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Tecnologia e inovação como protagonistas na redução de custos

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Em tempos de esmorecimento da economia e rápido crescimento da disputa por espaços no mercado, é fundamental que se busque por soluções capazes não apenas de aumentar a produtividade, mas também de reduzir os custos das empresas. Sendo assim, inúmeros cases de sucesso comprovam a eficácia das ferramentas tecnológicas para construir uma cultura de redução de custos nas organizações, independente do porte ou segmento em que atuam. No entanto, muitos líderes ainda não legitimaram a tecnologia e a inovação como protagonistas para uma cultura que alia desempenho operacional eficiente a menos gastos desnecessários. Gerando economia de custos substanciais Quando uma empresa diz sim à Transformação Digital está aceitando também agilizar muitos processos de negócios por meio da tecnologia. Isso faz com que as horas de trabalho de uma equipe, por exemplo, sejam reduzidas significativamente e, claro, potenciais erros humanos sejam eliminados, gerando economias de custos substanciais. Na prática, isso significa potencializar a produção interna, visto que ferramentas podem automatizar a rotina corporativa, permitindo que o foco esteja no que realmente importa: atividades estratégicas e decisões que fazem a diferença. Negócios mais eficientes e escaláveis A Revolução Industrial nos mostrou com todas as forças a discrepância entre um negócio com e sem automação. No mundo de hoje, então, com essas novas tecnologias surgindo a todo momento, não há mais justificativa para não reconhecer o quanto elas são indispensáveis para as empresas. Esse impacto direto da tecnologia no desenvolvimento e no crescimento organizacional é um fator essencial para que a cultura de redução de custos se instaure na identidade das companhias. Além disso, não se trata apenas de gastos com material e infraestrutura, mas mais autonomia para as organizações, colocando-as cada vez mais à frente da solução de problemas por meio da análise de dados seguros e estratégicos. Mais produtividade = menor custo Quando falamos em aumento da produtividade, evidentemente, estamos falando em redução de custos, visto que muito do que se gasta com folha de pagamento está relacionado a tarefas repetitivas, porém, necessárias. Ocorre que as ferramentas tecnológicas estão aí para fazer justamente essa rotina mais específica, minimizando os efeitos do retrabalho, além de gerenciar de forma mais segura e eficiente as informações de qualquer negócio. Ademais, as habilidades de análise e computação de máquinas modernas são capazes de produzir suas próprias economias, especialmente em setores como a construção civil, por exemplo. Quer saber o segredo da produtividade? Leia o artigo no blog da W3K. O caminho para a Transformação Digital Aderir a uma plataforma completa de soluções que permite às organizações adentrarem o processo de Transformação Digital é o caminho mais promissor para reduzir custos. Afinal de contas, uma empresa que não olha para a gestão do seu fluxo de trabalho está correndo sérios riscos de misturar informações, camuflar problemas, atrasar projetos importantes e frequentemente ter ruídos na comunicação com sua equipe. Percorrer esse caminho com uma estratégia robusta, cuidadosa e atenta é necessário. Em qual parte desse percurso o seu negócio está?

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Razões para gerenciar o fluxo de trabalho

