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Las soluciones tecnológicas de W3K están presentes en las rutinas de cientos de empresas en Brasil y en el extranjero. Nuestros softwares de gestión llevan más de 12 años implementando la gobernanza de la información en el mercado corporativo. Este es el caso de Concatto Contabilidad —una empresa de Río Grande do Sul que lleva casi cinco décadas operando en el sector contable. Concatto utiliza KeyDrive — una herramienta que ofrece diversas funcionalidades para hacer la gestión de documentos más eficiente. El software proporciona recursos intuitivos que permiten la digitalización y organización de archivos de manera eficaz, incluyendo la creación de carpetas y la asignación de permisos de acceso. Este mecanismo permite mantener un control preciso sobre toda la información compartida en la nube, garantizando mayor agilidad y seguridad en los procesos de Concatto. El administrador de la oficina, Mazoel Concatto, observó que antes de la implementación de KeyDrive, en octubre, la empresa estaba buscando una nueva plataforma para gestionar los documentos de sus clientes. La intención era que esta solución pudiera ofrecer mayor agilidad en la carga y almacenamiento de archivos. Concatto ya contaba con un sistema de gestión de documentos, pero este presentaba algunas dificultades en la operación, requiriendo un mayor involucramiento por parte del equipo. “KeyDrive tiene muchas funcionalidades importantes. El sistema opera con mayor rapidez, y el tiempo de búsqueda es más fácil y seguro. Nuestro proceso mejoró un 90% en comparación con el sistema que utilizábamos anteriormente”, reveló Concatto. Destacó que la implementación de KeyDrive trajo mayor agilidad en diversos aspectos, como la búsqueda y carga de documentos. “Antes de KeyDrive, la oficina estaba llena de papeles. Siempre que necesitábamos buscar documentos de clientes, era muy lento, pero ahora nuestro proceso es más ágil y eficiente”, concluyó Mazoel Concatto. Fundada en 1975, en la ciudad de Arvorezinha, en el Valle del Taquari, Concatto Contabilidad cuenta con más de 100 clientes en su portafolio. La empresa está especializada en las áreas de constitución de empresas, contabilidad, recursos humanos, servicios contables y tributación empresarial. ¿Cuáles son los diferenciales del software KeyDrive? KeyDrive cuenta con una interfaz simple, recursos avanzados de seguridad y una estructura ligera. Estos diferenciales son muy relevantes para empresas que necesitan tecnología de punta para la gestión de información clave, pero que no pueden perder tiempo con implementaciones complejas. Esto se debe a que KeyDrive es un ECM (Enterprise Content Management) totalmente “out of the box”, es decir, no requiere configuraciones adicionales para comenzar a operar. Esta característica, en particular, ofrece aspectos como auditabilidad, búsqueda simplificada, certificación digital integrada, control de revisiones, integración con escáneres, trazabilidad de la información, entre otros factores que permiten el almacenamiento de todos los documentos en la nube. La solución también cumple con normas y es Security Feed, un mecanismo importante para garantizar la seguridad cibernética. ¿Y tú? ¿Quieres, al igual que Concatto, garantizar mayor agilidad y seguridad en los procesos de tu organización utilizando la plataforma KeyDrive? Haz clic aquí y recibe una atención personalizada de nuestro equipo. Para mantenerte actualizado sobre tecnología, innovación y gestión de datos, sigue nuestro perfil en las redes sociales en @w3k.

