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El papel de la Gestión de Riesgos en el éxito de procesos críticos y proyectos complejos

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Fundamental para garantizar el éxito de procesos críticos y proyectos complejos, la Gestión de Riesgos es parte de una estrategia de gestión proactiva, que permite la rápida identificación de amenazas potenciales para el cumplimiento y la eficiencia operativa. Además de preparar al equipo para situaciones inesperadas, automatizar este proceso permite anticipar problemas y mitigar posibles riesgos que podrían interferir en la ejecución del proyecto. Con la Gestión de Riesgos es posible identificar, evaluar y actuar proactivamente, centralizando el control y la documentación de las acciones correctivas y preventivas. La automatización acelera la revisión y aprobación de documentos, facilitando las auditorías internas y externas y rastreando todo el historial de acciones con un enfoque en la transparencia y el cumplimiento. Su implementación también mejora la eficiencia del sistema de gestión, brindando apoyo a la gestión efectiva de los procesos de cambio en operaciones y proyectos. Existen muchos riesgos internos que pueden constituir amenazas potenciales para la gestión empresarial, incluidos retrasos en las entregas, contaminación ambiental, fallas de equipos, fugas de datos, violaciones de estándares técnicos, entre otros. El seguimiento continuo indica qué riesgos son más probables de ocurrir y su gravedad real, señalando cuáles de ellos requieren una intervención inmediata, centralizando el control y la documentación de las acciones correctivas y preventivas. El sistema incluso tiene una alerta de fecha límite. Cuando se trata de proyectos, la Gestión de Riesgos debe implementarse, preferentemente, durante la fase de planificación del proyecto, donde es posible identificar de manera más efectiva los riesgos potenciales y sus respectivos impactos. Esta planificación, realizada en una etapa inicial, permite un mejor seguimiento de las acciones a desarrollar por el equipo. La información para preparar esta fase se puede recopilar mediante la consulta con los involucrados en el proyecto, quienes podrán indicar, en función de su experiencia, los riesgos que consideren relevantes. Junto con la identificación de estos aspectos, se deben analizar las probabilidades y sus posibles implicaciones para el buen funcionamiento del proyecto, especialmente en lo que respecta a los entregables. Además de afectar la productividad, cualquier retraso puede traducirse en pérdidas financieras para la organización. Definición de prioridades y plan de contingencia efectivo También es posible definir qué situaciones deben priorizarse, y si es necesaria alguna intervención. En este contexto, nuestro software GREENDOCS permite a una empresa automatizar la identificación y seguimiento de riesgos en todos los procesos. El software también cuenta con funciones para monitorear el desempeño de los proveedores, centralizar el procesamiento de documentos técnicos, aumentar la visibilidad y confiabilidad en todos los procesos. Sus capacidades de flujo de trabajo personalizables le permiten documentar, revisar y aprobar cambios que cumplan con las normativas, minimizando los riesgos relacionados con la ejecución del proyecto. También es posible automatizar el registro y seguimiento de incidentes y accidentes, asegurando que cada paso esté documentado y gestionado de manera efectiva, lo que facilita el análisis y la prevención de recurrencias. Estos elementos pueden brindar un apoyo importante para estructurar un plan de contingencia eficaz cuando sea necesario y sin complicaciones. Entre los principales segmentos que utilizan la Gestión de Riesgos en sus operaciones se encuentran: el sector agroindustrial, marítimo, minería, industria, petroquímica, petróleo y gas, ingeniería, energía, infraestructura, siderurgia, metalurgia, química, fertilizantes, entre otros. GREENDOCS garantiza el cumplimiento y la mejora continua Además de asegurar la calidad y el cumplimiento de estándares y regulaciones, GREENDOCS también promueve una cultura de mejora continua y la búsqueda de la excelencia operativa. La automatización acelera la revisión y aprobación de documentos, facilita las auditorías internas y externas, rastreando todo el historial de acciones y garantizando transparencia y cumplimiento. El software forma parte de nuestra aplicación de Gestión de Calidad y SGI, que proporciona un mayor control y coherencia en los documentos y registros de calidad. Estos elementos facilitan la colaboración y distribución de estándares y normas, estableciendo procesos de inspección, rastreo de no conformidades e implementación de acciones correctivas de manera eficiente. Para garantizar esta diferencia, utilizamos recursos avanzados de control y seguimiento. Entonces, ¿estás listo para implementar la Gestión de Riesgos en tu empresa? Nuestras soluciones W3K están alineadas con las buenas prácticas de gestión organizacional y Gobierno de la Información, asegurando calidad y eficiencia operativa. Descubre aquí casos de empresas que ya utilizan nuestras soluciones en sus rutinas organizativas. Para mantenerse actualizado sobre gobernanza de la información, tecnología, innovación y gestión de datos, sigue nuestro perfil en las redes sociales en @w3k.