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Você sabe para que serve um sistema de workflow? Muito além de compreender os benefícios de uma ferramenta que automatize de forma eficaz o fluxo de trabalho, é necessário compreender o que isso significa na prática. Imagine que sua empresa tenha a oportunidade de gerenciar, em parceria com o seu time, todos os processos cotidianos, desde as tarefas mais simples até atividades complexas e importantes para a tomada de decisão. É exatamente isso que um sistema focado na automatização dos processos proporciona à rotina de uma organização: agilidade, fluidez e transparência. Hoje vamos apresentar algumas razões para digitalizar o fluxo de trabalho do seu negócio. Problemas camuflados e prejuízo Uma empresa que não olha para a gestão do seu fluxo de trabalho está correndo sérios riscos de misturar informações, camuflar problemas, atrasar projetos importantes e frequentemente ter ruídos na comunicação com sua equipe. Além disso, é bem comum que custos inesperados aconteçam nesses casos, bem como atrasos nos processos e, consequentemente, interferência na produtividade. Percebendo a necessidade de transformação Antes de mais nada, é fundamental reconhecer os problemas e aceitar o desafio de transformar o negócio com escalabilidade e inovação. Para isso, será relevante analisar se sua empresa possui a capacidade de manipular uma porção crescente de trabalho de forma uniforme. A questão é quase matemática: se a sua rotina corporativa envolve muitos documentos (aprovações, solicitações, contratos, projetos, etc), você precisa automatizar o gerenciamento de fluxos de trabalho da sua companhia. Razões para gerenciar o fluxo de trabalho São muitos os motivos para aderir à transformação digital e permitir que a organização se torne mais competitiva com a automatização dos processos. Assertividade, responsabilidade aprimorada, redução de custos, conformidade, segurança e otimização de processos são alguns deles. Mais tempo para pensar estrategicamente O primeiro deles é a assertividade, ou seja, você passa menos tempo organizando, arquivando, comunicando, procurando, planejando e foca no que importa: a estratégia do negócio. Depois, quando você não precisa mais movimentar um documento físico de um espaço para outro, a desburocratização diminui os custos, evita perdas, erros e sinistros como extravio ou armazenamento excessivo de papel. Integração de ferramentas O sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho permite que as tarefas estejam integradas por completo. Nos casos dos contratos, por exemplo, isso significa o mesmo processo desde o envio até a sua assinatura. Leia nosso artigo sobre contratos digitais no site e como esse modelo elimina a necessidade de gastos com impressão ou locomoção dos documentos, tornando as negociações mais ágeis e seguras. Processos acompanhados em tempo real Uma ferramenta de gerenciamento do fluxo de trabalho também permite que você acompanhe não apenas o andamento de cada projeto, mas tenha acesso às tarefas executadas, seus responsáveis e datas de entrega. Além disso, um sistema de excelência proporciona que as equipes envolvidas em um trabalho tenham acesso aos dados mais relevantes para cada fase do projeto, eliminando as chances de ruídos na comunicação. Mapeamento e conformidade Com esse mapeamento em tempo real é praticamente impossível que prazos ou dados sejam perdidos. Ao contrário, todas as etapas são visualizadas em uma única plataforma. A identificação de gargalos, equívocos e anomalias em tempo hábil não apenas permite ação rápida para melhoria, mas também torna possível estabelecer novos modelos de trabalho para o futuro. Invista em gerenciamento Quando sua organização investe na gestão eficiente do negócio, os processos se automatizam e as decisões se tornam mais assertivas, visto que possíveis erros humanos são mitigados. Nada melhor do que conhecer na prática um exemplo de gestão eficiente, não é mesmo? A A1 Engenharia, uma companhia paranaense especializada em engenharia industrial, escolheu o Greendocs para automatizar sua documentação e fluxos de trabalho. Quer saber mais sobre a W3K? Acesse @w3ktecnologia.

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GRC: o que é, por que é importante e como gerir da forma certa

