Search Results for: workflow

Project Portfolio Management

/

Home > Soluções > Project Portfolio Management​ Project Portfolio Management A gestão de vários projetos simultâneos é uma atividade crítica, especialmente sem uma ferramenta adequada. Tenha o total controle dos documentos e processos de toda a sua carteira de projetos, acompanhando o status de cada um e monitorando etapas intermediárias, como aprovações, definições de verbas, aquisições, entre outras. Centralize todos os documentos e processos gerados durante os fluxos de cada projeto, garantindo uma visão integrada e completa das informações. Gestão plena sobre documentos e processos do seu portfólio. Solução personalizada com o seu modelo de negócio  para tratar desafios como a falta de padronização, complexidade na gestão de múltiplos projetos e o gerenciamento ineficiente de recursos. Solicitar Demo Melhoria na padronização dos processos Cada equipe ou projeto segue diferentes padrões e processos, resultando em inconsistências e problemas de qualidade. A solução permite a padronização de processos, garantindo que todos os projetos sigam metodologias consistentes e que as melhores práticas sejam implementadas. Solicitar Demo Gerenciamento de grandes volumes de documentações Sem uma solução adequada, a gestão de documentos e aprovações pode ser um fardo, com arquivos espalhados, versões conflitantes e falta de acesso centralizado. A solução para Portfólio de projetos automatiza e centraliza todos os documentos e processos relacionados, facilitando o armazenamento, gerenciamento e rastreabilidade de informações críticas. Maior visibilidade e controle sobre os projetos Muitas empresas enfrentam dificuldade em acompanhar o progresso dos projetos, gerenciar prazos, e entender o status de todas as iniciativas. A solução de Portfólio de Projetos oferece uma visão centralizada e integrada de todos os projetos, facilitando a visualização do status, prazos, recursos e riscos em tempo real. Solicitar Demo Cumprimento de prazos e orçamentos Muitas empresas enfrentam desafios para entregar projetos dentro do prazo e do orçamento estipulado, o que pode impactar a rentabilidade e a confiança dos envolvidos no projeto. Com ferramentas que oferecem previsões de orçamento e prazos, além de alertas sobre desvios, a solução de gestão ajuda as empresas a manterem seus projetos dentro do planejado, evitando desvios inesperados. Otimização do gerenciamento de recursos A falta de controle sobre a alocação de recursos, seja humanos, financeiros ou materiais, leva a sobrecarga de equipe ou subutilização de ativos. A solução facilita a distribuição de recursos, permitindo identificar rapidamente gargalos e ajustar alocações para otimizar a produtividade. Solicitar Demo Centralização da informação e integração entre fornecedores Unifique todo o processo em uma única base, através da integração entre agentes de projeto, garantindo a segurança e a rastreabilidade dos dados. Preencha o formulário abaixo: Explore a solução como aplicação Gestão de Riscos Apoio no gerenciamento eficaz dos processos de mudança em operações e projetos. Com recursos de fluxo de trabalho personalizáveis, é possível documentar, revisar e aprovar mudanças, garantindo a conformidade com regulamentações e minimizando riscos operacionais. Pipeline de Priorização  Acompanhe o progresso dos seus projetos com um pipeline de priorização, que permite selecionar estratégicos de acordo com os recursos disponíveis e o impacto para a organização. Essa funcionalidade auxilia na tomada de decisões assertivas sobre quais iniciativas seguir, garantindo foco nos objetivos principais. Gestão de Contratos Torna possível a otimização do processo de gerenciamento de contratos com uma aplicação especializada. Através da automação de fluxos de trabalho, controle de SLAs contratuais, alertas de prazos e recursos avançados de pesquisa e monitoramento, provê controle total sobre os contratos. Isso reduz riscos, aprimora a conformidade e aumenta a eficiência operacional. Ciclos de aprovações internas Automatize e acompanhe os ciclos de aprovações internas com maior fluidez, eliminando gargalos e assegurando que cada etapa crucial passe pelo devido processo de validação. Isso traz mais agilidade e segurança na gestão de múltiplos projetos, além de garantir conformidade com os padrões internos. Gestão de Mudanças (MOC) Apoio no gerenciamento eficaz dos processos de mudança em operações e projetos. Com recursos de fluxo de trabalho personalizáveis, é possível documentar, revisar e aprovar mudanças, garantindo a conformidade com regulamentações e minimizando riscos operacionais. Controle de Atas e Planos de ação Centralize e organize as atas de reuniões e seus respectivos planos de ação, permitindo que todas as partes envolvidas estejam cientes das responsabilidades e prazos acordados. Essa aplicação simplifica a rastreabilidade e o acompanhamento de decisões importantes ao longo do ciclo de vida dos projetos. Controle de Escopo Garanta que o escopo de cada projeto seja rigorosamente controlado, evitando desvios que possam comprometer prazos, custos ou qualidade. O controle de escopo permite maior precisão no acompanhamento de entregáveis e atividades, promovendo alinhamento com as expectativas e objetivos do projeto. Controle de Documentos de Projeto Centralize e gerencie toda a documentação gerada ao longo dos projetos, como o Termo de Abertura de Projeto (TAP), relatórios de progresso e especificações técnicas. O armazenamento estruturado facilita a consulta e o uso eficiente das informações pelos envolvidos, além de garantir conformidade com normas e regulamentações.  Gestão de aprovações e licenciamentos Otimize o processo de gestão de aprovações e licenciamentos necessários para a execução de cada projeto, assegurando o cumprimento das obrigações legais e regulatórias. Essa funcionalidade oferece maior controle sobre prazos e requisitos, evitando entraves e atrasos no andamento dos projetos. Conheça as nossas funcionalidades Busca Inteligente Encontre rapidamente a previsão vigente do documento. Integração As nossas aplicações são facilmente integradas. Certificação digital Rápido, fácil, rastreável e com validade jurídica. Workflow Controle das filas de trabalho e colaboração entre usuários. Digitalização Eficiente processo de digitalização de arquivos adequando-se a sua demanda. Outsourcing Reduza o custo e responsabilidade sobre o processo de gerenciamento documental. Taxonomia Dinâmica Estratégia de taxonomia dinâmica para atender melhor o seu negócio. Registro de Histórico Rastreabilidade dos processos, dos documentos e tarefas. Motor de BPM Automatização de processos (fluxos padrões BPMN 2.0). Benefícios da Solução Excelência em Technology Services Oferecemos tecnologias e serviços de alta excelência e qualidade, com uma equipe altamente especializada e capacitada em todas as etapas do processo para entregar resultados sólidos. Atendimento Personalizado O setor de Tech Services reconhece as particularidades de cada projeto e busca superar as expectativas dos clientes, oferecendo atendimento e experiência diferenciados. Implantação Eficiente

