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Quando visitamos clientes potenciais, sempre apresentamos nosso trabalho e as possibilidades de projetos de gestão documental para a empresa. Também fazemos uma série de perguntas, buscando entender melhor a realidade do cliente e as dificuldades pelas quais estão passando para gerar, tramitar, guardar, recuperar e usar documentos e suas informações. Umas das perguntas que sempre fazemos é “A empresa usa algum software para gerenciamento eletrônico de documentos (GED)?” e, para nossa, surpresa, a maioria das respostas é “Sim, usamos o Windows Explorer”. Esta resposta nos leva a crer que não há um entendimento claro por parte de muitas empresas sobre o que é realmente gerenciamento eletrônico de documentos, pois, em definitivo, o Windows Explorer não exerce esta função. Há uma confusão entre digitalizar e criar um repositório digital de documentos (üfunção possível no Windows Explorer) e ter um gerenciamento eletrônico de documentos (û função não disponível no Windows Explorer). Um software de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) deve disponibilizar à empresa um conjunto de tecnologias e funções que permitam gerenciar e monitorar documentos em todo o seu ciclo de vida, desde o momento da captura/geração, revisão, fluxos de aprovação/tramitação/ distribuição/destinação, arquivamento, recuperação, uso, descarte e memória. Abaixo cito alguns dos recursos mais importantes para o gerenciamento eletrônico de documentos e a possibilidade de encontrar esta função em um software de GED e no Windows Explorer. Função | Requisito Mínimo | Requisito Recomendável | Windows Explorer Faz? Armazenamento de arquivos eletrônicos de forma estruturada, organizada e ordenada – É um requisito mínimo, Windows Explorer faz, mas peca na questão da organização e ordenação. Cadastro de Informações sobre o documento, que permitam visualização e indexação para recuperação futura. (Ex. Número, Título, Disciplina, Tipo etc) – É um requisito mínimo, Windows Explorer não faz. Controle de Revisão de documentos, mantendo as revisões anteriores como histórico, e exibindo para o usuário somente a revisão mais atual, evitando uso de informações obsoletas – É um requisito mínimo, Windows Explorer não faz. Possibilidade de acesso remoto, em tempo real, dos documentos, mesmo de computadores e dispositivos desconectados da rede corporativa, via WEB – É um requisito mínimo, Windows Explorer não faz. Controles de acesso, para evitar visualização e uso de documentos por usuários não autorizados aos seus conteúdos – É um requisito mínimo, Windows até faz, mas de forma um tanto ineficiente para GED. Trilhas de Auditoria, que permitam a governança de informação nas empresas, registrando acessos, impressões, visualizações, inclusões, edições e exclusões – É um requisito mínimo, Windows Explorer até faz, mas depende muito da estruturação da rede, forma em que os usuários são criados e normalmente os dados de acesso só podem ser consultados pelo Administrador de REDE. Fluxos de trabalho que permitam mapear o ciclo de vida documental dentro da empresa, tais como etapas de criação, aprovação, distribuição e uso, ate seu arquivamento – É um requisito recomendável, Windows Explorer não faz. Controle de temporalidade de arquivamento, para definições de tempo de permanência do documento digital no acervo corrente, descarte OU guarda permanente para fins históricos (que pode ser feita através de Backup com remoção dos documentos da base para ganhos de espaço digital e performance) – É um requisito recomendável, Windows Explorer não faz. Relatórios gerenciais para monitorar inclusões, crescimento do acervo, controle de prazos etc – É um requisito recomendável, Windows Explorer não faz. Recursos de colaboração para geração de documentos – É um requisito recomendável, Windows Explorer não faz. Possibilidade de visualização de documentos, independente de suas extensões, através de visualizadores universais – É um requisito recomendável, Windows Explorer faz, mas o usuário precisa ter os softwares nativos instalados em sua máquina. De certo existem outras possibilidades e impossibilidades para o Windows Explorer. O uso de drivers virtuais de armazenamento como google drive, one drive (etc.) viabilizam, até certo ponto, e às vezes até de forma perigosa (muitos relatos de perda de documentos em sincronizações), recursos básicos para acesso remoto e colaboração, por exemplo. Mas não da forma que um software de GED faria. A Conclusão é a de que o Windows Explorer não pode ser considerado, de forma alguma, uma possibilidade de ferramenta para GED. As empresas devem, primeiramente, procurar entender seu acervo documental e seus processos de trabalho, para então elencar funções requeridas e desejáveis para a gestão de seus documentos digitais. De posse deste entendimento, será possível decidir pela melhor ferramenta de gestão eletrônica de documentos para a empresa. Uma consultoria especializada pode auxiliar neste processo.

