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Tecnologia reduz a ineficiência, os custos e os riscos do negócio

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A ineficiência em processos ou rotinas de negócio pode custar de 20% a 30% da receita de uma empresa a cada ano. Por isso, investir em soluções que reduzam esta ineficiência é fundamental não somente para o ganho de agilidade e produtividade, mas também de economia. Dentre as soluções para isso, em uma plataforma robusta e configurável de ECM/BPM é possível potencializar a gestão da informação, permitindo ao gestor encontrar rapidamente a versão desejada dos documentos, além de possibilitar a visualização dos dados e etapas da documentação. Ademais, a plataforma também facilita a auditabilidade das informações, agregando mais segurança aos processos documentais, além de tornar mais ágil o trabalho de equipes, com funcionalidades que conectam usuários e deem aos gestores controle de gerenciamento sobre as filas de trabalho. A plataforma Greendocs, gerenciador de documentos e processos da W3K, integra GED/ECM e BPMS em um só ambiente. É configurável aos processos de cada empresa, garantindo a governança da informação. GRC: três letras que modernizam a gestão da empresa O tema GRC – Governança, Risco e Compliance tem ficado entre as prioridades para os gestores dos mais variados segmentos para os próximos anos. Isso porque grandes empresas buscam estar alinhadas às regras, normas setoriais e legislações de seus setores de atuação. Além disso, o compliance garante alinhamento às leis e normas de que falamos acima, a governança ajuda – e muito – no alcance deste compliance e o risco está aí para ser identificado, mitigado ou evitado, tendo por base tecnologias que apoiam os gestores rumo à eficiência. Ineficiência gera riscos ao negócio Os riscos das informações que não estejam em conformidade são grandes, seja em relação aos processos de negócio (ocasionando a ineficiência que atrasa e custa muito), seja no que tange ao alinhamento da empresa à legislação vigente, podendo ser gargalo para grandes prejuízos ou a perda de prazos. Para tudo isso, a solução está em contar com uma plataforma capaz de suprir os pontos: garantir a disponibilidade e rastreabilidade, além de prover a auditabilidade da informação, permitindo identificar e controlar riscos. Governança da Informação aumenta a eficiência Ainda sobre evitar os riscos, a governança é peça chave, já que consiste em entregar subsídios para que os gestores tenham uma melhor visão das informações e processos, impulsionando uma melhor tomada de decisão. Sendo assim, ter o apoio do Greendocs é um diferencial competitivo para ampliar a visibilidade, auxiliando a antever cenários potencialmente prejudiciais e, com base nisso, tomar as medidas adequadas para evitar ou mitigar riscos. Dessa forma, é natural que a eficiência e a assertividade aumentem, dando às empresas um recurso a mais para otimizar investimentos e avaliar os ônus que poderiam atrapalhar a fluidez de seus processos. O que o compliance evita? Já falamos, acima, sobre compliance e sua importância para o bom funcionamento das empresas. Afinal, operações alinhadas às obrigatoriedades e regras de mercado estão menos susceptíveis a riscos, e isso se traduz em um ganho contínuo de eficiência, sem dúvida. Então, se a prioridade do compliance é garantir que os processos internos da organização estejam em conformidade com as melhores práticas e regulações (internas e externas), fica claro que investir em soluções que melhorem o compliance evita diretamente a perda de segurança jurídica e a ineficiência operacional.Algo que uma plataforma robusta de ECM/BPM como o Greendocs pode solucionar com propriedade. Mais tecnologia tem que ser = a mais eficiência Por tudo o que comentamos até aqui, é possível notar que a Gestão da Informação, com ECM e BPM, é capaz de notificar ineficiências e, consequentemente, trazer mais agilidade, assertividade e redução de custos. Logo, podemos dizer que uma plataforma de ECM e BPM se traduz diretamente em eficiência e economia? Se for robusta e completa, como o Greendocs, sim!O Greendocs é desenvolvido pela W3K, uma empresa com know how em soluções relacionadas à gestão e governança da informação, atendendo grandes clientes do mundo todo. O Greendocs é uma plataforma configurável conforme o modelo de negócio das empresas, por isso é possível automatizar processos e estratégias já utilizadas pelas equipes. Integração em um mesmo sistema torna os processos mais eficientes Uma plataforma adaptável permite implementar vários processos em um mesmo sistema. Ela também promove a solução de dados não estruturados, perda de governança da informação, respostas lentas ao negócio, processos não escaláveis e falta de respaldo legal – todos os gargalos responsáveis pela ineficiência dos negócios e aumentos dos gastos. Ao apoiar a modelagem, virtualização e automatização dos processos com o Greendocs, a sua organização ganha maior alinhamento e fluidez nos processos. Dessa forma, a informação é facilmente auditável, o monitoramento de atividades é otimizado e há melhora no tempo de resposta. Por fim, a plataforma provê ainda a obtenção de indicadores em tempo real, a segurança da informação e os benefícios da certificação digital. Fale com um especialista e saiba mais.

