Retorno para investimentos em projetos de gestão de documentos

A pergunta sobre retorno de investimento em projetos de gestão de documentação é frequente e comum. Sempre quando estruturamos uma proposta de trabalho e um projeto, o cliente em potencial deseja saber: Afinal, o que a empresa ganha ou deixa de perder implantando gestão de documentos? Do valor investido, qual será o retorno e em quanto tempo?

Eu sempre digo que a resposta para esta questão está dentro da própria empresa. Para respondê-la, é necessário ter acesso a informações, que, normalmente, somente os gestores têm acesso. Então convido o cliente a fazer várias reflexões sobre todos os gastos relacionados a documentos dentro da empresa:

– Qual o valor do aluguel do metro quadrado do local onde o acervo documental físico, acumulado de forma desordenada, está armazenado?

– Qual o valor gasto com impressões desnecessárias para segundas vias de documentos, cópias de trabalho, circulação etc?

– Qual valor de espaço virtual, onde estão armazenados arquivos eletrônicos obsoletos, que não são acessados há tempo?

– Quanto custa a hora de um gestor e quanto tempo ele tem dedicado a buscar um documento ou uma informação?

– Qual o valor gasto com a manutenção deste espaço (limpeza, mobiliário etc)?

– A empresa já foi penalizada com multas, sanções, perda de certificações por não encontrar determinado(s) documento(s)?

– Já houve casos de pagamentos feitos em duplicidade porque o documento comprobatório não foi encontrado?

– A empresa já enfrentou processos trabalhistas e não conseguiu reunir a documentação necessária para se defender?

– A equipe está deixando de atingir metas e tem o desempenho prejudicado, porque está dedicando esforço na solução de problemas referentes a documentos?

– Prazos estão sendo descumpridos devido a morosidade no trâmite de documentos para avaliação, aprovação e liberação?

– Já houve perda de itens do acervo documental? As informações registradas neste item puderam ser recuperadas de alguma outra forma?

– Já houve dano ao patrimônio, ao acervo documental e risco aos funcionários da empresa, devido a acidentes ocasionados pelo acúmulo indevido de acervo físico, tais como incêndios, rompimento de estruturas?

– O acúmulo de documentos gera ambientes insalubres dentro da empresa? Isto tem afetado a saúde dos funcionários?

– Já houve acesso indevido aos documentos, ocasionando “vazamento” indevido de informações?

Enfim, há vários pontos a serem investigados e diversos valores que podem ser contabilizados e multiplicados ao longo de anos, e que comprovam, numericamente, o quanto a empresa ganha e/ou deixa de perder investindo no aprimoramento de seus processos de gestão documental.

Um projeto de gestão documental bem elaborado e completo, que compreende desde o mapeamento e tratamento do acervo físico até a implantação da gestão eletrônica, permite à empresa:

– Agilizar a busca e recuperação, além de permitir que isto seja feito de qualquer lugar do mundo, com o uso de softwares de gestão eletrônica;

– Selecionar documentos desnecessários no seu acervo físico para descarte;

– Aprimorar os fluxos de trabalho e de distribuição dos documentos;

– “Desburocratizar” processos de tramitação para avaliação e aprovação de documentos;

– Evitar perda de documentos e informações;

– Criar cópias de segurança das informações;

– Definir perfis de acesso aos documentos e informações;

– Diminuir drasticamente as impressões e cópias de documentos.

Se a empresa transformar esta reflexão em valores monetários, verificará que já existe um orçamento despendido com os documentos, talvez sem se notar. Ou seja, este investimento já é desembolsado pela empresa de qualquer forma, porque a criação, a guarda e a tramitação de documentos sempre custam dinheiro a para empresa. Entretanto, sem ter um processo de gestão documental bem definido, a empresa continua gastando com os documentos, sem atingir os melhores resultados e sem se precaver de perdas futuras.

Por isso é fácil concluir que o retorno financeiro em projetos de gestão documental, mesmo que a princípio os investimentos pareçam de alto custo, SEMPRE superam o valor investido no médio a longo prazo.

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