ECM/GED | Documentos

Seu negócio digitalizou toda a documentação, reduzindo em muito o uso de papel. Agora, todos os problemas foram resolvidos. Será mesmo? A verdade não é bem essa. O ponto aqui não é pensar a digitalização somente, mas sim algo mais amplo: o gerenciamento da informação. Afinal, se a empresa não adota uma cultura de gestão eletrônica de documentos, uma estrutura verdadeiramente paperless, acabará por apenas transferir as dificuldades que tinha na lida com os documentos físicos para o ambiente digital. Vamos analisar alguns exemplos: – A companhia digitalizou boa parte de seus arquivos. Agora, todos estão em um HD, em um servidor ou em uma nuvem. Ok, primeiro passo dado, mas se não houver uma taxonomia, uma correta análise de informação e uma modelagem de processos, a bagunça somente terá mudado de ambiente. Ao invés de perder horas procurando um papel, seus colaboradores passarão a perder tempo buscando arquivos eletrônicos. – Perda de tempo é prejuízo. Um levantamento da Associação Brasileira de Gerenciamento de Documentos (ABGD) indica que os gestores de uma companhia perdem, por ano, uma média de 4 semanas na tarefa de procurar informações em documentos físicos, e que, diariamente, 7,5% do total de um expediente é perdido nesta mesma função. Se isso é apenas transferido para o ambiente digital, qual o ganho? Melhor repensar a estratégia paperless do início ao fim, adotando ferramentas que, mais do que somente digitalizar, promovem a transformação digital a nível cultural no negócio. Isto sim fará a diferença. – Outro dano que a carência de uma cultura e de recursos corretos para a gestão eletrônica da informação pode acarretar é a perda de dados importantes. A mesma ABGD aponta que, por ano, as empresas perdem ou extraviam de 3% a 5% de seus arquivos, tendo um custo de cerca de US$ 120 para recriar cada um. Ou seja: digitalizar e não gerir da forma correta pode não apenas não ser suficiente, como também agravar um problema que, muitas vezes, pode evoluir para sérias implicações na operação da empresa, inclusive questões jurídicas. – E a segurança? Este é um item fundamental quando se fala em gestão da informação. Se tratando de documentos físicos não há como ter total controle sobre acesso aos arquivos, podendo haver violações, quando se fala no digital. Uma solução completa trará recursos para garantir a segurança da informação, a rastreabilidade e a privacidade de dados. E isto é um divisor de águas entre um negócio realmente inovador, com processos automatizados e gestão documental escalável, e uma companhia que confie apenas na digitalização pura e simples como método para evoluir sua estratégia. O tópico acima, inclusive, envolve questões de conformidade com a LGPD, nova lei que prevê regras rigorosas para a obtenção, guarda e uso de dados, e impõe seríssimas sanções para quem descumprir as normas. Em se tratando de segurança da informação, investir corretamente é essencial. Mais do que reduzir papel, ser paperless com eficiência é adotar soluções, cultura e serviços que tornem os processos da empresa mais inteligentes, ágeis, seguros, confiáveis, integrados, rastreáveis e auditáveis. É trabalhar a gestão da informação de ponta a ponta, passando pela geração, seleção, representação, armazenamento, recuperação, distribuição e uso dos dados. Então, a redução de papel é importante? Sim, é. Menos papel, menos gastos com impressão e outros insumos, menos necessidade de espaço para armazenamento, mais praticidade na busca de arquivos digitais, maior comprometimento com o meio-ambiente. Mas o mote principal é o ganho de eficácia, segurança e controle em todos os processos que envolvam informações. É importante lembrar que um solução de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, por si só, não resolve o problema. A TI, sozinha, não resolve o problema. O gestor, ao decidir ser paperless, sozinho, não resolve o problema. O que, de fato, soluciona e traz mais produtividade, assertividade e competitividade é o embasamento em uma cultura realmente voltada à gestão da informação, que se cerque de ferramentas corretas para este fim e aposte em fornecedores especializados, com expertise em diversos mercados, capazes de atender, da entrega da tecnologia à oferta de serviços e suporte necessários para alcançar a excelência neste processo.

