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W3K Tecnologia agora é membro SAP® PartnerEdge® Open Ecosystem

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A W3K Tecnologia, empresa especializada no desenvolvimento de soluções de Governança da Informação para o mercado corporativo, agora é membro SAP® PartnerEdge® Open Ecosystem. O programa auxilia as empresas desenvolverem competências, ampliarem a sua presença no mercado e aumentarem o seu portfólio de soluções. Por meio dessa conexão, dados originados nos sistemas SAP, como ordens de serviço, informações de produção, controle de qualidade ou dados mestres, podem ser incorporados pelo nosso software de gestão GREENDOCS para complementar processos documentais e automatizar fluxos de trabalho. Na W3K estamos sempre em busca de parcerias estratégicas para qualificar ainda mais nossas soluções baseadas em Governança da Informação. Mantemos um roadmap detalhado do desenvolvimento de novas funcionalidades e melhorias de seus produtos, o que proporciona transparência e previsibilidade aos seus clientes. Nesse contexto, agora também somos membros SAP PartnerEdge Open Ecosystem — programa voltado à empresas que desenvolvem e constroem aplicativos, softwares e soluções integradas. Como membro do programa, a W3K tem a autorização necessária para explorar tecnologias da plataforma SAP e desenvolver integrações estratégicas.  A especialização Build no SAP PartnerEdge Open Ecosystem permite que a W3K possa desenvolver integrações seguras e eficientes entre o nosso software GREENDOCS e os sistemas SAP utilizados pelos clientes. O Build oferece ferramentas low-code, pro-code e de IA generativa, além de modelos e soluções predefinidas, dashboards de visibilidade de processos, integração e autenticação seguras, dentre outras funcionalidades. Ele fornece suporte de integração, e seus recursos incluem licenças de desenvolvimento e teste, guias de instalação e migração.  Dessa maneira, dados gerados e armazenados em nosso software, o que inclui registros, planos de ação, aprovações, atas de reuniões, relatórios e demais documentos corporativos, podem ser sincronizados com os módulos SAP — SAP S/4HANA, SAP PM, SAP Ariba, dentre outros. Nesse contexto, a integração do GREENDOCS com a SAP se torna um processo ágil e estratégico. Através dessa conexão, possibilitamos que empresas gerenciem dados e processos de forma eficiente e centralizada dentro do GREENDOCS, garantindo conformidade, segurança e otimização da gestão documental.  Esse compartilhamento contribui para melhorar a rastreabilidade e fortalecer a tomada de decisão baseada em dados atualizados e confiáveis — modelo data driven. Nossa expertise em integração nos permite utilizar as licenças de desenvolvimento on-premise e cloud da SAP para criar uma solução robusta e alinhada às necessidades do mercado, reforçando o compromisso da W3K em oferecer soluções tecnológicas avançadas e totalmente compatíveis com os padrões SAP. GREENDOCS faz integração com outras ferramentas de gestão O GREENDOCS se adapta perfeitamente aos processos e demandas da empresa, complementando as ferramentas de gestão já existentes em uma empresa. O software realiza o gerenciamento de documentos e processos, fornecendo suporte para modelagem, virtualização e automatização dos processos.  Uma das vantagens da utilização do software é justamente a possibilidade de integração com outras plataformas já existentes, o que inclui outros ERPs e CRM. Dessa maneira não é necessário que a organização se desfaça dos softwares que já utiliza atualmente em suas rotinas administrativas. a solução permite acesso rápido (e centralizado), controle de vigências, regras de aprovação e permissionamentos, e criação de fluxos totalmente automatizados, tornando o processo mais ágil e dinâmico. O GREENDOCS faz parte do Framework W3K para a transformação digital — modelo de negócio que proporciona maior fluidez e controle em ambientes complexos de informação. Se deseja receber um atendimento personalizado de nossa equipe, clique aqui. Software pode ser adaptado a diversos segmentos de negócio Fundada em 2011, a W3K surgiu na área de engenharia. Nossos primeiros clientes foram do setor industrial, para os quais desenvolvemos uma aplicação voltada especificamente para atender esse segmento. Por ser um software versátil e configurável, com diversas aplicações que auxiliam áreas e equipes da empresa, com o passar dos anos ampliamos nosso escopo de atuação e portfólio de soluções, passando a atuar também em outros mercados.  Entre nossos principais segmentos de atuação estão: agroindústria, energia, fertilizantes, mineração, oléo e gás, petroquímica, plásticos, química, siderurgia, papel e celulose, fabricantes de bens de capital para indústria de base, serviços de saúde, setor público, entre outros. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gerenciamento de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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W3K lança nova interface do software de gestão GREENDOCS

