Governança da Informação

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O papel da TI na Governança e na Conformidade das empresas

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A Governança e a Conformidade são aspectos fundamentais para garantir processos organizacionais mais seguros e eficientes. Esses são setores complementares, e contribuem para a eficácia e a segurança dos documentos de uma organização. Nesse contexto, a área de TI tem um papel muito relevante, pois além de gerir riscos, como vazamento de dados e ataques cibernéticos, deve auxiliar no alinhamento da estratégia de negócio das organizações. Sua função vai muito além do suporte técnico, pois esse setor atua como um pilar estratégico para garantir que os sistemas adotados pela empresa atendam aos requisitos de segurança, conformidade regulatória e eficiência operacional.  A Governança envolve a criação de políticas, processos e controles para a gestão dos dados dentro de uma organização, contribuindo para a transparência, equidade, prestação de contas e responsabilidade corporativa. Ela também assegura que os registros eletrônicos sejam mantidos em segurança. Já a Conformidade é o conjunto de práticas que atendem a padrões éticos e legais, bem como a regulamentações internas e externas. Nesse contexto, empresas que buscam uma gestão alinhada às boas práticas de Governança e Conformidade, aliada à estratégia empresarial, encontram em nossos softwares KeyDrive e GREENDOCS a solução ideal para suas demandas. No caso do KeyDrive, ele é uma solução completa para armazenagem de dados em nuvem. Diferente de outros drives e ECMs disponíveis no mercado, suas três camadas — armazenamento, transmissão e acesso — oferecem uma abordagem abrangente para garantir segurança, desempenho e conformidade durante toda a jornada do documento na nuvem. Além disso, o KeyDrive é um software pronto para uso, com ativação imediata e interface intuitiva. Já o GREENDOCS consiste em um gerenciador robusto de documentos e processos de gestão totalmente adaptável a diferentes segmentos e alinhado ao modelo de negócio das empresas, fornecendo uma solução centralizada para o fluxo existente na empresa — diferencial que permite maior rastreabilidade e segurança no armazenamento de dados. De maneira prática e funcional, o GREENDOCS atua no gerenciamento de documentos, fornecendo suporte para modelagem, virtualização e automatização dos processos, tudo isso sem esquecer da segurança e da transparência no armazenamento dos dados.  Em se tratando de segurança, ambos os softwares possuem criptografia em nível de storage na transmissão de informações, e ainda uma camada de criptografia (extra) no armazenamento de dados na nuvem, o que aumenta a proteção de dados do cliente. Tanto GREENDOCS, quanto KeyDrive, também possuem conformidade regulatória e auditoria facilitada, simplificando processos com rastreabilidade, relatórios detalhados e validação de dados Processos mais transparentes e alinhados à estratégia empresarial Além de assegurar a qualidade e a conformidade com normas e regulamentações, a adoção dos softwares de gestão da W3K facilita o acesso às informações, tornando os processos mais transparentes e alinhados às estratégias da empresa. Através da centralização de documentos, ele contribui para a redução de erros humanos, atrasos, retrabalho e eventuais multas por descumprimento da legislação ou perda de prazos. Isso porque a plataforma emite alertas automáticos de vencimento, status de atividades e controle de versões para que os gestores responsáveis não percam os prazos.  Com a utilização do GREENDOCS, laudos, registros, históricos e evidências são localizadas muito mais rápido, evitando riscos operacionais e legais. Sua implementação tem como objetivo reunir e organizar esses dados, permitindo consultas, atualizações e assegurando a integridade das informações armazenadas em nuvem. Esse diferencial garante auditabilidade, assertividade e agilidade no fluxo de documentos em nuvem.  Já o KeyDrive, além das medidas de segurança e conformidade, possui outros fatores que o diferenciam das demais plataformas de controle de documentos e ECM comuns. Entre eles podemos citar sua capacidade de integração com os ambientes existentes do cliente, e adaptabilidade a diferentes necessidades de negócio e volumes de documentos (escalabilidade). Outro fator importante, em especial para equipes que trabalham em formato online, é a possibilidade de colaboração remota, relacionada a gestão do arquivo, como acesso, transmissão segura, compartilhamento e comentários em tempo real. Gestão de documentos simplificada e em conformidade com normas De forma geral, todos os setores estão sujeitos a regulações, incluindo energia, finanças, agroindustrial, mineração, óleo e gás, industrial, engenharia, papel e celulose, alimentício, meio ambiente, saúde, entre outros. Dessa maneira o chamado compliance regulatório tem como função organizar a empresa para que ela cumpra os requisitos fixados pelo governo ou órgãos reguladores, dentre eles Anvisa, Ibama, Inmetro, Ministério da Agricultura, Marinha do Brasil, MAPA, ANEEL, Regulamento de Sistema de Gerenciamento da Segurança Operacional (SGSO), dentre outros. E cabe ao profissional de TI avaliar diferentes softwares e plataformas para garantir que estas atendam às exigências de Governança e Conformidade. A equipe de TI também deve liderar o processo de implementação, realizando a integração com outras ferramentas já utilizadas pela empresa. Ao participar de maneira ativa da decisão da escolha de um software para gerir as informações, a TI reduz riscos de segurança e conformidade, melhorando o aproveitamento da tecnologia existente e evitando retrabalho e custos desnecessários.  