Para quais empresas são recomendadas as tecnologias de Gestão Eletrônica de Documentos (GED)? A resposta mais sucinta é: para aquelas que já atingiram um nível de maturidade de gestão adequado à adoção de tais soluções, sejam elas de que setor ou porte forem. Na verdade, estas são inovações bastante utilizadas: no mundo, as tecnologias de GED são usadas ou estão entre as prioridades para receber investimentos no futuro breve por cerca de 89% das empresas, segundo dados da Association for Information and Image Management (AIM). No Brasil, este percentual fica em 72%, contabilizando um mercado de aproximadamente R$ 1,5 bilhão em investimentos. Fato é que as tecnologias de gerenciamento eletrônico de documentos e gestão de informação são importantes para toda empresa que deseje melhorar a organização, guarda, circulação e utilização de seus arquivos e documentações, parte complementar na gestão de processos, projetos, atividades e tarefas, reduzindo desperdícios e aumentando a eficiência operacional e gerencial. Tais soluções devem ser catalisadores da transformação digital, da governança da informação e gestão escalável de negócios, que trazem benefícios diversos às companhias por meio da disponibilização de ferramentas capazes de automatizar processos, garantindo fluidez, rastreabilidade, controle, integração e regramento a suas operações, que resultarão em maior produtividade, competitividade e, por fim, lucratividade. Mas… Minha empresa está madura o suficiente para aderir a tais tecnologias? Tenho estrutura para isso? Para definir este quesito, nada melhor que avaliar a atual situação de sua organização e em que estágio e transformação tecnológica ela está. Sua companhia está com um grau avançado, intermediário ou ainda não iniciou sua jornada de digitalização? Veja onde sua empresa se encaixa nas descrições abaixo: Maturidade baixa: pouca ou nenhuma política interna de controle documentos, sem apoio de tecnologias para realizar este controle. Alta incidência de perdas de informação e dificuldades em processos internos devido a esta falta de controle. Maturidade média: empresa possui uma política interna de controle de documentos e informações internas, realizadas de maneira manual ou tecnologias ainda rudimentares e de pouca otimização (planilhas, armazenamento em plataformas simples na nuvem como Dropbox ou Google Drive). Maturidade alta: empresa já conta com um setor dedicado ao controle de documentações, utiliza tecnologia para realizar este trabalho, mas ainda não aproveita todo o potencial que uma política de controle de informações pode entregar, por limitações tecnológicas ou pelos processos definidos. Para chegar a um nível elevado de maturidade tecnológica na gestão de documentos e informações internas, não existe um passo que funcione para todas as empresas. Cada tipo de negócio (das micro até grandes organizações) possui suas especificidades e necessidades de gestão, e uma estratégia customizada ao seu modelo de negócio é essencial. Contar com um parceiro de negócio qualificado para analisar e diagnosticar os processos de sua empresa é passo crítico para obter o resultado desejado, respondendo às perguntas e necessidades que farão a diferença na operação. São questões das mais variadas, tais como: – Problemas com perda, extravio ou dificuldade de acesso a arquivos das mais diversas áreas de negócio. – Acessibilidade aos dados e documentos disponíveis, de qualquer lugar. – Economia com papel, insumos de impressão, reduzindo custos. – Escalabilidade no controle dessas informações, ajustando de forma otimizada ao crescimento de sua empresa e dos dados e documentos a serem tratados. – Gerenciamento de projetos, controle de andamentos, mudanças e evoluções na sua operação, com foco em melhoria contínua. Independentemente do grau de maturidade de sua empresa, apostar em uma estratégia otimizada de GED pode trazer uma transformação única para a sua empresa, da redução de custos até ganhos de competitividade para seu negócio. Sua empresa precisa de tais soluções para evoluir e manter maturidade na gestão de negócios, e a W3K tem o know-how e a tecnologia para apoiar seu negócio nesta transformação.

