Greendocs: Vamos falar sobre Gestão da Qualidade?

18 de outubro de 2022/em Greendocs, Qualidade, Todos/por W3K Tecnologia

Se tem uma área que recebe a todo instante documentos, dados e informações, esse setor é o da qualidade. Com essa grande quantidade de arquivos, fica ainda mais desafiador controlar com eficiência esses processos.

Por isso, prover fluidez e dinâmica a esses registros faz toda diferença. Um processo organizado e padronizado permite que os documentos sejam localizados rapidamente, o que não apenas otimiza o tempo das organizações, como também se torna um grande alicerce para as tomadas de decisões.

Empresas maduras já entenderam que não é possível ignorar a gestão documental, especialmente para gestores que desejam minimizar os custos, reduzir as burocracias, sem perder controle ou consultar dados desatualizados.

No artigo de hoje, vamos apresentar a nossa plataforma online de Controle de Documentos e Registros da Qualidade, sistema que garante rastreabilidade e organização às empresas.

Greendocs: workflow da qualidade com excelência

Vamos falar sobre o workflow de aprovação do documento? Na rotina de muitas empresas, o responsável envia o arquivo e a equipe de qualidade os sobe manualmente. É importante dizer que esse fluxo de tramitação é otimizado com o Greendocs – nossa plataforma online de Controle de Documentos e Registros da Qualidade

Quer saber por qual razão isso é tão importante? Pense que a empresa tenha apenas o registro da data de publicação do documento de qualidade, ou seja, desconheça outras informações, despadronizando o envio, eliminando a possibilidade de controle de prazo e, principalmente, sem saber o status do fluxo.

Agora imagine um sistema que além de workflow, permite que as organizações realizem o controle minucioso de tarefas, elaboração, aprovação e publicação de documentos, tudo de forma sistêmica e automatizada. É outra realidade, não é mesmo?

Na prática, com a plataforma online da W3K você pode analisar criticamente, aprovar padrões, identificar revisões, controlar alterações, assegurar disponibilidade da versão atual, controlar documentos externos, automatizar a distribuição e obter acesso rápido aos documentos.

Rastreabilidade e confidencialidade aos documentos com o Greendocs

A disponibilidade, precisão e organização dos dados são pilares essenciais para o bom andamento dos processos de qualquer empresa. Da mesma forma, a rastreabilidade total da informação provê governança à rotina. Outro ponto fundamental é a confidencialidade da informação, necessária para garantir a segurança desses dados.

Além de tudo isso, o Greendocs permite ainda que as empresas configurem o nível de permissionamento dos usuários, quais áreas recebem a notificação e que tipos de movimentação podem fazer, afinal, nem todos os documentos devem estar disponíveis para todos os departamentos.

A distribuição de responsabilidades e pendências para emissão de novos documentos também pode se tornar completamente rastreável. Com o Greendocs, é possível visualizar onde parou a demanda, com quem e há quanto tempo está no mesmo status.

O que mais o Greendocs pode fazer pela sua empresa?

Agilidade, seja para consulta ou para conferência de status, prazos e pendências, é um dos grandes diferenciais da plataforma. Além disso, os responsáveis por cada área têm seus tempos otimizados, visto que podem buscar rapidamente qualquer documento pela plataforma.

E vamos além: o Greendocs estabelece permissões e restrições no acesso a padrões, políticas e templates. Esse processo pode ser configurado também por etapa do fluxo, com definição dos responsáveis por cada etapa. Isso tudo, claro, de acordo com a realidade do negócio.

Outro benefício da plataforma é a disponibilidade dos arquivos e documentos. As revisões feitas em cada versão podem ou não ser consultadas, dependendo apenas da estratégia de permissionamento. É importante ressaltar também que o acesso pode ser feito de qualquer lugar, em qualquer horário, basta ter conexão à Internet e permissão para logar no Greendocs.

Escolha a W3K como sua parceira tecnológica

A W3K provê escalabilidade à gestão das empresas, através da disponibilização ágile de aplicações de negócio que possibilitam a transformação digital de processos gerenciais, trazendo fluidez, governança da informação, rastreabilidade, controle, integração e regramento de excelência.

Quer saber como a W3K pode potencializar o seu negócio? Acesse https://www.w3k.com.br e fale com um de nossos especialistas.

W3K patrocina e leva expertise de mais de 11 anos de mercado ao eDoc Engenharia e Construção

3 de outubro de 2022/em Eventos, Todos/por W3K Tecnologia

A W3K Tecnologia provê escalabilidade à gestão das empresas, através da disponibilização ágil de aplicações de negócio que possibilitam a transformação digital de processos gerenciais, trazendo fluidez, governança da informação, rastreabilidade, controle, integração e regramento de excelência.

Estamos no mercado há mais de 11 anos, somando mais de 930 mil aplicações implementadas que, hoje, reduzem em mais de 70% o tempo de busca de nossos clientes por informações ou documentos.

Foi toda esta expertise que levamos ao eDOC Engenharia & Construção, evento do qual somos patrocinadores e participamos da edição mais recente, realizada de forma presencial no auditório do SINDUSCON-PR, em Curitiba-PR, e também de forma online.

Pela W3K, participamos com nossa gerente Comercial, Keyla Kirsch, que fez a palestra “Solução integrada: gestão de documentos e processos para engenharia e sua empresa como um todo”, e com nosso CEO, Daniel Klafke, que ministrou a oficina “Networking: modelos de parcerias W3K”. Também esteve conosco neste grande evento a colega Liliane Dias, do Comercial.

