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Sistema EDMS amigável provê controle para gestão de excelência

Imagine mais de 1000 usuários conectados em uma só plataforma com acesso aos documentos técnicos e templates de um grande projeto? Sim, isso é possível com um sistema EDMS amigável, onde técnicos de engenharia, fornecedores, equipe de cdoc, arquivistas e profissionais da informação desenvolvem suas funções por meio de acessos fluidos e burocracia adequada ao controle dos processos. Estamos falando do Greendocs – uma plataforma GED/ BPMS/EDMS, flexível e escalável para gerenciamento de documentos e processos de engenharia, facilitando o acesso e a colaboração, sem perder o foco em segurança, rastreabilidade e conformidade. A plataforma possibilita treinar e capacitar usuários utilizando manuais e fluxos dentro do próprio sistema, o que elimina a necessidade de ter outro sistema para treinamentos. Diversos ambientes com apenas um login A possibilidade de acessar diversos ambientes com apenas um login é um facilitador da plataforma Greendocs. No âmbito dos projetos de engenharia, por exemplo, a integração entre várias disciplinas, como elétrica, civil, mecânica e ambiental, permite que os projetos sejam construídos e acompanhados com auditabilidade, assertividade e agilidade. O imenso volume documental nos grandes projetos de engenharia exige uma gestão automatizada, onde o fluxo de documentos internos não seja motivo de tempo perdido, mas de otimização em trâmites com fornecedores e contratos, além de agilidade nos módulos de auditoria e formatação das entregas. O Greendocs é fácil de usar e possui uma interface intuitiva, além de garantir as configurações necessárias referentes à cada implementação. Busca inteligente para documentos técnicos Grande parte dos projetos gerenciados manualmente podem sofrer atrasos na busca por arquivos. No Greendocs, a procura por documentos é feita diretamente na plataforma pelo seu conteúdo ou busca fonética. Workflow de colaboração para EDMS Com o workflow de colaboração simultânea que o sistema proporciona, é possível conectar os agentes do mesmo projeto, gerenciando filas de trabalho, promovendo atualização integrada da informação. Visualização CAD no sistema de engenharia Projetos de engenharia são compostos por arquivos pesados, grandes e, por vezes, sigilosos. Por isso, a possibilidade de abrir esses documentos CAD via uma interface web leve e precisa, faz toda diferença. A visibilidade para cada documento é configurada de acordo com as alçadas de acesso. Comentários eletrônicos na plataforma de EDMS O mesmo acontece para visualizar os comentários eletrônicos – que também estão na lista de funcionalidades do Greendocs. Múltiplos usuários interagem ao mesmo projeto para uma melhor colaboração e fluidez, tudo isso pode ser feito através do meio digital e online. Total rastreabilidade da informação Integrar os sistemas existentes de planejamento ou gestão de ativos com todos os recursos facilitadores do Greendocs é um diferencial competitivo. Por isso, perder tempo com processos manuais e lentos que prejudicam a tramitação de documentos e a fluidez no avanço físico em programas e portfólios é inviável nos dias de hoje. Na prática, rastreabilidade, confiabilidade e consistência da informação são termos que definem bem os pilares do Greendocs. Sem o controle de fluxo das revisões, a possibilidade de riscos aumenta consideravelmente. Essa é uma burocracia necessária e encontrar o equilíbrio entre ela e a agilidade que uma ferramenta precisa prover é o caminho na hora de escolher uma plataforma eficaz. Ao mesmo tempo, a possibilidade de utilizar menos papel proporciona automaticamente a diminuição dos gastos com impressão e outros insumos, além de eliminar a necessidade de espaço para armazenamento e fortalecer a relação de cuidado e respeito com o meio ambiente. Quer saber como a sua empresa pode aumentar a escalabilidade e rastreabilidade com a plataforma da W3k? Entre em contato.

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Como gerar confiança através da Transformação Digital?

