Author name: W3K Tecnologia

O Greendocs é aderente aos padrões ICP Brasil de assinatura digital. A certificação digital garante confidencialidade, sigilo, autenticidade e não repúdio dos documentos tramitados e emitidos via Greendocs.  A tecnologia é aderente à legislação brasileira sobre documento eletrônico e certificação digital (MP Nº 2.200-2, DE 24 DE AGOSTO DE 2001). Assista o vídeo para saber mais detalhes sobre esta funcionalidade:

O foco da gestão documental nas empresas é o acesso à informação. Este conceito é indiscutível. Mas não está certo dizer que o foco é agilizar este acesso. Na maioria dos casos sim, mas é preciso analisar a natureza do(s) acervo(s) documental(is) e a sua(s) necessidade(s) de uso. Em alguns casos a necessidade é o de conferir rastreabilidade a estes acessos, maior governança dos dados e talvez isso não signifique maior agilidade, talvez até uma certa “burocratização” do acesso. Em outros casos o objetivo pode ser o de bloquear o acesso, impedir acesso indevido às informações. Portanto é preciso conhecer o acervo documental, o teor de suas informações e necessidades de uso, para planejar a forma com que ele será acessado. Aí voltamos ao ponto que eu acredito ser a chave do sucesso de qualquer projeto de gestão documental. O mapeamento do acervo, que não se restringe à tabela de temporalidade documental. Eu falo de um mapa documental mais amplo, que lista todos os itens documentais da empresa relacionando-os às suas características, uso, classificação, forma de apresentação, suporte, origem, ciclo de vida, objetivos, classificação de acesso, dentre outros dados. Quando uso o termo “item documental” eu pretendo expandir a ideia do que pode compor o acervo documental da empresa. Eu acredito que toda fonte de informação pode (e deve) fazer parte deste acervo, não necessariamente apenas documentos formais. Estes itens podem ser imagens, objetos, mídias eletrônicas, músicas etc. Ao listar estes itens e entender suas características, será possível agrupar os itens comuns em coleções. Classificar o teor das informações da empresa é fundamental. As terminologias de classificação variam de empresa para empresa, mas, em suma, traduzem as mesmas necessidades de facilitar ou dificultar o acesso: Informação Sigilosa: Somente a alta direção da empresa e poucos funcionários diretamente relacionados à sua geração devem acessá-la. O acesso deve ser o mais rastreável possível. Informação Corporativa: Todos que fazem parte da empresa podem acessá-las e usá-las dentro do ambiente da empresa, ela não deve circular fora do ambiente empresarial. Exemplo: Documentos de projetos de engenharia da empresa. Informação Pública: Informação de acesso público. Pode ser acessada por pessoas que fazem parte da empresa e de fora da empresa, circula dentro e fora da empresa. Ex. Notícias da sala de notícias ou informações do site da empresa. Não é simples classificar as informações, pois o que deve ser observado é o conteúdo e não a forma de apresentação. Cada informação precisa ser classificada individualmente, na sua origem, pois é impossível classificar grupos documentais pelo seu tipo. Veja no exemplo de um documento do tipo Carta. Não podemos afirmar que uma carta é confidencial ou corporativa, depende do teor tratado. Algumas classificações (sigiloso e público) ficam vedadas à alta diretoria. Os usuários também precisam ser estudados. Seus interesses, suas funções, seus cargos e suas permissões de acesso a cada tipo de informação que é gerada ou que circula na empresa. Somente após entender acervo e usuários será possível planejar de forma eficiente o acesso à informação e obter uma gestão documental eficiente e saber quando: AGILIZAR: A informação é corporativa e o usuário desenvolve atividades relacionadas ao conteúdo do item documental e necessita delas para tomada de decisão e execução de atividades diárias. É preciso relacionar grupos de usuários aos acervos necessários e criar mecanismos de disseminação seletiva de informações e acesso remoto de autoatendimento. RASTREAR: A informação é sigilosa O usuário desenvolve atividades de risco e confiança e precisam acessar informações confidenciais e até mesmo sigilosas. É preciso implantar recursos de acesso mediante validação de usuário (login e senha) e registrar todas as ações do usuário para aquela informação: Consulta, download, impressão, distribuição, data de acesso etc. BLOQUEAR: A informação é sigilosa e o usuário não desenvolve nenhuma atividade relacionada a ela. Em todos os casos a gestão eletrônica é fundamental para garantir acesso eficiente à informação, seja para agilizar, rastrear ou bloquear. Uma consultoria especializada é fundamental para a empresa entender seu acervo documental, usuários e selecionar uma ferramenta de gestão eletrônica que atenda às suas necessidades.

