Sistemas precisam ser ensinados para atenderem a uma sistemática previamente estabelecida na empresa! Em alguns casos, a empresa já possui um software de GED implantado em outras áreas e nos questiona se esse software poderá ser usado, também, para os documentos de engenharia. A resposta não é simples e é um dos pontos de análise em nossa consultoria. Avaliamos vários aspectos, dentre eles: – O GED: avaliamos o software de GED do cliente para entender suas funcionalidades e verificar se há atendimento a requisitos básicos de gerenciamento de documentos de engenharia (falarei sobre alguns desses requisitos, logo abaixo). – Fases, processos e projetos de engenharia envolvidos: existem vários tipos de atuação de empresas de engenharia. Há empresas projetistas, construtoras de obras de capital, construtoras civis, gerenciadoras de projeto, indústrias com engenharia de operação e manutenção, etc. Cada tipo de empresa adquire e consome documentos de forma distinta. Isso impactará diretamente nas características necessárias para o Software de GED. Outras questões importantes para avaliar nesse cenário: – A empresa gera documentos de Engenharia, apenas recebe de terceiros ou gera e recebe? – A empresa conduz projetos? Como são estruturados? Qual a duração? – Os projetos são para a própria empresa ou para terceiros? – Há necessidade de integração com outros sistemas, como ERPs (Ex. SAP) e bancos de dados de engenharia (Ex. COMOS, etc.)? – Os acervos documentais envolvidos: a engenharia produz documentos de naturezas diversas (técnica, planejamento, contratual, administrativa, compras etc..)? – Estrutura da empresa ou projeto: local, remoto ou vários locais? Há algum tempo, escrevi sobre a impossibilidade de usar o Windows Explorer para gerenciamento eletrônico de documentos. No artigo, eu demonstro que nem todo software de GED atende à área da Engenharia. Leia aqui o porquê. Por Camila Denículi Vila Verde, consultora especialista em gestão de documentos e informações para engenharia e indústria, Executiva DocExpert. Revisado pela equipe Greendocs | W3K Tecnologia

Na engenharia, os documentos são insumos vivos e dinâmicos. O uso de suas informações precisa ser feito de forma eficiente para cumprir os objetivos dos projetos, tais como prazo, escopo, qualidade e atendimento ao cliente, bem como operação e manutenção seguras e eficazes, com instruções atuais e corretas, dentro dos prazos adequados. Não basta, então, apenas pensar em sua organização e arquivamento. É preciso pensar em todo o processo que envolve esses documentos e seus conteúdos de dados e informações, avaliando cada ponto de seu ciclo de vida. Nosso trabalho de consultoria para gestão de documentos, dados e informações para engenharia e indústria é bem específico. Precisamos previamente mapear a estrutura da empresa e os processos de trabalho, acervos informacionais e disciplinas envolvidas, áreas técnicas, atividades de verificação, aprovação e colaboração para desenvolvimento de projetos, recuperação e uso de documentos, consumo de dados, processos de atualização e revisão de informações, dentre outros. O trabalho envolve metodologia adquirida com muito tempo de experiência atuando junto a empresas gerenciadoras de projetos, setores de engenharia permanente (manutenção e operação) ou fiscalizadoras de serviços de engenharia. Como resultado desse mapeamento obtemos um diagnóstico da situação atual da empresa e propomos, após análise frente a melhores práticas de mercado, um plano de ação para melhorias no processo. Estas ações visam a melhorias na produtividade de trabalho dos colaboradores, acesso e uso adequado da informação, cumprimento de prazo nos projetos, consumo de informações fidedignas para operação e manutenção, além de outros benefícios que a gestão adequada de documentos e informações trazem para qualquer empresa, de qualquer porte e segmento. Dentre essas ações, sempre prevemos a adoção de software de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) adequado, pois no mundo da engenharia as informações são produzidas e atualizadas com muita velocidade e seu consumo adequado impacta diretamente nos processos de manutenção e gerenciamento dos projetos. Assim sendo, levantamos requisitos para esse GED e parâmetros de configuração a fim de implantar um sistema e uma sistemática que irão realmente atender à realidade da empresa. Lembrando que… uma coisa é o sistema, outra coisa é a sistemática, certo? Certíssimo. E vou lhe dizer por que na próxima postagem. Por Camila Denículi Vila Verde, consultora especialista em gestão de documentos e informações para engenharia e indústria, Executiva DocExpert. Revisado pela equipe Greendocs | W3K Tecnologia Para saber mais sobre ciclo de vida de documentos, assista a palestra: Webinar: Gestão Documental: Além da Guarda de Documentos

A gestão de documentos é de extrema importância em obras e projetos de Engenharia. A atualização final, o “As Built” é um processo que visa garantir que os documentos entregues ao cliente final (Handover) contenham informações fidedignas para operação, manutenção ou até mesmo ampliação da obra finalizada. Para garantir a atualização dos documentos de engenharia com informações conforme construído, é necessário envolver equipes de fiscalização de campo, engenharia de projeto e equipes de operação e manutenção, usando tecnologias de fluxo de trabalho e gestão documental.