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Gerenciamento de Obras e EDMS: tecnologia é a resposta para ganho de agilidade, assertividade e eficiência

29 de setembro de 2021/em ECM/GED | Documentos, EDMS | Engenharia, Todos/por W3K Tecnologia

Tempo, orçamento e qualidade de entrega são ativos muito valiosos quando se fala em obras. Seja na execução ou no gerenciamento, nenhuma empresa pode perder estes itens de vista ao tocar um projeto desta área, especialmente quando falamos em obras industriais de grande porte.

Mas como alcançar eficiência nestes aspectos essenciais? Em se tratando de tempo, um bom começo é minimizar processos manuais e lentos, que dificultam a tramitação de documentos e a fluidez dos processos, podendo acarretar morosidade e atraso nas entregas, comprometendo prazos ou até mesmo a conclusão da obra.

Para mitigar esses desafios, trazendo ao gerenciamento de obras a agilidade e assertividade necessárias para garantir economia de tempo, redução de custos e alta qualidade dos serviços executados, uma boa indicação é a utilização de uma tecnologia robusta EDMS para o Gerenciamento de Obras.

Plataforma EDMS Online para o Gerenciamento de Obras

Precisão e agilidade evitam riscos e desperdícios de recursos, e são benefícios que uma plataforma de Gerenciamento de Obras e EDMS online.

Como? De diversas maneiras. Por exemplo:

Uma plataforma EDMS online permite organizar e catalogar documentos, tornando muito mais fácil e rápido encontrar estes materiais sempre que necessário;
Além disso, este mesmo recurso evita a perda de documentos, possibilitando sua recuperação quando preciso;
Este tipo de tecnologia também permite que o fluxo de processos indique a direção correta a seguir: documentos analisados, emitidos, alterados, aprovados ou reprovados estarão sob controle, de forma a evitar o uso de documentos obsoletos ou não-válidos;
O controle trazido por uma plataforma desta área garante mais visibilidade, organização e poder de gestão aos responsáveis pelo gerenciamento de obras, aumentando a produtividade, tornando processos de gestão e decisão mais ágeis e minimizando erros, retrabalhos e possibilidades de perda de prazos.

Por Outro Lado…

Já o não uso desta tecnologia pode trazer alguns riscos críticos para o andamento e o gerenciamento de uma obra, como:

Desorganização documental, dificuldade no encontro, recuperação e utilização de documentos;
Falha na governança da informação, aumentando a margem de vulnerabilidades, erros e retrabalhos;
Perda de prazos por morosidade nos processos;
Perda de qualidade nas entregas;
Perda de controle sobre processos, que pode resultar em riscos e custos para o negócio.

Reduza custos com o Gerenciamento de Obras e EDMS Online

Falando em redução de custos, vamos abordar um pouco mais sobre este ponto, que é crucial para qualquer obra.

Um dos mais comuns gargalos de custos em obras está no gerenciamento de documentos de forma manual ou por planilhas. Este formato de trabalho aumenta as horas de execução, além de gerar risco de retrabalho e falhas no processo.

Na tentativa de diminuir os índices de ineficiência gerados pela prática manual, algumas empresas optam por contratar mais pessoas para o gerenciamento de sua documentação, aumentando os custos de pessoal.

Sem falar que o manuseio de documentos e registros desperdiça um tempo precioso dos especialistas de engenharia, que poderiam fazer esta gestão de forma eletrônica, ganhando agilidade e abrindo ainda mais espaço nas agendas para tarefas estratégicas, muito mais condizentes com suas habilidades.

Qual a Solução?

Para solucionar estes desafios, o melhor caminho é a automatização de processos. Ela otimiza o tempo dos profissionais de engenharia e das equipes que trabalham com documentação, diminui significativamente os custos com ações obsoletas e traz mais praticidade, produtividade, assertividade e qualidade à gestão de obras de ponta a ponta.
Plataforma Greendocs EDMS no Gerenciamento de Grandes Obras Industriais

Com a plataforma Greendocs EDMS, o gerenciamento de grandes obras ganha muito, principalmente em:

Controle de revisões;
Rastreabilidade;
Autenticidade;
Busca inteligente;
Workflow;
Visualização cad;
Comentário eletrônicos;
Registro total de atividades;
Controle de acessibilidade por perfil de usuário;
Entre outras funcionalidades essenciais ao EDMS.

Todos estes são benefícios do Greendocs que podem alavancar a produtividade de uma obra, garantindo ações e decisões assertivas que qualificarão os processos e a gestão como um todo.

Por que adotar a plataforma Greendocs para Gerenciamento de Obras e EDMS?

Para adotar esta tecnologia de forma segura, tranquila e eficaz, é preciso contar com o apoio de uma empresa especializada, com confiabilidade na área de gerenciamento de documentos, larga experiência em processos de engenharia e uma solução completa em seu portfólio.

Nesta linha, a plataforma Greendocs é online e configurável para os seus processos de Gerenciamento de Obras e EDMS. Garante a governança da informação com eficácia e fluidez, assegura que normas, diretrizes e controles de responsabilidade possam ser digitalmente tramitados, preservando os valores, prazos, qualidade e compliance da gestão da obra.