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Para garantir a inovação e a qualidade de seus produtos, a W3K mantém um roadmap detalhado do desenvolvimento de novas funcionalidades e melhorias de seus produtos, o que proporciona transparência e previsibilidade aos seus clientes. A melhoria mais recente prevê o lançamento de uma nova interface para o software GREENDOCS — gerenciador de documentos e processos totalmente adaptável ao modelo de negócio das empresas, fornecendo uma solução centralizada para o fluxo existente na empresa. A nova atualização do GREENDOCS vai possibilitar uma transformação em sua usabilidade. Para proporcionar uma melhor experiência aos usuários, foi desenvolvido um layout padronizado e unificado, os quais transmitem mais modernidade e inovação. A interface apresenta um visual mais objetivo e harmônico, proporcionando uma experiência ainda mais intuitiva. Com uma estrutura otimizada, a navegação se tornou ainda mais rápida e fluida, simplificando tanto a busca por documentos já existentes quanto o preenchimento dos campos para os novos. Essas melhorias não só facilitam suas operações diárias, mas também agilizam a produtividade dos seus processos. O GREENDOCS também possui visualização nativa de vários formatos, o que inclui o pacote Office, além de permitir que o usuário consiga visualizar seus arquivos em 3D. O processo de melhoria contínua também é outro recurso relevante, pois auxilia na identificação de oportunidades de aprimoramento nos processos de nossos clientes, priorizando a otimização de resultados e garantindo uma melhor experiência. O CTO da W3K Tecnologia, Igor Klafke, comentou que o projeto de atualização da interface do software começou há quase dois anos. Destacou que, mais do que apenas criar um novo layout, os esforços do time de desenvolvimento se voltaram para construir mudanças significativas no GREENDOCS. Esses aspectos vão além do visual, e têm como objetivo oferecer uma melhor experiência aos usuários, mais tecnológica e intuitiva, e que impacte positivamente suas rotinas de trabalho.  Ele revelou também que antes de apresentar a nova interface do software para seus clientes, o time interno da empresa já está utilizando a plataforma com seu novo layout, como forma de testar suas novas funcionalidades e identificar eventuais pontos de melhoria — nesse período, alguns clientes também testaram a nova interface do GREENDOCS. Destacou que a inovação está presente no DNA da W3K desde o começo de sua trajetória, em 2011.  Nestes mais de 14 anos, a empresa tem acompanhado as tendências de tecnologia e inovação, e desde o ano passado, mantém um grupo de pesquisa focado no desenvolvimento de soluções baseadas em IA. “No ano passado implementamos um setor de pesquisa e inovação na W3K. Vamos experimentando até chegar a um protótipo, que depois é passado ao setor de desenvolvimento para que este produto seja estruturado e testado, para depois disponibilizar ao mercado”, revelou Igor Klafke. Essas iniciativas têm como objetivo aumentar a satisfação do cliente, reduzir a necessidade de suporte técnico, e garantir a fidelização.  GREENDOCS faz parte do Framework W3K para a transformação digital O GREENDOCS faz parte do Framework W3K para a transformação digital — modelo de negócio que proporciona maior fluidez e controle em ambientes complexos de informação. O Framework consiste em um conjunto estruturado de atividades e recursos estratégicos para tratar os desafios de processos na gestão empresarial. Seu objetivo é fomentar a transformação digital no ambiente compartilhado de dados, garantindo rapidez, rastreabilidade e transparência aos processos organizacionais.  O modelo atua sobre rotinas de negócio e governança, servindo como base para o design, implementação e entrega das nossas soluções, oferecendo maior flexibilidade e performance, e consistem em etapas de Definição de Escopo e Objetivos, Modelagem, Implementação, Conversão de Dados e Sustentação e Melhoria Contínua. Fatores como baixa automação de rotinas corporativas e dados não estruturados estão entre os principais motivadores que impactam na performance de uma organização. Eles são caracterizados, principalmente, pela existência de informações dispersas, duplicação de dados e documentos, controle por planilhas, baixa integração e ausência de plataformas digitais centralizadas. E é justamente com foco em resolver estas lacunas, as quais dificultam o monitoramento e sustentação da performance do processo de negócio, que o Framework da W3K atua.  Software complementa sistemas de gestão empresarial O GREENDOCS se adapta perfeitamente aos processos e demandas da empresa, complementando os sistemas de gestão já existentes (ERPs), CRMs (relacionamento com o cliente) e sistemas de planejamento e gestão de ativos, como por exemplo, o SAP-PM.  Dessa maneira não é necessário que a organização se desfaça dos sistemas que já utiliza, sendo possível integrar informações em um único software . Entre as principais vantagens do GREENDOCS podemos citar: flexibilidade de customização, ECM e BPM integrados, sistema em nuvem, escalabilidade, facilidade nas integrações, solução completa (tecnologia, serviços e assinaturas), dashboards e relatórios personalizados, atendimento humanizado, serviço de melhoria contínua e digitalização de acervo físicos.  Conheça aqui cases de empresas que já utilizam nossas soluções, tanto em suas rotinas administrativas, quanto na indústria de Base e Utilities. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gerenciamento de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k

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O papel da TI na Governança e na Conformidade das empresas

