ECM/GED | Documentos

Com o grande volume de documentos acumulados, crescendo ao longo dos anos, as empresas têm optado por digitalizar a documentação, com o objetivo de diminuir o espaço físico de guarda e obter os benefícios do gerenciamento eletrônico. Mas uma dúvida permanece: depois de digitalizar os documentos, eles podem ser descartados? A resposta para esta dúvida não é simples. Nem todos os documentos podem ser descartados, pois alguns precisam permanecer guardados, seja para atender a requisitos legais, seja seu prazo de vigência ou por alguma ação pendente referente a ele. Mas então, como saber quais documentos podem ser eliminados, quais devem ser guardados e por quanto tempo? A base para todo esse planejamento é a tabela de temporalidade documental (TTD), que é fundamental para gerenciar o acervo documental passivo, corrente e futuro. Nela consta o mapeamento dos tipos documentais existentes na empresa, relacionados à necessidade e ao tempo de guarda, baseados em requisitos legais. Para a construção da TTD é preciso formar uma equipe multidisciplinar, envolvendo consultoria de profissionais da informação, apoio jurídico e profissionais que atuam na área do acervo documental, dentro da empresa. Resultado de imagem para digitalização de documento É necessário avaliar e discutir vários pontos importantes, tais como: – Tipos Documentais: Listagem de todos os tipos de documentos que compõem o acervo documental. – Teor do Documento: Breve descrição do objetivo de cada tipo documental. – Descritores: Identificação das principais informações necessárias para identificar e descrever os tipos documentos nos sistema de informação. Estes serão os campos de busca e recuperação da informação. – Legislação aplicada: Levantamento de leis, normas e procedimentos que regem sobre o tempo de guarda física, necessidade de digitalização e descarte de cada tipo documental. – Classificação de acesso: Identificação do grau de sigilo da informação, onde serão definidos quais documentos são de acesso corporativo, quais são de acesso restrito e quais os tipos de restrição. – Nível de segurança para descarte: Para os documentos descartados é preciso identificar o nível de descarte, pois de acordo com o grau de sigilo da informação existe um nível de fragmentação. Após finalizada a construção da tabela, é preciso aprová-la junto aos gestores das áreas. Somente após todas estas etapas é possível fazer a triagem dos documentos e decidir sobre guarda ou descarte do acervo, bem como planejar os custos e prazos que a empresa terá para digitalizar, guardar e eliminar os documentos necessários. Outra função desta tabela é a de conhecer melhor o acervo documental da empresa e definir suas características e necessidades de tramitação, arquivamento e acesso. Assim é possível escolher um Software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), que atenda a todos estes requisitos. (Aliás, digitalizar documentos sem implantar um software de gestão eficiente, torna o processo incompleto em todo o seu potencial) A tabela de temporalidade documental precisa ser reavaliada e revisada periodicamente, observando-se a atualização da legislação e as necessidades de uso do acervo, dentro das empresas. Apesar de sua importância, poucas empresas possuem uma tabela de temporalidade documental formalmente constituída. Sem ela, os gestores acabam decidindo de forma equivocada o planejamento do acervo, deixando-o acumular indiscriminadamente ou descartando-o de forma indevida, gerando enormes problemas para a empresa.

Normalmente, quando as empresas despertam para a gestão documental, grandes problemas já estão instalados. O esgotamento do espaço físico, é a mais evidente das questões. Quando isto ocorre, inicia-se uma guarda desordenada dos novos documentos onde houver lugar. A recuperação das informações fica comprometida, a circulação, manutenção e limpeza do local ficam dificultadas e o acervo documental se torna um ambiente insalubre e propenso a acidentes ambientais, tais como incêndios e comprometimentos de estruturas prediais. A gestão documental, então, torna-se assunto urgente dentro da empresa e, na tentativa de resolver a questão o quanto antes, alguns erros se tornam frequentes: Força tarefa com equipe interna para atacar e resolver o problema. Algumas empresas optam por tentar resolver a questão internamente, desviando funcionários de suas atividades de rotina, para concentrar esforços em