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GRC (Governança, Risco e Compliance) são três letras que podem modernizar muito a gestão de sua empresa. Vamos te ajudar a saber mais sobre esta sigla que tem estado entre as prioridades no radar dos gestores para os próximos anos. Não por menos: as áreas de Governança, Risco e Compliance, em um resumo muito breve, compõem a gestão do alinhamento das empresas às legislações, regras e normas que dizem respeito a seu setor de atuação; bem como à atenção que precisa ser dada aos riscos envolvidos no que tange às informações que circulam em seus ambientes físicos e digitais. Para que fique mais claro, e para que você entenda o alto grau de importância de cada uma destas metodologias, vamos item a item. GOVERNANÇA, A PRIMEIRA LETRA DA SIGLA Diz respeito à necessidade de orquestração entre processos, tecnologias, estratégias, métodos e pessoas das empresas. Gerir tudo isso de forma que cada componente de cada setor se alinhe à estratégia macro de atuação e colabore de maneira efetiva para a conquista dos objetivos traçados é parte fundamental do conceito de Governança, e isso é vital para todas as organizações. Com foco na qualidade, agilidade e ganho contínuo de produtividade, a Governança envolve questões como análise de KPIs, estabelecimento de regras e ações para melhoria contínua de processos, integração entre informações, atividades e setores, entre outros métodos voltados a estabelecer padrões de gestão que, de fato, contribuam para que as rotinas da companhia trabalhem em prol de seus resultados positivos. RISCOS, A SEGUNDA LETRA DA SIGLA Tratam, neste caso, do Gerenciamento de Riscos em específico. Se a Governança consiste em entregar subsídios para ajudar gestores a tomarem a melhor decisão para o negócio como um todo, aqui o foco é garantir que estas decisões, ou que outras ações, processos e formas de trabalho da empresa não se tornem perigos para a operação. Neste caso, processos, dados e tecnologias específicos são aplicados para ajudar a antever cenários potencialmente prejudiciais e também tomar as medidas adequadas para eliminar/mitigar tais riscos, além de auxiliar na construção de planos para gestão de riscos inevitáveis, ou seja: contar com a segurança da previsibilidade para que, se os riscos ocorrerem, possam ser absorvidos e tratados da melhor forma COMPLIANCE, A TERCEIRA LETRA DA SIGLA Neste item, a prioridade é garantir que os processos internos da empresa estejam em conformidade com as melhores práticas e regulações (internas e externas). É um conceito ligado à Governança e ao Gerenciamento de Riscos, pois ajuda a assegurar que as decisões empresariais não violem as políticas internas e padrões estabelecidos pelas legislações, normas e diretrizes à qual a companhia está submetida, o que pode interferir nos objetivos de negócio e acarretar efeitos nocivos à organização. Com as ferramentas e processos bem ajustados às necessidades de Compliance, a empresa ganha maior segurança jurídica e eficiência operacional, ficando alinhada aos seus objetivos gerais (governança), assim como elimina diversos riscos provenientes de possíveis não-conformidades. BENEFÍCIOS PARA A EMPRESA COMO UM TODO De um ponto de vista geral, ter uma estratégia eficaz de GRC ajuda a minimizar inconsistências entre diferentes setores, em uma visão que alinha a organização para atender a objetivos comuns, compartilhados entre os colaboradores, gestores, áreas e o board (ou seja, a organização de ponta a ponta). Com o apoio de sistemas especializados, gestores podem ter maior clareza na visão do negócio e na detecção de cada item importante para as tratativas dos conceitos englobados no GRC. E quando falamos em sistemas especializados, estamos falando em tecnologia que permita abordar informações e processos de forma organizada, abrangente, rastreável e com alto nível de confiabilidade e assertividade. Com base em políticas bem desenhadas de GRC, mais o suporte de tecnologias de reconhecida expertise nesta área, os gestores passam a ter os subsídios certos para tomar decisões, os indicadores e dados corretos para observar e projetar possíveis cenários, especialmente os potencialmente arriscados para algum ponto da operação, e manter o negócio alinhado às regras de seu setor, local e modelo de atuação. Tudo isso é possível, de forma centralizada e otimizada, com o apoio da tecnologia. A W3K é uma empresa especializada em soluções de gestão da informação, contando com expertise necessária para auxiliar grandes empresas e diversos segmentos em sua jornada de adequação, gestão e excelência em GRC. Temos diversos cases para compartilhar com você. Que tal conhecer e descobrir como podemos ajudar também o seu negócio? Entre em contato conosco para saber mais.

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Driving Digital Transformation: inovar e digitalizar para melhorar negócios e resultados

