Author name: W3K Tecnologia

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Tecnologia reduz a ineficiência, os custos e os riscos do negócio

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A ineficiência em processos ou rotinas de negócio pode custar de 20% a 30% da receita de uma empresa a cada ano. Por isso, investir em soluções que reduzam esta ineficiência é fundamental não somente para o ganho de agilidade e produtividade, mas também de economia. Dentre as soluções para isso, em uma plataforma robusta e configurável de ECM/BPM é possível potencializar a gestão da informação, permitindo ao gestor encontrar rapidamente a versão desejada dos documentos, além de possibilitar a visualização dos dados e etapas da documentação. Ademais, a plataforma também facilita a auditabilidade das informações, agregando mais segurança aos processos documentais, além de tornar mais ágil o trabalho de equipes, com funcionalidades que conectam usuários e deem aos gestores controle de gerenciamento sobre as filas de trabalho. A plataforma Greendocs, gerenciador de documentos e processos da W3K, integra GED/ECM e BPMS em um só ambiente. É configurável aos processos de cada empresa, garantindo a governança da informação. GRC: três letras que modernizam a gestão da empresa O tema GRC – Governança, Risco e Compliance tem ficado entre as prioridades para os gestores dos mais variados segmentos para os próximos anos. Isso porque grandes empresas buscam estar alinhadas às regras, normas setoriais e legislações de seus setores de atuação. Além disso, o compliance garante alinhamento às leis e normas de que falamos acima, a governança ajuda – e muito – no alcance deste compliance e o risco está aí para ser identificado, mitigado ou evitado, tendo por base tecnologias que apoiam os gestores rumo à eficiência. Ineficiência gera riscos ao negócio Os riscos das informações que não estejam em conformidade são grandes, seja em relação aos processos de negócio (ocasionando a ineficiência que atrasa e custa muito), seja no que tange ao alinhamento da empresa à legislação vigente, podendo ser gargalo para grandes prejuízos ou a perda de prazos. Para tudo isso, a solução está em contar com uma plataforma capaz de suprir os pontos: garantir a disponibilidade e rastreabilidade, além de prover a auditabilidade da informação, permitindo identificar e controlar riscos. Governança da Informação aumenta a eficiência Ainda sobre evitar os riscos, a governança é peça chave, já que consiste em entregar subsídios para que os gestores tenham uma melhor visão das informações e processos, impulsionando uma melhor tomada de decisão. Sendo assim, ter o apoio do Greendocs é um diferencial competitivo para ampliar a visibilidade, auxiliando a antever cenários potencialmente prejudiciais e, com base nisso, tomar as medidas adequadas para evitar ou mitigar riscos. Dessa forma, é natural que a eficiência e a assertividade aumentem, dando às empresas um recurso a mais para otimizar investimentos e avaliar os ônus que poderiam atrapalhar a fluidez de seus processos. O que o compliance evita? Já falamos, acima, sobre compliance e sua importância para o bom funcionamento das empresas. Afinal, operações alinhadas às obrigatoriedades e regras de mercado estão menos susceptíveis a riscos, e isso se traduz em um ganho contínuo de eficiência, sem dúvida. Então, se a prioridade do compliance é garantir que os processos internos da organização estejam em conformidade com as melhores práticas e regulações (internas e externas), fica claro que investir em soluções que melhorem o compliance evita diretamente a perda de segurança jurídica e a ineficiência operacional.Algo que uma plataforma robusta de ECM/BPM como o Greendocs pode solucionar com propriedade. Mais tecnologia tem que ser = a mais eficiência Por tudo o que comentamos até aqui, é possível notar que a Gestão da Informação, com ECM e BPM, é capaz de notificar ineficiências e, consequentemente, trazer mais agilidade, assertividade e redução de custos. Logo, podemos dizer que uma plataforma de ECM e BPM se traduz diretamente em eficiência e economia? Se for robusta e completa, como o Greendocs, sim!O Greendocs é desenvolvido pela W3K, uma empresa com know how em soluções relacionadas à gestão e governança da informação, atendendo grandes clientes do mundo todo. O Greendocs é uma plataforma configurável conforme o modelo de negócio das empresas, por isso é possível automatizar processos e estratégias já utilizadas pelas equipes. Integração em um mesmo sistema torna os processos mais eficientes Uma plataforma adaptável permite implementar vários processos em um mesmo sistema. Ela também promove a solução de dados não estruturados, perda de governança da informação, respostas lentas ao negócio, processos não escaláveis e falta de respaldo legal – todos os gargalos responsáveis pela ineficiência dos negócios e aumentos dos gastos. Ao apoiar a modelagem, virtualização e automatização dos processos com o Greendocs, a sua organização ganha maior alinhamento e fluidez nos processos. Dessa forma, a informação é facilmente auditável, o monitoramento de atividades é otimizado e há melhora no tempo de resposta. Por fim, a plataforma provê ainda a obtenção de indicadores em tempo real, a segurança da informação e os benefícios da certificação digital. Fale com um especialista e saiba mais.

