Edoc 2020 – Case A1 – Rastreabilidade de documentos para megaprojetos
O desafio da gestão documental em um projeto de expansão industrial…
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Greendocs é a escolha da Klabin para gestão das informações de projetos da companhia
A Greendocs foi contratada pela Klabin para gerir as informações de engenharia, planejamento, compras e jurídica da área de Projetos da companhia, com a solução da W3K Tecnologia para gestão de conteúdo corporativo (ECM) e automação de processos de negócio (BPMS). O serviço deverá apoiar a gestão documental do Projeto Puma II, o novo ciclo de expansão da Klabin que compreende a construção de duas máquinas de papel para embalagens (kraftliner), com produção de celulose integrada, que serão instaladas na unidade industrial da companhia no município de Ortigueira (PR). Com a contratação, o objetivo da empresa é inovar e integrar os processos das áreas envolvidas, provendo ganho de eficiência operacional e governança da informação, bem como garantias de compliance. O alto conhecimento no segmento de celulose foi fator decisivo para a escolha pela W3K, que já conta com cases de sucesso em projetos nesse setor. Além disso, outro diferencial do sistema é sua flexibilidade de adaptação ao processo do cliente. Em pico de projeto, o sistema atenderá em torno de 300 usuários. De acordo com Gerson Costa, coordenador de Gestão, Riscos, Controles e Documentação Técnica da gerência de Projetos da Klabin, o grande benefício do Greendocs para a empresa é disponibilizar um serviço que conta com inovação e inteligência integrada, configurável e que atende ao modelo de negócio da companhia, de forma automatizada, com agilidade, fluidez e transparência, dentro da conformidade com normas e procedimentos, melhorando a governança da informação de engenharia, facilitando a comunicação entre os Stakeholders e evitando falhas construtivas, além de melhorar a entrega da informação para operação e manutenção das unidades fabris. Além do PUMA II, o Greendocs, dará suporte também à carteira da Gerência de Projetos da KLABIN. Sobre a KLABIN A Klabin é a maior produtora e exportadora de papéis para embalagens do Brasil, líder nos mercados de embalagens de papelão ondulado e sacos industriais e única companhia do país a oferecer ao mercado uma solução em celuloses de fibra curta, fibra longa e fluff. Fundada em 1899, possui 17 unidades industriais no Brasil e uma na Argentina. Somente no Paraná, gera mais de 10 mil empregos (diretos e indiretos), em mais de 25 municípios próximos das operações da companhia, principalmente, na região dos Campos Gerais. Sobre o Projeto Puma II O Projeto Puma II possui aporte previsto de R$ 9,1 bilhões e compreende a construção de duas máquinas de papel para embalagens (kraftliner), com produção de celulose integrada, e capacidade total de 920 mil toneladas anuais de papéis. As obras têm previsão de início no segundo trimestre deste ano. A instalação será dividida em duas fases, com previsão de duração de 24 meses cada uma. Na primeira etapa será construída uma linha de fibras principal para a produção de celulose não branqueada integrada a uma máquina de papel kraftliner, com capacidade de 450 mil toneladas por ano. A segunda contempla a construção de uma linha de fibras complementar integrada a outra máquina de papel kraftliner, com capacidade de 470 mil toneladas anuais. Este é o maior investimento privado da Klabin e da história do Paraná e um importante marco para a companhia, que completou 120 anos em 2019.
Tegram Utiliza Greendocs em Projeto de Expansão
Redação by Mauren Schaeffer. O Terminal de Grãos do Maranhão (Tegram), localizado no Porto do Itaqui, em São Luís (MA), está com um projeto de expansão, a Segunda Linha Transportadora de Grãos. O software Greendocs, que já havia sido utilizado na concepção da obra original do terminal, torna a ser escolhido para a gestão de comunicação técnica e controle das informações de projeto dessa segunda fase. A solução se mostrou a mais aderente e atende aos requisitos necessários ao desenvolvimento do projeto. Fernando de Arruda Postigo, Gerente de Projetos da Tegram, aponta que os principais diferenciais percebidos no Greedocs foram a flexibilidade, a capacidade de armazenamento inteligente dos documentos, a possibilidade de implementação dos processos com facilidade e, finalmente, a capacidade de tracking dos documentos ao longo dos fluxos de processos. Os colaboradores da Tegram, bem como seus fornecedores, farão uso da plataforma. São cerca de 50 usuários treinados compartilhando e validando documentos e informações, agregando valor ao trabalho de toda a equipe envolvida no projeto.
