Jonatas Bloss, que atua no Desenvolvimento de Novos Negócios da W3K Tecnologia estará presente na Live do Pablo Soledade, no Youtube: O Mundo dos Sistemas. O bate-papo de hoje (22/04) será sobre implantação de sistemas de gestão de documentos e informação. Esperamos vocês às19 horas.
A gestão de contratos digitais é a administração de todos os processos envolvidos em uma contratação realizada de forma eletrônica: da criação do documento até o término de sua vigência ou renovação.
Trata-se de uma alternativa que reduz custos físicos e operacionais, garante organização, elimina burocracia, minimiza o risco de multas e inconformidades por perda de prazos ou utilização de versões desatualizadas dos documentos, além de contribuir para a diminuição do tempo de negociação com fornecedores, clientes e parceiros.
Por meio de recursos para gestão de contratos digitais, as empresas garantem acesso online a todos os agentes de contrato, podendo gerenciar estes documentos de forma ágil e eficaz, com rastreabilidade e segurança de informação, controle de vigências, assinatura digital e validade jurídica.
Isso tudo se traduz em mais agilidade para as empresas. Por exemplo: no formato digital, é muito mais fácil monitorar e cumprir regras contratuais de emissão, aprovação e compartilhamento de informação, o que contribui para:
– Reduzir riscos de ruído na comunicação, que podem resultar em erros na formulação ou andamento dos contratos;
– Ampliar a visibilidade e o resguardo de informações, para que se tenha evidências asseguradas na ocasião de pleitos ou disputas contratuais;
– Melhorar a colaboração online entre as partes envolvidas e evitando falhas em execução e aquisições
Sem falar na validade jurídica que, com o impulso da certificação digital, a gestão de contratos em ambiente digital agrega aos documentos tramitados.
Mas é possível usar este tipo de gestão para qualquer espécie de contrato? Sim! Desde contratos de vendas, licenças de sistemas ou IP, acordos internos ou externos, ações de procurement, entre tantos outros, todos podem ser geridos de forma eletrônica, desde que se tenha a tecnologia certa.
E, por falar em tecnologia, a W3K oferece uma solução eficaz para gestão de contratos digitais, além de recursos de assinatura e certificação digital em linha com o portal de assinaturas da Certisign. Um pool de tecnologia + serviços + atendimento capaz de tornar seu processo de gestão de ciclo de vida de contratos muito mais fluído, assertivo e confiável.
Você pode não ter pensado sobre isso, mas a tecnologia de Certificação Digital e a nova Lei Geral de Proteção de Dados têm uma relação muito próxima. Por quê? Porque a primeira é muito utilizada para proporcionar segurança à troca de informações e garantir autenticidade em operações que envolvem dados e documentos, enquanto a segunda dispõe sobre as regras legais a serem seguidas no tratamento da informação, seja no âmbito digital, seja no físico.
E em tempos de pandemia, em que o trabalho remoto e o distanciamento entre as pessoas se intensificaram, obrigando empresas a utilizarem ainda mais os canais de comunicação e negociação online, a Certificação Digital desponta como uma solução perfeita para tratativas que envolvam contratos, assinaturas, documentos.
Já a LGPD não fica de fora, uma vez que está em vigor desde o segundo semestre do ano passado, exigindo todo o cuidado das empresas no que tange ao tratamento de dados de clientes, colaboradores, parceiros e fornecedores.
Já deu para entender o link entre LGPD e Certificação Digital, não é mesmo? Uma decreta obrigatoriedades nas tratativas de informações (leia mais sobre isso aqui) e a outra oferece tecnologia para cumprir tais exigências de forma ágil e eficiente.
Com a Certificação Digital, a troca de informações e os trâmites de autenticação de dados e documentos em operações podem ser feitos com maior grau de rastreabilidade, auditabilidade e não repúdio. Isto vale para todas as partes envolvidas.
Empregando tecnologias de ponta em segurança da informação, a Certificação Digital permite fazer, de forma segura e eficaz, transações em ambiente digital que antes só teriam sua autenticação viável de forma presencial. Isto, em um momento de distanciamento social e trabalho remoto, se faz ainda mais importante – tanto que, não por acaso, de 2020 para cá o uso deste tipo de certificação no país cresceu 20%, segundo a ICP Brasil.
Há 12 tipos de certificados digitais disponíveis no mercado e todos são regulamentados pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP). As classificações diferentes referem-se à empregabilidade de cada tipo, mas as vantagens são as mesmas:
– Assinar documentos de forma não presencial;
– Proporcionar um ambiente seguro para transferência de dados;
– Economizar recursos, como material de escritório e tempo.
Se você pensar que, em linhas gerais, a LGPD tem como objetivo garantir mais proteção na troca de dados entre diferentes partes (setores, empresas etc), e que a Certificação Digital auxilia na validação de documentos e transações eletrônicas, galgando validade jurídica para operações online, o benefício fica claro.