Otimizar o espaço físico, organizar e eliminar o excesso de papéis, além de visualizar os documentos de forma rápida e segura são apenas alguns dos benefícios de uma solução especializada na gestão de arquivos corporativos, tais como prontuários de colaboradores, contratos, atas, documentos fiscais, registros de qualidade, projetos de engenharia, certificados, licenças e outros. Se essa desburocratização, que objetiva fortalecer toda e qualquer atividade econômica no Brasil, já era necessária antes, imagine agora com o Decreto nº 10.278, publicado pelo Governo Federal e que regulamenta a digitalização e o descarte de documentos físicos. Segundo a íntegra da determinação, documentos digitais devem possuir o mesmo valor probatório dos originais. Para isso, todo processo de digitalização deverá assegurar a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado; a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados; o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado; a confidencialidade, quando aplicável; e a interoperabilidade entre sistemas informatizados. Isso quer dizer que, para estar de acordo com o ato normativo, entre outras necessidades, será fundamental um sistema eficiente para a digitalização e armazenamento dos arquivos, que forneça informações quanto aos procedimentos executados e o histórico desses objetos digitalizados. Além disso, ainda de acordo com o normativo, os equipamentos utilizados na digitalização devem seguir padrões de cor, tamanho, proporção e resolução em escala real, entre outros aspectos, a fim de garantir tanto qualidade, quanto usabilidade para esses documentos. No âmbito da manutenção dos arquivos, o sistema deve garantir a proteção contra alteração e destruição de tudo o que for digitalizado, além da segurança da informação. Ademais, será preciso prover as informações de local do documento e do processo de digitalização. Já quanto ao tempo de preservação dos arquivos, o Decreto determina que documentos sem valor histórico devem ficar em meio digital, pelo menos, até o final de seu período de vigência. Os demais (jurídicos e de valor histórico) possuem temporalidade diferente e podem ser consultados na tabela específica do Conarq. Por fim, as entidades públicas, pessoas jurídicas de direito público, deverão, obrigatoriamente, assinar digitalmente com certificação digital ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados. Diante disso, como falarmos no início deste artigo, é inegável a necessidade de uma transformação digital através de uma plataforma online, configurável e adaptável para o seu modelo de negócio, que possa reduzir ineficiência e custos sobre o processo de gerenciamento documental, permitindo mais foco nas atividades principais do negócio. Com isso, a empresa garante um eficiente e obrigatório processo de digitalização, gerando mais agilidade, fluidez e transparência – três dos principais pilares da gestão da informação para se manter competitivo em tempos de crise.

Interpretar um modelo de negócio para incorporá-lo a uma plataforma de processos é um desafio superável. O mundo de possibilidades que existe atrás da Gestão da Informação é impressionante. Aqueles que querem crescer e evoluir encontram desafios diários, tais como melhorar processos, otimizar o trabalho e incrementar a utilização de novos recursos na empresa. Muitas companhias vêm descobrindo como superar esses desafios com a implementação de metodologia e tecnologia na gestão da documentação e processos. Dentre tantas dúvidas, a sugestão é: comece simples, mas comece! O apoio de uma empresa especializada no gerenciamento de documentos, processos e informação é o ideal, com expertise no seu setor de atuação é ainda melhor. É no dia-a-dia da implementação de metodologias e tecnologias de gestão da informação que virão à tona todos os desafios, bem como quais as soluções serão necessárias para agregar essa capacidade de compressão e eficácia no resultado. Compreenda, a informação e a rotina de processos são demandas só suas, mas estruturá-las é necessidade de toda a empresa que busca crescimento contínuo.

