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A pergunta sobre retorno de investimento em projetos de gestão de documentação é frequente e comum. Sempre quando estruturamos uma proposta de trabalho e um projeto, o cliente em potencial deseja saber: Afinal, o que a empresa ganha ou deixa de perder implantando gestão de documentos? Do valor investido, qual será o retorno e em quanto tempo? Eu sempre digo que a resposta para esta questão está dentro da própria empresa. Para respondê-la, é necessário ter acesso a informações, que, normalmente, somente os gestores têm acesso. Então convido o cliente a fazer várias reflexões sobre todos os gastos relacionados a documentos dentro da empresa: – Qual o valor do aluguel do metro quadrado do local onde o acervo documental físico, acumulado de forma desordenada, está armazenado? – Qual o valor gasto com impressões desnecessárias para segundas vias de documentos, cópias de trabalho, circulação etc? – Qual valor de espaço virtual, onde estão armazenados arquivos eletrônicos obsoletos, que não são acessados há tempo? – Quanto custa a hora de um gestor e quanto tempo ele tem dedicado a buscar um documento ou uma informação? – Qual o valor gasto com a manutenção deste espaço (limpeza, mobiliário etc)? – A empresa já foi penalizada com multas, sanções, perda de certificações por não encontrar determinado(s) documento(s)? – Já houve casos de pagamentos feitos em duplicidade porque o documento comprobatório não foi encontrado? – A empresa já enfrentou processos trabalhistas e não conseguiu reunir a documentação necessária para se defender? – A equipe está deixando de atingir metas e tem o desempenho prejudicado, porque está dedicando esforço na solução de problemas referentes a documentos? – Prazos estão sendo descumpridos devido a morosidade no trâmite de documentos para avaliação, aprovação e liberação? – Já houve perda de itens do acervo documental? As informações registradas neste item puderam ser recuperadas de alguma outra forma? – Já houve dano ao patrimônio, ao acervo documental e risco aos funcionários da empresa, devido a acidentes ocasionados pelo acúmulo indevido de acervo físico, tais como incêndios, rompimento de estruturas? – O acúmulo de documentos gera ambientes insalubres dentro da empresa? Isto tem afetado a saúde dos funcionários? – Já houve acesso indevido aos documentos, ocasionando “vazamento” indevido de informações? Enfim, há vários pontos a serem investigados e diversos valores que podem ser contabilizados e multiplicados ao longo de anos, e que comprovam, numericamente, o quanto a empresa ganha e/ou deixa de perder investindo no aprimoramento de seus processos de gestão documental. Um projeto de gestão documental bem elaborado e completo, que compreende desde o mapeamento e tratamento do acervo físico até a implantação da gestão eletrônica, permite à empresa: – Agilizar a busca e recuperação, além de permitir que isto seja feito de qualquer lugar do mundo, com o uso de softwares de gestão eletrônica; – Selecionar documentos desnecessários no seu acervo físico para descarte; – Aprimorar os fluxos de trabalho e de distribuição dos documentos; – “Desburocratizar” processos de tramitação para avaliação e aprovação de documentos; – Evitar perda de documentos e informações; – Criar cópias de segurança das informações; – Definir perfis de acesso aos documentos e informações; – Diminuir drasticamente as impressões e cópias de documentos. Se a empresa transformar esta reflexão em valores monetários, verificará que já existe um orçamento despendido com os documentos, talvez sem se notar. Ou seja, este investimento já é desembolsado pela empresa de qualquer forma, porque a criação, a guarda e a tramitação de documentos sempre custam dinheiro a para empresa. Entretanto, sem ter um processo de gestão documental bem definido, a empresa continua gastando com os documentos, sem atingir os melhores resultados e sem se precaver de perdas futuras. Por isso é fácil concluir que o retorno financeiro em projetos de gestão documental, mesmo que a princípio os investimentos pareçam de alto custo, SEMPRE superam o valor investido no médio a longo prazo.

O avanço da tecnologia é fascinante! As possibilidades de aprimorar e otimizar as atividades e processos de gestão documental são inúmeras. Vão desde a substituição do papel pelos documentos digitais, que permitem busca e recuperação ágeis (dentre outros recursos), de qualquer lugar do mundo, passando pela possibilidade de fluxos de trabalho, que coordenam a tramitação e desencadeiam tarefas até o uso de inteligência artificial para análises e decisões dinâmicas e automatizadas. As várias possibilidades de aplicação na gestão documental e o avanço acelerado da tecnologia geram ansiedade nas empresas e, em muitos casos, ocorrem projetos de implantação de insucesso, que não refletem o resultado de melhoria esperado ou que ainda pioram o acesso e uso à informação, que sempre devem ser os objetivos principais de qualquer projeto de gestão documental. Mas então, por onde começar? A resposta é simples: Comece de onde a empresa está! A questão é que as empresas, em grande parte dos casos, não sabem onde estão, quando o assunto é gestão documental. Não conhecem seus acervos, os tipos documentais, os quantitativos, como estão armazenados, como são acessados, com qual frequência, em quais situações, quais são os usuários, onde são gerados, como transitam… enfim… não existe um diagnóstico da situação atual e isso inviabiliza a elaboração de planejamento de implantação de melhorias dos processos e a indicação de tecnologias mais adequadas às necessidades. Para fazer a gestão do futuro e da inovação tecnológica é preciso, antes, fazer a GESTÃO DO PRESENTE. E como fazer gestão do presente? É importante mapear o acervo documental, qualificá-lo e quantificá-lo, entender como é gerado, como tramita dentro da empresa, onde e como está armazenado e quais são suas necessidades de uso e usuários. Somente diante destas informações será possível traçar um plano de melhoria e implantação de novas tecnologias adequadas às necessidades da empresa. Diante deste entendimento será possível iniciar um processo de melhoria da gestão documental, começando pela redução do uso de documentos em papel e implantação de um sistema de gerenciamento eletrônico adequado ao porte, segmento e negócio da empresa. Uma consultoria especializada pode auxiliar a empresa em todo este processo, desde o diagnóstico da situação atual até o planejamento de implantação de melhorias nos processos e novas tecnologias.