EDMS | Engenharia, Todos

Greendocs EDMS: Confiabilidade na gestão de documentos para engenharia

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Na engenharia, os documentos são parte fundamental para o excelente andamento dos projetos. Podemos dizer, inclusive, que são insumos vivos e dinâmicos para qualquer processo de criação e manutenção de estruturas, máquinas e sistemas. Diante disso, vale ressaltar que apenas pensar em sua organização e arquivamento não é o suficiente, visto que é preciso olhar para todo o processo que envolve esses documentos e seus conteúdos de dados e informações, avaliando cada ponto de seu ciclo de vida. A falta de metodologias documentais afetam um projeto de engenharia, colocando em risco a assimetria da informação. Dessa maneira, diversos gargalos vêm à tona, como a falta de controle do próprio projeto, ou seja, não saber por qual razão o mesmo está atrasado, quais os motivos que impediram as assinaturas necessárias, entre outros. Além disso, desafios comuns na área de engenharia, como o risco de usar o documento inválido para consulta de informações sobre o andamento do projeto; ou não ter garantia de rastreabilidade quanto aos responsáveis pelos processos; podem tornar a obra onerosa, não somente pelo tempo gasto desnecessariamente, mas também pelos recursos que poderiam ter sido economizados se o cenário fosse mais fluido e seguro. É aí que entra o Greendocs – uma plataforma EDMS, flexível e escalável para gerenciamento de documentos e processos de engenharia, facilitando o acesso e a colaboração, sem perder o foco em segurança, rastreabilidade e conformidade. Sistema EDMS amigável para gerenciar documentos da engenharia Vamos imaginar uma cena comum na rotina de alguns grandes projetos de engenharia que é, por exemplo, a necessidade de mais de mil usuários conectados em uma só plataforma, todos com acesso aos documentos técnicos e seus templates. Sem um sistema EDMS amigável, onde técnicos de engenharia, fornecedores, equipe de cdoc, arquivistas e profissionais da informação possam desenvolver suas funções por meio de acessos fluidos e burocracia adequada, a governança da informação acaba em risco. Isso porque quando falamos em projetos de engenharia, estamos nos referindo a diversos processos pelos quais as obras passam, desde o planejamento, passando por todas as etapas de execução até a entrega. É fundamental ter uma metodologia eficiente para gerir tudo isso. Como o Greendocs faz a diferença no controle de fluxo dos documentos de engenharia? No meio desses processos todos, quando um gestor recebe o documento do fornecedor e discorda de algo, por exemplo, o provisor adiciona nova revisão, configura notificações de prazos, e esse processo se dá até o mesmo ser aprovado. Se não houvesse o controle de fluxo das revisões promovido pelo Greendocs, haveria grande possibilidade de erros durante este ciclo. Ainda sobre os grandes desafios enfrentados nos projetos de engenharia, a dificuldade em encontrar documentos importantes e urgentes não apenas atrasa a obra, mas atrapalha a fluidez necessária para uma execução eficiente. Com o Greendocs EDMS, os laudos, registros, históricos e as evidências dos projetos são localizadas muito mais rápido, evitando riscos nos processos de auditoria. Integração de ambientes com apenas um login No âmbito da engenharia, a integração entre várias disciplinas, como elétrica, civil, mecânica e ambiental, apoia a auditabilidade, a assertividade e a agilidade nos documentos em projetos. Diante disso, a possibilidade de acessar variados ambientes com apenas um login – um facilitador da plataforma Greendocs, o imenso volume documental é estruturado através da gestão automatizada de excelência, facilitando o fluxo de documentos internos, os trâmites com fornecedores e contratos, além de agilizar os módulos de auditoria e formatação das entregas. Ademais, o Greendocs é fácil de usar e possui uma interface intuitiva, além de garantir as configurações necessárias referentes à cada implementação. Com busca inteligente para documentos técnicos, workflow de colaboração para EDMS, visualização CAD no sistema de engenharia, possibilidade de comentários eletrônicos na plataforma e total rastreabilidade da informação. Quer saber mais como a sua empresa pode aumentar a confiabilidade e a rastreabilidade com a plataforma da W3k? Entre em contato.

