El CEO de W3K, Daniel Klafke, recibió la visita de la directora regional para América Latina del Project Management Institute (PMI), Caroline Latorre. En la agenda de la reunión, realizada en la sede de W3K en Tecnosinos, se abordó el fortalecimiento de la alianza entre ambas organizaciones. En la ocasión, Caroline habló sobre algunos proyectos que han sido desarrollados por el PMI, una entidad de alcance global sin fines de lucro, considerada la mayor asociación mundial en el área de gestión de proyectos. Fundada en 1969 en Estados Unidos, la organización apoya y capacita a profesionales del sector. El PMI trabaja en el desarrollo y la difusión de estándares, mejores prácticas y certificaciones reconocidas internacionalmente, ayudando a profesionales y empresas a optimizar la ejecución de proyectos y alcanzar sus objetivos de negocio. En septiembre del año pasado, además de ser patrocinadora, la empresa también condujo un panel sobre gestión de documentos durante el PMIRS Summit 2024, realizado en el Instituto Caldeira. Promovido por la sección de Rio Grande del Sur de la organización, el PMIRS Summit tuvo como objetivo fomentar la conexión e intercambio de conocimientos sobre las mejores prácticas en gestión de proyectos, administración y liderazgo. Ya en abril de este año, W3K participó en el 20.º Congreso Brasileño de Gestión, Proyectos y Liderazgo (CBGPL), una iniciativa de integración de los capítulos (IN) del PMI en Brasil, realizado en Fortaleza (CE). La relación con el PMI refuerza aún más el posicionamiento de W3K en lo que respecta a Gestión de Proyectos e Innovación. Esto se debe a que la empresa mantiene un roadmap detallado del desarrollo de nuevas funcionalidades y mejoras de sus productos, lo que proporciona transparencia y previsibilidad a sus clientes. “La alianza con el PMI refuerza nuestro compromiso con la excelencia en la gestión de proyectos. Las buenas prácticas promovidas por la institución ayudan a mejorar aún más la conducción de nuestros propios proyectos internos y los de nuestros clientes. Además, nuestras soluciones brindan soporte directo a los PMO que buscan mayor gobernanza, trazabilidad y eficiencia en la ejecución de sus iniciativas”, comentó el CEO de W3K, Daniel Klafke. Sobre el PMI El trabajo del PMI en el área de gestión de proyectos, programas y portafolios es reconocido mundialmente. La organización ya ha ayudado a más de 2,9 millones de profesionales a impulsar sus carreras, contando con casi un millón de miembros alrededor del mundo. A través de sus estándares y certificaciones internacionales, recursos y herramientas de investigación académica, publicaciones, cursos variados y oportunidades de networking, el Project Management Institute trabaja en el estudio, discusión y difusión de buenas prácticas sobre el tema.

W3K está llevando la transformación digital a cientos de organizaciones, tanto en Brasil como en el exterior. Somos especialistas en gobernanza de la información para el entorno corporativo, y nuestros softwares tienen como objetivo optimizar los procesos, garantizando mayor trazabilidad y seguridad en el entorno de datos compartidos. Este es el caso de Aura Minerals, minera canadiense centrada en la exploración, desarrollo y operación de proyectos de oro, cobre y otros metales en las Américas. La empresa utiliza nuestro software GREENDOCS para controlar múltiples proyectos y asegurar que las entregas se realicen dentro del plazo. El software es un gestor de documentos y procesos, totalmente adaptable al modelo de negocio de las empresas. Actualmente, el software opera en las siguientes plantas de la empresa: Apoena (MT), Almas (TO), Borborema (RN) y Era Dorada (Guatemala). El supervisor de documentos de proyectos de Aura Minerals, Rogério Moreira, comentó que la empresa implementó la solución de W3K en 2020, justo al inicio de la pandemia de Covid-19. Durante ese período de confinamiento y adopción del home office, el volumen de documentos aumentó considerablemente, y la empresa sintió la necesidad de contar con una herramienta para el control de documentos. Hasta entonces, todo el almacenamiento se realizaba en una plataforma electrónica, la cual ya no atendía el flujo y las especificidades técnicas generadas por los documentos de ingeniería. Incluso la tramitación de análisis, comentarios, verificación y aprobación de la documentación