Jonatas Bloss, que atua no Desenvolvimento de Novos Negócios da W3K Tecnologia estará presente na Live do Pablo Soledade, no Youtube: O Mundo dos Sistemas. O bate-papo de hoje (22/04) será sobre implantação de sistemas de gestão de documentos e informação. Esperamos vocês às19 horas.
O que a expressão Processos de Negócio Paperless significa para você? Para a W3K, inclui fornecer soluções que permitam às empresas garantir produtividade, segurança, controle e organização capazes de alavancar o crescimento de forma escalável. E de que forma garantimos isso? Provendo escalabilidade à gestão empresarial, por meio da disponibilização ágil de uma plataforma online e configurável ao modelo de negócio dos clientes. Neste portfólio, se incluem aplicações de ECM, BPMS, EDMS, gestão de contratos digitais, assinatura digital, MOC – gestão da mudança, controle de documentos e registros da qualidade, entre outras. TRANSFORMAÇÃO DIGITAL E PAPERLESS Uma plataforma completa de soluções que permite às organizações adentrarem o processo de Transformação Digital. E, em muitos casos, este processo inicia pela adesão a tendências da atualidade, como o de gestão paperless. Você sabe o que é isso? MUITO ALÉM DA REDUÇÃO DE PAPEL Ao contrário do que o nome, em si, traduz, este tipo de gestão vai além de reduzir o uso de papel. Paperless, na verdade, envolve não somente a digitalização, mas também o gerenciamento da informação. Afinal, empresas que não adotam uma cultura de gestão eletrônica de documentos não terão, de fato, uma gestão paperless, e sim uma gestão que apenas transferiu os percalços do papel para o ambiente digital. Assim, ser paperless, fazer parte efetiva da Transformação Digital, ter uma Gestão Corporativa eficiente, são passos que se complementam e que têm na tecnologia um aliado forte. E se você quiser conhecer mais sobre soluções para tudo isso, te indicamos dois caminhos: 1. Assista, no dia 25/03, às 14 horas, à palestra “Processos de Negócio Paperless, Transformação Digital em Gestão de Contratos, Garantia da Qualidade e RH”, que a W3K vai ministrar na Semana Paperless Innovation, realizada pela ABEINFO. Para conferir, clique aqui. 2. Navegue por nosso website e conheça nossas soluções. GED, BPMS, ECM, EDMS e mais para conduzir sua empresa à Transformação Digital e potencializar sua gestão rumo ao crescimento contínuo.
A pandemia da Covid-19 impactou a indústria de base brasileira. Conforme dados do IBGE, em 2020, 70% das mais de 2,7 milhões de empresas registradas no país registraram impactos negativos em função das paradas ou reduções de atividades decorrentes da pandemia, e, destas, a indústria ocupou um amargo segundo lugar – atrás somente do setor de serviços, que foi o mais prejudicado. Já um estudo da Confederação Nacional da Indústria (CNI) indica que, apesar dos desafios do ano passado, o segmento industrial já retomou o ritmo de crescimento, revertendo no terceiro trimestre de 2020 a queda nos indicadores de produção e faturamento acumulada desde o início do cenário instalado pelo Novo Coronavírus. RECUPERAÇÃO Em setembro passado, a produção da indústria ficou em torno de 1,1% e o faturamento em 6,1% acima do registrado em fevereiro do mesmo ano, retornando aos patamares pré-pandemia. Ainda assim, a média do ano ficou abaixo de 2019, mas a expectativa dos especialistas da área é de que a atividade industrial se mantenha em expansão em 2021. TECNOLOGIA NA BASE DO CRESCIMENTO Entre as alavancas do crescimento, que permitiram enfrentar os desafios trazidos pela pandemia, está a tecnologia. A Transformação Digital do segmento industrial