Greendocs, Qualidade, Todos

Disponibilidade, precisão e organização das informações da Qualidade

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A Gestão da Qualidade pode ser vista como um pilar fundamental na preservação de negócios. E para ter eficiência nos processos da qualidade, é essencial ter uma tecnologia que apoie a comunicação, a organização e a circulação da informação. O Greendocs, plataforma robusta da W3K, aplicado à gestão de documentos e registros, garante a governança da informação da qualidade. Greendocs para Qualidade Garante Agilidade e Eficácia A gestão eletrônica de documentos, registros e processos configurados na plataforma Greendocs para atender as demandas da qualidade, permite não apenas o gerenciamento eficaz destes documentos e dados, mas também mais controle e assertividade, já que possibilita: Um sistema de gestão é diferencial para as auditorias. O Gerenciador de documentos e registros da qualidade garantem a rastreabilidade total da informação e o respeito aos prazos nas atividades internas. Isso contribui para a auditabilidade e na mitigação de riscos. Normas da Qualidade com o Greendocs O Greendocs permite organizar, implementar e gerir processos pelos quais as equipes precisam estar em conformidade com determinações previstas pelas normas, tais como a ISO 90001. Organização, rastreabilidade e uso eficaz com o Greendocs Mais do que armazenar documentos da qualidade, uma plataforma robusta permite analisar, de forma segura e rastreável, os processos que entregam conformidade às atividades de negócio, em diversas instâncias. Configurar alçadas de aprovação e verificar pendências. Conte com a W3K Tecnologia Tudo isso, é claro, funciona muito melhor com o apoio de um parceiro de tecnologia e negócios apto a prestar todo o suporte que as empresas necessitam no que tange a gestão de documentos da qualidade. A W3K soma todas estas capacidades, contando com equipe especializada e tecnologia de ponta para entregar os melhores resultados. O que minha empresa ganha com isso? Ao implantar um sistema de gestão da qualidade, as empresas iniciam um caminho certeiro rumo ao crescimento sustentável e à melhoria contínua de seus processos. Uma melhoria que se dá a partir do alcance de possibilidades como controlar alterações, assegurar disponibilidade da versão atual, automatizar a distribuição e ter rapidez no acesso aos documentos. Em outras palavras, se uma organização conta com um sistema de gestão de documentos da qualidade, certamente terá mais assertividade na condução dos processos, além de garantir disponibilidade, precisão e rastreabilidade total da informação. Nesse contexto, a gestão é essencial para o aumento da competitividade e garantia de compliance. Soluções como plataformas de gestão eletrônica de documentos dão a base para a governança, que é efetivada com uma política robusta para o trâmite da informação. Por que escolher o Greendocs para a Gestão da Qualidade? O Greendocs é uma plataforma configurável conforme os processos de cada empresa. Promove escalabilidade à gestão das organizações através da disponibilização ágil de aplicações de negócio. Isso possibilita a transformação digital de processos gerenciais, trazendo fluidez, governança da informação, rastreabilidade, controle, integração e regramento de excelência. Ao gerenciar com o Greendocs, sua empresa terá maior conformidade com normas e políticas, garantindo a distribuição correta de padrões e instruções de trabalho, o registro e controle de não conformidades e o planejamento de ações corretivas e preventivas. Gostou do nosso conteúdo e quer saber mais? Entre em contato conosco!

