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Um projeto audacioso começa a sair do papel

Estamos contentes por fazer parte do inovador Parque Tecnológico Tecnosinos. Um projeto audacioso começa a sair do papel: transformar São Leopoldo em uma referência quando o assunto é tecnologia. Reunindo cinco das dez empresas que mais geram impostos para a cidade, o Parque Tecnológico São Leopoldo – Tecnosinos, que acaba de completar 20 anos, busca consolidar a economia do conhecimento como vocação econômica para a região do Vale dos Sinos. Neste sentido, a diretora do Tecnosinos, Susana Kakuta, apresentou, juntamente com integrantes da Governança do parque, no dia 30 de julho, no Palácio Piratini, o projeto de expansão ao governador do Estado, Eduardo Leite. Para avançar, o projeto depende do desmembramento de uma área de 46 hectares, na divisa entre São Leopoldo e Sapucaia do Sul. O espaço integra o Horto Florestal, que possui cerca de 630 hectares e pertence ao Estado. Susana explica que o projeto tem potencial para a criação de 10 mil novos empregos de alto valor agregado. “Encaminhamos o pedido ao governador através da Governança, com o objetivo de efetivar a transferência da área. A expansão Tecnosinos é de fundamental importância para consolidar a economia da região”. Leite solicitou aos secretários do Planejamento, Leany Lemos, e de Meio Ambiente e Infraestrutura, Artur Lemos Júnior, que articulem um modelo de negócio que seja benéfico ao Estado, ao Tecnosinos e ao município, no menor tempo possível. Saiba mais em: Tecnosinos.com.br

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Por quê você precisa de um Gestor da Informação na sua empresa?

O profissional que você precisa para a sua empresa, mas que provavelmente você ainda não sabe! Nos dias de hoje devido as várias mudanças tecnológicas, a informação é o insumo principal da maioria das empresas no mundo todo. Com ela, as empresas garantem a competitividade a nível estratégico, para assim, auxiliar no processo de tomada de decisão. As organizações que não gerenciam seus dados para transformá-los em informações que façam sentido para o seu negócio, certamente estão perdendo dinheiro, pois gastam mais tempo e recursos para tomar decisões/encontrar informações que seus concorrentes que mantém elas organizadas. Mas como identificar quais informações são importantes para o meu negócio e como gerenciá-las? Aí que entra o papel do Gestor da Informação. O profissional especializado em informação para atender os diversos tipos de demandas informacionais no espaço corporativo. Além do foco em informação, o profissional tem como diferencial o seu pensamento sistêmico, espírito criativo e investigativo. Como ele pode ajudar na sua empresa? Identificar, adaptar e aplicar mecanismos de melhoria nos processos relativos a Gestão da Informação, assim como definir sistemas através de métodos e técnicas para tal; Planejar e elaborar serviços, produtos e estratégias de informação, liderando projetos em especial para organizações com recursos informacionais e ativos intangíveis para inovação; Atuar criticamente junto aos contextos e processos que interferem no fluxo, custo e uso da informação. Atualmente existem 4 cursos de graduação/bacharel de Gestão da Informação em universidades federais brasileiras: UFPR (Pioneira! Na qual eu sou graduado), UFPB, UFG e UFU. Caso queira saber mais sobre o curso, acesso o Guia do Estudante. Atualmente existem 4 cursos de graduação/bacharel de Gestão da Informação em universidades federais brasileiras: UFPR (Pioneira! Na qual eu sou graduado), UFPB, UFG e UFU. Caso queira saber mais sobre o curso, acesse o Guia do Estudante. Onde estes profissionais estão atuando? São diversas empresas que contam com profissionais da área de todos os portes. Abaixo, alguns exemplos dos setores que hoje contam com estes profissionais: Indústria: Através de sistemas de gerenciamento de documentos (GED), construção de ontologias para recuperação das informações e controle de fluxos de informação. Marketing: Analisar informações, identificar padrões, controlar KPIs utilizando ferramentas de Bussiness Intelligence e SEO. Gestão de conteúdos através de pesquisas em fontes de informação. Advocacia: Estabelecer fluxogramas para procedimentos de trabalho, controle sistemas de gerenciamento de documentos (GED) e descoberta de padrões em bases de dados. T.I: Modelagem de Sistemas sob o ponto de vista do usuário/informação, construção de diagramas de entidade e relacionamento (DER), normalização e dicionário de dados. Estabelecer estratégias de segurança da informação para as empresas. Web: Noções de HTML, PHP para a construção de sites, assim como atuar na Arquitetura e Ergonomia da Informação de sites para o usuário utilizando conceitos e técnicas e também como de Design da Informação. Gestão de projetos/Negócios: Planejamento e elaboração de produtos e serviços de informação. Construção de projetos informacionais para as organizações, planos de negócio, gestão de processos, gestão do conhecimento, sistemas de informação e inteligência organizacional. Cada vez mais, a Gestão da Informação vem tomando espaço nas empresas à medida que seu nível estratégico observa o quão importante ela é para a geração de competitividade e tomada de decisão. É por isso que o profissional de Gestão da Informação, com seu perfil generalista, está apto a atuar nos diversos segmentos de mercado gerando informação/conhecimento para as empresas!

