en Guarulhos (AeroGRU), que utiliza la solución Asset Life Cycle Management (ALM). Este conjunto de recursos y servicios ofrece beneficios específicos para cada etapa del proyecto, permitiendo la gestión de procesos para EDMS, RDO, Gestión de Contratos y Compras Técnicas, Databook Electrónico y checklist de puesta en marcha. Este mecanismo garantiza la colaboración y la comunicación estandarizada entre proveedores y clientes. Entre los principales beneficios, se destacan su flexibilidad y adaptabilidad para atender a las necesidades específicas de la gestión organizacional —factores fundamentales para garantizar la eficiencia de los procesos, especialmente cuando se trata de obras, donde existe el riesgo de pérdida de documentos. La coordinadora de ingeniería de Aerom (empresa que lidera el consorcio), Isadora Jardim, comentó que la solución se utiliza desde 2022, prácticamente desde el inicio del proyecto en el Aeropuerto de Guarulhos. “GREENDOCS llegó para ayudarnos a mantener siempre actualizadas las versiones de los documentos. Dejamos de utilizar el correo electrónico para este flujo y centralizamos toda la información en la plataforma”, comentó Isadora. La empresa cuenta con tres aplicaciones: EDMS, Informe Diario de Obra (RDOs) y Gestión de Contratos. El EDMS permite que informes, registros, historiales y evidencias de los proyectos se localicen mucho más rápido, evitando riesgos en los procesos de auditoría. En cuanto a los RDOs, al generarse a través de la plataforma, el trámite de la información es 100% digital, lo que facilita el monitoreo del avance de los contratos, la obtención de evidencias de entrega y otros eventos relacionados con la ejecución de la obra. Más agilidad en la gestión de contratos La gestión de contratos se realiza a través de GREENDOCS, un software que actúa en la gestión de documentos, ofreciendo soporte para el modelado, digitalización y automatización de los procesos. La plataforma también permite la firma electrónica de las partes involucradas, lo que proporciona mayor agilidad a todo el flujo. Su implementación tiene como objetivo reunir y organizar estos datos, permitiendo consultas, actualizaciones y asegurando la integridad de la información almacenada en la nube. En este aspecto en particular, la coordinadora de ingeniería destacó que el programa facilita la gestión de contratos y la relación con los proveedores, garantizando mayor agilidad y transparencia. “El software facilita nuestra gestión de contratos y la relación con los proveedores. Todos los contratos con los proveedores de la empresa están disponibles en la plataforma, y ellos saben que deben subir sus documentos al GREENDOCS. Si no está en el sistema, no es la versión correcta,” señaló Isadora. Además, observó que la posibilidad de personalización de la plataforma brinda mayor flexibilidad a las actividades de la empresa. “En ningún momento nos sentimos restringidos. Como manejamos un gran volumen de documentos, el software es justo lo que necesitamos,” concluyó Isadora. Con sede en São Leopoldo (RS), Aerom forma parte del Grupo Coester, que desarrolla desde hace más de 62 años productos y soluciones en las áreas de automatización y movilidad urbana. En cuanto al proyecto Aeromovel en el Aeropuerto de Guarulhos, este representa una importante evolución en el transporte intra-aeropuerto. Con una extensión de tres kilómetros, el sistema conectará el Tren Metropolitano (CPTM) con las terminales del aeropuerto. Entonces, ¿quieres garantizar mayor agilidad y seguridad para los proyectos y procesos de tu organización? Ofrecemos soluciones personalizadas para cada cliente, mejorando sus procesos de gestión de manera ágil y eficiente. Conoce un poco más sobre esta — y otras soluciones basadas en gobernanza de datos de W3K — haciendo clic aquí. Para mantenerte actualizado sobre tecnología, innovación y gestión de datos, sigue nuestro perfil en redes sociales en @w3k.

