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Como eliminar o retrabalho e ganhar eficiência na Gestão de Documentos Técnicos de Engenharia (EDMS)
As soluções da W3K impulsionam a transformação digital nas empresas, entregando maior fluidez e controle em processos intensos de informação e no ambiente compartilhado de dados. Nossos softwares eliminam o retrabalho, garantindo maior eficiência no processo, centralizando todo o fluxo documental, como é o caso da Gestão de Documentos de Engenharia (EDMS) — um das principais ‘dores’ da cadeia produtiva. Em projetos de engenharia, quando o fluxo de informações é descentralizado, ele pode comprometer o andamento dos projetos, em especial aqueles de maior complexidade. Nesses casos, etapas importantes do trabalho podem ser impactadas, principalmente com relação ao cronograma de entregas, o que se traduz em incertezas e riscos operacionais. Além disso, fornecedores costumam utilizar critérios de nomenclatura variados e as validações acabam sendo realizadas de forma improvisada, alheias aos fluxos de trabalho organizados. Essa falta de padronização gera uma situação preocupante: a equipe nunca tem a certeza absoluta de estar operando com a versão mais atual de uma planta ou memorial descritivo. O resultado é a redundância de trabalho, o retrabalho em campo e o aumento exponencial do risco de falhas técnicas. Nesse caso, áreas estratégicas, como Engenharia, CEDOC e Projetos, acabam perdendo sua capacidade de planejamento proativo. Para empresas que buscam alta performance, centralizar, padronizar e automatizar a gestão documental é fundamental, pois garante que a execução da obra esteja alinhada com o que foi projetado. Consultas manuais geram gargalos nos processos de gestão A dependência de consultas manuais para verificar o status de aprovação de documentos é outro fator que tem impacto nesse processo. Isso porque ela cria gargalos que acabam atrapalhando o cronograma de entregas dos projetos. Nesse contexto, é comum nos depararmos com situações em que arquivos importantes são compartilhados por e-mail entre os times envolvidos, o que impede a rastreabilidade da informação. Diante disso, a informação, que deveria ser um ativo estratégico para a tomada de decisão, acaba se tornando um passivo operacional, gerando custos e retrabalho para gestores de tomadores de decisão. Isso porque na engenharia, o gerenciamento de documentos e processos é fundamental para o andamento dos projetos, especialmente aos processos de criação e manutenção de estruturas, máquinas e sistemas. Neste aspecto cabe ressaltar que apenas o arquivamento não é o suficiente — é preciso olhar todo o processo que envolve a gestão de documentos e avaliar ponto do seu ciclo de vida (projeto). Esse controle garante maior eficiência ao projeto, e auxilia a equipe a mitigar riscos como atrasos ou perdas que podem ser causadas pela falta de assimetria na informação. Escalabilidade e unificação das informações A W3K é referência em soluções para Gestão Eletrônica de Documentos (GED), Governança de Dados e Automação de Processos (BPM/BPMS), oferecendo tecnologia especializada para transformar a gestão documental e garantir eficiência operacional, segurança da informação e compliance nas organizações. Esse é o caso do GREENDOCS — gerenciador de documentos e processos totalmente adaptável ao modelo de negócio das empresas. O GREENDOCS, é uma plataforma que integra ECM/BPM/EDMS, flexível e escalável para gerenciamento de documentos técnicos e processos de engenharia. Com o gerenciamento de documentos em nuvem, o software integra captura de dados, digitalização de documentos físicos e implementação de ferramentas digitais em uma única plataforma e de forma automatizada, substituindo métodos tradicionais por práticas mais eficientes e escaláveis. GREENDOCS integra com outras ferramentas já existentes na empresa Uma das vantagens da utilização do GREENDOCS é a possibilidade de integração com outras plataformas já existentes na empresa (e utilizados pelo setor de Engenharia), o que inclui outros ERPs, como por exemplo, o SAP PM. Dessa maneira não é necessário que a organização se desfaça dos softwares que já utiliza atualmente em suas rotinas administrativas para realizar a implementação do software da W3K. Devido à sua flexibilidade, ele se adapta perfeitamente aos processos e demandas das empresas, realizando o gerenciamento de documentos, fornecendo suporte para modelagem, virtualização e automatização dos processos, complementando as ferramentas de gestão já existentes. O GREENDOCS contempla a implantação de uma plataforma digital centralizada para solucionar problemas relacionados à gestão de processos nas organizações. Sem perder foco em segurança, controle e simetria da informação, o software atua em processos de gestão em que normalmente os ERPs de mercado não possuem a flexibilidade necessária para atender. Muitas vezes eles apresentam lacunas e não oferecem a performance e a eficiência de custo necessárias para atender a demandas específicas. Busca inteligente e visualização de arquivos no sistema O GREENDOCS possui uma interface intuitiva, permitindo as configurações necessárias para cada implementação. A solução também conta com a busca inteligente para documentos técnicos, workflow de colaboração para EDMS, visualização CAD, além de permitir a inserção de anotações e/ou comentários eletrônicos relacionados ao desenvolvimento do projeto. Além disso, o software consegue lidar com altos volumes de conteúdos técnicos por meio da gestão automatizada. A solução facilita o fluxo de documentos internos, trâmites com fornecedores e contratos vigentes. Este movimento garante ainda maior agilidade aos módulos de auditoria e formatação das entregas, dando total transparência aos processos, tornando-o mais ágil e dinâmico. Clique aqui e descubra como nossas soluções podem ajudar a sua organização a evoluir na gestão de documentos, processos e dados, com tecnologia e inovação. Para se manter sempre atualizado sobre as melhores práticas de governança da informação, transformação digital e gestão escalável, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k