Em meio às inseguranças e incertezas ocasionadas pela pandemia, algumas características se tornaram ainda mais fundamentais para o crescimento de qualquer negócio. A confiança é uma delas. Vale ressaltar que, aliás, essa será a base que sustentará qualquer negócio no futuro. No entanto, o grande desafio dos gestores para driblar a crise atual é justamente encontrar o caminho certo para prover segurança e firmeza como parte dos pilares de sustentação das suas empresas. Para isso, o destino é um só: inserir recursos tecnológicos na cultura estrutural das organizações, dando um papel essencial para a inovação. Ou seja, para gerar a confiança que sua companhia precisa é preciso dizer sim à Transformação Digital. A jornada da transformação no DNA da empresa Em 2020, 87,5% das empresas brasileiras ouvidas para um estudo da consultoria Vanson Bourne afirmaram já estar em andamento com projetos de Transformação Digital. O dado é uma boa notícia e significa que a jornada para unir tecnologia e processos já se iniciou em grande parte das organizações. Isso porque essa transformação não é apenas um conceito a ser aplicado no negócio, mas um somatório de tecnologias e ações que permitem aumentar a produtividade, competitividade, assertividade e lucratividade em companhias de qualquer porte e segmento. Aceitar essa jornada é o primeiro passo para ganhar confiança durante a trajetória, entendendo quais são as demandas reais do negócio, elencando prioridades e definindo investimentos certeiros nas tecnologias, fornecedores e projetos que, de fato, trarão melhoria efetiva às operações. Digitalizando tarefas e abrindo mão do manual Para alavancar a produtividade com confiança é necessário delegar à tecnologia tarefas que podem ser digitalizadas e realizadas por máquinas ou softwares, liberando os recursos humanos para a execução de tarefas mais estratégicas. Aliás, não há motivo para realizar de forma manual algo que um sistema já é capaz de fazer em muito menos tempo e com margem de erro ínfima comparada ao fator humano. A melhor forma de fazer é apostando em uma gestão de mudança assertiva e eficaz, capaz de prover mais produtividade, aumentar a confiança e, por fim, reduzir custos. Mais confiança, menos riscos ao negócio Segundo o levantamento Network Barometer Report, o erro humano é a causa de 84% dos incidentes ou falhas em empresas dos mais diversos setores. Aliás, você sabia que esses equívocos poderiam ser facilmente evitados com a tecnologia? E não se trata apenas de substituir processos, mas de otimizar insumos, tempo e mão de obra. Quer um exemplo prático? Quando você utiliza um software especializado para gerir documentos e gerenciar informações, também permite implantar uma estrutura paperless que, ao contrário do que se possa pensar, vai muito além da redução no uso de papel. A gestão paperless efetiva, assertiva, passa por alguns pontos importantes da Transformação Digital, como a adoção inteligente de recursos de nuvem. Afinal, apenas digitalizar arquivos não promove confiança, ou seja, é preciso ir além e integrar ao fluxo de trabalho outros processos, como a correta análise de informação e a modelagem de processos. Maior rastreabilidade e controle de processos Transformar-se digitalmente inclui adotar soluções, serviços, estratégias e cultura que possibilitem uma gestão de ponta a ponta da empresa de forma mais ágil, segura, confiável e integrada. No entanto, outro fator fundamental para adquirir confiança é compreender a importância de rastrear e controlar processos. Quando a empresa decide pela mudança assertiva e passa da operação manual para um cenário inovador e evoluído de fato, está escolhendo deixar para trás as dificuldades relacionadas ao modelo ultrapassado e ineficaz de gestão, que inclui a baixa rastreabilidade de riscos como um dos maiores prejuízos para o negócio. Quer saber mais sobre rastreabilidade e controle de processos? Leia o case da A1 Engenharia e descubra como a gestão documental é protagonista em qualquer projeto de expansão industrial. Transformação Digital como cultura de negócio Vale ressaltar que as empresas que promovem a transformação digital como cultura de negócio, adotando-a tal e qual uma estratégia de gestão, são as que terão mais confiança para enfrentar os desafios que se aproximam, especialmente após a pandemia. Porém, é preciso ter ciência de que só realizar movimentos tecnológicos, sem arquitetura da real operação e os objetivos da empresa, não é mais um caminho possível nos tempos atuais. A transformação digital já está aí, falta apenas decidir de qual lado você deseja ficar: dos que apenas sobrevivem ou daqueles que se destacam e prosperam no mercado em que atuam.

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Como o GED pode aumentar a segurança no modelo híbrido de trabalho?

