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Por que as empresas realizam a gestão de documentos (GED)?

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Transformação digital e governança da informação são pilares fundamentais para o crescimento de qualquer organização. Com isso, é possível permanecer competitivo sem perder o foco em segurança, controle e rastreabilidade nos arquivos. Otimizar o fluxo de trabalho em todas as suas etapas permite economizar tempo e dinheiro, além de promover mais produtividade aos colaboradores, permitindo que sejam mais estratégicos para o negócio. Muitos gestores questionam qual é o melhor caminho para prover uma trajetória como a descrita acima. Antes de responder essa pergunta, precisamos nos fazer outra: por que as empresas realizam a gestão de documentos? É isso que abordaremos no artigo de hoje. A gestão de documentos provê controle e integração. Controlar revisões; ter visão total de etapas da documentação; facilitar colaboração entre equipes distintas; regrar a administração de mudança; controlar registros e ações de qualidade; integrar fornecedores de forma online e gerenciar filas de trabalho, solicitações, aprovações e prazos são alguns dos motivos que as empresas alegam para realizar a gestão de documentos. Porém, também podemos citar outras razões relevantes que contribuem para essa decisão como, por exemplo, a busca inteligente, que permite encontrar os documentos pelo conteúdo ou busca fonética. Igualmente, visualizar dados das etapas de documentação gerando dashboard e relatórios que tornam as decisões estratégicas mais assertivas, ocupam essa lista. Aproximar equipes e gerenciar filas de trabalho também são motivos pelo qual as empresas optem por esse caminho inovador. Da mesma forma, a integração entre GED / BPMS / EDMS na mesma plataforma e o suporte às assinaturas digitais – que possibilitam a implantação de ambientes de trabalho totalmente paperless -, são motivos que se destacam na hora de responder por quais razões as empresas realizam a gestão de documentos. Como fazer a gestão de documentos (GED)? A resposta para essa dúvida é: utilizando a gestão documental e sistemas de GED como protagonista no controle de qualidade das operações rende impactos diretos em inúmeras áreas, do financeiro ao jurídico, passando por toda a cadeia de gerenciamento para uma tomada de decisão voltada à excelência, com rapidez e rastreabilidade do acesso às informações. O GED também pode ser um grande aliado para o RH das empresas, em seu trabalho de registrar e acompanhar aspectos como capacitações e certificações de seus colaboradores. Isso permite que projetos e equipes concordem com os padrões previstos para a qualidade das atividades, tudo com rastreabilidade de dados. Em resumo, mais do que guardar documentos referentes à qualidade, uma plataforma GED robusta como o Greendocs, permite às empresas observar, de forma segura e rastreável, os processos que entregam conformidade e qualidade às atividades de negócio, em diversas instâncias. E com o apoio de um parceiro de negócios com know-how, é possível fazer essa transformação interna com os melhores resultados. Gostou do nosso conteúdo e quer saber mais sobre como a Gestão Eletrônica de Documentos pode contribuir para uma maior qualidade operacional na sua companhia? Entre em contato conosco!

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Recursos de Interação Digital em Tempos de Crise

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Em tempos de dúvidas e incertezas, a interação digital se revela ainda mais urgente. E a pandemia do coronavírus tem sido implacável ao expor a necessidade da comunicação eletrônica, não apenas para minimizar os danos do isolamento social, mas também para estruturar o chamado “novo normal” nas empresas, independente de porte ou segmento. Isolamento social é problema para os negócios? Não se houver recursos de interação digital em tempos de crise. Longe fisicamente das estações de trabalho, o distanciamento abriu espaço para o home office, que ainda estava engatinhando no Brasil. No entanto, não há mais tanto tempo para se adaptar às interações dessa vida ultraconectada. A hora é agora. No mundo corporativo, a estrutura da interação digital não está mais sendo construída, ela já está em pé e seus pilares norteiam termos como busca Inteligente, certificação, workflow, digitalização, outsourcing, rastreabilidade, gerenciamento de documentos, contrato digital, assinatura eletrônica, entre outros. Para se manter competitivo durante a crise, não só essa, mas também as que ainda virão, é indispensável internalizar a importância da governança de dados para que as informações estejam cada vez mais seguras e integradas. A transformação digital e a gestão escalável de negócios não são apenas facilitadoras para a automatização e interação tecnológica, mas protagonistas no processo como um todo. Gerenciar empresas com planilhas de controle, além de não funcionar para projetos em grande escala, é arriscado tanto para a tomada de decisões mais assertivas como para garantir que todas as pessoas envolvidas no processo tenham acesso às informações com segurança. Cabe ressaltar que o fluxo de informação cresce em escala exponencial, por isso, acompanhar as principais tendências com velocidade pode não ser suficiente. O mercado pressiona, mas os gestores que encararem a maturidade digital como oportunidade sairão mais ilesos do que seus concorrentes. 💻🌐📲🌎 #interaçãodigital #homeoffice #transformaçãodigital #paperless