Fomos a primeira empresa a aderir como patrocinador deste evento, ainda lá em sua primeira edição, em 2013, quando foi realizado no Rio de Janeiro. Desde então, temos patrocinado todas as edições.

Um dos eventos mais respeitados do país em sua área, o eDoc é um espaço para muito aprendizado, troca de ideias e qualificado networking. Por isso, conta com a parceria da W3K, afinal, estar em linha com nosso mercado, disseminando o melhor em conhecimento e soluções, também é nosso compromisso!

Dia do Cliente: W3K provê confiança e excelência aos parceiros

15 de setembro de 2022/em Todos/por W3K Tecnologia

Hoje, 15 de setembro, comemora-se o Dia do Cliente – uma data para fortalecer esse laço de confiança e eficiência entre empresa e consumidor.

Para a W3K, que possui entre seus pilares o de prover a melhor experiência aos seus parceiros desde 2011, é também o momento de reiterar a essência dessa relação transformadora.

Transformação digital como ferramenta de crescimento

Não há dúvidas de que novas tecnologias surgiram para potencializar as empresas, mas deixaram muitas organizações para trás. Negócios obsoletos acabam não resistindo aos novos tempos.

A W3K possui como o alvo justamente esse processo: fortalecer a jornada da transformação digital nas organizações, permitindo que se tornem, claro, mais modernas, mas, principalmente, mais produtivas e tecnológicas.

Tecnologia como combustível aos clientes

Até porque a tecnologia tem esse papel: digitalizar o que pode ser digitalizado, provendo mais tempo para o que realmente importa: o core business das companhias.

Dessa forma, gestores podem olhar para a estratégia do negócio, equipes otimizam processos e, consequentemente, gastos são eliminados em troca de mais agilidade, qualidade e competitividade.

Assim, impulsionar a transformação digital, a governança da informação e a gestão escalável de negócios são três pilares fundamentais que a W3k construiu com seus clientes.

Estrutura de excelência e uma solução completa

Para que essa estrutura de excelência seja alcançada, uma solução completa, que gerencia documentos e processos, além de digitalizar, arquivar e guardar os mesmos, é fundamental.

Ao desenvolver uma solução, é importante focar em resolver os desafios do espaço físico, da falta de controle de acesso às informações, da dificuldade em gerenciar a documentação de forma sistemática, da rastreabilidade da caixa ou do tratamento individualizado de cada item.

A boa notícia é que a tecnologia também veio justamente para otimizar processos e resolver esses problemas. A solução completa da W3K: Greendocs GED/ECM e BPMs + Digitalização + Archiving + Guarda é especialista na transformação destes desafios em soluções.

Excelência na gestão de documentos

Perda de dados em caso de desastre, excesso de gastos, falhas de comunicação e decisões ruins ou erradas são algumas das consequências para as empresas que não investem no gerenciamento de documentos.

É por isso que a W3K se preocupa tanto em proporcionar o melhor gerenciador de documentos e processos.

Isso porque, em termos práticos, essa gestão documental garante a rastreabilidade dos dados, a otimização dos fluxos de trabalho e ainda a eficiente distribuição dos documentos.

Mais competitividade aos clientes

Para uma organização, independente do seu porte ou segmento, desonerar o tempo gasto em atividades que demandam acesso à documentação é, além de um diferencial competitivo, uma garantia de competitividade em meio a mercados tão competitivos.

Afinal, otimizar o tempo e diminuir gastos são estratégias essenciais nos dias de hoje. Isso inclui também garantir a preservação do meio ambiente, evitando o uso de papéis e arquivos físicos.

Cliente no centro do universo

Além disso, com a ferramenta da W3K, o cliente replica e automatiza seus processos, para mais agilidade, fluidez e transparência.

Com o cliente no centro do universo da W3K, os parceiros têm acesso à busca inteligente, ou seja, à possibilidade de encontrar rapidamente a revisão vigente do documento; à dashboards e relatórios que permitem a visualização de todas as etapas do processo e, claro, à segurança da informação no gerenciamento desses dados.

Provendo as melhores aplicações aos clientes

A W3K ainda oferece as aplicações mais eficientes para seus clientes, desde a gestão da mudança, da qualidade, de portfólios e contratos, passando pelo Data Room, Databook Eletrônico, Diário de Obra até a assinatura digital.

Mas não para por aí, a valorização de seus parceiros inclui também o cuidado com a documentação na digitalização do legado de cada organização, sob demanda, local ou remoto, adequando-se às mais variadas realidades e com ótimo custo benefício.

Missão dada é missão cumprida

A data de hoje é essencial para reforçar o compromisso com a excelência, embora todos os dias sejam dias para reverenciar a importância e o protagonismo do cliente no DNA da W3K.

Pensando nisso, vale ressaltar que um dos recursos que a W3K provê é o professional services, que fornece apoio às empresas através de uma equipe realmente qualificada para orientar na implementação e suporte não apenas do seu software, mas também em outros processos de seus clientes.

É por isso que a W3K conquista a confiança de seus parceiros, afinal, verdadeiramente entrega soluções adaptadas ao modelo de negócio de cada cliente.

A sua expertise é atender com excelência a todos os usuários, pois acredita, sinceramente, que um grande diferencial competitivo são as pessoas que formam seus times – comprometidos com a mesma dedicação aos votos de confiança que recebem.

Conheça mais sobre a W3K no site https://www.w3k.com.br

Greendocs é ideal para gestão de registros e documentos da qualidade

27 de maio de 2022/em Qualidade, Todos/por W3K Tecnologia

Implementar um sistema de gestão de qualidade é um passo bastante significativo na trajetória de uma empresa, pois mostra que a organização está comprometida com seu crescimento sustentável e a melhoria contínua de seus processos.