Business Apps

/

Home > Soluções > Business Apps Business Apps Solução personalizada aos desafios do seu negócio para automatizar, gerenciar e digitalizar documentos e processos de forma ágil e eficiente. Possibilita o gerenciamento dos processos, simplifica a gestão de documentos e contratos, automatiza fluxos de trabalho, trazendo mais eficiência operacional e possibilitando ações “data-driven”. E através de dados coletados, o desempenho do processo é visualizado a partir de um dashboard centralizado. Software ECM/BPM/BPMS integrados e configurável. Gerenciador de documentos configurável de acordo com o seu modelo de negócio para automatização de processos e digitalização de documentos de forma ágil e segura. Medir e Sustentar Performance Controle e potencialize a eficiência dos seus processos de negócios, garantindo o alcance de metas e objetivos de forma escalável. Solicitar Demo Solicitar Demo Assegurar Conformidade com normas Garanta conformidade total com regulamentações da indústria e reduza riscos legais e operacionais. Prover Simetria da informação Potencialize a colaboração e compartilhamento de informações na sua empresa, garantindo que todos os stakeholders tenham acesso às informações de direito. Solicitar Demo Solicitar Demo Cumprir SLAs Otimize a gestão dos atendimentos aos clientes e parceiros, garantindo os prazos do cumprimento de Acordos de Nível de Serviço (SLAs) em todas as interações e solicitações. Prover Transparência e Garantir Compliance Promova a transparência operacional, auxiliando a garantir o cumprimento das políticas e regulamentações internas e externas. Solicitar Demo Solicitar Demo Preencha o formulário abaixo: Benefícios da Solução Excelência em Technology Services Oferecemos tecnologias e serviços de alta excelência e qualidade, com uma equipe altamente especializada e capacitada em todas as etapas do processo para entregar resultados sólidos. Atendimento Personalizado O setor de Tech Services reconhece as particularidades de cada projeto e busca superar as expectativas dos clientes, oferecendo atendimento e experiência diferenciados. Implantação Eficiente O recurso de serviços profissionais de implantação atua na modelagem e implementação de forma eficiente, garantindo uma transição suave e sem impactos negativos nos negócios dos clientes. Isso inclui a migração automatizada de dados legados, quando necessário. Melhoria contínua O recurso de melhoria continua identifica oportunidades de aprimoramento nos processos dos clientes e utiliza iterativamente o Framework W3K para implementar melhorias. Isso visa aprimorar constantemente a experiência do cliente e otimizar os resultados obtidos. Flexibilidade e adaptabilidade Oferecemos flexibilidade e adaptabilidade para atender às necessidades específicas de gestão da sua organização, permitindo a personalização de soluções para alinhar-se perfeitamente aos processos exclusivos de cada área do negócio. Capacidades de Low-Code Desenvolvemos com velocidade a modelagem técnica e diminuimos custos com nossos recursos de low-code, permitindo que nossos analistas de negócios criem e personalizem aplicações de forma ágil, com menos codificação manual. Dashboard Centralizado Motor de BI analisa indicadores em tempo real de todas as aplicações e apresenta um dashboard centralizado que relata o desempenho de todos os processos implementados. Vendas 60% MQL  80% Taxa de conversão 80% Fechamento 103% Previsibilidade Entrega 106% SLA entrega 60% Billability 80% QA 75% CSAT Sustantining 74% SLA geral 100% SLA contratado 72% Backlog 84% CSAT Geral 85% Faturamento 100% SLA contratado  72% Backlog 85% NPS Indicadores de porcentagem: . Meta atingida . Bom . Regular . Insuficiente Indicadores de porcentagem: . Meta atingida . Bom . Regular . Insuficiente Os nossos serviços digitais reduziram o tempo de coleta de indicadores em Redução dos papéis de documentação do RH em Redução dos pleitos na Gestão de contratos em Conheça as nossas funcionalidades Busca Inteligente Encontre rapidamente a previsão vigente do documento. Integração As nossas aplicações são facilmente integradas. Certificação Digital Rápido, fácil, rastreável e com validade jurídica. Workflow Controle das filas de trabalho e colaboração entre usuários Digitalização Eficiente processo de digitalização de arquivos adequando-se a sua demanda. Outsourcing Reduza o custo e responsabilidade sobre o processo de gerenciamento documental. Taxonomia Dinâmica Estratégia de taxonomia dinâmica para atender melhor o seu negócio. Registro de históricos Rastreabilidade dos processos, dos documentos e tarefas. Motor de BPM Automatização de processos (fluxos padrões BPMN 2.0). Conheça os nossos Serviços Professional Services Os nossos serviços contam com profissionais aptos para orientar na implementação e no suporte dos nossos serviços. Atendimento humanizado Soluções de acordo com a sua necessidade Equipe de suporte para solucionar questões Information BPO Reduzimos a sua responsabilidade e custo sobre o processo de gerenciamento documental e garantimos o acesso aos documentos a qualquer momento. Arquivista Técnico e Administrativo Digitalização e Indexação de documentos Analista de negócios em ECM e BPM Digitalização Oferecemos consultoria em gestão da informação para transformar a sua documentação física em digital, permitindo acesso rápido e seguro. Diagnóstico do acervo Gestão de documentos físicos e digitais na mesma solução Digitalização eficiente de arquivos legado​ Explore as soluções como aplicações Gestão de Documentos (GED) Oferecemos softwares que permitem empresas gerenciar e digitalizar documentos de forma eficiente e automatizar processos para o tratamento dessas informações. Documentos de Engenharia (EDMS) Nosso software GED / BPMS / EDMS é flexível e escalável para gerenciamento de documentos técnicos e processos de engenharia, que facilita o acesso e colaboração, sem perder foco em segurança, rastreabilidade e conformidade. Gestão de Contratos Automatizamos fluxos de trabalho, controle de SLAs contratuais, alertas de prazos e recursos avançados de pesquisa e monitoramento, provendo controle total sobre os contratos. Gestão de qualidade Oferecemos softwares que permitem empresas gerenciar e digitalizar documentos de forma eficiente e automatizar processos para o tratamento dessas informações. Gestão de Mudanças (MOC) Nosso software GED / BPMS / EDMS é flexível e escalável para gerenciamento de documentos técnicos e processos de engenharia, que facilita o acesso e colaboração, sem perder foco em segurança, rastreabilidade e conformidade. Data Room Automatizamos fluxos de trabalho, controle de SLAs contratuais, alertas de prazos e recursos avançados de pesquisa e monitoramento, provendo controle total sobre os contratos. Databook eletrônico Com esse recurso as informações técnicas de engenharia e construção civil podem ser preenchidas via mobile no momento da vistoria à obra, garantindo a confiabilidade dos dados para equipes e gestores. Diário de Obra Eletrônico (RDO) Todas as informações centralizadas diretamente em um diário de obra online, com informações relacionadas à execução da obra.

