Gestão de Documentos

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Gestão de documentos mais eficiente, segura e intuitiva: conheça o KeyDrive

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Maior segurança, desempenho e conformidade em toda a jornada do documento na nuvem — estes são os principais diferenciais do KeyDrive, uma plataforma completa para armazenagem e gerenciamento de informações no ambiente digital. O software possui diversas funcionalidades que tornam a gestão de documentos mais eficiente e segura. Diferente de outros softwares disponíveis no mercado, o KeyDrive é uma solução completa para gestão documental e é também uma ótima opção para digitalização do acervo documental. Sua interface intuitiva, que permite acesso, compartilhamento e gerenciamento eficiente de documentos, foi pensada com foco na experiência do usuário. Seus recursos avançados de segurança e estrutura leve, são diferenciais muito relevantes para empresas que precisam de tecnologia de ponta para gerenciamento de informações-chave, mas não podem perder tempo com implantações complexas. Isso porque o software é totalmente ‘out of the box’, ou seja, ele não necessita de configurações adicionais para começar a operar.  O KeyDrive também possui conformidade regulatória e auditoria facilitada, simplificando processos com rastreabilidade, relatórios detalhados e validação de dados, e está dividido em três etapas: Armazenamento – garantimos um software com acesso e organização facilitados através de um drive virtual, armazenamento eficiente e econômico, e criptografia avançada para segurança completa. Transmissão – oferecemos transmissão criptografada para segurança dos dados, intercâmbio padronizado de documentos entre empresas, integração fácil via API e acesso seguro para colaboração eficiente entre equipes. Acesso – proporcionamos um gerenciamento de dados intuitivo com segurança avançada, interface amigável, visualização protegida, e rápido tempo de resposta para acesso eficiente aos documentos. Criptografia garante maior segurança no ambiente compartilhado de dados O KeyDrive também é Security Feed — importante recurso para garantir a segurança cibernética, fornecendo um ambiente mais seguro para os usuários e para o compartilhamento de dados. Com os ataques hacker se tornando cada vez mais frequentes, manter registros de clientes, projetos e outros dados confidenciais longe dos cibercriminosos têm sido a maior preocupação dos gestores de TI em todo o mundo. Relatório da DeepStrike, empresa especializada em cibersegurança, o Brasil foi o sétimo país que mais sofreu ataques cibernéticos no ano passado.  Além de criptografia na transmissão de informações, o KeyDrive possui ainda uma camada de criptografia no armazenamento de dados na nuvem, o que aumenta a proteção de dados e a segurança do cliente. A ferramenta permite aos usuários compartilharem arquivos de maneira ágil e segura, através da geração de um link exclusivo. Com este link apenas usuários autorizados podem acessar, controlar, visualizar e interagir com os documentos, garantindo segurança, rastreabilidade e eficiência no compartilhamento. Flexibilidade e integração com outras plataformas Além das medidas de segurança e conformidade, existem outros fatores que diferenciam o KeyDrive das demais plataformas de controle de documentos e ECM comuns. Entre eles podemos citar a capacidade de integração com os ambientes existentes do cliente, bem como sua flexibilidade e adaptabilidade a diferentes necessidades de negócio e volumes de documentos (escalabilidade).  A possibilidade de colaboração online, relacionada a gestão do arquivo, como acesso, transmissão segura, compartilhamento e comentários em tempo real, também é outro fator importante, principalmente para equipes remotas. E então quer conhecer mais sobre a plataforma KeyDrive e entender como seus recursos avançados para uma gestão mais eficaz dos documentos?  Importante ferramenta para digitalização de arquivos O KeyDrive é também uma importante ferramenta para digitalização de arquivos. A solução transforma processos manuais, analógicos e dados em papel em fluxos de trabalho digitais, otimizados e automatizados, garantindo acesso seguro à informação a qualquer momento e de qualquer lugar. Com o gerenciamento de documentos em nuvem, é possível integrar captura de dados, digitalização de documentos físicos e implementação de ferramentas digitais em uma única plataforma. Nosso processo transforma arquivos físicos em acervos digitais, organizados e acessíveis por meio de uma plataforma em nuvem robusta, segura e escalável. Com isso, garantimos o gerenciamento eficiente de grandes volumes documentais, promovendo a preservação da informação, redução de espaço físico e facilidade no acesso aos dados.Clique aqui e descubra como nossas soluções podem ajudar a sua organização a evoluir na gestão de documentos, processos e dados, com tecnologia e inovação. Para se manter sempre atualizado sobre as melhores práticas de governança da informação, transformação digital e gestão escalável, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k