organizar, digitalizar e separar para descarte o acervo documental. A opção por realizar internamente não é recomendável, pois, além de comprometer as frentes de trabalho de rotina, é preciso um olhar externo para implantar ou aprimorar as metodologias de geração, tramitação, arquivamento e descarte dos documentos, para que o passivo documental seja resolvido efetivamente e o acervo futuro não se torne um novo problema. Busca por prestadores de serviços desqualificados. As empresas precisam buscar prestadores especializados em metodologias e técnicas de mapeamento, organização, arquivamento e implantação de processos de gerenciamento eletrônico. O processo seletivo deve ser baseado em técnica e preço, afinal, envolve não somente a execução manual do serviço, como o estudo do acervo e o estabelecimento de uma metodologia que aprimore a gestão documental na empresa. O prestador de serviços deve ter na equipe profissionais graduados nas áreas de biblioteconomia e/ou arquivologia, que são qualificados para execução deste tipo de serviço.  Contratar e entregar o acervo documental da empresa nas mãos de empresas sem o know how necessário, além de não resolver o problema, pode gerar outros ainda maiores, como perda de documentos, quebra de sigilo, arquivamento sem método, o que impossibilita a recuperação da informação e cria dentro da empresa os famosos “Buracos Negros Digitais” (Arquivos eletrônicos de documentos digitalizados, salvos no computador sem metodologia de nomenclatura e organização, que inviabiliza o uso e recuperação posterior. Leia mais sobre AQUI). Falta de definição de escopo e dimensionamento do acervo passivo. É comum as empresas buscarem prestadores de serviço para contratação, mas não tem o escopo definido, não sabem exatamente o que pretendem atingir como resultado deste trabalho e não sabem dimensionar o tamanho, condições e quantitativos dos acervos documentais. A partir daí os orçamentos recebidos podem subestimar o problema, frustrando a empresa ao final do trabalho contratado, ou, superestimando o problema, ocasionando orçamentos onerosos, que inviabilizam a contratação dos serviços. Na maioria dos casos, há falta de definição do escopo, porque a equipe interna não tem tempo disponível para fazer este estudo. Neste caso é aconselhável uma consultoria externa para mapear o acervo, suas condições, necessidades e uma estimativa de quantidade de documentos para cada tipo. Assim é possível estabelecer as quantidades de documentos que devem ser organizados, digitalizados, arquivados e descartados. Os orçamentos ficam mais realistas. Criação de regras muito detalhadas e solicitações excessivas e sem prioridades, para organização e cadastro do acervo passivo, onerando a contratação dos serviços, tornando o investimento inviável. A implantação de gestão documental na empresa envolverá o tratamento do acervo passivo e o estabelecimento de metodologias de trabalho para planejamento do acervo futuro. Ao definir necessidades para a organização, cadastro, digitalização e arquivamento do acervo passivo é preciso ser simples e objetivo. Trabalhar com o necessário para permitir a guarda ordenada e a recuperação os documentos físicos e digitais. O cálculo para execução dos serviços de gestão documental é elaborado a partir de valores unitários, ou seja, cada documento organizado, cada imagem digitalizada, cada informação cadastrada do documento tem seu custo. Estes valores unitários são bem pequenos, mas, ao multiplicá-los por toda a quantidade de documentos do acervo passivo, os valores podem ficar muito onerosos e serem reprovados pela direção da empresa. O ideal então é estudar e avaliar o necessário para viabilizar estes serviços, dentro das necessidades e possibilidades da empresa. Uma consultoria especializada pode ajudar nisso também. Identifica-se, através da leitura deste artigo, que sem estudo e planejamento adequados, os valores investidos nos projetos de gestão documental podem não levar aos resultados pretendidos, frustrando as equipes de trabalho e a direção da empresa. Conhecer o acervo documental e as suas necessidades é o primeiro passo para o sucesso deste projeto. A vantagem da consultoria é o olhar externo, com uso de know how, técnicas e metodologias testadas e aprovadas em outras empresas. O investimento feito em uma consultoria prévia pode significar, além de maior probabilidade de sucesso nos projetos de gestão documental, economia na contratação dos serviços.

