Extravio de documentos, perda de tempo e custos com papel são alguns dos prejuízos para empresas que fazem a gestão manual dos documentos. Isso porque gerenciar comunicação por e-mails e planilhas de controle pode funcionar em processos simples, com equipes pequenas e poucos registros, mas à medida que a organização cresce, os colaboradores se multiplicam, novos setores são criados e a necessidade de investir em tecnologia e inovação se torna indispensável. Transformação digital e governança da informação O caminho ideal para a transformação digital e governança da informação é aquele que não perde o foco em segurança, controle e rastreabilidade na Gestão Eletrônica de Documentos. Em outros cenários, onde modelos pouco otimizados são adotados, tempo e recursos são consumidos sem necessidade. Da mesma forma, um controle obsoleto aumenta o risco de ter documentos desatualizados ou inconsistência nos dados, o que pode ser ainda mais prejudicial para a empresa. GED: Empresas maduras focam nas melhores práticas Essas boas práticas, também conhecidas como ECM/GED, podem atuar desde o mapeamento e tratamento do acervo físico, bem como na implantação da gestão eletrônica. Na prática, a Gestão eletrônica de Documentos agiliza a busca e recuperação de documentos válidos; evita a perda de documentos e assimetria da informação; define perfis de acesso aos documentos; garante a rastreabilidade das informações; desburocratiza processos de tramitação para avaliação e aprovação de arquivos sem perder o controle; além de otimizar fluxos de trabalho e de distribuição. Conheça mais vantagens da Gestão Eletrônica de Documentos Muitas outras vantagens na Gestão Eletrônica de Documentos podem ser destacadas, como diminuir drasticamente as impressões e cópias de documentos com a cultura paperless; sinalizar documentos desnecessários no seu acervo físico para descarte, reduzindo o espaço físico necessário; permitindo acesso de qualquer lugar do mundo, com o uso de softwares on cloud para gestão eletrônica. O que dizem especialistas sobre a Gestão Eletrônica de Documentos? Em evento promovido pela W3K, especialistas falaram sobre a Gestão Eletrônica de Documentos, desde os desafios até as soluções para garantir excelência nos processos das empresas. Segundo o Executivo de contas W3K, Antônio Haack, 90% das informações de uma empresa estão em documentos, ¼ da jornada de trabalho é perdida buscando documentos extraviados e 30 dias no ano são gastos por gestores buscando informações armazenadas de forma inadequada. “Ao investir em tecnologia e inovação, as organizações transformam essa gestão da informação com eficiência, realizando o mapeamento dos documentos, a mitigação de riscos e potencializando a comunicação e colaboração online – processos que tornam o fluxo de trabalho mais rápido e assertivo”, disse. Desafios de empresas com grande volume de documentos Vinicius Silva, da GNA, joint venture formada pela Prumo Logística, BP, Siemens e SPIC Brasil dedicada ao desenvolvimento, implantação e operação de projetos estruturantes e sustentáveis de energia e gás, destacou alguns desafios importantes de empresas com grande volume de documentos. “Implementar um SGI (Sistema de Gestão Integrado) com base nos requisitos do IFC é desafiador. Além disso, estruturar um modelo de gestão eletrônica capaz de suportar o SGI em implantação, garantindo controle de aprovação, de revisão, rastreabilidade dos processos e relatório, por exemplo, são outros desafios”, explicou durante apresentação. Outro ponto que merece atenção destacado por Silva é a gestão de normativos – recurso fundamental da Gestão Eletrônica de Documentos. Com isso é possível estabelecer o fluxo de normativos, compartilhar com outras empresas, além de controlar a impressão dos mesmos. A disponibilização dos normativos para quem precisa acessá-los; garantir rastreabilidade desde a etapa atual, responsabilidades, etc; controlar o vencimento e possibilitar notificação automática são cenários ideais para as organizações – e possíveis para aquelas que investem no Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Conheça o Greendocs O Greendocs é uma plataforma robusta ECM/GED e BPM, desenvolvida pela W3K Tecnologia, para a gestão escalável de documentos e automatização de processos, provendo governança da informação com agilidade e fluidez, sem perder a segurança e o controle, garantindo a rastreabilidade e a auditabilidade dos dados. Além disso, é uma plataforma adaptável e flexível às estruturas e processos já existentes nas empresas, responsável por facilitar a gestão da informação com acesso e colaboração. Entre os destaques da solução estão sua versatilidade ECM e BPMS na mesma plataforma; a modelagem e implantação rápida de aplicações de negócio; escalabilidade de pequenos e grandes volumes; compatibilidade com ambiente tecnológico e melhores práticas de TI, além de opções On Premise e On Cloud. Entre em contato com um de nossos especialistas e saiba mais sobre o Greendocs.