O profissional que você precisa para a sua empresa, mas que provavelmente você ainda não sabe! Nos dias de hoje devido as várias mudanças tecnológicas, a informação é o insumo principal da maioria das empresas no mundo todo. Com ela, as empresas garantem a competitividade a nível estratégico, para assim, auxiliar no processo de tomada de decisão. As organizações que não gerenciam seus dados para transformá-los em informações que façam sentido para o seu negócio, certamente estão perdendo dinheiro, pois gastam mais tempo e recursos para tomar decisões/encontrar informações que seus concorrentes que mantém elas organizadas. Mas como identificar quais informações são importantes para o meu negócio e como gerenciá-las? Aí que entra o papel do Gestor da Informação. O profissional especializado em informação para atender os diversos tipos de demandas informacionais no espaço corporativo. Além do foco em informação, o profissional tem como diferencial o seu pensamento sistêmico, espírito criativo e investigativo. Como ele pode ajudar na sua empresa? Identificar, adaptar e aplicar mecanismos de melhoria nos processos relativos a Gestão da Informação, assim como definir sistemas através de métodos e técnicas para tal; Planejar e elaborar serviços, produtos e estratégias de informação, liderando projetos em especial para organizações com recursos informacionais e ativos intangíveis para inovação; Atuar criticamente junto aos contextos e processos que interferem no fluxo, custo e uso da informação. Atualmente existem 4 cursos de graduação/bacharel de Gestão da Informação em universidades federais brasileiras: UFPR (Pioneira! Na qual eu sou graduado), UFPB, UFG e UFU. Caso queira saber mais sobre o curso, acesso o Guia do Estudante. Atualmente existem 4 cursos de graduação/bacharel de Gestão da Informação em universidades federais brasileiras: UFPR (Pioneira! Na qual eu sou graduado), UFPB, UFG e UFU. Caso queira saber mais sobre o curso, acesse o Guia do Estudante. Onde estes profissionais estão atuando? São diversas empresas que contam com profissionais da área de todos os portes. Abaixo, alguns exemplos dos setores que hoje contam com estes profissionais: Indústria: Através de sistemas de gerenciamento de documentos (GED), construção de ontologias para recuperação das informações e controle de fluxos de informação. Marketing: Analisar informações, identificar padrões, controlar KPIs utilizando ferramentas de Bussiness Intelligence e SEO. Gestão de conteúdos através de pesquisas em fontes de informação. Advocacia: Estabelecer fluxogramas para procedimentos de trabalho, controle sistemas de gerenciamento de documentos (GED) e descoberta de padrões em bases de dados. T.I: Modelagem de Sistemas sob o ponto de vista do usuário/informação, construção de diagramas de entidade e relacionamento (DER), normalização e dicionário de dados. Estabelecer estratégias de segurança da informação para as empresas. Web: Noções de HTML, PHP para a construção de sites, assim como atuar na Arquitetura e Ergonomia da Informação de sites para o usuário utilizando conceitos e técnicas e também como de Design da Informação. Gestão de projetos/Negócios: Planejamento e elaboração de produtos e serviços de informação. Construção de projetos informacionais para as organizações, planos de negócio, gestão de processos, gestão do conhecimento, sistemas de informação e inteligência organizacional. Cada vez mais, a Gestão da Informação vem tomando espaço nas empresas à medida que seu nível estratégico observa o quão importante ela é para a geração de competitividade e tomada de decisão. É por isso que o profissional de Gestão da Informação, com seu perfil generalista, está apto a atuar nos diversos segmentos de mercado gerando informação/conhecimento para as empresas!