Webinar Gerenciamento Eletrônico De Documentos Para Engenharia
INSCRIÇÃO Dia 27/03/2019, às 09h. Vagas limitadas. Evento gratuito Conheça as melhores práticas de gestão de documentos e informações em ambientes digitais e colaborativos aplicados a projetos de engenharia. Enviaremos um link para conectar-se conosco no dia e horário do webinar agendado. Esperamos esclarecer todas as suas dúvidas de forma online. Contato com Eliane Queiroz de Camargo pelo e-mail eliane@w3k.com.br ou pelo telefone +55 (51) 3081 5900.
CMPC Inovando na Gestão de Documentos. Case Celulose Riograndense.
A Celulose Riograndense, parte do grupo CMPC, é uma empresa gaúcha presente no mercado internacional de celulose de fibra curta de eucalipto. Conta com uma fábrica no município de Guaíba que ocupa hoje uma área de 106 hectares e investe no cultivo de florestas como fonte de suprimento de matéria-prima sustentável. A empresa enfrentava dificuldade com o grande volume documental nos projetos. O Greendocs, inicialmente implantado em 2011 para gerir fluxo de documentos internos da empresa, acabou por ir além e otimizar outros processos importantes da companhia. “Adquirimos a ferramenta como um todo para a otimização dos projetos de uma nova fábrica e fábrica existente e tivemos verdadeiros ganhos no que diz respeito a tramites com fornecedores e na gestão de documentos, gestões essas como manter o avanço documental x, o contrato y, avanço físico da obra, além de módulos de auditoria do conteúdo e formatação das entregas”, explica Cristine Guahyba, Analista de Engenharia da empresa. Segundo Cristine, o Greendocs é fácil de usar e possui uma interface intuitiva, além de garantir as customizações necessárias referentes à cada arquivo. Ela chama a atenção também para a parte de suporte da W3K. “O corpo técnico é um grande diferencial, com pessoa capacitadas para atendimento”, define.
A1 Engenharia conta com o Greendocs
Empresa gerencia documentação e fluxos com solução da W3K Tecnologia. A A1 Engenharia, uma companhia paranaense especializada em engenharia industrial, está usando a solução Greendocs, da gaúcha W3K Tecnologia, para fazer a gestão da sua documentação e fluxos de trabalho. A companhia acaba de incluir no sistema os documentos relativos à gestão de qualidade e de engenharia. O processo começou em 2015, durante a construção de uma refinaria em Santa Catarina, e vem sendo sucessivamente ampliado desde então, substituindo uma solução própria de gestão de documentos que a empresa usava. Hoje já são 173 mil documentos no Greendocs. “Temos garantia de segurança da informação, organização e rastreabilidade dos documentos, informação centralizada e acessível a todos, padronização de processos e aumento da sinergia”, explica a coordenadora de documentação técnica de engenharia e informação, Ana Carolina Araújo. Criada em 2011 em São Leopoldo, na região metropolitana de Porto Alegre, a W3K tem um conhecimento acumulado de anos na equipe quando o assunto é gerenciamento de documentação de engenharia. A empresa atua especialmente em empresas como a A1 Engenharia, que precisam entregar projetos para outras empresas e necessitam estabelecer fluxos de trabalho e repositórios comuns. A ampliação da Celulose Rio Grandense, fábrica do grupo chileno CMPC em Guaíba, no Rio Grande do Sul, usou o software, assim como as obras da Arena do Grêmio, para citar dois exemplos. “A maioria das ferramentas de gestão de documentos é focada na criação de repositórios e bibliotecas e não em um workflow intuitivo para os participantes do projeto”, acredita Daniel Klafke, CEO da W3K. Leia a notícia completa de Mauricio Renner no site Baguete.