La alianza entre W3K y EuroChem —líder mundial en la producción de fertilizantes nitrogenados, fosfatados y potásicos— está garantizando una mayor agilidad en los procesos de la empresa. EuroChem utiliza el software GREENDOCS para gestionar documentos técnicos y procesos de ingeniería, integrando de manera flexible y escalable ECM/BPM/EDMS en el Complejo Mineroindustrial de Serra de Salitre, en Minas Gerais. GREENDOCS EDMS permite que informes, registros, historiales y evidencias de los proyectos se localicen mucho más rápido, evitando riesgos en los procesos de auditoría. Su implementación tiene como objetivo reunir y organizar estos datos, permitiendo consultas, actualizaciones y asegurando la integridad de la información almacenada en la nube. Esto se debe a que, en ingeniería, la gestión de documentos y procesos es fundamental para el desarrollo de los proyectos, especialmente en lo que respecta a los procesos de creación y mantenimiento de estructuras, máquinas y sistemas. Sobre la asociación con EuroChem, específicamente, la empresa utiliza el software GREENDOCS desde agosto de 2021 en el proyecto que se está desarrollando en Serra de Salitre. EuroChem Salitre es la primera unidad minera del grupo fuera de Europa. El gerente de ingeniería del proyecto, Cleber Naue, destacó la importancia del software de W3K para la gestión de esta obra, la cual maneja un alto volumen de documentos (alrededor de 130 mil), tanto técnicos como comerciales y contractuales. Él señaló que la solución permite un mayor control de los flujos y rutinas que involucran el proyecto, asegurando un flujo actualizado entre todos los involucrados. “Tenemos tantos procesos en esta obra que solo una herramienta como GREENDOCS podría manejarlos,” destacó el gerente de proyectos. El software garantiza una mayor trazabilidad y seguridad en el almacenamiento de datos, asegurando además auditabilidad, precisión y agilidad en los documentos involucrados en los proyectos. “GREENDOCS nos permite acceder a la comunicación del proyecto en cualquier momento. Esto facilita el flujo y brinda mayor transparencia al proceso,” resaltó Naue. También reveló que la experiencia en el proyecto de Serra do Salitre fue tan exitosa que el uso de la herramienta de W3K probablemente se extenderá a otras unidades de EuroChem. Con plantas de producción en Rusia, Bélgica, Kazajistán y Lituania, además de Brasil, EuroChem está entre las empresas del mundo con capacidad para fabricar los tres grupos de nutrientes primarios: nitrógeno, fósforo y potasio. Sus unidades emplean a un total de 28 mil trabajadores distribuidos en 40 países. En América Latina, en particular, EuroChem cuenta con 22 unidades de mezcla y distribución, las cuales se espera que sean responsables del 15% del consumo brasileño de fosfatados. ¿Cuáles son los diferenciales de la solución GREENDOCS? El software GREENDOCS realiza la gestión de documentos, ofreciendo soporte para modelado, virtualización y automatización de procesos, todo ello sin olvidar la seguridad y la transparencia en el almacenamiento de datos. La solución se adapta perfectamente a los procesos y demandas actuales de la empresa, proporcionando una solución centralizada para el flujo existente. El sector de Ingeniería integra diversas áreas de un proyecto —industrial, eléctrica, civil y ambiental—, cada una con sus propias especificidades y demandas. En este sentido, la posibilidad de acceder a distintos entornos con un solo inicio de sesión hace que todo el proceso sea más ágil y funcional para el equipo, lo que puede traducirse en una mejora del rendimiento. Además de garantizar mayor seguridad, control y trazabilidad en los procesos organizacionales, la solución también contribuye a la sostenibilidad ambiental. Esto se debe a que el uso de GREENDOCS reduce los gastos con impresiones y otros insumos, lo que refuerza el compromiso con el cuidado y respeto al medio ambiente. Entonces, ¿al igual que EuroChem quieres garantizar mayor agilidad y seguridad para los procesos de tu organización? Haz clic aquí y conoce nuestro portafolio completo de soluciones corporativas. Para mantenerte actualizado sobre tecnología, innovación y gestión de datos, sigue nuestro perfil en redes sociales en @w3k.