foi, de forma positiva, forçada pelas mudanças de cenário trazidas pela Covid-19. Se, por um lado, muitas atividades presenciais precisaram ser suspensas, impactando fortemente a indústria de base, especialmente na parte produtiva, por outro esta mudança trouxe a adaptação de processos. Com isso, muitas atividades antes dependentes do fator humano foram legadas a tecnologias capazes de realizá-las total ou parcialmente, o que permitiu redistribuir os recursos humanos de forma mais estratégica. NOVO NORMAL Além disso, funções administrativas do setor de indústria passaram por uma adaptação ao novo normal, ficando, em grande parte, a cargo de funcionários em modelo de home office. Uma adequação que não ocorreu da noite para o dia: foi preciso investir em tecnologias que dessem suporte ao funcionamento correto deste novo modelo de atuação, como sistemas capazes de garantir a segurança nas trocas de dados e documentos, bem como ferramentas e serviços voltados à digitalização de tudo o que, antes, era tratado de forma física. Somente desta forma foi possível evoluir processos para o ambiente digital maximizado que surgiu como consequência da pandemia. ASSINATURA ELETRÔNICA E CERTIFICAÇÃO DIGITAL Mudanças que, em muitos casos, vieram para ficar: segundo pesquisa do ITI, a adoção de assinatura eletrônica e certificação digital também cresceu muito durante a pandemia. Em 2020 a adoção deste tipo de solução pelas empresas brasileiras cresceu 52,9% em relação a 2019, superando, inclusive, a média histórica de expansão do setor, que era de 32% ao ano. COLABORAÇÃO À DISTÂNCIA Outra adequação que ganhou incremento da tecnologia foi o trabalho colaborativo à distância. Para permitir que equipes dispersas geograficamente, mantendo o isolamento necessário para enfrentamento da Covid-19, trabalhem de forma produtiva, ferramentas de colaboração foram muito necessárias. Uma pesquisa da LearnBonds mostra que este tipo de solução cresceu nada menos do que 1.270% em todo o mundo durante a pandemia. Em se tratando de trabalho administrativo, comercial, de produção, de engenharia ou qualquer outro, o fator colaborativo é fundamental para propiciar a manutenção e o crescimento das atividades ao longo do período de isolamento. DIGITALIZAÇÃO COM SEGURANÇA, RASTREABILIDADE E FOCO Mas para dar base ao funcionamento das empresas, sejam do segmento industrial, sejam de que área forem, é preciso que a tecnologia seja aliada a itens essenciais, como segurança, rastreabilidade, conformidade e facilidade de uso. Afinal, o usuário precisa de ferramentas que o auxiliem a produzir, a entregar, a manter sua empresa e seu cliente satisfeitos. E quanto mais digital for todo esse processo, melhor. Quanto mais se puder realizar, validar, assinar, compartilhar, trabalhar e fazer o que mais for preciso de forma digital, melhor. Este tem sido o segredo da indústria para crescer na pandemia. Este continuará sendo o mote de todas as empresas que se mantiverem focadas na competitividade, ficando o cenário de atuação como está ou retornando aos patamares de normalidade. A W3K oferece soluções que permitem acompanhar todo o processo necessário e benéfico da Transformação Digital. Através de plataformas online e configuráveis ao modelo de negócio das empresas, oferecemos ferramentas para gerenciamento eletrônico de documentos, automatização de processos, assinatura eletrônica, trabalho colaborativo, governança e outros recursos que proveem escalabilidade à gestão das organizações – durante a pandemia e depois. Vamos conversar, entender sua demanda e criar a melhor solução para ela?