Origem Energia, uno de los principales actores del onshore brasileño, utiliza GREENDOCS para gestionar documentos técnicos y sus procesos de ingeniería. La experiencia con el uso de la plataforma ha sido tan positiva que la empresa ya está evaluando la posibilidad de ampliar el uso de la herramienta a otros sectores de la organización. Las soluciones de W3K para Origem Energia incluyen la gestión de documentos de Calidad, gestión del Cambio, Investigación de Accidentes, gestión de Estudios de Riesgos y la gestión de Documentos Técnicos de Ingeniería. En lo que respecta al área de Ingeniería, en particular, la gestión de documentos y procesos es fundamental para el desarrollo de los proyectos, especialmente en lo que se refiere a los procesos de creación y mantenimiento de estructuras, máquinas y sistemas. Según la responsable del Control de Documentos de Origem Energia, Simone Ramalho, la contratación de W3K se dio debido a la necesidad que tenía la empresa de gestionar sus documentos técnicos de manera segura y centralizada. “Cuando tenemos una base de datos organizada, es más fácil rastrear y recuperar la información. Nosotros creamos internamente una concienciación de que todo está en GREENDOCS, y las personas ya tienen el hábito de buscar directamente en la plataforma la información y los datos que necesitan”, comentó Simone. La centralización de los datos también garantiza la auditabilidad, la precisión y la agilidad en los documentos involucrados en los proyectos, además de la interoperabilidad entre cliente, proveedores y socios. Simone también reveló que Origem ya está evaluando ampliar el uso de la plataforma a otros sectores. “GREENDOCS está tomando una gran proporción aquí en la empresa. Vimos su flexibilidad de configuración y estamos ampliando su uso para la gestión de documentos de otras áreas también”, concluyó Simone Ramalho. Fundada en 2017, Origem Energia desarrolla soluciones integradas para atender las necesidades energéticas del país. Su infraestructura comprende 32 concesiones en los estados de Alagoas, Bahía, Espírito Santo y Río Grande del Norte, e invierte en soluciones integradas para satisfacer dichas necesidades. Su infraestructura incluye una red de 480 km de ductos, una Unidad de Procesamiento de Gas Natural (UPGN) y acceso directo a una terminal de exportación de petróleo para atender a una cartera diversificada de clientes. Origem está controlada por Prisma Capital, gestora de activos alternativos con un portafolio de R$15 mil millones. Actualmente, la empresa cuenta con más de mil profesionales distribuidos entre la oficina de Río de Janeiro y los polos operativos de Alagoas y Bahía. Mayor control y flexibilidad en la gestión de documentos GREENDOCS se destaca por ser una plataforma integrada de GED/BPMS/EDMS, que ofrece flexibilidad y escalabilidad en la gestión de documentos técnicos y procesos de ingeniería. Este control garantiza una mayor eficiencia en el proyecto y ayuda al equipo a mitigar riesgos como retrasos o pérdidas que pueden ser causadas por la falta de simetría en la información. En este contexto, GREENDOCS permite que los usuarios puedan registrar, almacenar y gestionar de manera eficiente la información de los proyectos, lo que incluye detalles de los proponentes, avances, metas, cronogramas y control financiero. Entonces, ¿al igual que Origem Energia, quieres garantizar mayor agilidad y seguridad para los proyectos y procesos de tu organización? Conoce un poco más sobre esta — y otras soluciones basadas en gobernanza de datos de W3K — haciendo clic aquí. Para mantenerte actualizado sobre tecnología, innovación y gestión de datos, sigue nuestro perfil en redes sociales en @w3k.