Blog, Solução Completa, W3K Tecnologia

W3K: há 15 anos unimos pessoas e tecnologia para impulsionar a inovação nas empresas

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Na W3K, há 15 anos, unimos pessoas e tecnologia para impulsionar a inovação nas empresas. Através da inovação sistêmica, nossas soluções aceleram a transformação digital, aumentando a eficiência e a segurança no ambiente compartilhado de dados. Desenvolvemos nossa própria tecnologia para garantir a melhoria contínua e aumentar a performance das organizações. Através da gestão escalável, com foco do cliente , criamos soluções que realmente resolvem dores reais do mercado. Nossa atuação é alicerçada em quatro pilares: Responsabilidade Social, Desenvolvimento Econômico, Capacitação Técnica e Crescimento da Empresa e das Pessoas. Esses valores, juntamente com nossa expertise técnica, garantem a transparência e a confiabilidade que definem a W3K.— dê o play no vídeo e saiba mais.

Blog, Solução Completa, W3K Tecnologia

W3K 15 anos: cada conexão conta!

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Estamos celebrando um momento muito especial na trajetória da W3K: nosso aniversário de 15 anos. Durante nossa jornada, repleta de sucessos, conquistas e desafios, aprendemos algo muito importante: não é a tecnologia que aproxima, mas sim as conexões. São essas relações humanas que sustentam nossas práticas – e que nos trouxeram até aqui. Dê o play e saiba mais sobre a nossa história.

Archiving, Blog, ECM/GED | Documentos, W3K Tecnologia

Solução de ECM/Archiving da W3K oferece processo completo e estruturado para a digitalização e gestão de documentos

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A solução de ECM/Archiving da W3K oferece um processo completo e estruturado para a digitalização e gestão de documentos. Nossos softwares transformam arquivos físicos em acervos digitais, organizados e acessíveis por meio de uma plataforma em nuvem robusta, segura e escalável. Com isso, garantimos o gerenciamento eficiente de grandes volumes documentais, promovendo a preservação da informação, a redução de espaço físico e a facilidade no acesso aos dados — acesse o vídeo e conheça mais detalhes sobre esta solução.

Blog, Greendocs, Solução Completa, W3K Tecnologia

Com tecnologia baseada em IA, W3K prepara lançamento de novas funcionalidades para o GREENDOCS

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Com foco em segurança e alta performance, as soluções da W3K impulsionam a transformação digital nas empresas, entregando maior fluidez e controle em processos intensos de informação e no ambiente compartilhado de dados nas empresas. A cada dia avançamos mais na busca constante pela eficiência, ampliando as funcionalidades baseadas em Inteligência Artificial (IA) de nossos softwares, como é o caso do GREENDOCS — gerenciador de documentos e processos totalmente adaptável ao modelo de negócio das empresas. Uma das novas funcionalidades do software está relacionada à comparação entre duas versões de um mesmo documento. Com o uso da IA, a tecnologia irá analisar os comentários com as solicitações de alterações realizadas em versões anteriores e verificar automaticamente se essas solicitações foram implementadas — e contempladas — na versão atual do documento. Esse diferencial agiliza o processo de revisão e precisão na validação de mudanças. Atualmente, quando o responsável técnico por determinado processo necessita