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Em 2020, 87,5% das empresas brasileiras ouvidas para um estudo da consultoria Vanson Bourne afirmaram já estar em andamento com projetos de Transformação Digital. Um dado que demonstra a força deste movimento, mas… Por que esta tendência tem ganhado tantos adeptos? A resposta é simples: porque a Transformação Digital não é apenas um conceito, mas sim um somatório de tecnologias e ações que permitem aumentar a produtividade, competitividade, assertividade e lucratividade de organizações de todos os segmentos. Para obter tais benefícios, entretanto, é preciso acertar na jornada de Transformação. Entender quais as demandas reais do negócio, elencar prioridades e definir investimentos certeiros nas tecnologias, fornecedores e projetos que, de fato, trarão melhoria efetiva às operações. Isso passa por alavancar a produtividade delegando à tecnologia tarefas que podem ser digitalizadas, realizadas por máquinas ou softwares, liberando os recursos humanos para a execução de tarefas mais estratégicas. Não há motivo para realizar de forma manual algo que um sistema já é capaz de fazer em muito menos tempo e com margem de erro ínfima comparada ao fator humano. Basta ver os números: segundo o levantamento Network Barometer Report, o erro humano é a causa de 84% dos incidentes ou falhas em projetos das áreas de TI e negócios em empresas dos mais diversos segmentos. Além disso, a pesquisa mostra que tais equívocos poderiam ser facilmente evitados com a substituição da realização humana por um fator digital – sistema ou máquina capaz de realizar a mesma tarefa. E não é só na substituição de tarefas operacionais que a digitalização, a inovação, se sobressaem, mas também na otimização de insumos. Por exemplo: utilizar tecnologia especializada para gestão de documentos, para gerenciamento de informação, permite atingir uma estrutura paperless que, ao contrário do que se possa pensar, vai muito além da redução no uso de papel. A gestão paperless efetiva, assertiva, passa por alguns pontos importantes da Transformação Digital, como a adoção inteligente de recursos de nuvem. Por exemplo: uma empresa que somente digitalize seus arquivos e documentos não estará aderindo ao paperless, mas apenas transferindo seus problemas do papel físico para a versão eletrônica. Se quiser fazer isso de forma correta, terá de contar com taxonomia, correta análise de informação e modelagem de processos, tudo conduzido com base em tecnologia e fornecedores especializados, o que tornará o ambiente de armazenamento em nuvem organizado, garantindo que cada material seja encontrado sempre que necessário e, ainda mais importante, utilizado para a função certa, pelas pessoas certas, a cada determinado momento. Vale lembrar que quem promove a Transformação Digital a nível de cultura de negócio, adotando-a como uma estratégia de gestão, e não somente como movimentos tecnológicos assumidos sem orquestração com a real operação e os objetivos da empresa, terá mais sucesso. Por quê? Vamos voltar ao exemplo do paperless. Se a decisão por digitalizar partir somente de uma tendência vazia, sem a utilização de uma estrutura verdadeiramente voltada à gestão eletrônica completa da documentação, o resultado será perda de tempo, perda de dados e prejuízo. Os números não mentem: a cada ano, as empresas brasileiras perdem, em média, um mês na busca por informações extraviadas em documentos mal armazenados. Mais: a cada dia, 7,5% das horas de trabalho são gastas procurando documentos ou dados. Os índices foram medidos pela Associação Brasileira de Gerenciamento de Documentos (ABGD) e mostram que, sem a organização correta, o movimento de gestão documental ou de Transformação Digital para realização desta gestão será inútil ou, no mínimo, muito pouco produtivo. Para finalizar o tópico paperless, lembremos ainda do item segurança, fundamental na correta gestão da informação. Uma empresa realmente inovadora investe em processos automatizados, gestão documental escalável, Transformação Digital arraigada à cultura de negócio, evitando a simples “digitalização pela digitalização”. Transformar-se digitalmente inclui adotar soluções, serviços, estratégia e cultura que possibilitem uma gestão de ponta a ponta da empresa de forma mais ágil, segura, confiável, integrada, rastreada, controlada, assertiva. Transformar-se digitalmente passa por investir em soluções corretas para mudar de um cenário de operação manual, pontuado pelas dificuldades iminentes a este modelo, como o alto potencial de erro humano e a baixa rastreabilidade de riscos, para um cenário inovador e evoluído de fato, no qual a digitalização ocorre de forma inteligente, aplicada às demandas reais do negócio e voltada à conquista diária de resultados que se traduzem em mais produtividade e competitividade. A W3K oferece as soluções adequadas para esta Transformação. Nosso portfólio traz a inovação precisa, certeira, adequada às necessidades de cada cliente. Tudo pautado na expertise de nossos profissionais, cuja experiência e especialização permite diagnosticar o cenário de cada empresa, recomendando e desenhando o pool específico de soluções recomendado para solucionar os gargalos e trazer os resultados desejados. Transformação Digital é cultura, estratégia e ganho. A W3K está apta a oferecer tudo isso.

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Entenda a diferença entre ECM/GED e BPM