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Gerenciamento de Obras e EDMS: tecnologia é a resposta para ganho de agilidade, assertividade e eficiência

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Tempo, orçamento e qualidade de entrega são ativos muito valiosos quando se fala em obras. Seja na execução ou no gerenciamento, nenhuma empresa pode perder estes itens de vista ao tocar um projeto desta área, especialmente quando falamos em obras industriais de grande porte. Mas como alcançar eficiência nestes aspectos essenciais? Em se tratando de tempo, um bom começo é minimizar processos manuais e lentos, que dificultam a tramitação de documentos e a fluidez dos processos, podendo acarretar morosidade e atraso nas entregas, comprometendo prazos ou até mesmo a conclusão da obra. Para mitigar esses desafios, trazendo ao gerenciamento de obras a agilidade e assertividade necessárias para garantir economia de tempo, redução de custos e alta qualidade dos serviços executados, uma boa indicação é a utilização de uma tecnologia robusta EDMS para o Gerenciamento de Obras. Plataforma EDMS Online para o Gerenciamento de Obras Precisão e agilidade evitam riscos e desperdícios de recursos, e são benefícios que uma plataforma de Gerenciamento de Obras e EDMS online. Como? De diversas maneiras. Por exemplo: Uma plataforma EDMS online permite organizar e catalogar documentos, tornando muito mais fácil e rápido encontrar estes materiais sempre que necessário;Além disso, este mesmo recurso evita a perda de documentos, possibilitando sua recuperação quando preciso;Este tipo de tecnologia também permite que o fluxo de processos indique a direção correta a seguir: documentos analisados, emitidos, alterados, aprovados ou reprovados estarão sob controle, de forma a evitar o uso de documentos obsoletos ou não-válidos;O controle trazido por uma plataforma desta área garante mais visibilidade, organização e poder de gestão aos responsáveis pelo gerenciamento de obras, aumentando a produtividade, tornando processos de gestão e decisão mais ágeis e minimizando erros, retrabalhos e possibilidades de perda de prazos. Por Outro Lado… Já o não uso desta tecnologia pode trazer alguns riscos críticos para o andamento e o gerenciamento de uma obra, como: Reduza custos com o Gerenciamento de Obras e EDMS Online Falando em redução de custos, vamos abordar um pouco mais sobre este ponto, que é crucial para qualquer obra. Um dos mais comuns gargalos de custos em obras está no gerenciamento de documentos de forma manual ou por planilhas. Este formato de trabalho aumenta as horas de execução, além de gerar risco de retrabalho e falhas no processo. Na tentativa de diminuir os índices de ineficiência gerados pela prática manual, algumas empresas optam por contratar mais pessoas para o gerenciamento de sua documentação, aumentando os custos de pessoal. Sem falar que o manuseio de documentos e registros desperdiça um tempo precioso dos especialistas de engenharia, que poderiam fazer esta gestão de forma eletrônica, ganhando agilidade e abrindo ainda mais espaço nas agendas para tarefas estratégicas, muito mais condizentes com suas habilidades. Qual a Solução? Para solucionar estes desafios, o melhor caminho é a automatização de processos. Ela otimiza o tempo dos profissionais de engenharia e das equipes que trabalham com documentação, diminui significativamente os custos com ações obsoletas e traz mais praticidade, produtividade, assertividade e qualidade à gestão de obras de ponta a ponta.Plataforma Greendocs EDMS no Gerenciamento de Grandes Obras Industriais Com a plataforma Greendocs EDMS, o gerenciamento de grandes obras ganha muito, principalmente em: Todos estes são benefícios do Greendocs que podem alavancar a produtividade de uma obra, garantindo ações e decisões assertivas que qualificarão os processos e a gestão como um todo. Por que adotar a plataforma Greendocs para Gerenciamento de Obras e EDMS? Para adotar esta tecnologia de forma segura, tranquila e eficaz, é preciso contar com o apoio de uma empresa especializada, com confiabilidade na área de gerenciamento de documentos, larga experiência em processos de engenharia e uma solução completa em seu portfólio. Nesta linha, a plataforma Greendocs é online e configurável para os seus processos de Gerenciamento de Obras e EDMS. Garante a governança da informação com eficácia e fluidez, assegura que normas, diretrizes e controles de responsabilidade possam ser digitalmente tramitados, preservando os valores, prazos, qualidade e compliance da gestão da obra. Trata-se de agregar tecnologia e serviços especializados à gestão de Grandes Obras Industriais para padronizar a informação, automatizar processos e desenvolver uma lógica inteligente na comunicação entre setores e agentes de projeto, trazendo uma gestão escalável a empresas e empreendimentos com altas demandas ou processos intensos em relação à informação técnica. A W3K tem a tecnologia, os serviços, os profissionais qualificados e a expertise que a Gestão de Grandes Obras Industriais requer para ser eficiente. Para saber mais, fale com a nossa equipe.

