Qualidade

Se tem uma área que recebe a todo instante documentos, dados e informações, esse setor é o da qualidade. Com essa grande quantidade de arquivos, fica ainda mais desafiador controlar com eficiência esses processos. Por isso, prover fluidez e dinâmica a esses registros faz toda diferença. Um processo organizado e padronizado permite que os documentos sejam localizados rapidamente, o que não apenas otimiza o tempo das organizações, como também se torna um grande alicerce para as tomadas de decisões. Empresas maduras já entenderam que não é possível ignorar a gestão documental, especialmente para gestores que desejam minimizar os custos, reduzir as burocracias, sem perder controle ou consultar dados desatualizados. No artigo de hoje, vamos apresentar a nossa plataforma online de Controle de Documentos e Registros da Qualidade, sistema que garante rastreabilidade e organização às empresas. Greendocs: workflow da qualidade com excelência Vamos falar sobre o workflow de aprovação do documento? Na rotina de muitas empresas, o responsável envia o arquivo e a equipe de qualidade os sobe manualmente. É importante dizer que esse fluxo de tramitação é otimizado com o Greendocs – nossa plataforma online de Controle de Documentos e Registros da Qualidade Quer saber por qual razão isso é tão importante? Pense que a empresa tenha apenas o registro da data de publicação do documento de qualidade, ou seja, desconheça outras informações, despadronizando o envio, eliminando a possibilidade de controle de prazo e, principalmente, sem saber o status do fluxo. Agora imagine um sistema que além de workflow, permite que as organizações realizem o controle minucioso de tarefas, elaboração, aprovação e publicação de documentos, tudo de forma sistêmica e automatizada. É outra realidade, não é mesmo? Na prática, com a plataforma online da W3K você pode analisar criticamente, aprovar padrões, identificar revisões, controlar alterações, assegurar disponibilidade da versão atual, controlar documentos externos, automatizar a distribuição e obter acesso rápido aos documentos. Rastreabilidade e confidencialidade aos documentos com o Greendocs A disponibilidade, precisão e organização dos dados são pilares essenciais para o bom andamento dos processos de qualquer empresa. Da mesma forma, a rastreabilidade total da informação provê governança à rotina. Outro ponto fundamental é a confidencialidade da informação, necessária para garantir a segurança desses dados. Além de tudo isso, o Greendocs permite ainda que as empresas configurem o nível de permissionamento dos usuários, quais áreas recebem a notificação e que tipos de movimentação podem fazer, afinal, nem todos os documentos devem estar disponíveis para todos os departamentos. A distribuição de responsabilidades e pendências para emissão de novos documentos também pode se tornar completamente rastreável. Com o Greendocs, é possível visualizar onde parou a demanda, com quem e há quanto tempo está no mesmo status. O que mais o Greendocs pode fazer pela sua empresa? Agilidade, seja para consulta ou para conferência de status, prazos e pendências, é um dos grandes diferenciais da plataforma. Além disso, os responsáveis por cada área têm seus tempos otimizados, visto que podem buscar rapidamente qualquer documento pela plataforma. E vamos além: o Greendocs estabelece permissões e restrições no acesso a padrões, políticas e templates. Esse processo pode ser configurado também por etapa do fluxo, com definição dos responsáveis por cada etapa. Isso tudo, claro, de acordo com a realidade do negócio. Outro benefício da plataforma é a disponibilidade dos arquivos e documentos. As revisões feitas em cada versão podem ou não ser consultadas, dependendo apenas da estratégia de permissionamento. É importante ressaltar também que o acesso pode ser feito de qualquer lugar, em qualquer horário, basta ter conexão à Internet e permissão para logar no Greendocs. Escolha a W3K como sua parceira tecnológica A W3K provê escalabilidade à gestão das empresas, através da disponibilização ágile de aplicações de negócio que possibilitam a transformação digital de processos gerenciais, trazendo fluidez, governança da informação, rastreabilidade, controle, integração e regramento de excelência. Quer saber como a W3K pode potencializar o seu negócio? Acesse https://www.w3k.com.br e fale com um de nossos especialistas.

A Gestão da Qualidade pode ser vista como um pilar fundamental na preservação de negócios. E para ter eficiência nos processos da qualidade, é essencial ter uma tecnologia que apoie a comunicação, a organização e a circulação da informação. O Greendocs, plataforma robusta da W3K, aplicado à gestão de documentos e registros, garante a governança da informação da qualidade. Greendocs para Qualidade Garante Agilidade e Eficácia A gestão eletrônica de documentos, registros e processos configurados na plataforma Greendocs para atender as demandas da qualidade, permite não apenas o gerenciamento eficaz destes documentos e dados, mas também mais controle e assertividade, já que possibilita: Um sistema de gestão é diferencial para as auditorias. O Gerenciador de documentos e registros da qualidade garantem a rastreabilidade total da informação e o respeito aos prazos nas atividades internas. Isso contribui para a auditabilidade e na mitigação de riscos. Normas da Qualidade com o Greendocs O Greendocs permite organizar, implementar e gerir processos pelos quais as equipes precisam estar em conformidade com determinações previstas pelas normas, tais como a ISO 90001. Organização, rastreabilidade e uso eficaz com o Greendocs Mais do que armazenar documentos da qualidade, uma plataforma robusta permite analisar, de forma segura e rastreável, os processos que entregam conformidade às atividades de negócio, em diversas instâncias. Configurar alçadas de aprovação e verificar pendências. Conte com a W3K Tecnologia Tudo isso, é claro, funciona muito melhor com o apoio de um parceiro de tecnologia e negócios apto a prestar todo o suporte que as empresas necessitam no que tange a gestão de documentos da qualidade. A W3K soma todas estas capacidades, contando com equipe especializada e tecnologia de ponta para entregar os melhores resultados. O que minha empresa ganha com isso? Ao implantar um sistema de gestão da qualidade, as empresas iniciam um caminho certeiro rumo ao crescimento sustentável e à melhoria contínua de seus processos. Uma melhoria que se dá a partir do alcance de possibilidades como controlar alterações, assegurar disponibilidade da versão atual, automatizar a distribuição e ter rapidez no acesso aos documentos. Em outras palavras, se uma organização conta com um sistema de gestão de documentos da qualidade, certamente terá mais assertividade na condução dos processos, além de garantir disponibilidade, precisão e rastreabilidade total da informação. Nesse contexto, a gestão é essencial para o aumento da competitividade e garantia de compliance. Soluções como plataformas de gestão eletrônica de documentos dão a base para a governança, que é efetivada com uma política robusta para o trâmite da informação. Por que escolher o Greendocs para a Gestão da Qualidade? O Greendocs é uma plataforma configurável conforme os processos de cada empresa. Promove escalabilidade à gestão das organizações através da disponibilização ágil de aplicações de negócio. Isso possibilita a transformação digital de processos gerenciais, trazendo fluidez, governança da informação, rastreabilidade, controle, integração e regramento de excelência. Ao gerenciar com o Greendocs, sua empresa terá maior conformidade com normas e políticas, garantindo a distribuição correta de padrões e instruções de trabalho, o registro e controle de não conformidades e o planejamento de ações corretivas e preventivas. Gostou do nosso conteúdo e quer saber mais? Entre em contato conosco!