A automação de processos com BPMS permite que a organização tenha uma visão abrangente da gestão do fluxo de trabalho. Isso evita a perda de controle sobre informações, funções e etapas, além de proporcionar maior visibilidade e previsibilidade de problemas, atrasos ou falhas em entregas, que podem resultar em custos elevados. Além disso, ao automatizar processos, a empresa consegue responder rapidamente às demandas do negócio, focando na gestão sistemática e integrada dos ambientes. Isso possibilita aumentar a produção, melhorar os modelos de atuação e a qualificação das equipes, além de otimizar os custos, podendo alcançar até 80% de redução. Maior controle das filas de trabalho com BPMS O conceito de BPM engloba um conjunto de estratégias, normas e princípios que auxiliam os gestores na escolha das melhores alternativas para o gerenciamento dos processos na empresa. Mas como isso está relacionado ao controle das filas de trabalho? Ao automatizar o fluxo de trabalho com uma plataforma BPMS, a empresa pode receber notificações automáticas para o controle de prazos, criação ou modificação de itens, tarefas pendentes ou temporalidade. Isso aumenta significativamente a fluidez dos processos de negócio. Maior eficiência e segurança dos processos com BPMS A automação de processos com BPMS oferece também maior segurança, pois os dados são transmitidos de forma criptografada. Essa abordagem tem se mostrado a forma mais segura de armazenar as informações da organização. Além disso, o alto nível de eficiência proporcionado pelo BPMS nos processos torna a rotina mais assertiva e eficaz, tanto nos processos quanto nas equipes. Consequentemente, a empresa se torna mais competitiva e preparada para enfrentar o mercado. Aumento da produtividade com a automação de processos BPMS Ao optar pela automação dos processos da empresa, barreiras e gargalos são eliminados, tornando o fluxo de trabalho mais dinâmico e fluido, o que resulta em maior produtividade. A padronização e a transparência em todas as etapas aumentam a produtividade, pois são realizadas com maior controle, evitando retrabalhos e erros de comunicação desde a primeira execução. No entanto, a automação de processos requer planejamento e definição clara de objetivos e prioridades. A negligência de etapas pode prejudicar o processo como um todo e acarretar outros problemas. Escolha a W3K como sua parceira de tecnologia Com o suporte de tecnologias inteligentes, como a plataforma Greendocs, é possível monitorar e avaliar a qualidade de todos os fluxos de trabalho, utilizando indicadores específicos para cada projeto. Isso fornece informações relevantes para a tomada de decisão, focando diretamente na melhoria dos processos. O Greendocs é uma plataforma altamente configurável, adaptando-se completamente ao modelo de negócio do cliente. Ele replica os processos e estratégias já utilizados pela equipe, garantindo a governança da informação e uma gestão escalável de negócios. Gostaria de saber mais sobre como a W3K pode acelerar a transformação digital na sua empresa, proporcionando maior confiança, competitividade e fluidez na sua rotina? Entre em contato com um membro da nossa equipe.