91% de profissionais qualificados acreditam que o futuro do trabalho será de modelo híbrido, ou seja, revezando entre dias presenciais e remotos. O levantamento é da consultoria ICRH e demonstra que algumas mudanças já estão acontecendo nas companhias brasileiras. Paralelo a isso, 87,5% das companhias instaladas no Brasil realizaram alguma iniciativa voltada a transformar digitalmente seus processos de negócio no ano passado, número que ficou acima da média mundial, de 80%. Diante desse cenário, é fundamental que as organizações atentem para uma questão de suma relevância para toda e qualquer companhia que adote esse modelo: o nível de risco das suas informações. Isso porque o gerenciamento do passivo de documentos físicos – que são justamente os que não foram descartados ou digitalizados, fica à deriva com a circulação dos colaboradores de forma híbrida nas dependências da organização. Só há uma forma de manter as informações protegidas, evitando que sejam violadas ou até extraviadas: digitalizando esses documentos com o protagonismo de uma plataforma que cumpra todos os requisitos, inclusive para validade jurídica dos documentos físicos e, consequentemente, possibilite o descarte dos mesmos. Sendo assim, esse artigo vai mostrar como o GED pode aumentar a segurança no modelo híbrido de trabalho. GED: benefícios que aumentam a competitividade Reduzir custos, evitar o desperdício de tempo, prover escalabilidade e simplificar processos são alguns dos benefícios da digitalização de documentos para as empresas. Esse importante passo rumo à transformação digital tem sido cada vez mais frequente nas organizações. Com uma plataforma GED, empresas podem capturar e digitalizar sua base de documentos, gerenciá-los de forma eficiente e, por fim, criar processos otimizados para tratar todas estas informações ao integrar com uma plataforma BPMS. Isso pode ser feito por uma solução cloud, resultando em diversos diferenciais competitivos, tais como: Inteligência na busca dos arquivos, otimizando o tempo de procura dos documentos; A plataforma provê controle de acesso e auditabilidade nos registros de leitura e modificação de documentos; Integração de equipes e setores, tornando o trabalho mais sinérgico e ágil; Inteligência analítica para o controle documental: por meio de logs e indicadores, com uma visualização abrangente das etapas de documentação; Otimizar custos com papel, pleitos contratuais ou horas técnicas de profissionais envolvidos. Como o GED pode aumentar a segurança no modelo híbrido de trabalho? De acordo com o Decreto nº 10.278/2020, alguns requisitos precisam ser observados na transição entre físico e digital no âmbito dos documentos. Entre eles, está a inclusão de assinatura digital com certificado no padrão ICP-Brasil, além dos critérios de cor, formato, metadados e resolução. Parece simples, mas se adequar a essas regulamentações sem um serviços especializado é inviável, visto que não estamos falando de organizar esses documentos apenas, mas de promover o gerenciamento deles, atendendo às recomendações corretas para serem descartados, claro, isso tudo sem interromper o fluxo de trabalho. Assinatura totalmente online, sem papel e com validade jurídica. Além de acompanhar o andamento dos processos, o sistema GED dá suporte a assinaturas digitais possibilitando a implementação de ambientes de trabalho totalmente paperless. A assinatura em contratos e documentos é um passo que ainda demanda muito tempo e tranca processos quando é realizado de forma manual. O Greendocs, plataforma de GED da W3K, possui essa funcionalidade, provida de validade jurídica, permitindo que as partes assinem documentos diretamente na plataforma, com acompanhamento em tempo real de todas as etapas e agentes ligados ao contrato. Mobilidade e acesso seguro são pilares do GED Além da segurança que a plataforma oferece, permitindo a digitalização dos documentos físicos, empresas que adotam soluções de GED ganham mobilidade. Isso porque o sistema permite acesso seguro a bases de informação de forma remota, em um laptop ou celular, com a agilidade para ter os dados necessários em qualquer situação e local com acesso à internet. Por exemplo, em empresas de engenharia, que lidam com trabalho de campo o tempo todo, essa mobilidade é um grande diferencial. Em linhas gerais, implantar o GED em uma organização se conecta com um modelo digital de governança, colocando a informação no centro da gestão. Com a integração entre plataformas inteligentes de documentos digitais e ações assertivas para a gestão documental, as empresas podem estabelecer uma melhor comunicação entre seus setores, clientes externos, fornecedores e parceiros de negócio. A W3K oferece essa e outras soluções que permitem acompanhar todo o processo necessário e benéfico da Transformação Digital. Através de plataformas online e configuráveis ao modelo de negócio de cada cliente, proporcionamos ferramentas para gerenciamento eletrônico de documentos, automatização de processos, assinatura eletrônica, trabalho colaborativo, governança e outros recursos que proveem escalabilidade à gestão das organizações. Vamos conversar, entender sua demanda e criar a melhor solução para ela?

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Como o GED otimiza o tempo e traz ganho de eficiência às empresas?