Quando visitamos clientes potenciais, sempre apresentamos nosso trabalho e as possibilidades de projetos de gestão documental para a empresa. Também fazemos uma série de perguntas, buscando entender melhor a realidade do cliente e as dificuldades pelas quais estão passando para gerar, tramitar, guardar, recuperar e usar documentos e suas informações. Umas das perguntas que sempre fazemos é “A empresa usa algum software para gerenciamento eletrônico de documentos (GED)?” e, para nossa, surpresa, a maioria das respostas é “Sim, usamos o Windows Explorer”. Esta resposta nos leva a crer que não há um entendimento claro por parte de muitas empresas sobre o que é realmente gerenciamento eletrônico de documentos, pois, em definitivo, o Windows Explorer não exerce esta função. Há uma confusão entre digitalizar e criar um repositório digital de documentos (üfunção possível no Windows Explorer) e ter um gerenciamento eletrônico de documentos (û função não disponível no Windows Explorer). Um software de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) deve disponibilizar à empresa um conjunto de tecnologias e funções que permitam gerenciar e monitorar documentos em todo o seu ciclo de vida, desde o momento da captura/geração, revisão, fluxos de aprovação/tramitação/ distribuição/destinação, arquivamento, recuperação, uso, descarte e memória. Abaixo cito alguns dos recursos mais importantes para o gerenciamento eletrônico de documentos e a possibilidade de encontrar esta função em um software de GED e no Windows Explorer. Função | Requisito Mínimo | Requisito Recomendável | Windows Explorer Faz? Armazenamento de arquivos eletrônicos de forma estruturada, organizada e ordenada – É um requisito mínimo, Windows Explorer faz, mas peca na questão da organização e ordenação. Cadastro de Informações sobre o documento, que permitam visualização e indexação para recuperação futura. (Ex. Número, Título, Disciplina, Tipo etc) – É um requisito mínimo, Windows Explorer não faz. Controle de Revisão de documentos, mantendo as revisões anteriores como histórico, e exibindo para o usuário somente a revisão mais atual, evitando uso de informações obsoletas – É um requisito mínimo, Windows Explorer não faz. Possibilidade de acesso remoto, em tempo real, dos documentos, mesmo de computadores e dispositivos desconectados da rede corporativa, via WEB – É um requisito mínimo, Windows Explorer não faz. Controles de acesso, para evitar visualização e uso de documentos por usuários não autorizados aos seus conteúdos – É um requisito mínimo, Windows até faz, mas de forma um tanto ineficiente para GED. Trilhas de Auditoria, que permitam a governança de informação nas empresas, registrando acessos, impressões, visualizações, inclusões, edições e exclusões – É um requisito mínimo, Windows Explorer até faz, mas depende muito da estruturação da rede, forma em que os usuários são criados e normalmente os dados de acesso só podem ser consultados pelo Administrador de REDE. Fluxos de trabalho que permitam mapear o ciclo de vida documental dentro da empresa, tais como etapas de criação, aprovação, distribuição e uso, ate seu arquivamento – É um requisito recomendável, Windows Explorer não faz. Controle de temporalidade de arquivamento, para definições de tempo de permanência do documento digital no acervo corrente, descarte OU guarda permanente para fins históricos (que pode ser feita através de Backup com remoção dos documentos da base para ganhos de espaço digital e performance) – É um requisito recomendável, Windows Explorer não faz. Relatórios gerenciais para monitorar inclusões, crescimento do acervo, controle de prazos etc – É um requisito recomendável, Windows Explorer não faz. Recursos de colaboração para geração de documentos – É um requisito recomendável, Windows Explorer não faz. Possibilidade de visualização de documentos, independente de suas extensões, através de visualizadores universais – É um requisito recomendável, Windows Explorer faz, mas o usuário precisa ter os softwares nativos instalados em sua máquina. De certo existem outras possibilidades e impossibilidades para o Windows Explorer. O uso de drivers virtuais de armazenamento como google drive, one drive (etc.) viabilizam, até certo ponto, e às vezes até de forma perigosa (muitos relatos de perda de documentos em sincronizações), recursos básicos para acesso remoto e colaboração, por exemplo. Mas não da forma que um software de GED faria. A Conclusão é a de que o Windows Explorer não pode ser considerado, de forma alguma, uma possibilidade de ferramenta para GED. As empresas devem, primeiramente, procurar entender seu acervo documental e seus processos de trabalho, para então elencar funções requeridas e desejáveis para a gestão de seus documentos digitais. De posse deste entendimento, será possível decidir pela melhor ferramenta de gestão eletrônica de documentos para a empresa. Uma consultoria especializada pode auxiliar neste processo.