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O papel da Gestão de Riscos no sucesso de processos críticos e projetos complexos

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Fundamental para garantir o sucesso de processos críticos e projetos complexos, a Gestão de Riscos faz parte de uma estratégia gerencial proativa, que permite a identificação rápida de potenciais ameaças à conformidade e à eficiência operacional. Além de preparar a equipe para situações inesperadas, automatizar esse processo permite antecipar problemas e mitigar eventuais riscos que possam interferir na execução do projeto. Com a Gestão de Riscos é possível identificar, avaliar e agir de forma proativa, centralizando o controle e a documentação das ações corretivas e preventivas. A automação agiliza a revisão e a aprovação de documentos, facilitando auditorias internas e externas, e rastreando todo o histórico de ações com foco na transparência e na conformidade. Sua implantação também melhora a eficiência do sistema de gestão, fornecendo apoio no gerenciamento eficaz dos processos de mudança em operações e projetos. Existem muitos riscos internos que podem se configurar em potenciais ameaças à gestão empresarial, dentre eles atrasos nas entregas, contaminações ambientais, falhas de equipamentos, vazamento de dados, violação de normas técnicas, dentre outros. O monitoramento contínuo indica quais riscos possuem mais probabilidade de ocorrerem e sua real gravidade, indicando quais deles precisam de intervenção imediata, centralizando o controle e a documentação das ações corretivas e preventivas. Inclusive o sistema possui um alerta de prazos. Em se tratando de projetos, a Gestão de Riscos deve ser elaborada, preferencialmente, durante a fase de planejamento do projeto, onde é possível identificar de maneira mais efetiva os riscos em potencial e os seus respectivos impactos. Quando realizado na etapa inicial, esse planejamento permite um melhor acompanhamento das ações a serem desenvolvidas pela equipe.  As informações para elaboração dessa fase podem ser coletadas a partir da consulta aos próprios envolvidos no projeto, que poderão indicar, com base em sua expertise, os riscos que consideram relevantes. Juntamente com a identificação desses aspectos, deverão ser analisadas as probabilidades e suas possíveis implicações para o bom andamento do projeto, em especial no que se refere aos entregáveis. Além de impactar a produtividade, eventuais atrasos podem se traduzir em perdas financeiras para a organização. Definição de prioridades e plano eficaz de contingência Também é possível definir quais situações deverão ser priorizadas, caso seja necessária alguma intervenção. Nesse contexto, nosso software GREENDOCS permite que uma empresa possa automatizar a identificação e o acompanhamento de riscos em todos os processos. O software também possui funcionalidades para monitorar o desempenho de fornecedores, centralizando a tramitação de documentos técnicos, aumentando a visibilidade e a confiabilidade em todos os seus processos.  Seus recursos de fluxo de trabalho personalizáveis possibilitam documentar, revisar e aprovar mudanças em conformidade com regulamentações, minimizando os riscos relacionados à execução do projeto. Também é possível automatizar o registro e acompanhamento de incidentes e acidentes, garantindo que cada etapa seja documentada e tratada de forma eficaz, o que facilita a análise e a prevenção de recorrências.  Esses elementos poderão fornecer subsídios importantes para a estruturação de um plano eficaz de contingência sempre que necessário — e sem atropelos. Entre os principais segmentos que utilizam a Gestão de Riscos em suas operações estão: Agroindustrial, Marítimo, Mineração, Indústria, Petroquímico, Óleo e Gás, Engenharia, Energia, Infraestrutura, Siderurgia, Metalurgia, Químico, Fertilizantes, entre outros. GREENDOCS garante conformidade e melhoria contínua Além de assegurar a qualidade e a conformidade com normas e regulações, o GREENDOCS também promove a cultura da melhoria contínua e a busca pela excelência operacional. A automação agiliza a revisão e aprovação de documentos, facilita auditorias internas e externas, rastreando todo o histórico de ações e garantindo transparência e conformidade.  O software faz parte da nossa aplicação de Gestão da Qualidade e SGI, que provê maior controle e consistência de documentos e registros da qualidade. Esses elementos facilitam a colaboração e distribuição de padrões e normas, estabelecendo processos de inspeção, rastreamento de não conformidades e implementação de ações corretivas de forma eficiente. Para garantir esse diferencial utilizamos recursos avançados de controle e monitoramento.  E então preparado para implementar a Gestão de Riscos em sua empresa? Nossas soluções da W3K estão alinhadas às boas práticas de gestão organizacional e Governança da Informação, garantindo a qualidade e a eficiência operacional. Conheça aqui cases de empresas que já utilizam nossas soluções em suas rotinas organizacionais. Para ficar atualizado sobre governança da informação, tecnologia, inovação e gestão de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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GREENDOCS complementa sistemas de gestão empresarial

