Em meio às inseguranças e incertezas ocasionadas pela pandemia, algumas características se tornaram ainda mais fundamentais para o crescimento de qualquer negócio. A confiança é uma delas. Vale ressaltar que, aliás, essa será a base que sustentará qualquer negócio no futuro.

No entanto, o grande desafio dos gestores para driblar a crise atual é justamente encontrar o caminho certo para prover segurança e firmeza como parte dos pilares de sustentação das suas empresas.

Para isso, o destino é um só: inserir recursos tecnológicos na cultura estrutural das organizações, dando um papel essencial para a inovação. Ou seja, para gerar a confiança que sua companhia precisa é preciso dizer sim à Transformação Digital.

A jornada da transformação no DNA da empresa

Em 2020, 87,5% das empresas brasileiras ouvidas para um estudo da consultoria Vanson Bourne afirmaram já estar em andamento com projetos de Transformação Digital. O dado é uma boa notícia e significa que a jornada para unir tecnologia e processos já se iniciou em grande parte das organizações.

Isso porque essa transformação não é apenas um conceito a ser aplicado no negócio, mas um somatório de tecnologias e ações que permitem aumentar a produtividade, competitividade, assertividade e lucratividade em companhias de qualquer porte e segmento.

Aceitar essa jornada é o primeiro passo para ganhar confiança durante a trajetória, entendendo quais são as demandas reais do negócio, elencando prioridades e definindo investimentos certeiros nas tecnologias, fornecedores e projetos que, de fato, trarão melhoria efetiva às operações.

Digitalizando tarefas e abrindo mão do manual

Para alavancar a produtividade com confiança é necessário delegar à tecnologia tarefas que podem ser digitalizadas e realizadas por máquinas ou softwares, liberando os recursos humanos para a execução de tarefas mais estratégicas.

Aliás, não há motivo para realizar de forma manual algo que um sistema já é capaz de fazer em muito menos tempo e com margem de erro ínfima comparada ao fator humano. A melhor forma de fazer é apostando em uma gestão de mudança assertiva e eficaz, capaz de prover mais produtividade, aumentar a confiança e, por fim, reduzir custos.

Mais confiança, menos riscos ao negócio

Segundo o levantamento Network Barometer Report, o erro humano é a causa de 84% dos incidentes ou falhas em empresas dos mais diversos setores. Aliás, você sabia que esses equívocos poderiam ser facilmente evitados com a tecnologia?

E não se trata apenas de substituir processos, mas de otimizar insumos, tempo e mão de obra. Quer um exemplo prático? Quando você utiliza um software especializado para gerir documentos e gerenciar informações, também permite implantar uma estrutura paperless que, ao contrário do que se possa pensar, vai muito além da redução no uso de papel.

A gestão paperless efetiva, assertiva, passa por alguns pontos importantes da Transformação Digital, como a adoção inteligente de recursos de nuvem. Afinal, apenas digitalizar arquivos não promove confiança, ou seja, é preciso ir além e integrar ao fluxo de trabalho outros processos, como a correta análise de informação e a modelagem de processos.

Maior rastreabilidade e controle de processos

Transformar-se digitalmente inclui adotar soluções, serviços, estratégias e cultura que possibilitem uma gestão de ponta a ponta da empresa de forma mais ágil, segura, confiável e integrada. No entanto, outro fator fundamental para adquirir confiança é compreender a importância de rastrear e controlar processos.

Quando a empresa decide pela mudança assertiva e passa da operação manual para um cenário inovador e evoluído de fato, está escolhendo deixar para trás as dificuldades relacionadas ao modelo ultrapassado e ineficaz de gestão, que inclui a baixa rastreabilidade de riscos como um dos maiores prejuízos para o negócio.

Quer saber mais sobre rastreabilidade e controle de processos? Leia o case da A1 Engenharia e descubra como a gestão documental é protagonista em qualquer projeto de expansão industrial.

Transformação Digital como cultura de negócio

Vale ressaltar que as empresas que promovem a transformação digital como cultura de negócio, adotando-a tal e qual uma estratégia de gestão, são as que terão mais confiança para enfrentar os desafios que se aproximam, especialmente após a pandemia.

Porém, é preciso ter ciência de que só realizar movimentos tecnológicos, sem arquitetura da real operação e os objetivos da empresa, não é mais um caminho possível nos tempos atuais.

A transformação digital já está aí, falta apenas decidir de qual lado você deseja ficar: dos que apenas sobrevivem ou daqueles que se destacam e prosperam no mercado em que atuam.

Você já ouviu falar que uma empresa pode perder até 80% dos seus clientes muito insatisfeitos; 40% dos insatisfeitos; 20% dos indiferentes e talvez 10% dos satisfeitos, mas, quanto aos muito satisfeitos, apenas 2%? E que muito disso tem a ver com a valorização do tempo?

A teoria é de Philip Kotler, guru do marketing global. E o fundamento de tempo não poderia ser mais atual: afinal, a agilidade é um dos quesitos mais valorizados quando se fala em execução, prestação de serviços e entregas. E o que é agilidade, senão fazer mais em menos tempo? Atender melhor de maneira mais rápida?

Fato é que, nas relações entre empresas e seus mercados, o tempo é moeda de alto valor. E, no artigo de hoje, vamos abordar de que forma o GED pode otimizar essa relação e servir como um dos pilares para maior valorização do tempo e obtenção de todos os ganhos que isso traz.