A pergunta sobre retorno de investimento em projetos de gestão de documentação é frequente e comum. Sempre quando estruturamos uma proposta de trabalho e um projeto, o cliente em potencial deseja saber: Afinal, o que a empresa ganha ou deixa de perder implantando gestão de documentos? Do valor investido, qual será o retorno e em quanto tempo? Eu sempre digo que a resposta para esta questão está dentro da própria empresa. Para respondê-la, é necessário ter acesso a informações, que, normalmente, somente os gestores têm acesso. Então convido o cliente a fazer várias reflexões sobre todos os gastos relacionados a documentos dentro da empresa: – Qual o valor do aluguel do metro quadrado do local onde o acervo documental físico, acumulado de forma desordenada, está armazenado? – Qual o valor gasto com impressões desnecessárias para segundas vias de documentos, cópias de trabalho, circulação etc? – Qual valor de espaço virtual, onde estão armazenados arquivos eletrônicos obsoletos, que não são acessados há tempo? – Quanto custa a hora de um gestor e quanto tempo ele tem dedicado a buscar um documento ou uma informação? – Qual o valor gasto com a manutenção deste espaço (limpeza, mobiliário etc)? – A empresa já foi penalizada com multas, sanções, perda de certificações por não encontrar determinado(s) documento(s)? – Já houve casos de pagamentos feitos em duplicidade porque o documento comprobatório não foi encontrado? – A empresa já enfrentou processos trabalhistas e não conseguiu reunir a documentação necessária para se defender? – A equipe está deixando de atingir metas e tem o desempenho prejudicado, porque está dedicando esforço na solução de problemas referentes a documentos? – Prazos estão sendo descumpridos devido a morosidade no trâmite de documentos para avaliação, aprovação e liberação? – Já houve perda de itens do acervo documental? As informações registradas neste item puderam ser recuperadas de alguma outra forma? – Já houve dano ao patrimônio, ao acervo documental e risco aos funcionários da empresa, devido a acidentes ocasionados pelo acúmulo indevido de acervo físico, tais como incêndios, rompimento de estruturas? – O acúmulo de documentos gera ambientes insalubres dentro da empresa? Isto tem afetado a saúde dos funcionários? – Já houve acesso indevido aos documentos, ocasionando “vazamento” indevido de informações? Enfim, há vários pontos a serem investigados e diversos valores que podem ser contabilizados e multiplicados ao longo de anos, e que comprovam, numericamente, o quanto a empresa ganha e/ou deixa de perder investindo no aprimoramento de seus processos de gestão documental. Um projeto de gestão documental bem elaborado e completo, que compreende desde o mapeamento e tratamento do acervo físico até a implantação da gestão eletrônica, permite à empresa: – Agilizar a busca e recuperação, além de permitir que isto seja feito de qualquer lugar do mundo, com o uso de softwares de gestão eletrônica; – Selecionar documentos desnecessários no seu acervo físico para descarte; – Aprimorar os fluxos de trabalho e de distribuição dos documentos; – “Desburocratizar” processos de tramitação para avaliação e aprovação de documentos; – Evitar perda de documentos e informações; – Criar cópias de segurança das informações; – Definir perfis de acesso aos documentos e informações; – Diminuir drasticamente as impressões e cópias de documentos. Se a empresa transformar esta reflexão em valores monetários, verificará que já existe um orçamento despendido com os documentos, talvez sem se notar. Ou seja, este investimento já é desembolsado pela empresa de qualquer forma, porque a criação, a guarda e a tramitação de documentos sempre custam dinheiro a para empresa. Entretanto, sem ter um processo de gestão documental bem definido, a empresa continua gastando com os documentos, sem atingir os melhores resultados e sem se precaver de perdas futuras. Por isso é fácil concluir que o retorno financeiro em projetos de gestão documental, mesmo que a princípio os investimentos pareçam de alto custo, SEMPRE superam o valor investido no médio a longo prazo.

O avanço da tecnologia é fascinante! As possibilidades de aprimorar e otimizar as atividades e processos de gestão documental são inúmeras. Vão desde a substituição do papel pelos documentos digitais, que permitem busca e recuperação ágeis (dentre outros recursos), de qualquer lugar do mundo, passando pela possibilidade de fluxos de trabalho, que coordenam a tramitação e desencadeiam tarefas até o uso de inteligência artificial para análises e decisões dinâmicas e automatizadas. As várias possibilidades de aplicação na gestão documental e o avanço acelerado da tecnologia geram ansiedade nas empresas e, em muitos casos, ocorrem projetos de implantação de insucesso, que não refletem o resultado de melhoria esperado ou que ainda pioram o acesso e uso à informação, que sempre devem ser os objetivos principais de qualquer projeto de gestão documental. Mas então, por onde começar? A resposta é simples: Comece de onde a empresa está! A questão é que as empresas, em grande parte dos casos, não sabem onde estão, quando o assunto é gestão documental. Não conhecem seus acervos, os tipos documentais, os quantitativos, como estão armazenados, como são acessados, com qual frequência, em quais situações, quais são os usuários, onde são gerados, como transitam… enfim… não existe um diagnóstico da situação atual e isso inviabiliza a elaboração de planejamento de implantação de melhorias dos processos e a indicação de tecnologias mais adequadas às necessidades. Para fazer a gestão do futuro e da inovação tecnológica é preciso, antes, fazer a GESTÃO DO PRESENTE. E como fazer gestão do presente? É importante mapear o acervo documental, qualificá-lo e quantificá-lo, entender como é gerado, como tramita dentro da empresa, onde e como está armazenado e quais são suas necessidades de uso e usuários. Somente diante destas informações será possível traçar um plano de melhoria e implantação de novas tecnologias adequadas às necessidades da empresa. Diante deste entendimento será possível iniciar um processo de melhoria da gestão documental, começando pela redução do uso de documentos em papel e implantação de um sistema de gerenciamento eletrônico adequado ao porte, segmento e negócio da empresa. Uma consultoria especializada pode auxiliar a empresa em todo este processo, desde o diagnóstico da situação atual até o planejamento de implantação de melhorias nos processos e novas tecnologias.