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O que é gestão de documentos e qual a sua importância?

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Alguns fatores são essenciais para que as empresas tenham resultados excelentes em suas trajetórias. A gestão de documentos, sem dúvida, é um deles. Isso porque tarefas diárias e comuns nas organizações, como as que envolvem administração, finanças, marketing e recursos humanos geram arquivos o tempo todo, compondo a dinâmica das companhias. A distribuição manual desses documentos, bem como o gerenciamento da comunicação por e-mails e planilhas de controle sem o uso de uma tecnologia voltada à gestão impossibilita um eficiente, ocupando o tempo que os gestores poderiam investir em ações estratégicas ou preventivas. Acreditamos que compreender a importância da gestão de documentos também envolve entender o que significa de fato esse termo e as melhores práticas que envolvem esse processo. O que é Gestão de Documentos? A Gestão de Documentos é o conjunto de processos que garante produção, arquivamento e uso adequado de arquivos e registros. Em outras palavras, gerenciar documentos é otimizar a busca por dados, de forma a torná-la mais fácil, organizada e segura. Em termos práticos, a gestão documental evita a perda de documentos, garante a rastreabilidade das informações, controla processos de tramitação para avaliação e aprovação de documentos e otimiza fluxos de trabalho e de distribuição dos documentos. Qual é a importância da Gestão de Documentos? A Gestão de Documentos permite acesso de qualquer lugar do mundo, com o uso de softwares on cloud para gestão eletrônica. Ao implementar esse processo na empresa, você estabelece metodologias de trabalho para planejamento do acervo futuro, por exemplo. Com isso, a definição das necessidades para a organização, cadastro, digitalização e arquivamento do acervo passivo se torna simples e prática. Trabalhar com o necessário para permitir a guarda ordenada e a recuperação dos documentos físicos e digitais é um dos segredos de sucesso de uma excelente Gestão de Documentos. Diminuir drasticamente as impressões e cópias de documentos com a cultura paperless, sinalizar documentos desnecessários no seu acervo físico para descarte, reduzindo o espaço físico necessário, também são alguns benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos (GED). Por que a W3K tem a melhor plataforma para o Gerenciamento dos seus Documentos? A plataforma Greendocs, da W3K, provê visão total de etapas da documentação, facilita a colaboração entre equipes distintas, potencializa a gestão de mudança, controla registros e ações de qualidade, integra fornecedores de forma online e gerencia filas de trabalho, solicitações, aprovações e prazos. A mesma também dá suporte a assinaturas digitais possibilitando a implantação de mais de um ambiente de trabalho para o mesmo usuário. Características técnicas como integração com ERP, AD e CAD trazem ainda mais fluidez aos trabalho do dia a dia. Além disso, a W3K possibilita a integração de GED / BPMS / EDMS na mesma plataforma, o que torna o processo de gerenciamento da sua empresa mais objetivo e eficiente. Entre em contato e saiba mais.