Nesse contexto, os softwares da W3K são uma ótima alternativa para esses profissionais. Nossas soluções simplificam a gestão de documentos críticos e conformidade com normas, centralizando o acesso e automatizando fluxos de aprovações. Esse fator garante que todos os colaboradores e fornecedores tenham a versão mais atualizada de procedimentos, manuais e políticas, o que permite maior agilidade na tomada de decisão, mitigando eventuais riscos. Conheça mais sobre nossas soluções e entenda como seus recursos avançados para uma gestão mais eficaz dos documentos podem contribuir para a governança de sua empresa. Clique aqui e receba um atendimento personalizado do nosso time. Para ficar atualizado sobre governança da informação, tecnologia, inovação e gestão de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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Germina Baixio utiliza solução ALM da W3K para gestão de documentos de projetos de engenharia

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A Germina Baixio, empresa de infraestrutura hidroagrícola dedicada a projetos de agricultura irrigada, utiliza a solução Asset Life Cycle Management (ALM) da W3K para realizar todo o seu fluxo de gestão de documentos de projetos de engenharia. Através de nossa aplicação de EDMS (Gerenciamento Eletrônico de Documentos de Engenharia), a empresa, que tem como foco o desenvolvimento sustentável do agronegócio no semiárido brasileiro, consegue garantir controle centralizado sobre os documentos e melhorar a comunicação interna entre áreas. A aplicação de EDMS tem como objetivo reunir e organizar esses dados, permitindo consultas, atualizações e assegurando a integridade das informações armazenadas em nuvem entre diferentes partes envolvidas de um mesmo projeto. E é justamente o que a empresa estava buscando quando procurou a W3K no ano passado. A Germina estava precisando implementar uma gestão documental eficiente e simplificada, que facilitasse a inserção de documentos no sistema, padronizasse sua organização e garantisse o controle centralizado sobre os documentos tramitados entre os projetos. Essa ferramenta deveria melhorar também a comunicação interna entre áreas com fluxos de trabalho automatizados, otimizando e agilizando processos, com foco em melhorar a análise de dados por meio de visualizações simplificadas (views), agrupamentos e relatórios de lista. O coordenador de engenharia da Germina Baixio, Antônio Arthur Coelho, comentou que diante do alto volume de trabalhos, a empresa enxergou a necessidade de implantar uma plataforma que fosse acessível a todos — a Germina possui atualmente um fluxo diário de dois mil documentos. A implantação da plataforma ocorreu em agosto de 2024.  O coordenador destacou também que o processo de implementação da solução junto com a equipe da W3K foi muito didático e simples, e de fácil adaptação para todos os envolvidos. Observou que essas funcionalidades levaram a empresa a ampliar rapidamente a utilização do software em outras rotinas administrativas referentes ao projeto de irrigação do Baixio do Irecê (ainda vamos detalhar um pouco mais o projeto nesse texto). “Inicialmente era apenas para gestão de projetos, mas depois vimos a oportunidade de gerirmos outras soluções, como arquivos de licença e contratos”, comentou o coordenador de engenharia. Maior rastreabilidade e segurança na gestão de documentos Outro aspecto positivo observado pela empresa desde a implantação do software se refere à rastreabilidade dos documentos. Segundo Coelho antes da implantação da ALM, todo o processo de gestão de documentos era realizado de maneira interna, através de mensagens eletrônicas ou compartilhamento de imagens. “Possuir o histórico de cada projeto centralizado foi algo muito proveitoso. Hoje todos têm acesso aos comentários inseridos por cada uma das pessoas envolvidas, o que garante uma maior rastreabilidade”, pontuou Coelho. Ele revelou ainda que diante dos resultados obtidos com o uso do software GREENDOCS, futuramente, a ideia é ampliar a parceria com a W3K, com a contratação de novas aplicações. “Evoluímos nossa gestão de projetos com a W3K. Eu já trabalhei com outras ferramentas de gestão, mas nenhuma com o GREENDOCS. O software é completo, pois com ele conseguimos moldar o fluxo de trabalho da forma como a gente quer”, finalizou o coordenador de engenharia. A Germina Baixio faz parte do projeto de irrigação do Baixio do Irecê, da Codevasf, que abrange uma área de 105 mil hectares, localizada na região do Médio São Francisco, nos municípios de Xique-Xique e Itaguaçu, na Bahia. O projeto foi concebido em nove etapas, e prevê, ao longo dos 35 anos de concessão, investimentos de cerca de R$ 1,1 bilhão e a criação de 180 mil empregos diretos e indiretos, beneficiando mais de 250 mil pessoas. A Germina faz parte do Grupo Equipav — plataforma de investimento em infraestrutura. ALM impulsiona eficiência e desempenho em todo o ciclo de vida dos ativos A solução ALM tem como objetivo impulsionar a eficiência e o desempenho do ciclo de produção e operação de ativos industriais. Seu conjunto de recursos proporciona mais produtividade e confiabilidade em todas as fases do ciclo de vida dos ativos, oferecendo benefícios específicos para cada etapa do projeto.  