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O GREENDOCS, da W3K, se adapta perfeitamente aos processos e demandas das empresas. O software realiza o gerenciamento de documentos, fornecendo suporte para modelagem, virtualização e automatização dos processos, complementando os sistemas de gestão já existentes. Ele contempla a implantação de uma plataforma digital centralizada para solucionar problemas relacionados à gestão de processos nas organizações.  Independente do tamanho do desafio, seja ele na padronização e centralização de informações entre diferentes áreas e equipes da empresa ou na tramitação de informações com fornecedores, as funcionalidades do GREENDOCS contribuem para uma gestão mais eficiente do seu negócio. O software se adapta perfeitamente aos processos e demandas da empresa, complementando os sistemas de gestão já existentes (ERPs), CRMs (relacionamento com o cliente) e sistemas de planejamento e gestão de ativos, como o SAP-PM.  Dessa maneira não é necessário que a organização se desfaça dos sistemas que já utiliza atualmente em suas rotinas corporativas, sendo possível integrar informações em um único software. O GREENDOCS permite acesso rápido (e centralizado), controle de vigências, regras de aprovação, permissionamentos, histórico de atividades e criação de fluxos totalmente automatizados com a possibilidade de incluir assinaturas digitais, e ainda criar dashboards e relatórios personalizados para monitorar estatísticas e métricas, tornando o processo mais ágil e dinâmico. O GREENDOCS permite que os usuários possam cadastrar, armazenar e gerir de maneira eficiente informações, incluindo descrição das atividades por área e responsáveis, controle de prazos e status de ações e identificar pendências de documentos. Sem perder foco em segurança, controle e simetria da informação, o GREENDOCS atua em processos de gestão em que normalmente os sistemas convencionais de mercado não possuem a flexibilidade necessária para atender. Muitas vezes eles apresentam lacunas e não oferecem a performance e a eficiência de custo necessárias para atender a demandas específicas. Esses gaps, em diversas situações, dificultam o monitoramento e sustentação da performance do processo, podendo impactar ainda no comprimento de acordos de serviço (SLAs) e levarem risco à proteção de dados. Conheça aqui cases de empresas que já utilizam nossas soluções, tanto em suas rotinas administrativas, quanto na criação de novos projetos. O software GREENDOCS faz parte do Framework W3K para a transformação digital — modelo de negócio que proporciona maior fluidez e controle em ambientes complexos de informação. E como funciona o Framework W3K?   O Framework W3K consiste em um conjunto estruturado de atividades e recursos estratégicos para tratar os desafios de processos na gestão empresarial. Seu objetivo é fomentar a transformação digital no ambiente compartilhado de dados, garantindo rapidez, rastreabilidade e transparência aos processos organizacionais.  O modelo atua sobre rotinas de negócio e governança, servindo como base para o design, implementação e entrega das nossas soluções, oferecendo maior flexibilidade e performance, e consistem em etapas de Definição de Escopo e Objetivos, Modelagem, Implementação, Conversão de Dados e Sustentação e Melhoria Contínua.  Através dessa estrutura de atividades e recursos, nós entregamos soluções subdivididas em três eixos: Asset Lifecycle Management — ALM (eficiência e desempenho do ciclo de produção e operação de ativos industriais para a indústria de base); Business Apps (solução personalizada para automatizar, gerenciar e digitalizar processos); e ECM/Archiving (solução para digitalizar, gerenciar e arquivar documentos de qualquer natureza, unindo físico e digital). E porque devo implantar o GREENDOCS em minha empresa? Entre as principais vantagens do GREENDOCS podemos citar: flexibilidade de customização, ECM e BPM integrados, sistema em nuvem, escalabilidade, facilidade nas integrações, solução completa (tecnologia, serviços e assinaturas), dashboards e relatórios personalizados, atendimento humanizado, serviço de melhoria contínua, e assinatura digital. Sobre este último item, a assinatura online dispensa o uso de papel e possui validade jurídica. Este mecanismo permite que as partes assinem documentos diretamente na plataforma, com acompanhamento em tempo real de todas as etapas e agentes ligados ao contrato, o que proporciona maior segurança e confiabilidade ao processo. Se deseja receber um atendimento personalizado de nossa equipe, clique aqui. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gerenciamento de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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GREENDOCS agiliza gestão de processos de engenharia da Origem Energia