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GED e SIGAD: Gestão e Garantia de Autenticidade

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A sigla GED significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos e é bem semelhante a ECM (saiba mais clicando aqui). SIGAD significa Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos. O primeiro tem o foco na gestão de documentos, e seus processos, de forma eletrônica. O segundo nos processos do ciclo de documentos, desde a criação até o descarte, com o foco de garantir a autenticidade. Então o SIGAD é uma metodologia, ou um sistema, que realiza a digitalização, anexação, armazenamento, indexação, assinatura digital e busca online e em mídia digital. O documento nasce digital ou pode ser digitalizado garantindo a autenticidade com os processos orientados a SIGAD. O Greendocs é uma plataforma robusta adaptável à real necessidade do cliente. Aplicado a ECM/GED apoia na garantia SIGAD e garante outros benefícios: Controlando o ciclo de vida dos documentos com SIGAD Controlar todo o ciclo de vida dos documentos é a missão do SIGAD. Esse conjunto de operações e procedimentos técnicos gerem os processos arquivistas de uma empresa. Vale ressaltar que o sucesso dependerá de uma implementação de qualidade, com respaldo de um sistema robusto e eficiente, focado nas melhores práticas para a gestão arquivística de documentos. Em outras palavras, o SIGAD visa manter a relação orgânica entre documentos, garantir a confiabilidade, autenticidade e acesso ao longo do tempo dos documentos arquivísticos. Além disso, também apoia a gestão de documentos, ou seja, auxilia no controle do ciclo de vida dos mesmos, desde a produção até a destinação final. Menos custos, mais proteção dos documentos com estas tecnologias Um sistema informatizado SIGAD com as configurações GED consegue gerenciar diversos tipos de documentos: analógicos, híbridos e digitais. Esse processo é feito desde a sua produção até a destinação final. Dessa maneira, um dos principais benefícios é a redução de custos, pois elimina quantidades grandes de objetos digitais quando não são mais necessários e, claro, podem ser descartados segundo a LGPD. Além disso, ao automatizar o processo de gestão dos documentos da companhia, o procedimento de manuseio desses arquivos se torna muito mais seguro. Isso acontece porque após finalizado o processo, o sistema provê total controle de acesso aos documentos, evitando alterações.Eliminando planilhas e controles manuais com o Greendocs Veja bem, distribuir manualmente documentos, gerenciar comunicação por e-mails e planilhas de controle pode funcionar em processos simples, com equipes pequenas, poucos documentos, mínimos registros. Contudo, à medida que a empresa cresce, os colaboradores se multiplicam, novos setores são criados e se torna praticamente impossível manter uma gestão eficiente com este controle manual. Ficar nesses modelos pouco otimizados consome tempo e recursos, tanto seus, quanto de seus colaboradores, transformando-os em “garçons” de documentos, em que o transporte manual de informação ocupará boa parte do tempo de trabalho. Além disso, esse controle aumenta o risco de extravios, documentos desatualizados ou inconsistência nos dados, o que pode ser um problema para a governança da informação. O Greendocs garante a autenticidade dos documentos e a fluidez dos processos, bem como torna eficaz a gestão escalável da informação. Por que a W3K? Se você deseja investir em sistemas e recursos tecnológicos que promovam todos esses benefícios ao seu negócio, o primeiro passo é escolher um parceiro que realmente ofereça um sistema completo, desde a implantação até o acompanhamento dos processos. Com o apoio de tecnologias inteligentes, é possível garantir com precisão e controle uma gestão arquivística de documentos e um gerenciamento eficiente dos mesmos. Por que escolher a W3K? Porque ela provê escalabilidade às organizações através da disponibilização ágil de uma plataforma que possibilita a transformação digital de processos gerenciais, trazendo fluidez, governança da informação, rastreabilidade, integração e regramento de excelência. Quer saber mais? Entre em contato conosco.