A CPFL Energia atua nos segmentos de distribuição, geração, transmissão, comercialização e serviços. Desde 2017, o Grupo faz parte da State Grid, estatal chinesa que é a terceira maior organização empresarial do mundo e uma das maiores empresas de energia elétrica, atendendo 88% do território chinês e com operações na Itália, Austrália, Portugal, Filipinas e Hong Kong. Focada em uma forma mais sustentável de produzir energia, tem na CPFL Renováveis uma das maiores empresas de geração da América Latina a partir de fontes alternativas, com um portfólio baseado em fontes limpas como grandes hidrelétricas, usinas eólicas, térmicas a biomassa, Pequenas Centrais Hidrelétricas (PCH) e usina solar. Com 14% de participação, a CPFL Energia é uma das maiores empresas no mercado de distribuição, totalizando mais de 10 milhões de clientes em 687 cidades, entre os estados de São Paulo, Rio Grande do Sul, Minas Gerais e Paraná. Na comercialização, é uma das líderes no mercado livre, com participação de mercado de 4%. É líder na comercialização de energia incentivada para clientes livres entre as comercializadoras. O Grupo escolheu o Greendocs para a gestão e controle de documentos de engenharia da CPFL Soluções. A contratação foi pela DOX, parceira da W3K na modalidade revenda com implantação, que está sempre à disposição para prestar todo suporte necessário. “Em caso de emergência ou dúvidas, o suporte nunca deixa a desejar”, revela a coordenadora da Engenharia da companhia, Ana Carolina de Castro Cembranelli. Segundo ela, a CPFL encontrou no Greendocs a solução para os desafios relacionados a controle e rastreabilidade dos documentos multidisciplinares de engenharia. Antes, a tramitação e a gestão eram feitas de forma manual, por e-mails e pastas, e o tempo investido para a organização e busca das informações era muito oneroso. Isso porque é desafiador projetar e executar uma obra sem um sistema automatizado e centralizado da informação, que traga agilidade ao acompanhamento de pendências e facilidade na distribuição de responsabilidades e prazos. Com o Greendocs você emite e acessa os documentos de onde estiver De acordo com a Carol, como a coordenadora gosta de ser chamada, após a implementação do Greendocs se tornou possível localizar as informações necessárias de uma forma muito mais rápida e confiável. “Podemos, por exemplo, fazer uma reunião e saber o status real de um documento sem a necessidade de perguntar para o engenheiro, podendo já comparar com os prazos do projeto, tudo via sistema”, diz. Além disso, a segurança da informação é muito importante, visto que a interface gerencia as permissões de acesso, definindo quem pode apenas visualizar, editar, aprovar ou solicitar revisões. “O Greendocs provê todo o histórico do documento: quem enviou, para quem e quais foram os responsáveis pela aprovação do mesmo”, completa Carol. Isso significa mais controle, segurança, status da documentação e histórico da obra a um clique. “Na prática, eu crio a carga da lista de documentos e o sistema distribui as pendências para cada usuário atribuído, seja ele cliente, fornecedor ou engenheiro. Pelo Greendocs, ao cadastrar os novos usuários, já é possível definir as responsabilidades e permissões de acordo com a confidencialidade”, acrescenta a executiva. Vale ressaltar também que o time de operação da CPFL não fica sempre no escritório, muitas vezes, estão nas obras e precisam acessar os projetos de forma virtual. “Eles acessam o Greendocs pelo celular quando é necessário”, explica. O sistema online é essencial para acompanhamento dos engenheiros e demais responsáveis quando precisam acessar o projeto em diferentes locais. A Coordenadora explica, ainda, que o Greendocs possibilitou a visualização de todas as obras, bem como seus status. “Posso ver o andamento das obras de subestações ou linhas transmissão, quem falta emitir documentos e os detalhes do projeto podem ser acessados a qualquer hora”, diz. Consulta de documentos ágil e prática com o Greendocs A área de engenharia da CPFL Soluções tem interface com todos os departamentos do Grupo. Todos os setores têm treinamento para o Greendocs, independente se sua atribuição é consultar, emitir, comentar ou aprovar documentos. É possível pesquisar pelos termos, siglas ou números da regra de codificação do documento ou por qualquer outro metadado, o que torna o processo de consulta ou conferência mais simples, ágil e prático. Armazenar os padrões e realizar treinamentos pelo próprio Greendocs também são facilidades que vieram com o projeto, conforme explica Carol. “Os treinamentos para padronização de documentos ocorrem a cada mês, tudo feito pelo Greendocs. Como a engenharia é um serviço de interface com todos, o Grupo também passou a utilizar o sistema”, conta. Além de construir novas subestações e linhas de transmissão de energia, a CPFL também pode ser responsável pela manutenção ou ampliação das mesmas. Isso significa que o armazenamento dos documentos das obras são constantemente necessários para alinhamento e continuidade de um projeto. Essa documentação está no Greendocs, ou seja, é possível otimizar essa busca e consulta com o sistema da W3K. “Em situações como essa de ampliação, por exemplo, fazer as revisões necessárias é um ponto muito importante no projeto. Além disso, em casos de manutenção, onde a troca de equipamentos pode ser necessária, um sistema robusto faz toda diferença”, acredita ela. Emissão de documentos segura e eficaz com o Greendocs A coordenadora explica que, ao criar o projeto, ela mesma faz a carga da lista de documentos contendo a numeração dos arquivos que farão parte do projeto. “A definição dos engenheiros que emitirão documentos durante a execução da obra é feita já no começo. As documentações relacionadas aos equipamentos que serão adquiridos são primeiramente notificadas à logística para que possam alocar os fornecedores, este fluxo facilita o trabalho”, acrescenta. Carol revela também que as disciplinas dos engenheiros na CPFL variam entre civil, eletromecânico, elétrico, equipamentos de pátio, equipamentos de proteção e controle e que todos colaboram com o projeto por meio do Greendocs. “No primeiro contato, alguns clientes e fornecedores mostram resistência ao saber que terão que usar o nosso ambiente do Greendocs para nos enviar os documentos. Eles dizem que querem usar o sistema deles. Entretanto, assim que recebem o treinamento