O Databook é uma espécie de dossiê com as informações sobre diferentes aspectos de uma obra. É uma coleção de documentos que conta a história de um processo, do seu início ao fim. Esse tipo de acompanhamento pode envolver diferentes pontos da gestão (técnica, comercial e de qualidade), ajudando os gestores a ter uma visão 360º da operação.  Ele envolve aspectos dos mais variados, tais como pedido ou ordem de compra, desenhos aprovados pelo cliente, catálogos, manuais, especificação técnica, instruções de instalação e operação, plano da qualidade e inspeção e testes, procedimentos de ensaios, registros de qualidade, entre muitos outros. A centralização das informações em ambiente único, a implementação de metodologias documentais, o checklist com requisitos obrigatórios para o preenchimento do databook, o controle de prazos para a inclusão de dados no databook – todos são recursos oferecidos pela solução.  Saiba mais sobre o Databook no decorrer do artigo. Databook Eletrônico: solução inovadora e eficiente para a gestão de documentos  O Databook eletrônico da W3K é expert no gerenciamento de versões e histórico de alterações no dia a dia de uma obra. Além disso, pode ser acessado em campo via mobile.  O envio de informações pode ser realizado no momento da vistoria à obra, garantindo a confiabilidade das informações. Além disso, até mesmo as assinaturas podem ser feitas digitalmente, promovendo mais agilidade na elaboração do Databook. Solução totalmente digital em plataforma única São muitos os benefícios do Databook Eletrônico para projetos da engenharia e construção civil.  A centralização das informações em ambiente único, a eliminação da duplicação ou inconsistências nos dados, a implementação de metodologias documentais, a resposta rápida aos processos assertivos alinhados à equipe e o checklist eficaz com requisitos obrigatórios para o preenchimento do databook. Redução de ineficiência e armazenamento seguro Mas não é só isso. A solução também provê controle de prazos para a inclusão de dados no databook, a redução de ineficiência, garantindo maior qualidade das informações, o armazenamento seguro das informações, tudo feito em banco de dados altamente protegido. Uma base organizada, intuitiva e de fácil navegação para buscar documentos faz diferença para excelência da execução de qualquer projeto.  Auditabilidade e rastreabilidade de excelência A auditabilidade nos documentos e certificações das inspeções, rastreabilidade e confiabilidade das informações e assinatura digital elencam a lista das características do Databook da W3k – todas responsáveis pela redução de custos e aumento da produtividade como um todo. Escolha o Databook da W3K O software da W3K foca na centralização das informações em ambiente único. É mais uma ferramenta que provê escalabilidade à gestão das organizações. A W3K é especialista em proporcionar a disponibilização ágil de aplicações de negócio que possibilitam a transformação digital de processos gerenciais, trazendo fluidez, governança da informação, rastreabilidade, controle, integração e regramento de excelência. Fale com um de nossos especialistas e saiba como o Databook pode ajudar a sua organização.

A Gestão de Portfólio de Projetos (PPM) é de suma importância para organizações que necessitam de alta performance no gerenciamento de seus projetos, com visibilidade das etapas e controle de processos e informações. Centralizar sob uma única estratégia a gestão de todos os projetos é a missão do PPM. Entre os benefícios do PPM estão: o controle mais assertivo dos projetos, a organização dos recursos de projetos em andamento, além da disponibilidade para a abertura de novos projetos, designando profissionais e subsídios disponíveis para sua realização e inclusão no portfólio.  Mas não é só isso, o PPM pode ainda fornecer aos administradores da organização uma visão necessária do estágio de cada projeto, e como ele pode ajudar na estratégia geral da empresa. PPM é solução decisiva para as empresas Empresas que podem garantir que os projetos certos estejam sendo realizados no tempo certo e alinhados com a expectativa da companhia sobre o seu investimento saem na frente diante da acirrada concorrência. Isso é possível com o CAPX, solução de Gestão de Portfólio de Projetos da W3K, que permite o alinhamento entre objetivos do projeto e da empresa, potencializando a governança da informação – característica fundamental de projetos de sucesso. Vale ressaltar que avaliar riscos e impactos, especialmente no caso das indústrias, faz toda diferença para a eficácia