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EDOC ENGENHARIA 2021 – TRANSFORMAÇÃO DIGITAL, EDMS, PRODUTOS E SERVIÇOS

26 de agosto de 2021/em EDMS | Engenharia, Eventos, Todos/por W3K Tecnologia

A W3K esteve online no EDOC Engenharia 2021 apresentando o tema: EDMS como serviço, Gestão de Documentos Técnicos Sob Demanda

O Evento ocorreu no dia 24/08/2021 às 19h e pode ser assistido no nosso canal do YouTube.

Palestrado por:

Liliane Dias, possui mais de 7 anos de experiência com atendimento e consultoria ao cliente, atua como executiva comercial na empresa W3K.
Jonatas Bloss, atua no Desenvolvimento de Novos Negócios da W3K, possui mais de 15 anos de experiência em consultoria e implantação de softwares ECM, EDMS e BPMS, impulsionando a transformação digital em empresas a nível América Latina.

Confira o evento abaixo:

Saiba mais: https://edoccapacitacao.online/engenharia

3 benefícios da rastreabilidade na gestão de contratos

25 de agosto de 2021/em Gestão de Contratos, Todos/por W3K Tecnologia

Quando falamos em eficiência e segurança como prioridade de negócios, estamos nos referindo à governança da informação e dos documentos – uma necessidade de primeira linha para as organizações de qualquer porte ou segmento, mais ainda em um momento em que a LGPD está trazendo uma nova camada de compliance para as companhias no país.

Vale ressaltar que boa parte desta governança passa por uma gestão sólida de contratos. Aliás, quando se trata de contratos, questões como fluxos de emissão, aprovação e compartilhamento da informação necessitam de um cuidado especial.

Acompanhe o post de hoje para conhecer 3 benefícios da rastreabilidade de contratos em uma empresa.

1. Garantia de governança da informação

A governança da informação, especialmente no que se refere aos contratos, é essencial para que haja controle proativo de vigências, fluxos de aprovação e validação de minutas, assim como rastreamento e notificações em caso de alterações.

Com o apoio de tecnologias robustas de ECM/GED e BPMS, a gestão de contratos digitais se torna um elemento chave para reduzir ruídos de comunicação, automatizar processos, dar maior resguardo jurídico em pleitos ou disputas contratuais, assim como segurança, integração, regramento e rastreabilidade na tratativa destes dados, tanto internamente quanto com parceiros externos.

Essa é uma das mais importantes características no ciclo de vida dos contratos: ter uma gestão eficaz dos documentos, fluxos de aprovação e controle de prazos.

2. Velocidade nos fluxos e solidez na gestão

Outro benefício da rastreabilidade de contratos em uma empresa é a entrega em uma camada única de excelência no tratamento dos contratos corporativos, garantindo velocidade nos fluxos e solidez na gestão de todas as etapas de seu ciclo de vida.

Isso significa segurança jurídica e eficiência operacional, de forma alinhada para seu negócio.

Quando falamos de ciclo de vida do contrato, nos referimos a todas as fases em que ele passa dentro da organização, desde as fases de pré-contrato e redação, passando pela execução até seu encerramento, armazenamento e eventual encerramento.

E para que todas as partes tenham a segurança jurídica esperada, é importante garantir que todas estas etapas sigam padrões e fluxos otimizados, tanto internamente quanto com os clientes externos.

3. Otimização do tempo na gestão dos contratos

Você sabia que de 5 a 15% do tempo dos profissionais são gastos lendo documentações e esse número pode chegar a 50%?

Os dados são de estudo realizado pela PwC, que diz ainda que os colaboradores perdem 2 horas (em média) diárias procurando documentos e contratos perdidos ou extraviados, imagina o prejuízo disso quando falamos em contratos.

Além disso, os gestores perdem em média 1 mês por ano procurando informações armazenadas de forma desorganizada e ⅔ das informações guardadas estão obsoletas e poderiam ser removidas.

Quando a empresa investe na gestão desses documentos e contratos, o cenário muda e todo tempo gasto desnecessariamente se converte em mais tempo para pensar a estratégia do negócio.

Eficiência com a aplicação para gestão de contratos da W3K

Cada empresa tem suas particularidades internas, assim como cada cliente é único, levando em consideração suas regras de negócio. Contudo, uma gestão configurada para gerenciar os ciclos de vida dos contratos pode trazer resultados competitivos.

Combinando uma estratégia bem arquitetada com o uso de tecnologias robustas, que permitem esse controle aprimorado, organizações ganham eficiência, agilidade e transparência na gestão de contratos, que se reflete em processos criados e executados com excelência.

