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ECM e LGPD: sim, eles têm tudo a ver

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A nova Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), em vigor desde setembro de 2020, colocou as empresas para repensarem suas estratégias de tratamento de dados, tanto de clientes, quanto de funcionários e parceiros. Isto porque há novos e rigorosos critérios em relação à guarda e uso dos dados, que precisam ser respeitados para evitar sanções às companhias que não atendam à conformidade exigida. Mas você já parou para pensar que uma ferramenta de grande ajuda neste processo de adequação é o ECM (Enterprise Content Management)? Vamos ponto a ponto desta relação entre ECM e compliance com LGPD: – A LGPD pede que os dados coletados sejam utilizados para finalidade específica, legítima e clara. A partir da digitalização e gestão do inventário digitalizado de documentos, o ECM permite a organização destes materiais por grupos de função, propósito a que se destinam. Assim fica mais claro para todos os usuários envolvidos em cada documento entender e respeitar a finalidade destinada, atendendo, desta forma, a mais uma exigência da LGPD, que é a de compatibilidade, ou seja: a garantia de que cada dado seja usado somente para o propósito informado no momento da coleta. Informação coletada, organizada e distribuída de forma eficaz é ponto a favor do ECM na jornada de adequação à LGPD. – Outra exigência da nova Lei é a disponibilidade dos dados para o tratamento a que se destinam. Com o ECM, é possível garantir que cada documento fique disponível para as pessoas-chave, controlando acessos e garantindo que a informação não apenas fique à mão, mas também – e principalmente – que seja entregue somente a quem tem autorização para trabalhar com ela. – O mesmo controle de acesso garantido pelo ECM também atende à cláusula de confidencialidade prevista na LGPD, evitando que documentos/dados sejam acessados por quem não tem autorização para tal. – Integridade e transparência são também exigidas pela LGPD. Com ECM, dados digitalizados e centralizados em uma base em nuvem permitem uma gestão mais eficaz, que otimiza o trabalho de atualização da informação. Assim, é muito mais fácil garantir que esteja sempre íntegra, clara, atual e precisa, como requer a Lei. – A exigência da Lei no que tange à segurança também pode ser atendida com ajuda do ECM. Informações armazenadas em notebooks, smartphones, computadores, HDs locais, pendrives, e-mails e outros locais têm mais facilidade de sofrerem invasão e vazamento do que aquelas centralizadas em uma plataforma gerenciada e segura, como é o caso do ECM. – Além disso, há a questão da rastreabilidade: com o ECM, é possível saber instantaneamente quem modificou o documento a cada momento, e que ações foram feitas. Isso dá muito mais controle, podendo informar ao usuário sobre alterações, caso necessário, ou garantir maior controle sobre a integridade do conteúdo. Dotado de todos estes recursos, entre outros, o Greendocs desponta como uma plataforma de ECM confiável para otimizar a jornada de adequação das empresas à LGPD. Nosso sistema de ECM é regularmente revisado, garantindo que funções de armazenamento, colaboração e gerenciamento dos documentos trabalhados no âmbito da ferramenta ocorram de forma segura, íntegra e em conformidade com as melhores práticas de tratamento de dados. Só no que tange à segurança, o Greendocs é embasado em padrões de segurança como ISO/IEC 17799, certificado SSL Thawte/DigiCert e transmissão criptografada de dados. Além disso, conta com relatórios de atividades completos, guardando logs (horários, usuário, IP) de entrada, saída e leitura, o que facilita muito a rastreabilidade e traçabilidade da informação. Controle de acesso, parametrização de regras conforme os desígnios de cada empresa, opções de controle e configuração de ambientes, suporte eficiente para auxiliar no melhor uso da ferramenta, também são características da plataforma. Quer saber mais sobre como o Greendocs pode aplicar todos os benefícios do ECM para ajudar sua empresa a ficar em conformidade com a LGPD? Entre em contato conosco.