Especializada en gobernanza de la información para el entorno corporativo, W3K está llevando la transformación digital a cientos de organizaciones. Nuestras soluciones tienen como objetivo la optimización de procesos, garantizando una mayor trazabilidad y seguridad de los datos. Este es el caso del Proyecto Puma II de Klabin —la mayor productora y exportadora de papeles para embalajes y de soluciones sostenibles en embalajes de papel del país—, que utiliza el software CAPX en su portafolio de proyectos industriales. El software se utiliza para la gestión del portafolio de proyectos de ingeniería en todas las fases del ciclo de vida de los activos industriales, con enfoque en el aumento de la productividad, la seguridad y la confiabilidad. La solución ofrece mayor eficiencia y reducción de errores gracias al uso de una misma plataforma digital en todas las etapas del proyecto, desde el estudio hasta la operación. Sobre la demanda de Klabin, en especial, el responsable de la implementación del proyecto en la empresa, Everton Felipe Moraes, comentó que la herramienta fue desarrollada basándose en las especificidades de la organización. Durante la implementación se desarrollaron tres módulos, que contemplan el control de los siguientes flujos de proceso: Pendientes, Paradas y Montaje Electromecánico y Puesta en Marcha. Con respecto al primer módulo de CAPX, este ofrece un control completo relativo a las pendientes de entrega de los proyectos, desde su apertura hasta su conclusión, con énfasis en la organización del trabajo y en la agilidad en el control de plazos. Destacó que la solución permite realizar el seguimiento físico del proyecto mediante BIs y dashboards semanales/mensuales. Estos datos generan informes que se envían a la gerencia y contribuyen a la toma de decisiones. Esta lista de pendientes proporciona información relevante para el proyecto, que incluye estado, fase, disciplina, solicitante y empresa responsable. También se generan gráficos que facilitan la visualización de los porcentajes de pendientes con diferentes estados, incluyendo la identificación de pendientes atrasadas. Además, en este módulo es posible realizar la llamada ‘Gestión de Desvíos’, la cual permite la apertura de incidencias que pueden ser analizadas y evaluadas por el gestor antes de ser convertidas en pendientes efectivas. Aplicación móvil permite mayor rapidez en la toma de decisiones El módulo de Pendientes también cuenta con una versión para dispositivos móviles, que permite el registro simplificado de las actividades. En esta plataforma, los usuarios pueden realizar registros fotográficos al momento de la apertura, especificando tipo, categoría, disciplina, fase, lugar y empresa asociada, además de agregar campos personalizados según las necesidades del proyecto. Una de las ventajas de la aplicación móvil es que sincroniza los datos de manera online, permitiendo que el gestor pueda seguir en tiempo real el avance de los procesos. Durante este seguimiento, los usuarios también pueden aprobar o cerrar pendientes, realizando el registro fotográfico y completando justificaciones según las configuraciones permitidas, todo de forma práctica y funcional. Por su parte, la versión web ofrece funcionalidades adicionales, permitiendo a los gestores programar fechas para la atención de las pendientes, realizar verificaciones post-atención y ejecutar acciones similares a las disponibles en la aplicación móvil. De esta manera, CAPX permite una visión general del avance de las pendientes, asegurando que todas las partes involucradas estén alineadas respecto a las tareas que aún necesitan ser finalizadas. Este enfoque centraliza la información y facilita la comunicación entre todos los implicados. “Todas las comunicaciones se realizan dentro del sistema, aportando fluidez al proceso sin perder la confiabilidad de los datos”, enfatizó Everton Morais. El control de paradas también ganó más agilidad Esencial para supervisar el progreso de las paradas de mantenimiento, tanto programadas como generales, este módulo de CAPX (Paradas) permite la inserción de los porcentajes de avance “in situ” para las actividades del proyecto vía aplicación móvil, generando informes completos para el análisis y presentación del estado. Según el responsable del proyecto en Klabin, el módulo ayuda en el seguimiento de los proyectos, posibilitando que las paradas sean previstas con anticipación. “Logramos prever, acompañar y certificar que se cumpla el plazo final establecido, permitiéndonos además crear acciones para garantizar las entregas”, detalló Morais. CAPX web también permite la integración con softwares de gestión de proyectos, como MS Project y SAP PM, desde los cuales se pueden importar hojas de cálculo y cronogramas con las actividades programadas. La aplicación móvil puede además seleccionar los horarios de corte en los que se debe registrar el progreso realizado, mostrando el movimiento planificado y el real para la parada en cuestión.El gestor puede acceder también al historial de progreso en cortes anteriores y visualizar lo planificado para cortes futuros, filtrando actividades atrasadas y/o canceladas. Cuando la parada se