El desafío de la gestión documental en un proyecto de expansión industrial fue la principal razón por la que A1 Engenharia eligió a W3K para gestionar toda la documentación de la expansión de Westrock — un proyecto de EDMS en un nuevo entorno, ya en ejecución. Para ello, Greendocs, ya utilizado por la empresa, fue remodelado con nuevos flujos y parámetros para atender a las necesidades de la planta. La elección por la optimización de la solución también se debió a la necesidad de precisión para garantizar la entrega, ya que el envío de esta documentación en el momento equivocado puede causar perjuicios irreversibles para cualquier obra. En la práctica, en megaproyectos como la fábrica de Westrock, contar con un sistema de integración de información es fundamental. Sin una plataforma robusta y confiable, surge un problema grave y generador de muchos riesgos para el avance de la obra: que alguno de los involucrados en la ejecución del proyecto no reciba la información en el momento adecuado. Por lo tanto, cuando se cuenta con una trazabilidad eficaz, que es uno de los recursos que ofrece la solución de W3K, se puede saber qué, quién y cuándo la información fue vista, respondida y encaminada. Esto garantiza que un error sea rastreado, optimizando el tiempo de solución y, en consecuencia, el flujo de trabajo. Con cerca de 173 mil documentos en Greendocs, A1 ha ganado en productividad y precisión, con la garantía de seguridad de la información, organización y trazabilidad de los documentos, información centralizada y accesible para todos, estandarización de procesos y aumento de la sinergia, medición de resultados, posibilidad de crear indicadores a partir de documentos y garantía de su ciclo de vida.

Gestionar los documentos de una operadora con 29 hospitales, 19 centros de atención rápida, 90 clínicas y 93 centros de diagnóstico por imagen y laboratorio significaba exceso de papel, falta de trazabilidad y gobernanza, vulnerabilidad en la seguridad de la información y, por supuesto, lentitud en el flujo de trabajo. Por eso, Hapvida Saúde optó por implementar la herramienta Greendocs, de W3K, que ya cuenta con casos de éxito en proyectos en este sector. “El primer paso fue admitir que teníamos una idea en mente, que era optimizar la productividad de la empresa; y un problema en las manos, que era encontrar la solución para ello”, cuenta el director de Gobernanza de Hapvida, Rafael Portela. La búsqueda de la herramienta de Gestión Electrónica de Documentos (GED) involucró algunos requisitos básicos, como analizar la relación costo-beneficio, la simplicidad de uso, la confiabilidad y la posibilidad de personalización. Tras este proceso, se llevó a cabo la fase de identificación de las áreas y procesos que tenían potencial para implementar la solución. “Optamos por trabajar un área a la vez y esta fue una de las decisiones más importantes de todo el proyecto, ya que contribuyó directamente al éxito de la implementación. Es decir, en lugar de un solo gran proyecto, construimos varios proyectos, uno para cada sector, lo que permitió una entrega más precisa, eficiente y rápida”, añade. Además de una mayor dedicación en cada proyecto, esta decisión también implicó procesos más precisos, dado que los problemas y errores encontrados en el primero no se repetían en los proyectos siguientes. El área de suministros fue uno de los primeros sectores en recibir la solución. “Con decenas de contratos y un flujo muy complejo de validación, además de muchos clientes y registros, la herramienta aumentó la productividad de la operadora, que mejoró la gestión de los documentos de miles de proveedores en todo Brasil. Perfeccionamos no solo el proceso de almacenamiento de contratos, sino también todos los demás recursos: organización, recepción de nuevos documentos, rescisión de contratos y, por supuesto, el control del flujo de todo esto”, explica Portela. El sector de fusiones y adquisiciones, que también requiere agilidad y optimización del tiempo para no perder negociaciones, así como el área de marketing, también recibieron la herramienta. La gestión del proyecto tuvo algunos pilares clave de efectividad, tales como un equipo multidisciplinario formado por: un gerente, responsable de la metodología, comunicación, documentación, elaboración y seguimiento del cronograma de implementación; un