do projeto. Afinal, monitorar e avaliar riscos da operação é uma constante para a gestão dos projetos. Sejam causados por elementos externos ou internos, é um acompanhamento obrigatório. Com o PPM, aliado a outras soluções como o BI, as indústrias têm a capacidade de analisar cenários, prever planos de ação e ter melhores subsídios para uma tomada de decisão de maior assertividade. Na prática, o que o PPM faz? Como já dito anteriormente, a solução PPM da W3K é uma ferramenta essencial para empresas que buscam otimizar seus processos de gerenciamento de projetos e alinhar suas estratégias de negócio. Na prática, ela elimina a demora e as inconsistências no apontamento de progresso de projetos. Como a solução faz isso? Gerenciando de forma integrada todos os projetos da organização, desde a ideia até a entrega final, garantindo assim um maior controle e visibilidade dos resultados. Em suma, quando diversas pessoas trabalham e atualizam simultaneamente as informações do projeto, com uma base de dados consolidada, o risco de duplicidade e diferenças na informação entre integrantes dos projetos é eliminado. Gerenciar o orçamento, recursos, prazos e riscos com o CAPX A solução PPM da W3K, o CAPX, permite uma gestão mais estratégica do portfólio de projetos por conta da priorização de projetos com base em critérios pré-definidos e alinhados com a estratégia da empresa.  Assim, é possível gerenciar o orçamento, recursos, prazos e riscos de todos os projetos de forma unificada, facilitando a tomada de decisões e a alocação de recursos. É possível ainda monitorar o desempenho de cada projeto de forma individual e do portfólio como um todo. Através de indicadores de desempenho e dashboards personalizados, a equipe de gestão pode acompanhar em tempo real o status dos projetos e tomar medidas preventivas ou corretivas caso necessário. Solução flexível e personalizável para sua empresa A solução PPM da W3K também é altamente flexível e personalizável, permitindo que a organização possa adaptá-la às suas necessidades específicas. Além disso, ela pode ser integrada com outras ferramentas de gestão já utilizadas pela empresa, aumentando ainda mais a eficiência dos processos e a visibilidade dos resultados. Em resumo, a solução de Gestão de Portfólio de Projetos (PPM) da W3K é uma ferramenta essencial para empresas que buscam otimizar seus processos de gerenciamento de projetos, aumentar a eficiência e a visibilidade dos resultados, além de alinhar seus projetos à estratégia de negócio.  Por que escolher a W3K? Desde 2011, a W3K impulsiona a transformação digital de seus clientes.  Presente em diversos mercados,, a empresa também provê Governança da Informação e a Gestão Escalável de Negócios. Para saber mais sobre como a W3K pode contribuir para uma gestão ainda mais qualificada de seus projetos, entre em contato conosco.

O Brasil tem cerca de 302 universidades públicas, quase 3 mil instituições privadas de ensino superior e mais de 178 mil escolas de educação básica. Já pensou no desafio que é gerir todos os documentos e históricos de alunos? Se contando os estudantes antigos já parece muita coisa, agora imagine a quantidade de dados armazenados em 40, 50 ou 80 anos de acervo acadêmico. Por que é tão importante olhar para isso? Por diversos motivos, entre eles porque o Ministério da Educação (MEC) publicou, no dia 18 de maio de 2022, uma nova portaria que dispõe sobre a obrigatoriedade da geração de documentos acadêmicos sem suporte físico e a conversão do acervo acadêmico das Instituições do Ensino Superior (IES) para o meio digital, ou seja, a Portaria Nº 360 do MEC. Na prática, essa Portaria traz a obrigatoriedade de que a geração de documentos acadêmicos não tenha mais suporte físico e regula a conversão de documentos acadêmicos físicos para o meio virtual, para que todo o acervo seja, agora, digital. Este artigo vai explicar como a tecnologia pode ajudar nesse processo e de que forma a gestão dessas informações faz diferença na organização dos dados. Por que digitalizar os documentos? Algumas razões fazem com que a digitalização das informações sobre estudantes e professores seja o melhor caminho. Entre elas está a localização dos documentos no acervo e a garantia de mais agilidade ao dia a dia dos funcionários das instituições. Além disso, esse processo elimina o uso do papel e protege o meio ambiente, reduzindo também os custos das instituições. Sem contar na segurança acrescida tanto para a conservação dos documentos quanto para a proteção em relação aos dados dos alunos. Como a tecnologia se