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3 razões para adotar um sistema SIGAD

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Controlar todo o ciclo de vida dos documentos é um dos conceitos que melhor se aplica ao termo SIGAD. A sigla quer dizer Sistema de Gestão Arquivística de Documentos e nada mais é do que um conjunto de operações e procedimentos técnicos que gera os processos arquivistas de uma empresa. O sucesso do SIGAD dependerá, evidentemente, da implementação de um sistema robusto e eficiente, que foque nas melhores práticas para a gestão arquivística de documentos. No artigo de hoje, vamos apresentar 3 razões para adotar um sistema SIGAD no seu negócio. Diminuir custos avaliando os documentos necessários Na prática, um sistema informatizado com as configurações de um SIGAD gerencia documentos analógicos, híbridos e digitais, desde a sua produção até a destinação final. Esse processo é um incrível protagonista na redução de custos de uma empresa, visto que elimina quantidades grandes de objetos digitais que já não são necessários e, claro, podem ser descartados segundo às normas da LGPD. Os custos com armazenamento, aparato tecnológico e pessoal especializado podem ser revertidos para áreas de maior estratégia, focando no core business e nas decisões mais importantes para o crescimento da organização. Proteção dos documentos da empresa Quando você automatiza o processo de gestão dos documentos da empresa, evidentemente, o procedimento de manuseio desses arquivos se torna muito mais seguro. Isso porque o arquivamento tem como característica principal oficializar a conclusão/encerramento de determinada demanda ou atividade registrada em um documento. Sendo assim, após finalizado o processo, haverá total restrição de acesso aos documentos, evitando alterações que até então ainda eram possíveis durante a tramitação. Um sistema com características SIGAD proporciona métodos de proteção aos arquivos. Operacionalização do ambiente digital A operacionalização do ambiente digital é uma das consequências das empresas que adotam sistemas que utilizam métodos SIGAD em seus negócios. A designação de responsabilidades para manuseio dos documentos é o pilar desse processo. Além disso, a operacionalização também garante a nomeação de quem fará a manutenção e atualização dos sistemas informatizados. Isso traz eficiência ao fluxo de trabalho, otimizando tempo e aumentando a produtividade. Escolha um parceiro reconhecido no mercado Se você deseja investir em sistemas e recursos tecnológicos que promovam todos esses benefícios ao seu negócio, o primeiro passo é escolher um parceiro que realmente ofereça um sistema completo, desde a implantação até o acompanhamento dos processos. Com o apoio de tecnologias inteligentes, é possível garantir com precisão e controle uma gestão arquivística de documentos. A W3K provê escalabilidade às organizações através da disponibilização ágil de uma plataforma que possibilita a transformação digital de processos gerenciais, trazendo fluidez, governança da informação, rastreabilidade, integração e regramento de excelência. Quer saber mais? Entre em contato conosco.