Tempo é valor de agilidade e economia

Com investimentos inteligentes em plataformas que apoiam a gestão estratégica e operacional do negócio, é possível automatizar tarefas, liberando recursos humanos para a execução de trabalhos estratégicos, e promover uma cultura de melhoria constante para agilizar operações, entregas e comunicações.

O processo manual de distribuir documentos, gerenciar comunicação e utilizar planilhas não é seguro, já que é passível de erro humano, diminui as possibilidades de uma gestão integrada, o que pode prejudicar a visualização, o controle, a colaboração e gerar retrabalhos.

Tudo isso torna praticamente impossível manter uma gestão eficiente, mas há uma boa notícia: este é um problema que pode ser solucionado com tecnologia, trazendo a automatização e rastreabilidade para estas funções e, com ela, muita agilidade, economia de tempo, ganho de produtividade e eficiência.

Mas que tecnologias amigas do ganho de tempo são estas de que estamos falando? Um bom exemplo são soluções como plataformas de automatização de processos (BPM) e Gestão de Documentos (GED), que dão base para uma automatização focada na melhoria da lida com a informação, tornando-a mais rastreável e segura.

Plataforma GED: eficiência e agilidade

Com uma plataforma GED, empresas podem capturar e digitalizar sua base de documentos, gerenciá-los de forma eficiente e criar processos otimizados para tratar todas estas informações ao integrar com uma plataforma BPMS.

No que isso resulta? Em agilidade na busca de arquivos e no encontro da revisão válida. Em dados mais confiáveis e fáceis de manusear e gerir. Em aumento da produtividade para equipes e setores, não apenas tornando o trabalho mais sinérgico, como economizando tempo nos processos de trabalho diários.

Melhor comunicação com equipe e parceiros

Além disso, empresas que adotam GED em nuvem ganham mobilidade, permitindo o acesso seguro a bases de informação de forma remota, a partir de qualquer lugar onde estejam. Novamente, ganho de tempo e de eficiência.

Em linhas gerais, implantar GED conecta as organizações a um modelo de gestão mais ágil, inovador, pautado pela valorização do tempo, da confiabilidade e da qualidade.

Para deixar isso ainda mais claro, podemos te mostrar na prática. Confira o case de uma das líderes mundiais em produção de aço e a maior empresa privada do sul do país, que otimizou sua gestão de documentos e automatizou seus processos nas áreas de engenharia e qualidade: Leia o case aqui.

Em tempos de esmorecimento da economia e rápido crescimento da disputa por espaços no mercado, é fundamental que se busque por soluções capazes não apenas de aumentar a produtividade, mas também de reduzir os custos das empresas.

Sendo assim, inúmeros cases de sucesso comprovam a eficácia das ferramentas tecnológicas para construir uma cultura de redução de custos nas organizações, independente do porte ou segmento em que atuam.

No entanto, muitos líderes ainda não legitimaram a tecnologia e a inovação como protagonistas para uma cultura que alia desempenho operacional eficiente a menos gastos desnecessários.

Gerando economia de custos substanciais

Quando uma empresa diz sim à Transformação Digital está aceitando também agilizar muitos processos de negócios por meio da tecnologia.

Isso faz com que as horas de trabalho de uma equipe, por exemplo, sejam reduzidas significativamente e, claro, potenciais erros humanos sejam eliminados, gerando economias de custos substanciais.

Na prática, isso significa potencializar a produção interna, visto que ferramentas podem automatizar a rotina corporativa, permitindo que o foco esteja no que realmente importa: atividades estratégicas e decisões que fazem a diferença.

Negócios mais eficientes e escaláveis

A Revolução Industrial nos mostrou com todas as forças a discrepância entre um negócio com e sem automação. No mundo de hoje, então, com essas novas tecnologias surgindo a todo momento, não há mais justificativa para não reconhecer o quanto elas são indispensáveis para as empresas.

Esse impacto direto da tecnologia no desenvolvimento e no crescimento organizacional é um fator essencial para que a cultura de redução de custos se instaure na identidade das companhias.

Além disso, não se trata apenas de gastos com material e infraestrutura, mas mais autonomia para as organizações, colocando-as cada vez mais à frente da solução de problemas por meio da análise de dados seguros e estratégicos.

Mais produtividade = menor custo

Quando falamos em aumento da produtividade, evidentemente, estamos falando em redução de custos, visto que muito do que se gasta com folha de pagamento está relacionado a tarefas repetitivas, porém, necessárias.

Ocorre que as ferramentas tecnológicas estão aí para fazer justamente essa rotina mais específica, minimizando os efeitos do retrabalho, além de gerenciar de forma mais segura e eficiente as informações de qualquer negócio.

Ademais, as habilidades de análise e computação de máquinas modernas são capazes de produzir suas próprias economias, especialmente em setores como a construção civil, por exemplo.

Quer saber o segredo da produtividade? Leia o artigo no blog da W3K.

O caminho para a Transformação Digital

Aderir a uma plataforma completa de soluções que permite às organizações adentrarem o processo de Transformação Digital é o caminho mais promissor para reduzir custos.

Afinal de contas, uma empresa que não olha para a gestão do seu fluxo de trabalho está correndo sérios riscos de misturar informações, camuflar problemas, atrasar projetos importantes e frequentemente ter ruídos na comunicação com sua equipe.

Percorrer esse caminho com uma estratégia robusta, cuidadosa e atenta é necessário. Em qual parte desse percurso o seu negócio está?