Ao falar de soluções de gerenciamento de documentos, muitas siglas ocupam o mercado: GED, EDM, EDMS, ECM são termos que diferentes empresas utilizam para descrever suas tecnologias de gestão da informação, o que pode ser até confuso para quem está iniciando a sua organização neste tipo de transformação interna. No caso de sistemas voltados à engenharia, então, duas siglas muito parecidas guardam significados diferentes entre si: EDMS e EDM. Embora elas tenham elementos em comum, elas guardam características próprias, e neste texto vamos ajudar a descomplicar estas siglas para você. Acompanhe. O que é EDM? EDM, em sua essência é sigla para Electronic Document Management – ou seja, nada mais é do que a sigla em inglês para o nosso conhecido GED (Gestão Eletrônica de Documentos). Se trata dos processos e tecnologias otimizadas para gerir dados, informações e documentos por meio digital. Por meio de um sistema de EDM ou GED, empresas podem tornar a sua gestão da informação totalmente digitalizada, aumentando a segurança, rastreabilidade e produtividade em suas atividades, assim como facilita outras necessidades internas, tais como a governança da informação e conformidade com leis como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Diferentemente de um EDMS, que é voltada especificamente a operações de engenharia, uma solução de EDM pode atender empresas de diferentes setores e portes, com customizações que vão de encontro às suas necessidades de utilização. Além disso, soluções de EDM podem ser integradas com o BPMS (modelagem de processos), que auxilia os negócios a criarem arquiteturas otimizadas para a gestão da informação, obtendo resultados ainda melhores. O que é EDMS? EDMS é sigla para Engineering Document Management System (Sistema de Gestão de Documentos de Engenharia). Como você pode ver, este termo guarda suas semelhanças com o EDM, mas tem um foco mais específico, voltado a empresas e projetos de engenharia. Por isso mesmo, podemos considerar um EDMS um sistema de EDM, mas destinado à engenharia. Além disso, o “S” também é importante: ele diz respeito à solução, ao sistema empregado para realizar a gestão da informação para estes projetos ou empresas. Mas qual é o motivo para esta vertical ter sua própria sigla? Projetos de engenharia possuem uma complexidade ímpar, que exigem um grau de cuidado e customização elevado quando se trata da gestão de documentos. De contratos a documentos, técnicos, todos os passos (cadastro, revisões, alterações, aprovações, fechamentos) da informação são de suma importância para uma gestão bem feita. Por isso, as plataformas de EDMS tem processos diferentes e mais granulares em comparação a sistemas GED utilizados em outros setores, com focos em áreas críticas como: revisão de documentos, modelos de documentos e formulários pré-definidos, controle de fluxos, análise de imagem, referências, comentários, históricos, guias de remessas de documentos, entre outros. No caso do EDMS, a integração com a modelagem de processos (BPM), também é importante, garantindo que as informações sejam disponibilizadas com segurança de acesso, rastreabilidade e com a finalidade adequada. Para saber mais sobre como a combinação GED + BPMS entrega uma plataforma robusta de EDMS, fique ligado em nosso blog. Para saber mais sobre nossas soluções de GED/EDM e EDMS, entre em contato conosco. Leia também sobre nossa solução de EDMS em empresas conceituadas de engenharia, confira os cases abaixo.