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LGPD e Greendocs: parceria para otimizar e gerenciar dados

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Debatida com vigor por gestores públicos e empresas, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) foi criada para tutelar a privacidade dos dados da pessoa, seja ela física ou jurídica.  Muito além da discussão do que são dados pessoais e sensíveis, está a necessidade de fazer a gestão dessas informações, garantindo o acesso, bem como seu armazenamento ou descarte, sem perder a auditabilidade. Evidentemente, para que isso ocorra sem prejuízos, se torna necessário saber onde estão os documentos e como são processados, rastreando-os, analisando seu ciclo de vida e fornecendo alertas para indicação de quando devem ser descartados. Você encontra a localização física de um documento em poucos segundos? É sobre isso que o artigo de hoje vai falar, além de esclarecer algumas dúvidas sobre a LGPD. Gerenciar o armazenamento e manuseio das informações pessoais Parece simples? Acredite, não é. Sem um sistema robusto para gerenciar o ciclo de vida desses documentos, as empresas estão sujeitas a multas que podem chegar a 50 milhões ou 2% do faturamento da companhia.  Sendo assim, proteger os dados é uma questão de sobrevivência em um mercado cada vez mais inovador e tecnológico. Quais são as informações que estão em poder da sua empresa, onde estão documentadas e quando precisam ser excluídas?  Essas são as principais perguntas relacionadas à LGPD que o gestor deve saber responder. Isso porque apesar dos documentos, assinados digitalmente ou de forma eletrônica, terem a mesma validade jurídica dos físicos, a versão em papel não pode ser descartada sem considerar a sua temporalidade legal. É sobre isso que falaremos no próximo tópico. Tabela de temporalidade a ser seguida com rigor Para cada tipo de documento há um prazo de descarte previsto, porém, grande parte dos arquivos precisa ser armazenada, no mínimo, de cinco a dez anos, o que causa a necessidade de gestão de espaços físicos. Muitas organizações acreditam que simplesmente se desfazer desses documentos vai resolver o problema. No entanto, a maioria dessas companhias sofrerá a punição correspondente pelo descarte incorreto. A saída para escapar da canetada vem sendo os serviços de guarda e gestão documental, mas não somente isso. É necessário gerir esses documentos, seguindo à risca o prazo de armazenamento e o descarte segundo a legislação, sejam eles em papel, mídia ou qualquer outro formato.  LGPD e os dados pessoais Antes de mais nada, vamos entender o que são dados pessoais? Segundo a Lei (Lei n.º 13.709, de 14 de agosto de 2018.), são todas as informações de uma pessoa, seja CPF ou CNPJ, que contenham qualquer tipo de identificação. Existem também os dados sensíveis que identificam a raça ou etnia, religião, opinião política, saúde ou vida sexual. Na prática, um nome sem o sobrenome, por exemplo, em uma grande base de dados, é apenas uma informação comum, não identificável. Porém, se estiver acompanhado de outros dados pessoais, torna-se identificável e precisa ser protegido de acordo com os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade previstos em lei. Quando falamos em tratamento, estamos nos referindo à coleta, armazenamento, compartilhamento, exclusão, todas as ações sobre os dados. E quando realizado em território nacional com objetivo de fornecimento de serviços e bens, tem aplicabilidade da Lei. Como o Greendocs pode apoiar a gestão de dados pessoais (LGPD)? O sistema GREENDOCS possibilita o gerenciamento das informações do negócio, trazendo mais fluidez a processos e projetos. É um sistema configurável de acordo com o modelo de negócio da empresa.  Plataforma robusta e muito flexível, o Greendocs provê encontrar a informação correta no momento certo, facilitando a conformidade com normas, pois vai além de uma digitalização de documentos e processos.  Com ele, é possível apoiar o controle das regras de tratamento de dados, provendo acesso rastreável e segurança na gestão escalável desses arquivos. E, claro, ter auditabilidade quanto aos descartes dos documentos. Quer saber mais sobre o Greendocs? Acesse nosso site e entre em contato.