comparar duas versões de um mesmo documento, é preciso que ele leia detalhadamente todos itens, com o objetivo de identificar eventuais revisões e/ou comentários. No entanto, com a nova funcionalidade, essa tarefa passará a ser automatizada. A IA vai analisar os comentários e as solicitações de alteração feitas nas versões anteriores e verificar de forma automática se essas mudanças foram mesmo implementadas na nova versão do documento disponível no ambiente compartilhado. Diante disso, ao invés do usuário despender tempo com revisões manuais, ele receberá um relatório detalhado do progresso das revisões. Este relatório indicará o que foi alterado, o que foi atendido e o que permanece pendente  — caso ainda tenham ajustes não realizados, agilizando alterações, reduzindo erros e aumentando a rastreabilidade e a conformidade das revisões. Outra nova funcionalidade do GREENDOCS é o chat integrado. A partir de agora usuários da solução poderão fazer perguntas dentro do ambiente compartilhado da plataforma, o que inclui questões relacionadas a prazos de vencimentos, média de lead time de um processo e período de contratação de serviço, dentre outras. Esse aspecto garante a centralização da comunicação, aumento da eficiência operacional e a melhora na tomada de decisão. Em ambas funcionalidades, a otimização do tempo é um dos principais benefícios. A W3K mantém um roadmap detalhado do desenvolvimento de novas funcionalidades e melhorias de seus produtos, o que proporciona transparência e previsibilidade aos seus clientes. Nesse contexto, outras funcionalidades baseadas em IA estão sendo desenvolvidas para serem utilizadas em seus softwares.    Software ganhou nova interface em 2025 Com o objetivo de proporcionar uma melhor experiência aos usuários, recentemente o GREENDOCS ganhou uma nova interface. Seu visual atualizado, mais objetivo e harmônico, proporciona uma experiência ainda mais intuitiva — melhorias que não apenas facilitam as operações diárias de uma organização, mas também agilizam a produtividade dos seus processos.  O GREENDOCS também possui visualização nativa de vários formatos, o que inclui o pacote Office, além de permitir que o usuário consiga visualizar seus arquivos em 3D. O processo de melhoria contínua também é outro recurso relevante, pois auxilia na identificação de oportunidades de aprimoramento nos processos de nossos clientes, priorizando a otimização de resultados e garantindo uma melhor experiência.  Além disso, outro aspecto relevante do GREENDOCS está relacionado à medição e sustentação eficaz da performance dos processos de negócios. Este fator garante que metas e objetivos sejam alcançados, e também assegura a conformidade com regulamentações e normas específicas da indústria — diferencial que auxilia na redução de riscos legais e operacionais. A W3K é referência em soluções para Gestão Eletrônica de Documentos (GED), Governança de Dados e Automação de Processos (BPM/BPMS), oferecendo tecnologia especializada para transformar a gestão documental e garantir eficiência operacional, segurança da informação e compliance nas organizações. Clique aqui e descubra como nossas soluções podem ajudar a sua organização a evoluir na gestão de documentos, processos e dados, com tecnologia e inovação. Para se manter sempre atualizado sobre as melhores práticas de governança da informação, transformação digital e gestão escalável, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