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3 razões para ter um Analista de Negócios especializado em ECM para aumentar a assertividade

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Em um mundo onde se cria 2,5 quintilhões de bytes por dia, o Enterprise Content Management (ECM) é a metodologia que reúne estratégias e ferramentas capazes de capturar, gerenciar, armazenar, preservar e oferecer dados estratégicos a fim de gerar insights valiosos para os processos organizacionais. Neste conteúdo, você vai encontrar 3 razões para ter um Analista de Negócios em ECM e otimizar o fluxo de trabalho. Além disso, também abordaremos como a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) pode acelerar o crescimento da sua empresa, reduzindo custos e aumentando a produtividade. Capturar e gerenciar dados com excelência A acirrada concorrência e a grande quantidade de dados gerados todos os dias pelas empresas aumentam os desafios da gestão. Prova disso é o resultado da pesquisa global da Experian, onde 95% das empresas disseram que a má qualidade das informações é o principal motivo da ineficiência das operações. Capturar e gerenciar dados com excelência é essencial para que o fluxo de trabalho tenha agilidade e fluidez. Mas, diante desse excesso de referências, como tornar esse processo dinâmico? A resposta é simples: invista em um Analista de Negócios em ECM. Com uma plataforma configurada por especialistas em ECM, de acordo com os seus processos, é possível encontrar rapidamente informações, organizar conteúdos e definir permissões para que as equipes possam colaborar assertivamente. Com a gestão escalável automatizada na rotina do negócio, os gestores podem focar nas decisões fundamentais para o futuro da organização, adotando uma cultura data driven segura, bem implementada e direcionada. ECM: armazenar, preservar e disponibilizar dados Outra parte do ciclo de vida dos documentos é o processo de preservar e disponibilizar dados. Em outras palavras, estamos falando em encontrar um local adequado para armazenar as informações, cuidar dessas referências para que se mantenham conservadas, disponíveis e atualizadas quando for necessário. Além disso, apresentar as informações às pessoas e em momentos corretos também é uma das missões de um Analista de Negócios em ECM. Ocorre que apenas o fato de converter os dados para o formato digital não é suficiente. É preciso saber o que fazer com essas informações, filtrar e direcionar a fim de que insights e dashboards sejam visualizados em todas as etapas de documentação. Aperfeiçoar a interação na melhoria dos procedimentos internos A melhoria dos processos internos é essencial para viabilizar acesso rápido a uma base de dados centralizada, ou seja, unificada em um sistema com gestão do controle autenticado, o que garante não somente a segurança da informação, mas também reduz a defasagem dos dados. Além disso, entre essas melhorias também está estabelecer valores que atuem diretamente na sustentabilidade reduzindo, por exemplo, o consumo de papel pelas unidades das companhias. Com a expertise dos Analistas de Negócios ECM, o monitoramento em tempo real dos dados gerados e mapeados, a identificação de oportunidades e a mitigação de riscos se tornam procedimentos de rotina, implementando não apenas uma solução robusta e eficaz, mas enraizando a cultura da transformação digital. Uma solução de ECM para gerir os dados Como já dito anteriormente, digitalizar os dados é apenas uma fase de implantação, mas não é a mais importante. É necessário investir em uma solução completa, adaptável, escalável e robusta para melhorar fluxo de trabalho em todas as áreas da empresa. Isso significa busca inteligente, segurança da informação, aproximar equipes, gerenciar filas de trabalho, integrar os dados e visualizar tudo isso em uma única tela, com insights valiosos gerados em ambientes amigáveis e intuitivos, com o apoio contínuo de analistas especialistas em ECM. O Greendocs é o responsável por eliminar gargalos causados pelo gerenciamento manual de documentos em grandes empresas da América Latina. Sob a ótica das organizações, essa solução é uma alternativa que elimina processos internos ultrapassados e, mais do que soluções tecnológicas, imprime uma mudança de perspectiva, desenvolvendo a multifuncionalidade das equipes, abrindo portas e janelas para que cada colaborador explore suas aptidões para o negócio.