Utilizar a tecnologia de certificados digitais é um elemento facilitador para atender às normas da LGPD, alavancando a empresa no alcance do compliance com a legislação vigente.
Isto é uma prerrogativa válida em muitos campos: por exemplo, no uso da assinatura digital, que implica em consentimento, otimizando as relações entre empresas e usuários; na validação de contratos digitais, na segurança para trocas de documentos de alto grau de confidencialidade, entre outros processos importantes.
Obedecer à LGPD é obrigatório. Utilizar Certificação Digital é um caminho ágil e muito eficaz para atender a esta obrigatoriedade.
A W3K atua com soluções customizáveis às demandas de cada empresa no uso de Certificação Digital. Além de acompanhar o andamento dos processos, nosso sistema dá suporte a assinaturas digitais, possibilitando a implantação de ambientes de trabalho paperless, eliminando gargalos e entregando mais segurança, conformidade e agilidade aos negócios.
Entre em contato conosco e saiba mais.
Uma gestão eficiente de contratos, na realidade de uma empresa, passa por inúmeras etapas, de questões como segurança, controle de processos, fluxos, rastreabilidade e conformidade, entre muitas outras. Inclusive, já tocamos neste assunto em um outro texto em nosso site. Mas em meio a todos estes pontos, um dos mais importantes em toda esta cadeia é ter um controle eficaz do ciclo de vida destes documentos.
Quando falamos de ciclo de vida do contrato, nos referimos a todas as fases em que ele passa dentro da organização, desde as fases de pré-contrato e redação, passando pela execução até seu encerramento, armazenamento e eventual encerramento. E para que todas as partes tenham a segurança jurídica esperada, é importante garantir que todas estas etapas sigam padrões e fluxos otimizados, tanto internamente quanto com os clientes externos.
Na maioria das empresas, o ciclo de vida dos contratos pode se dividir nos seguintes:
Pré-contratação – esta é a fase em que são definidos objeto e cláusulas do contrato, delineando o que será contratado, as entregas a serem feitas, quando e onde, etc. No caso, por exemplo, de uma empresa de engenharia, podem ser incluídas questões como requisitos técnicos e de qualidade. Outros pontos como alçadas/pessoas pelas quais as informações deste contrato deverão passar, certificações para controle de acesso e prazos para ajustes também são criados nesta etapa.
Contratação – nesta fase, a minuta produzida na etapa anterior é formalizada. É o momento em que o contrato pode passar por revisões e alterações, até a confecção do documento final. É a parte em que todos os detalhes esboçados na pré-contratação são afinados e acordados entre as partes envolvidas. Todos os aspectos técnicos, financeiros e jurídicos devem estar no contrato, deixando claro o acordo entre as partes, gerando enfim o contrato assinado.
Pré-execução – esta é a fase em que, na verdade, começa a gestão de contrato propriamente dita. Na pré-execução, são colocados em prática as primeiras medidas para tornar possível as entregas previstas no contrato. Calendários de entrega, fluxos de pagamento, prazos de revisão e ajuste de documentos. Tudo isso é definido nesta etapa.
Execução – esta costuma ser a fase mais longa da vida do contrato, e diz respeito diretamente às entregas previstas no contrato original. Ela contém todas as atividades administrativas de acompanhamento de contrato, incluindo informações de vistorias, medições, pagamentos e outras atividades previstas. Durante esta fase, podem ocorrer renovações ou aditivos ao documento original. Além disso, eventos previstos que podem ocorrer após a data final do contrato, devem ser monitoradas e documentadas nesta fase.
Encerramento – Expirada a data de vigência do contrato, e caso não haja renovação, o contrato é encerrado, observando se os eventos e entregas previstas foram cumpridos, assim como se toda a documentação do contrato está de acordo com o que foi definido inicialmente. Com todas as informações, e as partes em acordo novamente, só então o contrato é terminado.
Sabemos que cada empresa tem seus aspectos internos, assim como cada cliente e contrato é único, levando em consideração suas demandas e exigências. Contudo, uma gestão padronizada de contratos e dos ciclos de vida pode trazer resultados positivos para todo tipo de empresa. Combinando uma estratégia bem-arquitetada de processos com o uso de tecnologias que permitem este controle aprimorado, organizações ganham eficiência, agilidade e transparência na gestão de informação, que se reflete em contratos criados e executados com excelência.
A W3K Tecnologia é uma empresa especializada em soluções de GED e BPMS, voltada à gestão de contratos. Utilizamos tecnologia e um know-how avançado em gestão da informação para tornar as empresas muito mais eficientes em seu dia-a-dia. Solicite DEMO para saber mais.
