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W3K está llevando la transformación digital a cientos de organizaciones, tanto en Brasil como en el exterior. Somos especialistas en gobernanza de la información para el entorno corporativo, y nuestros softwares tienen como objetivo optimizar los procesos, garantizando mayor trazabilidad y seguridad en el entorno de datos compartidos. Este es el caso de Aura Minerals, minera canadiense centrada en la exploración, desarrollo y operación de proyectos de oro, cobre y otros metales en las Américas. La empresa utiliza nuestro software GREENDOCS para controlar múltiples proyectos y asegurar que las entregas se realicen dentro del plazo. El software es un gestor de documentos y procesos, totalmente adaptable al modelo de negocio de las empresas. Actualmente, el software opera en las siguientes plantas de la empresa: Apoena (MT), Almas (TO), Borborema (RN) y Era Dorada (Guatemala).
El supervisor de documentos de proyectos de Aura Minerals, Rogério Moreira, comentó que la empresa implementó la solución de W3K en 2020, justo al inicio de la pandemia de Covid-19. Durante ese período de confinamiento y adopción del home office, el volumen de documentos aumentó considerablemente, y la empresa sintió la necesidad de contar con una herramienta para el control de documentos. Hasta entonces, todo el almacenamiento se realizaba en una plataforma electrónica, la cual ya no atendía el flujo y las especificidades técnicas generadas por los documentos de ingeniería. Incluso la tramitación de análisis, comentarios, verificación y aprobación de la documentación técnica de proyectos se realizaba por correo electrónico.
En este contexto, la empresa comenzó a definir el mapeo de procesos para poder adoptar una plataforma electrónica de gestión documental. “El primer paso fue mapear un entorno de trabajo donde pudiéramos crear un workflow para la aprobación de diseños de proyectos”, recordó Rogério. Tras este proceso, Aura Minerals adoptó GREENDOCS, y a partir de entonces toda la documentación técnica de ingeniería fue centralizada. Esto se debe a que el software reúne y organiza estos datos, permitiendo consultas, actualizaciones y asegurando la integridad de la información almacenada en la nube entre las diferentes partes involucradas en un mismo proyecto.
Centralización de documentos facilita el trabajo de los equipos remotos de la empresa
El supervisor de documentos de proyectos comentó que la empresa cuenta con equipos remotos en diversos puntos del país, y GREENDOCS permite que todos los profesionales trabajen de manera integrada y colaborativa en el proceso de análisis y validación de documentos técnicos. Otro punto destacado por Rogério es la relación con los proveedores, que con GREENDOCS pasó a ser estandarizada. La empresa entrega al proveedor un modus operandi, una guía, que sirve de base para que los documentos sean emitidos y sometidos al análisis del equipo. Además, a través de GREENDOCS se realiza la certificación de la documentación técnica del proveedor.
“Centralizar la documentación en la plataforma facilita el trabajo de todos. Cuando hacemos la liberación, los documentos se envían a los responsables, quienes pueden asignar al equipo multidisciplinario la posibilidad de añadir comentarios adicionales a los documentos, que luego se remiten al proveedor para su cumplimiento”, enfatizó Rogério. Otra funcionalidad muy valorada por el equipo de proyectos es la herramienta de Business Intelligence (BI), que permite el análisis y transformación de datos para que las empresas tomen decisiones más efectivas. Con el BI, el equipo puede extraer de manera simplificada los informes de avance del proyecto.
“Con el BI tenemos acceso fácil a todos los datos del proyecto y podemos verificar si existe algún factor que pueda impactar en el cronograma de la obra”, observó Rogério. Finalmente, comentó que con el uso de GREENDOCS hubo un aumento significativo en la productividad del equipo y una reducción de los procesos realizados anteriormente.
GREENDOCS forma parte de la solución ALM de W3K
GREENDOCS forma parte de la solución Asset Life Cycle Management (ALM) de W3K, utilizada para gestionar la información del ciclo de producción, ingeniería y operación de activos industriales, ideal para la industria de base. Su objetivo es impulsar la eficiencia y el desempeño de la información del ciclo de producción, operación de activos y gestión de proyectos. Su conjunto de recursos proporciona mayor productividad y confiabilidad en todas las fases del ciclo de vida de los activos, ofreciendo beneficios específicos para cada etapa del proyecto.
Este diferencial permite la gestión de procesos para EDMS, RDO, Gestión de Contratos, Compras Técnicas, Databook Electrónico y check-list de comisionamiento, asegurando también la colaboración y comunicación estandarizada entre proveedores y clientes. La solución posibilita la personalización de herramientas alineadas a los procesos exclusivos de cada área de negocio. Entre los principales beneficios se encuentran su flexibilidad y adaptabilidad para atender las necesidades específicas de la gestión organizacional.
W3K es referente en soluciones para Gestión Electrónica de Documentos (GED), Gobernanza de Datos y Automatización de Procesos (BPMS), ofreciendo tecnología especializada para transformar la gestión documental y garantizar eficiencia operativa, seguridad de la información y cumplimiento normativo en las organizaciones.
Entonces: ¿al igual que Aura Minerals, quiere garantizar mayor agilidad y seguridad para los proyectos y procesos de su organización? Haga clic aquí y descubra cómo nuestras soluciones pueden ayudar a su organización a evolucionar en la gestión de documentos, procesos y datos, con tecnología e innovación. Para mantenerse siempre actualizado sobre las mejores prácticas en gobernanza de la información, transformación digital y gestión escalable, siga nuestro perfil en redes sociales en @w3k.