ECM/GED | Documentos, EDMS | Engenharia, Todos

Gerenciamento de Obras e EDMS: tecnologia é a resposta para ganho de agilidade, assertividade e eficiência

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Tempo, orçamento e qualidade de entrega são ativos muito valiosos quando se fala em obras. Seja na execução ou no gerenciamento, nenhuma empresa pode perder estes itens de vista ao tocar um projeto desta área, especialmente quando falamos em obras industriais de grande porte. Mas como alcançar eficiência nestes aspectos essenciais? Em se tratando de tempo, um bom começo é minimizar processos manuais e lentos, que dificultam a tramitação de documentos e a fluidez dos processos, podendo acarretar morosidade e atraso nas entregas, comprometendo prazos ou até mesmo a conclusão da obra. Para mitigar esses desafios, trazendo ao gerenciamento de obras a agilidade e assertividade necessárias para garantir economia de tempo, redução de custos e alta qualidade dos serviços executados, uma boa indicação é a utilização de uma tecnologia robusta EDMS para o Gerenciamento de Obras. Plataforma EDMS Online para o Gerenciamento de Obras Precisão e agilidade evitam riscos e desperdícios de recursos, e são benefícios que uma plataforma de Gerenciamento de Obras e EDMS online. Como? De diversas maneiras. Por exemplo: Uma plataforma EDMS online permite organizar e catalogar documentos, tornando muito mais fácil e rápido encontrar estes materiais sempre que necessário;Além disso, este mesmo recurso evita a perda de documentos, possibilitando sua recuperação quando preciso;Este tipo de tecnologia também permite que o fluxo de processos indique a direção correta a seguir: documentos analisados, emitidos, alterados, aprovados ou reprovados estarão sob controle, de forma a evitar o uso de documentos obsoletos ou não-válidos;O controle trazido por uma plataforma desta área garante mais visibilidade, organização e poder de gestão aos responsáveis pelo gerenciamento de obras, aumentando a produtividade, tornando processos de gestão e decisão mais ágeis e minimizando erros, retrabalhos e possibilidades de perda de prazos. Por Outro Lado… Já o não uso desta tecnologia pode trazer alguns riscos críticos para o andamento e o gerenciamento de uma obra, como: Reduza custos com o Gerenciamento de Obras e EDMS Online Falando em redução de custos, vamos abordar um pouco mais sobre este ponto, que é crucial para qualquer obra. Um dos mais comuns gargalos de custos em obras está no gerenciamento de documentos de forma manual ou por planilhas. Este formato de trabalho aumenta as horas de execução, além de gerar risco de retrabalho e falhas no processo. Na tentativa de diminuir os índices de ineficiência gerados pela prática manual, algumas empresas optam por contratar mais pessoas para o gerenciamento de sua documentação, aumentando os custos de pessoal. Sem falar que o manuseio de documentos e registros desperdiça um tempo precioso dos especialistas de engenharia, que poderiam fazer esta gestão de forma eletrônica, ganhando agilidade e abrindo ainda mais espaço nas agendas para tarefas estratégicas, muito mais condizentes com suas habilidades. Qual a Solução? Para solucionar estes desafios, o melhor caminho é a automatização de processos. Ela otimiza o tempo dos profissionais de engenharia e das equipes que trabalham com documentação, diminui significativamente os custos com ações obsoletas e traz mais praticidade, produtividade, assertividade e qualidade à gestão de obras de ponta a ponta.Plataforma Greendocs EDMS no Gerenciamento de Grandes Obras Industriais Com a plataforma Greendocs EDMS, o gerenciamento de grandes obras ganha muito, principalmente em: Todos estes são benefícios do Greendocs que podem alavancar a produtividade de uma obra, garantindo ações e decisões assertivas que qualificarão os processos e a gestão como um todo. Por que adotar a plataforma Greendocs para Gerenciamento de Obras e EDMS? Para adotar esta tecnologia de forma segura, tranquila e eficaz, é preciso contar com o apoio de uma empresa especializada, com confiabilidade na área de gerenciamento de documentos, larga experiência em processos de engenharia e uma solução completa em seu portfólio. Nesta linha, a plataforma Greendocs é online e configurável para os seus processos de Gerenciamento de Obras e EDMS. Garante a governança da informação com eficácia e fluidez, assegura que normas, diretrizes e controles de responsabilidade possam ser digitalmente tramitados, preservando os valores, prazos, qualidade e compliance da gestão da obra. Trata-se de agregar tecnologia e serviços especializados à gestão de Grandes Obras Industriais para padronizar a informação, automatizar processos e desenvolver uma lógica inteligente na comunicação entre setores e agentes de projeto, trazendo uma gestão escalável a empresas e empreendimentos com altas demandas ou processos intensos em relação à informação técnica. A W3K tem a tecnologia, os serviços, os profissionais qualificados e a expertise que a Gestão de Grandes Obras Industriais requer para ser eficiente. Para saber mais, fale com a nossa equipe.