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A Origem Energia, um dos principais players do onshore brasileiro, utiliza o GREENDOCS para realizar o gerenciamento de documentos técnicos e seus processos de engenharia. A experiência com o uso da plataforma tem sido tão positiva, que a empresa já avalia a possibilidade de ampliar o uso da ferramenta para outros setores da organização. As soluções da W3K para a Origem Energia incluem gestão de documentos de Qualidade, gestão da Mudança, Investigação de Acidentes, gestão de Estudos de Riscos, e o gerenciamento de Documentos Técnicos de Engenharia. No que se refere à área de Engenharia, em especial, a gestão de documentos e processos é fundamental para o andamento dos projetos, principalmente com relação a processos de criação e manutenção de estruturas, máquinas e sistemas.  Segundo a responsável pelo Controle de Documentos da Origem Energia, Simone Ramalho, a contratação da W3K se deu em função da necessidade que a empresa possuía em realizar o gerenciamento de seus documentos técnicos, de maneira segura e centralizada. “Quando temos uma base de dados organizada, fica mais fácil de rastrear, de resgatar a informação. Nós criamos aqui internamente uma conscientização de que tudo está no GREENDOCS e as pessoas já têm esse hábito de buscar as informações e dados que precisam direto na plataforma”, comentou Simone.  A centralização dos dados também garante auditabilidade, assertividade e agilidade nos documentos envolvidos nos projetos, e ainda a interoperabilidade entre cliente, fornecedores e parceiros.  Simone revelou ainda que a Origem já está avaliando ampliar a utilização da plataforma para outros setores. “O GREENDOCS está tomando uma proporção bem grande aqui na empresa. Vimos sua flexibilidade de configuração e estamos ampliando seu uso para a gestão de documentos de outras áreas também”, finalizou Simone Ramalho Fundada em 2017, a Origem Energia desenvolve soluções integradas para atender às necessidades energéticas do país. Sua infraestrutura compreende 32 concessões nos estados de Alagoas, Bahia, Espírito Santo e Rio Grande do Norte e investe em soluções integradas para atender as necessidades de energia do país. Sua infraestrutura abrange uma rede de 480 km de dutos, uma Unidade de Processamento de Gás Natural (UPGN) e acesso direto a um terminal de exportação de óleo para atender a um portfólio diversificado de clientes. A Origem é controlada pela Prisma Capital, gestora de ativos alternativos com R$15 bilhões em portfólio. Atualmente a empresa possui mais de mil profissionais, distribuídos entre o escritório no Rio de Janeiro e  os polos operacionais de Alagoas e Bahia. Maior controle e flexibilidade na gestão de documentos O GREENDOCS, destaca-se por ser uma plataforma integrada de GED/BPMS/EDMS, oferecendo flexibilidade e escalabilidade no gerenciamento de documentos técnicos e processos de engenharia. Esse controle garante maior eficiência ao projeto, e auxilia a equipe a mitigar riscos como atrasos ou perdas que podem ser causadas pela falta de assimetria na informação.  Neste contexto o GREENDOCS permite que os usuários possam cadastrar, armazenar e gerir de maneira eficiente informações de projetos, o que inclui detalhes dos proponentes, andamento, metas, cronogramas e controle financeiro. E então: assim como a Origem Energia quer garantir maior agilidade e segurança para os projetos e processos de sua organização?  Conheça um pouco mais dessa – e de outras soluções baseadas em governança de dados da W3K – clicando aqui. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gerenciamento de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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Aplicações de Gestão da Qualidade e SGI garantem conformidade em auditorias

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Garantir a qualidade na entrega de produtos e serviços, e manter a conformidade com normas e regulamentações, está entre os principais desafios enfrentados pelos gestores de empresas. Isso porque esses dois aspectos impactam diretamente na gestão e nos resultados da organização. Como forma de auxiliar empresas de diversos segmentos a otimizarem seus processos de maneira rápida e segura, nosso software GREENDOCS,  possui uma solução completa para Gestão da Qualidade e Sistemas de Gestão Integrados (SGI). Além de ser uma obrigação, no cenário competitivo em que vivemos, manter padrões elevados de qualidade em produtos e serviços se constitui também em uma vantagem estratégica para as empresas. Nesse contexto a aplicação de Qualidade e SGI provê mais controle e consistência de documentos e registros da qualidade, facilitando a colaboração e distribuição de padrões e normas, estabelece processos de inspeção, rastreamento de não conformidades e implementação de ações corretivas de forma eficiente. Para garantir esse diferencial utilizamos recursos avançados de controle e monitoramento. Outro aspecto importante da aplicação está relacionado à gestão de riscos – componente essencial para a Gestão da Qualidade e SGI. Ele garante que potenciais ameaças à conformidade e à eficiência operacional sejam identificadas, avaliadas e mitigadas de forma proativa, centralizando o controle e a documentação das ações corretivas e preventivas. Além de assegurar a qualidade e a conformidade com normas e regulamentações, nossa plataforma também promove a cultura da melhoria contínua e a busca pela excelência operacional.  