Você já ouviu falar que uma empresa pode perder até 80% dos seus clientes muito insatisfeitos; 40% dos insatisfeitos; 20% dos indiferentes e talvez 10% dos satisfeitos, mas, quanto aos muito satisfeitos, apenas 2%? E que muito disso tem a ver com a valorização do tempo? A teoria é de Philip Kotler, guru do marketing global. E o fundamento de tempo não poderia ser mais atual: afinal, a agilidade é um dos quesitos mais valorizados quando se fala em execução, prestação de serviços e entregas. E o que é agilidade, senão fazer mais em menos tempo? Atender melhor de maneira mais rápida? Fato é que, nas relações entre empresas e seus mercados, o tempo é moeda de alto valor. E, no artigo de hoje, vamos abordar de que forma o GED pode otimizar essa relação e servir como um dos pilares para maior valorização do tempo e obtenção de todos os ganhos que isso traz. Tempo é valor de agilidade e economia Com investimentos inteligentes em plataformas que apoiam a gestão estratégica e operacional do negócio, é possível automatizar tarefas, liberando recursos humanos para a execução de trabalhos estratégicos, e promover uma cultura de melhoria constante para agilizar operações, entregas e comunicações. O processo manual de distribuir documentos, gerenciar comunicação e utilizar planilhas não é seguro, já que é passível de erro humano, diminui as possibilidades de uma gestão integrada, o que pode prejudicar a visualização, o controle, a colaboração e gerar retrabalhos. Tudo isso torna praticamente impossível manter uma gestão eficiente, mas há uma boa notícia: este é um problema que pode ser solucionado com tecnologia, trazendo a automatização e rastreabilidade para estas funções e, com ela, muita agilidade, economia de tempo, ganho de produtividade e eficiência. Mas que tecnologias amigas do ganho de tempo são estas de que estamos falando? Um bom exemplo são soluções como plataformas de automatização de processos (BPM) e Gestão de Documentos (GED), que dão base para uma automatização focada na melhoria da lida com a informação, tornando-a mais rastreável e segura. Plataforma GED: eficiência e agilidade Com uma plataforma GED, empresas podem capturar e digitalizar sua base de documentos, gerenciá-los de forma eficiente e criar processos otimizados para tratar todas estas informações ao integrar com uma plataforma BPMS. No que isso resulta? Em agilidade na busca de arquivos e no encontro da revisão válida. Em dados mais confiáveis e fáceis de manusear e gerir. Em aumento da produtividade para equipes e setores, não apenas tornando o trabalho mais sinérgico, como economizando tempo nos processos de trabalho diários. Melhor comunicação com equipe e parceiros Além disso, empresas que adotam GED em nuvem ganham mobilidade, permitindo o acesso seguro a bases de informação de forma remota, a partir de qualquer lugar onde estejam. Novamente, ganho de tempo e de eficiência. Em linhas gerais, implantar GED conecta as organizações a um modelo de gestão mais ágil, inovador, pautado pela valorização do tempo, da confiabilidade e da qualidade. Para deixar isso ainda mais claro, podemos te mostrar na prática. Confira o case de uma das líderes mundiais em produção de aço e a maior empresa privada do sul do país, que otimizou sua gestão de documentos e automatizou seus processos nas áreas de engenharia e qualidade: Leia o case aqui.

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Driving Digital Transformation: inovar e digitalizar para melhorar negócios e resultados