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Por que investir no Controle de Documentos e Registros da Qualidade

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A área de Controle de Documentos e Registros da Qualidade recebe e produz diversos tipos de informações a todo instante, incluindo dados, contratos, entre outros. Por conta disso, um controle eficaz de documentos e processos é essencial para garantir a fluidez e a dinâmica desses registros. Um processo organizado e padronizado permite que os documentos sejam localizados rapidamente, o que não apenas otimiza o tempo das organizações, como também se torna um grande alicerce para as tomadas de decisões. Ignorar a gestão documental é o caminho certo para aumentar os custos, otimizar burocracias, perder informações relevantes e até mesmo consultar dados desatualizados, que prejudicarão a rotina da empresa e o objetivo final, trazendo mais insegurança para o negócio. No artigo de hoje, vamos apresentar razões para sua organização investir em uma plataforma online de Controle de Documentos e Registros da Qualidade.Rastreabilidade e organização das informações da Qualidade Distribuição, acessos, uso seguro, armazenamento, preservação, retenção e atualização são alguns termos fundamentais quando falamos em organização das informações para um controle eficaz de documentos. A possibilidade de rastreabilidade total da informação, além de apoiar os prazos nas atividades internas torna o processo mais eficiente, aumentando a produtividade do time e otimizando o tempo de organização do negócio. Qualidade em Conformidade com a ISO 9001:2015 usando plataformas ECM/BPMS. Investir em tecnologias para o controle de documentos e registros da qualidade é uma forma de automatizar os processos padronizados. Permite analisar criticamente a informação, identificando alterações, assegurando a disponibilidade da versão certa. Objetivando que as decisões sejam pautadas na atual situação. Para garantir o controle de documentos, automatizando a distribuição e acessando rapidamente qualquer informação, seguindo as indicações da ISO 9001:2015, você precisa de uma plataforma robusta que promova a conformidade com as normas e as políticas, garantindo distribuição de padrões e instruções de trabalho, registro e controle de não conformidades e a notificação de ações corretivas e preventivas. Por que escolher a plataforma da W3K para Gestão da Qualidade? Impulsionamos a transformação digital, a governança da informação e a gestão escalável de negócios. Com plataformas ECM/BPMS, online e configuráveis a modelos de negócio, apoiamos empresas com volume intenso de documentos e processos sem perder o foco em segurança, controle e rastreabilidade. Além disso, com a nossa plataforma Greendocs, sua empresa tem acesso aos alertas sobre as datas das auditorias e necessidade de revisão dos documentos. Da mesma forma, é possível:Elaborar planos de ação com mais eficiência;Adicionar cartões de observação HSE;Criar, atualizar a acompanhar relatórios de acidentes / incidentes;Elaborar formulários para análise de riscos e observação comportamental;Controle de evidências de registros de processos;Acompanhar eventos de revisão do sistema de gestão com análise crítica com levantamento de resultados do SGI;Aplicação e acompanhamento de KPIs;Criação e compartilhamento de Atas de Reunião. Quer saber mais? Fale com a nossa equipe.

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Mais segurança e controle ao preservar documentos digitais com o GED

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Um dos maiores problemas do ambiente corporativo é encontrar espaço para alocar a documentação utilizada pelas empresas. Além da dificuldade em organizar esses arquivos, o custo financeiro desse processo é alto e, muitas vezes, desnecessário. Isso porque, além de todos os benefícios que uma ferramenta de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) disponibiliza, ela ainda promove a preservação segura e controlada de arquivos digitais. O que é Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)? O GED é um software que reúne tecnologias inovadoras capazes de otimizar a administração e gestão de documentos no meio digital. O Greendocs – plataforma da W3K – é uma solução adaptável GED/ECM + BPMS, configurável conforme modelo de cada negócio. Além disso, é uma plataforma focada em replicar processos e estratégias já utilizadas pelas equipes, o que facilita seu manuseio. Automatizar os processos para mais agilidade, fluidez e transparência, encontrando o documento correto no momento certo, otimizando o tempo e provendo mais segurança para o negócio são algumas das missões do software. Mais segurança na guarda de documentos digitais O GED promove também mais segurança na guarda desses documentos, visto que ficam livres de atividades maliciosas que pode colocar em risco severo a privacidade das informações. Com o Greendocs, por exemplo, é possível monitorar os acessos e liberá-los conforme a necessidade e demanda. Ainda tem dúvidas sobre por qual razão implantar o GED na rotina do seu negócio? Veja aqui como a ferramenta provê eficiência às empresas. Rápido acesso aos registros com GED Além disso, claro, é preciso atentar para o rápido acesso aos registros que a ferramenta oferece, o que facilita o trabalho dos arquivistas, por exemplo. Com uma solução robusta e escalável, os gestores têm mais tempo para o core business, deixando as questões mais práticas com a tecnologia. Movimente-se para garantir competitividade Em tempos de esmorecimento da economia e rápido crescimento da disputa por espaços, é fundamental que as empresas se mantenham em movimento. Para isso, a gestão focada na excelência deve ser o principal objetivo. Além disso, as organizações que buscam soluções capazes não apenas de aumentar a produtividade, mas também de reduzir os custos das empresas, são as que se sobressaem em meio às crises. Inúmeros cases de sucesso comprovam a eficácia das ferramentas tecnológicas para se manter competitivo em qualquer ambiente que esteja em constante transformação. Ficar parado pode ser a opção mais simples, mas os gestores que se encorajam e movimentam-se são os que liderarão o mercado hoje, amanhã e sempre.