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A Governança e a Conformidade são aspectos fundamentais para garantir processos organizacionais mais seguros e eficientes. Esses são setores complementares, e contribuem para a eficácia e a segurança dos documentos de uma organização. Nesse contexto, a área de TI tem um papel muito relevante, pois além de gerir riscos, como vazamento de dados e ataques cibernéticos, deve auxiliar no alinhamento da estratégia de negócio das organizações. Sua função vai muito além do suporte técnico, pois esse setor atua como um pilar estratégico para garantir que os sistemas adotados pela empresa atendam aos requisitos de segurança, conformidade regulatória e eficiência operacional.  A Governança envolve a criação de políticas, processos e controles para a gestão dos dados dentro de uma organização, contribuindo para a transparência, equidade, prestação de contas e responsabilidade corporativa. Ela também assegura que os registros eletrônicos sejam mantidos em segurança. Já a Conformidade é o conjunto de práticas que atendem a padrões éticos e legais, bem como a regulamentações internas e externas. Nesse contexto, empresas que buscam uma gestão alinhada às boas práticas de Governança e Conformidade, aliada à estratégia empresarial, encontram em nossos softwares KeyDrive e GREENDOCS a solução ideal para suas demandas. No caso do KeyDrive, ele é uma solução completa para armazenagem de dados em nuvem. Diferente de outros drives e ECMs disponíveis no mercado, suas três camadas — armazenamento, transmissão e acesso — oferecem uma abordagem abrangente para garantir segurança, desempenho e conformidade durante toda a jornada do documento na nuvem. Além disso, o KeyDrive é um software pronto para uso, com ativação imediata e interface intuitiva. Já o GREENDOCS consiste em um gerenciador robusto de documentos e processos de gestão totalmente adaptável a diferentes segmentos e alinhado ao modelo de negócio das empresas, fornecendo uma solução centralizada para o fluxo existente na empresa — diferencial que permite maior rastreabilidade e segurança no armazenamento de dados. De maneira prática e funcional, o GREENDOCS atua no gerenciamento de documentos, fornecendo suporte para modelagem, virtualização e automatização dos processos, tudo isso sem esquecer da segurança e da transparência no armazenamento dos dados.  Em se tratando de segurança, ambos os softwares possuem criptografia em nível de storage na transmissão de informações, e ainda uma camada de criptografia (extra) no armazenamento de dados na nuvem, o que aumenta a proteção de dados do cliente. Tanto GREENDOCS, quanto KeyDrive, também possuem conformidade regulatória e auditoria facilitada, simplificando processos com rastreabilidade, relatórios detalhados e validação de dados Processos mais transparentes e alinhados à estratégia empresarial Além de assegurar a qualidade e a conformidade com normas e regulamentações, a adoção dos softwares de gestão da W3K facilita o acesso às informações, tornando os processos mais transparentes e alinhados às estratégias da empresa. Através da centralização de documentos, ele contribui para a redução de erros humanos, atrasos, retrabalho e eventuais multas por descumprimento da legislação ou perda de prazos. Isso porque a plataforma emite alertas automáticos de vencimento, status de atividades e controle de versões para que os gestores responsáveis não percam os prazos.  Com a utilização do GREENDOCS, laudos, registros, históricos e evidências são localizadas muito mais rápido, evitando riscos operacionais e legais. Sua implementação tem como objetivo reunir e organizar esses dados, permitindo consultas, atualizações e assegurando a integridade das informações armazenadas em nuvem. Esse diferencial garante auditabilidade, assertividade e agilidade no fluxo de documentos em nuvem.  Já o KeyDrive, além das medidas de segurança e conformidade, possui outros fatores que o diferenciam das demais plataformas de controle de documentos e ECM comuns. Entre eles podemos citar sua capacidade de integração com os ambientes existentes do cliente, e adaptabilidade a diferentes necessidades de negócio e volumes de documentos (escalabilidade). Outro fator importante, em especial para equipes que trabalham em formato online, é a possibilidade de colaboração remota, relacionada a gestão do arquivo, como acesso, transmissão segura, compartilhamento e comentários em tempo real. Gestão de documentos simplificada e em conformidade com normas De forma geral, todos os setores estão sujeitos a regulações, incluindo energia, finanças, agroindustrial, mineração, óleo e gás, industrial, engenharia, papel e celulose, alimentício, meio ambiente, saúde, entre outros. Dessa maneira o chamado compliance regulatório tem como função organizar a empresa para que ela cumpra os requisitos fixados pelo governo ou órgãos reguladores, dentre eles Anvisa, Ibama, Inmetro, Ministério da Agricultura, Marinha do Brasil, MAPA, ANEEL, Regulamento de Sistema de Gerenciamento da Segurança Operacional (SGSO), dentre outros. E cabe ao profissional de TI avaliar diferentes softwares e plataformas para garantir que estas atendam às exigências de Governança e Conformidade. A equipe de TI também deve liderar o processo de implementação, realizando a integração com outras ferramentas já utilizadas pela empresa. Ao participar de maneira ativa da decisão da escolha de um software para gerir as informações, a TI reduz riscos de segurança e conformidade, melhorando o aproveitamento da tecnologia existente e evitando retrabalho e custos desnecessários.  Nesse contexto, os softwares da W3K são uma ótima alternativa para esses profissionais. Nossas soluções simplificam a gestão de documentos críticos e conformidade com normas, centralizando o acesso e automatizando fluxos de aprovações. Esse fator garante que todos os colaboradores e fornecedores tenham a versão mais atualizada de procedimentos, manuais e políticas, o que permite maior agilidade na tomada de decisão, mitigando eventuais riscos. Conheça mais sobre nossas soluções e entenda como seus recursos avançados para uma gestão mais eficaz dos documentos podem contribuir para a governança de sua empresa. Clique aqui e receba um atendimento personalizado do nosso time. Para ficar atualizado sobre governança da informação, tecnologia, inovação e gestão de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

