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Webinar Gerenciamento Eletrônico De Documentos Para Engenharia

INSCRIÇÃO Dia 27/03/2019, às 09h. Vagas limitadas. Evento gratuito Conheça as melhores práticas de gestão de documentos e informações em ambientes digitais e colaborativos aplicados a projetos de engenharia. Enviaremos um link para conectar-se conosco no dia e horário do webinar agendado. Esperamos esclarecer todas as suas dúvidas de forma online. Contato com Eliane Queiroz de Camargo pelo e-mail eliane@w3k.com.br ou pelo telefone +55 (51) 3081 5900.

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CMPC Inovando na Gestão de Documentos. Case Celulose Riograndense.

A Celulose Riograndense, parte do grupo CMPC, é uma empresa gaúcha presente no mercado internacional de celulose de fibra curta de eucalipto. Conta com uma fábrica no município de Guaíba que ocupa hoje uma área de 106 hectares e investe no cultivo de florestas como fonte de suprimento de matéria-prima sustentável. A empresa enfrentava dificuldade com o grande volume documental nos projetos. O Greendocs, inicialmente implantado em 2011 para gerir fluxo de documentos internos da empresa, acabou por ir além e otimizar outros processos importantes da companhia. “Adquirimos a ferramenta como um todo para a otimização dos projetos de uma nova fábrica e fábrica existente e tivemos verdadeiros ganhos no que diz respeito a tramites com fornecedores e na gestão de documentos, gestões essas como manter o avanço documental x, o contrato y, avanço físico da obra, além de módulos de auditoria do conteúdo e formatação das entregas”, explica Cristine Guahyba, Analista de Engenharia da empresa. Segundo Cristine, o Greendocs é fácil de usar e possui uma interface intuitiva, além de garantir as customizações necessárias referentes à cada arquivo. Ela chama a atenção também para a parte de suporte da W3K. “O corpo técnico é um grande diferencial, com pessoa capacitadas para atendimento”, define.

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Webinar Gravado GED Engenharia

Sucesso! Ana Carolina Araújo, A1 Engenharia, e Bárbara Rabaioli, W3K Tecnologia, promoveram o Webinar Gerenciamento Eletrônico de Documentos para Engenharia e Case A1 Engenharia para mais de 130 participantes. 👉 Assista o Webinar gravado: tecnologia.w3k.com.br/video-webinar-greendocs-a1 💡 Evento gratuito ocorreu no dia 27/03/2019, às 09h.

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Requisitos Técnicos e Funcionais para a Gestão de Documentos para Engenharia