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InformationShow São Paulo

W3K confirmou presença no InformationShow SP 2019. Daniel Klafke, CEO da W3K, irá apresentar os documentos como fonte de dados para business intelligence. Descubra como softwares GED estão gerando dados para BI, quais os resultados em extrair dados não estruturados dos documentos e como a tecnologia tem caminhado para solucionar desafios. Data: 13 E 14 de AGOSTO de 2019 Local: Centro de Convenções ROOFTOP 5, SP. Em 2019, o Congresso INFORMATIONShow realizará sua 10ª edição em São Paulo e a 4º em Brasília. Ao longo deste período o Congresso consolidou – se como o mais importante Ponto de Encontro dos Profissionais da Informação para Atualização de Informações, Relacionamentos e Troca de Experiências, sobre as mais recentes Novidades e Tecnologias para o Gerenciamento de Informações Corporativas. Sua agenda de Conteúdo ajuda os profissionais a entenderem como utilizar as Tecnologias de ECM, Big Data, Analytics, RPA, Inteligência Artificial, Blockchain, Machine Learning, Computação Cognitiva, entre outras. Evento especializado para profissionais que desejam entender como extrair “Inteligência“ das Informações e como substituir Processos em Papel por Processos Digitais. Este ano, na edição de São Paulo, estaremos realizando o IX FORO IBEROAMERICANO DE GESTION DE DOCUMENTOS, um evento que anualmente acontece em um pais diferente e reúne executivos de Empresas de Serviços de Gerenciamento de Informações vários países Ibero Americano. Para saber mais, acesse o site: iima.com.br/2019/informationshow/sp Entre em contato: gicelia@iima.com.br

BPM | Processos, Todos, W3K Tecnologia

4 razões para utilizar uma Plataforma GED e BPMS

Sabemos que é uma boa prática a adoção e uso de tecnologias para apoiar processos de negócio. Mas quais os ganhos reais de uma ferramenta desse tipo? 1. Redução média de 70% do tempo na busca por informação Facilidade de busca e uma boa interface de navegação pelas estruturas documentais agilizam muito o acesso à informação. O simples fato de estabelecer-se um repositório online único já torna a vida do usuário mais fácil pois ele/ela não vai desperdiçar tempo encontrando e obtendo validação sobre “onde” deve estar o documento certo na versão correta. Obviamente esse repositório online deve ser seguro e rastreável, serviço que uma boa plataforma de gestão da informação deve prover. 2. Workflow / Gestão de Processos Um workflow automatizado e personalizado garante o controle das filas de trabalho; possibilita a criação de gatilhos de temporalidade automáticos e controle de prazos, aumentando de forma geral a fluidez dos processos de negócio. 3. Redução do custo com processamento manual de documentos Conversão em massa, roteamento/trâmite automático e carga em lote são funções que otimizam a trazem mais produtividade ao trabalho dos profissionais da informação envolvidos com gestão documental. 4. Base de evidências em conflitos e pleitos contratuais Um boa plataforma de gestão de processos irá prover rastreabilidade da informação. Ou seja, em caso de alguma ação ser realizada sobre um documento (por exemplo, emissão , aprovação, validação), saber quem e quando essa ação foi realizada. Isso torna-se uma ferramenta fundamental no tratamento de conflitos contratuais onde a assimetria da informação pode acarretar em perdas injustas para uma das partes.