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LGPD: dicas para conhecer melhor a lei e adequar sua gestão da informação

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Um dos assuntos que mais ocuparam a mente dos gestores de tecnologia da informação nas empresas em 2020 foi a Lei Geral de Proteção de Dados – a LGPD – que entrou em vigor em setembro de 2019. Criada para tutelar a privacidade dos usuários, a LGPD pode se aplicar de diferentes formas em cada tipo de negócio. O que é fato, porém, é que todo tipo de negócio terá que se adequar e ajustar suas políticas de gestão de informação, incluindo o tratamento de dados e documentos. Muitas vezes, uma empresa recebe mais informações do que necessita, e isso vale tanto para quem é funcionário, usuário externo ou cliente. Por isso, um contexto regulatório adequado e bem arquitetado é importante para garantir o compliance das operações às determinações da lei. Essa necessidade de uma política transparente e robusta de tratamento de dados abrange todos os estágios do manuseio da informação, do cadastro ou captura dos dados, passando pelo armazenamento e acesso, até o seu descarte. A aplicação da lei atinge qualquer empresa, de qualquer ramo, de qualquer porte, e obedece a alguns preceitos básicos como, propósito, compatibilidade, disponibilidade, transparência com o usuário, confidencialidade e segurança. Para saber mais detalhes sobre as definições da LGPD, acesse este outro artigo em nosso blog. TECNOLOGIA PARA SE ADEQUAR À LGPD Uma das principais saídas para adequar a gestão da informação de seu negócio à LGPD é empregar tecnologias para auxiliar nesta missão. Com sistemas que entreguem clareza de gestão e rastreabilidade das informações, é possível saber melhor de quem é o dado, como eles estão sendo tratados, assim como definir as regras e termos de utilização. Além disso, sistemas de gestão ajudam a garantir uma lógica de segurança baseada em processos, garantindo o acesso das pessoas certas às informações adequadas. Com o Greendocs, temos uma plataforma customizável e alinhada com as políticas de proteção de dados previstas na LGPD, com o foco na rastreabilidade das informações. Da classificação dos dados, passando por logs de toda a sua movimentação no sistema (alterações, fluxos e outros processos), a plataforma permite um controle abrangente das informações, contribuindo para o compliance das empresas com a LGPD. Além da tecnologia para sustentar as políticas de conformidade com a LGPD, a W3K apoia na gestão de processos que atendam aos requerimentos da lei, estabelecendo ambientes controláveis e auditáveis, com alta rastreabilidade das informações para garantir a governança das informações. Quer saber mais sobre como as soluções da W3K podem ajudar o seu negócio a ficar em conformidade com a LGPD? Entre em contato conosco!

Eventos, Todos

W3K no Congresso Information Show Digital 2021

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Assista a W3K no Congresso Information Show Digital 2021 promovido pelo IIMA – Instituto Information Management e pela ABEINFO – Associação de Empresas e Profissionais da Informação. A W3K Tecnologia apresentou: ECM as a Service – Gestão de Conteúdo Adaptável Sob Demanda Descubra como uma plataforma online e configurável a negócios distintos pode impulsionar a transformação digital na gestão de documentos e na automatização de processos. Provendo escalabilidade à gestão das empresas com soluções de software escaláveis e sob demanda. Palestrante Jonatas Bloss Atua no Desenvolvimento de Novos Negócios da W3K, possui mais de 15 anos de experiência em consultoria e implantação de softwares ECM, EDMS e BPMS, impulsionando a transformação digital em empresas a nível América Latina. Entre em contato: jonatas.bloss@w3k.com.br Palestrante Liliane Dias Com mais de 7 anos de experiência com atendimento e consultoria ao cliente, atua como executiva comercial na empresa W3K. Entre em contato: liliane.dias@w3k.com.br O congresso INFORMATION SHOW ao longo dos últimos dez anos, consolidou-se como o Maior Evento da América Latina sobre Gerenciamento Inteligente de Dados, Informações e Documentos. Este ano, está inovando com a realização da edição no formato DIGITAL – AO VIVO, entre os dias 19 e 23 de julho, enquanto aguardamos um cenário mais seguro para retomarmos a edição PRESENCIAL. O INFORMATIONSHOW – DIGITAL 2021 é uma realização conjunta do IIMA e da ABEINFO.