técnica de proyectos se realizaba por correo electrónico. En este contexto, la empresa comenzó a definir el mapeo de procesos para poder adoptar una plataforma electrónica de gestión documental. “El primer paso fue mapear un entorno de trabajo donde pudiéramos crear un workflow para la aprobación de diseños de proyectos”, recordó Rogério. Tras este proceso, Aura Minerals adoptó GREENDOCS, y a partir de entonces toda la documentación técnica de ingeniería fue centralizada. Esto se debe a que el software reúne y organiza estos datos, permitiendo consultas, actualizaciones y asegurando la integridad de la información almacenada en la nube entre las diferentes partes involucradas en un mismo proyecto. Centralización de documentos facilita el trabajo de los equipos remotos de la empresa El supervisor de documentos de proyectos comentó que la empresa cuenta con equipos remotos en diversos puntos del país, y GREENDOCS permite que todos los profesionales trabajen de manera integrada y colaborativa en el proceso de análisis y validación de documentos técnicos. Otro punto destacado por Rogério es la relación con los proveedores, que con GREENDOCS pasó a ser estandarizada. La empresa entrega al proveedor un modus operandi, una guía, que sirve de base para que los documentos sean emitidos y sometidos al análisis del equipo. Además, a través de GREENDOCS se realiza la certificación de la documentación técnica del proveedor. “Centralizar la documentación en la plataforma facilita el trabajo de todos. Cuando hacemos la liberación, los documentos se envían a los responsables, quienes pueden asignar al equipo multidisciplinario la posibilidad de añadir comentarios adicionales a los documentos, que luego se remiten al proveedor para su cumplimiento”, enfatizó Rogério. Otra funcionalidad muy valorada por el equipo de proyectos es la herramienta de Business Intelligence (BI), que permite el análisis y transformación de datos para que las empresas tomen decisiones más efectivas. Con el BI, el equipo puede extraer de manera simplificada los informes de avance del proyecto. “Con el BI tenemos acceso fácil a todos los datos del proyecto y podemos verificar si existe algún factor que pueda impactar en el cronograma de la obra”, observó Rogério. Finalmente, comentó que con el uso de GREENDOCS hubo un aumento significativo en la productividad del equipo y una reducción de los procesos realizados anteriormente. GREENDOCS forma parte de la solución ALM de W3K GREENDOCS forma parte de la solución Asset Life Cycle Management (ALM) de W3K, utilizada para gestionar la información del ciclo de producción, ingeniería y operación de activos industriales, ideal para la industria de base. Su objetivo es impulsar la eficiencia y el desempeño de la información del ciclo de producción, operación de activos y gestión de proyectos. Su conjunto de recursos proporciona mayor productividad y confiabilidad en todas las fases del ciclo de vida de los activos, ofreciendo beneficios específicos para cada etapa del proyecto. Este diferencial permite la gestión de procesos para EDMS, RDO, Gestión de Contratos, Compras Técnicas, Databook Electrónico y check-list de comisionamiento, asegurando también la colaboración y comunicación estandarizada entre proveedores y clientes. La solución posibilita la personalización de herramientas alineadas a los procesos exclusivos de cada área de negocio. Entre los principales beneficios se encuentran su flexibilidad y adaptabilidad para atender las necesidades específicas de la gestión organizacional. W3K es referente en soluciones para Gestión Electrónica de Documentos (GED), Gobernanza de Datos y Automatización de Procesos (BPMS), ofreciendo tecnología especializada para transformar la gestión documental y garantizar eficiencia operativa, seguridad de la información y cumplimiento normativo en las organizaciones. Entonces: ¿al igual que Aura Minerals, quiere garantizar mayor agilidad y seguridad para los proyectos y procesos de su organización? Haga clic aquí y descubra cómo nuestras soluciones pueden ayudar a su organización a evolucionar en la gestión de documentos, procesos y datos, con tecnología e innovación. Para mantenerse siempre actualizado sobre las mejores prácticas en gobernanza de la información, transformación digital y gestión escalable, siga nuestro perfil en redes sociales en @w3k.