La alianza entre W3K y SENAI CIMATEC está garantizando mayor agilidad y control en los flujos de trabajo de la organización. El uso del software GREENDOCS permite que el equipo del SENAI CIMATEC, ubicado en Salvador (BA), pueda gestionar documentos de manera más rápida y segura. El SENAI CIMATEC utiliza la aplicación de EDMS (Gestión Electrónica de Documentos de Ingeniería), además de soluciones como databook, documentos técnicos, Guía de Remisión de Documentos (GRD) y lista de documentos, lo que permite que informes, registros, historiales y evidencias de los proyectos se localicen de manera mucho más rápida — un diferencial que evita la asimetría de la información. Su implementación tiene como objetivo reunir y organizar estos datos, permitiendo consultas, actualizaciones y asegurando la integridad de la información almacenada en la nube entre las distintas partes involucradas en un proyecto. Según Eneida Brito, del área de Desarrollo de Productos Industriales, antes de la implementación de GREENDOCS, todo el proceso de gestión de documentos se realizaba de forma interna y externa, mediante el envío físico de documentos. “Teníamos una hoja de cálculo electrónica y las validaciones se hacían por correo electrónico, lo que demandaba un tiempo considerable del equipo”, recordó Eneida. Según ella, después de la implementación de la herramienta, los plazos se redujeron considerablemente. “Hoy, por regla general, contamos con un plazo que puede variar entre cinco y quince días para la consolidación. Tenemos proyectos robustos, que involucran muchas áreas y socios, y por eso requieren mayor agilidad, algo que solo conseguimos con GREENDOCS”, resaltó. La empresa observa una mayor seguridad y trazabilidad en los procesos Otro aspecto positivo observado por la empresa desde la implementación del software se refiere a la seguridad de la información y a la trazabilidad de los documentos. Eneida destacó la facilidad que el equipo tiene para acceder a los documentos en la plataforma, gracias a la centralización del almacenamiento de archivos. “Con la implementación de GREENDOCS, contamos con seguridad de la información. Siempre que necesito buscar documentos en el sistema, sé exactamente dónde encontrarlos”, señaló. También comentó que el SENAI CIMATEC conoció la plataforma GREENDOCS en 2020, justo al inicio de la pandemia de la Covid-19. En esa ocasión, por solicitud de su líder de área, Luiz Flávio da Silva, se inició la búsqueda de una solución para la gestión de documentos técnicos de ingeniería. Al principio, buscó entre sus socios de red, pero las soluciones disponibles no contaban con los procesos necesarios para el control y la trazabilidad en el almacenamiento de datos que la organización requería. Durante este proceso, SENAI CIMATEC llegó hasta W3K y, tras conocer la solución, firmó la alianza. Eneida también reveló que la experiencia ha sido tan positiva que la solución se está implementando en otras áreas del SENAI. “Comenzamos en 2022 con un proyecto piloto en nuestra área de petróleo y gas, y la plataforma se ha ido ampliando a otras áreas”, concluyó. Referencia en educación, ciencia, tecnología e innovación, el SENAI CIMATEC tiene como objetivo desarrollar la industria y formar profesionales, desde la educación técnica hasta el doctorado. Vinculado al sistema FIEB (Federación de las Industrias del Estado de Bahía), el SENAI CIMATEC reúne Centro Tecnológico, Centro Universitario y Escuela Técnica. La institución actúa en diversas áreas de la industria, incluyendo manufactura, sistemas de salud, robótica e inteligencia artificial. ¿Y entonces? ¿Así como el SENAI CIMATEC, usted también quiere garantizar mayor agilidad y seguridad para los proyectos y procesos de su organización? Conozca más sobre esta – y otras soluciones basadas en gobernanza de datos de W3K – haciendo clic aquí. Para conocer casos de otras organizaciones que ya implementaron la plataforma, acceda a nuestro blog. Para mantenerse actualizado sobre tecnología, innovación y gestión de datos, siga nuestro perfil en redes sociales en @w3k.