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ECM/GED e BPM são siglas que, apesar de poderem trabalhar integradas, gerando ainda mais valor às empresas, representam termos individuais, que precisam ser compreendidos. O que significa cada um deles, e quais as diferenças entre si? É o que vamos ver no post de hoje. Enquanto GED representa Gerenciamento Eletrônico de Documentos, compreendendo plataformas capazes de melhorar a gestão de informações e documentações em empresas de todos os segmentos, o ECM é sigla para Enterprise Content Management e traduz soluções, estratégias e modelos para coleta, acesso, armazenamento, distribuição, gestão e mensuração de informações de uma organização, passando pelo gerenciamento do ciclo de vida de conteúdos dos mais diversos – de dados em documentos a planilhas de BI ou Excel, arquivos e imagens nas mais diversas extensões. E o BPM? Este é sigla para Business Process Management, ou Gestão de Processos de Negócios, e passa por otimizar e trazer mais agilidade ao fluxo de atividades, possibilitando transformações reais e para muito melhor nos processos de departamentos ou de toda a empresa. São três nomenclaturas diferentes, mas que funcionam muito bem – cada uma individualmente, ou integradas entre si. Vamos explorar um pouco mais sobre elas. ECM e BPM na prática Na prática, plataformas de ECM podem reduzir em até 70% os custos das empresas com espaço físico, cópias, impressões, documentos redundantes, espaços de armazenamento na rede, tempo de busca e recuperação de documentos. Já o BPM dá foco à gestão sistemática e integrada dos ambientes, bem como das atividades de cada colaborador envolvido em um determinado processo de negócio. Com soluções desta área, as organizações produzem mais e qualificam seus modelos de atuação e suas equipes, podendo otimizar também os custos, que chegam a alcançar até 80% de redução. Quando se agrega serviços às soluções, se tem, ainda, o BPMS, um conjunto de práticas cujo objetivo é melhorar continuamente os procedimentos de uma organização, por meio do entendimento das demandas do público das organizações e alinhamento de suas estratégias ao atendimento de tais demandas, o que torna os processos, a atuação, a gestão e as entregas mais eficientes e assertivos. O que é ECM? Muitos se referem ao ECM (Enterprise Content Management) como uma metodologia. Embora isso não esteja totalmente incorreto, está incompleto. Mais do que isso, a sigla define uma combinação dinâmica de estratégias e ferramentas capazes de capturar, gerenciar, armazenar, preservar e fornecer informações de apoio aos processos organizacionais. Para ficar mais claro, vamos a um exemplo: imagine que sua empresa precise assinar faturas e registrar arquivos. De forma manual, estas duas tarefas levariam muito tempo e poderiam trazer risco de erros e retrabalho, já que os documentos teriam de ser levados aos setores responsáveis, podendo ser perdidos, rasurados ou danificados. Então a solução é converter esse fluxo para um formato digital, certo? Quase! Na verdade, mais do que a simples digitalização do processo, é preciso, em primeiro lugar, identificar os gargalos e aplicar os conceitos e soluções de ECM para ampliar o poder de execução, controle e gerenciamento das informações durante seu ciclo de vida. Desta forma sim será possível melhorar a eficácia dos processos relativos a tais documentações, aumentando a produtividade e diminuindo riscos e custos. Mais sobre BPM… E também sobre BPMN e BPMS O Business Process Management ou Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM) é responsável por sistematizar e facilitar processos organizacionais, provendo informações importantes sobre como os processos são executados e que melhorias podem ser aplicadas. O BPM foca em melhora contínua e permite que as organizações sejam mais eficientes. Além disso, as companhias se tornam mais assertivas. O BPM foca em alcançar os objetivos das empresas, independente do porte. Ele faz isso através de melhorias, gestão e controle de métodos para analisar, modelar, publicar, otimizar e controlar os fluxos. Os softwares responsáveis pela automação destas atividades são chamados de Business Process Management Suites, ou BPMS. A modelagem de processos é feita nos próprios BPMS, alguns dos quais seguem a notação mais usada atualmente, o BPMN (Business Process Modeling Notation), que consiste em uma série de ícones padrões para o desenho de processos, o que facilita o entendimento. Esta é uma etapa importante da automação pois é nela que os processos são descobertos e desenhados e também pode ser feita alguma alteração no percurso do processo visando a sua otimização.E o GED? O GED, como já pincelamos lá em cima, consiste na utilização de plataformas de tecnologia e metadados para uma gestão mais organizada e assertiva dos documentos em uma empresa. Porém, a explicação simples nem sempre dá conta da abrangência que este termo pode compreender. A partir do GED, empresas podem ter um grau inédito de qualidade na gestão documental e na eficiência operacional. Em linhas gerais, implantar uma plataforma GED em uma organização permite se conectar com um modelo digital de governança, centralizando a gestão da informação. Com a integração em uma plataforma robusta de documentos e fluxos desenhados para a gestão documental, as empresas podem estabelecer uma melhor colaboração entre seus setores, clientes externos, fornecedores e parceiros de negócio.ECM e BPMS em Compliance Garantir que sua empresa ou que setores de sua organização estejam em conformidade com normas, sejam elas internas ou regulatórias de segmento ou governo, pode ser um trabalho complexo. Para isto, contar com uma solução completa de ECM/GED e BPM é garantir evidências ou mitigar riscos Independente de qual valor vamos mencionar aqui, é de qualquer forma um diferencial decisivo para a realização eficiente deste trabalho. Assim, com uma solução robusta e inteligente de ECM/GED integrada à BPM, empresas podem visualizar com clareza os dados e sua circulação dentro da organização, garantindo que elas atendam às exigências de segurança, sendo visíveis e acessíveis por quem tem autorização. W3K: integração e flexibilidade com Greendocs Agora que você já conhece detalhes sobre GED, ECM, BPM e BPMS, vamos falar de uma plataforma que integra todos estes recursos e pode trazer muito mais produtividade, eficiência, agilidade, assertividade e poder de gestão a seus documentos e processos de negócio: o Greendocs.