– Alta capacidade e robustez para armazenar e trafegar com velocidade satisfatória um volume imenso de dados: os documentos de engenharia são arquivos grandes e o sistema (e a rede de acesso a internet) precisam de velocidade para upload, download, visualização de arquivos. – Visualizador interno para múltiplas extensões: os arquivos de engenharia podem ser elaborados em AutoCad (DWG), MS-Excel, MS-Word etc. e muitas vezes os usuários podem não ter esses aplicativos instalados em suas máquinas, portanto, um visualizador interno é fundamental. – Solução cloud com fácil implantação e acesso por usuários em múltiplas localidades: as obras de engenharia ou os setores de engenharia permanentes das empresas usualmente são distribuídos por localidades diversas e a facilidade de implantar e acessar sistemas nessas diversas localidades é fundamental. – Interface amigável e intuitiva, de fácil utilização por profissionais de gerações diversas: a engenharia é composta por profissionais mais ou menos experientes, com muita ou pouca afinidade com computadores e sistemas. Engajar o uso por toda a equipe é necessário e uma interface amigável é determinante nesse processo. Softwares de uso complicado, interface não intuitiva e com comandos lentos tendem a ser boicotados pelos usuários, o que resulta no insucesso de implantação; – Workflow BMPN 2.0 com possibilidade de vinculação a grupos de documentos ou documentos individuais: os documentos de Engenharia podem tramitar das mais diversas formas, envolvendo players em locais distintos, exercendo funções distintas de forma simultânea ou em cascata e o sistema deve ser capaz de desenhar fluxos de trabalho flexíveis, que atendam à (refere-se a fluxos, certo?)realidade de cada tipo de documento. – Expectativa de chegada de documentos – pré cadastro: projetos de engenharia possuem um escopo definido e para materializá-lo em informações e documentos é preciso planejamento. Para isso, as empresas projetistas elaboram listas de documentos, onde existe uma previsão de quantos serão emitidos ao longo do projeto e em quais datas. O GED deve ser capaz de fazer uma leitura dessa lista e gerar uma expectativa de cadastro efetivo tirar deles, gerando curvas de evolução prevista e alertas de atraso. – Avanço físico: a emissão e revisão de documentos estão ligadas ao avanço do projeto. O software deve ser capaz de atrelar a cada documento seu peso e gerar curvas de avanço previstas e realizadas. – Comparação de modificações de projeto: é importante que o software ofereça recursos para auxiliar as equipes de engenharia a identificarem modificações entre as revisões de um documento, destacando-as através de hachuras ou amebas. – Revisionamento controlado: o sistema deve bloquear a edição e em alguns casos até mesmo o acesso a documentos que tenham sido retirados para revisão, evitando, assim, que mais de uma revisão ocorra simultaneamente e haja perda de informações. – Controle de tarefas e prazos: a plataforma deve oferecer recursos de monitoramento e cobrança a tarefas de workflow. – Carga em lote: em projetos de engenharia há necessidade de carregamento em lote de grande quantidade de documentos. – Download em lote: para atendimento à demanda de distribuição de conjuntos de documentos para referência em contratações, onde as empresas externas não devem acessar o sistema diretamente. – Controle de numeração de documentos: a numeração é um ponto forte no tratamento de documentos para engenharia. Ela deve refletir de forma sucinta o conteúdo do documento, indicando minimamente a área de atividade e disciplina. O sequencial deve ser controlado via sistema, para que não haja mais de um documento usando a mesma numeração, isso pode levar a erros gravíssimos no acesso à informação. – Controle de acesso e perfil: os perfis de acesso precisam ser bem detalhados e customizáveis, de forma a permitir acesso devido à informação e trabalhos colaborativos de criação de documentos, verificação e aprovação, cadastro etc. Na maioria dos projetos, empresas externas contribuem grandemente nesses processos e o sistema deve segmentar os perfis de acesso, evitando que uma monitore ou interfira no trabalho da outra. – Taxonomia dinâmica: cada usuário de projeto tem uma função e uma necessidade de trabalho. Alguns especialistas de disciplina atuam em vários projetos, outros trabalham em um único projeto monitorando várias disciplinas. Por isso uma taxonomia fixa de pastas não atenderá a todas as demandas de trabalho. O ideal é criar agrupamentos e subagrupamentos de forma dinâmica, a partir dos metadados de cadastro de cada documento, para que cada usuário monte sua árvore de pastas de acordo com suas necessidades de trabalho. – Possibilidade de migração de acervo documental entre plataformas: em grande parte dos casos haverá a necessidade de handover de uma base para outra ao final do projeto e o sistema deve ser capaz de extrair não somente os arquivos eletrônicos dos documentos, mas todos os metadados cadastrados para inserção no software que hospedará os documentos após a finalização do projeto. – Integração com sistema de gestão empresarial: normalmente, grandes projetos usam ERPs para gerenciamento de orçamentos e custos. Pode haver, assim, a necessidade de integrar o EDMS a um ERP (SAP por exemplo), para liberação de pagamento dos documentos emitidos pela projetista/empreiteira Os pontos levantados acima exemplificam a especificidade da documentação de Engenharia, bem como suas necessidades de recursos peculiares para uma gestão eficiente, que auxilie o projeto a cumprir com suas metas de prazo, custo, tempo e atendimento ao cliente. Portanto, é preciso mapear a estrutura do projeto, escopo, interfaces e stakeholders a fim de elencar quais recursos serão essenciais o avanço com eficiência. A gestão documental quando roda bem resulta em ganhos significativos para o projeto, mas, em contrapartida, quando é mal planejada e implantada pode trazer desafios difíceis de resolver e que impactarão diretamente no cumprimento das metas. O ideal é que a empresa planeje adequadamente a gestão documental e escolha um GED (sistema de gerenciamento eletrônico de documentos) adequado antes da contratação dos projetos. Por Camila Denículi Vila Verde, consultora especialista em gestão de documentos e informações para engenharia e indústria, Executiva DocExpert. Revisado pela equipe Greendocs | W3K Tecnologia

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Descubra a Diferença de Sistema e Sistemática na Gestão de Documentos para Engenharia

Sistemas precisam ser ensinados para atenderem a uma sistemática previamente estabelecida na empresa! Em alguns casos, a empresa já possui um software de GED implantado em outras áreas e nos questiona se esse software poderá ser usado, também, para os documentos de engenharia. A resposta não é simples e é um dos pontos de análise em nossa consultoria. Avaliamos vários aspectos, dentre eles: – O GED: avaliamos o software de GED do cliente para entender suas funcionalidades e verificar se há atendimento a requisitos básicos de gerenciamento de documentos de engenharia (falarei sobre alguns desses requisitos, logo abaixo). – Fases, processos e projetos de engenharia envolvidos: existem vários tipos de atuação de empresas de engenharia. Há empresas projetistas, construtoras de obras de capital, construtoras civis, gerenciadoras de projeto, indústrias com engenharia de operação e manutenção, etc. Cada tipo de empresa adquire e consome documentos de forma distinta. Isso impactará diretamente nas características necessárias para o Software de GED. Outras questões importantes para avaliar nesse cenário: – A empresa gera documentos de Engenharia, apenas recebe de terceiros ou gera e recebe? – A empresa conduz projetos? Como são estruturados? Qual a duração? – Os projetos são para a própria empresa ou para terceiros? – Há necessidade de integração com outros sistemas, como ERPs (Ex. SAP) e bancos de dados de engenharia (Ex. COMOS, etc.)? – Os acervos documentais envolvidos: a engenharia produz documentos de naturezas diversas (técnica, planejamento, contratual, administrativa, compras etc..)? – Estrutura da empresa ou projeto: local, remoto ou vários locais? Há algum tempo, escrevi sobre a impossibilidade de usar o Windows Explorer para gerenciamento eletrônico de documentos. No artigo, eu demonstro que nem todo software de GED atende à área da Engenharia. Leia aqui o porquê. Por Camila Denículi Vila Verde, consultora especialista em gestão de documentos e informações para engenharia e indústria, Executiva DocExpert. Revisado pela equipe Greendocs | W3K Tecnologia