Normalmente, quando as empresas despertam para a gestão documental, grandes problemas já estão instalados. O esgotamento do espaço físico, é a mais evidente das questões. Quando isto ocorre, inicia-se uma guarda desordenada dos novos documentos onde houver lugar. A recuperação das informações fica comprometida, a circulação, manutenção e limpeza do local ficam dificultadas e o acervo documental se torna um ambiente insalubre e propenso a acidentes ambientais, tais como incêndios e comprometimentos de estruturas prediais. A gestão documental, então, torna-se assunto urgente dentro da empresa e, na tentativa de resolver a questão o quanto antes, alguns erros se tornam frequentes: Força tarefa com equipe interna para atacar e resolver o problema. Algumas empresas optam por tentar resolver a questão internamente, desviando funcionários de suas atividades de rotina, para concentrar esforços em organizar, digitalizar e separar para descarte o acervo documental. A opção por realizar internamente não é recomendável, pois, além de comprometer as frentes de trabalho de rotina, é preciso um olhar externo para implantar ou aprimorar as metodologias de geração, tramitação, arquivamento e descarte dos documentos, para que o passivo documental seja resolvido efetivamente e o acervo futuro não se torne um novo problema. Busca por prestadores de serviços desqualificados. As empresas precisam buscar prestadores especializados em metodologias e técnicas de mapeamento, organização, arquivamento e implantação de processos de gerenciamento eletrônico. O processo seletivo deve ser baseado em técnica e preço, afinal, envolve não somente a execução manual do serviço, como o estudo do acervo e o estabelecimento de uma metodologia que aprimore a gestão documental na empresa. O prestador de serviços deve ter na equipe profissionais graduados nas áreas de biblioteconomia e/ou arquivologia, que são qualificados para execução deste tipo de serviço.  Contratar e entregar o acervo documental da empresa nas mãos de empresas sem o know how necessário, além de não resolver o problema, pode gerar outros ainda maiores, como perda de documentos, quebra de sigilo, arquivamento sem método, o que impossibilita a recuperação da informação e cria dentro da empresa os famosos “Buracos Negros Digitais” (Arquivos eletrônicos de documentos digitalizados, salvos no computador sem metodologia de nomenclatura e organização, que inviabiliza o uso e recuperação posterior. Leia mais sobre AQUI). Falta de definição de escopo e dimensionamento do acervo passivo. É comum as empresas buscarem prestadores de serviço para contratação, mas não tem o escopo definido, não sabem exatamente o que pretendem atingir como resultado deste trabalho e não sabem dimensionar o tamanho, condições e quantitativos dos acervos documentais. A partir daí os orçamentos recebidos podem subestimar o problema, frustrando a empresa ao final do trabalho contratado, ou, superestimando o problema, ocasionando orçamentos onerosos, que inviabilizam a contratação dos serviços. Na maioria dos casos, há falta de definição do escopo, porque a equipe interna não tem tempo disponível para fazer este estudo. Neste caso é aconselhável uma consultoria externa para mapear o acervo, suas condições, necessidades e uma estimativa de quantidade de documentos para cada tipo. Assim é possível estabelecer as quantidades de documentos que devem ser organizados, digitalizados, arquivados e descartados. Os orçamentos ficam mais realistas. Criação de regras muito detalhadas e solicitações excessivas e sem prioridades, para organização e cadastro do acervo passivo, onerando a contratação dos serviços, tornando o investimento inviável. A implantação de gestão documental na empresa envolverá o tratamento do acervo passivo e o estabelecimento de metodologias de trabalho para planejamento do acervo futuro. Ao definir necessidades para a organização, cadastro, digitalização e arquivamento do acervo passivo é preciso ser simples e objetivo. Trabalhar com o necessário para permitir a guarda ordenada e a recuperação os documentos físicos e digitais. O cálculo para execução dos serviços de gestão documental é elaborado a partir de valores unitários, ou seja, cada documento organizado, cada imagem digitalizada, cada informação cadastrada do documento tem seu custo. Estes valores unitários são bem pequenos, mas, ao multiplicá-los por toda a quantidade de documentos do acervo passivo, os valores podem ficar muito onerosos e serem reprovados pela direção da empresa. O ideal então é estudar e avaliar o necessário para viabilizar estes serviços, dentro das necessidades e possibilidades da empresa. Uma consultoria especializada pode ajudar nisso também. Identifica-se, através da leitura deste artigo, que sem estudo e planejamento adequados, os valores investidos nos projetos de gestão documental podem não levar aos resultados pretendidos, frustrando as equipes de trabalho e a direção da empresa. Conhecer o acervo documental e as suas necessidades é o primeiro passo para o sucesso deste projeto. A vantagem da consultoria é o olhar externo, com uso de know how, técnicas e metodologias testadas e aprovadas em outras empresas. O investimento feito em uma consultoria prévia pode significar, além de maior probabilidade de sucesso nos projetos de gestão documental, economia na contratação dos serviços.