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ECM e LGPD: sim, eles têm tudo a ver

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A nova Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), em vigor desde setembro de 2020, colocou as empresas para repensarem suas estratégias de tratamento de dados, tanto de clientes, quanto de funcionários e parceiros. Isto porque há novos e rigorosos critérios em relação à guarda e uso dos dados, que precisam ser respeitados para evitar sanções às companhias que não atendam à conformidade exigida. Mas você já parou para pensar que uma ferramenta de grande ajuda neste processo de adequação é o ECM (Enterprise Content Management)? Vamos ponto a ponto desta relação entre ECM e compliance com LGPD: – A LGPD pede que os dados coletados sejam utilizados para finalidade específica, legítima e clara. A partir da digitalização e gestão do inventário digitalizado de documentos, o ECM permite a organização destes materiais por grupos de função, propósito a que se destinam. Assim fica mais claro para todos os usuários envolvidos em cada documento entender e respeitar a finalidade destinada, atendendo, desta forma, a mais uma exigência da LGPD, que é a de compatibilidade, ou seja: a garantia de que cada dado seja usado somente para o propósito informado no momento da coleta. Informação coletada, organizada e distribuída de forma eficaz é ponto a favor do ECM na jornada de adequação à LGPD. – Outra exigência da nova Lei é a disponibilidade dos dados para o tratamento a que se destinam. Com o ECM, é possível garantir que cada documento fique disponível para as pessoas-chave, controlando acessos e garantindo que a informação não apenas fique à mão, mas também – e principalmente – que seja entregue somente a quem tem autorização para trabalhar com ela. – O mesmo controle de acesso garantido pelo ECM também atende à cláusula de confidencialidade prevista na LGPD, evitando que documentos/dados sejam acessados por quem não tem autorização para tal. – Integridade e transparência são também exigidas pela LGPD. Com ECM, dados digitalizados e centralizados em uma base em nuvem permitem uma gestão mais eficaz, que otimiza o trabalho de atualização da informação. Assim, é muito mais fácil garantir que esteja sempre íntegra, clara, atual e precisa, como requer a Lei. – A exigência da Lei no que tange à segurança também pode ser atendida com ajuda do ECM. Informações armazenadas em notebooks, smartphones, computadores, HDs locais, pendrives, e-mails e outros locais têm mais facilidade de sofrerem invasão e vazamento do que aquelas centralizadas em uma plataforma gerenciada e segura, como é o caso do ECM. – Além disso, há a questão da rastreabilidade: com o ECM, é possível saber instantaneamente quem modificou o documento a cada momento, e que ações foram feitas. Isso dá muito mais controle, podendo informar ao usuário sobre alterações, caso necessário, ou garantir maior controle sobre a integridade do conteúdo. Dotado de todos estes recursos, entre outros, o Greendocs desponta como uma plataforma de ECM confiável para otimizar a jornada de adequação das empresas à LGPD. Nosso sistema de ECM é regularmente revisado, garantindo que funções de armazenamento, colaboração e gerenciamento dos documentos trabalhados no âmbito da ferramenta ocorram de forma segura, íntegra e em conformidade com as melhores práticas de tratamento de dados. Só no que tange à segurança, o Greendocs é embasado em padrões de segurança como ISO/IEC 17799, certificado SSL Thawte/DigiCert e transmissão criptografada de dados. Além disso, conta com relatórios de atividades completos, guardando logs (horários, usuário, IP) de entrada, saída e leitura, o que facilita muito a rastreabilidade e traçabilidade da informação. Controle de acesso, parametrização de regras conforme os desígnios de cada empresa, opções de controle e configuração de ambientes, suporte eficiente para auxiliar no melhor uso da ferramenta, também são características da plataforma. Quer saber mais sobre como o Greendocs pode aplicar todos os benefícios do ECM para ajudar sua empresa a ficar em conformidade com a LGPD? Entre em contato conosco.