Trata-se de agregar tecnologia e serviços especializados à gestão de Grandes Obras Industriais para padronizar a informação, automatizar processos e desenvolver uma lógica inteligente na comunicação entre setores e agentes de projeto, trazendo uma gestão escalável a empresas e empreendimentos com altas demandas ou processos intensos em relação à informação técnica.

A W3K tem a tecnologia, os serviços, os profissionais qualificados e a expertise que a Gestão de Grandes Obras Industriais requer para ser eficiente.

Para saber mais, fale com a nossa equipe.

Gestão de Mudança Organizacional eficiente e segura com o MOC

21 de setembro de 2021/em Todos/por W3K Tecnologia

As organizações estão em constante transformação – exigências de adaptação do mercado para continuar competitivo no cenário corporativo.

Para se tornar protagonista é fundamental apostar na gestão de mudança organizacional, ou seja, estabelecer análises de riscos e segurança, aplicando metodologias de excelência para que o processo ocorra de forma eficaz.

O que é Management of Change (MOC)?

A missão do Management of Change (MOC) é garantir que as mudanças sejam controladas quando a empresa opta por realizar alterações necessárias em seus processos, seja de documentação, pessoal ou operações, das simples às mais complexas.

Da mesma forma, podemos dizer que o MOC estabelece uma análise dos riscos contratuais, especialmente para que se mantenham sob controle. Isso significa garantir a utilização de métodos e procedimentos padrões recomendados para o manuseio rápido e eficiente das mudanças de uma organização.

Práticas para uma gestão da mudança eficiente

Para que a gestão da mudança tenha sucesso, algumas práticas são indispensáveis. A fim de que os benefícios sejam duradouros a médio e longo prazo, é necessário contar com uma tecnologia que controle as mudanças, permita análises de riscos, garanta a governança, a confiabilidade e a certeza de que a informação está chegando a todos os envolvidos.

Assim, a melhor forma de ter uma Gestão de Mudança Organizacional eficiente é implantar uma metodologia com apoio do Greendocs aplicado para MOC, somando com uma equipe capaz de garantir e facilitar a sua implementação.

Mudança auditável com o Greendocs MOC

O MOC é considerado um grande desafio nas empresas que lidam diariamente com diversos processos de trabalho. Para cada organização, vale ressaltar que se trata de uma transformação que envolve tecnologia e estratégia – dois pilares para uma mudança auditável.

Sendo assim, uma plataforma de gerenciamento de mudanças, como o Greendocs MOC, visa assegurar que todas as alterações sejam auditáveis. E que garanta que os operadores envolvidos no processo criado, alterado ou excluído, estejam cientes da mudança.

Greendocs MOC apoia gestores na mudança

Na hora da mudança, quanto mais informado sobre a realidade estiver um gestor, mais assertiva e com menor risco se torna a decisão que ele precisa tomar.

Como o Greendocs MOC apoia gestores na mudança? Com configurações que possibilitam a análise de riscos, aprovação, implementação, revisão e avaliação de resultados – pilares que sustentam a metodologia estrutural do MOC.

Ademais, ele apoia a equipe nas alterações de documentos ou processos de uma organização, sendo ferramenta chave para os gestores em momentos criteriosos desse ciclo e garantindo a governança da informação.

Controle dos processos de mudanças com Greendocs para MOC Online

Quando uma empresa decide adotar uma política bem definida para estes procedimentos, o ciclo que envolve qualquer mudança organizacional acontece com certificação e confiabilidade. O Greendocs otimiza e automatiza esse fluxo de informações e pode apoiar na mitigação dos riscos potenciais.

Assim, podemos afirmar que com o Greendocs MOC é possível acompanhar de forma abrangente os processos de mudança em sua operação, acessando rapidamente os dados sobre equipes de avaliação, implementação, status da mudança, riscos encontrados, riscos evitados, fluxos de aprovação, planejamento, implementação, revisão e certificação de leitura.

Com isso, os benefícios que sua empresa ganha ao implementar uma Gestão de Mudança Organizacional eficiente e segura com o Greendocs são muitos. Nós, da W3K, temos a expertise necessária em tecnologia para sermos o seu parceiro nesta solução.

Entre em contato conosco para saber mais.

4 fatores sobre controle de documentos que você precisa saber

15 de setembro de 2021/em Todos/por W3K Tecnologia

A premissa de que o uso do papel está ficando para trás com mais velocidade é verdadeira e o atual cenário pode provar isso. Cada vez mais, empresas precisam fazer a gestão dos seus documentos para diminuir custos, reduzir a sua quantidade de espaço e facilitar procedimentos quando a informação está no computador.

Dessa forma, com o controle de documentos é possível uma maior organização dos processos, bem como garantir que sejam encontrados de maneira mais rápida, fazendo com que haja mais tempo para o que realmente importa em qualquer companhia: a estratégia do negócio.

A partir de agora, conheça 4 fatores sobre controle de documentos.