ECM/GED | Documentos, Gestão de Contratos, Todos

O que é gestão de documentos e qual a sua importância?

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Alguns fatores são essenciais para que as empresas tenham resultados excelentes em suas trajetórias. A gestão de documentos, sem dúvida, é um deles. Isso porque tarefas diárias e comuns nas organizações, como as que envolvem administração, finanças, marketing e recursos humanos geram arquivos o tempo todo, compondo a dinâmica das companhias. A distribuição manual desses documentos, bem como o gerenciamento da comunicação por e-mails e planilhas de controle sem o uso de uma tecnologia voltada à gestão impossibilita um eficiente, ocupando o tempo que os gestores poderiam investir em ações estratégicas ou preventivas. Acreditamos que compreender a importância da gestão de documentos também envolve entender o que significa de fato esse termo e as melhores práticas que envolvem esse processo. O que é Gestão de Documentos? A Gestão de Documentos é o conjunto de processos que garante produção, arquivamento e uso adequado de arquivos e registros. Em outras palavras, gerenciar documentos é otimizar a busca por dados, de forma a torná-la mais fácil, organizada e segura. Em termos práticos, a gestão documental evita a perda de documentos, garante a rastreabilidade das informações, controla processos de tramitação para avaliação e aprovação de documentos e otimiza fluxos de trabalho e de distribuição dos documentos. Qual é a importância da Gestão de Documentos? A Gestão de Documentos permite acesso de qualquer lugar do mundo, com o uso de softwares on cloud para gestão eletrônica. Ao implementar esse processo na empresa, você estabelece metodologias de trabalho para planejamento do acervo futuro, por exemplo. Com isso, a definição das necessidades para a organização, cadastro, digitalização e arquivamento do acervo passivo se torna simples e prática. Trabalhar com o necessário para permitir a guarda ordenada e a recuperação dos documentos físicos e digitais é um dos segredos de sucesso de uma excelente Gestão de Documentos. Diminuir drasticamente as impressões e cópias de documentos com a cultura paperless, sinalizar documentos desnecessários no seu acervo físico para descarte, reduzindo o espaço físico necessário, também são alguns benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos (GED). Por que a W3K tem a melhor plataforma para o Gerenciamento dos seus Documentos? A plataforma Greendocs, da W3K, provê visão total de etapas da documentação, facilita a colaboração entre equipes distintas, potencializa a gestão de mudança, controla registros e ações de qualidade, integra fornecedores de forma online e gerencia filas de trabalho, solicitações, aprovações e prazos. A mesma também dá suporte a assinaturas digitais possibilitando a implantação de mais de um ambiente de trabalho para o mesmo usuário. Características técnicas como integração com ERP, AD e CAD trazem ainda mais fluidez aos trabalho do dia a dia. Além disso, a W3K possibilita a integração de GED / BPMS / EDMS na mesma plataforma, o que torna o processo de gerenciamento da sua empresa mais objetivo e eficiente. Entre em contato e saiba mais.

Greendocs, Todos

Qual é o papel da gestão de informação no ambiente de negócios competitivos?