O Greendocs é aderente aos padrões ICP Brasil de assinatura digital. A certificação digital garante confidencialidade, sigilo, autenticidade e não repúdio dos documentos tramitados e emitidos via Greendocs.  A tecnologia é aderente à legislação brasileira sobre documento eletrônico e certificação digital (MP Nº 2.200-2, DE 24 DE AGOSTO DE 2001). Assista o vídeo para saber mais detalhes sobre esta funcionalidade:

O foco da gestão documental nas empresas é o acesso à informação. Este conceito é indiscutível. Mas não está certo dizer que o foco é agilizar este acesso. Na maioria dos casos sim, mas é preciso analisar a natureza do(s) acervo(s) documental(is) e a sua(s) necessidade(s) de uso. Em alguns casos a necessidade é o de conferir rastreabilidade a estes acessos, maior governança dos dados e talvez isso não signifique maior agilidade, talvez até uma certa “burocratização” do acesso. Em outros casos o objetivo pode ser o de bloquear o acesso, impedir acesso indevido às informações. Portanto é preciso conhecer o acervo documental, o teor de suas informações e necessidades de uso, para planejar a forma com que ele será acessado. Aí voltamos ao ponto que eu acredito ser a chave do sucesso de qualquer projeto de gestão documental. O mapeamento do acervo, que não se restringe à tabela de temporalidade documental. Eu falo de um mapa documental mais amplo, que lista todos os itens documentais da empresa relacionando-os às suas características, uso, classificação, forma de apresentação, suporte, origem, ciclo de vida, objetivos, classificação de acesso, dentre outros dados. Quando uso o termo “item documental” eu pretendo expandir a ideia do que pode compor o acervo documental da empresa. Eu acredito que toda fonte de informação pode (e deve) fazer parte deste acervo, não necessariamente apenas documentos formais. Estes itens podem ser imagens, objetos, mídias eletrônicas, músicas etc. Ao listar estes itens e entender suas características, será possível agrupar os itens comuns em coleções. Classificar o teor das informações da empresa é fundamental. As terminologias de classificação variam de empresa para empresa, mas, em suma, traduzem as mesmas necessidades de facilitar ou dificultar o acesso: Informação Sigilosa: Somente a alta direção da empresa e poucos funcionários diretamente relacionados à sua geração devem acessá-la. O acesso deve ser o mais rastreável possível. Informação Corporativa: Todos que fazem parte da empresa podem acessá-las e usá-las dentro do ambiente da empresa, ela não deve circular fora do ambiente empresarial. Exemplo: Documentos de projetos de engenharia da empresa. Informação Pública: Informação de acesso público. Pode ser acessada por pessoas que fazem parte da empresa e de fora da empresa, circula dentro e fora da empresa. Ex. Notícias da sala de notícias ou informações do site da empresa. Não é simples classificar as informações, pois o que deve ser observado é o conteúdo e não a forma de apresentação. Cada informação precisa ser classificada individualmente, na sua origem, pois é impossível classificar grupos documentais pelo seu tipo. Veja no exemplo de um documento do tipo Carta. Não podemos afirmar que uma carta é confidencial ou corporativa, depende do teor tratado. Algumas classificações (sigiloso e público) ficam vedadas à alta diretoria. Os usuários também precisam ser estudados. Seus interesses, suas funções, seus cargos e suas permissões de acesso a cada tipo de informação que é gerada ou que circula na empresa. Somente após entender acervo e usuários será possível planejar de forma eficiente o acesso à informação e obter uma gestão documental eficiente e saber quando: AGILIZAR: A informação é corporativa e o usuário desenvolve atividades relacionadas ao conteúdo do item documental e necessita delas para tomada de decisão e execução de atividades diárias. É preciso relacionar grupos de usuários aos acervos necessários e criar mecanismos de disseminação seletiva de informações e acesso remoto de autoatendimento. RASTREAR: A informação é sigilosa O usuário desenvolve atividades de risco e confiança e precisam acessar informações confidenciais e até mesmo sigilosas. É preciso implantar recursos de acesso mediante validação de usuário (login e senha) e registrar todas as ações do usuário para aquela informação: Consulta, download, impressão, distribuição, data de acesso etc. BLOQUEAR: A informação é sigilosa e o usuário não desenvolve nenhuma atividade relacionada a ela. Em todos os casos a gestão eletrônica é fundamental para garantir acesso eficiente à informação, seja para agilizar, rastrear ou bloquear. Uma consultoria especializada é fundamental para a empresa entender seu acervo documental, usuários e selecionar uma ferramenta de gestão eletrônica que atenda às suas necessidades.