Também é o caso de construtoras e incorporadoras que contrataram o Greendocs para gestão de registros e documentos da qualidade. Com a plataforma, as empresas especializadas em edificações, infraestrutura, saneamento e construções especiais obtém mais controle, rastreabilidade e segurança no acesso aos documentos de qualidade.

Isso porque distribuir manualmente documentos, gerenciar comunicação por e-mail e planilhas de controle pode funcionar em processos cotidianos mais simples, com pequenas equipes e poucos registros. Contudo, à medida que as companhias crescem, os colaboradores se multiplicam, novos setores são criados, e se torna praticamente impossível manter uma gestão eficiente com esse modelo de controle.

Workflow da qualidade é eficiente com o Greendocs

É comum que algumas empresas não trabalhem com o workflow de aprovação do documento. Dessa forma, acabam fazendo tudo em apenas uma etapa: o responsável manda o arquivo e a equipe de qualidade sobe manualmente. Porém, após implementar uma plataforma, o fluxo de tramitação já entra no Greendocs.

Se a empresa só tem o registro da data de publicação do documento de qualidade, sem informação, sem padronização de envio, sem controle de prazo e, principalmente, sem saber o status do fluxo, com o Greendocs a situação é muito diferente e melhor: além de workflow, as organizações conseguem incluir no processo o controle de tarefas, elaboração, aprovação e publicação de documentos, tudo de forma sistêmica e automatizada.

Rastreabilidade e controle nos documentos da qualidade

O Greendocs provê a disponibilidade, precisão e organização das informações, bem como rastreabilidade total da informação. Sem contar o respeito aos prazos nas atividades internas, nos processos, fluxos e visão do status real.

A distribuição de responsabilidades e pendências para emissão de novos documentos também pode ser rastreável. Com o Greendocs, é possível visualizar onde parou a demanda, com quem e há quanto tempo está no mesmo status.

Publicação de documentos vigentes com confidencialidade

Outro ponto essencial é a segurança na confidencialidade da informação oferecida pelo Greendocs – um dos pilares da segurança da informação – permite que as empresas configurem o nível de permissionamento dos usuários, quais áreas recebem a notificação e que tipos de publicações podem fazer, afinal, nem todos os documentos devem estar disponíveis para todos os departamentos.

Vale dizer que as companhias têm treinamento para acessar o Greendocs, já que, geralmente, todos precisam ler as publicações da qualidade relacionadas ao seu processo ou setor. Um exemplo prático é a publicação de documentos para todo mundo. E para que todos os colaboradores possam ler o que é publicado, todos têm acesso como usuário leitor e conhecimento para usar a plataforma.

Porém, quando há pendências, os responsáveis são notificados e somente os usuários vinculados podem ter uma ação sobre a mesma. A segurança está no fato de que a própria empresa consegue configurar quem pode visualizar os documentos, quais áreas precisam ser notificadas, entre outros controles de acesso.

Consultar padrões, políticas e templates online ficou mais fácil com o Greendocs

O Greendocs também provê agilidade no acesso aos documentos, seja para consulta ou para conferência de status, prazos e pendências. A busca rápida pela plataforma otimiza o tempo dos responsáveis em cada área, além de tornar mais assertivo todo este processo.

O Greendocs possibilita estabelecer permissões e restrições no acesso a padrões, políticas e templates, que pode ser um processo configurado por etapa do fluxo e definindo os responsáveis por cada etapa. De acordo com a realidade do negócio.

Outra vantagem é que, com o sistema, os documentos vigentes ficam facilmente disponíveis e as revisões feitas em cada versão podem ou não ser consultadas, dependendo apenas da estratégia de permissionamento. O acesso às informações pode ser realizado de qualquer lugar, em qualquer horário, basta ter conexão à Internet e permissão para logar no Greendocs.

Como a maturidade dos processos contribui para a implantação de tecnologias?

A maturidade em processos de uma empresa se dá pela forma como ela evolui e melhora seus processos, resultando em rotinas mais produtivas e assertivas a seus colaboradores, e em entregas mais satisfatórias. Quanto mais maduro for um processo, mais fluido e rápido será a implementação deste em uma nova tecnologia.

No caso de construtoras e incorporadoras ou empresas que investem constantemente na transformação digital, a visão de futuro e de melhoria contínua se torna notável. É nesta linha evolutiva que as organizações optam pela adoção do Greendocs no âmbito da Qualidade.

Porque escolher a W3K?

Somente uma plataforma robusta e escalável como o Greendocs para atender com excelência às demandas da qualidade. Isso porque é possível entregar relatórios que são configurados com metadados específicos que cada setor precisa para visualizar a sua informação.

As pendências gerais podem ser visualizadas na tela, o que facilita na hora de verificar onde está parado o documento em revisão. Quando há muita informação ou é necessário um número maior de dados, usa-se os relatórios para comparar as informações e tomar decisões.

A consulta de documentos pelo aplicativo possibilita aos usuários entenderem qual é o real status de cada arquivo. Por exemplo, você pode ter na palma da mão documentos importantes, como:

Ficha de verificação e condições de inspeção e armazenamento de materiais;
Políticas internas, compliance;.
Procedimentos, normas e novos treinamentos;
Quer saber mais sobre a nossa solução completa para gestão de registros e documentos do setor da Qualidade? Solicite uma demo Greendocs com um de nossos especialistas.