La alianza entre W3K y SLC Máquinas — empresa que opera en el segmento de maquinaria y equipos agrícolas desde hace más de 50 años — está garantizando mayor agilidad en los procesos de la organización. SLC utiliza GREENDOCS para gestionar documentos técnicos y procesos de Recursos Humanos, proporcionando reducción de costos, así como mayor agilidad y control en los flujos de trabajo de la empresa. La gerente de DHO y Sostenibilidad de SLC, Rosileni Segatto, comentó que antes de la implementación de GREENDOCS, todo el flujo de documentos del área de Recursos Humanos de la empresa se realizaba de manera manual. “Todos los documentos se imprimían en la sede en Cruz Alta y se enviaban por mensajería a las filiales para que recogieran las firmas de sus colaboradores. Luego, estos documentos debían ser enviados nuevamente para su revisión y archivo en la sede”, recordó la gerente. Ella comentó que todo ese proceso, además de requerir más tiempo del equipo para la finalización de los procesos organizacionales — lo que incluye el envío por mensajería y el posterior archivado — estaba sujeto a posibles problemas de flujo y pérdidas. “Teníamos muchas situaciones de falta de firmas, pérdida de mensajería y documentos, por ejemplo, además de la demora para la revisión y archivo de los mismos”, enfatizó Rosileni. Ella relató que, además de la agilidad en el flujo de documentos, SLC Máquinas también logró reducir los costos relacionados con la impresión de estos documentos y el transporte de mensajería entre las filiales. Actualmente, SLC cuenta con más de 1,100 empleados distribuidos en sus 30 filiales repartidas por todo Río Grande do Sul. Empresa ya identifica aumento de productividad Rosileni comentó además que la empresa ya ha observado una mejora significativa en su productividad desde la implementación de la solución. “Sin duda, tras la implementación del GREENDOCS logramos una gestión de archivos mucho más ágil y rápida”, destacó la gerente. Según Rosileni, SLC también puede identificar otros beneficios en sus rutinas administrativas, entre ellos la facilidad de acceso a los documentos y la centralización del almacenamiento de archivos. En relación a este último, según la gerente, es uno de los beneficios más importantes de la herramienta, considerando que el departamento de administración y personal no está todo en el mismo espacio físico. Además de garantizar mayor seguridad, control y gobernanza a los procesos organizacionales, otro beneficio se refiere a la reducción de costos en impresión de papel. Esto se debe a que el uso del GREENDOCS reduce gastos en impresión, descarte y otros insumos, lo que fortalece la relación de cuidado y respeto al medio ambiente. Empresa ya identifica aumento de productividad Rosileni comentó además que la empresa ya ha observado una mejora significativa en su productividad desde la implementación de la solución. “Sin duda, después de implementar GREENDOCS logramos una gestión de archivos mucho más ágil y rápida”, destacó la gerente. Según Rosileni, SLC también puede identificar otros beneficios en sus rutinas administrativas, entre ellos la facilidad de acceso a los documentos y la centralización del almacenamiento de archivos. En relación a este último, según la gerente, es uno de los beneficios más importantes de la herramienta, considerando que el departamento de administración y personal no está todo en el mismo espacio físico. Además de garantizar mayor seguridad, control y gobernanza a los procesos organizacionales, otro beneficio se refiere a la reducción de costos en impresión de papel. Esto se debe a que el uso de GREENDOCS reduce gastos en impresión, descarte y otros insumos, fortaleciendo la relación de cuidado y respeto al medio ambiente. ¿Cuáles son las ventajas diferenciales de nuestra aplicación para RRHH? La aplicación de W3K enfocada en el área de RRHH tiene como objetivo simplificar la gestión documental. La solución realiza el almacenamiento y la organización de estos volúmenes, agilizando el acceso a documentos relacionados con los empleados de la organización, incluyendo contratos de trabajo, evaluaciones de desempeño, registros de capacitación, entre otros. En cuanto a los procesos específicos de RRHH, la solución de W3K también desempeña un papel importante. A través de la plataforma es posible automatizar tareas como admisiones, despidos, solicitudes de beneficios y evaluaciones de desempeño. Con flujos de trabajo personalizables y recursos de notificación, es posible optimizar procesos, reducir errores y mejorar la eficiencia de este sector fundamental para el buen desempeño de cualquier organización. La solución de Recursos Humanos de W3K se adapta perfectamente a los procesos y demandas actuales de la empresa, ofreciendo una solución centralizada para el flujo existente, con enfoque en la seguridad y trazabilidad en el almacenamiento de los datos. Para conocer casos de otras organizaciones que ya implementaron la plataforma, haga clic aquí. Entonces: ¿quiere usted, al igual que SLC Máquinas, garantizar mayor agilidad y seguridad para los proyectos y procesos de su organización? Conozca más sobre esta — y otras soluciones basadas en gobernanza de datos de W3K — haciendo clic aquí. Para mantenerse actualizado sobre tecnología, innovación y gestión de datos, siga nuestro perfil en las redes sociales en @w3k.