É aí que entra uma plataforma online configurada para impulsionar os negócios com a implementação de processos e fluxos automatizados para seus contratos.

A W3K Tecnologia, por meio do Greendocs, oferece uma solução abrangente de ECM/GED, BPMS e Assinatura Digital para a gestão de contratos, assim como tem o know-how para promover a gestão escalável.

Fale com a nossa equipe e saiba mais.

GED: custo ou investimento para sua empresa?

25 de agosto de 2021/em BPM | Processos, ECM/GED | Documentos, Todos/por W3K Tecnologia

Você já parou para pensar quantos processos envolvem a criação de um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) robusto e escalável? E, claro, qual o custo disso?

Para responder essa pergunta é preciso analisar alguns pontos como o tempo necessário para desenvolver o sistema, as horas utilizadas para realizar o mapeamento de processos com o comercial e, claro, as etapas exigidas para a negociação da proposta.

Além disso, o período de desenvolvimento do código base, as horas da configuração do ambiente pelo setor de services, de manutenção e, posteriormente, os ajustes que só aparecem após digitalizado o processo para o cliente, são pontos que devem observados para mensurar quanto de investimento é preciso fazer a fim de garantir uma gestão de excelência.

Vamos falar sobre custo ou investimento?

Nesse contexto, entram ainda mais duas perguntas fundamentais: “quanto vale otimizar comunicação entre seus setores, clientes externos, fornecedores e parceiros de negócio?” e “em se tratando de construir um modelo digital de governança, colocando a informação no centro da gestão, estamos falando em preço ou investimento?”.

Acompanhe o artigo até o final para responder essas questões e decidir em qual caminho sua empresa deseja estar nesse momento.

Por trás da implantação do GED

Em qualquer sistema de tecnologia bem elaborado, evidentemente, há uma equipe capacitada por trás. Engenheiros de aplicações, profissionais TI, analistas de negócios BPM e ECM e especialistas nas mais diversas áreas e aplicações são os responsáveis em prover uma plataforma robusta, escalável, integrada e inteligente.

Implementação do centro de documentação

Em outras palavras, quando você opta por uma ferramenta de robustez como o Greendocs, por exemplo, você está escolhendo também softwares, expertise na gestão da informação e analistas especializados para implementação do seu centro de documentação.

Além, claro, de todos os recursos humanos necessários para que a ferramenta seja a mais completa possível dentro do que o seu negócio precisa. Também podemos citar o atendimento contínuo para garantir a melhor experiência na utilização dos softwares.

Sistema integrado e escalável ao modelo de negócio

Aliás, vale ressaltar que com o sistema implementado e escalável ao seu modelo de negócio, sua organização ganha espaço para as questões mais estratégicas da empresa, visto que o tempo de gestores e de todos os colaboradores envolvidos é otimizado.

Sendo assim, se a partir do GED as empresas podem ter um grau inédito de qualidade na gestão documental e na eficiência operacional, esse custo passa a ser um investimento.

Organização, guarda de documentos e gestão de processos com o GED e BPMS

Sobre os benefícios de realizar esse investimento, podemos elencar alguns pontos:

Agilidade na busca dos arquivos, na revisão válida, permitindo encontrá-los de forma assertiva;

Otimização e integração de equipes e setores, tornando o trabalho mais sinérgico;

Maior segurança da informação, com controle de acesso e auditabilidade nos registros de leitura e modificação de documentos;

Dashboard para o controle documental: por meio de indicadores, com uma visualização abrangente das etapas de documentação;

Redução de custos com papel e de técnicas de profissionais envolvidos.

Quer conhecer na prática como grandes empresas realizaram a sua gestão documental com o Greendocs? Veja os cases das companhias Itaipu Binacional, State Grid e LD Celulose.

Em qual parte do caminho sua empresa deseja estar?

No mundo, as tecnologias de GED são usadas ou estão entre as prioridades para receber investimentos por cerca de 89% das empresas, segundo dados da Association for Information and Image Management (AIM). No Brasil, este percentual fica em 72%.

Os dados comprovam aquilo que já sabemos: as empresas que estão buscando um nível de maturidade de gestão caminham rumo à transformação digital. As que atingiram a maturidade, já estão lá.

O grau de maturidade da sua empresa depende diretamente do quanto de investimento o seu negócio está fazendo na transformação digital. Portanto, você decide que caminho percorrer agora para estar onde realmente deseja nos próximos anos.