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Reengenharia de processos: otimize a sua gestão

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Em praticamente todos os setores de empresas, lidar com transformações é parte constante do trabalho. E quando falamos de negócios ou projetos de alta complexidade ou com diversas questões de compliance, ter uma gestão automatizada é fundamental. E, em muitos casos, para isso é necessário ter mecanismos como a reengenharia de processos. Estamos falando de um conceito derivado do termo Business Process Reengineering (BPR), que permite às organizações reduzir custos e aumentar a produtividade. Com a reengenharia, empresas tem uma metodologia dedicada ao redesenho dos fluxos de trabalho, com o foco no aumento da eficiência. O BPR tem uma relação direta com o BPM, funcionando como um mecanismo de melhoria da gestão de processos, entrando em ação quando a organização encontra a necessidade de redesenhar (ou como o termo indica, refazer a engenharia) seus processos e suas automações. Segundo Ralph Stair e George Reynolds, autores do livro “Princípios de Sistemas de Informação”, o BPR se define pela “readequação dos processos empresariais, das estruturas organizacionais, dos sistemas de informação, objetivando uma guinada nos resultados dos negócios da companhia”. Dentro deste modelo, existem dois tipos que se destacam, e que podem impactar o negócio positivamente: Reengenharia de sistema: Diz respeito à mudança na forma de processar a informação por meio de uma nova tecnologia ou automatizações de processos. Reengenharia de informação: Refere-se à adoção de hardware e softwares capazes de melhorar processos internos. Como você pode implementar a reengenharia para melhorar o seu negócio? Bem, segundo destaca o autor Thomas Davenport em seu livro “Reengineering Work Through Information Technology”, alguns passos devem ser observados. Segundo o autor, é importante identificar processos com gargalos, quais as tecnologias que podem solucionar estas dificuldades, e a partir disso desenhar novos modelos. Isso pode valer inclusive para empresas que já contam com uma arquitetura de processos e automatização. Contudo, com o apoio de parceiros especializados e a utilização de tecnologias dedicadas, empresas podem fazer essa adaptação da melhor maneira, com o uso de fluxos otimizados de informação, governança dos dados e indicadores que permitem acompanhar a eficiência na gestão escalável destes novos processos. A W3K Tecnologia é uma empresa especializada em tecnologias de gestão da informação e gestão de processos (BPM), com foco na otimização do uso das informações dentro das empresas. Para saber mais sobre como sua organização pode ganhar com nossas inovações e know-how, entre em contato conosco.

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Como contratar serviços de indexação de documentos?