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LGPD: dicas para conhecer melhor a lei e adequar sua gestão da informação

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Um dos assuntos que mais ocuparam a mente dos gestores de tecnologia da informação nas empresas em 2020 foi a Lei Geral de Proteção de Dados – a LGPD – que entrou em vigor em setembro de 2019. Criada para tutelar a privacidade dos usuários, a LGPD pode se aplicar de diferentes formas em cada tipo de negócio. O que é fato, porém, é que todo tipo de negócio terá que se adequar e ajustar suas políticas de gestão de informação, incluindo o tratamento de dados e documentos. Muitas vezes, uma empresa recebe mais informações do que necessita, e isso vale tanto para quem é funcionário, usuário externo ou cliente. Por isso, um contexto regulatório adequado e bem arquitetado é importante para garantir o compliance das operações às determinações da lei. Essa necessidade de uma política transparente e robusta de tratamento de dados abrange todos os estágios do manuseio da informação, do cadastro ou captura dos dados, passando pelo armazenamento e acesso, até o seu descarte. A aplicação da lei atinge qualquer empresa, de qualquer ramo, de qualquer porte, e obedece a alguns preceitos básicos como, propósito, compatibilidade, disponibilidade, transparência com o usuário, confidencialidade e segurança. Para saber mais detalhes sobre as definições da LGPD, acesse este outro artigo em nosso blog. TECNOLOGIA PARA SE ADEQUAR À LGPD Uma das principais saídas para adequar a gestão da informação de seu negócio à LGPD é empregar tecnologias para auxiliar nesta missão. Com sistemas que entreguem clareza de gestão e rastreabilidade das informações, é possível saber melhor de quem é o dado, como eles estão sendo tratados, assim como definir as regras e termos de utilização. Além disso, sistemas de gestão ajudam a garantir uma lógica de segurança baseada em processos, garantindo o acesso das pessoas certas às informações adequadas. Com o Greendocs, temos uma plataforma customizável e alinhada com as políticas de proteção de dados previstas na LGPD, com o foco na rastreabilidade das informações. Da classificação dos dados, passando por logs de toda a sua movimentação no sistema (alterações, fluxos e outros processos), a plataforma permite um controle abrangente das informações, contribuindo para o compliance das empresas com a LGPD. Além da tecnologia para sustentar as políticas de conformidade com a LGPD, a W3K apoia na gestão de processos que atendam aos requerimentos da lei, estabelecendo ambientes controláveis e auditáveis, com alta rastreabilidade das informações para garantir a governança das informações. Quer saber mais sobre como as soluções da W3K podem ajudar o seu negócio a ficar em conformidade com a LGPD? Entre em contato conosco!

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Como contratar serviços de indexação de documentos?

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Diante de um mercado tão competitivo e de um cenário rodeado de incertezas, otimizar o fluxo de trabalho é muito mais do que um diferencial competitivo, é um recurso de sobrevivência. Isso porque perder tempo procurando documentos arquivados é um processo improdutivo e nada fluido. Por essa razão é tão importante entender o que é indexação de documentos – nosso tema do artigo de hoje. O que é indexar documentos? Pode ser que para algumas pessoas esse termo seja desconhecido, mas para as empresas que já aplicam o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), essas são palavras de muito valor. A indexação é a identificação de atributos ou metadados específicos de um documento para simplificar e agilizar a localização e recuperação precisa. Isso é feito por meio de um índice, metodologia utilizada para facilitar a localização de informações com dados descritivos. Sendo assim, a indexação de documentos é uma das protagonistas na eficácia da gestão de arquivos eletrônicos. Afinal, permite que o usuário encontre em segundos um arquivo. Como funciona a indexação de documentos? Quando se contrata uma ferramenta robusta e eficaz, como é o caso do Greendocs, por exemplo, o usuário digita o nome do arquivo ou algum termo a ele relacionado nas buscas e o sistema apresentará os resultados. No caso do GED da W3K, a ferramenta armazena os arquivos eletrônicos de forma estruturada, organizada e ordenada, cadastrando as informações sobre o documento em número, título, disciplina, tipo, etc. Dessa maneira, o sistema provê a visualização e indexação para recuperação futura. Por que contratar serviços de indexação? A resposta para essa pergunta é simples: ao aplicar serviços de indexação na sua rotina de trabalho, o tempo dos seus profissionais é otimizado, aumentando a produtividade e gerando mais receita para a empresa. Além disso, você estabelece quatro pilares fundamentais para se manter competitivo: apoia a governança da informação, ganha respostas rápidas ao negócio e processos escaláveis, além de garantir respaldo legal diante dos documentos. Como contratar serviços de indexação de documentos? Ao entender que a indexação de documentos é recurso necessário para qualquer empresa, independente do porte ou segmento em que atua, o gestor deve procurar um Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) que otimize todas as etapas dessa gestão. O Greendocs é essa plataforma. Com ele, sua organização adquire maior alinhamento e integração de processos, informação facilmente auditável, monitoramento de atividades, melhor tempo de resposta, obtenção de indicadores em tempo real, certificação digital e suporte antes, durante e depois da implementação. Além disso, o Greendocs é uma plataforma adaptável e flexível às estruturas e processos já existentes nas empresas, o que facilita a gestão da informação com acesso e colaboração, sem perder foco em segurança, rastreabilidade e conformidade. Versatilidade ao unir ECM e BPMS A ferramenta também é destaque por sua versatilidade ao unir ECM e BPMS na mesma plataforma, bem como a modelagem e implantação rápida de aplicações de negócio. Em termos de escalabilidade, o Greendocs atua do departamental ao corporativo, a grandes espécies de documentos. Por fim, é um sistema compatível com o ambiente tecnológico e adepto das melhores práticas de TI. Ainda tem dúvidas sobre por que contratar o GED/ECM da W3K? Vamos conversar para sanar essas questões? Entre em contato com a nossa equipe.

