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– Alta capacidade e robustez para armazenar e trafegar com velocidade satisfatória um volume imenso de dados: os documentos de engenharia são arquivos grandes e o sistema (e a rede de acesso a internet) precisam de velocidade para upload, download, visualização de arquivos. – Visualizador interno para múltiplas extensões: os arquivos de engenharia podem ser elaborados em AutoCad (DWG), MS-Excel, MS-Word etc. e muitas vezes os usuários podem não ter esses aplicativos instalados em suas máquinas, portanto, um visualizador interno é fundamental. – Solução cloud com fácil implantação e acesso por usuários em múltiplas localidades: as obras de engenharia ou os setores de engenharia permanentes das empresas usualmente são distribuídos por localidades diversas e a facilidade de implantar e acessar sistemas nessas diversas localidades é fundamental. – Interface amigável e intuitiva, de fácil utilização por profissionais de gerações diversas: a engenharia é composta por profissionais mais ou menos experientes, com muita ou pouca afinidade com computadores e sistemas. Engajar o uso por toda a equipe é necessário e uma interface amigável é determinante nesse processo. Softwares de uso complicado, interface não intuitiva e com comandos lentos tendem a ser boicotados pelos usuários, o que resulta no insucesso de implantação; – Workflow BMPN 2.0 com possibilidade de vinculação a grupos de documentos ou documentos individuais: os documentos de Engenharia podem tramitar das mais diversas formas, envolvendo players em locais distintos, exercendo funções distintas de forma simultânea ou em cascata e o sistema deve ser capaz de desenhar fluxos de trabalho flexíveis, que atendam à (refere-se a fluxos, certo?)realidade de cada tipo de documento. – Expectativa de chegada de documentos – pré cadastro: projetos de engenharia possuem um escopo definido e para materializá-lo em informações e documentos é preciso planejamento. Para isso, as empresas projetistas elaboram listas de documentos, onde existe uma previsão de quantos serão emitidos ao longo do projeto e em quais datas. O GED deve ser capaz de fazer uma leitura dessa lista e gerar uma expectativa de cadastro efetivo tirar deles, gerando curvas de evolução prevista e alertas de atraso. – Avanço físico: a emissão e revisão de documentos estão ligadas ao avanço do projeto. O software deve ser capaz de atrelar a cada documento seu peso e gerar curvas de avanço previstas e realizadas. – Comparação de modificações de projeto: é importante que o software ofereça recursos para auxiliar as equipes de engenharia a identificarem modificações entre as revisões de um documento, destacando-as através de hachuras ou amebas. – Revisionamento controlado: o sistema deve bloquear a edição e em alguns casos até mesmo o acesso a documentos que tenham sido retirados para revisão, evitando, assim, que mais de uma revisão ocorra simultaneamente e haja perda de informações. – Controle de tarefas e prazos: a plataforma deve oferecer recursos de monitoramento e cobrança a tarefas de workflow. – Carga em lote: em projetos de engenharia há necessidade de carregamento em lote de grande quantidade de documentos. – Download em lote: para atendimento à demanda de distribuição de conjuntos de documentos para referência em contratações, onde as empresas externas não devem acessar o sistema diretamente. – Controle de numeração de documentos: a numeração é um ponto forte no tratamento de documentos para engenharia. Ela deve refletir de forma sucinta o conteúdo do documento, indicando minimamente a área de atividade e disciplina. O sequencial deve ser controlado via sistema, para que não haja mais de um documento usando a mesma numeração, isso pode levar a erros gravíssimos no acesso à informação. – Controle de acesso e perfil: os perfis de acesso precisam ser bem detalhados e customizáveis, de forma a permitir acesso devido à informação e trabalhos colaborativos de criação de documentos, verificação e aprovação, cadastro etc. Na maioria dos projetos, empresas externas contribuem grandemente nesses processos e o sistema deve segmentar os perfis de acesso, evitando que uma monitore ou interfira no