Esse diferencial permite o gerenciamento de processos para EDMS, RDO, Gestão de Contratos e Compras Técnicas, Databook Eletrônico, e check-list de comissionamento, garantindo ainda a colaboração e a comunicação padronizada entre fornecedores e clientes. Isso porque a solução possibilita a personalização de soluções alinhadas aos processos exclusivos de cada área do negócio. Entre os principais benefícios podemos citar sua flexibilidade e adaptabilidade para atender às necessidades específicas da gestão organizacional.  E então: assim como a Germina Baixio quer garantir maior agilidade e segurança para os projetos e processos de sua organização? Conheça mais dessa – e de outras soluções baseadas em governança de dados da W3K – clicando aqui. Conheça cases de outras organizações que já implementaram a solução acessando nosso blog. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gerenciamento de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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O papel da Gestão de Riscos no sucesso de processos críticos e projetos complexos

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Fundamental para garantir o sucesso de processos críticos e projetos complexos, a Gestão de Riscos faz parte de uma estratégia gerencial proativa, que permite a identificação rápida de potenciais ameaças à conformidade e à eficiência operacional. Além de preparar a equipe para situações inesperadas, automatizar esse processo permite antecipar problemas e mitigar eventuais riscos que possam interferir na execução do projeto. Com a Gestão de Riscos é possível identificar, avaliar e agir de forma proativa, centralizando o controle e a documentação das ações corretivas e preventivas. A automação agiliza a revisão e a aprovação de documentos, facilitando auditorias internas e externas, e rastreando todo o histórico de ações com foco na transparência e na conformidade. Sua implantação também melhora a eficiência do sistema de gestão, fornecendo apoio no gerenciamento eficaz dos processos de mudança em operações e projetos. Existem muitos riscos internos que podem se configurar em potenciais ameaças à gestão empresarial, dentre eles atrasos nas entregas, contaminações ambientais, falhas de equipamentos, vazamento de dados, violação de normas técnicas, dentre outros. O monitoramento contínuo indica quais riscos possuem mais probabilidade de ocorrerem e sua real gravidade, indicando quais deles precisam de intervenção imediata, centralizando o controle e a documentação das ações corretivas e preventivas. Inclusive o sistema possui um alerta de prazos. Em se tratando de projetos, a Gestão de Riscos deve ser elaborada, preferencialmente, durante a fase de planejamento do projeto, onde é possível identificar de maneira mais efetiva os riscos em potencial e os seus respectivos impactos. Quando realizado na etapa inicial, esse planejamento permite um melhor acompanhamento das ações a serem desenvolvidas pela equipe.  As informações para elaboração dessa fase podem ser coletadas a partir da consulta aos próprios envolvidos no projeto, que poderão indicar, com base em sua expertise, os riscos que consideram relevantes. Juntamente com a identificação desses aspectos, deverão ser analisadas as probabilidades e suas possíveis implicações para o bom andamento do projeto, em especial no que se refere aos entregáveis. Além de impactar a produtividade, eventuais atrasos podem se traduzir em perdas financeiras para a organização. Definição de prioridades e plano eficaz de contingência Também é possível definir quais situações deverão ser priorizadas, caso seja necessária alguma intervenção. Nesse contexto, nosso software GREENDOCS permite que uma empresa possa automatizar a identificação e o acompanhamento de riscos em todos os processos. O software também possui funcionalidades para monitorar o desempenho de fornecedores, centralizando a tramitação de documentos técnicos, aumentando a visibilidade e a confiabilidade em todos os seus processos.  Seus recursos de fluxo de trabalho personalizáveis possibilitam documentar, revisar e aprovar mudanças em conformidade com regulamentações, minimizando os riscos relacionados à execução do projeto. Também é possível automatizar o registro e acompanhamento de incidentes e acidentes, garantindo que cada etapa seja documentada e tratada de forma eficaz, o que facilita a análise e a prevenção de recorrências.  Esses elementos poderão fornecer subsídios importantes para a estruturação de um plano eficaz de contingência sempre que necessário — e sem atropelos. Entre os principais segmentos que utilizam a Gestão de Riscos em suas operações estão: Agroindustrial, Marítimo, Mineração, Indústria, Petroquímico, Óleo e Gás, Engenharia, Energia, Infraestrutura, Siderurgia, Metalurgia, Químico, Fertilizantes, entre outros. GREENDOCS garante conformidade e melhoria contínua Além de assegurar a qualidade e a conformidade com normas e regulações, o GREENDOCS também promove a cultura da melhoria contínua e a busca pela excelência operacional. A automação agiliza a revisão e aprovação de documentos, facilita auditorias internas e externas, rastreando todo o histórico de ações e garantindo transparência e conformidade.  O software faz parte da nossa aplicação de Gestão da Qualidade e SGI, que provê maior controle e consistência de documentos e registros da qualidade. Esses elementos facilitam a colaboração e distribuição de padrões e normas, estabelecendo processos de inspeção, rastreamento de não conformidades e implementação de ações corretivas de forma eficiente. Para garantir esse diferencial utilizamos recursos avançados de controle e monitoramento.  E então preparado para implementar a Gestão de Riscos em sua empresa? Nossas soluções da W3K estão alinhadas às boas práticas de gestão organizacional e Governança da Informação, garantindo a qualidade e a eficiência operacional. Conheça aqui cases de empresas que já utilizam nossas soluções em suas rotinas organizacionais. Para ficar atualizado sobre governança da informação, tecnologia, inovação e gestão de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