“Con el uso de KeyDrive, eliminamos más de cuatro toneladas de documentos”. Así lo afirma Cristiano dos Santos, responsable del proyecto de migración de archivo físico al entorno digital del Grupo RCS Tecnología — una empresa de ingeniería referente en la prestación de servicios técnicos en instalaciones de alta complejidad con operaciones continuas. RCS utiliza el software KeyDrive de W3K para optimizar sus rutinas administrativas. Para conocer más sobre esta alianza exitosa, accede al contenido completo en nuestro blog. Nuestro CEO, Daniel Klafke, y el Gerente de Desarrollo de Negocios, Antonio Haack, visitaron recientemente la sede de la empresa en Brasilia y acompañaron la divulgación de los primeros resultados tras la activación del software. Además del responsable del proyecto, por parte de RCS participaron en la reunión los coordinadores financiero y de TI, Fanny Bastos y Rodrigo Fernandes, respectivamente; la analista de admisiones Jaqueline Camilo, la asistente de Recursos Humanos Brenda Beatriz, y la pedagoga Ana Bras. En la ocasión, Cristiano Santos recordó que la empresa buscaba desde 2021 una plataforma enfocada en la automatización de procesos que también realizara el servicio de digitalización de documentos. Comentó que durante la pandemia, debido a las medidas restrictivas de circulación de personas, no era posible entregar los documentos de manera presencial. “Necesitábamos un sistema que garantizara la seguridad de nuestros documentos y, tras un análisis de mercado, entendimos que la solución de W3K era la más adecuada para las necesidades de la empresa”, observó. ¿Y qué beneficios ha identificado RCS después de contratar la plataforma? Según Santos, la empresa necesitaba controlar mejor la circulación de los documentos de los colaboradores de manera ágil y segura. Reveló que una de las principales preocupaciones era la posible pérdida de documentos en caso de una falla en el almacenamiento digital. “Con KeyDrive, tenemos la garantía de que la información no se perderá”, destacó. Antes de contratar la plataforma, la empresa gestionaba ese flujo en un drive compartido, que presentaba limitaciones de uso y baja seguridad en la transmisión de datos. Hoy en día, los recibos de sueldo, hojas de asistencia, comprobantes de vales de alimentación y transporte se envían directamente al colaborador vía KeyDrive, todo de forma ágil y segura. Esto es porque KeyDrive es Security Feed, un mecanismo importante para garantizar la seguridad cibernética, ya que ofrece un entorno más seguro para los usuarios y para el intercambio de datos. Segundo Cristiano, responsável pelo projeto, além da eliminação dos documentos físicos, a consulta aos processos ficou muito mais fácil e permite o rastreamento completo das atividades administrativas. “Durante a pandemia, enfrentávamos um problema de comunicação, mas com o KeyDrive criamos um ambiente compartilhado de dados, onde todos os setores têm acesso às informações, e todo o fluxo funciona de maneira alinhada e segura”, destacou ele. Cristiano também revelou que, após a digitalização, todo o papel que não é mais necessário é encaminhado para reciclagem, gerando uma renda extra para a empresa. O acervo digitalizado é destinado a empresas especializadas em reciclagem de papel. Os resultados têm sido tão positivos que a RCS já estuda ampliar a parceria com a W3K para uso da ferramenta em outras unidades. “Queremos agora expandir o uso da plataforma para outras unidades da RCS. Além dos benefícios da solução, o suporte da W3K é muito qualificado”, finalizou o responsável pela migração do acervo. KeyDrive organiza archivos de manera eficiente y segura KeyDrive tiene una interfaz sencilla, recursos avanzados de seguridad y una estructura ligera. Estas diferencias son muy relevantes para empresas que necesitan tecnología de punta para la gestión de información clave, pero no pueden perder tiempo con implementaciones complejas. Esto se debe a que KeyDrive no requiere configuraciones adicionales para comenzar a operar. Conozca aquí otros casos de empresas que ya utilizan KeyDrive en sus rutinas administrativas. Entonces: ¿al igual que el Grupo RCS, quiere garantizar mayor agilidad y seguridad para los proyectos y procesos de su organización? Haga clic aquí y conozca nuestro portafolio completo de soluciones empresariales. Desde hace 13 años llevamos la transformación digital y la gobernanza de la información al mercado corporativo. Para mantenerse actualizado sobre tecnología, innovación y gestión de datos, siga nuestro perfil en las redes sociales en @w3k.