1. Controle de documentos é a gestão do presente

O controle de documentos é importante para mapear o conteúdo documental, qualificá-lo e quantificá-lo, entender como é gerado, como tramita dentro da empresa, onde e como está armazenado e quais são suas necessidades de uso e usuários. Somente diante destas informações será possível traçar um plano de melhoria e implantação de novas tecnologias, adequadas às necessidades da empresa.

Diante deste entendimento será possível iniciar um processo de melhoria da gestão documental, começando pela redução do uso de documentos em papel e implantação de um sistema de gerenciamento eletrônico adequado ao porte, segmento e negócio da empresa.

Isso é o que chamamos de gestão do presente e certamente irá determinar o lugar onde cada empresa estará no futuro. Vale ressaltar que uma consultoria especializada pode auxiliar a empresa em todo este processo, desde o diagnóstico da situação atual até o planejamento de implantação de melhorias e novas tecnologias.

2. Agilidade e fluidez com o controle de documentos

Você com certeza já esteve na situação de precisar acessar um documento com rapidez para conseguir realizar um negócio. Às vezes, um anexo de contrato perdido coloca em jogo um grande acordo que a organização deixa de realizar.

Dessa forma, o tempo que a equipe gasta procurando entre pilhas e pilhas desordenadas esse anexo de contrato, poderia estar sendo usado para fazer novos negócios. Por isso, fazer a gestão documental da sua empresa é essencial.

Porém, evidentemente, sem uma correta análise de informação e uma modelagem de processos, a desordem somente terá mudado de ambiente. Ao invés de perder horas procurando um papel, seus colaboradores passarão a perder tempo buscando arquivos eletrônicos.

Por isso, a GESTÃO e o CONTROLE são palavras primordiais quando falamos em documentos.

3. Segurança da informação no controle de documentos

Garantir o sigilo das informações de seus clientes, parceiros e colaboradores é uma das maiores responsabilidades de uma organização, mais ainda com as boas práticas estabelecidas com a LGPD.

Além disso, com um bom planejamento, você não deve ter dificuldades para manter um nível de segurança adequado. Além disso, imagine que na sua empresa existem 10 pessoas que utilizarão os mesmos documentos físicos para fazer suas tarefas para respectivas áreas.

Ou seja, são 10 pessoas, de setores distintos, com missões diferentes precisando acessar o mesmo documento físico. Não é difícil imaginar que essas pessoas vão, em algum momento, ter problemas com desencontro de informações -alguém pode esquecer de documentar algo e, assim, esse documento perde sua conformidade com a segurança da informação.

Com o uso de um sistema de gestão eletrônica e controle de documentos você não passa mais por isso, pois a troca de informações ocorre em tempo real, em uma única plataforma de sincronização automática. Você garante a governança da informação.

4. Greendocs: a melhor plataforma para o Gerenciamento Eletrônico de Documentos

A plataforma Greendocs, da W3K, provê visão total de etapas da documentação, facilita a colaboração entre equipes distintas, potencializa a gestão de mudança, controla registros e ações de qualidade, integra fornecedores de forma online e gerencia filas de trabalho, solicitações, aprovações e prazos.

A mesma também dá suporte a assinaturas digitais possibilitando a implantação de mais de um ambiente de trabalho para o mesmo usuário. Características técnicas como integração com ERP, AD e CAD trazem ainda mais fluidez ao trabalho no dia a dia.

Além disso, a W3K possibilita a integração de GED / BPMS / EDMS na mesma plataforma, o que torna o processo de gerenciamento da sua empresa mais objetivo e eficiente.

Você precisa de apenas um acesso para navegar em todos os ambientes integrados, sem precisar logar com diferentes usuários.

Entre em contato e saiba mais.

O que é gestão de documentos e qual a sua importância?

13 de setembro de 2021/em ECM/GED | Documentos, Gestão de Contratos, Todos/por W3K Tecnologia

Alguns fatores são essenciais para que as empresas tenham resultados excelentes em suas trajetórias. A gestão de documentos, sem dúvida, é um deles.

Isso porque tarefas diárias e comuns nas organizações, como as que envolvem administração, finanças, marketing e recursos humanos geram arquivos o tempo todo, compondo a dinâmica das companhias.

A distribuição manual desses documentos, bem como o gerenciamento da comunicação por e-mails e planilhas de controle sem o uso de uma tecnologia voltada à gestão impossibilita um eficiente, ocupando o tempo que os gestores poderiam investir em ações estratégicas ou preventivas.

Acreditamos que compreender a importância da gestão de documentos também envolve entender o que significa de fato esse termo e as melhores práticas que envolvem esse processo.

O que é Gestão de Documentos?

A Gestão de Documentos é o conjunto de processos que garante produção, arquivamento e uso adequado de arquivos e registros. Em outras palavras, gerenciar documentos é otimizar a busca por dados, de forma a torná-la mais fácil, organizada e segura.

Em termos práticos, a gestão documental evita a perda de documentos, garante a rastreabilidade das informações, controla processos de tramitação para avaliação e aprovação de documentos e otimiza fluxos de trabalho e de distribuição dos documentos.