Quando visitamos clientes potenciais, sempre apresentamos nosso trabalho e as possibilidades de projetos de gestão documental para a empresa. Também fazemos uma série de perguntas, buscando entender melhor a realidade do cliente e as dificuldades pelas quais estão passando para gerar, tramitar, guardar, recuperar e usar documentos e suas informações. Umas das perguntas que sempre fazemos é “A empresa usa algum software para gerenciamento eletrônico de documentos (GED)?” e, para nossa, surpresa, a maioria das respostas é “Sim, usamos o Windows Explorer”. Esta resposta nos leva a crer que não há um entendimento claro por parte de muitas empresas sobre o que é realmente gerenciamento eletrônico de documentos, pois, em definitivo, o Windows Explorer não exerce esta função. Há uma confusão entre digitalizar e criar um repositório digital de documentos (üfunção possível no Windows Explorer) e ter um gerenciamento eletrônico de documentos (û função não disponível no Windows Explorer). Um software de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) deve disponibilizar à empresa um conjunto de tecnologias e funções que permitam gerenciar e monitorar documentos em todo o seu ciclo de vida, desde o momento da captura/geração, revisão, fluxos de aprovação/tramitação/ distribuição/destinação, arquivamento, recuperação, uso, descarte e memória. Abaixo cito alguns dos recursos mais importantes para o gerenciamento eletrônico de documentos e a possibilidade de encontrar esta função em um software de GED e no Windows Explorer. Função | Requisito Mínimo | Requisito Recomendável | Windows Explorer Faz? Armazenamento de arquivos eletrônicos de forma estruturada, organizada e ordenada – É um requisito mínimo, Windows Explorer faz, mas peca na questão da organização e ordenação. Cadastro de Informações sobre o documento, que permitam visualização e indexação para recuperação futura. (Ex. Número, Título, Disciplina, Tipo etc) – É um requisito mínimo, Windows Explorer não faz. Controle de Revisão de documentos, mantendo as revisões anteriores como histórico, e exibindo para o usuário somente a revisão mais atual, evitando uso de informações obsoletas – É um requisito mínimo, Windows Explorer não faz. Possibilidade de acesso remoto, em tempo real, dos documentos, mesmo de computadores e dispositivos desconectados da rede corporativa, via WEB – É um requisito mínimo, Windows Explorer não faz. Controles de acesso, para evitar visualização e uso de documentos por usuários não autorizados aos seus conteúdos – É um requisito mínimo, Windows até faz, mas de forma um tanto ineficiente para GED. Trilhas de Auditoria, que permitam a governança de informação nas empresas, registrando acessos, impressões, visualizações, inclusões, edições e exclusões – É um requisito mínimo, Windows Explorer até faz, mas depende muito da estruturação da rede, forma em que os usuários são criados e normalmente os dados de acesso só podem ser consultados pelo Administrador de REDE. Fluxos de trabalho que permitam mapear o ciclo de vida documental dentro da empresa, tais como etapas de criação, aprovação, distribuição e uso, ate seu arquivamento – É um requisito recomendável, Windows Explorer não faz. Controle de temporalidade de arquivamento, para definições de tempo de permanência do documento digital no acervo corrente, descarte OU guarda permanente para fins históricos (que pode ser feita através de Backup com remoção dos documentos da base para ganhos de espaço digital e performance) – É um requisito recomendável, Windows Explorer não faz. Relatórios gerenciais para monitorar inclusões, crescimento do acervo, controle de prazos etc – É um requisito recomendável, Windows Explorer não faz. Recursos de colaboração para geração de documentos – É um requisito recomendável, Windows Explorer não faz. Possibilidade de visualização de documentos, independente de suas extensões, através de visualizadores universais – É um requisito recomendável, Windows Explorer faz, mas o usuário precisa ter os softwares nativos instalados em sua máquina. De certo existem outras possibilidades e impossibilidades para o Windows Explorer. O uso de drivers virtuais de armazenamento como google drive, one drive (etc.) viabilizam, até certo ponto, e às vezes até de forma perigosa (muitos relatos de perda de documentos em sincronizações), recursos básicos para acesso remoto e colaboração, por exemplo. Mas não da forma que um software de GED faria. A Conclusão é a de que o Windows Explorer não pode ser considerado, de forma alguma, uma possibilidade de ferramenta para GED. As empresas devem, primeiramente, procurar entender seu acervo documental e seus processos de trabalho, para então elencar funções requeridas e desejáveis para a gestão de seus documentos digitais. De posse deste entendimento, será possível decidir pela melhor ferramenta de gestão eletrônica de documentos para a empresa. Uma consultoria especializada pode auxiliar neste processo.