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GED: custo ou investimento para sua empresa?

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Você já parou para pensar quantos processos envolvem a criação de um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) robusto e escalável? E, claro, qual o custo disso? Para responder essa pergunta é preciso analisar alguns pontos como o tempo necessário para desenvolver o sistema, as horas utilizadas para realizar o mapeamento de processos com o comercial e, claro, as etapas exigidas para a negociação da proposta. Além disso, o período de desenvolvimento do código base, as horas da configuração do ambiente pelo setor de services, de manutenção e, posteriormente, os ajustes que só aparecem após digitalizado o processo para o cliente, são pontos que devem observados para mensurar quanto de investimento é preciso fazer a fim de garantir uma gestão de excelência. Vamos falar sobre custo ou investimento? Nesse contexto, entram ainda mais duas perguntas fundamentais: “quanto vale otimizar comunicação entre seus setores, clientes externos, fornecedores e parceiros de negócio?” e “em se tratando de construir um modelo digital de governança, colocando a informação no centro da gestão, estamos falando em preço ou investimento?”. Acompanhe o artigo até o final para responder essas questões e decidir em qual caminho sua empresa deseja estar nesse momento. Por trás da implantação do GED Em qualquer sistema de tecnologia bem elaborado, evidentemente, há uma equipe capacitada por trás. Engenheiros de aplicações, profissionais TI, analistas de negócios BPM e ECM e especialistas nas mais diversas áreas e aplicações são os responsáveis em prover uma plataforma robusta, escalável, integrada e inteligente. Implementação do centro de documentação Em outras palavras, quando você opta por uma ferramenta de robustez como o Greendocs, por exemplo, você está escolhendo também softwares, expertise na gestão da informação e analistas especializados para implementação do seu centro de documentação. Além, claro, de todos os recursos humanos necessários para que a ferramenta seja a mais completa possível dentro do que o seu negócio precisa. Também podemos citar o atendimento contínuo para garantir a melhor experiência na utilização dos softwares. Sistema integrado e escalável ao modelo de negócio Aliás, vale ressaltar que com o sistema implementado e escalável ao seu modelo de negócio, sua organização ganha espaço para as questões mais estratégicas da empresa, visto que o tempo de gestores e de todos os colaboradores envolvidos é otimizado. Sendo assim, se a partir do GED as empresas podem ter um grau inédito de qualidade na gestão documental e na eficiência operacional, esse custo passa a ser um investimento. Organização, guarda de documentos e gestão de processos com o GED e BPMS Sobre os benefícios de realizar esse investimento, podemos elencar alguns pontos: Agilidade na busca dos arquivos, na revisão válida, permitindo encontrá-los de forma assertiva; Otimização e integração de equipes e setores, tornando o trabalho mais sinérgico; Maior segurança da informação, com controle de acesso e auditabilidade nos registros de leitura e modificação de documentos; Dashboard para o controle documental: por meio de indicadores, com uma visualização abrangente das etapas de documentação; Redução de custos com papel e de técnicas de profissionais envolvidos. Quer conhecer na prática como grandes empresas realizaram a sua gestão documental com o Greendocs? Veja os cases das companhias Itaipu Binacional, State Grid e LD Celulose. Em qual parte do caminho sua empresa deseja estar? No mundo, as tecnologias de GED são usadas ou estão entre as prioridades para receber investimentos por cerca de 89% das empresas, segundo dados da Association for Information and Image Management (AIM). No Brasil, este percentual fica em 72%. Os dados comprovam aquilo que já sabemos: as empresas que estão buscando um nível de maturidade de gestão caminham rumo à transformação digital. As que atingiram a maturidade, já estão lá. O grau de maturidade da sua empresa depende diretamente do quanto de investimento o seu negócio está fazendo na transformação digital. Portanto, você decide que caminho percorrer agora para estar onde realmente deseja nos próximos anos.