Archiving, Blog, ECM/GED | Documentos, W3K Tecnologia

Digitalização reduz uso de papel e facilita acesso à informação – conheça a solução ECM/Archiving

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Um dos principais desafios enfrentados pelas empresas está relacionado à gestão de documentos. Informações dispersas, duplicação de dados e documentos, controle por planilhas eletrônicas, baixa integração e ausência de plataformas digitais centralizadas acabam sendo entraves para uma gestão documental mais eficiente. Nesse contexto, a digitalização de documentos permite que dados importantes possam ser acessados de maneira rápida e funcional, além de contribuir para a redução do uso de papel. A falta de dados não estruturados acaba gerando vulnerabilidade para a segurança,  ocasionando problemas como falta de rastreabilidade, assimetria da informação e retrabalho. Por sua vez, a baixa automação gera dificuldade de padronização e pode afetar a tomada de decisão gerencial. Nesse contexto, além da eliminação de documentos físicos, com a digitalização do acervo, a consulta aos processos fica mais fácil, permitindo o rastreamento das atividades administrativas. Nossa solução ECM/Archiving transforma processos manuais, analógicos e dados em papel em fluxos de trabalho digitais, otimizados e automatizados, garantindo acesso seguro à informação a qualquer momento e de qualquer lugar. Com o gerenciamento de documentos em nuvem integramos captura de dados, digitalização de documentos físicos e implementação de ferramentas digitais em uma única plataforma, substituindo métodos tradicionais por práticas mais eficientes e escaláveis.  Devido à sua flexibilidade, o ECM/Archiving pode ser utilizado por diversos setores da organização, o que inclui RH, Administrativo, Jurídico,, Engenharia, Qualidade, Projetos, dentre outros. Com fluxos de trabalho personalizáveis e recursos de notificação, é possível otimizar processos, reduzir erros e melhorar a eficiência. Oferecemos também softwares de armazenamento e gerenciamento em nuvem, como é o caso do KeyDrive e do GREENDOCS. Essas ferramentas permitem que os usuários compartilhem arquivos de maneira ágil e segura, através da geração de um link exclusivo. Saiba mais clicando aqui. E como funciona o processo de Archiving?  O processo de Archiving consiste na classificação, digitalização, indexação e armazenamento de documentos no ambiente digital. Juntamente com o sistema ECM/GED, é possível identificar os documentos que podem ser descartados (seja pelo término do prazo de vigência ou por terem cumprido as exigências legais). Ainda sobre a destinação dos documentos em papel, realizamos a chamada ‘custódia eficiente’.  Ao digitalizarmos todo o acervo documental, também efetuamos a retirada e armazenagem e destinação para um local adequado, seguro e rastreável, além de protegido contra a incidência de pragas ou sinistros (alagamentos/incêndios). Cabe salientar ainda que nossos ambientes passam por auditorias periódicas, com o objetivo de mitigar riscos e prevenir eventuais incidentes.  Realizamos toda a organização documental de maneira individualizada, facilitando a rastreabilidade de dados específicos quando necessário. E é nesse ponto que a custódia eficiente dos documentos desempenha um papel fundamental, pois permite a organização correta do acervo — além de estar em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), em vigor no País desde 2018. O acervo físico (já digitalizado e inservível) é encaminhado para o descarte correto junto a empresas especializadas nesse processo.  Nesses locais os documentos são retirados das caixas e colocados dentro de uma máquina, chamada enfardadeira. O equipamento prensa o papel, agrupando-o em fardos que são enviados posteriormente a usinas de reciclagem. A redução do uso de papel e seu reaproveitamento após o correto descarte (reciclagem) também está alinhado às boas práticas de ESG — Environmental, Social and Governance.  Maior produtividade e retorno sobre o investimento — ROI A organização de documentos no ambiente digital aumenta produtividade, reduz custos e garante maior segurança nos processos, o que se traduz em ganhos financeiros. Através da armazenagem de conteúdo na nuvem, o sistema fornece processos automatizados para gerenciamento e criação de documentos utilizando os fluxos de trabalho internos.  Estudo do provedor global de tecnologia, pesquisa e consultoria focada em estudos de ROI, Nucleus Research, apontou que a digitalização de documentos permitiu às organizações pesquisadas a realocação dos funcionários atuais sem que houvesse a necessidade novas contratações. Em termos financeiros, o ROI foi de $8,55 para cada dólar investido — ou seja, oito vezes mais. E então: quer garantir maior agilidade e segurança para os projetos e processos de sua organização? Clique aqui e conheça nosso portfólio completo de soluções empresariais. Há 14 anos levamos a transformação digital e a governança da informação para o mercado corporativo. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gerenciamento de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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Soluções da W3K garantem mais agilidade aos processos do consórcio AeroGRU