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Governança da Informação em projetos de Engenharia com GED E BPM: quais são os benefícios?

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Diversidade, procedência, revisões, fornecedores, mobilidade, validações, regulamentações, compliance. Em projetos de engenharia, estes são apenas alguns dos termos e desafios que as empresas precisam enfrentar diariamente. Em meio à complexidade gerada por um ritmo acelerado de informações, físicas e digitais, ter uma governança infalível da informação parece quase impossível. Contudo, com tecnologia e processos bem definidos, é possível ter esta gestão com a segurança, eficiência e rastreabilidade necessárias. Na área de engenharia, processos e tecnologia caminham lado a lado para uma melhor governança da informação, envolvendo fluxos e ciclo de vida dos documentos, e também de forma abrangente quando se trata da cadeia que compõe cada projeto. Com a adoção de sistemas GED e BPMS, é possível atender todos os pontos da cadeia nos projetos de engenharia, de quem é project owner até fornecedores e EPCistas. E mesmo em empreitadas de menor porte, contar com estas soluções permite ter um controle assertivo e escalável desde os primeiros estágios do projeto, adicionando novos usuários e setores de forma modular de acordo com o escopo a ser seguido. Em um projeto de engenharia, contar com essa visão proativa da gestão de informação, desde o início do projeto, garante às empresas uma maior agilidade, tanto para as alterações dentro da própria obra, até o ponto da conclusão da obra e transição (handover) para as etapas de operação e manutenção. Isso elimina possíveis rupturas (gaps) e assimetrias de informação, garantindo a eficácia dos processos em caso de manutenções futuras. A implementação de GED e BPMS para projetos de engenharia também tem impactos significativos em áreas críticas como os workflows, trazendo redução média de 70% no tempo de busca de informações, assim como permite recursos automatizados para fluxos, com notificações de usuários quando um documento é inserido, revisado ou alterado. Estas soluções também ajudam a garantir os prazos definidos nas filas de trabalho, notificando quando algum documento importante precisa ser acessado ou revisado dentro do tempo hábil, com a segurança dos acessos garantida dentro de uma plataforma rastreável. E falando em rastreabilidade, contar com uma plataforma avançada de GED também pode trazer benefícios inéditos, como a possibilidade de buscar informações específicas em documentos como plantas ou arquivos de CAD por meio de reconhecimento de imagem. Assim, ao utilizar um código presente no arquivo visual (markups), o sistema tem a inteligência de identificar esta informação na base de imagens, entregando os resultados esperados. Por fim, com o apoio de tecnologias inteligentes como o Greendocs, é possível acompanhar e avaliar a qualidade destes fluxos por meio de indicadores definidos de acordo com as expectativas do projeto, dando subsídios para a tomada de decisão focada na melhoria dos processos. Na W3K, contamos com um know-how extenso na área de gestão da informação para projetos de engenharia, com clientes de grande porte que se beneficiam de nossa plataforma Greendocs para seus processos. Quer saber mais? Entre em contato conosco!

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