Greendocs Educacional + Digitalização + Archiving + Guarda

24 de janeiro de 2022/em Todos/por W3K Tecnologia

Documentos de alunos, funcionários, fornecedores e parceiros – esses são apenas alguns dos arquivos que precisam ser administrados em uma instituição educacional. Agora, imagine a quantidade de dados armazenados em 40, 50 ou 80 anos de acervo acadêmico.

Essa imensa quantidade de documentos gerados no passado, no presente e os que ainda serão armazenados precisam de uma gestão eficiente para manter a informação acadêmica permanentemente organizada e em condições adequadas de conservação, fácil acesso e pronta consulta.

Porém, não basta a digitalização, é preciso uma solução completa para garantir a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade de todas as informações dos processos e documentos originais.

A transformação digital é uma necessidade não apenas para a preservação dos dados, mas também para adequação à lei, visto que a Portaria 315 torna obrigatório que as instituições públicas ou privadas, pertencentes ao sistema federal de ensino (IES), mantenham, sob sua custódia, os documentos referentes às informações acadêmicas, conforme tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades-fim das instituições.

A solução completa que oferecemos contempla: digitalização, archiving, guarda física e uma plataforma online GED/ECM e BPMs configurada de acordo com o seu modelo de gestão. Cada cliente tem processos únicos e a W3K adapta-se à realidade das equipes envolvidas na documentação.

Gestão eficiente do acervo acadêmico com a Solução Completa W3K

Documentos físicos e nato-digitais são controlados pelo nosso sistema especializado em gerenciamento de documentos eletrônicos, que possibilita gerenciar a base de dados de forma adequada para a preservação do acervo acadêmico digital.

A indexação no Greendocs permite a pronta recuperação do acervo acadêmico digital, garante segurança e preservação com um método eficiente de reprodução de acervo.

Nosso sistema possui certificação digital no padrão ICP-Brasil, disciplinada em lei, apoiando a responsabilidade da mantenedora e sua mantida, garantindo autenticidade, integridade e validade jurídica ao acervo.

A desmetalização dos documentos também é um processo importante na preservação dos arquivos, pois evita enferrujar os grampos e danificar os dados armazenados em guarda física.

Como falamos, nossa solução é completa, então você pode contar com tecnologia para controlar o acesso restrito aos dados, temporalidade da informação, gerenciar manutenção ou pendências, catalogação das caixas, rastreabilidade do tratamento individualizado, entre outros benefícios que nós da W3K desenvolvemos para atender as necessidades dos nossos clientes.

Evite negligências e utilizações fraudulentas no acervo acadêmico com o Greendocs

A plataforma Greendocs GED/ECM e BPMs permite que a secretaria, os reitores e demais usuários autorizados, encontrem o documento correto no momento certo, com total rastreabilidade e segurança.

Além disso, nesta plataforma você pode replicar e automatizar os seus processos, muitos já utilizados pela sua equipe, alcançando mais agilidade, fluidez e transparência. Os recursos proporcionados pelo Greendocs impedem a perda da governança da informação de alunos, professores, funcionários e parceiros, além de evitar as respostas lentas, os processos não escaláveis e, claro, a falta de respaldo legal.

A W3K oferece um eficiente processo de digitalização de arquivos, otimizando o legado da instituição. Da mesma forma que o archiving contribui para a gestão de armazenamento e destruição segura de documentos administrativos das escolas.

Tudo isso torna os processos mais seguros e adequados ao que pede a legislação

Quer saber como a W3K pode ajudar a sua escola ou universidade a gerenciar, digitalizar e arquivar documentos? Fale com um de nossos especialistas.

Quais são os 7 Rs da gestão da mudança e o papel do Greendocs nesse processo

6 de dezembro de 2021/em Greendocs, MOC | Mudança, Todos/por W3K Tecnologia

O alcance de eficácia na gestão da mudança requer algumas práticas essenciais, que irão garantir benefícios duradouros a médio e longo prazo.

Dentro destas práticas, estão 7 ferramentas indispensáveis para o ciclo de vida da gestão da mudança: registro, razão, retorno, riscos, recursos, responsável e relação.

Entenda, nas perguntas e respostas abaixo, o que cada um desses Rs quer dizer e como o Greendocs pode fazer com que essa engrenagem funcione da melhor forma possível.

1. Quem REQUISITOU a mudança?

No primeiro momento, saber quem requisitou a mudança é fundamental. Até porque quanto mais informado sobre o processo de mudança estiver a equipe, mais assertivas e com menor risco se tornam as alterações na operação.

Na prática, autenticar quem requisitou a mudança evidencia o alto nível de segurança de um processo, controlando de qual usuário partiu a alteração, trazendo rastreabilidade e segurança.

Com o Greendocs você pode classificar os níveis de mudança e configurar quem pode solicitá-las, além de garantir disponibilidade de acesso às novas orientações apenas para os usuários envolvidos nos processos e autorizados para a visualização.

2. Qual é a RAZÃO para a mudança?

Estabelecer as razões para a mudança é essencial, assim como informá-las às áreas impactadas. Isso porque a mudança ocorre como um processo, não como um evento. Para especificar e notificar qual é a razão da mudança é necessário utilizar a tecnologia para alcançar o maior número possível de pessoas.

É importante entender que processos manuais não trazem resultados eficazes para uma empresa que procura evitar riscos de assimetria da informação, para isso conte com o Greendocs.

3. Qual é o RETORNO requerido da mudança?

É importante saber quais retornos a organização espera e mensurar quais terá após a execução da mudança, sejam eles financeiros, riscos ou desperdícios, por exemplo.