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As soluções da W3K otimizam a gestão de documentos técnicos de uma obra, sejam eles comerciais ou contratuais. Nossos softwares permitem um maior controle dos fluxos e rotinas que envolvem o projeto, garantindo o fluxo atualizado entre todos os envolvidos. Este é o caso do consórcio responsável por projetar, construir e operar o sistema APM do Aeroporto Internacional de São Paulo, em Guarulhos (AeroGRU), que utiliza a solução Asset Life Cycle Management (ALM).  Este conjunto de recursos e serviços oferece benefícios específicos para cada etapa do projeto, permitindo o gerenciamento de processos para EDMS, RDO, Gestão de Contratos e Compras Técnicas, Databook Eletrônico, e check-list de comissionamento. Esse mecanismo garante a colaboração e a comunicação padronizada entre fornecedores e clientes. Entre os principais benefícios podemos citar sua flexibilidade e adaptabilidade para atender às necessidades específicas da gestão organizacional – fatores fundamentais para garantir a eficiência nos processos, em especial quando se trata de obras, onde há risco de perda de documentos.  A coordenadora de engenharia da Aerom (empresa que lidera o consórcio), Isadora Jardim, comentou que a solução é utilizada desde 2022, praticamente junto com o projeto no Aeroporto de Guarulhos. “O GREENDOCS veio para nos ajudar a manter as versões dos documentos sempre atualizadas. Paramos de utilizar o email para esse fluxo e centralizamos todas as informações na plataforma”, comentou Isadora.  A empresa possui três aplicações: EDMS, Relatório Diário de Obra (RDOs), e Gestão de Contratos. O EDMS possibilita que laudos, registros, históricos e as evidências dos projetos sejam localizadas muito mais rápido, evitando riscos nos processos de auditoria. Quanto aos RDOs, por serem gerados via plataforma, o trâmite das informações é 100% digital, facilitando o monitoramento do avanço dos contratos, a obtenção de evidências de entrega e outros eventos relacionados à execução da obra.  Mais agilidade na gestão de contratos A gestão de contratos é feita pelo GREENDOCS – software que atua no gerenciamento de documentos, fornecendo suporte para modelagem, digitalização e automatização dos processos. A plataforma também possibilita a assinatura eletrônica das partes envolvidas, proporcionando mais agilidade a todo o fluxo.  Sua implantação tem como objetivo reunir e organizar esses dados, permitindo consultas, atualizações e assegurando a integridade das informações armazenadas em nuvem. Nesse aspecto, em especial, a coordenadora de engenharia destacou que o programa facilita a gestão de contratos e a relação com os fornecedores, garantindo maior agilidade e transparência.  “O software facilita nossa gestão de contratos e a relação com os fornecedores. Todos os contratos com os fornecedores da empresa estão disponíveis na plataforma, e eles sabem que precisam colocar seus documentos no GREENDOCS. Se não está lá no sistema, não é a versão correta”, pontuou Isadora. Ela ainda observou que a possibilidade de customização da plataforma permite maior flexibilidade às atividades da empresa. “Não ficamos engessados em nenhum momento. Como temos um fluxo grande de documentos, o software é justamente o que precisamos”, finalizou Isadora. Com sede em São Leopoldo (RS), a Aerom integra o Grupo Coester, que desenvolve, há mais de 62 anos, produtos e soluções nas áreas de automação e mobilidade urbana. Com relação ao projeto Aeromovel no Aeroporto de Guarulhos, este representa uma importante evolução no transporte intra-aeroporto. Com uma extensão de três quilômetros, o sistema conectará o Trem Metropolitano (CPTM) aos terminais do aeroporto.  E então: quer garantir maior agilidade e segurança para os projetos e processos de sua organização? Fornecemos soluções personalizadas para cada cliente, aprimorando seus processos de gestão de forma ágil e eficiente. Conheça um pouco mais dessa – e de outras soluções baseadas em governança de dados da W3K – clicando aqui. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gerenciamento de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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GREENDOCS agiliza gestão de processos de engenharia da Origem Energia

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A Origem Energia, um dos principais players do onshore brasileiro, utiliza o GREENDOCS para realizar o gerenciamento de documentos técnicos e seus processos de engenharia. A experiência com o uso da plataforma tem sido tão positiva, que a empresa já avalia a possibilidade de ampliar o uso da ferramenta para outros setores da organização. As soluções da W3K para a Origem Energia incluem gestão de documentos de Qualidade, gestão da Mudança, Investigação de Acidentes, gestão de Estudos de Riscos, e o gerenciamento de Documentos Técnicos de Engenharia. No que se refere à área de Engenharia, em especial, a gestão de documentos e processos é fundamental para o andamento dos projetos, principalmente com relação a processos de criação e manutenção de estruturas, máquinas e sistemas.  