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Greendocs é a escolha da Klabin para gestão das informações de projetos da companhia

A Greendocs foi contratada pela Klabin para gerir as informações de engenharia, planejamento, compras e jurídica da área de Projetos da companhia, com a solução da W3K Tecnologia para gestão de conteúdo corporativo (ECM) e automação de processos de negócio (BPMS). O serviço deverá apoiar a gestão documental do Projeto Puma II, o novo ciclo de expansão da Klabin que compreende a construção de duas máquinas de papel para embalagens (kraftliner), com produção de celulose integrada, que serão instaladas na unidade industrial da companhia no município de Ortigueira (PR). Com a contratação, o objetivo da empresa é inovar e integrar os processos das áreas envolvidas, provendo ganho de eficiência operacional e governança da informação, bem como garantias de compliance. O alto conhecimento no segmento de celulose foi fator decisivo para a escolha pela W3K, que já conta com cases de sucesso em projetos nesse setor. Além disso, outro diferencial do sistema é sua flexibilidade de adaptação ao processo do cliente. Em pico de projeto, o sistema atenderá em torno de 300 usuários. De acordo com Gerson Costa, coordenador de Gestão, Riscos, Controles e Documentação Técnica da gerência de Projetos da Klabin, o grande benefício do Greendocs para a empresa é disponibilizar um serviço que conta com inovação e inteligência integrada, configurável e que atende ao modelo de negócio da companhia, de forma automatizada, com agilidade, fluidez e transparência, dentro da conformidade com normas e procedimentos, melhorando a governança da informação de engenharia, facilitando a comunicação entre os Stakeholders e evitando falhas construtivas, além de melhorar a entrega da informação para operação e manutenção das unidades fabris. Além do PUMA II, o Greendocs, dará suporte também à carteira da Gerência de Projetos da KLABIN. Sobre a KLABIN A Klabin é a maior produtora e exportadora de papéis para embalagens do Brasil, líder nos mercados de embalagens de papelão ondulado e sacos industriais e única companhia do país a oferecer ao mercado uma solução em celuloses de fibra curta, fibra longa e fluff. Fundada em 1899, possui 17 unidades industriais no Brasil e uma na Argentina. Somente no Paraná, gera mais de 10 mil empregos (diretos e indiretos), em mais de 25 municípios próximos das operações da companhia, principalmente, na região dos Campos Gerais. Sobre o Projeto Puma II O Projeto Puma II possui aporte previsto de R$ 9,1 bilhões e compreende a construção de duas máquinas de papel para embalagens (kraftliner), com produção de celulose integrada, e capacidade total de 920 mil toneladas anuais de papéis. As obras têm previsão de início no segundo trimestre deste ano. A instalação será dividida em duas fases, com previsão de duração de 24 meses cada uma. Na primeira etapa será construída uma linha de fibras principal para a produção de celulose não branqueada integrada a uma máquina de papel kraftliner, com capacidade de 450 mil toneladas por ano. A segunda contempla a construção de uma linha de fibras complementar integrada a outra máquina de papel kraftliner, com capacidade de 470 mil toneladas anuais. Este é o maior investimento privado da Klabin e da história do Paraná e um importante marco para a companhia, que completou 120 anos em 2019.

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O que estão falando?