Naturalmente, o retorno esperado deve estar diretamente ligado com os tópicos mencionados anteriormente. Ou seja, os desafios que levaram à mudança devem ser resolvidos.

Estamos falando também de digitalizar e automatizar, gerando informação para a gestão. Além de mapear os processos com o Greendocs, é possível extrair relatórios e realizar análises via dashboard. Você acompanha toda a mudança do planejamento à efetivação.

4. Quais são os RISCOS envolvidos na mudança?

Assim como durante a gestão de projetos é necessário mapear todos os riscos envolvidos, durante a mudança o mesmo deve ser feito. Com o Greendocs é possível automatizar ações para mitigar estes riscos e acompanhar o quanto realmente estão impactando nos processos.

Para cada organização, vale ressaltar que a gestão da mudança se trata de uma transformação que envolve tecnologia e estratégia – dois pilares para uma mudança mais segura.

Perda de governança da informação, respostas lentas a gestão, processos não escaláveis e falta de confidencialidade são alguns dos riscos que podemos evitar com um sistema para a Gestão da Mudança.

5. Quais são os RECURSOS necessários para a entrega da mudança

Durante uma mudança pode ocorrer que a organização não tenha determinados recursos, é necessário saber quais são e buscar adquirir os necessários para uma mudança eficaz.

Aí entra um ponto crucial para o sucesso de qualquer mudança: você possui o parceiro certo para que a gestão seja feita com pilares robustos de governança e confiabilidade?

O Greendocs é uma plataforma segura, escalável e totalmente adaptável conforme a necessidade do seu negócio. Com o nosso sistema você pode configurar as etapas da mudança de acordo com o planejamento dos recursos.

6. Quem é o RESPONSÁVEL pela construção, testes e implementação da mudança?

Toda mudança tem responsáveis dedicados pela execução das atividades, como construção, testes e implementação. Automatizar um fluxo, definindo as pessoas envolvidas no processo da mudança é o caminho para o sucesso desta operação.

Assim como configurar as tarefas, notificações, comunicação e colaboração em uma plataforma centralizada. O Greendocs pode ser o seu parceiro tecnológico para prover a gestão da equipe envolvida no processo da mudança, com otimização e excelência.

7. Qual é o RELACIONAMENTO entre a área da mudança e outras?

Aplicar uma plataforma para visualizar os processos integrados, prover comunicação eletrônica e a colaboração das equipes são passos mais do que certeiros. Além disso, são diversos os ganhos que sua empresa pode ter ao contratar o Greendocs. Afinal, a W3K Tecnologia tem o know-how para ser o seu parceiro nesta transformação. Entre em contato conosco para saber mais sobre nossas soluções.

5 benefícios da digitalização do ciclo de vida dos contratos

10 de novembro de 2021/em Gestão de Contratos, Todos/por W3K Tecnologia

Atualmente, segurança, agilidade e colaboração são fundamentais para os processos de trabalho.

Em se tratando de contratos, gerir com excelência torna os processos mais ágeis e assertivos, otimizando o tempo hábil e diminuindo os riscos gerados por arquivos inválidos ou vencidos.

Contudo, para evitar que essa missão se torne mais uma tarefa onerosa da organização, é fundamental investir na inovação e aliar-se à tecnologia, especialmente à digitalização dos documentos.

Assim, conheça 5 benefícios da digitalização na gestão de contratos:

Agilizar os processos de revisão com a digitalização

Para ser firmado, todo contrato deve ser revisado para garantir que ambas as partes estejam de acordo. O processo de revisão desse documento é fundamental para evitar qualquer problema futuro.

Dessa forma, é comum que os contratos, antes de serem encaminhados para a parte contratante, voltem algumas vezes para a etapa anterior a fim de corrigir ou atualizar o documento.

Com a digitalização, as idas e vindas de cada nova versão pode ser rápida e eficaz. Isso porque o tempo gasto com impressão e transporte é eliminado na gestão de contratos eficiente.

Mais governança das informações com uma gestão de contratos eficiente

A Governança da informação e dos documentos é uma necessidade de primeira linha para as empresas que têm a segurança jurídica como prioridade de negócios.

Quando se trata de contratos, todas as empresas lidam com questões como fluxos de emissão, aprovação e compartilhamento da informação. Estas podem ser feitas online após a digitalização.

Dessa forma, é possível garantir que a transformação digital efetivamente se instale, aumentando a produtividade e auxiliando na otimização de tempo e na gestão do trabalho.

Redução de custos com o conceito paperless

O conceito “Paperless”, traduzido do inglês “sem papel”, é um conceito que busca a redução do papel nos processos diários de uma empresa por meio da digitalização e gestão destes arquivos em uma plataforma eletrônica ou digital.

Além de ser mais eficiente, isso também gera muitos benefícios à empresa e aos seus clientes, gerando mais agilidade e segurança para ambas as partes.

Uma organização quando se torna paperless ela não reduz apenas o papel nos seus processos, ela muda toda a sua organização para que seus processos se tornem mais auditáveis, seguros, ágeis, inteligentes, confiáveis e integrados.

Adotando o paperless toda companhia pode ter mais controle e rastreabilidade em seus documentos e processos.
Maior resguardo jurídico em pleitos ou disputas contratuais

A digitalização de contratos, somando ao armazenamento em nuvem, é responsável por aumentar consideravelmente a segurança dos documentos. Afinal, a tecnologia eficiente permite que o acesso aos contratos seja feito apenas por pessoas autorizadas.