tornou protagonista na gestão dos documentos? Essa imensa quantidade de documentos gerados no passado, no presente e os que ainda serão armazenados precisam de uma gestão eficiente para manter a informação acadêmica permanentemente organizada e em condições adequadas de conservação, fácil acesso e pronta consulta. Porém, não basta a digitalização, é preciso uma solução completa para garantir a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade de todas as informações dos processos e documentos originais. É aí que a tecnologia entra na história como protagonista. A transformação digital é uma necessidade não apenas para a preservação dos dados, mas também para adequação à lei, visto que a Portaria traz suas especificações para as instituições públicas ou privadas, pertencentes ao sistema federal de ensino (IES). A solução completa da W3K contempla: digitalização, archiving, guarda física e uma plataforma online GED/ECM e BPMs configurada de acordo com o modelo de gestão. Cada escola ou universidade tem processos únicos e a adaptação a essas realidades se torna essencial.  Gestão eficiente do acervo acadêmico com a Solução Completa W3K Documentos físicos e nato-digitais são controlados pelo sistema especializado da W3K em gerenciamento de documentos eletrônicos, que possibilita gerenciar a base de dados de forma adequada para a preservação do acervo acadêmico digital. Com a solução é possível controlar o acesso restrito aos dados, a temporalidade da informação, gerenciar manutenção ou pendências, catalogação das caixas, rastreabilidade do tratamento individualizado, entre outros benefícios. Mas não é só isso, com essa tecnologia também se evita negligências e utilizações fraudulentas no acervo acadêmico.  Greendocs: encontrando o documento do aluno com agilidade e segurança A plataforma Greendocs GED/ECM e BPMs permite que a secretaria, os reitores e demais usuários autorizados, encontrem o documento correto no momento certo, com total rastreabilidade e segurança. Isso sem falar na possibilidade de replicar e automatizar processos, muitos já utilizados pela instituições, o que provê não apenas mais agilidade, mas fluidez e transparência na rotina desses ambientes. Palavra-chave: governança da informação Os recursos proporcionados pelo Greendocs impedem a perda da governança da informação de alunos, professores, funcionários e parceiros, além de evitar as respostas lentas, os processos não escaláveis e, claro, a falta de respaldo legal. A W3K oferece um eficiente processo de digitalização de arquivos, otimizando o legado da instituição.  Da mesma forma que o archiving contribui para a gestão de armazenamento e destruição segura de documentos administrativos das escolas. Tudo isso torna os processos mais seguros e adequados ao que pede a legislação Quer saber como a W3K pode ajudar a sua escola ou universidade a gerenciar, digitalizar e arquivar documentos? Fale com um de nossos especialistas e dê mais um passo rumo à transformação digital da sua instituição.

A gestão de documentos nada mais é do que um conjunto de processos com armazenamento, organização e uso inteligente dos arquivos da organização. Essencial para garantir maior produtividade e praticidade no dia a dia. Sabendo da importância de gerenciar com eficácia seus documentos, as empresas têm cada vez mais investido em parceiros tecnológicos que facilitem esse processo. Mas, quais são os reais benefícios da gestão documental e por onde começar? Desordem e esgotamento do espaço físico Por onde começar é uma pergunta recorrente no setor empresarial, especialmente para empresas que ainda estão buscando formas de se tornarem mais competitivas.  Isso porque os gargalos de não gerenciar esses documentos é prejudicial para a saúde da organização, especialmente pelo esgotamento do espaço físico, o que causa uma guarda desordenada dos novos documentos, onde houver lugar.  A recuperação das informações fica comprometida, a circulação, manutenção e limpeza do local ficam dificultadas e o acervo documental se torna um ambiente insalubre e propenso a acidentes ambientais, tais como incêndios e comprometimentos de estruturas prediais. Por onde começar a gestão documental? O recomendado é começar a gestão documental de onde a empresa está. A partir disso, será preciso mapear o acervo documental, qualificá-lo e quantificá-lo, entender como é gerado, como tramita dentro da organização, onde e como está armazenado e quais são suas necessidades de uso e usuários.  