BPM | Processos, ECM/GED | Documentos, EDMS | Engenharia, Gestão de Contratos, Greendocs, Todos, W3K Tecnologia

Como o GREENDOCS pode melhorar a eficiência de sua empresa

/

O GREENDOCS leva governança da informação ao ambiente corporativo. A ferramenta, que já faz parte da rotina de centenas de empresas, tanto no Brasil, quanto no exterior, consiste em um gerenciador de documentos e processos totalmente adaptável ao modelo de negócio de seus clientes, contribuindo para a melhoria da gestão e eficiência operacional.  Por ser uma plataforma integrada de GED/BPMS/EDMS, o GREENDOCS oferece flexibilidade e escalabilidade no gerenciamento de documentos técnicos e processos de engenharia, por exemplo. De maneira prática e funcional, a plataforma atua no gerenciamento de documentos, fornecendo suporte para modelagem, virtualização e automatização dos processos, tudo isso sem esquecer da segurança e da transparência no armazenamento dos dados, configurando-se em uma solução completa e centralizada, para empresas que desejam gerir, disponibilizar e manter online os seus documentos corporativos.  Nesse contexto, a digitalização de documentos facilita algumas rotinas da empresa, como por exemplo a gestão de contratos. Sua implementação tem como objetivo reunir e organizar esses dados, permitindo consultas e atualizações, e assegurando a integridade das informações armazenadas em nuvem. Esse diferencial garante auditabilidade, assertividade e agilidade nos documentos envolvidos, e ainda a interoperabilidade entre cliente, fornecedores e parceiros.   O GREENDOCS consegue lidar com altos volumes de conteúdos técnicos por meio da gestão automatizada, facilitando o fluxo de documentos internos e os trâmites com fornecedores. Este movimento garante ainda maior agilidade aos módulos de auditoria e formatação das entregas.  Software pode ser adaptado aos processos já existentes na empresa O GREENDOCS se adapta perfeitamente aos processos e demandas já existentes na empresa, fornecendo uma solução centralizada para o fluxo existente. Esse aspecto permite uma maior rastreabilidade e segurança no armazenamento de dados, evitando problemas relacionados à falta de assimetria da informação. A plataforma atua no gerenciamento de documentos, fornecendo suporte para modelagem, virtualização e automatização dos processos.  O software permite desde a captura dos documentos, independente do seu formato (físico ou digital), até a análise e emissão de relatórios – sendo que este último fator impacta diretamente na tomada de decisão gerencial.  Este ciclo compreende ainda os seguintes aspectos relacionados ao processo: Gestão de Documentos, Workflow e Automação, Armazenamento e Arquivamento, Recuperação e Pesquisa, Colaboração e Publicação, Gerenciamento do Ciclo de Vida, Compliance e Segurança, e Integração. Por sua vez, o motor de Business Process Management (BPM) do GREENDOCS permite uma gestão escalável aos negócios, contribuindo para as boas práticas de gestão, influenciando na melhoria contínua do ambiente corporativo.  Esse conjunto de ferramentas auxilia na modelagem, automatização, execução e otimização de processos de negócios. Tais ferramentas permitem que as organizações documentem de maneira visual seus processos, configurando fluxos de trabalho automatizados, e possam monitorar seu desempenho em tempo real – diferenciais que facilitam o ajuste de eventuais problemas de fluxo nos processos, e garantam a excelência operacional. Outro fator relevante relacionado ao GREENDOCS está relacionado à sustentabilidade ambiental. Isso porque o uso do software reduz gastos com impressão e outros insumos, o que fortalece a relação de cuidado e respeito ao meio ambiente – aspecto que está alinhado às boas práticas do Environmental, Social and Governance (ESG). Soluções digitais para negócios escaláveis – conheça mais sobre a W3K As soluções W3K contribuem para a transformação digital das empresas há 13 anos, auxiliando-as a se desenvolverem frente às demandas do mundo corporativo de forma escalável. Essa transformação gera menos custos aos processos organizacionais, além de contribuir para maior rastreabilidade e segurança no ambiente compartilhado de dados. Para saber um pouco mais dessa – e de outras soluções – baseadas em governança de dados da W3K clique aqui, Conheça também cases de empresas que já utilizam nossas plataformas em suas rotinas de gestão. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gestão de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