Gerenciamento de dados estratégicos como motor da inovação

23 de agosto de 2021/em ECM/GED | Documentos, Todos/por W3K Tecnologia

Em meio ao excesso de dados, de uma coisa as empresas precisam ter certeza: é preciso priorizar a clareza desses elementos e o gerenciamento dos mesmos para se manter competitivo. Isso porque a integração das informações mais estratégias para o negócio depende exclusivamente da tecnologia.

Quem pode comprovar isso são os profissionais de archiving, que sentem na pele a dificuldade em promover segurança e governança da informação com tantos dados disponíveis.

Neste artigo, a importância do controle da guarda de documentos físicos, o acesso aos dados organizados digitalmente e a vigilância no descarte dos mesmos são questões a serem abordadas.

Tudo a fim de responder a pergunta mais importante do momento: sua empresa está preparada para coletar e analisar os dados mais relevantes e tomar as decisões mais assertivas?

O caminho rumo à transformação digital

Em 2020, o IDC Infobrief divulgou uma pesquisa com dois dados curiosos sobre as organizações neste momento – e que podem responder a essa pergunta tão importante.

– 46% das companhias estão “confusas digitalmente” e as 54% que se consideram “comprometidas digitalmente” ainda não completaram seu caminho rumo à transformação digital;

– 60% das empresas estão sendo desafiadas pela qualidade e complexidade dos dados, principalmente no contexto do gerenciamento da informação.

O estudo comprova a necessidade de aliar tecnologia à gestão dos dados, independente do porte ou segmento de atuação da organização. Mas, o que deixa essas empresas no caminho da mudança, mas ainda longe da transformação?

Parte da complexidade dessa jornada está no alto volume de dados gerados de forma aleatória e, consequentemente, a dificuldade em gerir tudo isso. A solução é uma só: priorizar a gestão de dados como um processo vital para as estratégias de crescimento.

A importância de controle do documento físico

Segundo uma pesquisa realizada pela Associação Brasileira das Empresas de Gestão de Documentos, a ABGD, o brasileiro pode perder até 2 horas tentando encontrar documentos importantes na sua rotina corporativa.

Além de tornar o clima organizacional pesado, realocando profissionais estratégicos para encontrar essas informações, a guarda física torna mais onerosa a tarefa de buscar um papel perdido no meio de milhares é inviável nos dias de hoje.

Para otimizar o tempo e, claro, promover a redução de custos no dia a dia, arquivar esses documentos digitalmente transforma e otimiza o fluxo de trabalho, gerando fluidez e espaço para o que realmente importa: tempo hábil para tomar as decisões e planejar o futuro do negócio.

Vantagens da gestão de documentos

Agora que você já entendeu a importância em filtrar com clareza o excesso de informações e, claro, a necessidade em priorizar a organização digital dos documentos, veja o que mais a gestão dos dados proporciona:

Captura fácil e ágil, o que permite que os documentos sejam encontrados em um clique;
Economia e conservação devido à eliminação do papel, provendo a manutenção dos dados em formato eletrônico;
Mais segurança com a proteção das informações por meio do controle de acesso e compartilhamento dos dados sensíveis ao negócio;
Busca assertiva através da localização exata do documento;
Conformidade com as normas.

Transformação digital como motor da inovação

A tecnologia influencia desde operações manuais até a maneira como as pessoas se relacionam, e isso nós já sabemos há algum tempo. De acordo com a pesquisa “O Futuro do Trabalho”, 67% das empresas já utilizam ferramentas digitais para gestão de tarefas, e 20% planejavam adotar alguma em 2020.

Com a chegada da pandemia, e todos os entraves ocasionados pela necessidade do isolamento social, a integração de softwares nos processos operacionais foi acelerada e implantada nas empresas que, posteriormente, sobreviveram bem à crise.

Não há um setor sequer que esteja imune à transformação digital. Se antes as organizações tinham tempo para planejar a mudança, hoje precisam correr contra o tempo para solucionar problemas que só a tecnologia pode resolver.

Perda de governança da informação, respostas lentas ao negócio e processos não escaláveis são as heranças deixadas por um modelo de negócio que não apoia a modelagem, virtualização e automatização dos processos.

Como fazer uma gestão escalável de documentos com ECM?

20 de agosto de 2021/em ECM/GED | Documentos, Greendocs, Todos/por W3K Tecnologia

Integração, escalabilidade e fluidez são algumas das palavras-chave para explicar como é possível prover uma gestão eficiente com Enterprise Content Management, ou melhor dizendo, com ECM.

Antes de mais nada é preciso compreender o que significa exatamente o termo e qual a importância dessa ferramenta para o fluxo de trabalho de uma empresa, independente do seu porte ou segmento.