La innovación está presente en el mundo de los negocios. Independientemente de su modelo de negocio, para mantenerse al día en este escenario de constante transformación, las empresas necesitan soluciones que aumenten su competitividad y aceleren sus resultados. Y es en este punto donde las herramientas de gestión de la información adquieren un papel destacado, ya que permiten optimizar procesos e identificar oportunidades y posibles brechas en la gestión empresarial. Estas herramientas desempeñan una función muy importante dentro de las organizaciones, desde la planificación estratégica hasta la ejecución de tareas operativas del día a día. Son responsables de recopilar, almacenar, recuperar y distribuir datos e información relevante dentro de la empresa. Esto incluye desde sistemas de gestión de documentos electrónicos hasta herramientas de análisis de datos y plataformas de colaboración. Además de optimizar las rutinas administrativas y potenciar la transformación digital, estas soluciones también contribuyen a la estrategia de negocio de una organización, sirviendo de base para una toma de decisiones gerencial más estratégica y eficiente. En este sentido, la gestión de la información permite que los datos recopilados durante los procesos gerenciales se utilicen para la definición de la estrategia de negocio (cultura data-driven). Una empresa en la que esta cultura orientadora de negocios está presente puede aumentar su desempeño y competitividad en el mercado. Un estudio de McKinsey & Company indica que las empresas orientadas por datos tienen hasta 23 veces más probabilidades de adquirir clientes, 6 veces más de retenerlos y 19 veces más de ser rentables. Esto se debe a que los datos recopilados, especialmente aquellos no estructurados, una vez analizados y procesados, deben servir como base para la definición de nuevas acciones, lo que incluye prospección, desarrollo de productos, relación con el cliente, entre otros factores fundamentales para el negocio. Ante este escenario, al momento de elegir las mejores soluciones para la gestión de su empresa, es necesario tener en cuenta algunos aspectos, especialmente en lo que respecta a las funcionalidades que ofrecen estas plataformas. Antes de optar por estos softwares, se debe evaluar si cumplen con las necesidades específicas de su negocio. Además, aspectos como la facilidad de implementación y la usabilidad también deben ser considerados, sin olvidar la escalabilidad y la seguridad. En este contexto, las soluciones de W3K llevan la gobernanza de la información de manera ágil y segura al entorno corporativo, garantizando que los datos recopilados durante los procesos se utilicen de forma precisa y proporcionando soporte a la toma de decisiones gerenciales. Nuestros softwares cubren vacíos donde los ERP comunes no tienen la flexibilidad necesaria para operar, especialmente en entornos desafiantes y con un flujo intenso de información. A través de su experiencia y capital intelectual, W3K valora la creación de soluciones tecnológicas e innovaciones propias, garantizando flexibilidad y un enfoque totalmente personalizado de sus productos. ¡Solución centralizada para la gestión de documentos — conozca GREENDOCS! Este es el caso de GREENDOCS, un gestor de documentos y procesos totalmente adaptable al modelo de negocio de las organizaciones, que brinda soporte para modelado, virtualización y automatización. Ofrece una solución centralizada para el flujo existente en la empresa, permitiendo la medición y el sostenimiento eficaz del desempeño de los procesos de negocio. Entre las principales ventajas de GREENDOCS podemos mencionar: flexibilidad de personalización, ECM y BPM integrados, sistema en la nube, escalabilidad, facilidad en las integraciones, solución completa (tecnología propia, servicios y suscripciones), atención humanizada, servicio de mejora continua y firma digital. Sobre este último punto, la firma en línea elimina el uso de papel y tiene validez jurídica. Este mecanismo permite que las partes firmen documentos directamente en la plataforma, con seguimiento en tiempo real de todas las etapas y agentes relacionados con el contrato, lo que proporciona mayor seguridad y fiabilidad al proceso. El software también complementa las herramientas de gestión ya existentes, como CRM y sistemas de planificación y gestión de activos, por ejemplo, SAP PM. Conozca aquí casos de organizaciones, tanto en Brasil como en el extranjero, que utilizan GREENDOCS en su rutina de trabajo. Los recursos de low-code garantizan mayor agilidad a los procesos Nuestras soluciones ofrecen flexibilidad y adaptabilidad para atender las necesidades específicas de gestión de cada organización o área de negocio, permitiendo la personalización de soluciones alineadas con los procesos. Además, nuestros softwares incluyen recursos de low-code, proporcionando mayor agilidad a los analistas de negocio para que puedan crear y personalizar aplicaciones con menos codificación manual. Este aspecto se traduce en aceleración del desarrollo y reducción de costos. Haga clic aquí y descubra cómo nuestras soluciones pueden ayudar a su organización a avanzar en la gestión de documentos, procesos y datos, con tecnología e innovación. En cuanto a la seguridad, nuestras soluciones cuentan con medidas que aumentan la protección de datos sensibles, contribuyendo a prevenir violaciones y posibles fugas de información. Para mantenerse siempre actualizado sobre las mejores prácticas de gobernanza de la información, transformación digital y gestión escalable, siga nuestro perfil en redes sociales en @w3k.