trabalho da outra. – Taxonomia dinâmica: cada usuário de projeto tem uma função e uma necessidade de trabalho. Alguns especialistas de disciplina atuam em vários projetos, outros trabalham em um único projeto monitorando várias disciplinas. Por isso uma taxonomia fixa de pastas não atenderá a todas as demandas de trabalho. O ideal é criar agrupamentos e subagrupamentos de forma dinâmica, a partir dos metadados de cadastro de cada documento, para que cada usuário monte sua árvore de pastas de acordo com suas necessidades de trabalho. – Possibilidade de migração de acervo documental entre plataformas: em grande parte dos casos haverá a necessidade de handover de uma base para outra ao final do projeto e o sistema deve ser capaz de extrair não somente os arquivos eletrônicos dos documentos, mas todos os metadados cadastrados para inserção no software que hospedará os documentos após a finalização do projeto. – Integração com sistema de gestão empresarial: normalmente, grandes projetos usam ERPs para gerenciamento de orçamentos e custos. Pode haver, assim, a necessidade de integrar o EDMS a um ERP (SAP por exemplo), para liberação de pagamento dos documentos emitidos pela projetista/empreiteira Os pontos levantados acima exemplificam a especificidade da documentação de Engenharia, bem como suas necessidades de recursos peculiares para uma gestão eficiente, que auxilie o projeto a cumprir com suas metas de prazo, custo, tempo e atendimento ao cliente. Portanto, é preciso mapear a estrutura do projeto, escopo, interfaces e stakeholders a fim de elencar quais recursos serão essenciais o avanço com eficiência. A gestão documental quando roda bem resulta em ganhos significativos para o projeto, mas, em contrapartida, quando é mal planejada e implantada pode trazer desafios difíceis de resolver e que impactarão diretamente no cumprimento das metas. O ideal é que a empresa planeje adequadamente a gestão documental e escolha um GED (sistema de gerenciamento eletrônico de documentos) adequado antes da contratação dos projetos. Por Camila Denículi Vila Verde, consultora especialista em gestão de documentos e informações para engenharia e indústria, Executiva DocExpert. Revisado pela equipe Greendocs | W3K Tecnologia

Sistemas precisam ser ensinados para atenderem a uma sistemática previamente estabelecida na empresa! Em alguns casos, a empresa já possui um software de GED implantado em outras áreas e nos questiona se esse software poderá ser usado, também, para os documentos de engenharia. A resposta não é simples e é um dos pontos de análise em nossa consultoria. Avaliamos vários aspectos, dentre eles: – O GED: avaliamos o software de GED do cliente para entender suas funcionalidades e verificar se há atendimento a requisitos básicos de gerenciamento de documentos de engenharia (falarei sobre alguns desses requisitos, logo abaixo). – Fases, processos e projetos de engenharia envolvidos: existem vários tipos de atuação de empresas de engenharia. Há empresas projetistas, construtoras de obras de capital, construtoras civis, gerenciadoras de projeto, indústrias com engenharia de operação e manutenção, etc. Cada tipo de empresa adquire e consome documentos de forma distinta. Isso impactará diretamente nas características necessárias para o Software de GED. Outras questões importantes para avaliar nesse cenário: – A empresa gera documentos de Engenharia, apenas recebe de terceiros ou gera e recebe? – A empresa conduz projetos? Como são estruturados? Qual a duração? – Os projetos são para a própria empresa ou para terceiros? – Há necessidade de integração com outros sistemas, como ERPs (Ex. SAP) e bancos de dados de engenharia (Ex. COMOS, etc.)? – Os acervos documentais envolvidos: a engenharia produz documentos de naturezas diversas (técnica, planejamento, contratual, administrativa, compras etc..)? – Estrutura da empresa ou projeto: local, remoto ou vários locais? Há algum tempo, escrevi sobre a impossibilidade de usar o Windows Explorer para gerenciamento eletrônico de documentos. No artigo, eu demonstro que nem todo software de GED atende à área da Engenharia. Leia aqui o porquê. Por Camila Denículi Vila Verde, consultora especialista em gestão de documentos e informações para engenharia e indústria, Executiva DocExpert. Revisado pela equipe Greendocs | W3K Tecnologia