concluye, la aplicación permite generar un informe final completo basado en un modelo creado a partir de un archivo de texto simple, formateado en un programa como MS Word, por ejemplo. Este informe incluye información esencial, como las principales actividades realizadas, eventos relevantes y lecciones aprendidas durante el proceso. También ofrece la capacidad de recopilar información directamente de los responsables de la ejecución e inspección del mantenimiento — un aspecto fundamental para agilizar la toma de decisiones. Más rapidez y funcionalidad para la lista de verificación de montaje electromecánico y puesta en marcha Por su parte, el módulo de Montaje Electromecánico y Puesta en Marcha de CAPX tiene como objetivo garantizar que todos los componentes de la planta estén funcionales y listos para iniciar la operación. “Esta lista de verificación actúa directamente en el comisionamiento para asegurar que todo ha sido probado, certificado por el equipo de proyectos y está funcionando normalmente”, reveló Everton Morais. El responsable del proyecto también habló sobre la importancia del trabajo de W3K para la optimización de los procesos organizacionales en su portafolio de proyectos industriales de Klabin. Destacó además el compromiso del equipo en el desarrollo de las soluciones. “W3K, con su propio equipo de especialistas en desarrollo, logra entender las particularidades de la empresa. Por eso recomiendo su trabajo”, enfatizó Everton Morais. ¿Y tú? ¿Quieres, al igual que Klabin, garantizar mayor agilidad y

Agilidad, practicidad y organización que aumentan la productividad y aportan eficiencia y seguridad. Estos son los beneficios que destaca Eduardo Chies, miembro de la administración de Roque Chies Empreendimientos, sobre KeyDrive, nuestra plataforma tecnológica de soluciones para el intercambio, almacenamiento y gestión eficiente de documentos en la nube. “La estructura de la solución es ligera y amigable. Con ella, gestionamos la información y tenemos acceso a los documentos de manera organizada y práctica”, comenta Eduardo. “Además, la usabilidad de KeyDrive es sorprendentemente sencilla, lo que permitió que, con el tiempo, mientras implementábamos el sistema, nuestros usuarios se volvieran cada vez más independientes en el uso de la herramienta, ganando en simplificación y eficiencia en el acceso a los documentos”, añade. La solución, según el cliente, no solo centraliza la información, sino que también ofrece una búsqueda simplificada, indexación automática de contenido y OCR nativo para el acceso a documentos escaneados, lo cual es esencial para facilitar y agilizar la búsqueda de documentos en el día a día de la empresa, que actúa en el sector de desarrollos inmobiliarios desde 1988, especialmente en el área de incorporación de edificios de alto nivel, gestionando complejos como Attimo, Andaluz y Bella Farnese, en algunos de los barrios más exclusivos de la capital gaucha. Velocidad y practicidad en la búsqueda e investigación El ejecutivo detalla que, al escribir o buscar información y archivos en KeyDrive, la rapidez en el retorno de las respuestas aporta agilidad al trabajo de los equipos involucrados. Además, el sistema hace que los documentos sean consistentes y validados, con controles de revisión y duplicación que mantienen los archivos organizados, mientras que el flujo de trabajo de validación con firma electrónica permite una colaboración segura entre empresas, creando rastros de auditoría confiables. Esto, según Eduardo, aporta aún más beneficios al día a día de Roque Chies, haciendo que los procesos y tareas de la empresa también ganen en eficacia. Soporte y comunicación: un factor positivo Otro punto positivo, según el cliente, está en la interacción con W3K. “Siempre que necesitamos soporte, la respuesta es rápida y las dudas se resuelven casi de inmediato”, afirma. “La atención humanizada, con un soporte siempre ágil y dispuesto a ayudar, también fue un gran diferencial”, concluye. Recursos y funcionalidades de KeyDrive KeyDrive ofrece una amplia gama de funcionalidades para hacer la gestión de documentos más eficiente, incluyendo almacenamiento en la nube, control de revisiones, integración con impresoras, carga masiva simplificada, visor integrado, workflow configurable, certificación digital, soporte multilingüe, API completa y OCR/búsqueda por texto completo. Así como los beneficios obtenidos por Roque Chies Empreendimentos, otras empresas de todos los sectores pueden aprovechar esta plataforma, mejorando la organización documental, la eficiencia en la búsqueda y la colaboración. “Con todos los beneficios, reafirmamos también la implementación y el soporte de la solución, que han sido exitosos a lo largo de todo el proyecto, haciendo de esta una solución esencial para organizar y aumentar la agilidad de nuestras rutinas”, enfatiza Eduardo Chies. Para conocer más sobre la plataforma KeyDrive y entender cómo sus recursos también pueden beneficiar a su empresa, ofreciendo una forma eficaz de centralizar y optimizar la gestión de documentos, hable con nuestros especialistas: https://keydrive.com.br