É fundamental, primeiro, entender o que não fazer. Por exemplo, evitar uma força tarefa com equipe interna para atacar e resolver o problema, pois a empresa vai precisar de uma consultoria especializada para realizar todas etapas da implementação, desde o diagnóstico da situação atual até o planejamento de implantação de melhorias nos processos e novas tecnologias. A busca por prestadores de serviços desqualificados também é algo que deve ser evitado, bem como a falta de definição de escopo e dimensionamento do acervo passivo e, claro, a criação de regras muito detalhadas e solicitações excessivas e sem prioridades para organização e cadastro deste acervo. Inicie pelo mapeamento, sempre! O mapeamento do acervo, que não se restringe à tabela de temporalidade documental, vai ser sempre o início de uma gestão eficiente. Estamos falando de um mapa documental mais amplo, que lista todos os itens documentais da empresa, sempre relacionando-os às suas características. Que características seriam essas? Uso, classificação, forma de apresentação, suporte, origem, ciclo de vida, objetivos, classificação de acesso, dentre outros dados.  Depois, o próximo passo é classificar o teor das informações. As terminologias de classificação variam de empresa para empresa, mas, em suma, traduzem as mesmas necessidades de facilitar ou dificultar o acesso. Pública, sigilosa corporativa é uma boa classificação para começar. Benefícios da gestão documental O Greendocs, solução da W3K para gerir documentos, ajuda as empresas a reduzir, em média, 70% o tempo na busca por informação, que é um dos principais fatores de perda ou ganho de produtividade nas organizações. A plataforma também possibilita a conversão em massa, roteamento/trâmite automatizado e carga em lote, melhorando as rotinas de trabalho dos profissionais da informação envolvidos com gestão documental. Rastreabilidade da informação é outro ganho: assim, se alguma ação for realizada sobre um documento (por exemplo, emissão, aprovação, validação), a empresa saberá quem fez tal ação, e quando. Isso auxilia muito na gestão de eventuais conflitos contratuais, onde a assimetria da informação pode acarretar perdas injustas para uma das partes. Por que escolher a W3K para prover a gestão documental da sua empresa? É fundamental saber que sem estudo e planejamento adequados, os valores investidos nos projetos de gestão documental podem não levar aos resultados pretendidos, o que frustra tanto equipes de trabalho quanto direção da empresa.  A vantagem da consultoria da W3K, por exemplo, é o olhar externo, com uso de know how, técnicas e metodologias testadas e aprovadas em outras empresas. O investimento feito em uma consultoria prévia pode significar, além de maior probabilidade de sucesso nos projetos de gestão documental, economia na contratação dos serviços. Se você ainda tem dúvidas sobre qual parceiro tecnológico escolher nesse processo, contate um de nossos especialistas e conheça as nossas soluções.

A W3K impulsiona a transformação digital das empresas desde 2011. Presente em diversos mercados, provê a governança da informação e a gestão escalável de negócios através de ferramentas e recursos robustos indispensáveis para toda e qualquer indústria inovadora. Prova disso é o ambiente escolhido pela W3K para desenvolver sua tecnologia: o Parque Tecnológico de São Leopoldo (Tecnosinos), que conta com toda a infraestrutura necessária para transformar ideias em oportunidades. A parceria entre a desenvolvedora e o espaço visa fomentar novas economias e potencializar o empreendedorismo inovador, estratégico e sustentável, especialmente de indústrias que desejam se manter competitivas. Em seus mais de 35 mil metros quadrados, 50 startups, 60 empresas consolidadas e a geração de cerca de 8 mil empregos diretos, o Pólo abriga também companhias da Alemanha, Coreia do Sul, Holanda, Índia, Suécia e Suíça.  Imersão Tecnosinos/Indústrias Para iniciar o ano com foco no desenvolvimento das indústrias, A ACIST-SL e o Parque Tecnológico promovem a Imersão Tecnosinos/Indústrias, que acontece no dia 08/02. O encontro tem como objetivo oportunizar o acesso ao ambiente de inovação do Tecnosinos, apresentando as soluções de inovação e tecnologia disponíveis para o segmento. É também uma oportunidade das indústrias visitarem a sede da W3K, bem como suas soluções tecnológicas, como o Greendocs, por exemplo. O Gerenciador de documentos e processos é o carro-chefe da desenvolvedora, totalmente configurável conforme modelo de negócio da empresa, sempre replicando processos e estratégias já utilizadas pelas equipes. Isso porque a tecnologia é uma grande aliada das