A gestão de documentos está entre os principais desafios das empresas em 2026. Isso porque cada vez mais as organizações precisam converter volumes maiores de informação em inteligência estratégica. Neste contexto, o gerenciamento em nuvem, com ênfase em segurança e conformidade, pode impulsionar a vantagem competitiva das empresas, garantindo maior agilidade e fluidez no ambiente compartilhado de dados. Além disso, a Inteligência Artificial também deverá assumir um maior protagonismo na gestão documental, atuando como aliada na automação de processos e fluxos de trabalho. Essencial para qualquer organização — independente de seu porte ou segmento — a gestão de documentos é um conjunto de processos essenciais para o funcionamento do negócio, garantindo a produção, o arquivamento e o uso correto de todos os seus arquivos e registros. Sua implementação permite a otimização da busca por dados, tornando-a mais organizada, segura, ágil e simples. Com a adoção de soluções em nuvem, a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) possibilita o acesso remoto às informações da empresa. Essa abordagem é fundamental para alinhar todo o fluxo de trabalho envolvendo documentos, seus dados e conteúdos informacionais, simplificando a avaliação de cada etapa do seu ciclo de vida. Anualmente as empresas geram um alto volume de dados, porém muitas encontram dificuldades em gerenciá-los e acessá-los de forma rápida e eficiente, o que impacta no aumento de custos, retrabalho e sobrecarga dos times. Além da dificuldade no acesso ágil aos documentos armazenados, muitas vezes os profissionais precisam lidar com versões desatualizadas, acarretando ainda mais demora na verificação das versões disponíveis no sistema. Aliado a esses fatores, pressões regulatórias, compliance e governança obrigam as empresas a manterem seus fluxos auditáveis, garantindo rastreabilidade e segurança. Nesse contexto, a demanda por soluções que transformam dados em inteligência prática deve aumentar ainda mais nos próximos anos. De acordo com estimativa da MarkNtel Advisors, empresa global de pesquisa, consultoria e análise de dados, os investimentos em ECM devem saltar dos 49 bilhões de dólares em 2024 para mais de 116 bilhões de dólares até 2030. Isso se deve principalmente ao fato de que a migração do acervo físico para o formato digital reduz significativamente custos operacionais, o que inclui espaço físico e manutenção, além de garantir o correto alinhamento às normas de segurança e à LGPD — Lei Geral de Proteção de Dados. IA aplicada à gestão de documentos deixa de ser apenas tendência Mais do que uma tendência, em 2026, a IA aplicada à gestão documental deixará de ser apenas uma tendência para consolidar cada vez mais sua posição nesse mercado. Dentro do processo de transformação digital das empresas, a Inteligência Artificial deve se estabelecer como uma parceira estratégica, essencial para otimizar a análise, elevar a segurança e garantir a eficiência dos processos de gestão de documentos. Organizações que estejam alinhadas à digitalização de seus acervos deverão identificar aumento da produtividade e redução de custos — fatores que evidenciam o chamado ROI (retorno sobre investimento, da sigla em inglês. Nesse aspecto, além de contribuir para a melhoria da eficiência operacional, a gestão documental auxilia também na tomada de decisões baseada em análise e interpretação das informações coletadas pela organização (conceito data-driven). Os dados compilados, especialmente aqueles não estruturados, precisam ser analisados e tratados para que sirvam de base para a definição de novas ações, o que inclui desenvolvimento de produtos, fluidez de processos internos, integração de documentos entre áreas, relacionamento com o cliente, dentre outros. Essa análise oferece uma visão sistêmica do mercado, englobando clientes, fornecedores, parceiros e concorrentes — diferenciais que impactam diretamente nos resultados daquela organização. GREENDOCS ganhou nova interface e conta com funcionalidades baseadas em IA Alinhada às principais tendências e necessidades do mercado, a W3K mantém um roadmap detalhado do desenvolvimento de novas funcionalidades e melhorias de seus produtos, o que proporciona transparência e previsibilidade aos seus clientes. Em 2025 seu software de gestão de documentos, GREENDOCS, ganhou uma nova interface, com foco na melhoria da experiência do usuário. Seu visual atualizado, mais objetivo e harmônico, proporciona uma experiência ainda mais intuitiva — melhorias que não apenas facilitam as operações diárias de uma organização, mas também agilizam a produtividade dos seus processos. Além disso, o software ganhou duas novas funcionalidades baseadas em IA. A primeira compara automaticamente versões de documentos, verificando se as solicitações de alteração e comentários de versões anteriores foram implementadas na versão atual. Isso substitui a revisão manual, agiliza a validação de mudanças e fornece um relatório detalhado do progresso. A segunda é o chat integrado para que os usuários façam perguntas dentro da plataforma, o que inclui prazos de vencimento ou lead time de processos. Ambas funcionalidades têm como foco a otimização do tempo, centralização da comunicação, eficiência operacional e melhor tomada de decisão. O GREENDOCS oferece visualização nativa de vários formatos, incluindo Office e 3D. Seu recurso de melhoria contínua auxilia na otimização de processos e resultados, melhorando a experiência do cliente. Além disso, o software mede e sustenta a performance dos processos de negócios, garantindo o alcance de metas, a conformidade com regulamentações e a redução de riscos legais e operacionais. A W3K é referência em soluções para GED, Governança de Dados e Automação de Processos (BPM/BPMS), oferecendo tecnologia especializada para transformar a gestão documental e garantir eficiência operacional, segurança da informação e compliance nas organizações Clique aqui e descubra como nossas soluções podem ajudar a sua organização a evoluir na gestão de documentos, processos e dados, com tecnologia e inovação. Para se manter sempre atualizado sobre as melhores práticas de governança da informação, transformação digital e gestão escalável, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.
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