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Somos ESG e através das nossas soluções tecnológicas levamos governança corporativa às empresas

A discussão em torno das boas práticas do Environmental, Social and Governance (ESG) têm ganhado cada vez mais força no mundo corporativo. A relevância é tanta que alguns fundos de investimento internacionais, optam por aportar recursos somente em negócios responsáveis com o meio ambiente, a sociedade e a sua própria gestão. Acompanhando essas tendências globais de sustentabilidade, iniciativas focadas nos três pilares do ESG já fazem parte da rotina da W3K – empresa de tecnologia com mais de 12 anos de atuação no mercado, e que é especializada em governança da informação para o mercado corporativo.

E falando em governança, especificamente, ela é considerada por especialistas do setor como sendo o principal eixo das políticas do ESG. Isso porque o conceito está relacionado à administração da empresa e à sua cultura organizacional, devendo pautar desde a conduta corporativa daquela organização, até sua relação com órgãos estatais e serviços de atendimento ao cliente. 

Em linhas gerais ela permite que as organizações possam ser dirigidas e monitoradas de maneira transparente, tendo como base quatro pilares: equidade, responsabilidade corporativa, transparência e prestação de contas. Iniciativas focadas nestes eixos geram vários benefícios para a organização, dentre eles a otimização de processos e a redução de custos. 

Além disso, as boas práticas relacionadas ao conceito também contribuem para melhoria contínua do ambiente funcional. Essas iniciativas influenciam na resolução de conflitos e o combate ao assédio (seja ele de qual for o tipo), e garantem uma gestão mais assertiva e transparente. 

E qual a relação entre governança e compliance?

Amplamente ligado à governança, o compliance serve para manter os padrões éticos e profissionais estabelecidos por aquela organização, tanto com seu público interno (colaboradores), quanto externo (fornecedores e parceiros comerciais). Ele age em conformidade com a Lei Anticorrupção (2013), que estipula mecanismos para coibir práticas corruptas nas empresas.

Essas iniciativas passam pela implementação de ações antifraude e auditorias, tornando o processo mais ágil e transparente para todos os envolvidos. E para garantir, justamente, maior transparência aos processos da empresa, algumas medidas podem ser implementadas, dentre elas canais específicos para o relacionamento com o cliente (ouvidoria) e para o recebimento de denúncias relacionadas ao não cumprimento dessas determinações. 

Ações como estas fazem parte da rotina da W3K. Nossas soluções têm como objetivo fomentar a transformação digital no ambiente corporativo, garantindo maior agilidade e transparência aos processos (ainda nesse texto vamos falar um pouco mais de nossas soluções para empresas e como elas estão contribuindo para a transformação digital).

Cuidado com as pessoas deve ser prioridade para as empresas

Por sua vez o Social tem relação direta com a forma na qual a empresa lida com as pessoas, seja internamente (colaboradores), quanto com o restante da sociedade. Nesse contexto podemos citar o Programa W3K Low Code School – parceria entre W3K, Unisinos, Prefeitura de São Leopoldo e Senac RS. 

Com foco na inserção de jovens no mercado de trabalho, a iniciativa ofereceu de maneira gratuita conteúdo relacionado à transformação digital com ênfase em programação Low Code – tecnologia que não requer o uso de programação para a criação de aplicativos e programas de automação de negócios. Após a realização do curso, três participantes da capacitação foram contratados e passaram a fazer parte do time da W3K.

Além de ações com foco em inclusão digital e empregabilidade, ainda no que se refere a pessoas, a W3K está engajada em outras iniciativas de cunho social, mantendo parceria com entidades assistenciais, como é o caso do Instituto Força Rosa. A entidade sem fins lucrativos, com sede em São Leopoldo, que presta apoio a mulheres vítimas de câncer de mama, recebeu da W3K a doação de notebooks para o seu trabalho.

Precisamos preservar os recursos naturais – conceito paperless

Outro pilar importante do ESG, o ambiental (Enviromental) está relacionado às práticas adotadas pelas empresas com relação à preservação dos recursos aturais. Na pauta de discussão temas como poluição do ar e da água, desmatamento, emissão de carbono, aquecimento global, dentre outros. 

Nesse contexto a W3K trabalha com o conceito paperless – tendência de cultura organizacional que atua na redução do uso de papel nas empresas. O conceito que em livre tradução do inglês significa “sem papel”, tem como objetivo reestruturar a maneira como é feito o armazenamento e a organização de documentos empresariais – um dos principais desafios para as empresas atualmente. Essa medida garante maior eficiência e menos custos ao processo, através da digitalização de documentos e de seu armazenamento em nuvem. 