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Gestão de Documentos para Engenharia – O Básico

Na engenharia, os documentos são insumos vivos e dinâmicos. O uso de suas informações precisa ser feito de forma eficiente para cumprir os objetivos dos projetos, tais como prazo, escopo, qualidade e atendimento ao cliente, bem como operação e manutenção seguras e eficazes, com instruções atuais e corretas, dentro dos prazos adequados. Não basta, então, apenas pensar em sua organização e arquivamento. É preciso pensar em todo o processo que envolve esses documentos e seus conteúdos de dados e informações, avaliando cada ponto de seu ciclo de vida. Nosso trabalho de consultoria para gestão de documentos, dados e informações para engenharia e indústria é bem específico. Precisamos previamente mapear a estrutura da empresa e os processos de trabalho, acervos informacionais e disciplinas envolvidas, áreas técnicas, atividades de verificação, aprovação e colaboração para desenvolvimento de projetos, recuperação e uso de documentos, consumo de dados, processos de atualização e revisão de informações, dentre outros. O trabalho envolve metodologia adquirida com muito tempo de experiência atuando junto a empresas gerenciadoras de projetos, setores de engenharia permanente (manutenção e operação) ou fiscalizadoras de serviços de engenharia. Como resultado desse mapeamento obtemos um diagnóstico da situação atual da empresa e propomos, após análise frente a melhores práticas de mercado, um plano de ação para melhorias no processo. Estas ações visam a melhorias na produtividade de trabalho dos colaboradores, acesso e uso adequado da informação, cumprimento de prazo nos projetos, consumo de informações fidedignas para operação e manutenção, além de outros benefícios que a gestão adequada de documentos e informações trazem para qualquer empresa, de qualquer porte e segmento. Dentre essas ações, sempre prevemos a adoção de software de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) adequado, pois no mundo da engenharia as informações são produzidas e atualizadas com muita velocidade e seu consumo adequado impacta diretamente nos processos de manutenção e gerenciamento dos projetos. Assim sendo, levantamos requisitos para esse GED e parâmetros de configuração a fim de implantar um sistema e uma sistemática que irão realmente atender à realidade da empresa. Lembrando que… uma coisa é o sistema, outra coisa é a sistemática, certo? Certíssimo. E vou lhe dizer por que na próxima postagem. Por Camila Denículi Vila Verde, consultora especialista em gestão de documentos e informações para engenharia e indústria, Executiva DocExpert. Revisado pela equipe Greendocs | W3K Tecnologia Para saber mais sobre ciclo de vida de documentos, assista a palestra: Webinar: Gestão Documental: Além da Guarda de Documentos

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Webinar EDMS Engineering

Find out how Greendocs can support engineering in document management and process automation. Click here to watch. EDMS – Engineering Document Management is a technology for generating, controlling, storing, sharing and retrieving existing information in documents. W3K has the solution to the challenges of document management for engineering and projects securely for local and cloud servers.

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Automate the Generation of Your Databooks

Manufacturers of capital goods can benefit from the tools of composition and issuance of databook. The main benefits of functionality are: Agility and automation in databook development; Control of pending documents and missing documents; Control of the status and progress of the issue of each document; Automatic generation of electronic databook in PDF format. We develop contents to support our clients, to learn more, request an online demonstration.

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Case Itaipu BINATIONAL

Find out how Itaipu Binational innovated in the optimization of engineering project processes, documents and contract portfolio management with the Greendocs solution. Today, the system manages more than 2 million engineering documents and serves more than one thousand users. Case Itaipu Binational, presented at EDOC Engenharia, in São Paulo. The way companies manage engineering documents was the theme of eDoc Engenharia, which took place last week in São Paulo and had W3K as one of the speakers of the event. The presentations addressed issues related to knowledge management, “handover” of projects, electronic management of technical documents and capital works, as well as corporate memory. Itaipu’s representatives showed the case for managing documents and engineering processes on the Greendocs platform. Julio César Paulino, Enterprise Architect at W3K, spoke about efficiency and compliance in the production and operation of capital goods.

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