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Dados acumulados são só dados. Dados bem geridos, dos quais se extrai informações que orientam as ações e decisões de um negócio, estes sim agregam real valor a empresas de todos os setores.  O bom uso dos dados, que passa diretamente pela gestão da informação, é imprescindível para que se tenha clareza, organização e boa comunicação em uma empresa, e isso é uma vantagem competitiva considerável no mercado atual.  Por isso, vamos abordar mais a fundo a importância da gestão da informação e como ela impacta negócios de todas as áreas? Vamos começar por explicar sobre como fazer esta gestão. E a chave está em uma plataforma de ponta, que entregue recursos para dar às empresas a capacidade de rastreabilidade, controle e integração sobre as informações.  Estes três itens são pilares para os negócios competitivos, já que são os principais processos para uma gestão assertiva – tanto da informação, quanto do negócio em si.  Informação bem gerida é a base de decisões bem tomadas, áreas de negócio bem supridas, colaboradores bem orientados, gestores bem embasados, além de relacionamentos mais transparentes e assertivos com clientes e fornecedores.  Isso tudo se traduz em empresas mais seguras, organizadas, ágeis e, é claro, competitivas.  Segurança, Organização, Agilidade e Competitividade Vamos falar de cada um destes pontos? Primeiro ponto: segurança. Uma plataforma de gestão da informação, como o Greendocs da W3K, permite a rastreabilidade do trabalho com os dados de ponta a ponta, diminuindo riscos de perdas ou erros, que poderiam dificultar o compliance.  Segundo ponto: organização. Nem é preciso dizer que uma empresa que conta com uma plataforma como o Greendocs, que possibilita o gerenciamento de documentos e processos de negócio de forma centralizada, trazendo mais fluidez a documentos, processos e projetos, é mais organizada, não é mesmo? E mais organização rima com melhor gestão. Simples assim.  Terceiro ponto: agilidade. Configurável de acordo com o modelo de negócio de cada cliente, a plataforma Greendocs é flexível e dinâmica ao acompanhar o crescimento das empresas, sendo ajustada sob demanda. Além disso, com o potencial de rastreabilidade da informação que traz às organizações, a plataforma ajuda a aumentar a visibilidade dos dados – o que é um grande diferencial, visto que, segundo o Gartner, 80% das empresas têm pouco poder de visualização sobre seus dados, o que impacta severamente em suas entregas. E quando isso tudo se traduz em auxiliar na gestão da informação de acordo com as exatas demandas de cada empresa, significa ganho de tempo no encontro de dados e documentos, assim como na condução de processos e projetos. O resultado disso? Gestão, ações, equipes e empresas mais ágeis.  Quarto ponto: competitividade com melhor organização, melhor controle e rastreabilidade da informação, projetos e processos mais ágeis, segurança e compliance garantidos, além da otimização de custos que tudo isso agrega, é claro que um negócio será mais competitivo. Afinal, todos estes diferenciais tendem a colocá-lo à frente da concorrência, agregando características que o mercado valoriza.  Greendocs garante alinhamento e integração Já vimos que o Greendocs provê agilidade, economizando tempo no encontro das informações, tornando as empresas mais organizadas, integradas e profissionalizando a gestão da informação ao substituir planilhas manuais, o que também diminui riscos de erros e retrabalhos.  Além disso, a plataforma de ECM/BPMS da W3K tem capacidade de gerenciar as mudanças e garantir que seus processos estejam em acordo com as leis, por meio de notificações do sistema e assinaturas com validade jurídica. Aliás, isso também é gerenciar informações com eficiência. Ademais, com a implantação do Greendocs há uma redução média de 70% do tempo na busca por informação. Além disso, a conversão em massa, distribuição ou trâmite automatizado e carga em lote são funções que otimizam e trazem mais produtividade ao trabalho dos profissionais da informação envolvidos com gestão documental, por exemplo. Agilidade, integração, segurança, compliance. Isso é gestão de informação no ambiente de negócios competitivos! Gestão da informação: a estratégia do gestor competitivo A tecnologia impulsiona o gerenciamento assertivo de dados, se os mesmos transformam-se em informação estratégica para os negócios. Ou seja, através deles é possível enxergar o melhor caminho, bem como as estratégias mais eficazes para percorrê-lo com segurança, crescimento e liderança.  É exatamente aí que nós entramos na história da sua empresa: para torná-la cada vez mais competitiva ao gerenciar com excelência e segurança os dados e informações fundamentais para o sucesso. Quer saber mais sobre a W3K Tecnologia? Entre em contato conosco!