El Grupo TB, conglomerado que reúne 4 divisiones de negocio: TB Frotas, TB Urbem, TB Facilities y TB Green, adoptó Greendocs, la plataforma de gestión de documentos físicos y digitales de W3K Tecnología, así como servicios consultivos, de implementación y soporte de la solución, además de capacitación en el área de digitalización. El contrato con W3K incluyó la atención al proyecto de digitalización del archivo del Grupo TB, que cuenta con más de 17 millones de documentos físicos, siguiendo las normativas del decreto 10.278 de marzo de 2020. La corporación también utilizó Greendocs para su Gestión de Recursos Humanos, aprovechando los recursos de la plataforma para administrar los expedientes de sus más de 8 mil colaboradores, distribuidos en los 12 estados donde opera la empresa. Según Antonio Haack, quien trabaja en el área Comercial de W3K Tecnología y fue uno de los responsables de este proyecto, el objetivo de la adopción de Greendocs por parte del Grupo TB fue, desde el inicio, eliminar la producción de documentos en formato físico, pasando a una gestión de documentos 100% digital. “Nuestra información queda más centralizada, lo que facilita la búsqueda, optimiza el proceso de digitalización y almacenamiento físico, mientras no pasamos todo a digital, y también la preservación digital de los documentos”, destaca Sérgio de Souza Euzébio, quien trabaja en el Centro de Documentación e Investigación – CEDOC del Grupo TB. Además, contando con la experiencia de W3K en gestión de documentos, el Grupo TB también contrató una capacitación en digitalización, con el objetivo de especializar al equipo del CEDOC. De esta manera, los colaboradores de esta área están capacitados para aplicar las mejores prácticas en la operatividad documental, obteniendo un mejor desempeño en todo el proyecto.

El día 07 de abril, a las 15h, estaremos en línea en el Congreso de Organización y Gestión de Documentos, promovido por ABEINFO – Asociación de Empresas y Profesionales de la Información. HAGA CLIC AQUÍ para ver el caso de éxito del mayor parque termoeléctrico a gas natural de América Latina, que ofrece soluciones logísticas para el mercado de petróleo y gas. Presentaremos el caso de transformación digital con Vinícius da Silva, ingeniería y operación de GNA (Gas Natural Açu) y la solución completa para la gestión de documentos con los ponentes: Ven a conocer nuestra solución completa en gestión de contenido corporativo, que ha estado transformando negocios por más de 10 años.

Con casi 23 mil proyectos migrados en apenas tres meses, además de 41 actividades ejecutadas, 34 reuniones realizadas y 60 personas involucradas en la implementación, Irani enumeró muchos beneficios obtenidos con Greendocs.Entre ellos se encuentran: trazabilidad de documentos, flujo de procesos bien definido, control de numeración y versionado, búsqueda inteligente que agiliza el proceso de consulta, seguridad y digitalización de la información y, por supuesto, agilidad y automatización en la entrega de los datos. Para el diseñador mecánico de la empresa, Dirceu Bettega, Greendocs proporcionó un sistema robusto e inteligente para gestionar el flujo documental.“Actualmente, tenemos la información concentrada en un solo lugar y disponible para todos los usuarios simultáneamente, lo que nos garantiza el control y la trazabilidad de la información, sabiendo con quién, cuándo y cómo los usuarios recibieron los documentos de ingeniería”, explica. Bettega también comenta que Irani pasó a tener el control de la información, como la numeración de los documentos, de forma automática.Esto se debe a que los documentos de ingeniería fueron digitalizados y los nuevos ya serán creados de forma nativa en la herramienta, permitiendo que todas las aprobaciones y comentarios de los proyectos queden registrados en el sistema Greendocs.De esta forma, se garantiza una entrega de información rápida, segura y sin retrasos. Con casi ocho décadas de experiencia, Irani está presente en cuatro estados brasileños, con cinco unidades de negocio y dos oficinas.Además, a lo largo de su trayectoria, la empresa ha ganado más de 40 premios ambientales a nivel regional y nacional, empleando a cerca de 2.200 colaboradores directos. Con tantos proyectos exitosos, Irani hizo la mejor elección, ya que Greendocs es una plataforma GED/ECM + BPMS totalmente configurable, según el modelo de negocio de la empresa, replicando procesos y estrategias ya utilizados por los equipos.En el caso específico de este cliente, el sistema pasó a alojar todos los archivos de ingeniería que estaban en el servidor de la industria. Según el analista de TI, Eduardo Merlini, quien actuó como gestor del proyecto, uno de los desafíos fue cumplir con el cronograma, ejecutado 100% en modalidad remota y sin modificaciones.“El éxito de la implementación se debe, principalmente, a la dedicación de los usuarios clave y al soporte de W3K, que no escatimaron esfuerzos para realizar las actividades y alcanzar los objetivos del proyecto.Hoy contamos con un sistema seguro, con mucho más control de la documentación, mejorando y agilizando nuestro proceso”, evalúa. ¿Quieres saber cómo Greendocs puede adaptarse a tu modelo de negocio? Solicita una demo dedicada a tu empresa.