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Gerenciamento de dados estratégicos como motor da inovação

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Em meio ao excesso de dados, de uma coisa as empresas precisam ter certeza: é preciso priorizar a clareza desses elementos e o gerenciamento dos mesmos para se manter competitivo. Isso porque a integração das informações mais estratégias para o negócio depende exclusivamente da tecnologia. Quem pode comprovar isso são os profissionais de archiving, que sentem na pele a dificuldade em promover segurança e governança da informação com tantos dados disponíveis. Neste artigo, a importância do controle da guarda de documentos físicos, o acesso aos dados organizados digitalmente e a vigilância no descarte dos mesmos são questões a serem abordadas. Tudo a fim de responder a pergunta mais importante do momento: sua empresa está preparada para coletar e analisar os dados mais relevantes e tomar as decisões mais assertivas? O caminho rumo à transformação digital Em 2020, o IDC Infobrief divulgou uma pesquisa com dois dados curiosos sobre as organizações neste momento – e que podem responder a essa pergunta tão importante. – 46% das companhias estão “confusas digitalmente” e as 54% que se consideram “comprometidas digitalmente” ainda não completaram seu caminho rumo à transformação digital; – 60% das empresas estão sendo desafiadas pela qualidade e complexidade dos dados, principalmente no contexto do gerenciamento da informação. O estudo comprova a necessidade de aliar tecnologia à gestão dos dados, independente do porte ou segmento de atuação da organização. Mas, o que deixa essas empresas no caminho da mudança, mas ainda longe da transformação? Parte da complexidade dessa jornada está no alto volume de dados gerados de forma aleatória e, consequentemente, a dificuldade em gerir tudo isso. A solução é uma só: priorizar a gestão de dados como um processo vital para as estratégias de crescimento. A importância de controle do documento físico Segundo uma pesquisa realizada pela Associação Brasileira das Empresas de Gestão de Documentos, a ABGD, o brasileiro pode perder até 2 horas tentando encontrar documentos importantes na sua rotina corporativa. Além de tornar o clima organizacional pesado, realocando profissionais estratégicos para encontrar essas informações, a guarda física torna mais onerosa a tarefa de buscar um papel perdido no meio de milhares é inviável nos dias de hoje. Para otimizar o tempo e, claro, promover a redução de custos no dia a dia, arquivar esses documentos digitalmente transforma e otimiza o fluxo de trabalho, gerando fluidez e espaço para o que realmente importa: tempo hábil para tomar as decisões e planejar o futuro do negócio. Vantagens da gestão de documentos Agora que você já entendeu a importância em filtrar com clareza o excesso de informações e, claro, a necessidade em priorizar a organização digital dos documentos, veja o que mais a gestão dos dados proporciona: Captura fácil e ágil, o que permite que os documentos sejam encontrados em um clique; Economia e conservação devido à eliminação do papel, provendo a manutenção dos dados em formato eletrônico; Mais segurança com a proteção das informações por meio do controle de acesso e compartilhamento dos dados sensíveis ao negócio; Busca assertiva através da localização exata do documento; Conformidade com as normas. Transformação digital como motor da inovação A tecnologia influencia desde operações manuais até a maneira como as pessoas se relacionam, e isso nós já sabemos há algum tempo. De acordo com a pesquisa “O Futuro do Trabalho”, 67% das empresas já utilizam ferramentas digitais para gestão de tarefas, e 20% planejavam adotar alguma em 2020. Com a chegada da pandemia, e todos os entraves ocasionados pela necessidade do isolamento social, a integração de softwares nos processos operacionais foi acelerada e implantada nas empresas que, posteriormente, sobreviveram bem à crise. Não há um setor sequer que esteja imune à transformação digital. Se antes as organizações tinham tempo para planejar a mudança, hoje precisam correr contra o tempo para solucionar problemas que só a tecnologia pode resolver. ​Perda de governança da informação, respostas lentas ao negócio e processos não escaláveis são as heranças deixadas por um modelo de negócio que não apoia a modelagem, virtualização e automatização dos processos.

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