Em 2020, 87,5% das empresas brasileiras ouvidas para um estudo da consultoria Vanson Bourne afirmaram já estar em andamento com projetos de Transformação Digital. Um dado que demonstra a força deste movimento, mas… Por que esta tendência tem ganhado tantos adeptos? A resposta é simples: porque a Transformação Digital não é apenas um conceito, mas sim um somatório de tecnologias e ações que permitem aumentar a produtividade, competitividade, assertividade e lucratividade de organizações de todos os segmentos. Para obter tais benefícios, entretanto, é preciso acertar na jornada de Transformação. Entender quais as demandas reais do negócio, elencar prioridades e definir investimentos certeiros nas tecnologias, fornecedores e projetos que, de fato, trarão melhoria efetiva às operações. Isso passa por alavancar a produtividade delegando à tecnologia tarefas que podem ser digitalizadas, realizadas por máquinas ou softwares, liberando os recursos humanos para a execução de tarefas mais estratégicas. Não há motivo para realizar de forma manual algo que um sistema já é capaz de fazer em muito menos tempo e com margem de erro ínfima comparada ao fator humano. Basta ver os números: segundo o levantamento Network Barometer Report, o erro humano é a causa de 84% dos incidentes ou falhas em projetos das áreas de TI e negócios em empresas dos mais diversos segmentos. Além disso, a pesquisa mostra que tais equívocos poderiam ser facilmente evitados com a substituição da realização humana por um fator digital – sistema ou máquina capaz de realizar a mesma tarefa. E não é só na substituição de tarefas operacionais que a digitalização, a inovação, se sobressaem, mas também na otimização de insumos. Por exemplo: utilizar tecnologia especializada para gestão de documentos, para gerenciamento de informação, permite atingir uma estrutura paperless que, ao contrário do que se possa pensar, vai muito além da redução no uso de papel. A gestão paperless efetiva, assertiva, passa por alguns pontos importantes da Transformação Digital, como a adoção inteligente de recursos de nuvem. Por exemplo: uma empresa que somente digitalize seus arquivos e documentos não estará aderindo ao paperless, mas apenas transferindo seus problemas do papel físico para a versão eletrônica. Se quiser fazer isso de forma correta, terá de contar com taxonomia, correta análise de informação e modelagem de processos, tudo conduzido com base em tecnologia e fornecedores especializados, o que tornará o ambiente de armazenamento em nuvem organizado, garantindo que cada material seja encontrado sempre que necessário e, ainda mais importante, utilizado para a função certa, pelas pessoas certas, a cada determinado momento. Vale lembrar que quem promove a Transformação Digital a nível de cultura de negócio, adotando-a como uma estratégia de gestão, e não somente como movimentos tecnológicos assumidos sem orquestração com a real operação e os objetivos da empresa, terá mais sucesso. Por quê? Vamos voltar ao exemplo do paperless. Se a decisão por digitalizar partir somente de uma tendência vazia, sem a utilização de uma estrutura verdadeiramente voltada à gestão eletrônica completa da documentação, o resultado será perda de tempo, perda de dados e prejuízo. Os números não mentem: a cada ano, as empresas brasileiras perdem, em média, um mês na busca por informações extraviadas em documentos mal armazenados. Mais: a cada dia, 7,5% das horas de trabalho são gastas procurando documentos ou dados. Os índices foram medidos pela Associação Brasileira de Gerenciamento de Documentos (ABGD) e mostram que, sem a organização correta, o movimento de gestão documental ou de Transformação Digital para realização desta gestão será inútil ou, no mínimo, muito pouco produtivo. Para finalizar o tópico paperless, lembremos ainda do item segurança, fundamental na correta gestão da informação. Uma empresa realmente inovadora investe em processos automatizados, gestão documental escalável, Transformação Digital arraigada à cultura de negócio, evitando a simples “digitalização pela digitalização”. Transformar-se digitalmente inclui adotar soluções, serviços, estratégia e cultura que possibilitem uma gestão de ponta a ponta da empresa de forma mais ágil, segura, confiável, integrada, rastreada, controlada, assertiva. Transformar-se digitalmente passa por investir em soluções corretas para mudar de um cenário de operação manual, pontuado pelas dificuldades iminentes a este modelo, como o alto potencial de erro humano e a baixa rastreabilidade de riscos, para um cenário inovador e evoluído de fato, no qual a digitalização ocorre de forma inteligente, aplicada às demandas reais do negócio e voltada à conquista diária de resultados que se traduzem em mais produtividade e competitividade. A W3K oferece as soluções adequadas para esta Transformação. Nosso portfólio traz a inovação precisa, certeira, adequada às necessidades de cada cliente. Tudo pautado na expertise de nossos profissionais, cuja experiência e especialização permite diagnosticar o cenário de cada empresa, recomendando e desenhando o pool específico de soluções recomendado para solucionar os gargalos e trazer os resultados desejados. Transformação Digital é cultura, estratégia e ganho. A W3K está apta a oferecer tudo isso.

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Entenda a diferença entre ECM/GED e BPM