E é justamente com foco em governança da informação, segurança, controle e rastreabilidade para o mercado corporativo, que a W3K desenvolveu a solução GREENDOCS. A ferramenta, que já faz parte da rotina de dezenas de empresas, consiste em um gerenciador de documentos e processos totalmente adaptável ao modelo de negócio de seus clientes. Conheça um pouco mais dessa – e de outras soluções baseadas em governança de dados da W3K – clicando aqui

Temática ESG não é nova, mas ganhou força nos últimos anos

Apesar de ter se popularizado há pouco tempo, o tema ESG não é novo. Nas décadas de 1970 e 1980, o chamado Socially Responsible Investing (SRI), que significa investimento sustentável responsável, surgiu nos EUA. Nessa época os fundos de investimento começaram a definir seus aportes com base nos critérios sociais adotados pelas organizações que estavam em busca de recursos.  

Anos mais tarde, em 2004, o então secretário da geral da Organização das Nações Unidas (ONU), Kofi Annan, convidou mais de 50 CEOs de grandes instituições financeiras a participar de uma iniciativa conjunta, para encontrar maneiras de integrar o ESG aos mercados de capitais. Nos dias atuais existem uma série de iniciativas globais com foco em garantir que as empresas sigam práticas mais sustentáveis de gestão.

Algumas destas ações são lideradas pela própria ONU, como é o caso da Agenda 2030. Esse movimento tem como objetivo propor ações que possam garantir um futuro mais sustentável para o planeta, incluindo temas importantes como a preservação do meio ambiente e a erradicação da pobreza.

LD Celulose: colaboração de mais de 1000 usuários, em uma só plataforma!

A LD Celulose, joint-venture realizada entre a gigante austríaca Lenzing e a brasileira Duratex, adotou o Greendocs, da W3K Tecnologia, para gerenciar o grande volume de documentos de engenharia. Entre os principais benefícios da plataforma, segundo o Project Management Officer (PMO) da companhia, Gustavo Dessotti, está a praticidade em utilizar e gerenciar diversos ambientes em um único sistema. 

A possibilidade de treinar e capacitar usuários na solução utilizando manuais e fluxos dentro do Greendocs é um dos pontos destacados pelo coordenador. “Quando você tem documentos técnicos e templates dentro da mesma ferramenta é possível manter o padrão adequado, além de eliminar a necessidade de navegar entre outros sistemas, otimizando o tempo dos processos e projetos”, revelou.

Novos usuários recebem acesso à solução e são treinados na ferramenta através da própria plataforma da W3K. Ou seja, todos os envolvidos nos projetos, equipe interna e terceirizados contratados, estão aptos a utilizar o sistema de gerenciamento de documentos. São mais de mil usuários comunicando-se eletronicamente no mesmo ambiente.

LD Celulose
Foto: https://ldcelulose.com.br/imprensa/ld-celulose-implanta-fabrica-com-projeto-100-3d

Múltiplos ambientes em um único acesso

Outra questão fundamental é a possibilidade de acessar diversos ambientes com apenas um login. No caso da LD Celulose, por exemplo, Dessotti alterna entre EDMS, Documentação Florestal e Gestão de Pagamentos com apenas um clique. Greendocs impressiona pela robustez e capacidade de adaptação de acordo com a necessidade de cada negócio.

A integração entre várias disciplinas de engenharia, por exemplo, elétrica, civil e mecânica no caso da LD Celulose, permite que os projetos sejam  construídos e acompanhados com assertividade e eficácia. “Para gerar o documento você precisa de uma ferramenta leve e dinâmica, ou seja, quanto menos complexo for esse sistema, flui mais naturalmente”, acrescentou. 

Na prática, Dessotti gera inputs para a W3K configurar o sistemas de forma a atender as necessidades da gestão e, claro, de maneira que fique amigável para todos os usuários que utilizarão a plataforma. “A interação na ferramenta entre quem compra e quem entrega, por exemplo, faz toda diferença”, disse. Ademais, a capacidade de controle que o Greendocs oferece também facilitou a rotina da companhia.

Os comentários estão disponíveis em diversos processos da documentação e possibilitam comunicação dentro da plataforma, onde também é possível verificar registros, acompanhar aprovações e revisões e rastrear acessos. A implantação do sistema na LD Celulose se deu de forma gradual, pois o direcionamento das necessidades ainda estava sendo construído e avaliado. “Não tínhamos um modelo de gestão 100%  pronto para gerar os inputs assertivos para a ferramenta, por isso, a construção se deu passo a passo”, explica.

Configurando o fluxo de acordo com o Business

Ainda que a plataforma já estivesse em uso antes mesmo do prazo de entrega, foi preciso ajustar alguns pontos conforme os desafios foram surgindo. Isso porque a plataforma é totalmente configurável e o cliente vai adaptando o fluxo de acordo com o que realmente precisa no business –  o que permite manter o controle da gestão.