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Diante de um mercado tão competitivo e de um cenário rodeado de incertezas, otimizar o fluxo de trabalho é muito mais do que um diferencial competitivo, é um recurso de sobrevivência. Isso porque perder tempo procurando documentos arquivados é um processo improdutivo e nada fluido. Por essa razão é tão importante entender o que é indexação de documentos – nosso tema do artigo de hoje. O que é indexar documentos? Pode ser que para algumas pessoas esse termo seja desconhecido, mas para as empresas que já aplicam o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), essas são palavras de muito valor. A indexação é a identificação de atributos ou metadados específicos de um documento para simplificar e agilizar a localização e recuperação precisa. Isso é feito por meio de um índice, metodologia utilizada para facilitar a localização de informações com dados descritivos. Sendo assim, a indexação de documentos é uma das protagonistas na eficácia da gestão de arquivos eletrônicos. Afinal, permite que o usuário encontre em segundos um arquivo. Como funciona a indexação de documentos? Quando se contrata uma ferramenta robusta e eficaz, como é o caso do Greendocs, por exemplo, o usuário digita o nome do arquivo ou algum termo a ele relacionado nas buscas e o sistema apresentará os resultados. No caso do GED da W3K, a ferramenta armazena os arquivos eletrônicos de forma estruturada, organizada e ordenada, cadastrando as informações sobre o documento em número, título, disciplina, tipo, etc. Dessa maneira, o sistema provê a visualização e indexação para recuperação futura. Por que contratar serviços de indexação? A resposta para essa pergunta é simples: ao aplicar serviços de indexação na sua rotina de trabalho, o tempo dos seus profissionais é otimizado, aumentando a produtividade e gerando mais receita para a empresa. Além disso, você estabelece quatro pilares fundamentais para se manter competitivo: apoia a governança da informação, ganha respostas rápidas ao negócio e processos escaláveis, além de garantir respaldo legal diante dos documentos. Como contratar serviços de indexação de documentos? Ao entender que a indexação de documentos é recurso necessário para qualquer empresa, independente do porte ou segmento em que atua, o gestor deve procurar um Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) que otimize todas as etapas dessa gestão. O Greendocs é essa plataforma. Com ele, sua organização adquire maior alinhamento e integração de processos, informação facilmente auditável, monitoramento de atividades, melhor tempo de resposta, obtenção de indicadores em tempo real, certificação digital e suporte antes, durante e depois da implementação. Além disso, o Greendocs é uma plataforma adaptável e flexível às estruturas e processos já existentes nas empresas, o que facilita a gestão da informação com acesso e colaboração, sem perder foco em segurança, rastreabilidade e conformidade. Versatilidade ao unir ECM e BPMS A ferramenta também é destaque por sua versatilidade ao unir ECM e BPMS na mesma plataforma, bem como a modelagem e implantação rápida de aplicações de negócio. Em termos de escalabilidade, o Greendocs atua do departamental ao corporativo, a grandes espécies de documentos. Por fim, é um sistema compatível com o ambiente tecnológico e adepto das melhores práticas de TI. Ainda tem dúvidas sobre por que contratar o GED/ECM da W3K? Vamos conversar para sanar essas questões? Entre em contato com a nossa equipe.

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Governança da Informação em projetos de Engenharia com GED E BPM: quais são os benefícios?

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Diversidade, procedência, revisões, fornecedores, mobilidade, validações, regulamentações, compliance. Em projetos de engenharia, estes são apenas alguns dos termos e desafios que as empresas precisam enfrentar diariamente. Em meio à complexidade gerada por um ritmo acelerado de informações, físicas e digitais, ter uma governança infalível da informação parece quase impossível. Contudo, com tecnologia e processos bem definidos, é possível ter esta gestão com a segurança, eficiência e rastreabilidade necessárias. Na área de engenharia, processos e tecnologia caminham lado a lado para uma melhor governança da informação, envolvendo fluxos e ciclo de vida dos documentos, e também de forma abrangente quando se trata da cadeia que compõe cada projeto. Com a adoção de sistemas GED e BPMS, é possível atender todos os pontos da cadeia nos projetos de engenharia, de quem é project owner até fornecedores e EPCistas. E mesmo em empreitadas de menor porte, contar com estas soluções permite ter um controle assertivo e escalável desde os primeiros estágios do projeto, adicionando novos usuários e setores de forma modular de acordo com o escopo a ser seguido. Em um projeto de engenharia, contar com essa visão proativa da gestão de informação, desde o início do projeto, garante às empresas uma maior agilidade, tanto para as alterações dentro da própria obra, até o ponto da conclusão da obra e transição (handover) para as etapas de operação e manutenção. Isso elimina possíveis rupturas (gaps) e assimetrias de informação, garantindo a eficácia dos processos em caso de manutenções futuras. A implementação de GED e BPMS para projetos de engenharia também tem impactos significativos em áreas críticas como os workflows, trazendo redução média de 70% no tempo de busca de informações, assim como permite recursos automatizados para fluxos, com notificações de usuários quando um documento é inserido, revisado ou alterado. Estas soluções também ajudam a garantir os prazos definidos nas filas de trabalho, notificando quando algum documento importante precisa ser acessado ou revisado dentro do tempo hábil, com a segurança dos acessos garantida dentro de uma plataforma rastreável. E falando em rastreabilidade, contar com uma plataforma avançada de GED também pode trazer benefícios inéditos, como a possibilidade de buscar informações específicas em documentos como plantas ou arquivos de CAD por meio de reconhecimento de imagem. Assim, ao utilizar um código presente no arquivo visual (markups), o sistema tem a inteligência de identificar esta informação na base de imagens, entregando os resultados esperados. Por fim, com o apoio de tecnologias inteligentes como o Greendocs, é possível acompanhar e avaliar a qualidade destes fluxos por meio de indicadores definidos de acordo com as expectativas do projeto, dando subsídios para a tomada de decisão focada na melhoria dos processos. Na W3K, contamos com um know-how extenso na área de gestão da informação para projetos de engenharia, com clientes de grande porte que se beneficiam de nossa plataforma Greendocs para seus processos. Quer saber mais? Entre em contato conosco!