Na engenharia, os documentos são insumos vivos e dinâmicos. O uso de suas informações precisa ser feito de forma eficiente para cumprir os objetivos dos projetos, tais como prazo, escopo, qualidade e atendimento ao cliente, bem como operação e manutenção seguras e eficazes, com instruções atuais e corretas, dentro dos prazos adequados. Não basta, então, apenas pensar em sua organização e arquivamento. É preciso pensar em todo o processo que envolve esses documentos e seus conteúdos de dados e informações, avaliando cada ponto de seu ciclo de vida. Nosso trabalho de consultoria para gestão de documentos, dados e informações para engenharia e indústria é bem específico. Precisamos previamente mapear a estrutura da empresa e os processos de trabalho, acervos informacionais e disciplinas envolvidas, áreas técnicas, atividades de verificação, aprovação e colaboração para desenvolvimento de projetos, recuperação e uso de documentos, consumo de dados, processos de atualização e revisão de informações, dentre outros. O trabalho envolve metodologia adquirida com muito tempo de experiência atuando junto a empresas gerenciadoras de projetos, setores de engenharia permanente (manutenção e operação) ou fiscalizadoras de serviços de engenharia. Como resultado desse mapeamento obtemos um diagnóstico da situação atual da empresa e propomos, após análise frente a melhores práticas de mercado, um plano de ação para melhorias no processo. Estas ações visam a melhorias na produtividade de trabalho dos colaboradores, acesso e uso adequado da informação, cumprimento de prazo nos projetos, consumo de informações fidedignas para operação e manutenção, além de outros benefícios que a gestão adequada de documentos e informações trazem para qualquer empresa, de qualquer porte e segmento. Dentre essas ações, sempre prevemos a adoção de software de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) adequado, pois no mundo da engenharia as informações são produzidas e atualizadas com muita velocidade e seu consumo adequado impacta diretamente nos processos de manutenção e gerenciamento dos projetos. Assim sendo, levantamos requisitos para esse GED e parâmetros de configuração a fim de implantar um sistema e uma sistemática que irão realmente atender à realidade da empresa. Lembrando que… uma coisa é o sistema, outra coisa é a sistemática, certo? Certíssimo. E vou lhe dizer por que na próxima postagem. Por Camila Denículi Vila Verde, consultora especialista em gestão de documentos e informações para engenharia e indústria, Executiva DocExpert. Revisado pela equipe Greendocs | W3K Tecnologia Para saber mais sobre ciclo de vida de documentos, assista a palestra: Webinar: Gestão Documental: Além da Guarda de Documentos

Palestra mostrando os benefícios da solução Greendocs em projetos de engenharia, operação e manutenção de ativos industriais, Como obter eficiência e conformidade na produção e operação de bens de capital. Palestrante JULIO CESAR PAULINO (SP) Diretor DOX, Sistemas de Gerenciamento, é graduado em Administração de Empresas e especialista em Gerenciamento Eletrônico de Documento com 25 anos de experiência em automação de processos documentais de engenharia, foi Enterprise Architect na W3K Tecnologia e General Manager da filial brasileira da BlueCielo. Antes disso atuou diretamente em dezenas de projetos e gerenciou equipes que implantaram mais de uma centena de outros projetos de GED durante quase duas décadas à frente da Pontodoc, onde atendia dezenas de conceituados grupos empresariais no país!

A gestão de documentos é de extrema importância em obras e projetos de Engenharia. A atualização final, o “As Built” é um processo que visa garantir que os documentos entregues ao cliente final (Handover) contenham informações fidedignas para operação, manutenção ou até mesmo ampliação da obra finalizada. Para garantir a atualização dos documentos de engenharia com informações conforme construído, é necessário envolver equipes de fiscalização de campo, engenharia de projeto e equipes de operação e manutenção, usando tecnologias de fluxo de trabalho e gestão documental.