La posibilidad de entrenar y capacitar a los usuarios en la solución utilizando manuales y flujos dentro de Greendocs es uno de los puntos destacados por el coordinador. “Cuando tienes documentos técnicos y plantillas dentro de la misma herramienta es posible mantener el estándar adecuado, además de eliminar la necesidad de navegar entre otros sistemas, optimizando el tiempo de los procesos y proyectos”, reveló. Los nuevos usuarios reciben acceso a la solución y son entrenados en la herramienta a través de la propia plataforma de W3K. Es decir, todos los involucrados en los proyectos, equipo interno y contratistas externos, están capacitados para utilizar el sistema de gestión de documentos. Son más de mil usuarios comunicándose electrónicamente en el mismo ambiente. Múltiples entornos en un solo acceso Otra cuestión fundamental es la posibilidad de acceder a diversos entornos con un solo inicio de sesión. En el caso de LD Celulose, por ejemplo, Dessotti alterna entre EDMS, Documentación Forestal y Gestión de Pagos con un solo clic. Greendocs impresiona por su robustez y capacidad de adaptación según la necesidad de cada negocio. La integración entre varias disciplinas de ingeniería, por ejemplo, eléctrica, civil y mecánica en el caso de LD Celulose, permite que los proyectos sean construidos y acompañados con asertividad y eficacia. “Para generar el documento necesitas una herramienta ligera y dinámica, es decir, cuanto menos complejo sea ese sistema, más naturalmente fluye”, añadió. En la práctica, Dessotti genera inputs para que W3K configure el sistema de forma que satisfaga las necesidades de la gestión y, por supuesto, de manera amigable para todos los usuarios que utilizarán la plataforma. “La interacción en la herramienta entre quien compra y quien entrega, por ejemplo, hace toda la diferencia”, dijo. Además, la capacidad de control que ofrece Greendocs también facilitó la rutina de la compañía. Los comentarios están disponibles en diversos procesos de la documentación y permiten la comunicación dentro de la plataforma, donde también es posible verificar registros, seguir aprobaciones y revisiones, y rastrear accesos. La implantación del sistema en LD Celulose se realizó de forma gradual, pues la definición de las necesidades aún estaba en construcción y evaluación. “No teníamos un modelo de gestión 100% listo para generar inputs asertivos para la herramienta, por eso, la construcción se dio paso a paso”, explica. Configurando el flujo de acuerdo con el Business Aunque la plataforma ya estaba en uso antes incluso de la fecha de entrega, fue necesario ajustar algunos puntos conforme surgían los desafíos. Esto se debe a que la plataforma es totalmente configurable y el cliente va adaptando el flujo de acuerdo con lo que realmente necesita en el business — lo que permite mantener el control de la gestión. “Con el flujo totalmente configurado es posible eliminar riesgos de errores humanos, como la aprobación de una versión equivocada o aún no finalizada”, ejemplificó. Por Greendocs, además, es posible crear etapas de aprobación para cada revisión y hacer un seguimiento cercano de este proceso. Atención humanizada de excelencia La atención humanizada fue otro de los aspectos destacados por el coordinador, ya que la facilidad para acceder al equipo en caso de mantenimientos urgentes es un diferencial de W3K. Así, en casos críticos es posible contactar incluso antes de abrir un ticket. Evidentemente, los gráficos BI para el control de gestión también lideran la lista de beneficios de la plataforma. La solución permite que todas las fases de un programa o proyecto sean visualizadas. La integración facilita la rutina de planificación y, consecuentemente, hace más asertiva la toma de decisiones. Indicadores visuales con dashboards e informes posibilitan el entendimiento rápido de la información de control. Además, los gestores son informados en tiempo real, a través de correos automatizados y comentarios electrónicos, sobre actualizaciones de la información referente al avance del proyecto, liberación de documentos, cuáles