Español

GREENDOCS complementa los sistemas de gestión empresarial

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O GREENDOCS de W3K se adapta perfectamente a los procesos y demandas de las empresas. El software gestiona documentos, brindando soporte para el modelado, la virtualización y la automatización de procesos, complementando los sistemas de gestión existentes. Contempla la implementación de una plataforma digital centralizada para resolver problemas relacionados con la gestión de procesos en las organizaciones. Independientemente del tamaño del desafío, ya sea la estandarización y centralización de información entre diferentes áreas y equipos de la empresa o el procesamiento de información con proveedores, las funcionalidades de GREENDOCS contribuyen a una gestión más eficiente de su negocio. El software se adapta perfectamente a los procesos y demandas de la empresa, complementando los sistemas de gestión empresarial (ERP), CRM (gestión de la relación con el cliente) y sistemas de planificación y gestión de activos existentes, como SAP-PM. De esta manera, no es necesario que la organización prescinda de los sistemas que utiliza actualmente en sus rutinas corporativas, permitiendo la integración de la información en un solo software. GREENDOCS permite un acceso rápido y centralizado, control de validez, reglas de aprobación, permisos, historial de actividades y creación de flujos totalmente automatizados con la posibilidad de incluir firmas digitales, así como crear paneles e informes personalizados para monitorear estadísticas y métricas, haciendo el proceso más ágil y dinámico. GREENDOCS permite a los usuarios registrar, almacenar y administrar eficientemente información, incluyendo la descripción de actividades por área y responsable, control de plazos y estado de acciones así como la identificación de documentos pendientes. Sin perder el foco en la seguridad, el control y la simetría de la información, GREENDOCS opera en procesos de gestión que normalmente los sistemas convencionales del mercado no poseen la flexibilidad necesaria para cumplir. Estos sistemas a menudo presentan lagunas y no ofrecen el rendimiento ni la rentabilidad necesarios para satisfacer demandas específicas. Estas brechas, en varias situaciones, dificultan el monitoreo y el mantenimiento del desempeño del proceso, lo que también puede afectar la duración de los acuerdos de servicio (SLA) y representar un riesgo para la protección de datos. Descubra aquí casos de empresas que ya utilizan nuestras soluciones, tanto en sus rutinas administrativas como en la creación de nuevos proyectos. El software GREENDOCS es parte del Framework W3K para la transformación digital, un modelo de negocio que proporciona mayor fluidez y control en entornos de información complejos. ¿Y cómo funciona el Framework W3K? El Framework W3K consta de un conjunto estructurado de actividades y recursos estratégicos para abordar los desafíos de los procesos en la gestión empresarial. Su objetivo es fomentar la transformación digital en el entorno de datos compartidos, asegurando rapidez, trazabilidad y transparencia a los procesos organizacionales. El modelo actúa sobre las rutinas de negocio y de gobierno, sirviendo de base para el diseño, implementación y entrega de nuestras soluciones, ofreciendo mayor flexibilidad y rendimiento. Se compone de las siguientes etapas: Definición de Alcance y Objetivos, Modelado, Implementación, Conversión y Soporte de Datos y Mejora Continua. A través de esta estructura de actividades y recursos, entregamos soluciones subdivididas en tres ejes:  ¿Y por qué debería implementar GREENDOCS en mi empresa? Entre las principales ventajas de GREENDOCS podemos mencionar: flexibilidad de personalización, ECM y BPM integrados, sistema en la nube, escalabilidad, facilidad de integración, solución completa (tecnología, servicios y suscripciones), paneles e informes personalizados, servicio humanizado, servicio de mejora continua y firma digital. Respecto a este último aspecto, la firma electrónica no requiere el uso de papel y tiene validez legal. Este mecanismo permite a las partes firmar documentos directamente en la plataforma, con seguimiento en tiempo real de todas las etapas y agentes vinculados al contrato, lo que brinda mayor seguridad y confiabilidad al proceso. Si desea recibir un servicio personalizado de nuestro equipo, haga clic aquí. Para mantenerse actualizado sobre tecnología, innovación y gestión de datos, siga nuestro perfil en las redes sociales en @w3k.

Español

El papel de la Gestión de Riesgos en el éxito de procesos críticos y proyectos complejos