Além disso, como os arquivos são armazenados na nuvem, elimina-se o risco de avarias, perdas e extravios.

Dessa forma, ainda que o computador seja formatado, por exemplo, o documento continuará seguro e intacto, podendo ser acessado a partir de outros dispositivos.

É esse processo que faz com que as empresas tenham menos riscos, ou seja, existe a garantia de que os contratos sejam acessados, modificados e assinados pelos responsáveis certos, impedindo qualquer rasura ou alteração indevida.

Gestão eficiente com a digitalização dos contratos

Ao falarmos de gestão de contratos, especialmente de digitalização, uma plataforma otimizada entrega recursos valiosos, tais como:

➔ Acesso rápido aos contratos, com buscas otimizadas por signatários ou conteúdo de cláusulas, entre outros metadados configuráveis;

➔ Controle proativo de vigências, fluxos de aprovação e validação de minutas, assim como rastreamento e notificações em caso de alterações;

➔ Possibilidade de gerar fluxos otimizados de revisão, com comentários e controle de acesso restrito somente aos usuários com permissão;

➔ Criação de fluxos totalmente automatizados;

➔ Assinatura eletrônica com validade jurídica;

➔ Utilização de QR Code e app móvel para consultar status de documento físico em sua versão digital.

Até aqui, já deu para perceber que a digitalização de contratos tem o poder de tornar processos, antes extremamente onerosos, em muito mais dinâmicos, mas sem perder a burocracia necessária para garantir segurança aos processos.

Se o gerenciamento manual de contratos permitia que o documento passasse dias na mesa de um gestor esperando para ser revisado, atrasando ainda mais o fluxo de aprovações, uma vez que o feedback demorava para chegar, hoje seu ciclo pode ser totalmente digital, escalando os processos relacionados a contratos.

Escolha o BPO da W3K para digitalizar os seus contratos

Contratando o BPO da W3K, você pode contar com especialistas como arquivistas, técnicos em documentação, profissionais de digitalização e indexação, analistas de negócio em ECM e BPM e experts em suporte e HelpDesk.

Além disso, é possível utilizar os serviços conforme demanda, otimizando recursos e, como dito anteriormente, proporcionando mais tempo para o core business.

Ou seja, quando sua empresa adquire uma plataforma robusta e escalável, com uma equipe realmente especializada, formada por profissionais devidamente treinados, se torna muito mais em conta manter o funcionamento dos processos de negócio com altos níveis de excelência.

Dessa forma, é possível reduzir as horas de profissionais da documentação e os custos sobre o processo de gerenciamento documental, permitindo que o foco dos gestores esteja nas atividades realmente estratégicas para o negócio.
Solução completa para gerir documentos e arquivos com excelência

Como já falamos inicialmente, o apoio de tecnologias robustas de ECM/GED e BPMs, além da gestão de contratos digitalizados, promovem os elementos-chaves para reduzir ruídos de comunicação, automatizar processos e dar maior resguardo jurídico ao ciclo de vida dos contratos.

A W3K Tecnologia, por meio do Greendocs, oferece uma plataforma de ECM/GED, BPMs e Assinatura Digital para a gestão de contratos, assim como também tem a expertise necessária para auxiliar cada negócio no desenho de processos e fluxos para melhor realizar este controle.

Pilares como segurança, integração, regramento e rastreabilidade na tratativa destes contratos tão essenciais para as empresas, se tornam estruturas sólidas tanto internamente quanto com parceiros externos.

Em resumo, essa solução completa oferece gestão de documentos digitais e físicos, digitalização dos documentos, gestão arquivística alinhada às melhores práticas de mercado, guarda física estruturada com armazenamento inteligente, descarte dos documentos inválidos, equipe de implantação e implementação e atendimento em prol da melhoria contínua.

Quer conhecer mais sobre o Greendocs? Fale conosco.

Tecnologia reduz a ineficiência, os custos e os riscos do negócio

21 de outubro de 2021/em BPM | Processos, ECM/GED | Documentos, Greendocs, Todos/por W3K Tecnologia

A ineficiência em processos ou rotinas de negócio pode custar de 20% a 30% da receita de uma empresa a cada ano. Por isso, investir em soluções que reduzam esta ineficiência é fundamental não somente para o ganho de agilidade e produtividade, mas também de economia.

Dentre as soluções para isso, em uma plataforma robusta e configurável de ECM/BPM é possível potencializar a gestão da informação, permitindo ao gestor encontrar rapidamente a versão desejada dos documentos, além de possibilitar a visualização dos dados e etapas da documentação.

Ademais, a plataforma também facilita a auditabilidade das informações, agregando mais segurança aos processos documentais, além de tornar mais ágil o trabalho de equipes, com funcionalidades que conectam usuários e deem aos gestores controle de gerenciamento sobre as filas de trabalho.

A plataforma Greendocs, gerenciador de documentos e processos da W3K, integra GED/ECM e BPMS em um só ambiente. É configurável aos processos de cada empresa, garantindo a governança da informação.

GRC: três letras que modernizam a gestão da empresa

O tema GRC – Governança, Risco e Compliance tem ficado entre as prioridades para os gestores dos mais variados segmentos para os próximos anos. Isso porque grandes empresas buscam estar alinhadas às regras, normas setoriais e legislações de seus setores de atuação.

Além disso, o compliance garante alinhamento às leis e normas de que falamos acima, a governança ajuda – e muito – no alcance deste compliance e o risco está aí para ser identificado, mitigado ou evitado, tendo por base tecnologias que apoiam os gestores rumo à eficiência.