ECM/GED e BPM são siglas que, apesar de poderem trabalhar integradas, gerando ainda mais valor às empresas, representam termos individuais, que precisam ser compreendidos. O que significa cada um deles, e quais as diferenças entre si? É o que vamos ver no post de hoje. Enquanto GED representa Gerenciamento Eletrônico de Documentos, compreendendo plataformas capazes de melhorar a gestão de informações e documentações em empresas de todos os segmentos, o ECM é sigla para Enterprise Content Management e traduz soluções, estratégias e modelos para coleta, acesso, armazenamento, distribuição, gestão e mensuração de informações de uma organização, passando pelo gerenciamento do ciclo de vida de conteúdos dos mais diversos – de dados em documentos a planilhas de BI ou Excel, arquivos e imagens nas mais diversas extensões. E o BPM? Este é sigla para Business Process Management, ou Gestão de Processos de Negócios, e passa por otimizar e trazer mais agilidade ao fluxo de atividades, possibilitando transformações reais e para muito melhor nos processos de departamentos ou de toda a empresa. São três nomenclaturas diferentes, mas que funcionam muito bem – cada uma individualmente, ou integradas entre si. Vamos explorar um pouco mais sobre elas. ECM e BPM na prática Na prática, plataformas de ECM podem reduzir em até 70% os custos das empresas com espaço físico, cópias, impressões, documentos redundantes, espaços de armazenamento na rede, tempo de busca e recuperação de documentos. Já o BPM dá foco à gestão sistemática e integrada dos ambientes, bem como das atividades de cada colaborador envolvido em um determinado processo de negócio. Com soluções desta área, as organizações produzem mais e qualificam seus modelos de atuação e suas equipes, podendo otimizar também os custos, que chegam a alcançar até 80% de redução. Quando se agrega serviços às soluções, se tem, ainda, o BPMS, um conjunto de práticas cujo objetivo é melhorar continuamente os procedimentos de uma organização, por meio do entendimento das demandas do público das organizações e alinhamento de suas estratégias ao atendimento de tais demandas, o que torna os processos, a atuação, a gestão e as entregas mais eficientes e assertivos. O que é ECM? Muitos se referem ao ECM (Enterprise Content Management) como uma metodologia. Embora isso não esteja totalmente incorreto, está incompleto. Mais do que isso, a sigla define uma combinação dinâmica de estratégias e ferramentas capazes de capturar, gerenciar, armazenar, preservar e fornecer informações de apoio aos processos organizacionais. Para ficar mais claro, vamos a um exemplo: imagine que sua empresa precise assinar faturas e registrar arquivos. De forma manual, estas duas tarefas levariam muito tempo e poderiam trazer risco de erros e retrabalho, já que os documentos teriam de ser levados aos setores responsáveis, podendo ser perdidos, rasurados ou danificados. Então a solução é converter esse fluxo para um formato digital, certo? Quase! Na verdade, mais do que a simples digitalização do processo, é preciso, em primeiro lugar, identificar os gargalos e aplicar os conceitos e soluções de ECM para ampliar o poder de execução, controle e gerenciamento das informações durante seu ciclo de vida. Desta forma sim será possível melhorar a eficácia dos processos relativos a tais documentações, aumentando a produtividade e diminuindo riscos e custos. Mais sobre BPM… E também sobre BPMN e BPMS O Business Process Management ou Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM) é responsável por sistematizar e facilitar processos organizacionais, provendo informações importantes sobre como os processos são executados e que melhorias podem ser aplicadas. O BPM foca em melhora contínua e permite que as organizações sejam mais eficientes. Além disso, as companhias se tornam mais assertivas. O BPM foca em alcançar os objetivos das empresas, independente do porte. Ele faz isso através de melhorias, gestão e controle de métodos para analisar, modelar, publicar, otimizar e controlar os fluxos. Os softwares responsáveis pela automação destas atividades são chamados de Business Process Management Suites, ou BPMS. A modelagem de processos é feita nos próprios BPMS, alguns dos quais seguem a notação mais usada atualmente, o BPMN (Business Process Modeling Notation), que consiste em uma série de ícones padrões para o desenho de processos, o que facilita o entendimento. Esta é uma etapa importante da automação pois é nela que os processos são descobertos e desenhados e também pode ser feita alguma alteração no percurso do processo visando a sua otimização.E o GED? O GED, como já pincelamos lá em cima, consiste na utilização de plataformas de tecnologia e metadados para uma gestão mais organizada e assertiva dos documentos em uma empresa. Porém, a explicação simples nem sempre dá conta da abrangência que este termo pode compreender. A partir do GED, empresas podem ter um grau inédito de qualidade na gestão documental e na eficiência operacional. Em linhas gerais, implantar uma plataforma GED em uma organização permite se conectar com um modelo digital de governança, centralizando a gestão da informação. Com a integração em uma plataforma robusta de documentos e fluxos desenhados para a gestão documental, as empresas podem estabelecer uma melhor colaboração entre seus setores, clientes externos, fornecedores e parceiros de negócio.ECM e BPMS em Compliance Garantir que sua empresa ou que setores de sua organização estejam em conformidade com normas, sejam elas internas ou regulatórias de segmento ou governo, pode ser um trabalho complexo. Para isto, contar com uma solução completa de ECM/GED e BPM é garantir evidências ou mitigar riscos Independente de qual valor vamos mencionar aqui, é de qualquer forma um diferencial decisivo para a realização eficiente deste trabalho. Assim, com uma solução robusta e inteligente de ECM/GED integrada à BPM, empresas podem visualizar com clareza os dados e sua circulação dentro da organização, garantindo que elas atendam às exigências de segurança, sendo visíveis e acessíveis por quem tem autorização. W3K: integração e flexibilidade com Greendocs Agora que você já conhece detalhes sobre GED, ECM, BPM e BPMS, vamos falar de uma plataforma que integra todos estes recursos e pode trazer muito mais produtividade, eficiência, agilidade, assertividade e poder de gestão a seus documentos e processos de negócio: o Greendocs.