Assista nosso webinar publicado pós evento: WEBINAR LGPD E CONTRATOS DIGITAIS, que ocorreu dia 9/12 às 15 horas.
Programação:
Governança da informação e dos documentos é uma necessidade de primeira linha para as empresas que têm a segurança jurídica como prioridade de negócios, ainda mais em um momento em que a LGPD está trazendo uma nova camada de compliance para as companhias no país. E parte desta governança passa por uma gestão sólida de contratos.
Quando se trata de contratos, uma parte que todas as empresas lidam todos os dias, questões como fluxos de emissão, aprovação e compartilhamento da informação necessitam de um cuidado especial.
Com o apoio de tecnologias robustas de GED e BPMS, a gestão de contratos digitais se torna um elemento chave para reduzir ruídos de comunicação, automatizar processos, dar maior resguardo jurídico em pleitos ou disputas contratuais, assim como segurança, integração, regramento e rastreabilidade na tratativa destes dados, tanto internamente quanto com parceiros externos.
Ao falarmos de rastreabilidade, uma plataforma de Gestão Eletrônica dos Dados para contratos digitais entrega recursos valiosos, tais como:
– Acesso rápido aos contratos, com buscas otimizadas por signatários ou conteúdo de cláusulas, entre outros metadados configuráveis;
– Controle proativo de vigências, fluxos de aprovação e validação de minutas, assim como rastreamento e notificações em caso de alterações;
– Possibilidade de gerar fluxos otimizados de revisão, com comentários e controle de acesso restrito somente aos usuários com permissão;
– Criação de fluxos totalmente digitais;
– Assinatura eletrônica;
– Utilização de QR Code e app móvel para consultar status de documento físico em sua versão digital;
Com a automatização e otimização entregues pela gestão eletrônica de contratos e certificação digital, empresas podem “destrancar” vários de seus processos internos, ganhando maior fluidez nas tratativas de documentos, tanto internamente quanto externamente, especialmente quando se fala da burocracia em torno do modelo tradicional de assinatura física.
Em linhas gerais, contar com os benefícios de uma plataforma online aplicada à gestão de contratos entrega uma camada única de excelência no tratamento dos contratos corporativos, garantindo velocidade nos fluxos e solidez na gestão de todas as etapas de seu ciclo de vida. Isso significa segurança jurídica e eficiência operacional, de forma alinhada para seu negócio.
A W3K Tecnologia, por meio do Greendocs, oferece uma solução abrangente de GED, BPMS e Assinatura Digital para a gestão de contratos digitais, assim como também tem o know-how para auxiliar cada negócio no desenho de processos e fluxos para melhor realizar este controle. Solicite DEMO.
Gerir os documentos de uma operadora com 29 hospitais,19 prontos atendimentos, 90 clínicas e 93 centros de diagnóstico por imagem e coleta Laboratorial era sinônimo de excesso de papel, falta de rastreabilidade e governança, fragilidade na segurança da informação e, claro, morosidade no fluxo de trabalho.
Por isso, a Hapvida Saúde optou pela implementação da ferramenta Greendocs, da W3K, que já conta com cases de sucesso em projetos nesse setor. “O primeiro passo foi admitir que tínhamos uma ideia em mente, que era otimizar a produtividade da empresa; e um problema em mãos, que era encontrar a solução para isso”, conta o diretor de Governança da Hapvida, Rafael Portela.
A busca pela ferramenta de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) envolveu alguns requisitos básicos, como analisar custo-benefício, simplicidade na utilização, confiabilidade e possibilidade de customização. Após esse processo, houve a fase de identificação das áreas e processos que tinham potencial para receber a solução.
“Optamos por trabalhar uma área por vez e essa foi uma das decisões mais importantes de todo projeto, visto que contribuiu diretamente para o sucesso da aplicação. Ou seja, em vez de um único grande projeto, construímos diversos projetos, um para cada setor, o que proporcionou entrega mais precisa, eficiente e rápida”, acrescenta.
Além da dedicação maior em cada projeto, essa decisão também implicou em processos mais assertivos, visto que os problemas e erros encontrados no primeiro, não se repetiam nos projetos seguintes.
A área de suprimentos foi um dos primeiros setores a receber a solução. “Com dezenas de contratos e um fluxo muito complexo de validação, além de muitos clientes e cadastros, a ferramenta aumentou a produtividade da operadora, que aperfeiçoou a gestão dos documentos de milhares de fornecedores Brasil à fora. Aperfeiçoamos não apenas o processo de armazenamento de contratos, como todos os outros recursos: organização, recebimento de novos documentos, rescisões e, claro, o controle do fluxo de tudo isso”, explica Portela.
O setor de fusões e aquisições, que também necessita de agilidade e otimização de tempo para não perder negociações; bem como a área do marketing, também receberam a ferramenta.