E quais são os principais benefícios para minha empresa? Entre os principais benefícios das aplicações está a automatização do processo de controle e atualização da lista mestra – diferencial que elimina a gestão manual e garante acesso às versões atualizadas de documentos por todos os colaboradores, reduzindo erros e não conformidades. A automação agiliza a revisão e aprovação de documentos, facilita auditorias internas e externas, rastreando todo o histórico de ações e garantindo transparência e conformidade. Ele também melhora a eficiência do sistema de gestão, assegurando a conformidade contínua com as regulamentações. Ainda  falando sobre as regulamentações, o GREENDOCS permite que desvios de padrões de qualidade sejam identificados através de funcionalidades avançadas de gestão de não-conformidades. A aplicação pode automatizar ações corretivas e preventivas (CAPAs), análise de causa, planos de ação e atribuir responsabilidades, garantindo a resolução eficiente do desvio identificado. Outro aspecto diz respeito à garantia da qualidade de fornecedores. O GREENDOCS possui funcionalidades para monitorar o desempenho de parceiros, centralizando a tramitação de documentos técnicos, aumentando a visibilidade e a confiabilidade em todos os seus processos.  A aplicação também emite relatórios e dashboards em Power BI de maneira integrada na plataforma, fornecendo atualização em tempo real na nuvem e disponíveis de forma automatizada. A tecnologia embarcada da W3K também permite análises avançadas em Business Intelligence.  Sobre a análise de dados, nossa aplicação também fornece insights para melhoria contínua, oferecendo recursos avançados e personalizados para gerar relatórios. Esses documentos permitem a análise de tendências e a identificação de oportunidades, transformando-as em insumos valiosos para tomada de decisão estratégica.  A plataforma também realiza a gestão completa da qualidade e KPI, monitorando o desempenho em tempo real, controlando processos e corrigindo desvios antes que possam impactar os resultados. Já para controlar e documentar rigorosamente alterações em processos e operações, oferecemos a aplicação ideal de Management of Change (MOC). Sua função é apoiar no gerenciamento eficaz dos processos de mudança em operações e projetos.  Com recursos de fluxo de trabalho personalizáveis, é possível documentar, revisar e aprovar mudanças em conformidade com regulamentações e minimizando os riscos. Também é possível automatizar o registro e acompanhamento de incidentes e acidentes, garantindo que cada etapa seja documentada e tratada de forma eficaz, facilitando a análise e prevenindo recorrências. A aplicação contribui ainda para que a empresa mantenha sua equipe sempre alinhada com os padrões de qualidade, através de um processo de treinamento totalmente automatizado. O GREENDOCS distribui automaticamente as pendências de treinamento para os colaboradores, notificando-os por e-mail sobre a necessidade de participar das capacitações e registrar sua conformidade. Além disso, o software garante o controle completo das etapas e a rastreabilidade de cada treinamento, assegurando o desenvolvimento contínuo da sua equipe e a conformidade com as normas exigidas. Solução Business Apps simplifica a gestão de documentos A aplicação faz parte da solução Business Apps, que através do software Greendocs, também simplifica a gestão de documentos essenciais para auditorias e conformidade com normas, centralizando o acesso, e automatizando fluxos de aprovações. Esse fator garante que todos os colaboradores e fornecedores tenham a versão mais atualizada de procedimentos, manuais e políticas, o que permite maior agilidade na tomada de decisão, mitigando eventuais riscos.  Nossa aplicação de Gestão da Qualidade e SGI tambsém permite personalizar o processo de acordo com o modelo de negócio de cada empresa, fornecendo uma solução centralizada para o fluxo existente, e mantendo as principais metodologias de mercado, o que inclui 5S, Six Sigma, 5W2H, 5 Porquês, Ishikawa, Ciclo PDCA, 8D e checklists para análise de eficiência e eficácia. O software também contribui com a sustentabilidade ambiental, reduzindo significativamente o uso de papel através da gestão documental online.  Para conhecer mais sobre nossa aplicação de Gestão da Qualidade e SGI,  acesse nosso site. Caso queira receber um atendimento personalizado de nossa equipe, clique aqui. 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GREENDOCS garante maior agilidade nos processos do SENAI CIMATEC