Pilares que, como desenvolvedora de soluções configuráveis e adaptáveis para diversas aplicações, cabíveis para uma diversificada gama de verticais de mercado, a W3K domina. Vamos falar um pouco mais sobre automatização de processos relacionados à informação e operações: você sabia, por exemplo, que cerca de 80% das empresas têm pouca visibilidade sobre o que está acontecendo com seus dados? E que, além disso, essas mesmas organizações não têm eficiência no processo de gerenciamento dos mesmos? O dado é de um estudo publicado pelo Gartner e traz um tom de alerta, visto que tecnologias como as de gerenciamento eletrônico de documentos e de gestão automatizada de processos são fundamentais para as áreas mais importantes de todo negócio. Afinal, toda empresa, seja de que vertical ou porte for, está embasada em informações, documentos e processos. É através dos pilares de gestão de arquivos (informações, dados, conteúdos das mais diversas naturezas) e de processos que as organizações podem gerar fluidez, rastreabilidade, controle, integração e regramento de excelência – os cinco processos mas eficazes para uma gestão assertiva. Estamos falando de garantir, por meio de soluções tecnológicas, poder de gestão e expansão às empresas. Mas como conseguir que tais soluções atendam às demandas de cada companhia, que são sempre tão distintas, e acompanhem sua escalada de crescimento? A resposta está em um modelo de fornecimento configurável e escalável. Por isso a W3K investe na oferta de uma plataforma online, configurável de acordo com as especificidades de cada cliente e adaptável a seus modelos de negócio, bem como perfeitamente escalável, ou seja, preparada para atender ao poder de investimento das empresas usuárias em cada fase de seu ciclo de expansão. Com isso, nossas soluções de GED/ECM, BPMS, EDMS e outras permitem um maior alinhamento e integração de processos no cliente, tornam a informação facilmente auditável, agregam agilidade ao monitoramento de atividades, melhoram o tempo de resposta e de tomada de decisão em diversas áreas de negócio, possibilitam a obtenção de indicadores em tempo real, aumentam a segurança da informação e compreendem recursos que trazem não apenas praticidade, como também legitimidade e conformidade, como a certificação digital.
A Gestão de Mudanças – ou MOC (Management of Change), é um dos principais desafios em qualquer organização que precisa lidar diariamente com diversos processos de trabalho. Estamos falando de ambientes dinâmicos, que lidam com uma infinidade de dados e informações a cada minuto, em uma realidade que muda constantemente. Para cada empresa, se trata de uma transformação que envolve tecnologia e estratégia. Um programa de gerenciamento de mudanças visa assegurar que todas alterações no processo, instalações, pessoas ou procedimentos sejam acompanhadas de avaliações de risco, revisões e estratégias e controle, antes mesmo da mudança entrar em curso. Além disso, é importante ter o conhecimento de quem são os responsáveis por cada projeto de mudança, em diferentes aspectos como qualidade, segurança e outros. Quanto mais bem-informado estiver cada gestor, mais assertiva e com menor risco se torna a decisão na hora de fazer alguma mudança em sua operação. E quanto mais crítico for o processo a ser mudado, mais necessária se faz uma gestão robusta de mudança, que envolve a análise de diversos pontos: Solicitação de mudança; Análise de riscos; Aprovação; Implementação; Revisão; Avaliação de resultados. Ao adotar uma política bem definida para estes procedimentos, e uma tecnologia que suporte e ordene esse fluxo de informações, a Gestão de Mudanças pode diminuir drasticamente os riscos potenciais. Com o apoio de uma solução de MOC, é possível acompanhar de forma abrangente os processos de mudança em sua operação, acessando de forma rápida informações sobre equipes de avaliação, implementação, status da mudança, riscos encontrados, riscos evitados, fluxos de aprovação, planejamento, implementação e revisão. Em uma solução de MOC, todo o ciclo da mudança é centralizado, dando uma visão completa ao gestor. São diversos os ganhos que sua empresa pode ter ao adotar um software dedicado de MOC, e a W3K Tecnologia tem o know-how em tecnologia para ser o seu parceiro tecnológico nesta transformação. Entre em contato conosco para saber mais sobre nossas soluções.