Qual é a importância da Gestão de Documentos?

A Gestão de Documentos permite acesso de qualquer lugar do mundo, com o uso de softwares on cloud para gestão eletrônica. Ao implementar esse processo na empresa, você estabelece metodologias de trabalho para planejamento do acervo futuro, por exemplo.

Com isso, a definição das necessidades para a organização, cadastro, digitalização e arquivamento do acervo passivo se torna simples e prática. Trabalhar com o necessário para permitir a guarda ordenada e a recuperação dos documentos físicos e digitais é um dos segredos de sucesso de uma excelente Gestão de Documentos.

Diminuir drasticamente as impressões e cópias de documentos com a cultura paperless, sinalizar documentos desnecessários no seu acervo físico para descarte, reduzindo o espaço físico necessário, também são alguns benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos (GED).

Por que a W3K tem a melhor plataforma para o Gerenciamento dos seus Documentos?

A plataforma Greendocs, da W3K, provê visão total de etapas da documentação, facilita a colaboração entre equipes distintas, potencializa a gestão de mudança, controla registros e ações de qualidade, integra fornecedores de forma online e gerencia filas de trabalho, solicitações, aprovações e prazos.

A mesma também dá suporte a assinaturas digitais possibilitando a implantação de mais de um ambiente de trabalho para o mesmo usuário. Características técnicas como integração com ERP, AD e CAD trazem ainda mais fluidez aos trabalho do dia a dia.

Além disso, a W3K possibilita a integração de GED / BPMS / EDMS na mesma plataforma, o que torna o processo de gerenciamento da sua empresa mais objetivo e eficiente.

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Qual é o papel da gestão de informação no ambiente de negócios competitivos?

8 de setembro de 2021/em Greendocs, Todos/por W3K Tecnologia

Dados acumulados são só dados. Dados bem geridos, dos quais se extrai informações que orientam as ações e decisões de um negócio, estes sim agregam real valor a empresas de todos os setores.

O bom uso dos dados, que passa diretamente pela gestão da informação, é imprescindível para que se tenha clareza, organização e boa comunicação em uma empresa, e isso é uma vantagem competitiva considerável no mercado atual.

Por isso, vamos abordar mais a fundo a importância da gestão da informação e como ela impacta negócios de todas as áreas?

Vamos começar por explicar sobre como fazer esta gestão. E a chave está em uma plataforma de ponta, que entregue recursos para dar às empresas a capacidade de rastreabilidade, controle e integração sobre as informações.

Estes três itens são pilares para os negócios competitivos, já que são os principais processos para uma gestão assertiva – tanto da informação, quanto do negócio em si.

Informação bem gerida é a base de decisões bem tomadas, áreas de negócio bem supridas, colaboradores bem orientados, gestores bem embasados, além de relacionamentos mais transparentes e assertivos com clientes e fornecedores.

Isso tudo se traduz em empresas mais seguras, organizadas, ágeis e, é claro, competitivas.

Segurança, Organização, Agilidade e Competitividade

Vamos falar de cada um destes pontos?

Primeiro ponto: segurança. Uma plataforma de gestão da informação, como o Greendocs da W3K, permite a rastreabilidade do trabalho com os dados de ponta a ponta, diminuindo riscos de perdas ou erros, que poderiam dificultar o compliance.

Segundo ponto: organização. Nem é preciso dizer que uma empresa que conta com uma plataforma como o Greendocs, que possibilita o gerenciamento de documentos e processos de negócio de forma centralizada, trazendo mais fluidez a documentos, processos e projetos, é mais organizada, não é mesmo? E mais organização rima com melhor gestão. Simples assim.

Terceiro ponto: agilidade. Configurável de acordo com o modelo de negócio de cada cliente, a plataforma Greendocs é flexível e dinâmica ao acompanhar o crescimento das empresas, sendo ajustada sob demanda. Além disso, com o potencial de rastreabilidade da informação que traz às organizações, a plataforma ajuda a aumentar a visibilidade dos dados – o que é um grande diferencial, visto que, segundo o Gartner, 80% das empresas têm pouco poder de visualização sobre seus dados, o que impacta severamente em suas entregas. E quando isso tudo se traduz em auxiliar na gestão da informação de acordo com as exatas demandas de cada empresa, significa ganho de tempo no encontro de dados e documentos, assim como na condução de processos e projetos. O resultado disso? Gestão, ações, equipes e empresas mais ágeis.

Quarto ponto: competitividade com melhor organização, melhor controle e rastreabilidade da informação, projetos e processos mais ágeis, segurança e compliance garantidos, além da otimização de custos que tudo isso agrega, é claro que um negócio será mais competitivo. Afinal, todos estes diferenciais tendem a colocá-lo à frente da concorrência, agregando características que o mercado valoriza.

Greendocs garante alinhamento e integração

Já vimos que o Greendocs provê agilidade, economizando tempo no encontro das informações, tornando as empresas mais organizadas, integradas e profissionalizando a gestão da informação ao substituir planilhas manuais, o que também diminui riscos de erros e retrabalhos.