BPM | Processos, EDMS | Engenharia, Greendocs

Como o GREENDOCS está facilitando as rotinas de Engenharia em Projetos Industriais

/

As soluções W3K desempenham um papel fundamental na transformação digital e governança da informação de empresas, auxiliando as organizações a se desenvolverem frente às demandas do mundo corporativo de forma escalável, melhorando a gestão e eficiência operacional. Essa transformação gera menos custos aos processos organizacionais, além de contribuir para maior rastreabilidade e segurança.  O nosso software, GREENDOCS, destaca-se por ser uma plataforma integrada de GED/BPMS/EDMS, oferecendo flexibilidade e escalabilidade no gerenciamento de documentos técnicos e processos de engenharia. Isso porque na engenharia, o gerenciamento de  documentos e processos são fundamentais para o andamento dos projetos, em especial no que se refere a processos de criação e manutenção de estruturas, máquinas e sistemas. Neste aspecto cabe ressaltar que apenas o arquivamento não é o suficiente – é preciso olhar todo o processo que envolve a gestão de documentos e avaliar ponto do seu ciclo de vida (projeto).  Esse controle garante maior eficiência ao projeto, e auxilia a equipe a mitigar riscos como atrasos ou perdas que podem ser causadas pela falta de assimetria na informação. Neste contexto o GREENDOCS permite que os usuários possam cadastrar, armazenar e gerir de maneira eficiente informações de projetos, incluindo detalhes dos proponentes, andamento, metas, cronogramas e controle financeiro.  De maneira prática e funcional, a plataforma atua no gerenciamento de documentos, fornecendo suporte para modelagem, virtualização e automatização dos processos, tudo isso sem esquecer da segurança e da transparência no armazenamento dos dados. O GREENDOCS se adapta perfeitamente aos processos e demandas já existentes na empresa, fornecendo uma solução centralizada para o fluxo existente. Esse diferencial permite uma maior rastreabilidade e segurança no armazenamento de dados.  Com a aplicação de EDMS (Engineering Document Management Sytemte) do GREENDOCS, laudos, registros, históricos e as evidências dos projetos são localizadas muito mais rápido, evitando riscos nos processos de auditoria. A implementação do GREENDOCS tem como objetivo reunir e organizar esses dados, permitindo consultas, atualizações e assegurando a integridade das informações armazenadas em nuvem. Esse diferencial garante auditabilidade, assertividade e agilidade nos documentos envolvidos nos projetos, e ainda a interoperabilidade entre cliente, fornecedores e parceiros. Plataforma integra ambientes de maneira rápida e funcional Como falamos acima, a área de Engenharia de uma organização integra diversos setores de um projeto – industrial, elétrica, civil, e ambiental, cada um com suas especificidades e demandas. Nesse aspecto, a possibilidade de acessar diversos ambientes com apenas um login torna todo o processo mais rápido e funcional para o time, o que pode significar a melhoria da performance. E este ponto é um dos facilitadores da plataforma GREENDOCS, que consegue lidar com altos volumes de conteúdos técnicos por meio da gestão automatizada. A solução facilita o fluxo de documentos internos, trâmites com fornecedores e contratos vigentes. Este movimento garante ainda maior agilidade aos módulos de auditoria e formatação das entregas, dando total transparência aos processos. Além disso, o GREENDOCS possui uma interface intuitiva, permitindo as configurações necessárias para cada implementação. A solução também conta com a busca inteligente para documentos técnicos, workflow de colaboração para EDMS, visualização CAD no sistema de engenharia, além de permitir a inserção de anotações e/ou comentários eletrônicos relacionados ao desenvolvimento do projeto.  Governança da informação e sustentabilidade O GREENDOCS leva governança da informação ao ambiente corporativo de forma escalável. A ferramenta, que já faz parte da rotina de  centenas de empresas, tanto no Brasil, quanto no exterior, consiste em um gerenciador de documentos e processos totalmente adaptável ao modelo de negócio de seus clientes – para conhecer cases de organizações que já aderiram à solução clique aqui.  Além de garantir maior segurança, controle e rastreabilidade aos processos organizacionais, a solução também contribui para a sustentabilidade ambiental. Isso porque o uso do GREENDOCS reduz gastos com impressão e outros insumos, o que fortalece a relação de cuidado e respeito ao meio ambiente. Conheça um pouco mais dessa solução baseada em governança de dados da W3K clicando aqui. 

Greendocs, Qualidade, Todos

Greendocs: Vamos falar sobre Gestão da Qualidade?