analista de procesos, encargado de mapear cómo estaban los procesos y cómo quedarían con la nueva herramienta; el área de TI, que tuvo un papel fundamental en la recopilación de requisitos junto a las áreas de negocio, además de supervisar el desarrollo y la homologación del entorno personalizado con W3K. Además, se designó un líder de proyecto para trabajar directamente con las áreas de alta dirección. La capacitación y la fase post-implantación fueron las siguientes etapas. “Decidimos que no solo el líder del área recibiría la capacitación, sino que todos los colaboradores que tuvieran algún tipo de interacción con la herramienta la recibirían también. Organizamos grupos en diferentes días y horarios, con un máximo de diez personas por sesión, lo que fue crucial para que todos pudieran resolver sus dudas sobre el uso de la solución”, comentó. Con la herramienta ya en funcionamiento, el proyecto se extendió por tres meses más y entró en la fase de operación asistida, donde el seguimiento del uso de la herramienta sirvió para identificar las necesidades de ajustes. La transformación digital, la gobernanza de la información y la gestión de la escalabilidad del negocio fueron los principales resultados con la implementación de la solución. La disponibilidad ágil de una plataforma en línea y configurable al modelo de negocio de Hapvida marcó una gran diferencia en el gestor de documentos y en la automatización de procesos resultantes de la elección de W3K. Fluidez, trazabilidad, control, integración y regulación de excelencia fueron factores decisivos para esta alianza entre el proveedor y la operadora de salud, que desde 1993 trabaja por la salud de los brasileños.

Enfoque en la gestión de cumplimiento y contratos de sus clientes, actualizados y en conformidad con las regulaciones legales vigentes. Incremento de la productividad y precisión en el cumplimiento de los plazos, así como trazabilidad en la gestión del ciclo de vida de los contratos. Rapidez y mayor claridad visual en la presentación de documentos relacionados con procesos, permitiendo un seguimiento eficiente del estado de cada fase, garantizando una comunicación más directa y ágil. ¿El resultado final? Mejora continua y sostenible en las entregas a los clientes finales. Estos fueron algunos de los beneficios reportados por el despacho Mello Pimentel Abogados con el uso de Greendocs, la herramienta de Gestión Electrónica de Documentos y Automatización de Procesos de Negocio de W3K. La empresa, que atiende a cerca de 145 clientes, incluyendo nombres de los sectores de energía, salud e industria básica (infraestructura), buscaba en el mercado una solución que permitiera, en una plataforma unificada, el monitoreo de los flujos de las diversas rutinas que tiene con sus clientes. Según el director de Mello Pimentel Advocacia, Márcio Blanc, la firma buscaba una herramienta que permitiera realizar este monitoreo de forma práctica y segura, tanto antes como después de la elaboración de los borradores jurídicos. “Es decir: queríamos mantener el control de las demandas antes y después de que el despacho estuviera directamente involucrado”, explica el abogado. Antes de W3K, Mello Pimentel ya había probado otras tecnologías, como sistemas de seguimiento jurídico. Sin embargo, según Blanc, Greendocs se mostró más adecuado para gran parte de las demandas del despacho, tales como el monitoreo de flujos de documentos, junto con la gestión de dichos archivos en formato electrónico (GED). “Para nosotros, la gran diferencia presentada por W3K fue ofrecer una herramienta ajustable y personalizada para atender tanto nuestras necesidades como las de nuestros clientes en cuanto al control de la información. Todo esto dentro de un flujo seguro, auditable, encriptado, con gestión electrónica y, si es necesario, también firma electrónica”, destaca Blanc. Según el director, al aportar mayor efectividad al control de los procesos del despacho, Greendocs ayudó a la empresa a ganar aún más confianza por parte de sus clientes. “Esto se debe a que, con la ayuda de la tecnología de W3K, los flujos relacionados con las rutinas son mucho más precisos, los procedimientos relativos a los contratos ganaron en auditabilidad y, finalmente, todo esto se reflejó en una mayor calidad en los servicios prestados por Mello Pimentel”, concluye el abogado.