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Fundamental para garantizar el éxito de procesos críticos y proyectos complejos, la Gestión de Riesgos es parte de una estrategia de gestión proactiva, que permite la rápida identificación de amenazas potenciales para el cumplimiento y la eficiencia operativa. Además de preparar al equipo para situaciones inesperadas, automatizar este proceso permite anticipar problemas y mitigar posibles riesgos que podrían interferir en la ejecución del proyecto. Con la Gestión de Riesgos es posible identificar, evaluar y actuar proactivamente, centralizando el control y la documentación de las acciones correctivas y preventivas. La automatización acelera la revisión y aprobación de documentos, facilitando las auditorías internas y externas y rastreando todo el historial de acciones con un enfoque en la transparencia y el cumplimiento. Su implementación también mejora la eficiencia del sistema de gestión, brindando apoyo a la gestión efectiva de los procesos de cambio en operaciones y proyectos. Existen muchos riesgos internos que pueden constituir amenazas potenciales para la gestión empresarial, incluidos retrasos en las entregas, contaminación ambiental, fallas de equipos, fugas de datos, violaciones de estándares técnicos, entre otros. El seguimiento continuo indica qué riesgos son más probables de ocurrir y su gravedad real, señalando cuáles de ellos requieren una intervención inmediata, centralizando el control y la documentación de las acciones correctivas y preventivas. El sistema incluso tiene una alerta de fecha límite. Cuando se trata de proyectos, la Gestión de Riesgos debe implementarse, preferentemente, durante la fase de planificación del proyecto, donde es posible identificar de manera más efectiva los riesgos potenciales y sus respectivos impactos. Esta planificación, realizada en una etapa inicial, permite un mejor seguimiento de las acciones a desarrollar por el equipo. La información para preparar esta fase se puede recopilar mediante la consulta con los involucrados en el proyecto, quienes podrán indicar, en función de su experiencia, los riesgos que consideren relevantes. Junto con la identificación de estos aspectos, se deben analizar las probabilidades y sus posibles implicaciones para el buen funcionamiento del proyecto, especialmente en lo que respecta a los entregables. Además de afectar la productividad, cualquier retraso puede traducirse en pérdidas financieras para la organización. Definición de prioridades y plan de contingencia efectivo También es posible definir qué situaciones deben priorizarse, y si es necesaria alguna intervención. En este contexto, nuestro software GREENDOCS permite a una empresa automatizar la identificación y seguimiento de riesgos en todos los procesos. El software también cuenta con funciones para monitorear el desempeño de los proveedores, centralizar el procesamiento de documentos técnicos, aumentar la visibilidad y confiabilidad en todos los procesos. Sus capacidades de flujo de trabajo personalizables le permiten documentar, revisar y aprobar cambios que cumplan con las normativas, minimizando los riesgos relacionados con la ejecución del proyecto. También es posible automatizar el registro y seguimiento de incidentes y accidentes, asegurando que cada paso esté documentado y gestionado de manera efectiva, lo que facilita el análisis y la prevención de recurrencias. Estos elementos pueden brindar un apoyo importante para estructurar un plan de contingencia eficaz cuando sea necesario y sin complicaciones. Entre los principales segmentos que utilizan la Gestión de Riesgos en sus operaciones se encuentran: el sector agroindustrial, marítimo, minería, industria, petroquímica, petróleo y gas, ingeniería, energía, infraestructura, siderurgia, metalurgia, química, fertilizantes, entre otros. GREENDOCS garantiza el cumplimiento y la mejora continua Además de asegurar la calidad y el cumplimiento de estándares y regulaciones, GREENDOCS también promueve una cultura de mejora continua y la búsqueda de la excelencia operativa. La automatización acelera la revisión y aprobación de documentos, facilita las auditorías internas y externas, rastreando todo el historial de acciones y garantizando transparencia y cumplimiento. El software forma parte de nuestra aplicación de Gestión de Calidad y SGI, que proporciona un mayor control y coherencia en los documentos y registros de calidad. Estos elementos facilitan la colaboración y distribución de estándares y normas, estableciendo procesos de inspección, rastreo de no conformidades e implementación de acciones correctivas de manera eficiente. Para garantizar esta diferencia, utilizamos recursos avanzados de control y seguimiento. Entonces, ¿estás listo para implementar la Gestión de Riesgos en tu empresa? Nuestras soluciones W3K están alineadas con las buenas prácticas de gestión organizacional y Gobierno de la Información, asegurando calidad y eficiencia operativa. Descubre aquí casos de empresas que ya utilizan nuestras soluciones en sus rutinas organizativas. Para mantenerse actualizado sobre gobernanza de la información, tecnología, innovación y gestión de datos, sigue nuestro perfil en las redes sociales en @w3k.

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O papel da Gestão de Riscos no sucesso de processos críticos e projetos complexos