/

Se tem uma área que recebe a todo instante documentos, dados e informações, esse setor é o da qualidade. Com essa grande quantidade de arquivos, fica ainda mais desafiador controlar com eficiência esses processos. Por isso, prover fluidez e dinâmica a esses registros faz toda diferença. Um processo organizado e padronizado permite que os documentos sejam localizados rapidamente, o que não apenas otimiza o tempo das organizações, como também se torna um grande alicerce para as tomadas de decisões. Empresas maduras já entenderam que não é possível ignorar a gestão documental, especialmente para gestores que desejam minimizar os custos, reduzir as burocracias, sem perder controle ou consultar dados desatualizados. No artigo de hoje, vamos apresentar a nossa plataforma online de Controle de Documentos e Registros da Qualidade, sistema que garante rastreabilidade e organização às empresas. Greendocs: workflow da qualidade com excelência Vamos falar sobre o workflow de aprovação do documento? Na rotina de muitas empresas, o responsável envia o arquivo e a equipe de qualidade os sobe manualmente. É importante dizer que esse fluxo de tramitação é otimizado com o Greendocs – nossa plataforma online de Controle de Documentos e Registros da Qualidade Quer saber por qual razão isso é tão importante? Pense que a empresa tenha apenas o registro da data de publicação do documento de qualidade, ou seja, desconheça outras informações, despadronizando o envio, eliminando a possibilidade de controle de prazo e, principalmente, sem saber o status do fluxo. Agora imagine um sistema que além de workflow, permite que as organizações realizem o controle minucioso de tarefas, elaboração, aprovação e publicação de documentos, tudo de forma sistêmica e automatizada. É outra realidade, não é mesmo? Na prática, com a plataforma online da W3K você pode analisar criticamente, aprovar padrões, identificar revisões, controlar alterações, assegurar disponibilidade da versão atual, controlar documentos externos, automatizar a distribuição e obter acesso rápido aos documentos. Rastreabilidade e confidencialidade aos documentos com o Greendocs A disponibilidade, precisão e organização dos dados são pilares essenciais para o bom andamento dos processos de qualquer empresa. Da mesma forma, a rastreabilidade total da informação provê governança à rotina. Outro ponto fundamental é a confidencialidade da informação, necessária para garantir a segurança desses dados. Além de tudo isso, o Greendocs permite ainda que as empresas configurem o nível de permissionamento dos usuários, quais áreas recebem a notificação e que tipos de movimentação podem fazer, afinal, nem todos os documentos devem estar disponíveis para todos os departamentos. A distribuição de responsabilidades e pendências para emissão de novos documentos também pode se tornar completamente rastreável. Com o Greendocs, é possível visualizar onde parou a demanda, com quem e há quanto tempo está no mesmo status. O que mais o Greendocs pode fazer pela sua empresa? Agilidade, seja para consulta ou para conferência de status, prazos e pendências, é um dos grandes diferenciais da plataforma. Além disso, os responsáveis por cada área têm seus tempos otimizados, visto que podem buscar rapidamente qualquer documento pela plataforma. E vamos além: o Greendocs estabelece permissões e restrições no acesso a padrões, políticas e templates. Esse processo pode ser configurado também por etapa do fluxo, com definição dos responsáveis por cada etapa. Isso tudo, claro, de acordo com a realidade do negócio. Outro benefício da plataforma é a disponibilidade dos arquivos e documentos. As revisões feitas em cada versão podem ou não ser consultadas, dependendo apenas da estratégia de permissionamento. É importante ressaltar também que o acesso pode ser feito de qualquer lugar, em qualquer horário, basta ter conexão à Internet e permissão para logar no Greendocs. Escolha a W3K como sua parceira tecnológica A W3K provê escalabilidade à gestão das empresas, através da disponibilização ágile de aplicações de negócio que possibilitam a transformação digital de processos gerenciais, trazendo fluidez, governança da informação, rastreabilidade, controle, integração e regramento de excelência. Quer saber como a W3K pode potencializar o seu negócio? Acesse https://www.w3k.com.br e fale com um de nossos especialistas.