Archiving, Blog, ECM/GED | Documentos, W3K Tecnologia

Responsabilidade social: W3K apoiou o processo de digitalização de documentos do Projeto Terra do Governo do Estado do Rio Grande do Sul

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Empresa prestou, de forma gratuita, treinamento, cessão de equipamentos e suporte técnico às prefeituras de Canoas e São Leopoldo/RS A W3K Tecnologia realizou treinamento, cedeu equipamentos e forneceu suporte técnico às prefeituras de Canoas e São Leopoldo/RS durante a realização do mutirão do Projeto Terra — Eu sou Cohab, realizado em outubro e no começo deste mês. A iniciativa do Governo do Estado tem como objetivo a regularização de imóveis adquiridos por meio da extinta Companhia de Habitação (Cohab-RS). O processo de regularização exigia a apresentação de documentos pessoais, jurídicos, contratuais, patrimoniais, imobiliários, financeiros, fiscais e ainda referentes a processos e sucessões. Esse alto volume de documentação física poderia causar demora na consulta dos dados e ocupação de um grande espaço físico, além do risco de eventuais extravios de documentos. Para evitar essa desordem, o processo foi realizado de forma digital, facilitando a consulta das informações dos moradores, agilizando a operação e protegendo a segurança desses dados sigilosos. Durante as ações do mutirão realizadas nos dois municípios, a W3K Tecnologia promoveu um treinamento baseado no modelo de negócio da sua solução ECM/Archiving, a qual consiste na classificação, digitalização, indexação e armazenamento de documentos no ambiente digital. A aplicação transforma processos manuais, analógicos e dados em papel em fluxos de trabalho digitais, otimizados e automatizados, garantindo acesso seguro à informação a qualquer momento e de qualquer lugar. Com o gerenciamento de documentos em nuvem, é possível integrar captura de dados, digitalização de documentos físicos e implementação de ferramentas digitais em uma única plataforma.  Segundo Anderson Mendes, supervisor de serviços da W3K, durante o mutirão de recadastramento dos moradores da extinta Cohab, foram fornecidos scanners para o processo de digitalização de documentos. Além disso, a equipe da W3K realizou a capacitação técnica das equipes das duas prefeituras para que pudessem realizar a digitalização e indexação dos documentos. O CEO da W3K, Daniel Klafke, destacou a relevância dessa iniciativa do poder público na regularização de imóveis e falou do apoio da empresa nesse processo. “Esta iniciativa não apenas reflete nossa responsabilidade social, mas também enfatiza o papel da tecnologia como facilitadora para a resolução de desafios da vida das pessoas”, pontuou o CEO. Os moradores de ambas as cidades aguardavam há décadas a regularização de suas moradias. E como funciona a solução ECM/Archiving? A solução de ECM/Archiving da W3K oferece um processo completo e estruturado para a digitalização e gestão de documentos, unindo as melhores práticas arquivísticas com tecnologia de ponta. Nosso processo transforma arquivos físicos em acervos digitais, organizados e acessíveis por meio de uma plataforma em nuvem robusta, segura e escalável. Com isso, garantimos o gerenciamento eficiente de grandes volumes documentais, promovendo a preservação da informação, redução de espaço físico e facilidade no acesso aos dados. Ao entregar uma solução que combina tecnologia, metodologia e pessoas capacitadas, a W3K impulsiona a transformação digital nas empresas — o que vai além da digitalização. Essa combinação proporciona fluidez nos processos, governança da informação, rastreabilidade, controle, integração e conformidade com padrões de excelência. Como resultado, nossos clientes experimentam benefícios reais, como ganho de tempo na busca e validação de informações, maior auditabilidade, redução de falhas de comunicação, rastreabilidade aprimorada, segurança da informação com controle de acessos, além de mais agilidade na validação e assinatura de documentos. Sobre a W3K Fundada em 2011 a W3K surgiu com o objetivo de utilizar a tecnologia para automatizar fluxos e processos de trabalho, simplificando a gestão de documentos e garantindo o acesso seguro a informações críticas. Desde o começo de nossa trajetória, estamos inseridos no Parque Tecnológico São Leopoldo (Tecnosinos) — um dos principais ecossistemas de inovação do País, que abriga dezenas de organizações de base tecnológica. Nossas soluções estão presentes em centenas de empresas, tanto no Brasil, quanto no exterior, oferecendo flexibilidade e adaptabilidade para atender às necessidades específicas de gestão de cada organização ou área de negócio. Clique aqui e descubra como nossas soluções podem ajudar a sua organização a evoluir na gestão de documentos, processos e dados, com tecnologia e inovação. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gerenciamento de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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W3K Talks recebe consultor Daniel Dias para falar sobre o software de gestão GREENDOCS

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Insights valiosos sobre Governança da Informação e Gestão de Documentos — esse é o objetivo principal do W3K Talks, que neste primeiro episódio recebe o consultor Daniel Dias, da Suricatta Inteligência em Gestão para falar de sua relação com a W3K. Daniel utiliza a plataforma GREENDOCS em diversos de seus projetos, o que lhe dá maior agilidade e confiança na condução de seus processos — dê o play e ouça na íntegra a entrevista do consultor.

Blog, Solução Completa, W3K Tecnologia

Como a estratégia baseada em dados pode contribuir para o crescimento das empresas