Segundo a responsável pelo Controle de Documentos da Origem Energia, Simone Ramalho, a contratação da W3K se deu em função da necessidade que a empresa possuía em realizar o gerenciamento de seus documentos técnicos, de maneira segura e centralizada. “Quando temos uma base de dados organizada, fica mais fácil de rastrear, de resgatar a informação. Nós criamos aqui internamente uma conscientização de que tudo está no GREENDOCS e as pessoas já têm esse hábito de buscar as informações e dados que precisam direto na plataforma”, comentou Simone.  A centralização dos dados também garante auditabilidade, assertividade e agilidade nos documentos envolvidos nos projetos, e ainda a interoperabilidade entre cliente, fornecedores e parceiros.  Simone revelou ainda que a Origem já está avaliando ampliar a utilização da plataforma para outros setores. “O GREENDOCS está tomando uma proporção bem grande aqui na empresa. Vimos sua flexibilidade de configuração e estamos ampliando seu uso para a gestão de documentos de outras áreas também”, finalizou Simone Ramalho Fundada em 2017, a Origem Energia desenvolve soluções integradas para atender às necessidades energéticas do país. Sua infraestrutura compreende 32 concessões nos estados de Alagoas, Bahia, Espírito Santo e Rio Grande do Norte e investe em soluções integradas para atender as necessidades de energia do país. Sua infraestrutura abrange uma rede de 480 km de dutos, uma Unidade de Processamento de Gás Natural (UPGN) e acesso direto a um terminal de exportação de óleo para atender a um portfólio diversificado de clientes. A Origem é controlada pela Prisma Capital, gestora de ativos alternativos com R$15 bilhões em portfólio. Atualmente a empresa possui mais de mil profissionais, distribuídos entre o escritório no Rio de Janeiro e  os polos operacionais de Alagoas e Bahia. Maior controle e flexibilidade na gestão de documentos O GREENDOCS, destaca-se por ser uma plataforma integrada de GED/BPMS/EDMS, oferecendo flexibilidade e escalabilidade no gerenciamento de documentos técnicos e processos de engenharia. Esse controle garante maior eficiência ao projeto, e auxilia a equipe a mitigar riscos como atrasos ou perdas que podem ser causadas pela falta de assimetria na informação.  Neste contexto o GREENDOCS permite que os usuários possam cadastrar, armazenar e gerir de maneira eficiente informações de projetos, o que inclui detalhes dos proponentes, andamento, metas, cronogramas e controle financeiro. E então: assim como a Origem Energia quer garantir maior agilidade e segurança para os projetos e processos de sua organização?  Conheça um pouco mais dessa – e de outras soluções baseadas em governança de dados da W3K – clicando aqui. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gerenciamento de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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W3K e AWS planejam ampliar parceria na área de inovação

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A W3K Tecnologia e a Amazon Web Services (AWS), uma das principais plataformas de armazenagem em nuvem do mercado, planejam ampliar sua parceria. A W3K utiliza as soluções da AWS por meio da parceria com a  GotoBiz – centro de excelência em nuvem e serviços em TI, que propõe uma jornada de inovação contínua através de soluções em cloud computing, managed services, BPO e hiperautomação. Recentemente, W3K, AWS e GotoBiz mantiveram nova agenda para tratar dos detalhes dessa parceria. O executivo de vendas da AWS, Eduardo Sadaji Yoshioka, e Carlos Eduardo Oliveira, Head de Vendas e Estratégia Cloud, Inovação e Crescimento da GotoBiz, se reuniram com o CEO, Daniel Klafke, o CTO Igor Klafke, e Geovano Bitelo, da área de Infraestrutura e Segurança, em nossa sede no Tecnosinos, em São Leopoldo (RS). Na oportunidade foi falado dos projetos que estão sendo desenvolvidos entre as empresas atualmente, os quais envolvem a elaboração de novos produtos e serviços.  “Com a migração da W3K para AWS reduzimos custos e pudemos trazer novas tecnologias e inovação através de projetos com o uso de IA generativa e machine learning. Queremos investir mais na área de inovação, atraindo investimentos para o desenvolvimento de novos produtos”, pontuou o CTO da W3K, Igor Klakfe.  Segundo o executivo de contas da GotoBiz, Felipe Pires, a parceria com a W3K têm impactado positivamente as soluções da empresa, auxiliando-a no aprimoramento da experiência de seus clientes. “Acompanhamos o processo de evolução da W3K na busca pela excelência operacional e sua entrega de valor para seus clientes”, observou o executivo. Parceria com a GotoBiz foi apresentada durante evento ON The Road, da AWS  O time da W3K apresentou o case referente à parceria com a GotoBiz durante a 2ª edição do ON The Road, da AWS. Na ocasião foram apresentadas experiências construtivas e informativas, onde os participantes puderam ser guiados através de um processo dinâmico de aprendizado sobre o programa de Migração e Modernização de Cloud da AWS. E é justamente sobre o programa de migração para a AWS que baseia-se o business case da W3K. Segundo Felipe Pires o case envolveu migração, modernização de aplicações e uso de IA generativa e machine learning. Revelou que essa migração ocorreu  através da jornada cloud da GotoBiz, garantindo a excelência operacional. “Fizemos uma jornada de migração junto com os times da W3K, com foco principal na redução de custos, a partir do uso de novas tecnologias”, observou o executivo.  