La alianza entre W3K y SLC Máquinas — empresa que opera en el segmento de maquinaria y equipos agrícolas desde hace más de 50 años — está garantizando mayor agilidad en los procesos de la organización. SLC utiliza GREENDOCS para gestionar documentos técnicos y procesos de Recursos Humanos, proporcionando reducción de costos, así como mayor agilidad y control en los flujos de trabajo de la empresa. La gerente de DHO y Sostenibilidad de SLC, Rosileni Segatto, comentó que antes de la implementación de GREENDOCS, todo el flujo de documentos del área de Recursos Humanos de la empresa se realizaba de manera manual. “Todos los documentos se imprimían en la sede en Cruz Alta y se enviaban por mensajería a las filiales para que recogieran las firmas de sus colaboradores. Luego, estos documentos debían ser enviados nuevamente para su revisión y archivo en la sede”, recordó la gerente. Ella comentó que todo ese proceso, además de requerir más tiempo del equipo para la finalización de los procesos organizacionales — lo que incluye el envío por mensajería y el posterior archivado — estaba sujeto a posibles problemas de flujo y pérdidas. “Teníamos muchas situaciones de falta de firmas, pérdida de mensajería y documentos, por ejemplo, además de la demora para la revisión y archivo de los mismos”, enfatizó Rosileni. Ella relató que, además de la agilidad en el flujo de documentos, SLC Máquinas también logró reducir los costos relacionados con la impresión de estos documentos y el transporte de mensajería entre las filiales. Actualmente, SLC cuenta con más de 1,100 empleados distribuidos en sus 30 filiales repartidas por todo Río Grande do Sul. Empresa ya identifica aumento de productividad Rosileni comentó además que la empresa ya ha observado una mejora significativa en su productividad desde la implementación de la solución. “Sin duda, tras la implementación del GREENDOCS logramos una gestión de archivos mucho más ágil y rápida”, destacó la gerente. Según Rosileni, SLC también puede identificar otros beneficios en sus rutinas administrativas, entre ellos la facilidad de acceso a los documentos y la centralización del almacenamiento de archivos. En relación a este último, según la gerente, es uno de los beneficios más importantes de la herramienta, considerando que el departamento de administración y personal no está todo en el mismo espacio físico. Además de garantizar mayor seguridad, control y gobernanza a los procesos organizacionales, otro beneficio se refiere a la reducción de costos en impresión de papel. Esto se debe a que el uso del GREENDOCS reduce gastos en impresión, descarte y otros insumos, lo que fortalece la relación de cuidado y respeto al medio ambiente. Empresa ya identifica aumento de productividad Rosileni comentó además que la empresa ya ha observado una mejora significativa en su productividad desde la implementación de la solución. “Sin duda, después de implementar GREENDOCS logramos una gestión de archivos mucho más ágil y rápida”, destacó la gerente. Según Rosileni, SLC también puede identificar otros beneficios en sus rutinas administrativas, entre ellos la facilidad de acceso a los documentos y la centralización del almacenamiento de archivos. En relación a este último, según la gerente, es uno de los beneficios más importantes de la herramienta, considerando que el departamento de administración y personal no está todo en el mismo espacio físico. Además de garantizar mayor seguridad, control y gobernanza a los procesos organizacionales, otro beneficio se refiere a la reducción de costos en impresión de papel. Esto se debe a que el uso de GREENDOCS reduce gastos en impresión, descarte y otros insumos, fortaleciendo la relación de cuidado y respeto al medio ambiente. ¿Cuáles son las ventajas diferenciales de nuestra aplicación para RRHH? La aplicación de W3K enfocada en el área de RRHH tiene como objetivo simplificar la gestión documental. La solución realiza el almacenamiento y la organización de estos volúmenes, agilizando el acceso a documentos relacionados con los empleados de la organización, incluyendo contratos de trabajo, evaluaciones de desempeño, registros de capacitación, entre otros. En cuanto a los procesos específicos de RRHH, la solución de W3K también desempeña un papel importante. A través de la plataforma es posible automatizar tareas como admisiones, despidos, solicitudes de beneficios y evaluaciones de desempeño. Con flujos de trabajo personalizables y recursos de notificación, es posible optimizar procesos, reducir errores y mejorar la eficiencia de este sector fundamental para el buen desempeño de cualquier organización. La solución de Recursos Humanos de W3K se adapta perfectamente a los procesos y demandas actuales de la empresa, ofreciendo una solución centralizada para el flujo existente, con enfoque en la seguridad y trazabilidad en el almacenamiento de los datos. Para conocer casos de otras organizaciones que ya implementaron la plataforma, haga clic aquí. Entonces: ¿quiere usted, al igual que SLC Máquinas, garantizar mayor agilidad y seguridad para los proyectos y procesos de su organización? Conozca más sobre esta — y otras soluciones basadas en gobernanza de datos de W3K — haciendo clic aquí. 