Na sua obra, o databook funciona praticamente como a tradução literal da palavra em inglês: é um livro, um dossiê das informações sobre diferentes aspectos de sua obra. É uma coleção de documentos que conta a história de um processo, de seu início ao fim. Esse acompanhamento pode envolver diferentes pontos da gestão (técnica, comercial e de qualidade), ajudando os gestores a ter uma visão 360º da operação. Ele envolve aspectos dos mais variados, tais como: Por ser extremamente abrangente e completo, o databook pode ser de grande ajuda para as empresas, porém pode ser um complicador caso não tenha uma estratégia e uma padronização. Existem diferentes formas de padronização sobre como devem ser os conteúdos dos databooks das empresas, e cada organização tem seu próprio procedimento com definição de estrutura, documentação, formulários e armazenamento para seus databooks. No caso de empresas de engenharia ou construtoras com diferentes obras e diferentes times cuidando de cada empreendimento, essa falta de padronização pode gerar complexidades ainda maiores, com diferenças internas de informações, inconsistências nos dados e problemas de retrabalho em decorrência destas questões. Para evitar isso, contar com uma política interna é importantíssimo, e a tecnologia é um fundamental aliado para assegurar que estas políticas sejam seguidas. Para ter uma maior homogeneidade de processos, o databook eletrônico é uma grande alternativa. Por ser totalmente digital, ele pode agregar várias vantagens em “uma única tacada”, tais como: São diversos os ganhos que sua empresa pode ter ao adotar um software de databook eletrônico, e a W3K Tecnologia tem o know-how em soluções de tecnologia para os setores de engenharia e construção civil. Entre em contato conosco para saber mais sobre nossas tecnologias em Gestão de Documentos.
Conhecido pelos profissionais da área como DO ou RDO (registro diário de obra), este documento é de suma importância para quem lida diariamente com suas tarefas de engenharia. Usado frequentemente em projetos de maior porte, por construtoras e incorporadoras, ele detalha os passos e eventos (previstos e imprevistos) do processo de construção. Contudo, ele pode demandar um grande tempo e retrabalho de seus profissionais, ainda quando feito de maneira manual. É aí que entra em cena a tecnologia, com soluções de Diário de Obra Eletrônico. Mas afinal de contas, no que ele consiste? Com um RDO Eletrônico, as pranchetas são substituídas por uma plataforma online, capaz de ser acessada de forma mobile (no celular, tablet ou notebook) e otimizada para o preenchimento de informações relevantes, como equipamentos utilizados, atrasos, imprevistos, condições do tempo, etapas realizadas, dentre outros. Com isso, todas as informações são centralizadas diretamente em uma base única, em planilhas eletrônicas. Assim, reduz-se a possibilidade de registros duplicados, com controles de acesso aos dados e identificação dos usuários, dando a confiabilidade que sua operação necessita. Por ser totalmente digital, sua empresa pode reduzir custos e desperdícios provenientes dos gastos em materiais para a execução da obra. Com a diminuição de uso de papel, também torna a gestão de sua obra mais sustentável. Além disso, ao adotarem um sistema reunindo estas informações, gestores podem ter uma visão ágil do andamento das obras, permitindo um controle ainda mais assertivo da execução do empreendimento, com seus cronogramas, cuidados para prevenção de acidentes, e avaliações de qualidade. No caso de uma construtora ou incorporadora, por exemplo, ter uma plataforma eletrônica entrega um novo patamar de gestão, principalmente quando ela conta com diversos empreendimentos simultâneos, permitindo um acompanhamento mais eficaz de cada um. Ao adotar um RDO Eletrônico em sua operação, sua obra pode ter maior produtividade, comunicação, confiabilidade dos dados e uma capacidade melhor de analisar a qualidade dos processos, utilizando as informações para, por exemplo, gerar relatórios e indicadores para uma melhor tomada de decisão. Para tornar ainda mais completa a sua gestão, a plataforma de RDO Eletrônico pode ser integrada com sua solução de Gestão de Projetos (como a Capx, da W3K). Informações como o controle de avanço físico da obra, meteorologia e outras podem ser utilizados e analisados de forma unificada, criando um ambiente robusto e abrangente de visualização e controle dos projetos em andamento. A W3K Tecnologia é uma empresa especializada em soluções de gerenciamento eletrônico de documentos, com expertise na área de engenharia. Em nosso portfólio, contamos com uma solução de RDO Eletrônico, em uma plataforma online e segura, pela qual você pode tornar muito mais eficiente a gestão de sua obra. Entre em contato conosco e saiba mais!
O desafio da gestão documental em um projeto de expansão industrial…