Muchas empresas han debatido cuál es la mejor alternativa para garantizar el sostenimiento del negocio: desarrollar software internamente o implementar una solución ya disponible en el mercado. Una de las principales razones para optar por el desarrollo “in-house” de un software es el control total del proceso, que impide la intervención de externos. Por otro lado, adoptar una solución escalable y flexible al modelo de negocio de la empresa cuesta menos y garantiza mayor flexibilidad y seguridad en los procesos. Sin embargo, para las empresas que consideran el desarrollo interno como la mejor opción, es importante tener claridad de que, además de ser una tarea muy compleja, desarrollar un software “in-house” puede generar un aumento de costos e impactar en la seguridad de la información. Además del elevado costo, el desarrollo interno generalmente requiere plazos más largos hasta que la solución esté operativa, lo que puede retrasar la transformación digital de la empresa. Otro aspecto se relaciona con la asignación del equipo. Al designar profesionales internos para desarrollar soluciones para sus procesos de negocio, los gestores terminan utilizando horas de la plantilla que deberían enfocarse en el core de la organización. Otro factor relevante es la falta de know-how técnico dentro de la organización, lo que puede conducir a la creación de sistemas con fallas o que no cumplen con los requisitos de escalabilidad y seguridad. Como mencionamos en otro artículo, implementar una solución especializada (software factory) también puede afectar la ciberseguridad de una organización. Esto se debe a que la gestión de TI podría perder el control sobre las numerosas soluciones departamentales distribuidas en la organización, dado que podría ser necesario adoptar distintas soluciones para cada uno de sus procesos clave. Según especialistas en ciberseguridad, en los próximos tres años, los perjuicios causados por ataques cibernéticos podrían superar los R$ 2,2 billones en Brasil. Además de las pérdidas financieras, otra preocupación de las empresas es el daño a la imagen de su marca debido a los ciberataques, lo que afecta directamente la relación con los clientes. Más allá del aspecto de seguridad, otro punto importante son los costos, ya que este tipo de solución, enfocada normalmente en un único proceso, requiere integración y actualización periódica de software. Por ello, al buscar una solución para su negocio, analice y considere todos estos puntos. Mayor control y fluidez en procesos intensivos de información y seguridad Por otro lado, nuestros softwares ofrecen mayor fluidez y control en procesos con gran volumen de información y seguridad en el entorno compartido de datos. Nuestras soluciones incluyen recursos de low-code, proporcionando mayor agilidad a los analistas de negocio para crear y personalizar aplicaciones con menos codificación manual. Esta ventaja se traduce en aceleración del desarrollo, reducción de costos y facilita eventuales cambios en los procesos. En lo que respecta a la medición y sostenimiento eficaz del desempeño de los procesos de negocio, las funcionalidades de GREENDOCS garantizan que se alcancen metas y objetivos. También asegura el cumplimiento de normativas y regulaciones específicas del mercado, diferenciándose por reducir riesgos legales y operativos. Otro aspecto importante es la implementación de la plataforma. Su recurso de servicios profesionales de implementación actúa en la modelación y ejecución de manera eficiente, garantizando una transición eficaz y sin impactos negativos en las operaciones de los clientes. Cuando es necesario, GREENDOCS también realiza la migración automatizada de datos heredados. ¿Por qué su empresa debería contratar las soluciones de W3K? Al adoptar soluciones consolidadas como GREENDOCS, su empresa contará con actualizaciones frecuentes e innovaciones tecnológicas que acompañan los cambios del mercado y regulatorios, algo difícil de mantener con una solución interna. Nuestras soluciones están presentes en decenas de empresas, tanto en Brasil como en el extranjero, ayudándolas a desarrollarse frente a las demandas del mundo corporativo de manera escalable, mejorando la gestión y eficiencia operativa. Esta transformación genera menores costos en los procesos organizacionales, además de contribuir a una mayor trazabilidad y seguridad — haga clic aquí y conozca nuestros casos de éxito. Los softwares de W3K ofrecen flexibilidad y adaptabilidad para atender las necesidades específicas de gestión de cada organización o área de negocio, permitiendo la personalización de soluciones alineadas con los procesos. Nuestro sector de Tech Services reconoce las particularidades de cada proyecto y busca superar las expectativas de los clientes, ofreciendo atención y experiencia diferenciadas. Haga clic aquí y descubra cómo nuestras soluciones pueden ayudar a su organización a evolucionar en la gestión de documentos, procesos y datos, con tecnología e innovación. Para mantenerse siempre actualizado sobre las mejores prácticas de gobernanza de la información, transformación digital y gestión escalable, siga nuestro perfil en redes sociales en @w3k.