ECM/GED | Documentos, Greendocs, Todos

GED e SIGAD: Gestão e Garantia de Autenticidade

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A sigla GED significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos e é bem semelhante a ECM (saiba mais clicando aqui). SIGAD significa Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos. O primeiro tem o foco na gestão de documentos, e seus processos, de forma eletrônica. O segundo nos processos do ciclo de documentos, desde a criação até o descarte, com o foco de garantir a autenticidade. Então o SIGAD é uma metodologia, ou um sistema, que realiza a digitalização, anexação, armazenamento, indexação, assinatura digital e busca online e em mídia digital. O documento nasce digital ou pode ser digitalizado garantindo a autenticidade com os processos orientados a SIGAD. O Greendocs é uma plataforma robusta adaptável à real necessidade do cliente. Aplicado a ECM/GED apoia na garantia SIGAD e garante outros benefícios: Controlando o ciclo de vida dos documentos com SIGAD Controlar todo o ciclo de vida dos documentos é a missão do SIGAD. Esse conjunto de operações e procedimentos técnicos gerem os processos arquivistas de uma empresa. Vale ressaltar que o sucesso dependerá de uma implementação de qualidade, com respaldo de um sistema robusto e eficiente, focado nas melhores práticas para a gestão arquivística de documentos. Em outras palavras, o SIGAD visa manter a relação orgânica entre documentos, garantir a confiabilidade, autenticidade e acesso ao longo do tempo dos documentos arquivísticos. Além disso, também apoia a gestão de documentos, ou seja, auxilia no controle do ciclo de vida dos mesmos, desde a produção até a destinação final. Menos custos, mais proteção dos documentos com estas tecnologias Um sistema informatizado SIGAD com as configurações GED consegue gerenciar diversos tipos de documentos: analógicos, híbridos e digitais. Esse processo é feito desde a sua produção até a destinação final. Dessa maneira, um dos principais benefícios é a redução de custos, pois elimina quantidades grandes de objetos digitais quando não são mais necessários e, claro, podem ser descartados segundo a LGPD. Além disso, ao automatizar o processo de gestão dos documentos da companhia, o procedimento de manuseio desses arquivos se torna muito mais seguro. Isso acontece porque após finalizado o processo, o sistema provê total controle de acesso aos documentos, evitando alterações.Eliminando planilhas e controles manuais com o Greendocs Veja bem, distribuir manualmente documentos, gerenciar comunicação por e-mails e planilhas de controle pode funcionar em processos simples, com equipes pequenas, poucos documentos, mínimos registros. Contudo, à medida que a empresa cresce, os colaboradores se multiplicam, novos setores são criados e se torna praticamente impossível manter uma gestão eficiente com este controle manual. Ficar nesses modelos pouco otimizados consome tempo e recursos, tanto seus, quanto de seus colaboradores, transformando-os em “garçons” de documentos, em que o transporte manual de informação ocupará boa parte do tempo de trabalho. Além disso, esse controle aumenta o risco de extravios, documentos desatualizados ou inconsistência nos dados, o que pode ser um problema para a governança da informação. O Greendocs garante a autenticidade dos documentos e a fluidez dos processos, bem como torna eficaz a gestão escalável da informação. Por que a W3K? Se você deseja investir em sistemas e recursos tecnológicos que promovam todos esses benefícios ao seu negócio, o primeiro passo é escolher um parceiro que realmente ofereça um sistema completo, desde a implantação até o acompanhamento dos processos. Com o apoio de tecnologias inteligentes, é possível garantir com precisão e controle uma gestão arquivística de documentos e um gerenciamento eficiente dos mesmos. Por que escolher a W3K? Porque ela provê escalabilidade às organizações através da disponibilização ágil de uma plataforma que possibilita a transformação digital de processos gerenciais, trazendo fluidez, governança da informação, rastreabilidade, integração e regramento de excelência. Quer saber mais? Entre em contato conosco.

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