Qualidade, Todos

Greendocs é ideal para gestão de registros e documentos da qualidade

/

Implementar um sistema de gestão de qualidade é um passo bastante significativo na trajetória de uma empresa, pois mostra que a organização está comprometida com seu crescimento sustentável e a melhoria contínua de seus processos. Também é o caso de construtoras e incorporadoras que contrataram o Greendocs para gestão de registros e documentos da qualidade. Com a plataforma, as empresas especializadas em edificações, infraestrutura, saneamento e construções especiais obtém mais controle, rastreabilidade e segurança no acesso aos documentos de qualidade. Isso porque distribuir manualmente documentos, gerenciar comunicação por e-mail e planilhas de controle pode funcionar em processos cotidianos mais simples, com pequenas equipes e poucos registros. Contudo, à medida que as companhias crescem, os colaboradores se multiplicam, novos setores são criados, e se torna praticamente impossível manter uma gestão eficiente com esse modelo de controle. Workflow da qualidade é eficiente com o Greendocs É comum que algumas empresas não trabalhem com o workflow de aprovação do documento. Dessa forma, acabam fazendo tudo em apenas uma etapa: o responsável manda o arquivo e a equipe de qualidade sobe manualmente. Porém, após implementar uma plataforma, o fluxo de tramitação já entra no Greendocs. Se a empresa só tem o registro da data de publicação do documento de qualidade, sem informação, sem padronização de envio, sem controle de prazo e, principalmente, sem saber o status do fluxo, com o Greendocs a situação é muito diferente e melhor: além de workflow, as organizações conseguem incluir no processo o controle de tarefas, elaboração, aprovação e publicação de documentos, tudo de forma sistêmica e automatizada. Rastreabilidade e controle nos documentos da qualidade O Greendocs provê a disponibilidade, precisão e organização das informações, bem como rastreabilidade total da informação. Sem contar o respeito aos prazos nas atividades internas, nos processos, fluxos e visão do status real. A distribuição de responsabilidades e pendências para emissão de novos documentos também pode ser rastreável. Com o Greendocs, é possível visualizar onde parou a demanda, com quem e há quanto tempo está no mesmo status. Publicação de documentos vigentes com confidencialidade Outro ponto essencial é a segurança na confidencialidade da informação oferecida pelo Greendocs – um dos pilares da segurança da informação – permite que as empresas configurem o nível de permissionamento dos usuários, quais áreas recebem a notificação e que tipos de publicações podem fazer, afinal, nem todos os documentos devem estar disponíveis para todos os departamentos. Vale dizer que as companhias têm treinamento para acessar o Greendocs, já que, geralmente, todos precisam ler as publicações da qualidade relacionadas ao seu processo ou setor. Um exemplo prático é a publicação de documentos para todo mundo. E para que todos os colaboradores possam ler o que é publicado, todos têm acesso como usuário leitor e conhecimento para usar a plataforma. Porém, quando há pendências, os responsáveis são notificados e somente os usuários vinculados podem ter uma ação sobre a mesma. A segurança está no fato de que a própria empresa consegue configurar quem pode visualizar os documentos, quais áreas precisam ser notificadas, entre outros controles de acesso. Consultar padrões, políticas e templates online ficou mais fácil com o Greendocs O Greendocs também provê agilidade no acesso aos documentos, seja para consulta ou para conferência de status, prazos e pendências. A busca rápida pela plataforma otimiza o tempo dos responsáveis em cada área, além de tornar mais assertivo todo este processo. O Greendocs possibilita estabelecer permissões e restrições no acesso a padrões, políticas e templates, que pode ser um processo configurado por etapa do fluxo e definindo os responsáveis por cada etapa. De acordo com a realidade do negócio. Outra vantagem é que, com o sistema, os documentos vigentes ficam facilmente disponíveis e as revisões feitas em cada versão podem ou não ser consultadas, dependendo apenas da estratégia de permissionamento. O acesso às informações pode ser realizado de qualquer lugar, em qualquer horário, basta ter conexão à Internet e permissão para logar no Greendocs. Como a maturidade dos processos contribui para a implantação de tecnologias? A maturidade em processos de uma empresa se dá pela forma como ela evolui e melhora seus processos, resultando em rotinas mais produtivas e assertivas a seus colaboradores, e em entregas mais satisfatórias. Quanto mais maduro for um processo, mais fluido e rápido será a implementação deste em uma nova tecnologia. No caso de construtoras e incorporadoras ou empresas que investem constantemente na transformação digital, a visão de futuro e de melhoria contínua se torna notável. É nesta linha evolutiva que as organizações optam pela adoção do Greendocs no âmbito da Qualidade. Porque escolher a W3K? Somente uma plataforma robusta e escalável como o Greendocs para atender com excelência às demandas da qualidade. Isso porque é possível entregar relatórios que são configurados com metadados específicos que cada setor precisa para visualizar a sua informação. As pendências gerais podem ser visualizadas na tela, o que facilita na hora de verificar onde está parado o documento em revisão. Quando há muita informação ou é necessário um número maior de dados, usa-se os relatórios para comparar as informações e tomar decisões. A consulta de documentos pelo aplicativo possibilita aos usuários entenderem qual é o real status de cada arquivo. Por exemplo, você pode ter na palma da mão documentos importantes, como: Ficha de verificação e condições de inspeção e armazenamento de materiais; Políticas internas, compliance;. Procedimentos, normas e novos treinamentos;Quer saber mais sobre a nossa solução completa para gestão de registros e documentos do setor da Qualidade? Solicite uma demo Greendocs com um de nossos especialistas.