A gestão do projeto teve alguns pilares de assertividade importantes, como uma equipe multidisciplinar montada, com um gerente, responsável pela metodologia, comunicação, documentação, elaboração e acompanhamento do cronograma de implantação; um analista de processos, responsável pelo mapeamento de como estavam os processos e como ficariam com a nova ferramenta; a TI, que teve papel preponderante no levantamento dos requisitos junto às áreas de negócios, além de acompanhar o desenvolvimento e homologação do ambiente customizado junto à W3K. Além destes, um líder do projeto também foi escolhido para atuar junto às áreas de alta gestão.
O treinamento e pós-implantação foram as fases seguintes. “Decidimos que não apenas o líder do setor faria o treinamento, mas todo colaborador que teria interação com a ferramenta de alguma forma. Montamos turmas em dias e horários diferentes e com no máximo dez pessoas, o que foi crucial para que todos tirassem suas dúvidas quanto à utilização da solução”, disse.
Com a ferramenta já rodando, o projeto se estendeu por mais três meses e entrou na fase de operação assistida, onde o acompanhando da utilização da ferramenta serviu para buscar as necessidades de ajustes.
A transformação digital, a governança da informação e a gestão da escalabilidade de negócios foram os principais resultados com a implementação da solução. A disponibilização ágil de uma plataforma online e configurável ao modelo de negócio da Hapvida fez toda diferença no gerenciador de documentos e na automatização de processos resultantes da escolha pela W3K.
Fluidez, rastreabilidade, controle, integração e regramento de excelência foram fatores decisivos para essa parceria entre fornecedor e operadora de saúde, que desde 1993 vem trabalhando pela saúde dos brasileiros.
Foco na gestão de compliance e contratos de seus clientes, atualizados e em conformidade com as regulamentações legais vigentes. Ganho de produtividade e acurácia no atendimento a prazos, e rastreabilidade no gerenciamento do ciclo de vida dos contratos. Rapidez e maior clareza visual na apresentação de documentos relacionados a processos, podendo acompanhar com eficiência o status de cada fase, garantindo uma comunicação mais enxuta e ágil. O resultado final? Melhoria contínua e perene nas entregas para os clientes finais.
Estes foram alguns dos ganhos relatados pelo escritório Mello Pimentel Advocacia com o uso do Greendocs, ferramenta de Gestão Eletrônico de Documentos e Automatização de Processos de Negócio da W3K.
A empresa, que atende a cerca de 145 clientes, incluindo nomes dos segmentos de energia, saúde e indústria de base (infraestrutura), buscava no mercado uma solução que permitisse fazer, em uma plataforma unificada, o monitoramento de fluxos das diversas rotinas que possui junto a seus atendidos.
Segundo o diretor da Mello Pimentel Advocacia, Márcio Blanc, a firma buscava uma ferramenta que possibilitasse a realização deste monitoramento de forma prática e segura, antes e depois das minutas jurídicas elaboradas. “Ou seja: queríamos manter o controle das demandas antes e depois do escritório estar envolvido diretamente”, explica o advogado.
Antes da W3K, a Mello Pimentel já havia testado outras tecnologias, como sistemas de acompanhamento jurídico. Porém, segundo Blanc, o Greendocs se mostrou mais adequado para grande parte das demandas do escritório, tais como monitoramento de fluxos de documentos, juntamente com o gerenciamento de tais arquivos no formato eletrônico (GED).
“Para nós, o grande diferencial apresentado pela W3K foi proporcionar uma ferramenta ajustável e personalizada para atendimento tanto das nossas necessidades, quanto das de nossos clientes, no que tange ao controle de informação. Isso tudo dentro de um fluxo seguro, auditável, criptografado, com gestão eletrônica e, se preciso, também assinatura eletrônica”, ressalta Blanc.
Ainda conforme o diretor, ao trazer mais efetividade ao controle de processos do escritório, o Greendocs ajudou a empresa a angariar ainda mais confiança por parte de seus clientes.
“Isto porque, com o auxílio da tecnologia da W3K, os fluxos referentes a rotinas são muito mais assertivos, os procedimentos referentes a contratos ganharam mais auditabilidade e, por fim, tudo isso se refletiu em ainda mais qualidade nos serviços prestados pelo Mello Pimentel”, finaliza o advogado.
Nos dias 26 e 27 de Março, o Instituto Information Management realiza em São Paulo, o evento sobre Organização e Gestão de Documentos e seu impacto de transformação nos processos de negócios das empresas.
Daniel Klafke, CEO da W3K, participou do painel com profissionais da informação:
O evento promoveu discussões, apresentações de propostas e cases de sucesso sobre como organizar o acervo documental legado e ativo, e como fazer uma gestão eficiente dos processos em papel e sua migração para o mundo digital.
Leia mais em: Instituto Information Management
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