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“Con el uso de KeyDrive, eliminamos más de cuatro toneladas de documentos”. Así lo afirma Cristiano dos Santos, responsable del proyecto de migración de archivo físico al entorno digital del Grupo RCS Tecnología — una empresa de ingeniería referente en la prestación de servicios técnicos en instalaciones de alta complejidad con operaciones continuas. RCS utiliza el software KeyDrive de W3K para optimizar sus rutinas administrativas. Para conocer más sobre esta alianza exitosa, accede al contenido completo en nuestro blog. Nuestro CEO, Daniel Klafke, y el Gerente de Desarrollo de Negocios, Antonio Haack, visitaron recientemente la sede de la empresa en Brasilia y acompañaron la divulgación de los primeros resultados tras la activación del software. Además del responsable del proyecto, por parte de RCS participaron en la reunión los coordinadores financiero y de TI, Fanny Bastos y Rodrigo Fernandes, respectivamente; la analista de admisiones Jaqueline Camilo, la asistente de Recursos Humanos Brenda Beatriz, y la pedagoga Ana Bras. En la ocasión, Cristiano Santos recordó que la empresa buscaba desde 2021 una plataforma enfocada en la automatización de procesos que también realizara el servicio de digitalización de documentos. Comentó que durante la pandemia, debido a las medidas restrictivas de circulación de personas, no era posible entregar los documentos de manera presencial. “Necesitábamos un sistema que garantizara la seguridad de nuestros documentos y, tras un análisis de mercado, entendimos que la solución de W3K era la más adecuada para las necesidades de la empresa”, observó. ¿Y qué beneficios ha identificado RCS después de contratar la plataforma? Según Santos, la empresa necesitaba controlar mejor la circulación de los documentos de los colaboradores de manera ágil y segura. Reveló que una de las principales preocupaciones era la posible pérdida de documentos en caso de una falla en el almacenamiento digital. “Con KeyDrive, tenemos la garantía de que la información no se perderá”, destacó. Antes de contratar la plataforma, la empresa gestionaba ese flujo en un drive compartido, que presentaba limitaciones de uso y baja seguridad en la transmisión de datos. Hoy en día, los recibos de sueldo, hojas de asistencia, comprobantes de vales de alimentación y transporte se envían directamente al colaborador vía KeyDrive, todo de forma ágil y segura. Esto es porque KeyDrive es Security Feed, un mecanismo importante para garantizar la seguridad cibernética, ya que ofrece un entorno más seguro para los usuarios y para el intercambio de datos. Segundo Cristiano, responsável pelo projeto, além da eliminação dos documentos físicos, a consulta aos processos ficou muito mais fácil e permite o rastreamento completo das atividades administrativas. “Durante a pandemia, enfrentávamos um problema de comunicação, mas com o KeyDrive criamos um ambiente compartilhado de dados, onde todos os setores têm acesso às informações, e todo o fluxo funciona de maneira alinhada e segura”, destacou ele. Cristiano também revelou que, após a digitalização, todo o papel que não é mais necessário é encaminhado para reciclagem, gerando uma renda extra para a empresa. O acervo digitalizado é destinado a empresas especializadas em reciclagem de papel. Os resultados têm sido tão positivos que a RCS já estuda ampliar a parceria com a W3K para uso da ferramenta em outras unidades. “Queremos agora expandir o uso da plataforma para outras unidades da RCS. Além dos benefícios da solução, o suporte da W3K é muito qualificado”, finalizou o responsável pela migração do acervo. KeyDrive organiza archivos de manera eficiente y segura KeyDrive tiene una interfaz sencilla, recursos avanzados de seguridad y una estructura ligera. Estas diferencias son muy relevantes para empresas que necesitan tecnología de punta para la gestión de información clave, pero no pueden perder tiempo con implementaciones complejas. Esto se debe a que KeyDrive no requiere configuraciones adicionales para comenzar a operar. Conozca aquí otros casos de empresas que ya utilizan KeyDrive en sus rutinas administrativas. Entonces: ¿al igual que el Grupo RCS, quiere garantizar mayor agilidad y seguridad para los proyectos y procesos de su organización? Haga clic aquí y conozca nuestro portafolio completo de soluciones empresariales. Desde hace 13 años llevamos la transformación digital y la gobernanza de la información al mercado corporativo. Para mantenerse actualizado sobre tecnología, innovación y gestión de datos, siga nuestro perfil en las redes sociales en @w3k.