EDMS | Engenharia, Todos

Greendocs EDMS: Confiabilidade na gestão de documentos para engenharia

/

Na engenharia, os documentos são parte fundamental para o excelente andamento dos projetos. Podemos dizer, inclusive, que são insumos vivos e dinâmicos para qualquer processo de criação e manutenção de estruturas, máquinas e sistemas. Diante disso, vale ressaltar que apenas pensar em sua organização e arquivamento não é o suficiente, visto que é preciso olhar para todo o processo que envolve esses documentos e seus conteúdos de dados e informações, avaliando cada ponto de seu ciclo de vida. A falta de metodologias documentais afetam um projeto de engenharia, colocando em risco a assimetria da informação. Dessa maneira, diversos gargalos vêm à tona, como a falta de controle do próprio projeto, ou seja, não saber por qual razão o mesmo está atrasado, quais os motivos que impediram as assinaturas necessárias, entre outros. Além disso, desafios comuns na área de engenharia, como o risco de usar o documento inválido para consulta de informações sobre o andamento do projeto; ou não ter garantia de rastreabilidade quanto aos responsáveis pelos processos; podem tornar a obra onerosa, não somente pelo tempo gasto desnecessariamente, mas também pelos recursos que poderiam ter sido economizados se o cenário fosse mais fluido e seguro. É aí que entra o Greendocs – uma plataforma EDMS, flexível e escalável para gerenciamento de documentos e processos de engenharia, facilitando o acesso e a colaboração, sem perder o foco em segurança, rastreabilidade e conformidade. Sistema EDMS amigável para gerenciar documentos da engenharia Vamos imaginar uma cena comum na rotina de alguns grandes projetos de engenharia que é, por exemplo, a necessidade de mais de mil usuários conectados em uma só plataforma, todos com acesso aos documentos técnicos e seus templates. Sem um sistema EDMS amigável, onde técnicos de engenharia, fornecedores, equipe de cdoc, arquivistas e profissionais da informação possam desenvolver suas funções por meio de acessos fluidos e burocracia adequada, a governança da informação acaba em risco. Isso porque quando falamos em projetos de engenharia, estamos nos referindo a diversos processos pelos quais as obras passam, desde o planejamento, passando por todas as etapas de execução até a entrega. É fundamental ter uma metodologia eficiente para gerir tudo isso. Como o Greendocs faz a diferença no controle de fluxo dos documentos de engenharia? No meio desses processos todos, quando um gestor recebe o documento do fornecedor e discorda de algo, por exemplo, o provisor adiciona nova revisão, configura notificações de prazos, e esse processo se dá até o mesmo ser aprovado. Se não houvesse o controle de fluxo das revisões promovido pelo Greendocs, haveria grande possibilidade de erros durante este ciclo. Ainda sobre os grandes desafios enfrentados nos projetos de engenharia, a dificuldade em encontrar documentos importantes e urgentes não apenas atrasa a obra, mas atrapalha a fluidez necessária para uma execução eficiente. Com o Greendocs EDMS, os laudos, registros, históricos e as evidências dos projetos são localizadas muito mais rápido, evitando riscos nos processos de auditoria. Integração de ambientes com apenas um login No âmbito da engenharia, a integração entre várias disciplinas, como elétrica, civil, mecânica e ambiental, apoia a auditabilidade, a assertividade e a agilidade nos documentos em projetos. Diante disso, a possibilidade de acessar variados ambientes com apenas um login – um facilitador da plataforma Greendocs, o imenso volume documental é estruturado através da gestão automatizada de excelência, facilitando o fluxo de documentos internos, os trâmites com fornecedores e contratos, além de agilizar os módulos de auditoria e formatação das entregas. Ademais, o Greendocs é fácil de usar e possui uma interface intuitiva, além de garantir as configurações necessárias referentes à cada implementação. Com busca inteligente para documentos técnicos, workflow de colaboração para EDMS, visualização CAD no sistema de engenharia, possibilidade de comentários eletrônicos na plataforma e total rastreabilidade da informação. Quer saber mais como a sua empresa pode aumentar a confiabilidade e a rastreabilidade com a plataforma da W3k? Entre em contato.

ECM/GED | Documentos, EDMS | Engenharia, Todos

Gerenciamento de Obras e EDMS: tecnologia é a resposta para ganho de agilidade, assertividade e eficiência

/

Tempo, orçamento e qualidade de entrega são ativos muito valiosos quando se fala em obras. Seja na execução ou no gerenciamento, nenhuma empresa pode perder estes itens de vista ao tocar um projeto desta área, especialmente quando falamos em obras industriais de grande porte. Mas como alcançar eficiência nestes aspectos essenciais? Em se tratando de tempo, um bom começo é minimizar processos manuais e lentos, que dificultam a tramitação de documentos e a fluidez dos processos, podendo acarretar morosidade e atraso nas entregas, comprometendo prazos ou até mesmo a conclusão da obra. Para mitigar esses desafios, trazendo ao gerenciamento de obras a agilidade e assertividade necessárias para garantir economia de tempo, redução de custos e alta qualidade dos serviços executados, uma boa indicação é a utilização de uma tecnologia robusta EDMS para o Gerenciamento de Obras. Plataforma EDMS Online para o Gerenciamento de Obras Precisão e agilidade evitam riscos e desperdícios de recursos, e são benefícios que uma plataforma de Gerenciamento de Obras e EDMS online. Como? De diversas maneiras. Por exemplo: Uma plataforma EDMS online permite organizar e catalogar documentos, tornando muito mais fácil e rápido encontrar estes materiais sempre que necessário;Além disso, este mesmo recurso evita a perda de documentos, possibilitando sua recuperação quando preciso;Este tipo de tecnologia também permite que o fluxo de processos indique a direção correta a seguir: documentos analisados, emitidos, alterados, aprovados ou reprovados estarão sob controle, de forma a evitar o uso de documentos obsoletos ou não-válidos;O controle trazido por uma plataforma desta área garante mais visibilidade, organização e poder de gestão aos responsáveis pelo gerenciamento de obras, aumentando a produtividade, tornando processos de gestão e decisão mais ágeis e minimizando erros, retrabalhos e possibilidades de perda de prazos. Por Outro Lado… Já o não uso desta tecnologia pode trazer alguns riscos críticos para o andamento e o gerenciamento de uma obra, como: Reduza custos com o Gerenciamento de Obras e EDMS Online Falando em redução de custos, vamos abordar um pouco mais sobre este ponto, que é crucial para qualquer obra. Um dos mais comuns gargalos de custos em obras está no gerenciamento de documentos de forma manual ou por planilhas. Este formato de trabalho aumenta as horas de execução, além de gerar risco de retrabalho e falhas no processo. Na tentativa de diminuir os índices de ineficiência gerados pela prática manual, algumas empresas optam por contratar mais pessoas para o gerenciamento de sua documentação, aumentando os custos de pessoal. Sem falar que o manuseio de documentos e registros desperdiça um tempo precioso dos especialistas de engenharia, que poderiam fazer esta gestão de forma eletrônica, ganhando agilidade e abrindo ainda mais espaço nas agendas para tarefas estratégicas, muito mais condizentes com suas habilidades. Qual a Solução? Para solucionar estes desafios, o melhor caminho é a automatização de processos. Ela otimiza o tempo dos profissionais de engenharia e das equipes que trabalham com documentação, diminui significativamente os custos com ações obsoletas e traz mais praticidade, produtividade, assertividade e qualidade à gestão de obras de ponta a ponta.Plataforma Greendocs EDMS no Gerenciamento de Grandes Obras Industriais Com a plataforma Greendocs EDMS, o gerenciamento de grandes obras ganha muito, principalmente em: Todos estes são benefícios do Greendocs que podem alavancar a produtividade de uma obra, garantindo ações e decisões assertivas que qualificarão os processos e a gestão como um todo. Por que adotar a plataforma Greendocs para Gerenciamento de Obras e EDMS? Para adotar esta tecnologia de forma segura, tranquila e eficaz, é preciso contar com o apoio de uma empresa especializada, com confiabilidade na área de gerenciamento de documentos, larga experiência em processos de engenharia e uma solução completa em seu portfólio. Nesta linha, a plataforma Greendocs é online e configurável para os seus processos de Gerenciamento de Obras e EDMS. Garante a governança da informação com eficácia e fluidez, assegura que normas, diretrizes e controles de responsabilidade possam ser digitalmente tramitados, preservando os valores, prazos, qualidade e compliance da gestão da obra. Trata-se de agregar tecnologia e serviços especializados à gestão de Grandes Obras Industriais para padronizar a informação, automatizar processos e desenvolver uma lógica inteligente na comunicação entre setores e agentes de projeto, trazendo uma gestão escalável a empresas e empreendimentos com altas demandas ou processos intensos em relação à informação técnica. A W3K tem a tecnologia, os serviços, os profissionais qualificados e a expertise que a Gestão de Grandes Obras Industriais requer para ser eficiente. Para saber mais, fale com a nossa equipe.

