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Para quais empresas são recomendadas as tecnologias de Gestão Eletrônica de Documentos (GED)? A resposta mais sucinta é: para aquelas que já atingiram um nível de maturidade de gestão adequado à adoção de tais soluções, sejam elas de que setor ou porte forem. Na verdade, estas são inovações bastante utilizadas: no mundo, as tecnologias de GED são usadas ou estão entre as prioridades para receber investimentos no futuro breve por cerca de 89% das empresas, segundo dados da Association for Information and Image Management (AIM). No Brasil, este percentual fica em 72%, contabilizando um mercado de aproximadamente R$ 1,5 bilhão em investimentos. Fato é que as tecnologias de gerenciamento eletrônico de documentos e gestão de informação são importantes para toda empresa que deseje melhorar a organização, guarda, circulação e utilização de seus arquivos e documentações, parte complementar na gestão de processos, projetos, atividades e tarefas, reduzindo desperdícios e aumentando a eficiência operacional e gerencial. Tais soluções devem ser catalisadores da transformação digital, da governança da informação e gestão escalável de negócios, que trazem benefícios diversos às companhias por meio da disponibilização de ferramentas capazes de automatizar processos, garantindo fluidez, rastreabilidade, controle, integração e regramento a suas operações, que resultarão em maior produtividade, competitividade e, por fim, lucratividade. Mas… Minha empresa está madura o suficiente para aderir a tais tecnologias? Tenho estrutura para isso? Para definir este quesito, nada melhor que avaliar a atual situação de sua organização e em que estágio e transformação tecnológica ela está. Sua companhia está com um grau avançado, intermediário ou ainda não iniciou sua jornada de digitalização? Veja onde sua empresa se encaixa nas descrições abaixo: Maturidade baixa: pouca ou nenhuma política interna de controle documentos, sem apoio de tecnologias para realizar este controle. Alta incidência de perdas de informação e dificuldades em processos internos devido a esta falta de controle. Maturidade média: empresa possui uma política interna de controle de documentos e informações internas, realizadas de maneira manual ou tecnologias ainda rudimentares e de pouca otimização (planilhas, armazenamento em plataformas simples na nuvem como Dropbox ou Google Drive). Maturidade alta: empresa já conta com um setor dedicado ao controle de documentações, utiliza tecnologia para realizar este trabalho, mas ainda não aproveita todo o potencial que uma política de controle de informações pode entregar, por limitações tecnológicas ou pelos processos definidos. Para chegar a um nível elevado de maturidade tecnológica na gestão de documentos e informações internas, não existe um passo que funcione para todas as empresas. Cada tipo de negócio (das micro até grandes organizações) possui suas especificidades e necessidades de gestão, e uma estratégia customizada ao seu modelo de negócio é essencial. Contar com um parceiro de negócio qualificado para analisar e diagnosticar os processos de sua empresa é passo crítico para obter o resultado desejado, respondendo às perguntas e necessidades que farão a diferença na operação. São questões das mais variadas, tais como: – Problemas com perda, extravio ou dificuldade de acesso a arquivos das mais diversas áreas de negócio. – Acessibilidade aos dados e documentos disponíveis, de qualquer lugar. – Economia com papel, insumos de impressão, reduzindo custos. – Escalabilidade no controle dessas informações, ajustando de forma otimizada ao crescimento de sua empresa e dos dados e documentos a serem tratados. – Gerenciamento de projetos, controle de andamentos, mudanças e evoluções na sua operação, com foco em melhoria contínua. Independentemente do grau de maturidade de sua empresa, apostar em uma estratégia otimizada de GED pode trazer uma transformação única para a sua empresa, da redução de custos até ganhos de competitividade para seu negócio. Sua empresa precisa de tais soluções para evoluir e manter maturidade na gestão de negócios, e a W3K tem o know-how e a tecnologia para apoiar seu negócio nesta transformação.

Um dos maiores problemas do ambiente corporativo é encontrar espaço para alocar a documentação utilizada pelas empresas. Além da dificuldade em organizar esses arquivos, o custo financeiro desse processo é alto e, muitas vezes, desnecessário. Isso porque, além de todos os benefícios que uma ferramenta de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) disponibiliza, ela ainda promove a preservação segura e controlada de arquivos digitais. O que é Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)? O GED é um software que reúne tecnologias inovadoras capazes de otimizar a administração e gestão de documentos no meio digital. O Greendocs – plataforma da W3K – é uma solução adaptável GED/ECM + BPMS, configurável conforme modelo de cada negócio. Além disso, é uma plataforma focada em replicar processos e estratégias já utilizadas pelas equipes, o que facilita seu manuseio. Automatizar os processos para mais agilidade, fluidez e transparência, encontrando o documento correto no momento certo, otimizando o tempo e provendo mais segurança para o negócio são algumas das missões do software. Mais segurança na guarda de documentos digitais O GED promove também mais segurança na guarda desses documentos, visto que ficam livres de atividades maliciosas que pode colocar em risco severo a privacidade das informações. Com o Greendocs, por exemplo, é possível monitorar os acessos e liberá-los conforme a necessidade e demanda. Ainda tem dúvidas sobre por qual razão implantar o GED na rotina do seu negócio? Veja aqui como a ferramenta provê eficiência às empresas. Rápido acesso aos registros com GED Além disso, claro, é preciso atentar para o rápido acesso aos registros que a ferramenta oferece, o que facilita o trabalho dos arquivistas, por exemplo. Com uma solução robusta e escalável, os gestores têm mais tempo para o core business, deixando as questões mais práticas com a tecnologia. Movimente-se para garantir competitividade Em tempos de esmorecimento da economia e rápido crescimento da disputa por espaços, é fundamental que as empresas se mantenham em movimento. Para isso, a gestão focada na excelência deve ser o principal objetivo. Além disso, as organizações que buscam soluções capazes não apenas de aumentar a produtividade, mas também de reduzir os custos das empresas, são as que se sobressaem em meio às crises. Inúmeros cases de sucesso comprovam a eficácia das ferramentas tecnológicas para se manter competitivo em qualquer ambiente que esteja em constante transformação. Ficar parado pode ser a opção mais simples, mas os gestores que se encorajam e movimentam-se são os que liderarão o mercado hoje, amanhã e sempre.