indústrias quando o assunto são dados estratégicos. A W3K acredita que a gestão estratégica é sempre o cenário ideal para uma indústria inovadora. Para as empresas que desejam vivenciar essa experiência, vale dizer que as inscrições são gratuitas e vão até o dia 07/02. Para garantir uma vaga é preciso realizar o cadastro no site da ACIST-SL, neste link: https://eventos.superasistemas.com.br/e/checkout/dapERfRa8IDm#!. Transformação digital potencializa competitividade  Impulsionada pela pandemia de 2020, mas já em crescimento há alguns anos, a transformação digital não é mais uma opção, mas a única forma de se adequar a padrões de exigência cada vez mais altos, potencializando a competitividade das organizações. Isso porque a informatização dos processos elimina a ocorrência de erros humanos ou, pelo menos, reduz drasticamente a ocorrência de falhas, centralizando a gestão baseada em dados de forma assertiva e organizada. A W3K acredita que é através de soluções como as que desenvolve que os gestores recebem subsídios dos dados para o processo de tomada de decisões, possibilitando que os resultados alcançados sejam analisados de forma individual ou integrada, mas com eficiência. Além disso, se manter em movimento é o grande segredo para permanecer na frente. Em suma, movimentar-se significa assumir a inovação como cultura, focando na transformação digital como combustível de crescimento e em sistemas de informação como molas propulsoras para o sucesso. Um Pólo focado no desenvolvimento tecnológico Criado há mais de 20 anos, o Tecnosinos abriga empresas nas áreas de Tecnologia da Informação, Semicondutores, Automação e Engenharias, Comunicação e Convergência Digital, Tecnologias para a Saúde e Energias Renováveis e Tecnologias Socioambientais. Atualmente, são 110 empresas nacionais e internacionais, com um faturamento anual de mais de R$ 2,5 bilhões e histórico de 120 registros de propriedade intelectual. Grandes companhias globais se unem a dezenas de startups incubadas e graduadas na Unidade de Inovação e Tecnologia (Unitec), gerando inovação e movimentando a economia. Venha conhecer a sede da W3K no Pólo Tecnológico para ver de perto como podemos otimizar os processos da sua indústria, reduzindo custos, aumentando produtividade e acelerando a sua transformação digital.

Certamente você já ouviu falar no termo Data Driven, que significa tomar decisões baseadas em dados, usando o aparato de tecnologias como BI e dashboards, ao invés de apostar em suposições ou intuições. Segundo a consultoria internacional Gartner, até 2026, 65% das organizações venderão mais com base em estratégias Data Driven, fazendo a transição da tomada de decisão baseada na intuição para aquela baseada em informações reais, organizadas, analisadas e bem distribuídas. Produtividade, assertividade e lucratividade A transformação digital não é apenas um conceito, mas sim um somatório de tecnologias e ações que permitem aumentar a produtividade, competitividade, assertividade e lucratividade de organizações de todos os segmentos. E a cultura Data Driven é um dos pilares de sustentação dessa transformação, auxiliando com tecnologias que trazem indicadores visuais capazes de possibilitar o entendimento rápido das informações de controle de forma ágil, fácil, com a performance da nuvem, ou seja: acessível pela web, anytime, anywhere. Greendocs é mola mestra no Data Driven Com o Greendocs, por exemplo, os usuários autorizados podem acessar em tempo real gráficos, dashboards e relatórios gerados pelo sistema. Permite analisar os dados para obter insights, sem perder nenhuma informação relevantes, além de observar os dashboards, fazendo a gestão dos dados para melhorar insights, projeções e, é claro, a gestão de todo o negócio. Gestão inovadora Uma gestão inovadora é sempre baseada em boas estratégias. E isso engloba dados estruturados, ou então só haverá um excesso de informações que pode até mesmo prejudicar a empresa, causando desorganização, perda de foco e de produtividade. Com a organização, análise e uso das informações baseada na tecnologia, o tempo economizado pode ser utilizado para atividades mais estratégicas, e nisso o Greendocs pode ajudar muito. Além disso, toda comunicação é realizada por dentro do sistema, trazendo fluidez ao processo, sem perder a confiabilidade dos dados. Leia também sobre a importância da atualização integrada de informações. Saiba mais sobre como o Greendocs e outras soluções W3K podem auxiliar sua empresa a ser mais produtiva, assertiva e competitiva. Solicitar uma demonstração, clicando aqui.