A pergunta sobre retorno de investimento em projetos de gestão de documentação é frequente e comum. Sempre quando estruturamos uma proposta de trabalho e um projeto, o cliente em potencial deseja saber: Afinal, o que a empresa ganha ou deixa de perder implantando gestão de documentos? Do valor investido, qual será o retorno e em quanto tempo? Eu sempre digo que a resposta para esta questão está dentro da própria empresa. Para respondê-la, é necessário ter acesso a informações, que, normalmente, somente os gestores têm acesso. Então convido o cliente a fazer várias reflexões sobre todos os gastos relacionados a documentos dentro da empresa: – Qual o valor do aluguel do metro quadrado do local onde o acervo documental físico, acumulado de forma desordenada, está armazenado? – Qual o valor gasto com impressões desnecessárias para segundas vias de documentos, cópias de trabalho, circulação etc? – Qual valor de espaço virtual, onde estão armazenados arquivos eletrônicos obsoletos, que não são acessados há tempo? – Quanto custa a hora de um gestor e quanto tempo ele tem dedicado a buscar um documento ou uma informação? – Qual o valor gasto com a manutenção deste espaço (limpeza, mobiliário etc)? – A empresa já foi penalizada com multas, sanções, perda de certificações por não encontrar determinado(s) documento(s)? – Já houve casos de pagamentos feitos em duplicidade porque o documento comprobatório não foi encontrado? – A empresa já enfrentou processos trabalhistas e não conseguiu reunir a documentação necessária para se defender? – A equipe está deixando de atingir metas e tem o desempenho prejudicado, porque está dedicando esforço na solução de problemas referentes a documentos? – Prazos estão sendo descumpridos devido a morosidade no trâmite de documentos para avaliação, aprovação e liberação? – Já houve perda de itens do acervo documental? As informações registradas neste item puderam ser recuperadas de alguma outra forma? – Já houve dano ao patrimônio, ao acervo documental e risco aos funcionários da empresa, devido a acidentes ocasionados pelo acúmulo indevido de acervo físico, tais como incêndios, rompimento de estruturas? – O acúmulo de documentos gera ambientes insalubres dentro da empresa? Isto tem afetado a saúde dos funcionários? – Já houve acesso indevido aos documentos, ocasionando “vazamento” indevido de informações? Enfim, há vários pontos a serem investigados e diversos valores que podem ser contabilizados e multiplicados ao longo de anos, e que comprovam, numericamente, o quanto a empresa ganha e/ou deixa de perder investindo no aprimoramento de seus processos de gestão documental. Um projeto de gestão documental bem elaborado e completo, que compreende desde o mapeamento e tratamento do acervo físico até a implantação da gestão eletrônica, permite à empresa: – Agilizar a busca e recuperação, além de permitir que isto seja feito de qualquer lugar do mundo, com o uso de softwares de gestão eletrônica; – Selecionar documentos desnecessários no seu acervo físico para descarte; – Aprimorar os fluxos de trabalho e de distribuição dos documentos; – “Desburocratizar” processos de tramitação para avaliação e aprovação de documentos; – Evitar perda de documentos e informações; – Criar cópias de segurança das informações; – Definir perfis de acesso aos documentos e informações; – Diminuir drasticamente as impressões e cópias de documentos. Se a empresa transformar esta reflexão em valores monetários, verificará que já existe um orçamento despendido com os documentos, talvez sem se notar. Ou seja, este investimento já é desembolsado pela empresa de qualquer forma, porque a criação, a guarda e a tramitação de documentos sempre custam dinheiro a para empresa. Entretanto, sem ter um processo de gestão documental bem definido, a empresa continua gastando com os documentos, sem atingir os melhores resultados e sem se precaver de perdas futuras. Por isso é fácil concluir que o retorno financeiro em projetos de gestão documental, mesmo que a princípio os investimentos pareçam de alto custo, SEMPRE superam o valor investido no médio a longo prazo.