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Como contratar serviços de indexação de documentos?

Diante de um mercado tão competitivo e de um cenário rodeado de incertezas, otimizar o fluxo de trabalho é muito mais do que um diferencial competitivo, é um recurso de sobrevivência. Isso porque perder tempo procurando documentos arquivados é um processo improdutivo e nada fluido. Por essa razão é tão importante entender o que é indexação de documentos – nosso tema do artigo de hoje. O que é indexar documentos? Pode ser que para algumas pessoas esse termo seja desconhecido, mas para as empresas que já aplicam o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), essas são palavras de muito valor. A indexação é a identificação de atributos ou metadados específicos de um documento para simplificar e agilizar a localização e recuperação precisa. Isso é feito por meio de um índice, metodologia utilizada para facilitar a localização de informações com dados descritivos. Sendo assim, a indexação de documentos é uma das protagonistas na eficácia da gestão de arquivos eletrônicos. Afinal, permite que o usuário encontre em segundos um arquivo. Como funciona a indexação de documentos? Quando se contrata uma ferramenta robusta e eficaz, como é o caso do Greendocs, por exemplo, o usuário digita o nome do arquivo ou algum termo a ele relacionado nas buscas e o sistema apresentará os resultados. No caso do GED da W3K, a ferramenta armazena os arquivos eletrônicos de forma estruturada, organizada e ordenada, cadastrando as informações sobre o documento em número, título, disciplina, tipo, etc. Dessa maneira, o sistema provê a visualização e indexação para recuperação futura. Por que contratar serviços de indexação? A resposta para essa pergunta é simples: ao aplicar serviços de indexação na sua rotina de trabalho, o tempo dos seus profissionais é otimizado, aumentando a produtividade e gerando mais receita para a empresa. Além disso, você estabelece quatro pilares fundamentais para se manter competitivo: apoia a governança da informação, ganha respostas rápidas ao negócio e processos escaláveis, além de garantir respaldo legal diante dos documentos. Como contratar serviços de indexação de documentos? Ao entender que a indexação de documentos é recurso necessário para qualquer empresa, independente do porte ou segmento em que atua, o gestor deve procurar um Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) que otimize todas as etapas dessa gestão. O Greendocs é essa plataforma. Com ele, sua organização adquire maior alinhamento e integração de processos, informação facilmente auditável, monitoramento de atividades, melhor tempo de resposta, obtenção de indicadores em tempo real, certificação digital e suporte antes, durante e depois da implementação. Além disso, o Greendocs é uma plataforma adaptável e flexível às estruturas e processos já existentes nas empresas, o que facilita a gestão da informação com acesso e colaboração, sem perder foco em segurança, rastreabilidade e conformidade. Versatilidade ao unir ECM e BPMS A ferramenta também é destaque por sua versatilidade ao unir ECM e BPMS na mesma plataforma, bem como a modelagem e implantação rápida de aplicações de negócio. Em termos de escalabilidade, o Greendocs atua do departamental ao corporativo, a grandes espécies de documentos. Por fim, é um sistema compatível com o ambiente tecnológico e adepto das melhores práticas de TI. Ainda tem dúvidas sobre por que contratar o GED/ECM da W3K? Vamos conversar para sanar essas questões? Entre em contato com a nossa equipe.

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Governança da Informação em projetos de Engenharia com GED E BPM: quais são os benefícios?