Requisitos Técnicos e Funcionais para a Gestão de Documentos para Engenharia
– Alta capacidade e robustez para armazenar e trafegar com velocidade satisfatória um volume imenso de dados: os documentos de engenharia são arquivos grandes e o sistema (e a rede de acesso a internet) precisam de velocidade para upload, download, visualização de arquivos. – Visualizador interno para múltiplas extensões: os arquivos de engenharia podem ser elaborados em AutoCad (DWG), MS-Excel, MS-Word etc. e muitas vezes os usuários podem não ter esses aplicativos instalados em suas máquinas, portanto, um visualizador interno é fundamental. – Solução cloud com fácil implantação e acesso por usuários em múltiplas localidades: as obras de engenharia ou os setores de engenharia permanentes das empresas usualmente são distribuídos por localidades diversas e a facilidade de implantar e acessar sistemas nessas diversas localidades é fundamental. – Interface amigável e intuitiva, de fácil utilização por profissionais de gerações diversas: a engenharia é composta por profissionais mais ou menos experientes, com muita ou pouca afinidade com computadores e sistemas. Engajar o uso por toda a equipe é necessário e uma interface amigável é determinante nesse processo. Softwares de uso complicado, interface não intuitiva e com comandos lentos tendem a ser boicotados pelos usuários, o que resulta no insucesso de implantação; – Workflow BMPN 2.0 com possibilidade de vinculação a grupos de documentos ou documentos individuais: os documentos de Engenharia podem tramitar das mais diversas formas, envolvendo players em locais distintos, exercendo funções distintas de forma simultânea ou em cascata e o sistema deve ser capaz de desenhar fluxos de trabalho flexíveis, que atendam à (refere-se a fluxos, certo?)realidade de cada tipo de documento. – Expectativa de chegada de documentos – pré cadastro: projetos de engenharia possuem um escopo definido e para materializá-lo em informações e documentos é preciso planejamento. Para isso, as empresas projetistas elaboram listas de documentos, onde existe uma previsão de quantos serão emitidos ao longo do projeto e em quais datas. O GED deve ser capaz de fazer uma leitura dessa lista e gerar uma expectativa de cadastro efetivo tirar deles, gerando curvas de evolução prevista e alertas de atraso. – Avanço físico: a emissão e revisão de documentos estão ligadas ao avanço do projeto. O software deve ser capaz de atrelar a cada documento seu peso e gerar curvas de avanço previstas e realizadas. – Comparação de modificações de projeto: é importante que o software ofereça recursos para auxiliar as equipes de engenharia a identificarem modificações entre as revisões de um documento, destacando-as através de hachuras ou amebas. – Revisionamento controlado: o sistema deve bloquear a edição e em alguns casos até mesmo o acesso a documentos que tenham sido retirados para revisão, evitando, assim, que mais de uma revisão ocorra simultaneamente e haja perda de informações. – Controle de tarefas e prazos: a plataforma deve oferecer recursos de monitoramento e cobrança a tarefas de workflow. – Carga em lote: em projetos de engenharia há necessidade de carregamento em lote de grande quantidade de documentos. – Download em lote: para atendimento à demanda de distribuição de conjuntos de documentos para referência em contratações, onde as empresas externas não devem acessar o sistema diretamente. – Controle de numeração de documentos: a numeração é um ponto forte no tratamento de documentos para engenharia. Ela deve refletir de forma sucinta o conteúdo do documento, indicando minimamente a área de atividade e disciplina. O sequencial deve ser controlado via sistema, para que não haja mais de um documento usando a mesma numeração, isso pode levar a erros gravíssimos no acesso à informação. – Controle de acesso e perfil: os perfis de acesso precisam ser bem detalhados e customizáveis, de forma a permitir acesso devido à informação e trabalhos colaborativos de criação de documentos, verificação e aprovação, cadastro etc. Na maioria dos projetos, empresas externas contribuem grandemente nesses processos e o sistema deve segmentar os perfis de acesso, evitando que uma monitore ou interfira no trabalho da outra. – Taxonomia dinâmica: cada usuário de projeto tem uma função e uma necessidade de trabalho. Alguns especialistas de disciplina atuam em vários projetos, outros trabalham em um único projeto monitorando várias disciplinas. Por isso uma taxonomia fixa de pastas não atenderá a todas as demandas de trabalho. O ideal é criar agrupamentos e subagrupamentos de forma dinâmica, a partir