É isso que abordaremos no artigo de hoje, revelando questões importantes sobre implementação, resultados e benefícios dessa tecnologia para o crescimento do negócio.

Afinal, o que é ECM?

Podemos dizer que ECM é uma gama de aplicações para adquirir mais controle e rastreabilidade das informações, além de prover maior eficiência no gerenciamento dos documentos e processos durante seu ciclo de vida, garantindo uma gestão escalável do business.

Qual a relação entre gestão escalável e ECM?

Gestão escalável e ECM não são sinônimos, mas possuem uma relação harmoniosa, visto que os benefícios dessa tecnologia apoiam a companhia para uma governança eficiente e ágil, com a possibilidade de encontrar rapidamente o documento vigente, aproximar equipes, gerenciar filas de trabalho e garantir a segurança da informação nesse processo.

Integrando o gerenciamento de documentos e processos em uma plataforma online, é possível garantir mais agilidade, fluidez e transparência ao negócio, permitindo gerar relatórios e dashboards de forma ágil e dinâmica.

Esses dados gerados mostram os gargalos e lições aprendidas dos projetos, que aliados a um sistema robusto, impulsionam a gestão escalável – imprescindível para o crescimento do negócio.

ECM: fluidez que gera agilidade e economia

Com investimentos inteligentes em plataformas que apoiam a gestão estratégica e operacional do negócio, não apenas as tarefas são otimizadas, como é possível distribuir melhor os recursos humanos para a execução de trabalhos mais táticos – uma fluidez que, entre outras coisas, gera agilidade e economia.

A gestão eficiente está diretamente relacionada à redução de processos manuais, seja de distribuição de documentos ou de planilhas em papel para gerar dados. Além de ser passível de erro humano, esse modelo manual diminui as possibilidades de integração, o que pode prejudicar a visualização, o controle, a colaboração e gerar retrabalhos.

Exemplos de gestão eficiente com ECM

Muitos cases de sucesso comprovam a eficiência de uma plataforma como o Greendocs, por exemplo. A SGBH, operação nacional de uma das mais renomadas multinacionais do ramo de energia da China, adotou a ferramenta da W3K como seu sistema de gestão de documentos, a fim de reunir e compartilhar informações de portfólios de projetos de capital no Brasil.

Outra grande organização que aumentou o foco na gestão de compliance de seus clientes foi o escritório Mello Pimentel Advocacia, que ganhou produtividade e acurácia no atendimento a prazos, além de garantir rastreabilidade no gerenciamento do ciclo de vida dos contratos. Da mesma forma, também estão entre os resultados da implantação, a rapidez e maior clareza visual na apresentação de documentos relacionados aos processos.

Já a Gerdau – uma das líderes mundiais em produção de aço e a maior empresa privada do sul do país, implantou a solução Greendocs para otimizar a gestão de documentos e automatizar os processos nas áreas de engenharia e qualidade.

No site você pode ler esses e outros cases para entender como as empresas otimizaram a gestão dos seus negócios com a tecnologia da W3K.

Também é possível solicitar uma demonstração da nossa ferramenta aqui.

4 vantagens da automatização de processos com BPMS

19 de agosto de 2021/em BPM | Processos, Greendocs, Todos/por W3K Tecnologia

A automação de processos é uma técnica de BPMS (Business Process Management Suite ou System) ou ainda Sistema para Gestão de Processos Empresariais, que nada mais é do que aplicar a tecnologia e a integração de sistemas a fim de aprimorar o controle e o andamento do fluxo de trabalho em uma organização, com a modelagem BPM.

Mas, como isso é feito? É simples: por meio do controle em tempo real e da implementação de atividades manuais para automatizadas.

Quer saber como sua empresa pode ser mais produtiva e obter melhores resultados. Siga a leitura, pois vamos apresentar 4 vantagens da automatização de processos com BPMS.

BPMS reduz os custos da empresa

A automatização dos processos com BPMS permite que a organização consiga olhar para a gestão do seu fluxo de trabalho de forma ampla. Isso faz com que elimine os riscos de perder o controle sobre informações, funções e etapas, tendo pouca visibilidade ou até mesmo previsibilidade sobre eventuais problemas, atrasos ou falhas em entregas – o que pode gerar custos, às vezes, bem altos.

Além disso, quando uma companhia opta por automatizar processos, também permite resposta rápida às demandas do negócio, focando na gestão sistemática e integrada dos ambientes. Dessa maneira, é possível produzir mais e qualificar os modelos de atuação e equipes, podendo otimizar também os custos, que chegam a alcançar até 80% de redução.