Ele comentou que após a conclusão dessa etapa, os times começaram a trabalhar na modernização dos ambientes, na busca por serviços de cloud nativos para transformar as soluções da W3K. “Na GotoBiz, nosso viés é criar jornadas que gerem valor para nossos clientes, e por isso trabalhamos para transformar as soluções da W3K. Saber que fazemos parte dessa estratégia nos enche de orgulho”, finalizou o executivo. Realizado na semana passada, em Porto Alegre, ON The Road reuniu os principais parceiros de serviços e negócios da AWS para discutir a jornada de migração para a nuvem, enfatizando não apenas a transição, mas também a evolução contínua e modernização dos sistemas. A plataforma AWS oferece serviços de computação e armazenamento, inteligência artificial e machine learning. Para ficar atualizado sobre governança da informação, tecnologia, inovação e gestão de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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Aplicações de Gestão da Qualidade e SGI garantem conformidade em auditorias

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Garantir a qualidade na entrega de produtos e serviços, e manter a conformidade com normas e regulamentações, está entre os principais desafios enfrentados pelos gestores de empresas. Isso porque esses dois aspectos impactam diretamente na gestão e nos resultados da organização. Como forma de auxiliar empresas de diversos segmentos a otimizarem seus processos de maneira rápida e segura, nosso software GREENDOCS,  possui uma solução completa para Gestão da Qualidade e Sistemas de Gestão Integrados (SGI). Além de ser uma obrigação, no cenário competitivo em que vivemos, manter padrões elevados de qualidade em produtos e serviços se constitui também em uma vantagem estratégica para as empresas. Nesse contexto a aplicação de Qualidade e SGI provê mais controle e consistência de documentos e registros da qualidade, facilitando a colaboração e distribuição de padrões e normas, estabelece processos de inspeção, rastreamento de não conformidades e implementação de ações corretivas de forma eficiente. Para garantir esse diferencial utilizamos recursos avançados de controle e monitoramento. Outro aspecto importante da aplicação está relacionado à gestão de riscos – componente essencial para a Gestão da Qualidade e SGI. Ele garante que potenciais ameaças à conformidade e à eficiência operacional sejam identificadas, avaliadas e mitigadas de forma proativa, centralizando o controle e a documentação das ações corretivas e preventivas. Além de assegurar a qualidade e a conformidade com normas e regulamentações, nossa plataforma também promove a cultura da melhoria contínua e a busca pela excelência operacional.  E quais são os principais benefícios para minha empresa? Entre os principais benefícios das aplicações está a automatização do processo de controle e atualização da lista mestra – diferencial que elimina a gestão manual e garante acesso às versões atualizadas de documentos por todos os colaboradores, reduzindo erros e não conformidades. A automação agiliza a revisão e aprovação de documentos, facilita auditorias internas e externas, rastreando todo o histórico de ações e garantindo transparência e conformidade. Ele também melhora a eficiência do sistema de gestão, assegurando a conformidade contínua com as regulamentações. Ainda  falando sobre as regulamentações, o GREENDOCS permite que desvios de padrões de qualidade sejam identificados através de funcionalidades avançadas de gestão de não-conformidades. A aplicação pode automatizar ações corretivas e preventivas (CAPAs), análise de causa, planos de ação e atribuir responsabilidades, garantindo a resolução eficiente do desvio identificado. Outro aspecto diz respeito à garantia da qualidade de fornecedores. O GREENDOCS possui funcionalidades para monitorar o desempenho de parceiros, centralizando a tramitação de documentos técnicos, aumentando a visibilidade e a confiabilidade em todos os seus processos.  A aplicação também emite relatórios e dashboards em Power BI de maneira integrada na plataforma, fornecendo atualização em tempo real na nuvem e disponíveis de forma automatizada. A tecnologia embarcada da W3K também permite análises avançadas em Business Intelligence.  Sobre a análise de dados, nossa aplicação também fornece insights para melhoria contínua, oferecendo recursos avançados e personalizados para gerar relatórios. Esses documentos permitem a análise de tendências e a identificação de oportunidades, transformando-as em insumos valiosos para tomada de decisão estratégica.  A plataforma também realiza a gestão completa da qualidade e KPI, monitorando o desempenho em tempo real, controlando processos e corrigindo desvios antes que possam impactar os resultados. Já para controlar e documentar rigorosamente alterações em processos e operações, oferecemos a aplicação ideal de Management of Change (MOC). Sua função é apoiar no gerenciamento eficaz dos processos de mudança em operações e projetos.  