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Fundamental para garantir o sucesso de processos críticos e projetos complexos, a Gestão de Riscos faz parte de uma estratégia gerencial proativa, que permite a identificação rápida de potenciais ameaças à conformidade e à eficiência operacional. Além de preparar a equipe para situações inesperadas, automatizar esse processo permite antecipar problemas e mitigar eventuais riscos que possam interferir na execução do projeto. Com a Gestão de Riscos é possível identificar, avaliar e agir de forma proativa, centralizando o controle e a documentação das ações corretivas e preventivas. A automação agiliza a revisão e a aprovação de documentos, facilitando auditorias internas e externas, e rastreando todo o histórico de ações com foco na transparência e na conformidade. Sua implantação também melhora a eficiência do sistema de gestão, fornecendo apoio no gerenciamento eficaz dos processos de mudança em operações e projetos. Existem muitos riscos internos que podem se configurar em potenciais ameaças à gestão empresarial, dentre eles atrasos nas entregas, contaminações ambientais, falhas de equipamentos, vazamento de dados, violação de normas técnicas, dentre outros. O monitoramento contínuo indica quais riscos possuem mais probabilidade de ocorrerem e sua real gravidade, indicando quais deles precisam de intervenção imediata, centralizando o controle e a documentação das ações corretivas e preventivas. Inclusive o sistema possui um alerta de prazos. Em se tratando de projetos, a Gestão de Riscos deve ser elaborada, preferencialmente, durante a fase de planejamento do projeto, onde é possível identificar de maneira mais efetiva os riscos em potencial e os seus respectivos impactos. Quando realizado na etapa inicial, esse planejamento permite um melhor acompanhamento das ações a serem desenvolvidas pela equipe.  As informações para elaboração dessa fase podem ser coletadas a partir da consulta aos próprios envolvidos no projeto, que poderão indicar, com base em sua expertise, os riscos que consideram relevantes. Juntamente com a identificação desses aspectos, deverão ser analisadas as probabilidades e suas possíveis implicações para o bom andamento do projeto, em especial no que se refere aos entregáveis. Além de impactar a produtividade, eventuais atrasos podem se traduzir em perdas financeiras para a organização. Definição de prioridades e plano eficaz de contingência Também é possível definir quais situações deverão ser priorizadas, caso seja necessária alguma intervenção. Nesse contexto, nosso software GREENDOCS permite que uma empresa possa automatizar a identificação e o acompanhamento de riscos em todos os processos. O software também possui funcionalidades para monitorar o desempenho de fornecedores, centralizando a tramitação de documentos técnicos, aumentando a visibilidade e a confiabilidade em todos os seus processos.  Seus recursos de fluxo de trabalho personalizáveis possibilitam documentar, revisar e aprovar mudanças em conformidade com regulamentações, minimizando os riscos relacionados à execução do projeto. Também é possível automatizar o registro e acompanhamento de incidentes e acidentes, garantindo que cada etapa seja documentada e tratada de forma eficaz, o que facilita a análise e a prevenção de recorrências.  Esses elementos poderão fornecer subsídios importantes para a estruturação de um plano eficaz de contingência sempre que necessário — e sem atropelos. Entre os principais segmentos que utilizam a Gestão de Riscos em suas operações estão: Agroindustrial, Marítimo, Mineração, Indústria, Petroquímico, Óleo e Gás, Engenharia, Energia, Infraestrutura, Siderurgia, Metalurgia, Químico, Fertilizantes, entre outros. GREENDOCS garante conformidade e melhoria contínua Além de assegurar a qualidade e a conformidade com normas e regulações, o GREENDOCS também promove a cultura da melhoria contínua e a busca pela excelência operacional. A automação agiliza a revisão e aprovação de documentos, facilita auditorias internas e externas, rastreando todo o histórico de ações e garantindo transparência e conformidade.  O software faz parte da nossa aplicação de Gestão da Qualidade e SGI, que provê maior controle e consistência de documentos e registros da qualidade. Esses elementos facilitam a colaboração e distribuição de padrões e normas, estabelecendo processos de inspeção, rastreamento de não conformidades e implementação de ações corretivas de forma eficiente. Para garantir esse diferencial utilizamos recursos avançados de controle e monitoramento.  E então preparado para implementar a Gestão de Riscos em sua empresa? Nossas soluções da W3K estão alinhadas às boas práticas de gestão organizacional e Governança da Informação, garantindo a qualidade e a eficiência operacional. Conheça aqui cases de empresas que já utilizam nossas soluções em suas rotinas organizacionais. Para ficar atualizado sobre governança da informação, tecnologia, inovação e gestão de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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GREENDOCS complementa sistemas de gestão empresarial

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O GREENDOCS, da W3K, se adapta perfeitamente aos processos e demandas das empresas. O software realiza o gerenciamento de documentos, fornecendo suporte para modelagem, virtualização e automatização dos processos, complementando os sistemas de gestão já existentes. Ele contempla a implantação de uma plataforma digital centralizada para solucionar problemas relacionados à gestão de processos nas organizações.  Independente do tamanho do desafio, seja ele na padronização e centralização de informações entre diferentes áreas e equipes da empresa ou na tramitação de informações com fornecedores, as funcionalidades do GREENDOCS contribuem para uma gestão mais eficiente do seu negócio. O software se adapta perfeitamente aos processos e demandas da empresa, complementando os sistemas de gestão já existentes (ERPs), CRMs (relacionamento com o cliente) e sistemas de planejamento e gestão de ativos, como o SAP-PM.  Dessa maneira não é necessário que a organização se desfaça dos sistemas que já utiliza atualmente em suas rotinas corporativas, sendo possível integrar informações em um único software. O GREENDOCS permite acesso rápido (e centralizado), controle de vigências, regras de aprovação, permissionamentos, histórico de atividades e criação de fluxos totalmente automatizados com a possibilidade de incluir assinaturas digitais, e ainda criar dashboards e relatórios personalizados para monitorar estatísticas e métricas, tornando o processo mais ágil e dinâmico. O GREENDOCS permite que os usuários possam cadastrar, armazenar e gerir de maneira eficiente informações, incluindo descrição das atividades por área e responsáveis, controle de prazos e status de ações e identificar pendências de documentos. Sem perder foco em segurança, controle e simetria da informação, o GREENDOCS atua em processos de gestão em que normalmente os sistemas convencionais de mercado não possuem a flexibilidade necessária para atender. Muitas vezes eles apresentam lacunas e não oferecem a performance e a eficiência de custo necessárias para atender a demandas específicas. Esses gaps, em diversas situações, dificultam o monitoramento e sustentação da performance do processo, podendo impactar ainda no comprimento de acordos de serviço (SLAs) e levarem risco à proteção de dados. Conheça aqui cases de empresas que já utilizam nossas soluções, tanto em suas rotinas administrativas, quanto na criação de novos projetos. O software GREENDOCS faz parte do Framework W3K para a transformação digital — modelo de negócio que proporciona maior fluidez e controle em ambientes complexos de informação. E como funciona o Framework W3K?   O Framework W3K consiste em um conjunto estruturado de atividades e recursos estratégicos para tratar os desafios de processos na gestão empresarial. Seu objetivo é fomentar a transformação digital no ambiente compartilhado de dados, garantindo rapidez, rastreabilidade e transparência aos processos organizacionais.  O modelo atua sobre rotinas de negócio e governança, servindo como base para o design, implementação e entrega das nossas soluções, oferecendo maior flexibilidade e performance, e consistem em etapas de Definição de Escopo e Objetivos, Modelagem, Implementação, Conversão de Dados e Sustentação e Melhoria Contínua.  Através dessa estrutura de atividades e recursos, nós entregamos soluções subdivididas em três eixos: Asset Lifecycle Management — ALM (eficiência e desempenho do ciclo de produção e operação de ativos industriais para a indústria de base); Business Apps (solução personalizada para automatizar, gerenciar e digitalizar processos); e ECM/Archiving (solução para digitalizar, gerenciar e arquivar documentos de qualquer natureza, unindo físico e digital). E porque devo implantar o GREENDOCS em minha empresa? Entre as principais vantagens do GREENDOCS podemos citar: flexibilidade de customização, ECM e BPM integrados, sistema em nuvem, escalabilidade, facilidade nas integrações, solução completa (tecnologia, serviços e assinaturas), dashboards e relatórios personalizados, atendimento humanizado, serviço de melhoria contínua, e assinatura digital. Sobre este último item, a assinatura online dispensa o uso de papel e possui validade jurídica. Este mecanismo permite que as partes assinem documentos diretamente na plataforma, com acompanhamento em tempo real de todas as etapas e agentes ligados ao contrato, o que proporciona maior segurança e confiabilidade ao processo. Se deseja receber um atendimento personalizado de nossa equipe, clique aqui. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gerenciamento de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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GREENDOCS agiliza gestão de processos de engenharia da Origem Energia