“Com o fluxo totalmente configurado é possível eliminar riscos de erros humanos, como a aprovação de uma versão errada ou ainda não finalizada”, exemplificou. Pelo Greendocs, aliás, é possível criar etapas de aprovação para cada revisão e acompanhar de perto esse processo.

Atendimento humanizado de excelência

O atendimento humanizado foi mais um dos destaques apresentados pelo coordenador, visto que a facilidade em acessar a equipe para manutenções urgentes é um diferencial da W3K. Sendo assim, em casos críticos é possível entrar em contato antes mesmo de abrir o chamado. 

Evidentemente, os gráficos BI para controle da gestão também lideram a lista dos benefícios da plataforma. A solução permite que todas as fases de um programa ou projeto sejam visualizadas. A integração facilita a rotina de planejamento e, consequentemente, torna mais assertiva a tomada de decisão. Indicadores visuais com dashboard e relatórios possibilitam o entendimento rápido das informações de controle. 

Ademais, gestores são informados em tempo real, através dos e-mails automatizados e comentários eletrônicos sobre atualizações das informações referentes ao andamento do projeto, liberação de documentos, quais estão cancelados, quais já foram enviados, entre outros avisos importantes para o bom andamento do fluxo de trabalho.

Desafios superados com o Greendocs

Atualmente, a LD Celulose possui mais de 50 mil documentos no Greendocs, além de quase 300 mil notificações por mês e, como já falamos antes, 1187 usuários. Com a Curva S, o coordenador tem acesso à expectativa e realidade do projeto, ou seja, quanto já foi concluído e se corresponde ao que foi previsto inicialmente.

Ele, que já trabalhou diretamente na implantação de outros sistemas, entende que o melhor caminho para garantir a excelência na gestão dos documentos era renunciar aos sistemas prontos e rígidos para construir com a W3K um modelo que correspondesse às necessidades dos seus processos. 

Com isso, e todo suporte para o cliente oferecido pela W3K, foi possível aplicar o processo da LD Celulose à plataforma, garantindo escalabilidade para chegar em 50 mil documentos sem precisar alterar a estrutura inicial já arquitetada do sistema. Além disso, é preciso ressaltar que a manutenção e os ajustes na solução são realizados sem causar grandes passivos, isso devido à robustez do Greendocs.

Fora isso, claro, a possibilidade de utilizar menos papel proporciona automaticamente a diminuição dos gastos com impressão e outros insumos, além de eliminar a necessidade de espaço para armazenamento e fortalecer a relação de cuidado e respeito com o meio-ambiente.

Confiabilidade e consistência da informação

Confiabilidade e consistência da informação foram outros termos utilizados pelo coordenador para explicar os benefícios do Greendocs. Quando um gestor recebe o documento do fornecedor e discorda de algo, por exemplo, o provisor adiciona nova revisão e esse processo se dá até o mesmo ser aprovado. Se não houvesse o controle de fluxo das revisões, haveria grande possibilidade de erros. Essa é uma burocracia necessária e encontrar o equilíbrio entre ela e a agilidade que uma ferramenta precisa prover é o caminho na hora de escolher uma plataforma eficaz. 

Ainda sobre os grandes desafios, Dessotti salientou a importância do ambiente Florestal ter sido configurado no Greendocs, pois começaram as auditorias e as evidências que estavam dentro do Greendocs eram localizadas muito mais rápido do que as que estavam armazenadas em outros sistemas.

A LD Celulose trabalha com as melhores práticas ambientais ao produzir celulose com florestas 100% certificadas. Considerada uma das fábricas com maior produtividade e eficiência energética do mundo, a companhia é protagonista no desenvolvimento social e econômico do Brasil, além de incluir o Triângulo Mineiro na lista dos maiores produtores globais de celulose solúvel.

W3K Tecnologia inaugura nova sede

Empresa com foco em transformação digital e gestão escalável de negócios amplia espaço físico para acelerar expansão.

A W3K Tecnologia, especializada em gestão de documentos, processos e projetos, está de casa nova. A empresa segue no TECNOSINOS, em espaço mais amplo, com infraestrutura exclusiva e em prédio próprio.

A mudança visa a ampliar o espaço físico disponível para expandir a equipe e seguir em crescimento. Focada no desenvolvimento de soluções tecnológicas para gestão da informação de empresas, a W3K Tecnologia já atende clientes a nível Brasil e América Latina. A marca conta com uma equipe de mais de 30 pessoas, que trabalham tanto presencialmente, quanto em formato BPO (Business Process Outsourcing).

“A mudança de prédio potencializa os ambientes e traz maior conforto e segurança a todos.”, afirma Daniel Klafke,CEO e co-founder da W3K.

A inauguração seguiu todos os protocolos para a prevenção da Covid-19.

Sede W3K