Mais controle das filas de trabalho com BPMS

O conceito de BPM é um conjunto de estratégias, normas e princípios capazes de orientar com eficácia e excelência os gestores, para escolherem as melhores alternativas no gerenciamento dos processos na empresa. Mas, o que isso tem a ver com controlar as filas de trabalho?

Veja bem, ao automatizar o workflow com uma plataforma BPMS, a empresa tem a possibilidade de receber notificações automáticas para o controle de prazos, criação ou modificação de itens, tarefas pendentes ou temporalidade – o que aumenta consideravelmente a fluidez dos processos de negócio.

BPMS garante maior eficiência e segurança aos processos

A automatização de processos com BPMS gera mais segurança, visto que os dados são transmitidos criptografados. Acredite, essa tem se apresentado a maneira mais segura de se armazenar as informações da organização.

Além disso, o alto nível de eficiência que o BPMS proporciona em seus processos torna a rotina mais assertiva e eficaz, tanto dos processos como das equipes. Consequentemente, a empresa se torna também mais competitiva e preparada para enfrentar o mercado.

Produtividade com automatização dos processos BPMS

Quando você opta por automatizar os processos da sua empresa, barreiras e gargalos são eliminados, tornando o workflow mais dinâmico e fluído e, consequentemente, aumentando a produtividade.

A padronização, assim como a transparência, fazem com que todas as etapas ganhem em produtividade, visto que são realizadas com maior controle e, claro, evitando retrabalhos e erros na comunicação desde a sua primeira execução.

Porém, para automatizar processos é preciso planejamento e definição clara de objetivos e prioridades. A negligência de etapas pode prejudicar o processo como um todo e acarretar outros problemas. Por isso, conte com uma ajuda especializada.

Como a W3K pode ajudar o seu negócio?

A resposta para essa pergunta está na certeza de que o apoio de tecnologias inteligentes pode transformar o seu negócio.

O Greendocs, por exemplo, é uma plataforma que possibilita acompanhar e avaliar a qualidade de todos os fluxos de trabalho por meio de indicadores definidos de acordo com as expectativas de cada projeto, dando subsídios para a tomada de decisão focada diretamente na melhoria dos processos.

Essa é uma plataforma totalmente adaptável ao seu modelo de negócio, replicando processos e estratégias já utilizadas pelo seu time, garantindo a governança da informação e a gestão escalável de negócios.

Converse com alguém da nossa equipe e garanta mais confiança, competitividade e fluidez a sua rotina

Gráficos de BI e dashboards apoiam decisões mais assertivas?

18 de agosto de 2021/em Greendocs, Todos/por W3K Tecnologia

Ser data driven é tomar decisões a partir da análise de gráficos de BI e dashboards ao invés de suposições ou intuições. Ter uma base sólida para que as escolhas sejam mais assertivas significa coletar, tratar e interpretar dados para gerar insights valiosos nas empresas.

Se o futuro das companhias é orientado a dados – e ele é!, como você tem aplicado esse conceito na sua organização? Seus gestores e líderes são capazes de extrair e analisar informações de várias fontes, transformando esse material em conhecimento e riqueza para o crescimento do negócio?

Para não sobrarem dúvidas ao responder essas perguntas, vamos apresentar as vantagens da análise de dados e da importância de uma identidade corporativa que torne a transformação digital a protagonista do seu negócio.

Transformação digital: produtividade, assertividade e lucratividade

Em 2020, 87,5% das empresas brasileiras ouvidas para um estudo da consultoria Vanson Bourne afirmaram já estar em andamento com projetos de transformação digital. Um dado que demonstra a força deste movimento, mas… por que esta tendência tem ganhado tantos adeptos?

A resposta é simples: porque a transformação digital não é apenas um conceito, mas sim um somatório de tecnologias e ações que permitem aumentar a produtividade, competitividade, assertividade e lucratividade de organizações de todos os segmentos.

A cultura data driven é um dos pilares de sustentação da transformação digital

Podemos dizer que a cultura data driven é um dos pilares de sustentação da transformação digital, pois utiliza algoritmos para fazer análises precisas que entregam respostas estratégicas para a organização.

Em outras palavras, estamos falando na ação estratégica feita com base em informações e dados reais, assertivos e instantâneos E, claro, na adaptação do planejamento de acordo com as necessidades e desejos apresentados pelos identificadores visuais, gráficos, dashboards e relatórios.

Indicadores visuais com gráficos, dashboard e relatórios

Os indicadores visuais possibilitam o entendimento rápido das informações de controle de forma ágil, com a facilidade de acesso dos dados em nuvem, seja pelo celular, web ou tablets.