Além disso, a plataforma de ECM/BPMS da W3K tem capacidade de gerenciar as mudanças e garantir que seus processos estejam em acordo com as leis, por meio de notificações do sistema e assinaturas com validade jurídica. Aliás, isso também é gerenciar informações com eficiência.

Ademais, com a implantação do Greendocs há uma redução média de 70% do tempo na busca por informação. Além disso, a conversão em massa, distribuição ou trâmite automatizado e carga em lote são funções que otimizam e trazem mais produtividade ao trabalho dos profissionais da informação envolvidos com gestão documental, por exemplo.

Agilidade, integração, segurança, compliance. Isso é gestão de informação no ambiente de negócios competitivos!

Gestão da informação: a estratégia do gestor competitivo

A tecnologia impulsiona o gerenciamento assertivo de dados, se os mesmos transformam-se em informação estratégica para os negócios. Ou seja, através deles é possível enxergar o melhor caminho, bem como as estratégias mais eficazes para percorrê-lo com segurança, crescimento e liderança.

É exatamente aí que nós entramos na história da sua empresa: para torná-la cada vez mais competitiva ao gerenciar com excelência e segurança os dados e informações fundamentais para o sucesso.

Quer saber mais sobre a W3K Tecnologia? Entre em contato conosco!

GED e SIGAD: Gestão e Garantia de Autenticidade

6 de setembro de 2021/em ECM/GED | Documentos, Greendocs, Todos/por W3K Tecnologia

A sigla GED significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos e é bem semelhante a ECM (saiba mais clicando aqui). SIGAD significa Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos.

O primeiro tem o foco na gestão de documentos, e seus processos, de forma eletrônica. O segundo nos processos do ciclo de documentos, desde a criação até o descarte, com o foco de garantir a autenticidade.

Então o SIGAD é uma metodologia, ou um sistema, que realiza a digitalização, anexação, armazenamento, indexação, assinatura digital e busca online e em mídia digital.

O documento nasce digital ou pode ser digitalizado garantindo a autenticidade com os processos orientados a SIGAD.

O Greendocs é uma plataforma robusta adaptável à real necessidade do cliente. Aplicado a ECM/GED apoia na garantia SIGAD e garante outros benefícios:

Permite o controle de temporalidade;
Segurança da informação;
Busca rápida de arquivos vigentes;
Pesquisa inteligente por metadados ou conteúdo;
Acesso seguro e criptografado;
Rastreabilidade completa;
Fluxo de trabalho configurável;
Relatórios e Dashboard.

Controlando o ciclo de vida dos documentos com SIGAD

Controlar todo o ciclo de vida dos documentos é a missão do SIGAD. Esse conjunto de operações e procedimentos técnicos gerem os processos arquivistas de uma empresa.

Vale ressaltar que o sucesso dependerá de uma implementação de qualidade, com respaldo de um sistema robusto e eficiente, focado nas melhores práticas para a gestão arquivística de documentos.

Em outras palavras, o SIGAD visa manter a relação orgânica entre documentos, garantir a confiabilidade, autenticidade e acesso ao longo do tempo dos documentos arquivísticos. Além disso, também apoia a gestão de documentos, ou seja, auxilia no controle do ciclo de vida dos mesmos, desde a produção até a destinação final.

Menos custos, mais proteção dos documentos com estas tecnologias

Um sistema informatizado SIGAD com as configurações GED consegue gerenciar diversos tipos de documentos: analógicos, híbridos e digitais. Esse processo é feito desde a sua produção até a destinação final.

Dessa maneira, um dos principais benefícios é a redução de custos, pois elimina quantidades grandes de objetos digitais quando não são mais necessários e, claro, podem ser descartados segundo a LGPD.

Além disso, ao automatizar o processo de gestão dos documentos da companhia, o procedimento de manuseio desses arquivos se torna muito mais seguro. Isso acontece porque após finalizado o processo, o sistema provê total controle de acesso aos documentos, evitando alterações.
Eliminando planilhas e controles manuais com o Greendocs

Veja bem, distribuir manualmente documentos, gerenciar comunicação por e-mails e planilhas de controle pode funcionar em processos simples, com equipes pequenas, poucos documentos, mínimos registros.

Contudo, à medida que a empresa cresce, os colaboradores se multiplicam, novos setores são criados e se torna praticamente impossível manter uma gestão eficiente com este controle manual.

Ficar nesses modelos pouco otimizados consome tempo e recursos, tanto seus, quanto de seus colaboradores, transformando-os em “garçons” de documentos, em que o transporte manual de informação ocupará boa parte do tempo de trabalho.

Além disso, esse controle aumenta o risco de extravios, documentos desatualizados ou inconsistência nos dados, o que pode ser um problema para a governança da informação.

O Greendocs garante a autenticidade dos documentos e a fluidez dos processos, bem como torna eficaz a gestão escalável da informação.

Por que a W3K?

Se você deseja investir em sistemas e recursos tecnológicos que promovam todos esses benefícios ao seu negócio, o primeiro passo é escolher um parceiro que realmente ofereça um sistema completo, desde a implantação até o acompanhamento dos processos.