Você já ouviu falar que uma empresa pode perder até 80% dos seus clientes muito insatisfeitos; 40% dos insatisfeitos; 20% dos indiferentes e talvez 10% dos satisfeitos, mas, quanto aos muito satisfeitos, apenas 2%? E que muito disso tem a ver com a valorização do tempo? A teoria é de Philip Kotler, guru do marketing global. E o fundamento de tempo não poderia ser mais atual: afinal, a agilidade é um dos quesitos mais valorizados quando se fala em execução, prestação de serviços e entregas. E o que é agilidade, senão fazer mais em menos tempo? Atender melhor de maneira mais rápida? Fato é que, nas relações entre empresas e seus mercados, o tempo é moeda de alto valor. E, no artigo de hoje, vamos abordar de que forma o GED pode otimizar essa relação e servir como um dos pilares para maior valorização do tempo e obtenção de todos os ganhos que isso traz. Tempo é valor de agilidade e economia Com investimentos inteligentes em plataformas que apoiam a gestão estratégica e operacional do negócio, é possível automatizar tarefas, liberando recursos humanos para a execução de trabalhos estratégicos, e promover uma cultura de melhoria constante para agilizar operações, entregas e comunicações. O processo manual de distribuir documentos, gerenciar comunicação e utilizar planilhas não é seguro, já que é passível de erro humano, diminui as possibilidades de uma gestão integrada, o que pode prejudicar a visualização, o controle, a colaboração e gerar retrabalhos. Tudo isso torna praticamente impossível manter uma gestão eficiente, mas há uma boa notícia: este é um problema que pode ser solucionado com tecnologia, trazendo a automatização e rastreabilidade para estas funções e, com ela, muita agilidade, economia de tempo, ganho de produtividade e eficiência. Mas que tecnologias amigas do ganho de tempo são estas de que estamos falando? Um bom exemplo são soluções como plataformas de automatização de processos (BPM) e Gestão de Documentos (GED), que dão base para uma automatização focada na melhoria da lida com a informação, tornando-a mais rastreável e segura. Plataforma GED: eficiência e agilidade Com uma plataforma GED, empresas podem capturar e digitalizar sua base de documentos, gerenciá-los de forma eficiente e criar processos otimizados para tratar todas estas informações ao integrar com uma plataforma BPMS. No que isso resulta? Em agilidade na busca de arquivos e no encontro da revisão válida. Em dados mais confiáveis e fáceis de manusear e gerir. Em aumento da produtividade para equipes e setores, não apenas tornando o trabalho mais sinérgico, como economizando tempo nos processos de trabalho diários. Melhor comunicação com equipe e parceiros Além disso, empresas que adotam GED em nuvem ganham mobilidade, permitindo o acesso seguro a bases de informação de forma remota, a partir de qualquer lugar onde estejam. Novamente, ganho de tempo e de eficiência. Em linhas gerais, implantar GED conecta as organizações a um modelo de gestão mais ágil, inovador, pautado pela valorização do tempo, da confiabilidade e da qualidade. Para deixar isso ainda mais claro, podemos te mostrar na prática. Confira o case de uma das líderes mundiais em produção de aço e a maior empresa privada do sul do país, que otimizou sua gestão de documentos e automatizou seus processos nas áreas de engenharia e qualidade: Leia o case aqui.

Em tempos de dúvidas e incertezas, a interação digital se revela ainda mais urgente. E a pandemia do coronavírus tem sido implacável ao expor a necessidade da comunicação eletrônica, não apenas para minimizar os danos do isolamento social, mas também para estruturar o chamado “novo normal” nas empresas, independente de porte ou segmento. Isolamento social é problema para os negócios? Não se houver recursos de interação digital em tempos de crise. Longe fisicamente das estações de trabalho, o distanciamento abriu espaço para o home office, que ainda estava engatinhando no Brasil. No entanto, não há mais tanto tempo para se adaptar às interações dessa vida ultraconectada. A hora é agora. No mundo corporativo, a estrutura da interação digital não está mais sendo construída, ela já está em pé e seus pilares norteiam termos como busca Inteligente, certificação, workflow, digitalização, outsourcing, rastreabilidade, gerenciamento de documentos, contrato digital, assinatura eletrônica, entre outros. Para se manter competitivo durante a crise, não só essa, mas também as que ainda virão, é indispensável internalizar a importância da governança de dados para que as informações estejam cada vez mais seguras e integradas. A transformação digital e a gestão escalável de negócios não são apenas facilitadoras para a automatização e interação tecnológica, mas protagonistas no processo como um todo. Gerenciar empresas com planilhas de controle, além de não funcionar para projetos em grande escala, é arriscado tanto para a tomada de decisões mais assertivas como para garantir que todas as pessoas envolvidas no processo tenham acesso às informações com segurança. Cabe ressaltar que o fluxo de informação cresce em escala exponencial, por isso, acompanhar as principais tendências com velocidade pode não ser suficiente. O mercado pressiona, mas os gestores que encararem a maturidade digital como oportunidade sairão mais ilesos do que seus concorrentes. 💻🌐📲🌎 #interaçãodigital #homeoffice #transformaçãodigital #paperless