Com o Greendocs, por exemplo, os usuários autorizados podem acessar em tempo real gráficos, dashboards e relatórios gerados pelo sistema. Com ele, você pode analisar os dados para obter insights, sem perder nenhuma informação relevante do seu projeto.

Observar os dashboards corretamente, fazendo a gestão desses dados, proporciona a percepção assertiva da eficiência da sua gestão e, claro, onde aplicar as melhorias necessárias para chegar lá.

Processo de decisão menos moroso e com estratégia

Quando o negócio gera muitos dados e não sabe o que fazer com eles, de nada adianta investir em aparatos tecnológicos. A gestão estratégica é sempre o cenário ideal para uma empresa inovadora.

Do contrário, o excesso de informações tende a prejudicar seu foco na busca por novas soluções, tornando o seu processo de decisão mais moroso que o ideal. Além disso, a tecnologia de gestão da informação otimiza o tempo gasto com confecção manual de relatórios, por exemplo.

Com isso, o tempo economizado pode ser utilizado para atividades mais nobres, como análise dessas informações e definição de planos de ação. Fora isso, no Greendocs, toda comunicação é realizada por dentro do sistema, trazendo fluidez ao processo, sem perder a confiabilidade dos dados.

E aí, o seu negócio está na lista das empresas que serão de fato competitivas em um futuro próximo? Se sim, você está no caminho certo. Se não, é bem possível que com o tempo, as organizações inovadoras tomem seu espaço tão rapidamente quanto a tecnologia avança no mundo.

Para saber mais sobre como as soluções W3K podem auxiliar seu negócio, ou solicitar uma demonstração, clique aqui.

Por que adotar o MOC para gerir sua mudança organizacional?

18 de agosto de 2021/em MOC | Mudança, Todos/por W3K Tecnologia

Para que a gestão da mudança tenha sucesso, algumas práticas são indispensáveis. A fim de que os benefícios sejam duradouros a médio e longo prazo, é necessário contar com uma tecnologia que controle as mudanças, permita análises de riscos, garanta a segurança e a certeza de que a informação está chegando a todos os envolvidos.

Assim, aplicar uma metodologia e contar com tecnologia e apoio profissional capaz de garantir e facilitar a implementação de quaisquer mudanças, nos seus mínimos detalhes, é um passo mais do que certeiro.

O que é Management of Change (MOC)?

Conhecida pela sigla MOC, a missão do Management of Change é estabelecer uma cuidadosa análise dos riscos contratuais, especialmente para que se mantenham sob controle. Isso significa garantir a utilização de métodos e procedimentos padrões recomendados para o manuseio rápido e eficiente das mudanças de uma organização.

Em outras palavras, podemos dizer que o MOC é uma prática necessária para garantir que as mudanças sejam controladas quando a empresa opta por realizar alterações necessárias em seus processos, seja de documentação, pessoal ou operações, das simples às mais complexas.

Avaliando e prevenindo riscos com o MOC

O MOC é considerado um grande desafio nas empresas que lidam diariamente com diversos processos de trabalho. Para cada organização, vale ressaltar que se trata de uma transformação que envolve tecnologia e estratégia – dois pilares para uma mudança auditável.

Sendo assim, um programa de gerenciamento de mudanças, como o MOC, visa assegurar que todas as alterações sejam auditáveis. E que garanta que os operadores envolvidos no processo criado, alterado ou excluído, estejam cientes da mudança.

Garantindo assertividade na hora de tomar decisões

Quanto mais informado sobre a realidade estiver um gestor, mais assertiva e com menor risco se torna a decisão que ele precisa tomar na hora de fazer alguma mudança em sua operação. Além disso, quanto mais crítico for o processo a ser mudado, mais necessária se faz uma gestão robusta de mudança, que envolve a análise de diversos pontos.

Solicitação de mudança, análise de riscos, aprovação, implementação, revisão e avaliação de resultados são alguns dos pilares que sustentam a metodologia estrutural do MOC. Da mesma forma, o Management of Change também apoia e prepara a equipe interna nas alterações de documentos ou processos de uma organização, apoiando os gestores em momentos críticos desse ciclo.

Controle dos processos de mudanças com uma Plataforma MOC Online

Quando uma empresa decide adotar uma política bem definida para estes procedimentos, o ciclo que envolve qualquer mudança organizacional acontece de forma mais segura. Uma tecnologia que suporte e ordene esse fluxo de informações pode diminuir drasticamente os riscos potenciais.