están cancelados, cuáles ya fueron enviados, entre otros avisos importantes para el buen desarrollo del flujo de trabajo. Desafíos superados con Greendocs Actualmente, LD Celulose posee más de 50 mil documentos en Greendocs, además de casi 300 mil notificaciones por mes y, como ya mencionamos, 1,187 usuarios. Con la Curva S, el coordinador tiene acceso a la expectativa y realidad del proyecto, es decir, cuánto ya fue concluido y si corresponde a lo previsto inicialmente. Él, que ya trabajó directamente en la implantación de otros sistemas, entiende que el mejor camino para garantizar la excelencia en la gestión de documentos era renunciar a los sistemas rígidos y predefinidos para construir con W3K un modelo que respondiera a las necesidades de sus procesos. Con esto, y todo el soporte para el cliente ofrecido por W3K, fue posible aplicar el proceso de LD Celulose a la plataforma, garantizando escalabilidad para llegar a 50 mil documentos sin necesidad de alterar la estructura inicial ya diseñada del sistema. Además, es importante resaltar que el mantenimiento y ajustes en la solución se realizan sin generar grandes pasivos, debido a la robustez de Greendocs. Además, claro, la posibilidad de usar menos papel proporciona automáticamente la reducción de gastos en impresión y otros insumos, además de eliminar la necesidad de espacio para almacenamiento y fortalecer la relación de cuidado y respeto con el medio ambiente. Confiabilidad y consistencia de la información Confiabilidad y consistencia de la información fueron otros términos utilizados por el coordinador para explicar los beneficios de Greendocs. Cuando un gestor recibe el documento del proveedor y está en desacuerdo con algo, por ejemplo, el provisor añade una nueva revisión y este proceso se da hasta que la misma sea aprobada. Si no existiera el control de flujo de las revisiones, habría gran posibilidad de errores. Esta es una burocracia necesaria y encontrar el equilibrio entre ella y la agilidad que una herramienta debe proveer es el camino al elegir una plataforma eficaz. Aún sobre los grandes desafíos, Dessotti destacó la importancia de que el ambiente Forestal haya sido configurado en Greendocs, pues comenzaron las auditorías y las evidencias que estaban dentro de Greendocs se localizaban mucho más rápido que las

“Se pudo resolver pendientes relacionadas con el envío de documentación, ya que el típico ‘teléfono roto’ entre proveedores y empresa fue eliminado. Esto porque la herramienta permite registrar el día y la hora en que se realizan los envíos y recepciones”, explica. Además, dado que los documentos son pesados, la facilidad para subir archivos también es un punto relevante en el uso del sistema. “Otros aspectos fundamentales son, por ejemplo, poder hacer todos los comentarios y registrarlos en la plataforma, lo que facilita la comunicación”, agrega. En cuanto al tiempo optimizado, Ana Marta revela que la agilidad y rapidez en el intercambio de información en un proyecto representan una ganancia significativa dentro de un proyecto y/o estudio. “Con Greendocs, tenemos evidencias de los flujos que recorren los documentos y lo comprobamos con auditorías e informes”, finaliza. La plataforma de W3K también facilita la cercanía entre equipos y la gestión de las colas de trabajo. Sin mencionar la seguridad de la información en la gestión de archivos y la posibilidad de visualizar datos de todas las etapas de la documentación. Greendocs integra GED / BPMS / EDMS en una misma plataforma. Fundada en 1920, CMPC inició sus operaciones en Brasil en 2009 al adquirir la unidad productiva ubicada en el municipio de Guaíba, que está en operación desde el 16 de marzo de 1972. Considerada la mayor industria del Rio Grande do Sul, la empresa es un referente por la calidad de sus productos y por el desarrollo sostenible basado en recursos totalmente renovables. Actualmente, el Grupo es el segundo mayor del sector en América Latina, con más de 17 mil colaboradores y 45 plantas industriales en 8 países: Brasil, Chile, Argentina, Colombia, Ecuador, México, Perú y Uruguay.