Com recursos de fluxo de trabalho personalizáveis, é possível documentar, revisar e aprovar mudanças em conformidade com regulamentações e minimizando os riscos. Também é possível automatizar o registro e acompanhamento de incidentes e acidentes, garantindo que cada etapa seja documentada e tratada de forma eficaz, facilitando a análise e prevenindo recorrências. A aplicação contribui ainda para que a empresa mantenha sua equipe sempre alinhada com os padrões de qualidade, através de um processo de treinamento totalmente automatizado. O GREENDOCS distribui automaticamente as pendências de treinamento para os colaboradores, notificando-os por e-mail sobre a necessidade de participar das capacitações e registrar sua conformidade. Além disso, o software garante o controle completo das etapas e a rastreabilidade de cada treinamento, assegurando o desenvolvimento contínuo da sua equipe e a conformidade com as normas exigidas. Solução Business Apps simplifica a gestão de documentos A aplicação faz parte da solução Business Apps, que através do software Greendocs, também simplifica a gestão de documentos essenciais para auditorias e conformidade com normas, centralizando o acesso, e automatizando fluxos de aprovações. Esse fator garante que todos os colaboradores e fornecedores tenham a versão mais atualizada de procedimentos, manuais e políticas, o que permite maior agilidade na tomada de decisão, mitigando eventuais riscos.  Nossa aplicação de Gestão da Qualidade e SGI tambsém permite personalizar o processo de acordo com o modelo de negócio de cada empresa, fornecendo uma solução centralizada para o fluxo existente, e mantendo as principais metodologias de mercado, o que inclui 5S, Six Sigma, 5W2H, 5 Porquês, Ishikawa, Ciclo PDCA, 8D e checklists para análise de eficiência e eficácia. O software também contribui com a sustentabilidade ambiental, reduzindo significativamente o uso de papel através da gestão documental online.  Para conhecer mais sobre nossa aplicação de Gestão da Qualidade e SGI,  acesse nosso site. Caso queira receber um atendimento personalizado de nossa equipe, clique aqui. 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GREENDOCS garante maior agilidade nos processos do SENAI CIMATEC

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A parceria entre a W3K e o SENAI CIMATEC está garantindo maior agilidade e controle para os fluxos de trabalho da organização. A utilização do software GREENDOCS permite que a equipe do SENAI CIMATEC, o qual está localizado em Salvador (BA),  possa realizar o gerenciamento de documentos de maneira mais rápida e segura. O SENAI CIMATEC utiliza a aplicação de EDMS (Gerenciamento Eletrônico de Documentos de Engenharia), além de aplicações como databook, documentos técnicos, Guia de Remessa de Documentos (GRD) e lista de documentos, o qual possibilita que laudos, registros, históricos e as evidências dos projetos sejam localizadas muito mais rápido – diferencial que evita a Assimetria da Informação. Sua implantação tem como objetivo reunir e organizar esses dados, permitindo consultas, atualizações e assegurando a integridade das informações armazenadas em nuvem entre diferentes partes envolvidas em um projeto. Conforme Eneida Brito, da área de Desenvolvimento de Produtos Industriais, antes da implantação do GREENDOCS, todo o processo de gestão de documentos era realizado de maneira interna e externa, através de remessa de documentos. “Tínhamos uma planilha eletrônica e as validações eram feitas por e-mail, o que demandava um tempo considerável da equipe”, lembrou Eneida. Segundo ela, depois da implantação da ferramenta, os prazos foram reduzidos consideravelmente. “Hoje, em regra, temos um prazo que pode variar entre cinco e 15 dias para a consolidação. Temos projetos robustos, que envolvem muitas áreas e parceiros, e por isso requerem maior agilidade, o que só conseguimos com o GREENDOCS”, ressaltou. Empresa observa maior segurança e rastreabilidade nos processos Outro aspecto positivo observado pela empresa desde a implantação do software se refere à segurança da informação e a rastreabilidade dos documentos. Eneida, destacou a facilidade que a equipe possui para acessar os documentos na plataforma em função da centralidade no armazenamento dos arquivos.  “Com a implantação do GREENDOCS temos a segurança da informação. Sempre que preciso buscar documentos no sistema, sei onde encontrá-los facilmente”, pontuou. Ela comentou também que o SENAI CIMATEC conheceu a plataforma GREENDOCS em 2020, logo no começo da pandemia da Covid-19.  Naquela oportunidade, a pedido do seu líder da área, Luiz Flávio da Silva, foi iniciada a busca por uma solução para o gerenciamento de documentos técnicos de engenharia. Inicialmente ela procurou em sua rede parceiros, mas as soluções disponíveis não possuíam os processos necessários para controle e rastreabilidade no armazenamento dos dados que a organização necessitava.  Durante esse processo, o SENAI CIMATEC chegou até a W3K, e após conhecer a solução, firmou a parceria. Eneida revelou ainda que a experiência tem sido tão positiva que a solução está sendo levada para outras áreas do SENAI. “Iniciamos em 2022 com um projeto piloto em nossa área de óleo e gás, a plataforma vem sendo ampliada para outras áreas, finalizou. Referência em educação, ciência, tecnologia e inovação, o SENAI CIMATEC tem como objetivo desenvolver a indústria e formar profissionais, desde o ensino técnico até o doutorado. Ligado ao sistema FIEB (Federação das Indústrias do Estado da Bahia), o SENAI CIMATEC reúne Centro Tecnológico, Centro Universitário e Escola Técnica. A instituição atua em diversas áreas da indústria, o que inclui manufatura, sistemas em saúde, robótica e inteligência artificial.  E então: assim como o SENAI CIMATEC quer garantir maior agilidade e segurança para os projetos e processos de sua organização? Conheça mais dessa – e de outras soluções baseadas em governança de dados da W3K – clicando aqui. Conheça cases de outras organizações que já implementaram a plataforma acesse nosso blog. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gerenciamento de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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