Assim, podemos afirmar que com o apoio de uma plataforma configurada para MOC é possível acompanhar de forma abrangente os processos de mudança em sua operação, acessando rapidamente os dados sobre equipes de avaliação, implementação, status da mudança, riscos encontrados, riscos evitados, fluxos de aprovação, planejamento, implementação, revisão e certificação de leitura.

A ideia é garantir que os envolvidos acompanhem as mudanças, o que permite tomar as decisões corretas com as últimas atualizações, evitando acidentes e incidentes que podem prejudicar exponencialmente uma organização.

São diversos os ganhos que sua empresa pode ter ao adotar um software MOC. E nós, da W3K, temos a expertise necessária e o know-how em tecnologia para sermos o seu parceiro definitivo nesta solução.

Entre em contato conosco para saber mais.

Sistema EDMS amigável provê controle para gestão de excelência

16 de agosto de 2021/em BPM | Processos, ECM/GED | Documentos, EDMS | Engenharia, Greendocs, Todos/por W3K Tecnologia

Imagine mais de 1000 usuários conectados em uma só plataforma com acesso aos documentos técnicos e templates de um grande projeto? Sim, isso é possível com um sistema EDMS amigável, onde técnicos de engenharia, fornecedores, equipe de cdoc, arquivistas e profissionais da informação desenvolvem suas funções por meio de acessos fluidos e burocracia adequada ao controle dos processos.

Estamos falando do Greendocs – uma plataforma GED/ BPMS/EDMS, flexível e escalável para gerenciamento de documentos e processos de engenharia, facilitando o acesso e a colaboração, sem perder o foco em segurança, rastreabilidade e conformidade. A plataforma possibilita treinar e capacitar usuários utilizando manuais e fluxos dentro do próprio sistema, o que elimina a necessidade de ter outro sistema para treinamentos.

Diversos ambientes com apenas um login

A possibilidade de acessar diversos ambientes com apenas um login é um facilitador da plataforma Greendocs. No âmbito dos projetos de engenharia, por exemplo, a integração entre várias disciplinas, como elétrica, civil, mecânica e ambiental, permite que os projetos sejam construídos e acompanhados com auditabilidade, assertividade e agilidade.

O imenso volume documental nos grandes projetos de engenharia exige uma gestão automatizada, onde o fluxo de documentos internos não seja motivo de tempo perdido, mas de otimização em trâmites com fornecedores e contratos, além de agilidade nos módulos de auditoria e formatação das entregas. O Greendocs é fácil de usar e possui uma interface intuitiva, além de garantir as configurações necessárias referentes à cada implementação.

Busca inteligente para documentos técnicos

Grande parte dos projetos gerenciados manualmente podem sofrer atrasos na busca por arquivos. No Greendocs, a procura por documentos é feita diretamente na plataforma pelo seu conteúdo ou busca fonética.

Workflow de colaboração para EDMS

Com o workflow de colaboração simultânea que o sistema proporciona, é possível conectar os agentes do mesmo projeto, gerenciando filas de trabalho, promovendo atualização integrada da informação.

Visualização CAD no sistema de engenharia

Projetos de engenharia são compostos por arquivos pesados, grandes e, por vezes, sigilosos. Por isso, a possibilidade de abrir esses documentos CAD via uma interface web leve e precisa, faz toda diferença. A visibilidade para cada documento é configurada de acordo com as alçadas de acesso.

Comentários eletrônicos na plataforma de EDMS

O mesmo acontece para visualizar os comentários eletrônicos – que também estão na lista de funcionalidades do Greendocs. Múltiplos usuários interagem ao mesmo projeto para uma melhor colaboração e fluidez, tudo isso pode ser feito através do meio digital e online.

Total rastreabilidade da informação

Integrar os sistemas existentes de planejamento ou gestão de ativos com todos os recursos facilitadores do Greendocs é um diferencial competitivo. Por isso, perder tempo com processos manuais e lentos que prejudicam a tramitação de documentos e a fluidez no avanço físico em programas e portfólios é inviável nos dias de hoje.

Na prática, rastreabilidade, confiabilidade e consistência da informação são termos que definem bem os pilares do Greendocs. Sem o controle de fluxo das revisões, a possibilidade de riscos aumenta consideravelmente. Essa é uma burocracia necessária e encontrar o equilíbrio entre ela e a agilidade que uma ferramenta precisa prover é o caminho na hora de escolher uma plataforma eficaz.