Com o apoio de tecnologias inteligentes, é possível garantir com precisão e controle uma gestão arquivística de documentos e um gerenciamento eficiente dos mesmos.

Por que escolher a W3K? Porque ela provê escalabilidade às organizações através da disponibilização ágil de uma plataforma que possibilita a transformação digital de processos gerenciais, trazendo fluidez, governança da informação, rastreabilidade, integração e regramento de excelência.

Quer saber mais? Entre em contato conosco.

3 razões para ter um Analista de Negócios especializado em ECM para aumentar a assertividade

1 de setembro de 2021/em ECM/GED | Documentos, Greendocs, Todos/por W3K Tecnologia

Em um mundo onde se cria 2,5 quintilhões de bytes por dia, o Enterprise Content Management (ECM) é a metodologia que reúne estratégias e ferramentas capazes de capturar, gerenciar, armazenar, preservar e oferecer dados estratégicos a fim de gerar insights valiosos para os processos organizacionais.

Neste conteúdo, você vai encontrar 3 razões para ter um Analista de Negócios em ECM e otimizar o fluxo de trabalho. Além disso, também abordaremos como a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) pode acelerar o crescimento da sua empresa, reduzindo custos e aumentando a produtividade.

Capturar e gerenciar dados com excelência

A acirrada concorrência e a grande quantidade de dados gerados todos os dias pelas empresas aumentam os desafios da gestão. Prova disso é o resultado da pesquisa global da Experian, onde 95% das empresas disseram que a má qualidade das informações é o principal motivo da ineficiência das operações.

Capturar e gerenciar dados com excelência é essencial para que o fluxo de trabalho tenha agilidade e fluidez. Mas, diante desse excesso de referências, como tornar esse processo dinâmico? A resposta é simples: invista em um Analista de Negócios em ECM.

Com uma plataforma configurada por especialistas em ECM, de acordo com os seus processos, é possível encontrar rapidamente informações, organizar conteúdos e definir permissões para que as equipes possam colaborar assertivamente.

Com a gestão escalável automatizada na rotina do negócio, os gestores podem focar nas decisões fundamentais para o futuro da organização, adotando uma cultura data driven segura, bem implementada e direcionada.

ECM: armazenar, preservar e disponibilizar dados

Outra parte do ciclo de vida dos documentos é o processo de preservar e disponibilizar dados. Em outras palavras, estamos falando em encontrar um local adequado para armazenar as informações, cuidar dessas referências para que se mantenham conservadas, disponíveis e atualizadas quando for necessário.

Além disso, apresentar as informações às pessoas e em momentos corretos também é uma das missões de um Analista de Negócios em ECM. Ocorre que apenas o fato de converter os dados para o formato digital não é suficiente. É preciso saber o que fazer com essas informações, filtrar e direcionar a fim de que insights e dashboards sejam visualizados em todas as etapas de documentação.

Aperfeiçoar a interação na melhoria dos procedimentos internos

A melhoria dos processos internos é essencial para viabilizar acesso rápido a uma base de dados centralizada, ou seja, unificada em um sistema com gestão do controle autenticado, o que garante não somente a segurança da informação, mas também reduz a defasagem dos dados.

Além disso, entre essas melhorias também está estabelecer valores que atuem diretamente na sustentabilidade reduzindo, por exemplo, o consumo de papel pelas unidades das companhias.

Com a expertise dos Analistas de Negócios ECM, o monitoramento em tempo real dos dados gerados e mapeados, a identificação de oportunidades e a mitigação de riscos se tornam procedimentos de rotina, implementando não apenas uma solução robusta e eficaz, mas enraizando a cultura da transformação digital.

Uma solução de ECM para gerir os dados

Como já dito anteriormente, digitalizar os dados é apenas uma fase de implantação, mas não é a mais importante. É necessário investir em uma solução completa, adaptável, escalável e robusta para melhorar fluxo de trabalho em todas as áreas da empresa.

Isso significa busca inteligente, segurança da informação, aproximar equipes, gerenciar filas de trabalho, integrar os dados e visualizar tudo isso em uma única tela, com insights valiosos gerados em ambientes amigáveis e intuitivos, com o apoio contínuo de analistas especialistas em ECM.

O Greendocs é o responsável por eliminar gargalos causados pelo gerenciamento manual de documentos em grandes empresas da América Latina. Sob a ótica das organizações, essa solução é uma alternativa que elimina processos internos ultrapassados e, mais do que soluções tecnológicas, imprime uma mudança de perspectiva, desenvolvendo a multifuncionalidade das equipes, abrindo portas e janelas para que cada colaborador explore suas aptidões para o negócio.

Como os sistemas de informação estão transformando os negócios de hoje?

30 de agosto de 2021/em Greendocs, Todos/por W3K Tecnologia

Impulsionada pela pandemia, mas já em crescimento há alguns anos, a transformação digital não é mais uma opção, mas a única forma de se adequar a padrões de exigência cada vez mais altos, potencializando a competitividade das organizações.

