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La alianza entre W3K y SENAI CIMATEC está garantizando mayor agilidad y control en los flujos de trabajo de la organización. El uso del software GREENDOCS permite que el equipo del SENAI CIMATEC, ubicado en Salvador (BA), pueda gestionar documentos de manera más rápida y segura.
El SENAI CIMATEC utiliza la aplicación de EDMS (Gestión Electrónica de Documentos de Ingeniería), además de soluciones como databook, documentos técnicos, Guía de Remisión de Documentos (GRD) y lista de documentos, lo que permite que informes, registros, historiales y evidencias de los proyectos se localicen de manera mucho más rápida — un diferencial que evita la asimetría de la información. Su implementación tiene como objetivo reunir y organizar estos datos, permitiendo consultas, actualizaciones y asegurando la integridad de la información almacenada en la nube entre las distintas partes involucradas en un proyecto.
Según Eneida Brito, del área de Desarrollo de Productos Industriales, antes de la implementación de GREENDOCS, todo el proceso de gestión de documentos se realizaba de forma interna y externa, mediante el envío físico de documentos. “Teníamos una hoja de cálculo electrónica y las validaciones se hacían por correo electrónico, lo que demandaba un tiempo considerable del equipo”, recordó Eneida.
Según ella, después de la implementación de la herramienta, los plazos se redujeron considerablemente. “Hoy, por regla general, contamos con un plazo que puede variar entre cinco y quince días para la consolidación. Tenemos proyectos robustos, que involucran muchas áreas y socios, y por eso requieren mayor agilidad, algo que solo conseguimos con GREENDOCS”, resaltó.
La empresa observa una mayor seguridad y trazabilidad en los procesos
Otro aspecto positivo observado por la empresa desde la implementación del software se refiere a la seguridad de la información y a la trazabilidad de los documentos. Eneida destacó la facilidad que el equipo tiene para acceder a los documentos en la plataforma, gracias a la centralización del almacenamiento de archivos.
“Con la implementación de GREENDOCS, contamos con seguridad de la información. Siempre que necesito buscar documentos en el sistema, sé exactamente dónde encontrarlos”, señaló. También comentó que el SENAI CIMATEC conoció la plataforma GREENDOCS en 2020, justo al inicio de la pandemia de la Covid-19.
En esa ocasión, por solicitud de su líder de área, Luiz Flávio da Silva, se inició la búsqueda de una solución para la gestión de documentos técnicos de ingeniería. Al principio, buscó entre sus socios de red, pero las soluciones disponibles no contaban con los procesos necesarios para el control y la trazabilidad en el almacenamiento de datos que la organización requería.
Durante este proceso, SENAI CIMATEC llegó hasta W3K y, tras conocer la solución, firmó la alianza. Eneida también reveló que la experiencia ha sido tan positiva que la solución se está implementando en otras áreas del SENAI. “Comenzamos en 2022 con un proyecto piloto en nuestra área de petróleo y gas, y la plataforma se ha ido ampliando a otras áreas”, concluyó.
Referencia en educación, ciencia, tecnología e innovación, el SENAI CIMATEC tiene como objetivo desarrollar la industria y formar profesionales, desde la educación técnica hasta el doctorado. Vinculado al sistema FIEB (Federación de las Industrias del Estado de Bahía), el SENAI CIMATEC reúne Centro Tecnológico, Centro Universitario y Escuela Técnica. La institución actúa en diversas áreas de la industria, incluyendo manufactura, sistemas de salud, robótica e inteligencia artificial.
¿Y entonces? ¿Así como el SENAI CIMATEC, usted también quiere garantizar mayor agilidad y seguridad para los proyectos y procesos de su organización? Conozca más sobre esta – y otras soluciones basadas en gobernanza de datos de W3K – haciendo clic aquí. Para conocer casos de otras organizaciones que ya implementaron la plataforma, acceda a nuestro blog. Para mantenerse actualizado sobre tecnología, innovación y gestión de datos, siga nuestro perfil en redes sociales en @w3k.