Ao mesmo tempo, a possibilidade de utilizar menos papel proporciona automaticamente a diminuição dos gastos com impressão e outros insumos, além de eliminar a necessidade de espaço para armazenamento e fortalecer a relação de cuidado e respeito com o meio ambiente.

Quer saber como a sua empresa pode aumentar a escalabilidade e rastreabilidade com a plataforma da W3k? Entre em contato.

Qual a importância da gestão da informação em uma empresa?

13 de agosto de 2021/em BPM | Processos, ECM/GED | Documentos, Todos/por W3K Tecnologia

A quantidade de empresas que ainda falham ao não conseguir extrair valor dos dados que acumula é muito maior do que podemos imaginar. Nos dias atuais, diante da pandemia e da necessidade urgente em acompanhar o processo acelerado da transformação digital, o mau uso das informações é a principal desvantagem competitiva de qualquer negócio.

No artigo de hoje, vamos abordar qual a importância da gestão da informação em uma empresa e de que forma ela garante mais assertividade na tomada de decisão estratégica, provendo crescimento, competitividade e otimização de recursos às companhias.

Gerenciar dados para transformá-los em informações

Informações incompletas, conflituosas, caras e inconsistentes são protagonistas no mau desempenho das organizações, isso porque ocasionam diversos transtornos ao cumprimento das estratégias e, claro, ao processo de tomada de decisão.

Para você compreender melhor a importância de transformar os dados em informações relevantes, apresentamos o seguinte estudo divulgado pelo Gartner: 80% das empresas têm pouca visibilidade sobre o que está acontecendo com seus dados. Além disso, essas mesmas organizações não têm eficiência no processo de gerenciamento dos mesmos.

Se toda empresa, seja de que segmento ou porte for, está embasada em informações, documentos e processos, como manter competitividade sem o gerenciamento de todos os dados gerados? A resposta é uma só: não há como fazer isso sem tecnologia.

Fluidez, rastreabilidade, controle e integração

Esses são os pilares de uma empresa em crescimento constante, ou seja, são os quatros processos mais eficazes para uma gestão assertiva. Estamos falando de garantir, por meio de soluções tecnológicas, um modelo de fornecimento configurável e escalável, capaz de tornar os processos mais simples, práticos, escaláveis e controláveis.

Sendo assim, com o apoio de tecnologias como o Greendocs, é possível acompanhar e avaliar a qualidade dos fluxos por meio de indicadores definidos de acordo com as expectativas do projeto, dando subsídios para a tomada de decisão focada na melhoria dos processos, o que só pode ser feito com a gestão das informações.

Quer saber como a State Grid reforçou sua comunicação e gestão da informação com o Greendocs?

Soluções ECM/BPMS garantem alinhamento e integração

Configurável conforme o modelo de negócio dos clientes, replicando processos e estratégias já utilizadas pelas equipes, o Greendocs provê agilidade, substituindo planilhas manuais, diminuindo o retrabalho e o risco de falhas no processo.

Um sistema confiável para ECM/BPMS tem a capacidade de gerenciar as mudanças e garantir que seus usuários estejam em acordo com as leis, por meio de notificações do sistema e um contato eletrônico constante. Aliás, isso também é gerenciar informações com eficiência.

Menos tempo para buscar informações, pesquisa rápida

Ademais, com a implantação do Greendocs há uma redução média de 70% do tempo na busca por informação. Além disso, a conversão em massa, roteamento/trâmite automatizado e carga em lote são funções que otimizam a trazem mais produtividade ao trabalho dos profissionais da informação envolvidos com gestão documental, por exemplo.

Um boa plataforma de gestão de processos irá prover rastreabilidade da informação. Ou seja, em caso de alguma ação ser realizada sobre um documento (por exemplo, emissão, aprovação, validação), saber quem e quando essa ação foi realizada. Isso torna-se uma ferramenta fundamental no tratamento de conflitos contratuais onde a assimetria da informação pode acarretar perdas injustas para uma das partes.

Munição relevante com a gestão da informação

A tecnologia mune os gestores de vários dados e informações essenciais sobre a companhia, seus processos, fluxos de trabalho, clientes e, claro, facilita a tomada de decisão estratégica, como já explicamos no início desse artigo.

Os dados bem gerenciados funcionam como munição para o negócio, ou seja, através deles é possível enxergar o melhor caminho, bem como as estratégias mais eficazes para percorrê-lo com segurança, crescimento e liderança.

No atual cenário pandêmico em que vivemos, e que ainda viveremos por algum tempo, ficar parado no meio do caminho não é a escolha certa. É preciso confiar na tecnologia e apostar todas as suas fichas na transformação digital como vacina contra o vírus do prejuízo.

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