Isso porque a informatização dos processos elimina a ocorrência de erros humanos ou, pelo menos, reduz drasticamente a ocorrência de falhas, centralizando a gestão baseada em dados de forma assertiva e organizada.

Em outras palavras, os gestores recebem subsídios dos dados para o processo de tomada de decisões dos diferentes processos da organização, possibilitando que os resultados alcançados sejam analisados de forma individual ou integrada, mas com eficiência.

No artigo de hoje, abordaremos como os sistemas de informação estão transformando os negócios e os benefícios que oferecem às companhias. Acompanhe o artigo e saiba como a W3K pode ajudar sua empresa rumo à transformação digital.

Dados inconsistentes, empresas ineficientes

Antes de mais nada, vamos apresentar um dado importante: você sabia que 80% das empresas não sabe (ou conhece muito pouco) sobre o que está acontecendo com seus dados? Mas, o que isso significa exatamente?

Segundo estudo do Gartner, a resposta é simples, visto que informações incompletas, conflituosas, caras e inconsistentes são protagonistas no mau desempenho das organizações, não apenas porque ocasionam diversos transtornos ao cumprimento das estratégias e, claro, ao processo de tomada de decisão, mas, porque desconectam equipes, gerenciando ineficientemente as filas de trabalho.

Ademais, já que estamos falando em dados, vale ressaltar um estudo realizado em parceria com o BCG, que divulgou que empresas mais maduras na transformação data driven estão vivenciando até 30% de maior eficiência e 20% de aumento em receita.

Informações estratégicas para o negócio em uma única tela

Com um sistema de informação robusto e escalável ao seu negócio, atendendo as necessidades específicas da sua empresa, é possível adquirir fluidez, rastreabilidade, controle e integração.

Esses, aliás, são os pilares para processos mais eficazes e, consequentemente, para uma gestão assertiva. Agora, imagine todos os dados estratégicos da sua organização disponíveis em uma única tela? Isso é possível com o Greendocs.

Estamos falando de garantir, por meio desta plataforma, um modelo de fornecimento configurável, capaz de tornar os processos mais simples, escaláveis, seguros, práticos, ágeis e controláveis.

Com o Greendocs, é possível acompanhar e avaliar a qualidade dos fluxos por meio de indicadores definidos de acordo com as expectativas do projeto, dando subsídios para a tomada de decisão focada na melhoria dos processos, o que só pode ser feito com a gestão das informações.

Buscando informações com agilidade, otimizando o tempo dos gestores

Quando você escolhe o Greendocs para sua empresa, está otimizando o tempo na procura por informação. Isso porque a busca inteligente da solução permite que o gestor encontre em questão de segundos a revisão vigente, focando seu tempo precioso no core business.

Além disso, funcionalidades em lote, como download e upload de documentos, ações de fluxo (aprovação, reprovação, autorização, entre outros, conforme processo de cada cliente) e edições de informações em lote (normalmente, disponível apenas para gestores), otimizam e trazem mais produtividade ao trabalho dos profissionais da informação envolvidos com gestão documental.

Rastreabilidade da informação com a Plataforma Greendocs

Outra questão fundamental para prover eficiência aos processos é a possibilidade de rastrear a informação. Em outras palavras, isso significa que qualquer ação sobre um documento, seja emissão, aprovação, comentários ou validação, ficará registrada no sistema.

Entre outros benefícios, esse recurso se torna fundamental no tratamento de conflitos contratuais onde a assimetria da informação pode acarretar perdas injustas para uma das partes.

Investir em tecnologia para se tornar competitivo

Não tem jeito, o cenário atual trouxe muitas inseguranças para empresas e indústrias, independente do porte ou segmento em que atuam. Infelizmente, muitas organizações não conseguiram sobreviver à crise e fecharam as portas no último ano.

Porém, em simultâneo, o Brasil abriu 2,3 milhões novas empresas. Segundo dados do governo, o número no ano passado foi o maior desde 2010.

Novos negócios já nascem mais digitais, mesmo não tendo toda a expertise de grandes corporações. Além do mais, a busca constante por competitividade continua, e se manter em movimento é o grande segredo para permanecer na frente. Mas, o que significa se manter em movimento nos dias de hoje?

A resposta também é mais simples do que podemos imaginar: movimentar-se enquanto empresa significa assumir a inovação como cultura, focando na transformação digital como combustível de crescimento e em sistemas de informação como molas propulsoras para o sucesso.

Por que investir no Controle de Documentos e Registros da Qualidade

27 de agosto de 2021/em ECM/GED | Documentos, Qualidade, Todos/por W3K Tecnologia

A área de Controle de Documentos e Registros da Qualidade recebe e produz diversos tipos de informações a todo instante, incluindo dados, contratos, entre outros. Por conta disso, um controle eficaz de documentos e processos é essencial para garantir a fluidez e a dinâmica desses registros.

Um processo organizado e padronizado permite que os documentos sejam localizados rapidamente, o que não apenas otimiza o tempo das organizações, como também se torna um grande alicerce para as tomadas de decisões.