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A estratégia baseada em dados é um dos pilares fundamentais para o crescimento sustentável das empresas. Ao transformar a incerteza em decisões confiáveis e embasadas, sua implementação garante maior assertividade na gestão estratégica do negócio, aumentando sua competitividade e performance. Nesse contexto, as soluções de gestão de documentos e processos da W3K fornecem suporte qualificado à tomada de decisão estratégica, garantindo maior segurança, controle e rastreabilidade para os processos organizacionais.  A gestão de documentos é o conjunto de processos que garante produção, arquivamento e o uso adequado de arquivos e registros de uma organização. Sua aplicação otimiza a busca por dados, tornando-a mais organizada, ágil, simples e segura. A partir do uso de soluções em nuvem, a gestão documental permite o acesso às informações da empresa de maneira remota, contribuindo para que todo o processo que envolve esses documentos e seus conteúdos de dados e informações, esteja plenamente alinhado. Os softwares da W3K automatizam, digitalizam e tornam escaláveis os processos de gestão organizacionais. Nossa plataforma GREENDOCS combina a flexibilidade da camada low-code, Business Intelligence (BI), BPM/BPMs e ECM, com o objetivo de aprimorar os processos de gestão de forma ágil e eficiente.  Ele entrega uma solução centralizada para o fluxo existente na empresa, realizando a medição e a sustentação eficaz da performance dos processos de negócio. Além de centralizar os dados, a solução também permite a visualização das informações através de relatórios customizáveis e dashboards, possibilitando o acompanhamento da performance e dos indicadores em tempo real. Dessa maneira, ao integrar a gestão documental com uma abordagem orientada a dados, as organizações podem converter suas informações em um ativo estratégico importante. Segundo estudo da McKinsey & Company, indica que empresas orientadas por dados são até 23 vezes mais propensas a adquirir clientes, seis vezes mais prováveis de reter esse público e possuem 19 vezes mais chances de serem lucrativas.  Esse aspecto garante maior previsibilidade, menos riscos e estratégias personalizadas. Essas informações podem auxiliar a empresa a prever cenários futuros, otimizar o uso de suprimentos, planejar contratações e gerenciar estoques de forma mais eficiente e assertiva. Decisões baseadas em dados impulsionam o crescimento A gestão de documentos permite ainda que os dados sejam utilizados para a definição da estratégia de negócio (cultura data-driven). Uma empresa onde essa cultura norteadora de negócios está presente, consegue aumentar sua performance e competitividade no mercado. Os dados compilados, especialmente aqueles não estruturados, após analisados e tratados, devem servir de base para a definição de novas ações, o que inclui prospecção, desenvolvimento de produtos, relacionamento com o cliente, dentre outros.  Ações como estas impactam na produtividade de trabalho dos colaboradores, que terão acesso e uso adequado da informação, cumprimento de prazo nos projetos, consumo de informações consistentes para a operação. Isso porque todos os dados estarão centralizados em uma plataforma, evitando problemas como a assimetria de informação — desequilíbrio entre as informações disponíveis na organização, o qual acaba gerando transtornos e até mesmo prejuízos financeiros. Gestão de dados segura e eficiente — conheça nossas soluções! Desde 2011 as soluções da W3K levam a governança da informação, de maneira ágil e segura, a centenas de empresas, tanto no Brasil, quanto no exterior. Nossos softwares preenchem lacunas onde os ERPs comuns não têm a flexibilidade necessária para atuarem, principalmente em ambientes desafiadores e com fluxo intenso de informação. Veja aqui cases de organizações que já utilizam nossas soluções.Com relação à segurança, nossas soluções possuem medidas que aumentam a proteção de dados sensíveis, contribuindo para evitar violações e eventuais vazamentos de informações. Clique aqui e descubra como nossas soluções podem ajudar a sua organização a evoluir na gestão de documentos, processos e dados, com tecnologia e inovação. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gerenciamento de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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Pelo segundo ano consecutivo, W3K apresentou soluções para Gestão de Projetos no PMIRS Summit 2025

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Pelo segundo ano consecutivo a W3K marcou presença no maior evento de gestão de projetos do Rio Grande do Sul, o PMIRS Summit 2025. Realizado no último final de semana, no Tecnopuc, em Porto Alegre, o evento teve como objetivo discutir as principais tendências da área de Inovação e Gestão de Projetos. Além de patrocinadora, a W3K também esteve presente com um stand, onde apresentou sua solução para gestão plena dos documentos e processos da carteira de projetos. Keyla Kirsch, gerente comercial da W3K, destacou a importância do Congresso para o segmento de Gestão de Projetos. “O evento do PMIRS foi enriquecedor,  tanto pela qualidade do conteúdo apresentado, quanto pela diversidade de profissionais presentes. Foi uma oportunidade de reforçar o compromisso da W3K em apoiar o desenvolvimento do setor de Gestão de Projetos e ao mesmo tempo também estreitar relacionamentos com líderes especialistas da área”, pontuou Keyla.  Ela destacou que a W3K apóia iniciativas como esta do PMI, porque entende que eventos desta natureza são essenciais para fomentar o aprendizado, a troca de experiências e o fortalecimento do ecossistema. Enfatizou que as soluções da W3K apoiam as empresas na gestão integrada das informações de todo ciclo de vida de projetos, desde o planejamento estratégico até a execução e acompanhamento com funcionalidades específicas, proporcionando uma visão completa em tempo real das informações. “Esse diferencial permite que gestores tomem decisões mais ágeis e embasadas priorizando iniciativas de maior valor pro negócio e garantindo também maior alinhamento entre a estratégia e a execução e além disso as nossas soluções ajudam a promover a padronização colaboração entre as equipes reduzindo retrabalho e aumentando a previsibilidade de prazos e de entregas”, finalizou Keyla. Desde 2011 a W3K Tecnologia desenvolve soluções de Governança da Informação para o mercado corporativo. Clique aqui e descubra como nossos softwares podem ajudar a sua organização a evoluir na gestão de documentos, processos e dados, com tecnologia e inovação. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gerenciamento de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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