Ineficiência gera riscos ao negócio

Os riscos das informações que não estejam em conformidade são grandes, seja em relação aos processos de negócio (ocasionando a ineficiência que atrasa e custa muito), seja no que tange ao alinhamento da empresa à legislação vigente, podendo ser gargalo para grandes prejuízos ou a perda de prazos.

Para tudo isso, a solução está em contar com uma plataforma capaz de suprir os pontos: garantir a disponibilidade e rastreabilidade, além de prover a auditabilidade da informação, permitindo identificar e controlar riscos.

Governança da Informação aumenta a eficiência

Ainda sobre evitar os riscos, a governança é peça chave, já que consiste em entregar subsídios para que os gestores tenham uma melhor visão das informações e processos, impulsionando uma melhor tomada de decisão.

Sendo assim, ter o apoio do Greendocs é um diferencial competitivo para ampliar a visibilidade, auxiliando a antever cenários potencialmente prejudiciais e, com base nisso, tomar as medidas adequadas para evitar ou mitigar riscos.

Dessa forma, é natural que a eficiência e a assertividade aumentem, dando às empresas um recurso a mais para otimizar investimentos e avaliar os ônus que poderiam atrapalhar a fluidez de seus processos.

O que o compliance evita?

Já falamos, acima, sobre compliance e sua importância para o bom funcionamento das empresas. Afinal, operações alinhadas às obrigatoriedades e regras de mercado estão menos susceptíveis a riscos, e isso se traduz em um ganho contínuo de eficiência, sem dúvida.

Então, se a prioridade do compliance é garantir que os processos internos da organização estejam em conformidade com as melhores práticas e regulações (internas e externas), fica claro que investir em soluções que melhorem o compliance evita diretamente a perda de segurança jurídica e a ineficiência operacional.
Algo que uma plataforma robusta de ECM/BPM como o Greendocs pode solucionar com propriedade.

Mais tecnologia tem que ser = a mais eficiência

Por tudo o que comentamos até aqui, é possível notar que a Gestão da Informação, com ECM e BPM, é capaz de notificar ineficiências e, consequentemente, trazer mais agilidade, assertividade e redução de custos.

Logo, podemos dizer que uma plataforma de ECM e BPM se traduz diretamente em eficiência e economia? Se for robusta e completa, como o Greendocs, sim!
O Greendocs é desenvolvido pela W3K, uma empresa com know how em soluções relacionadas à gestão e governança da informação, atendendo grandes clientes do mundo todo.

O Greendocs é uma plataforma configurável conforme o modelo de negócio das empresas, por isso é possível automatizar processos e estratégias já utilizadas pelas equipes.

Integração em um mesmo sistema torna os processos mais eficientes

Uma plataforma adaptável permite implementar vários processos em um mesmo sistema. Ela também promove a solução de dados não estruturados, perda de governança da informação, respostas lentas ao negócio, processos não escaláveis e falta de respaldo legal – todos os gargalos responsáveis pela ineficiência dos negócios e aumentos dos gastos.

Ao apoiar a modelagem, virtualização e automatização dos processos com o Greendocs, a sua organização ganha maior alinhamento e fluidez nos processos. Dessa forma, a informação é facilmente auditável, o monitoramento de atividades é otimizado e há melhora no tempo de resposta.

Por fim, a plataforma provê ainda a obtenção de indicadores em tempo real, a segurança da informação e os benefícios da certificação digital.

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Greendocs EDMS: Confiabilidade na gestão de documentos para engenharia

8 de outubro de 2021/em EDMS | Engenharia, Todos/por W3K Tecnologia

Na engenharia, os documentos são parte fundamental para o excelente andamento dos projetos. Podemos dizer, inclusive, que são insumos vivos e dinâmicos para qualquer processo de criação e manutenção de estruturas, máquinas e sistemas.

Diante disso, vale ressaltar que apenas pensar em sua organização e arquivamento não é o suficiente, visto que é preciso olhar para todo o processo que envolve esses documentos e seus conteúdos de dados e informações, avaliando cada ponto de seu ciclo de vida.

A falta de metodologias documentais afetam um projeto de engenharia, colocando em risco a assimetria da informação. Dessa maneira, diversos gargalos vêm à tona, como a falta de controle do próprio projeto, ou seja, não saber por qual razão o mesmo está atrasado, quais os motivos que impediram as assinaturas necessárias, entre outros.

Além disso, desafios comuns na área de engenharia, como o risco de usar o documento inválido para consulta de informações sobre o andamento do projeto; ou não ter garantia de rastreabilidade quanto aos responsáveis pelos processos; podem tornar a obra onerosa, não somente pelo tempo gasto desnecessariamente, mas também pelos recursos que poderiam ter sido economizados se o cenário fosse mais fluido e seguro.

É aí que entra o Greendocs – uma plataforma EDMS, flexível e escalável para gerenciamento de documentos e processos de engenharia, facilitando o acesso e a colaboração, sem perder o foco em segurança, rastreabilidade e conformidade.

Sistema EDMS amigável para gerenciar documentos da engenharia

Vamos imaginar uma cena comum na rotina de alguns grandes projetos de engenharia que é, por exemplo, a necessidade de mais de mil usuários conectados em uma só plataforma, todos com acesso aos documentos técnicos e seus templates.

Sem um sistema EDMS amigável, onde técnicos de engenharia, fornecedores, equipe de cdoc, arquivistas e profissionais da informação possam desenvolver suas funções por meio de acessos fluidos e burocracia adequada, a governança da informação acaba em risco.