BPM | Processos, Greendocs, Todos

4 vantagens da automatização de processos com BPMS

/

A automação de processos é uma técnica de BPMS (Business Process Management Suite ou System) ou ainda Sistema para Gestão de Processos Empresariais, que nada mais é do que aplicar a tecnologia e a integração de sistemas a fim de aprimorar o controle e o andamento do fluxo de trabalho em uma organização, com a modelagem BPM. Mas, como isso é feito? É simples: por meio do controle em tempo real e da implementação de atividades manuais para automatizadas. Quer saber como sua empresa pode ser mais produtiva e obter melhores resultados. Siga a leitura, pois vamos apresentar 4 vantagens da automatização de processos com BPMS. BPMS reduz os custos da empresa A automatização dos processos com BPMS permite que a organização consiga olhar para a gestão do seu fluxo de trabalho de forma ampla. Isso faz com que elimine os riscos de perder o controle sobre informações, funções e etapas, tendo pouca visibilidade ou até mesmo previsibilidade sobre eventuais problemas, atrasos ou falhas em entregas – o que pode gerar custos, às vezes, bem altos. Além disso, quando uma companhia opta por automatizar processos, também permite resposta rápida às demandas do negócio, focando na gestão sistemática e integrada dos ambientes. Dessa maneira, é possível produzir mais e qualificar os modelos de atuação e equipes, podendo otimizar também os custos, que chegam a alcançar até 80% de redução. Mais controle das filas de trabalho com BPMS O conceito de BPM é um conjunto de estratégias, normas e princípios capazes de orientar com eficácia e excelência os gestores, para escolherem as melhores alternativas no gerenciamento dos processos na empresa. Mas, o que isso tem a ver com controlar as filas de trabalho? Veja bem, ao automatizar o workflow com uma plataforma BPMS, a empresa tem a possibilidade de receber notificações automáticas para o controle de prazos, criação ou modificação de itens, tarefas pendentes ou temporalidade – o que aumenta consideravelmente a fluidez dos processos de negócio. BPMS garante maior eficiência e segurança aos processos A automatização de processos com BPMS gera mais segurança, visto que os dados são transmitidos criptografados. Acredite, essa tem se apresentado a maneira mais segura de se armazenar as informações da organização. Além disso, o alto nível de eficiência que o BPMS proporciona em seus processos torna a rotina mais assertiva e eficaz, tanto dos processos como das equipes. Consequentemente, a empresa se torna também mais competitiva e preparada para enfrentar o mercado. Produtividade com automatização dos processos BPMS Quando você opta por automatizar os processos da sua empresa, barreiras e gargalos são eliminados, tornando o workflow mais dinâmico e fluído e, consequentemente, aumentando a produtividade. A padronização, assim como a transparência, fazem com que todas as etapas ganhem em produtividade, visto que são realizadas com maior controle e, claro, evitando retrabalhos e erros na comunicação desde a sua primeira execução. Porém, para automatizar processos é preciso planejamento e definição clara de objetivos e prioridades. A negligência de etapas pode prejudicar o processo como um todo e acarretar outros problemas. Por isso, conte com uma ajuda especializada. Como a W3K pode ajudar o seu negócio? A resposta para essa pergunta está na certeza de que o apoio de tecnologias inteligentes pode transformar o seu negócio. O Greendocs, por exemplo, é uma plataforma que possibilita acompanhar e avaliar a qualidade de todos os fluxos de trabalho por meio de indicadores definidos de acordo com as expectativas de cada projeto, dando subsídios para a tomada de decisão focada diretamente na melhoria dos processos. Essa é uma plataforma totalmente adaptável ao seu modelo de negócio, replicando processos e estratégias já utilizadas pelo seu time, garantindo a governança da informação e a gestão escalável de negócios. Converse com alguém da nossa equipe e garanta mais confiança, competitividade e fluidez a sua rotina

Rolar para cima