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A parceria entre a W3K e o SENAI CIMATEC está garantindo maior agilidade e controle para os fluxos de trabalho da organização. A utilização do software GREENDOCS permite que a equipe do SENAI CIMATEC, o qual está localizado em Salvador (BA),  possa realizar o gerenciamento de documentos de maneira mais rápida e segura. O SENAI CIMATEC utiliza a aplicação de EDMS (Gerenciamento Eletrônico de Documentos de Engenharia), além de aplicações como databook, documentos técnicos, Guia de Remessa de Documentos (GRD) e lista de documentos, o qual possibilita que laudos, registros, históricos e as evidências dos projetos sejam localizadas muito mais rápido – diferencial que evita a Assimetria da Informação. Sua implantação tem como objetivo reunir e organizar esses dados, permitindo consultas, atualizações e assegurando a integridade das informações armazenadas em nuvem entre diferentes partes envolvidas em um projeto. Conforme Eneida Brito, da área de Desenvolvimento de Produtos Industriais, antes da implantação do GREENDOCS, todo o processo de gestão de documentos era realizado de maneira interna e externa, através de remessa de documentos. “Tínhamos uma planilha eletrônica e as validações eram feitas por e-mail, o que demandava um tempo considerável da equipe”, lembrou Eneida. Segundo ela, depois da implantação da ferramenta, os prazos foram reduzidos consideravelmente. “Hoje, em regra, temos um prazo que pode variar entre cinco e 15 dias para a consolidação. Temos projetos robustos, que envolvem muitas áreas e parceiros, e por isso requerem maior agilidade, o que só conseguimos com o GREENDOCS”, ressaltou. Empresa observa maior segurança e rastreabilidade nos processos Outro aspecto positivo observado pela empresa desde a implantação do software se refere à segurança da informação e a rastreabilidade dos documentos. Eneida, destacou a facilidade que a equipe possui para acessar os documentos na plataforma em função da centralidade no armazenamento dos arquivos.  “Com a implantação do GREENDOCS temos a segurança da informação. Sempre que preciso buscar documentos no sistema, sei onde encontrá-los facilmente”, pontuou. Ela comentou também que o SENAI CIMATEC conheceu a plataforma GREENDOCS em 2020, logo no começo da pandemia da Covid-19.  Naquela oportunidade, a pedido do seu líder da área, Luiz Flávio da Silva, foi iniciada a busca por uma solução para o gerenciamento de documentos técnicos de engenharia. Inicialmente ela procurou em sua rede parceiros, mas as soluções disponíveis não possuíam os processos necessários para controle e rastreabilidade no armazenamento dos dados que a organização necessitava.  Durante esse processo, o SENAI CIMATEC chegou até a W3K, e após conhecer a solução, firmou a parceria. Eneida revelou ainda que a experiência tem sido tão positiva que a solução está sendo levada para outras áreas do SENAI. “Iniciamos em 2022 com um projeto piloto em nossa área de óleo e gás, a plataforma vem sendo ampliada para outras áreas, finalizou. Referência em educação, ciência, tecnologia e inovação, o SENAI CIMATEC tem como objetivo desenvolver a indústria e formar profissionais, desde o ensino técnico até o doutorado. Ligado ao sistema FIEB (Federação das Indústrias do Estado da Bahia), o SENAI CIMATEC reúne Centro Tecnológico, Centro Universitário e Escola Técnica. A instituição atua em diversas áreas da indústria, o que inclui manufatura, sistemas em saúde, robótica e inteligência artificial.  E então: assim como o SENAI CIMATEC quer garantir maior agilidade e segurança para os projetos e processos de sua organização? Conheça mais dessa – e de outras soluções baseadas em governança de dados da W3K – clicando aqui. Conheça cases de outras organizações que já implementaram a plataforma acesse nosso blog. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gerenciamento de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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Entenda como a gestão de documentos contribui para as boas práticas de Compliance

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Cada vez mais as empresas estão procurando o correto alinhamento entre a gestão estratégica de negócios e as boas práticas de Compliance. Isso porque a função do Compliance é manter os padrões éticos e profissionais estabelecidos por aquela organização, tanto com seu público interno (colaboradores), quanto externo (fornecedores e demais parceiros comerciais). Nesse contexto, as soluções da W3K têm como objetivo garantir maior agilidade e transparência aos processos, em conformidade com as normas vigentes, através da gestão eficiente de documentos. E é justamente com foco em garantir essa conformidade, que a W3K desenvolveu  o produto GREENDOCS. A ferramenta, que já faz parte da rotina de centenas de empresas, possui diversas funcionalidades, e consiste em um gerenciador de documentos e processos totalmente adaptável ao modelo de negócio da empresa, contribuindo para a melhoria da gestão e eficiência operacional. O software garante maior rastreabilidade e segurança no ambiente compartilhado de dados. O GREENDOCS consegue lidar com altos volumes de conteúdos técnicos por meio da gestão automatizada, facilitando o fluxo de documentos internos e os trâmites com fornecedores. Este movimento dá maior agilidade aos módulos de auditoria e formatação das entregas. Sua implementação tem como objetivo reunir e organizar esses dados, permitindo consultas, atualizações e assegurando a integridade das informações armazenadas em nuvem. Esse diferencial garante auditabilidade, assertividade e agilidade nos documentos envolvidos nos projetos, e ainda a interoperabilidade entre cliente, fornecedores e parceiros, tudo de maneira ágil e transparente. Sua utilização evita eventuais problemas de comunicação entre as partes interessadas. E qual é a relação entre Compliance e Governança?  