Ignorar a gestão documental é o caminho certo para aumentar os custos, otimizar burocracias, perder informações relevantes e até mesmo consultar dados desatualizados, que prejudicarão a rotina da empresa e o objetivo final, trazendo mais insegurança para o negócio.

No artigo de hoje, vamos apresentar razões para sua organização investir em uma plataforma online de Controle de Documentos e Registros da Qualidade.
Rastreabilidade e organização das informações da Qualidade

Distribuição, acessos, uso seguro, armazenamento, preservação, retenção e atualização são alguns termos fundamentais quando falamos em organização das informações para um controle eficaz de documentos.

A possibilidade de rastreabilidade total da informação, além de apoiar os prazos nas atividades internas torna o processo mais eficiente, aumentando a produtividade do time e otimizando o tempo de organização do negócio.

Qualidade em Conformidade com a ISO 9001:2015 usando plataformas ECM/BPMS.

Investir em tecnologias para o controle de documentos e registros da qualidade é uma forma de automatizar os processos padronizados. Permite analisar criticamente a informação, identificando alterações, assegurando a disponibilidade da versão certa. Objetivando que as decisões sejam pautadas na atual situação.

Para garantir o controle de documentos, automatizando a distribuição e acessando rapidamente qualquer informação, seguindo as indicações da ISO 9001:2015, você precisa de uma plataforma robusta que promova a conformidade com as normas e as políticas, garantindo distribuição de padrões e instruções de trabalho, registro e controle de não conformidades e a notificação de ações corretivas e preventivas.

Por que escolher a plataforma da W3K para Gestão da Qualidade?

Impulsionamos a transformação digital, a governança da informação e a gestão escalável de negócios. Com plataformas ECM/BPMS, online e configuráveis a modelos de negócio, apoiamos empresas com volume intenso de documentos e processos sem perder o foco em segurança, controle e rastreabilidade.

Além disso, com a nossa plataforma Greendocs, sua empresa tem acesso aos alertas sobre as datas das auditorias e necessidade de revisão dos documentos. Da mesma forma, é possível:
Elaborar planos de ação com mais eficiência;
Adicionar cartões de observação HSE;
Criar, atualizar a acompanhar relatórios de acidentes / incidentes;
Elaborar formulários para análise de riscos e observação comportamental;
Controle de evidências de registros de processos;
Acompanhar eventos de revisão do sistema de gestão com análise crítica com levantamento de resultados do SGI;
Aplicação e acompanhamento de KPIs;
Criação e compartilhamento de Atas de Reunião.

Quer saber mais? Fale com a nossa equipe.

Mais segurança e controle ao preservar documentos digitais com o GED

27 de agosto de 2021/em ECM/GED | Documentos, Todos/por W3K Tecnologia

Um dos maiores problemas do ambiente corporativo é encontrar espaço para alocar a documentação utilizada pelas empresas. Além da dificuldade em organizar esses arquivos, o custo financeiro desse processo é alto e, muitas vezes, desnecessário.

Isso porque, além de todos os benefícios que uma ferramenta de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) disponibiliza, ela ainda promove a preservação segura e controlada de arquivos digitais.

O que é Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)?

O GED é um software que reúne tecnologias inovadoras capazes de otimizar a administração e gestão de documentos no meio digital.

O Greendocs – plataforma da W3K – é uma solução adaptável GED/ECM + BPMS, configurável conforme modelo de cada negócio. Além disso, é uma plataforma focada em replicar processos e estratégias já utilizadas pelas equipes, o que facilita seu manuseio.

Automatizar os processos para mais agilidade, fluidez e transparência, encontrando o documento correto no momento certo, otimizando o tempo e provendo mais segurança para o negócio são algumas das missões do software.

Mais segurança na guarda de documentos digitais

O GED promove também mais segurança na guarda desses documentos, visto que ficam livres de atividades maliciosas que pode colocar em risco severo a privacidade das informações. Com o Greendocs, por exemplo, é possível monitorar os acessos e liberá-los conforme a necessidade e demanda.

Ainda tem dúvidas sobre por qual razão implantar o GED na rotina do seu negócio? Veja aqui como a ferramenta provê eficiência às empresas.

Rápido acesso aos registros com GED

Além disso, claro, é preciso atentar para o rápido acesso aos registros que a ferramenta oferece, o que facilita o trabalho dos arquivistas, por exemplo. Com uma solução robusta e escalável, os gestores têm mais tempo para o core business, deixando as questões mais práticas com a tecnologia.

Movimente-se para garantir competitividade

Em tempos de esmorecimento da economia e rápido crescimento da disputa por espaços, é fundamental que as empresas se mantenham em movimento. Para isso, a gestão focada na excelência deve ser o principal objetivo.

Além disso, as organizações que buscam soluções capazes não apenas de aumentar a produtividade, mas também de reduzir os custos das empresas, são as que se sobressaem em meio às crises.

Inúmeros cases de sucesso comprovam a eficácia das ferramentas tecnológicas para se manter competitivo em qualquer ambiente que esteja em constante transformação. Ficar parado pode ser a opção mais simples, mas os gestores que se encorajam e movimentam-se são os que liderarão o mercado hoje, amanhã e sempre.