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A Origem Energia, um dos principais players do onshore brasileiro, utiliza o GREENDOCS para realizar o gerenciamento de documentos técnicos e seus processos de engenharia. A experiência com o uso da plataforma tem sido tão positiva, que a empresa já avalia a possibilidade de ampliar o uso da ferramenta para outros setores da organização. As soluções da W3K para a Origem Energia incluem gestão de documentos de Qualidade, gestão da Mudança, Investigação de Acidentes, gestão de Estudos de Riscos, e o gerenciamento de Documentos Técnicos de Engenharia. No que se refere à área de Engenharia, em especial, a gestão de documentos e processos é fundamental para o andamento dos projetos, principalmente com relação a processos de criação e manutenção de estruturas, máquinas e sistemas.  Segundo a responsável pelo Controle de Documentos da Origem Energia, Simone Ramalho, a contratação da W3K se deu em função da necessidade que a empresa possuía em realizar o gerenciamento de seus documentos técnicos, de maneira segura e centralizada. “Quando temos uma base de dados organizada, fica mais fácil de rastrear, de resgatar a informação. Nós criamos aqui internamente uma conscientização de que tudo está no GREENDOCS e as pessoas já têm esse hábito de buscar as informações e dados que precisam direto na plataforma”, comentou Simone.  A centralização dos dados também garante auditabilidade, assertividade e agilidade nos documentos envolvidos nos projetos, e ainda a interoperabilidade entre cliente, fornecedores e parceiros.  Simone revelou ainda que a Origem já está avaliando ampliar a utilização da plataforma para outros setores. “O GREENDOCS está tomando uma proporção bem grande aqui na empresa. Vimos sua flexibilidade de configuração e estamos ampliando seu uso para a gestão de documentos de outras áreas também”, finalizou Simone Ramalho Fundada em 2017, a Origem Energia desenvolve soluções integradas para atender às necessidades energéticas do país. Sua infraestrutura compreende 32 concessões nos estados de Alagoas, Bahia, Espírito Santo e Rio Grande do Norte e investe em soluções integradas para atender as necessidades de energia do país. Sua infraestrutura abrange uma rede de 480 km de dutos, uma Unidade de Processamento de Gás Natural (UPGN) e acesso direto a um terminal de exportação de óleo para atender a um portfólio diversificado de clientes. A Origem é controlada pela Prisma Capital, gestora de ativos alternativos com R$15 bilhões em portfólio. Atualmente a empresa possui mais de mil profissionais, distribuídos entre o escritório no Rio de Janeiro e  os polos operacionais de Alagoas e Bahia. Maior controle e flexibilidade na gestão de documentos O GREENDOCS, destaca-se por ser uma plataforma integrada de GED/BPMS/EDMS, oferecendo flexibilidade e escalabilidade no gerenciamento de documentos técnicos e processos de engenharia. Esse controle garante maior eficiência ao projeto, e auxilia a equipe a mitigar riscos como atrasos ou perdas que podem ser causadas pela falta de assimetria na informação.  Neste contexto o GREENDOCS permite que os usuários possam cadastrar, armazenar e gerir de maneira eficiente informações de projetos, o que inclui detalhes dos proponentes, andamento, metas, cronogramas e controle financeiro. E então: assim como a Origem Energia quer garantir maior agilidade e segurança para os projetos e processos de sua organização?  Conheça um pouco mais dessa – e de outras soluções baseadas em governança de dados da W3K – clicando aqui. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gerenciamento de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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Aplicações de Gestão da Qualidade e SGI garantem conformidade em auditorias