Diversidade, procedência, revisões, fornecedores, mobilidade, validações, regulamentações, compliance. Em projetos de engenharia, estes são apenas alguns dos termos e desafios que as empresas precisam enfrentar diariamente. Em meio à complexidade gerada por um ritmo acelerado de informações, físicas e digitais, ter uma governança infalível da informação parece quase impossível. Contudo, com tecnologia e processos bem definidos, é possível ter esta gestão com a segurança, eficiência e rastreabilidade necessárias. Na área de engenharia, processos e tecnologia caminham lado a lado para uma melhor governança da informação, envolvendo fluxos e ciclo de vida dos documentos, e também de forma abrangente quando se trata da cadeia que compõe cada projeto. Com a adoção de sistemas GED e BPMS, é possível atender todos os pontos da cadeia nos projetos de engenharia, de quem é project owner até fornecedores e EPCistas. E mesmo em empreitadas de menor porte, contar com estas soluções permite ter um controle assertivo e escalável desde os primeiros estágios do projeto, adicionando novos usuários e setores de forma modular de acordo com o escopo a ser seguido. Em um projeto de engenharia, contar com essa visão proativa da gestão de informação, desde o início do projeto, garante às empresas uma maior agilidade, tanto para as alterações dentro da própria obra, até o ponto da conclusão da obra e transição (handover) para as etapas de operação e manutenção. Isso elimina possíveis rupturas (gaps) e assimetrias de informação, garantindo a eficácia dos processos em caso de manutenções futuras. A implementação de GED e BPMS para projetos de engenharia também tem impactos significativos em áreas críticas como os workflows, trazendo redução média de 70% no tempo de busca de informações, assim como permite recursos automatizados para fluxos, com notificações de usuários quando um documento é inserido, revisado ou alterado. Estas soluções também ajudam a garantir os prazos definidos nas filas de trabalho, notificando quando algum documento importante precisa ser acessado ou revisado dentro do tempo hábil, com a segurança dos acessos garantida dentro de uma plataforma rastreável. E falando em rastreabilidade, contar com uma plataforma avançada de GED também pode trazer benefícios inéditos, como a possibilidade de buscar informações específicas em documentos como plantas ou arquivos de CAD por meio de reconhecimento de imagem. Assim, ao utilizar um código presente no arquivo visual (markups), o sistema tem a inteligência de identificar esta informação na base de imagens, entregando os resultados esperados. Por fim, com o apoio de tecnologias inteligentes como o Greendocs, é possível acompanhar e avaliar a qualidade destes fluxos por meio de indicadores definidos de acordo com as expectativas do projeto, dando subsídios para a tomada de decisão focada na melhoria dos processos. Na W3K, contamos com um know-how extenso na área de gestão da informação para projetos de engenharia, com clientes de grande porte que se beneficiam de nossa plataforma Greendocs para seus processos. Quer saber mais? Entre em contato conosco!

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Por que as empresas realizam a gestão de documentos (GED)?

Transformação digital e governança da informação são pilares fundamentais para o crescimento de qualquer organização. Com isso, é possível permanecer competitivo sem perder o foco em segurança, controle e rastreabilidade nos arquivos. Otimizar o fluxo de trabalho em todas as suas etapas permite economizar tempo e dinheiro, além de promover mais produtividade aos colaboradores, permitindo que sejam mais estratégicos para o negócio. Muitos gestores questionam qual é o melhor caminho para prover uma trajetória como a descrita acima. Antes de responder essa pergunta, precisamos nos fazer outra: por que as empresas realizam a gestão de documentos? É isso que abordaremos no artigo de hoje. A gestão de documentos provê controle e integração. Controlar revisões; ter visão total de etapas da documentação; facilitar colaboração entre equipes distintas; regrar a administração de mudança; controlar registros e ações de qualidade; integrar fornecedores de forma online e gerenciar filas de trabalho, solicitações, aprovações e prazos são alguns dos motivos que as empresas alegam para realizar a gestão de documentos. Porém, também podemos citar outras razões relevantes que contribuem para essa decisão como, por exemplo, a busca inteligente, que permite encontrar os documentos pelo conteúdo ou busca fonética. Igualmente, visualizar dados das etapas de documentação gerando dashboard e relatórios que tornam as decisões estratégicas mais assertivas, ocupam essa lista. Aproximar equipes e gerenciar filas de trabalho também são motivos pelo qual as empresas optem por esse caminho inovador. Da mesma forma, a integração entre GED / BPMS / EDMS na mesma plataforma e o suporte às assinaturas digitais – que possibilitam a implantação de ambientes de trabalho totalmente paperless -, são motivos que se destacam na hora de responder por quais razões as empresas realizam a gestão de documentos. Como fazer a gestão de documentos (GED)? A resposta para essa dúvida é: utilizando a gestão documental e sistemas de GED como protagonista no controle de qualidade das operações rende impactos diretos em inúmeras áreas, do financeiro ao jurídico, passando por toda a cadeia de gerenciamento para uma tomada de decisão voltada à excelência, com rapidez e rastreabilidade do acesso às informações. O GED também pode ser um grande aliado para o RH das empresas, em seu trabalho de registrar e acompanhar aspectos como capacitações e certificações de seus colaboradores. Isso permite que projetos e equipes concordem com os padrões previstos para a qualidade das atividades, tudo com rastreabilidade de dados. Em resumo, mais do que guardar documentos referentes à qualidade, uma plataforma GED robusta como o Greendocs, permite às empresas observar, de forma segura e rastreável, os processos que entregam conformidade e qualidade às atividades de negócio, em diversas instâncias. E com o apoio de um parceiro de negócios com know-how, é possível fazer essa transformação interna com os melhores resultados. Gostou do nosso conteúdo e quer saber mais sobre como a Gestão Eletrônica de Documentos pode contribuir para uma maior qualidade operacional na sua companhia? Entre em contato conosco!

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