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Edoc 2021 – ECM como serviço, Gestão de Conteúdo Adaptável Sob Demanda

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A W3K estará online no EDOC 2021 apresentando o tema: ECM As A Service (ECM como serviço), Gestão de Conteúdo Adaptável Sob Demanda. Será palestrado por: Liliane Dias, possui mais de 7 anos de experiência com atendimento e consultoria ao cliente, atua como executiva comercial na empresa W3K. Jonatas Bloss, atua no Desenvolvimento de Novos Negócios da W3K, possui mais de 15 anos de experiência em consultoria e implantação de softwares ECM, EDMS e BPMS, impulsionando a transformação digital em empresas a nível América Latina. Painel Tecnologia no canal do Youtube do EDOC Online 2021, dia 09 de junho, às 19h. Saiba mais: edoccapacitacao.online

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LGPD, Lei Geral de Proteção de Dados

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O que é um dado pessoal? Dados pessoais são todos os dados que tornam uma pessoa identificável. Podemos ter tipos diferentes de dados que, dependendo do contexto, podem ou não ser pessoais. Um nome, por exemplo, em uma grande base de dados, é apenas uma informação comum, não identificável. Porém, se estiver acompanhado de mais dados de uma pessoa, torna-se um dado pessoal. Para que existe a Lei Geral de Proteção de Dados e a quem se aplica? A Lei existe para tutelar a privacidade da pessoa. Na maioria das vezes, uma empresa possui mais informações a nosso respeito do que imaginamos, por isso um contexto regulatório adequado e bem formulado pode fomentar e auxiliar o desenvolvimento tecnológico. Ela se aplica a qualquer pessoa física ou jurídica que realiza o tratamento de dados pessoais. Quando se diz tratamento, temos coleta, armazenamento, compartilhamento, exclusão, entre outras atividades. Ela não se aplica quando a coleta é feita com fins particulares e não econômicos, jornalísticos, artísticos ou acadêmicos, para fins de segurança de estado, investigações ou infrações penais e quando coleta e tratamento são realizados fora do país. Em resumo, o tratamento de qualquer dado pessoal realizado em território nacional com objetivo de fornecimento de serviços e bens tem aplicabilidade da Lei. Além disso, ela é horizontal e assimétrica: atinge qualquer empresa, de qualquer ramo, de qualquer porte. Quais os aspectos gerais da Lei para tratamento de dados? O tratamento de dados deve seguir os seguintes princípios: Obrigações trazidas pela Lei: A partir de fevereiro de 2020, a Lei trará as seguintes obrigações ao controladores dos dados pessoais: Como se adequar? A adequação começa com alguns questionamentos simples: É preciso que a empresa tenha autoconhecimento sobre os tipos de dados que tramitam através dela. A partir disso, algumas medidas podem ser adotadas, como criação de procedimentos e políticas que orientem sobre como manter e registrar operações de tratamentos de dados; como conservá-los e garantir que os mesmos sejam utilizados com a finalidade correta; definir responsáveis por seu tratamento; criar metodologias para garantia de segurança das informações, orientando aos funcionários e contratados sobre as melhores práticas a serem utilizadas nesse trâmite. Como garantimos a segurança de dados armazenados no Greendocs? Revisamos regularmente o esquema de armazenamento de dados junto aos nossos provedores e trabalhamos em melhorias constantes para promover o controle de acesso, a fim de que o cliente consiga gerenciar as suas informações de forma conveniente. Além disso, garantimos contratualmente que a segurança e confidencialidade dos dados dos clientes sejam asseguradas através de uma cláusula de sigilo ou, ainda, através de um NDA (Non Disclosure Agreement). O que estamos armazenando no Greendocs? Cada cliente possui o controle de acesso de seu ambiente e de quais documentos serão armazenados no mesmo. Assim, o sistema, em conjunto com as regras do cliente, garante que sejam cumpridas as obrigações legais. Internamente, armazenamos apenas informações necessárias para controle e configuração de ambiente de clientes, dados de suporte (dúvidas, solicitações e falhas relativas à utilização) e de vendas. Como armazenamos e tramitamos os dados? Concebido para rodar em ambiente web, o Greendocs é provido de sofisticados recursos técnicos que garantem que a comunicação documental e o armazenamento de informações ocorram sob os mais altos padrões de segurança. Quem pode acessar os dados? Possuímos um controle de acesso rígido, restrito apenas para membros da equipe, garantindo através de critérios avançados de segurança que os dados não sejam acessíveis por outras pessoas.

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