A parceria com a W3K tem como objetivo a modernização desse sistema de gestão, por meio de uma solução cloud com mais funcionalidades e melhor interface para os usuários”. Assessoria de Imprensa, Gerdau. “Antes do Greendocs, utilizávamos um GED (Gerenciador Eletrônico de Documentos) próprio, com o passar do tempo e o aumento de informações, esse sistema já não estava confiável, apresentava uma rastreabilidade ruim e demandava muito tempo para cadastro e depois para aprovação”. Ana Carolina Araújo, A1 Engenharia. “Os principais diferenciais percebidos foram a flexibilidade, a capacidade de armazenamento inteligente, a possibilidade de implementação dos processos com facilidade e, finalmente, a capacidade de tracking dos documentos ao longo dos fluxos de processos.” Fernando de Arruda Postigo, Tegram. “Ferramenta confiável que permitisse aumento da produtividade, com um suporte eficiente e de rápida resposta, relatórios consistentes, modelagem flexível de fluxos de aprovação, campos e metadados adaptados à necessidade, além de fácil de usar e buscar por documentos, conseguimos encontrar no Greendocs todas essas premissas que eram nossas dificuldades” Ana Carolina Araújo, A1 Engenharia. “Tivemos ganhos reais com o Greendocs no que diz respeito à gestão de documentos e trâmite de informações em contratos com fornecedores.” Cristine Guahyba, CMPC. “Iniciamos com o piloto em um projeto de expansão de uma refinaria de CTO, em SC. Vendemos detalhamento e acesso ao Greendocs, agregando valor já no projeto piloto. Escolhemos o detalhamento dos metadados, sabendo que isso implica diretamente na consulta do usuário final. O sucesso no projeto piloto foi a validação do Greendocs como Gerenciador de Documentos da A1 Engenharia.” Ana Carolina Araújo, A1 Engenharia. “O Greendocs foi modelado em novo ambiente, novos fluxos e novos parâmetros para atender às necessidades da Westrock”. Ana Carolina Araújo, A1 Engenharia. “A maioria das ferramentas de gestão de documentos é focada na criação de repositórios e bibliotecas, e não em um workflow intuitivo para os participantes do projeto. Com o Greendocs, pudemos mudar esse quadro.” Daniel Klafke, CEO W3K. “Temos garantia de segurança da informação, organização e rastreabilidade dos documentos, informação centralizada e acessível a todos, padronização de processos e aumento da sinergia, mensuração de resultados, possibilidade de criar indicadores a partir de documentos e garantia do seu ciclo de vida”. Ana Carolina Araújo, A1 Engenharia

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Autenticidade e Respaldo Legal em seus Documentos Digitais

O Greendocs é aderente aos padrões ICP Brasil de assinatura digital. A certificação digital garante confidencialidade, sigilo, autenticidade e não repúdio dos documentos tramitados e emitidos via Greendocs.  A tecnologia é aderente à legislação brasileira sobre documento eletrônico e certificação digital (MP Nº 2.200-2, DE 24 DE AGOSTO DE 2001). Assista o vídeo para saber mais detalhes sobre esta funcionalidade:

Parceiros, Todos

W3K firma parceria com DOX Soluções de Gerenciamento e amplia atendimento em SP

A W3K acaba de firmar parceria com a DOX Soluções de Gerenciamento, sediada em São Paulo. A empresa, que será dirigida por Julio Paulino e Alexandre Amorim, dois profissionais com ampla experiência no mercado de gestão da informação, vem para somar na comercialização e suporte à plataforma Greendocs na região. “A demanda por soluções maduras na gestão de informação (notadamente GED e BPM) se tornou ponto chave para o sucesso das empresas na busca por competitividade e esse é o ponto onde a W3K com o Greendocs vem se destacando com notável crescimento no mercado nacional, por isso a DOX elegeu a W3K como um parceiro estratégico em uma iniciativa que soma competências para ofertar soluções robustas e modernas. A Dox é composta por profissionais com anos de atuação neste mercado e inúmeros cases de sucesso, está sediada em São Paulo e atua em todo Brasil”, afirma Alexandre Amorim, Diretor da DOX.

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Agilizar acesso à informação não é foco da Gestão Documental!

