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A Agroindustrial Serra Verde Agroindustrial, uma das principais agroindústrias de beneficiamento de soja brasileira, com sede em Roraima, registrou um aumento significativo de produtividade após a implantação do software KeyDrive, da W3K. A plataforma digital oferece recursos intuitivos que permitem à empresa organizar os arquivos de maneira eficiente, como criação de pastas e atribuição de permissões de acesso, mantendo controle preciso sobre todas as informações compartilhadas na nuvem.
Segundo a assistente comercial, Drielle Amorim, antes da implementação da ferramenta, os contratos e arquivos ficavam dispersos em computadores e pastas físicas, gerando gargalos diários e dependência da presença de colaboradores específicos. Ela revelou que localizar um contrato levava entre 10 e 15 minutos, demandando muito tempo da equipe — agora, a busca é em segundos.
Outro aspecto está relacionado às atividades manuais. O processo anterior exigia impressão, organização e arquivamento físico de centenas de contratos, gerando retrabalho e alto consumo de papel. Com a eliminação de etapas manuais a necessidade de reimpressão e reenvio de documentos foi praticamente eliminada, o que teve impacto direto também na redução do consumo de recursos.
Redução de 200 horas de trabalho no período crítico de safra
Os ganhos com a implantação do KeyDrive foram de eficiência, produtividade, economia de recursos, segurança da informação e compliance, o que transformou a gestão documental de um processo manual e descentralizado para um fluxo ágil, digital e rastreável. Um exemplo disso pôde ser verificado durante o período da safra da soja, quando o movimento é intenso na planta industrial.
Ao eliminar o tempo ocioso em rotinas manuais, otimizou a capacidade de resposta da empresa no mercado e liberou os profissionais para focarem em decisões estratégicas e atividades de maior valor agregado. Com isso, a Agroindustrial Serra Verde registrou uma economia direta de 200 horas de trabalho ao longo de todo o período crítico da safra. “Conseguimos aumentar a produtividade do setor após a implantação da plataforma”, comentou Drielle.
Conforme ela, outro aspecto relevante se refere à economia de recursos. A demanda mensal por papel despencou de 200 mil folhas para apenas 5 mil, gerando economia direta de custos operacionais e alinhando os processos a práticas de sustentabilidade.
A centralização dos dados no KeyDrive também garantiu rigor no controle de acessos por permissões, aumentando a segurança da informação e a conformidade nas entregas operacionais. Além da eliminação de documentos físicos, a consulta aos processos está mais fácil, e permite ainda o rastreamento das atividades administrativas. O tempo de busca passou a ser instantâneo, graças à centralização dos dados e ao sistema de localização por palavra-chave.
Informação centralizada e buscas automatizadas
Com o KeyDrive, todos os documentos passaram a ser centralizados e acessíveis por qualquer pessoa autorizada, inclusive por meio de busca por palavras-chave. Além disso, a criação de workspaces dedicados por setor, permite um controle rígido de acessos, mitigando riscos de extravio de dados, garantindo a segurança da informação e o controle interno.
Ainda no que refere à rastreabilidade, o histórico de revisões, aprovações e alertas automáticos de vencimento, facilitaram o cumprimento dos requisitos de compliance e o atendimento a auditorias como GMP (Good Manufacturing Practices) e ISO (Organização Internacional de Normalização). E falando, em específico, de alertas automáticos, eles auxiliam a manter a documentação sempre atualizada e pronta para inspeções. Esse aspecto também reduz o risco de extravio de documentos e perda de informações importantes.
Maior agilidade e segurança para armazenagem na nuvem: conheça o KeyDrive!
O KeyDrive é a plataforma de gestão documental da W3K Tecnologia que combina a facilidade de uso de um drive em nuvem com a segurança, o controle e a rastreabilidade de um ECM corporativo. Mais do que armazenar arquivos, o KeyDrive permite organizar, encontrar, proteger e governar documentos durante todo o seu ciclo de vida. Com a busca por conteúdo, é possível encontrar documentos pelo que eles informam, graças ao reconhecimento e à indexação do texto.
O KeyDrive conta com recursos de assinatura digital, validação e trilha de auditoria, trazendo mais autenticidade, segurança e controle para documentos e processos que exigem conformidade. Dessa forma, empresas podem substituir processos manuais por fluxos digitais em nuvem, tornando a gestão documental mais ágil, segura e eficiente. O controle de acesso garante que cada informação esteja disponível para as pessoas certas, enquanto a rastreabilidade registra o histórico de uso e movimentação dos documentos. A temporalidade organiza o ciclo de vida documental, e o acesso seguro em nuvem garante disponibilidade com proteção e governança.
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