O Compliance também está amplamente ligado à Governança. Isso porque a Governança tem o papel de indicar as melhores práticas para uma gestão mais eficaz e transparente, permitindo maior assertividade na tomada de decisão gerencial. Ela está baseada em quatro pilares: equidade, transparência, prestação de contas e responsabilidade corporativa.  As ações relacionadas ao tema geram ainda outros benefícios como redução de custos e otimização de processos. Além disso, atuar conforme esses padrões também amplia a competitividade do setor empresarial, tendo em vista que empresas pautadas pela Governança transmitem maior confiança ao ambiente de negócios. Já o Compliance está em conformidade com a Lei Anticorrupção (2013), que prevê mecanismos para coibir práticas corruptas nas empresas, as quais passam pela implementação de iniciativas antifraude e auditorias. Diante disso, garantir que esses processos sejam cumpridos por todos os envolvidos é o principal desafio. Além de deixar o processo mais ágil, essas iniciativas também garantem maior transparência às atividades rotineiras, como é o caso do relacionamento com fornecedores. Conheça um pouco mais das soluções baseadas em governança de dados da W3K, clicando aqui. Nossos softwares têm como objetivo fomentar a transformação digital nas empresas, garantindo rapidez, rastreabilidade e transparência aos processos organizacionais. Para ficar atualizado sobre governança da informação, tecnologia, inovação e gestão de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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GREENDOCS garante maior agilidade e controle para os processos de RH da SLC Máquinas

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A parceria entre a W3K e a SLC Máquinas – empresa que atua no segmento de máquinas e equipamentos agrícolas há mais de 50 anos – está garantindo maior agilidade aos processos da organização. A SLC utiliza o GREENDOCS para realizar o gerenciamento de documentos técnicos e processos de RH, proporcionando redução de custos, e maior agilidade e controle para os fluxos de trabalho da empresa. A gerente de DHO e Sustentabilidade da SLC, Rosileni Segatto, comentou que antes da implantação do GREENDOCS, todo o fluxo de documentos do setor de RH da empresa era feito de maneira manual. “Todos os documentos eram impressos na matriz em Cruz Alta e enviados por malote para as filiais para que recolhessem as assinaturas junto a seus colaboradores. Depois estes documentos deveriam ser enviados novamente para conferência e arquivamento na matriz,”, lembrou a gerente.  Ela comentou que todo esse processo, além de demandar da equipe um tempo maior para a conclusão dos processos organizacionais, o que inclui o envio por malote e o posterior arquivamento, estava sujeito a eventuais problemas de fluxo e perdas. “Tínhamos muitas situações de falta de assinaturas, perda de malotes e de documentos, por exemplo, além da demora para conferência e arquivo dos mesmos”, enfatizou Rosileni.  Ela relatou que além da agilidade no fluxo de documentos, a SLC Máquinas conseguiu reduzir também os custos envolvidos com a impressão desses documentos e com o transporte de malotes entre as filiais. A SLC conta hoje com mais de 1,1 mil funcionários distribuídos em suas 30 filiais espalhadas pelo Rio Grande do Sul. Empresa já identifica aumento de produtividade Rosileni comentou ainda que a empresa já observou uma melhora significativa em sua produtividade desde a implantação da solução. “Com certeza, após a implantação do GREENDOCS conseguimos ter uma gestão de arquivos muito mais ágil e rápida”, destacou a gerente.  Conforme Rosileni, a SLC consegue identificar ainda outros benefícios em suas rotinas administrativas, entre eles a facilidade no acesso aos documentos, e a centralização do armazenamento de arquivos. Com relação a este último, conforme a gerente, é um dos benefícios mais importantes da ferramenta, considerando que o departamento de administração e pessoal não está todo no mesmo espaço físico. Além de garantir maior segurança, controle e governança aos processos organizacionais, outro benefício se refere à redução de custos com impressão de papéis. Isso porque o uso do GREENDOCS reduz gastos com impressão, descarte e outros insumos, o que fortalece a relação de cuidado e respeito ao meio ambiente.  E quais são os diferenciais de nossa aplicação para o RH? A aplicação da W3K com foco na área de RH tem como objetivo simplificar a gestão de documentos. A solução realiza a armazenagem e a organização desses volumes, agilizando o acesso a documentos relacionados aos funcionários daquela organização, o que inclui contratos de trabalho, avaliações de desempenho, registros de treinamento, dentre outros. Com relação aos processos de RH, em específico, a solução da W3K também desempenha um papel importante. Por meio da plataforma é possível automatizar tarefas como admissões, desligamentos, solicitações de benefícios e avaliações de desempenho. Com fluxos de trabalho personalizáveis e recursos de notificação, é possível otimizar processos, reduzir erros e melhorar a eficiência desse setor fundamental para o bom desempenho de qualquer organização.  A solução de RH da W3K se adapta perfeitamente aos processos e demandas atuais da empresa, fornecendo uma solução centralizada para o fluxo existente, com foco em segurança e rastreabilidade no armazenamento dos dados. Para conhecer cases de outras organizações que já implementaram a plataforma clique aqui. E então: assim como a SLC Máquinas quer garantir maior agilidade e segurança para os projetos e processos de sua organização? Conheça mais dessa – e de outras soluções baseadas em governança de dados da W3K – clicando aqui. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gerenciamento de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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Como o GREENDOCS pode melhorar a eficiência de sua empresa