O foco da gestão documental nas empresas é o acesso à informação. Este conceito é indiscutível. Mas não está certo dizer que o foco é agilizar este acesso. Na maioria dos casos sim, mas é preciso analisar a natureza do(s) acervo(s) documental(is) e a sua(s) necessidade(s) de uso. Em alguns casos a necessidade é o de conferir rastreabilidade a estes acessos, maior governança dos dados e talvez isso não signifique maior agilidade, talvez até uma certa “burocratização” do acesso. Em outros casos o objetivo pode ser o de bloquear o acesso, impedir acesso indevido às informações. Portanto é preciso conhecer o acervo documental, o teor de suas informações e necessidades de uso, para planejar a forma com que ele será acessado. Aí voltamos ao ponto que eu acredito ser a chave do sucesso de qualquer projeto de gestão documental. O mapeamento do acervo, que não se restringe à tabela de temporalidade documental. Eu falo de um mapa documental mais amplo, que lista todos os itens documentais da empresa relacionando-os às suas características, uso, classificação, forma de apresentação, suporte, origem, ciclo de vida, objetivos, classificação de acesso, dentre outros dados. Quando uso o termo “item documental” eu pretendo expandir a ideia do que pode compor o acervo documental da empresa. Eu acredito que toda fonte de informação pode (e deve) fazer parte deste acervo, não necessariamente apenas documentos formais. Estes itens podem ser imagens, objetos, mídias eletrônicas, músicas etc. Ao listar estes itens e entender suas características, será possível agrupar os itens comuns em coleções. Classificar o teor das informações da empresa é fundamental. As terminologias de classificação variam de empresa para empresa, mas, em suma, traduzem as mesmas necessidades de facilitar ou dificultar o acesso: Informação Sigilosa: Somente a alta direção da empresa e poucos funcionários diretamente relacionados à sua geração devem acessá-la. O acesso deve ser o mais rastreável possível. Informação Corporativa: Todos que fazem parte da empresa podem acessá-las e usá-las dentro do ambiente da empresa, ela não deve circular fora do ambiente empresarial. Exemplo: Documentos de projetos de engenharia da empresa. Informação Pública: Informação de acesso público. Pode ser acessada por pessoas que fazem parte da empresa e de fora da empresa, circula dentro e fora da empresa. Ex. Notícias da sala de notícias ou informações do site da empresa. Não é simples classificar as informações, pois o que deve ser observado é o conteúdo e não a forma de apresentação. Cada informação precisa ser classificada individualmente, na sua origem, pois é impossível classificar grupos documentais pelo seu tipo. Veja no exemplo de um documento do tipo Carta. Não podemos afirmar que uma carta é confidencial ou corporativa, depende do teor tratado. Algumas classificações (sigiloso e público) ficam vedadas à alta diretoria. Os usuários também precisam ser estudados. Seus interesses, suas funções, seus cargos e suas permissões de acesso a cada tipo de informação que é gerada ou que circula na empresa. Somente após entender acervo e usuários será possível planejar de forma eficiente o acesso à informação e obter uma gestão documental eficiente e saber quando: AGILIZAR: A informação é corporativa e o usuário desenvolve atividades relacionadas ao conteúdo do item documental e necessita delas para tomada de decisão e execução de atividades diárias. É preciso relacionar grupos de usuários aos acervos necessários e criar mecanismos de disseminação seletiva de informações e acesso remoto de autoatendimento. RASTREAR: A informação é sigilosa O usuário desenvolve atividades de risco e confiança e precisam acessar informações confidenciais e até mesmo sigilosas. É preciso implantar recursos de acesso mediante validação de usuário (login e senha) e registrar todas as ações do usuário para aquela informação: Consulta, download, impressão, distribuição, data de acesso etc. BLOQUEAR: A informação é sigilosa e o usuário não desenvolve nenhuma atividade relacionada a ela. Em todos os casos a gestão eletrônica é fundamental para garantir acesso eficiente à informação, seja para agilizar, rastrear ou bloquear. Uma consultoria especializada é fundamental para a empresa entender seu acervo documental, usuários e selecionar uma ferramenta de gestão eletrônica que atenda às suas necessidades.

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