Assinatura Digital, BPM | Processos, ECM/GED | Documentos, Gestão de Contratos, Todos

Compliance e gestão eletrônica dos documentos: vamos conversar sobre isso!

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Garantir que sua empresa ou que setores de sua organização estejam em conformidade com normas, sejam elas internas ou regulatórias de segmento ou governo, pode ser um trabalho complexo. Para isto, contar com uma solução dedicada de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) e automatização de processos (BPMS) pode ser não apenas uma grande ajuda, mas um diferencial decisivo para a realização eficiente deste trabalho. Quando falamos de compliance, em essência fazemos menção à segurança jurídica de um negócio. Estamos falando do trabalho de conciliar o regramento interno da empresa com questões externas, ou seja, às regulamentações às quais a organização está sujeita, evitando riscos legais. Com uma solução robusta e inteligente de GED integradas à BPM, empresas podem visualizar com clareza os dados e sua circulação dentro da organização, garantindo que elas atendam às exigências de segurança, sendo visíveis e acessíveis somente por quem tem autorização, e preservando as informações sensíveis que devem se manter anônimas. Isso pode abranger questões como gestão de contratos, controle do ciclo de vida dos documentos, até questões como a captura, manuseio e período de armazenamento de dados pessoais, algo que ganhou novas dimensões em termos de conformidade com a vigência da nova Lei Geral de Proteção dos Dados (LGPD). Em função da LGPD, um dos maiores cuidados das empresas em relação ao compliance está na tratativa de dados pessoais de terceiros. Com o GED e o BPMS, é possível guardar estas informações de maneira detalhada, catalogando dados e definindo permissões de acordo com o devido grau de privacidade, permitindo à organização e seus colaboradores verem apenas os dados que sejam relevantes para a sua atividade. CONTRATOS E ASSINATURA DIGITAL: OUTRO PONTO IMPORTANTE NO COMPLIANCE Além disso, para empresas que lidam com contratos, por exemplo, uma plataforma de GED permite manter todos estes documentos dentro ambiente de fluxos seguros, rastreáveis e auditáveis, também com o recurso de assinatura eletrônica para uma camada adicional de confiabilidade, certificação e validade jurídica. Garantir uma política adequada de conformidade nas empresas passa por uma combinação equilibrada de tecnologia, conhecimento jurídico e arquitetura de processos internos – e tudo isso pode ser aperfeiçoado com a utilização de tecnologias adequadas, como as de Gestão Eletrônica de Documentos. Para fazer isso da melhor forma, contar com um parceiro especializado pode ser um grande diferencial. A W3K Tecnologia conta com um time especializado em gestão documental, e com o know-how para auxiliar o seu negócio a garantir as melhores práticas em termos de compliance. Entre em contato conosco e saiba mais.

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