dos metadados de cadastro de cada documento, para que cada usuário monte sua árvore de pastas de acordo com suas necessidades de trabalho. – Possibilidade de migração de acervo documental entre plataformas: em grande parte dos casos haverá a necessidade de handover de uma base para outra ao final do projeto e o sistema deve ser capaz de extrair não somente os arquivos eletrônicos dos documentos, mas todos os metadados cadastrados para inserção no software que hospedará os documentos após a finalização do projeto. – Integração com sistema de gestão empresarial: normalmente, grandes projetos usam ERPs para gerenciamento de orçamentos e custos. Pode haver, assim, a necessidade de integrar o EDMS a um ERP (SAP por exemplo), para liberação de pagamento dos documentos emitidos pela projetista/empreiteira Os pontos levantados acima exemplificam a especificidade da documentação de Engenharia, bem como suas necessidades de recursos peculiares para uma gestão eficiente, que auxilie o projeto a cumprir com suas metas de prazo, custo, tempo e atendimento ao cliente. Portanto, é preciso mapear a estrutura do projeto, escopo, interfaces e stakeholders a fim de elencar quais recursos serão essenciais o avanço com eficiência. A gestão documental quando roda bem resulta em ganhos significativos para o projeto, mas, em contrapartida, quando é mal planejada e implantada pode trazer desafios difíceis de resolver e que impactarão diretamente no cumprimento das metas. O ideal é que a empresa planeje adequadamente a gestão documental e escolha um GED (sistema de gerenciamento eletrônico de documentos) adequado antes da contratação dos projetos. Por Camila Denículi Vila Verde, consultora especialista em gestão de documentos e informações para engenharia e indústria, Executiva DocExpert. Revisado pela equipe Greendocs | W3K Tecnologia
Descubra a Diferença de Sistema e Sistemática na Gestão de Documentos para Engenharia
Sistemas precisam ser ensinados para atenderem a uma sistemática previamente estabelecida na empresa! Em alguns casos, a empresa já possui um software de GED implantado em outras áreas e nos questiona se esse software poderá ser usado, também, para os documentos de engenharia. A resposta não é simples e é um dos pontos de análise em nossa consultoria. Avaliamos vários aspectos, dentre eles: – O GED: avaliamos o software de GED do cliente para entender suas funcionalidades e verificar se há atendimento a requisitos básicos de gerenciamento de documentos de engenharia (falarei sobre alguns desses requisitos, logo abaixo). – Fases, processos e projetos de engenharia envolvidos: existem vários tipos de atuação de empresas de engenharia. Há empresas projetistas, construtoras de obras de capital, construtoras civis, gerenciadoras de projeto, indústrias com engenharia de operação e manutenção, etc. Cada tipo de empresa adquire e consome documentos de forma distinta. Isso impactará diretamente nas características necessárias para o Software de GED. Outras questões importantes para avaliar nesse cenário: – A empresa gera documentos de Engenharia, apenas recebe de terceiros ou gera e recebe? – A empresa conduz projetos? Como são estruturados? Qual a duração? – Os projetos são para a própria empresa ou para terceiros? – Há necessidade de integração com outros sistemas, como ERPs (Ex. SAP) e bancos de dados de engenharia (Ex. COMOS, etc.)? – Os acervos documentais envolvidos: a engenharia produz documentos de naturezas diversas (técnica, planejamento, contratual, administrativa, compras etc..)? – Estrutura da empresa ou projeto: local, remoto ou vários locais? Há algum tempo, escrevi sobre a impossibilidade de usar o Windows Explorer para gerenciamento eletrônico de documentos. No artigo, eu demonstro que nem todo software de GED atende à área da Engenharia. Leia aqui o porquê. Por Camila Denículi Vila Verde, consultora especialista em gestão de documentos e informações para engenharia e indústria, Executiva DocExpert. Revisado pela equipe Greendocs | W3K Tecnologia
Handover de Documentos em Projetos de Engenharia
A gestão de documentos é de extrema importância em obras e projetos de Engenharia. A atualização final, o “As Built” é um processo que visa garantir que os documentos entregues ao cliente final (Handover) contenham informações fidedignas para operação, manutenção ou até mesmo ampliação da obra finalizada. Para garantir a atualização dos documentos de engenharia com informações conforme construído, é necessário envolver equipes de fiscalização de campo, engenharia de projeto e equipes de operação e manutenção, usando tecnologias de fluxo de trabalho e gestão documental.