Com o grande volume de documentos acumulados, crescendo ao longo dos anos, as empresas têm optado por digitalizar a documentação, com o objetivo de diminuir o espaço físico de guarda e obter os benefícios do gerenciamento eletrônico. Mas uma dúvida permanece: depois de digitalizar os documentos, eles podem ser descartados? A resposta para esta dúvida não é simples. Nem todos os documentos podem ser descartados, pois alguns precisam permanecer guardados, seja para atender a requisitos legais, seja seu prazo de vigência ou por alguma ação pendente referente a ele. Mas então, como saber quais documentos podem ser eliminados, quais devem ser guardados e por quanto tempo? A base para todo esse planejamento é a tabela de temporalidade documental (TTD), que é fundamental para gerenciar o acervo documental passivo, corrente e futuro. Nela consta o mapeamento dos tipos documentais existentes na empresa, relacionados à necessidade e ao tempo de guarda, baseados em requisitos legais. Para a construção da TTD é preciso formar uma equipe multidisciplinar, envolvendo consultoria de profissionais da informação, apoio jurídico e profissionais que atuam na área do acervo documental, dentro da empresa. Resultado de imagem para digitalização de documento É necessário avaliar e discutir vários pontos importantes, tais como: – Tipos Documentais: Listagem de todos os tipos de documentos que compõem o acervo documental. – Teor do Documento: Breve descrição do objetivo de cada tipo documental. – Descritores: Identificação das principais informações necessárias para identificar e descrever os tipos documentos nos sistema de informação. Estes serão os campos de busca e recuperação da informação. – Legislação aplicada: Levantamento de leis, normas e procedimentos que regem sobre o tempo de guarda física, necessidade de digitalização e descarte de cada tipo documental. – Classificação de acesso: Identificação do grau de sigilo da informação, onde serão definidos quais documentos são de acesso corporativo, quais são de acesso restrito e quais os tipos de restrição. – Nível de segurança para descarte: Para os documentos descartados é preciso identificar o nível de descarte, pois de acordo com o grau de sigilo da informação existe um nível de fragmentação. Após finalizada a construção da tabela, é preciso aprová-la junto aos gestores das áreas. Somente após todas estas etapas é possível fazer a triagem dos documentos e decidir sobre guarda ou descarte do acervo, bem como planejar os custos e prazos que a empresa terá para digitalizar, guardar e eliminar os documentos necessários. Outra função desta tabela é a de conhecer melhor o acervo documental da empresa e definir suas características e necessidades de tramitação, arquivamento e acesso. Assim é possível escolher um Software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), que atenda a todos estes requisitos. (Aliás, digitalizar documentos sem implantar um software de gestão eficiente, torna o processo incompleto em todo o seu potencial) A tabela de temporalidade documental precisa ser reavaliada e revisada periodicamente, observando-se a atualização da legislação e as necessidades de uso do acervo, dentro das empresas. Apesar de sua importância, poucas empresas possuem uma tabela de temporalidade documental formalmente constituída. Sem ela, os gestores acabam decidindo de forma equivocada o planejamento do acervo, deixando-o acumular indiscriminadamente ou descartando-o de forma indevida, gerando enormes problemas para a empresa.