W3K está llevando la transformación digital a cientos de organizaciones. Somos especialistas en gobernanza de la información para el entorno corporativo, y nuestras soluciones tienen como objetivo la optimización de procesos, garantizando mayor trazabilidad y seguridad de los datos. Este es el caso de Móveis Henn — una de las mayores industrias de muebles de Brasil, con sede en la ciudad de Mondaí, en Santa Catarina. La empresa utiliza la herramienta GREENDOCS para gestionar sus contratos. El software actúa en la gestión de documentos, proporcionando soporte para modelado, digitalización y automatización de los procesos. La responsable de la gestión de contratos de Móveis Henn, Larissa Hauschild, recordó que antes de la implementación de GREENDOCS, todo el flujo de firmas de contratos en la organización se realizaba de forma manual, con la tramitación de documentos físicos. Ese procedimiento generaba una demora mayor en los procesos de firma y en la evaluación de los contratos. “Solo después de que todos los involucrados firmaban, la versión digitalizada quedaba disponible”, comentó Larissa. Ante esta lentitud en el proceso, Móveis Henn necesitaba una herramienta para gestionar el ciclo de vida de sus contratos con proveedores. Esta plataforma también debía permitir la firma electrónica de las partes involucradas, lo que proporcionaría más agilidad a todo el flujo. “Aunque ya teníamos los archivos en la nube y digitalizados, dependíamos del factor humano para la gestión. Por eso queríamos centralizar todos los procesos en una solución única, reuniendo todos nuestros contratos en un solo entorno, evitando así posibles pérdidas de información”, señaló Larissa. Y fue con el uso de GREENDOCS que la empresa logró implementar estos cambios. Lo que antes era manual pasó a ser automatizado, al igual que el proceso de firma contractual, que ahora es totalmente electrónico, brindando mayor agilidad y seguridad en la gestión de contratos. Esto se debe a que el software GREENDOCS actúa en la gestión de documentos, proporcionando soporte para el modelado, digitalización y automatización de los procesos. La empresa ya observa una mejora en la productividad Larissa Hauschild también comentó que la empresa ya ha observado una mejora significativa en su productividad desde la implementación del software de W3K, en febrero del año pasado. “La solución trajo mucha agilidad al proceso, ya que necesitábamos una herramienta para acelerar nuestros procedimientos. Tenemos contratos en todo Brasil y, con la firma digital, logramos finalizar todo de manera mucho más rápida”, concluyó Larissa. Entonces, ¿así como Móveis Henn, quieres garantizar mayor agilidad y seguridad para los proyectos y procesos de tu organización? Ofrecemos soluciones personalizadas para cada cliente, mejorando sus procesos de gestión de forma ágil y eficiente. Haz clic aquí y conoce nuestro portafolio completo de soluciones corporativas. Conoce un poco más sobre esta – y otras soluciones basadas en gobernanza de datos de W3K – haciendo clic aquí. Para mantenerte al día con tecnología, innovación y gestión de datos, sigue nuestro perfil en redes sociales en @w3k.