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O GREENDOCS leva governança da informação ao ambiente corporativo. A ferramenta, que já faz parte da rotina de centenas de empresas, tanto no Brasil, quanto no exterior, consiste em um gerenciador de documentos e processos totalmente adaptável ao modelo de negócio de seus clientes, contribuindo para a melhoria da gestão e eficiência operacional.  Por ser uma plataforma integrada de GED/BPMS/EDMS, o GREENDOCS oferece flexibilidade e escalabilidade no gerenciamento de documentos técnicos e processos de engenharia, por exemplo. De maneira prática e funcional, a plataforma atua no gerenciamento de documentos, fornecendo suporte para modelagem, virtualização e automatização dos processos, tudo isso sem esquecer da segurança e da transparência no armazenamento dos dados, configurando-se em uma solução completa e centralizada, para empresas que desejam gerir, disponibilizar e manter online os seus documentos corporativos.  Nesse contexto, a digitalização de documentos facilita algumas rotinas da empresa, como por exemplo a gestão de contratos. Sua implementação tem como objetivo reunir e organizar esses dados, permitindo consultas e atualizações, e assegurando a integridade das informações armazenadas em nuvem. Esse diferencial garante auditabilidade, assertividade e agilidade nos documentos envolvidos, e ainda a interoperabilidade entre cliente, fornecedores e parceiros.   O GREENDOCS consegue lidar com altos volumes de conteúdos técnicos por meio da gestão automatizada, facilitando o fluxo de documentos internos e os trâmites com fornecedores. Este movimento garante ainda maior agilidade aos módulos de auditoria e formatação das entregas.  Software pode ser adaptado aos processos já existentes na empresa O GREENDOCS se adapta perfeitamente aos processos e demandas já existentes na empresa, fornecendo uma solução centralizada para o fluxo existente. Esse aspecto permite uma maior rastreabilidade e segurança no armazenamento de dados, evitando problemas relacionados à falta de assimetria da informação. A plataforma atua no gerenciamento de documentos, fornecendo suporte para modelagem, virtualização e automatização dos processos.  O software permite desde a captura dos documentos, independente do seu formato (físico ou digital), até a análise e emissão de relatórios – sendo que este último fator impacta diretamente na tomada de decisão gerencial.  Este ciclo compreende ainda os seguintes aspectos relacionados ao processo: Gestão de Documentos, Workflow e Automação, Armazenamento e Arquivamento, Recuperação e Pesquisa, Colaboração e Publicação, Gerenciamento do Ciclo de Vida, Compliance e Segurança, e Integração. Por sua vez, o motor de Business Process Management (BPM) do GREENDOCS permite uma gestão escalável aos negócios, contribuindo para as boas práticas de gestão, influenciando na melhoria contínua do ambiente corporativo.  Esse conjunto de ferramentas auxilia na modelagem, automatização, execução e otimização de processos de negócios. Tais ferramentas permitem que as organizações documentem de maneira visual seus processos, configurando fluxos de trabalho automatizados, e possam monitorar seu desempenho em tempo real – diferenciais que facilitam o ajuste de eventuais problemas de fluxo nos processos, e garantam a excelência operacional. Outro fator relevante relacionado ao GREENDOCS está relacionado à sustentabilidade ambiental. Isso porque o uso do software reduz gastos com impressão e outros insumos, o que fortalece a relação de cuidado e respeito ao meio ambiente – aspecto que está alinhado às boas práticas do Environmental, Social and Governance (ESG). Soluções digitais para negócios escaláveis – conheça mais sobre a W3K As soluções W3K contribuem para a transformação digital das empresas há 13 anos, auxiliando-as a se desenvolverem frente às demandas do mundo corporativo de forma escalável. Essa transformação gera menos custos aos processos organizacionais, além de contribuir para maior rastreabilidade e segurança no ambiente compartilhado de dados. Para saber um pouco mais dessa – e de outras soluções – baseadas em governança de dados da W3K clique aqui, Conheça também cases de empresas que já utilizam nossas plataformas em suas rotinas de gestão. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gestão de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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