Isso porque quando falamos em projetos de engenharia, estamos nos referindo a diversos processos pelos quais as obras passam, desde o planejamento, passando por todas as etapas de execução até a entrega. É fundamental ter uma metodologia eficiente para gerir tudo isso.

Como o Greendocs faz a diferença no controle de fluxo dos documentos de engenharia?

No meio desses processos todos, quando um gestor recebe o documento do fornecedor e discorda de algo, por exemplo, o provisor adiciona nova revisão, configura notificações de prazos, e esse processo se dá até o mesmo ser aprovado. Se não houvesse o controle de fluxo das revisões promovido pelo Greendocs, haveria grande possibilidade de erros durante este ciclo.

Ainda sobre os grandes desafios enfrentados nos projetos de engenharia, a dificuldade em encontrar documentos importantes e urgentes não apenas atrasa a obra, mas atrapalha a fluidez necessária para uma execução eficiente.

Com o Greendocs EDMS, os laudos, registros, históricos e as evidências dos projetos são localizadas muito mais rápido, evitando riscos nos processos de auditoria.

Integração de ambientes com apenas um login

No âmbito da engenharia, a integração entre várias disciplinas, como elétrica, civil, mecânica e ambiental, apoia a auditabilidade, a assertividade e a agilidade nos documentos em projetos.

Diante disso, a possibilidade de acessar variados ambientes com apenas um login – um facilitador da plataforma Greendocs, o imenso volume documental é estruturado através da gestão automatizada de excelência, facilitando o fluxo de documentos internos, os trâmites com fornecedores e contratos, além de agilizar os módulos de auditoria e formatação das entregas.

Ademais, o Greendocs é fácil de usar e possui uma interface intuitiva, além de garantir as configurações necessárias referentes à cada implementação. Com busca inteligente para documentos técnicos, workflow de colaboração para EDMS, visualização CAD no sistema de engenharia, possibilidade de comentários eletrônicos na plataforma e total rastreabilidade da informação.

Quer saber mais como a sua empresa pode aumentar a confiabilidade e a rastreabilidade com a plataforma da W3k? Entre em contato.

Disponibilidade, precisão e organização das informações da Qualidade

1 de outubro de 2021/em Greendocs, Qualidade, Todos/por W3K Tecnologia

A Gestão da Qualidade pode ser vista como um pilar fundamental na preservação de negócios. E para ter eficiência nos processos da qualidade, é essencial ter uma tecnologia que apoie a comunicação, a organização e a circulação da informação. O Greendocs, plataforma robusta da W3K, aplicado à gestão de documentos e registros, garante a governança da informação da qualidade.

Greendocs para Qualidade Garante Agilidade e Eficácia

A gestão eletrônica de documentos, registros e processos configurados na plataforma Greendocs para atender as demandas da qualidade, permite não apenas o gerenciamento eficaz destes documentos e dados, mas também mais controle e assertividade, já que possibilita:

Distribuição correta de padrões e instruções de trabalho;
Registro e controle de não conformidades;
Planejamento de ações corretivas e preventivas.

Um sistema de gestão é diferencial para as auditorias. O Gerenciador de documentos e registros da qualidade garantem a rastreabilidade total da informação e o respeito aos prazos nas atividades internas. Isso contribui para a auditabilidade e na mitigação de riscos.

Normas da Qualidade com o Greendocs

O Greendocs permite organizar, implementar e gerir processos pelos quais as equipes precisam estar em conformidade com determinações previstas pelas normas, tais como a ISO 90001.

Organização, rastreabilidade e uso eficaz com o Greendocs

Mais do que armazenar documentos da qualidade, uma plataforma robusta permite analisar, de forma segura e rastreável, os processos que entregam conformidade às atividades de negócio, em diversas instâncias. Configurar alçadas de aprovação e verificar pendências.

Conte com a W3K Tecnologia

Tudo isso, é claro, funciona muito melhor com o apoio de um parceiro de tecnologia e negócios apto a prestar todo o suporte que as empresas necessitam no que tange a gestão de documentos da qualidade. A W3K soma todas estas capacidades, contando com equipe especializada e tecnologia de ponta para entregar os melhores resultados.

O que minha empresa ganha com isso?

Ao implantar um sistema de gestão da qualidade, as empresas iniciam um caminho certeiro rumo ao crescimento sustentável e à melhoria contínua de seus processos.

Uma melhoria que se dá a partir do alcance de possibilidades como controlar alterações, assegurar disponibilidade da versão atual, automatizar a distribuição e ter rapidez no acesso aos documentos.

Em outras palavras, se uma organização conta com um sistema de gestão de documentos da qualidade, certamente terá mais assertividade na condução dos processos, além de garantir disponibilidade, precisão e rastreabilidade total da informação.

Nesse contexto, a gestão é essencial para o aumento da competitividade e garantia de compliance. Soluções como plataformas de gestão eletrônica de documentos dão a base para a governança, que é efetivada com uma política robusta para o trâmite da informação.

Por que escolher o Greendocs para a Gestão da Qualidade?

O Greendocs é uma plataforma configurável conforme os processos de cada empresa. Promove escalabilidade à gestão das organizações através da disponibilização ágil de aplicações de negócio.

Isso possibilita a transformação digital de processos gerenciais, trazendo fluidez, governança da informação, rastreabilidade, controle, integração e regramento de excelência.

Ao gerenciar com o Greendocs, sua empresa terá maior conformidade com normas e políticas, garantindo a distribuição correta de padrões e instruções de trabalho, o registro e controle de não conformidades e o planejamento de ações corretivas e preventivas.

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