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Garantir a qualidade na entrega de produtos e serviços, e manter a conformidade com normas e regulamentações, está entre os principais desafios enfrentados pelos gestores de empresas. Isso porque esses dois aspectos impactam diretamente na gestão e nos resultados da organização. Como forma de auxiliar empresas de diversos segmentos a otimizarem seus processos de maneira rápida e segura, nosso software GREENDOCS,  possui uma solução completa para Gestão da Qualidade e Sistemas de Gestão Integrados (SGI). Além de ser uma obrigação, no cenário competitivo em que vivemos, manter padrões elevados de qualidade em produtos e serviços se constitui também em uma vantagem estratégica para as empresas. Nesse contexto a aplicação de Qualidade e SGI provê mais controle e consistência de documentos e registros da qualidade, facilitando a colaboração e distribuição de padrões e normas, estabelece processos de inspeção, rastreamento de não conformidades e implementação de ações corretivas de forma eficiente. Para garantir esse diferencial utilizamos recursos avançados de controle e monitoramento. Outro aspecto importante da aplicação está relacionado à gestão de riscos – componente essencial para a Gestão da Qualidade e SGI. Ele garante que potenciais ameaças à conformidade e à eficiência operacional sejam identificadas, avaliadas e mitigadas de forma proativa, centralizando o controle e a documentação das ações corretivas e preventivas. Além de assegurar a qualidade e a conformidade com normas e regulamentações, nossa plataforma também promove a cultura da melhoria contínua e a busca pela excelência operacional.  E quais são os principais benefícios para minha empresa? Entre os principais benefícios das aplicações está a automatização do processo de controle e atualização da lista mestra – diferencial que elimina a gestão manual e garante acesso às versões atualizadas de documentos por todos os colaboradores, reduzindo erros e não conformidades. A automação agiliza a revisão e aprovação de documentos, facilita auditorias internas e externas, rastreando todo o histórico de ações e garantindo transparência e conformidade. Ele também melhora a eficiência do sistema de gestão, assegurando a conformidade contínua com as regulamentações. Ainda  falando sobre as regulamentações, o GREENDOCS permite que desvios de padrões de qualidade sejam identificados através de funcionalidades avançadas de gestão de não-conformidades. A aplicação pode automatizar ações corretivas e preventivas (CAPAs), análise de causa, planos de ação e atribuir responsabilidades, garantindo a resolução eficiente do desvio identificado. Outro aspecto diz respeito à garantia da qualidade de fornecedores. O GREENDOCS possui funcionalidades para monitorar o desempenho de parceiros, centralizando a tramitação de documentos técnicos, aumentando a visibilidade e a confiabilidade em todos os seus processos.  A aplicação também emite relatórios e dashboards em Power BI de maneira integrada na plataforma, fornecendo atualização em tempo real na nuvem e disponíveis de forma automatizada. A tecnologia embarcada da W3K também permite análises avançadas em Business Intelligence.  Sobre a análise de dados, nossa aplicação também fornece insights para melhoria contínua, oferecendo recursos avançados e personalizados para gerar relatórios. Esses documentos permitem a análise de tendências e a identificação de oportunidades, transformando-as em insumos valiosos para tomada de decisão estratégica.  A plataforma também realiza a gestão completa da qualidade e KPI, monitorando o desempenho em tempo real, controlando processos e corrigindo desvios antes que possam impactar os resultados. Já para controlar e documentar rigorosamente alterações em processos e operações, oferecemos a aplicação ideal de Management of Change (MOC). Sua função é apoiar no gerenciamento eficaz dos processos de mudança em operações e projetos.  Com recursos de fluxo de trabalho personalizáveis, é possível documentar, revisar e aprovar mudanças em conformidade com regulamentações e minimizando os riscos. Também é possível automatizar o registro e acompanhamento de incidentes e acidentes, garantindo que cada etapa seja documentada e tratada de forma eficaz, facilitando a análise e prevenindo recorrências. A aplicação contribui ainda para que a empresa mantenha sua equipe sempre alinhada com os padrões de qualidade, através de um processo de treinamento totalmente automatizado. O GREENDOCS distribui automaticamente as pendências de treinamento para os colaboradores, notificando-os por e-mail sobre a necessidade de participar das capacitações e registrar sua conformidade. Além disso, o software garante o controle completo das etapas e a rastreabilidade de cada treinamento, assegurando o desenvolvimento contínuo da sua equipe e a conformidade com as normas exigidas. Solução Business Apps simplifica a gestão de documentos A aplicação faz parte da solução Business Apps, que através do software Greendocs, também simplifica a gestão de documentos essenciais para auditorias e conformidade com normas, centralizando o acesso, e automatizando fluxos de aprovações. Esse fator garante que todos os colaboradores e fornecedores tenham a versão mais atualizada de procedimentos, manuais e políticas, o que permite maior agilidade na tomada de decisão, mitigando eventuais riscos.  Nossa aplicação de Gestão da Qualidade e SGI tambsém permite personalizar o processo de acordo com o modelo de negócio de cada empresa, fornecendo uma solução centralizada para o fluxo existente, e mantendo as principais metodologias de mercado, o que inclui 5S, Six Sigma, 5W2H, 5 Porquês, Ishikawa, Ciclo PDCA, 8D e checklists para análise de eficiência e eficácia. O software também contribui com a sustentabilidade ambiental, reduzindo significativamente o uso de papel através da gestão documental online.  Para conhecer mais sobre nossa aplicação de Gestão da Qualidade e SGI,  acesse nosso site. Caso queira receber um atendimento personalizado de nossa equipe, clique aqui. 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