A Celulose Riograndense, parte do grupo CMPC, é uma empresa gaúcha presente no mercado internacional de celulose de fibra curta de eucalipto. Conta com uma fábrica no município de Guaíba que ocupa hoje uma área de 106 hectares e investe no cultivo de florestas como fonte de suprimento de matéria-prima sustentável.

A empresa enfrentava dificuldade com o grande volume documental nos projetos. O Greendocs, inicialmente implantado em 2011 para gerir fluxo de documentos internos da empresa, acabou por ir além e otimizar outros processos importantes da companhia. “Adquirimos a ferramenta como um todo para a otimização dos projetos de uma nova fábrica e fábrica existente e tivemos verdadeiros ganhos no que diz respeito a tramites com fornecedores e na gestão de documentos, gestões essas como manter o avanço documental x, o contrato y, avanço físico da obra, além de módulos de auditoria do conteúdo e formatação das entregas”, explica Cristine Guahyba, Analista de Engenharia da empresa.

Segundo Cristine, o Greendocs é fácil de usar e possui uma interface intuitiva, além de garantir as customizações necessárias referentes à cada arquivo. Ela chama a atenção também para a parte de suporte da W3K. “O corpo técnico é um grande diferencial, com pessoa capacitadas para atendimento”, define.

Empresa gerencia documentação e fluxos com solução da W3K Tecnologia.

A A1 Engenharia, uma companhia paranaense especializada em engenharia industrial, está usando a solução Greendocs, da gaúcha W3K Tecnologia, para fazer a gestão da sua documentação e fluxos de trabalho.

A companhia acaba de incluir no sistema os documentos relativos à gestão de qualidade e de engenharia. O processo começou em 2015, durante a construção de uma refinaria em Santa Catarina, e vem sendo sucessivamente ampliado desde então, substituindo uma solução própria de gestão de documentos que a empresa usava.

Hoje já são 173 mil documentos no Greendocs.

“Temos garantia de segurança da informação, organização e rastreabilidade dos documentos, informação centralizada e acessível a todos, padronização de processos e aumento da sinergia”, explica a coordenadora de documentação técnica de engenharia e informação, Ana Carolina Araújo.

Criada em 2011 em São Leopoldo, na região metropolitana de Porto Alegre, a W3K tem um conhecimento acumulado de anos na equipe quando o assunto é gerenciamento de documentação de engenharia.

A empresa atua especialmente em empresas como a A1 Engenharia, que precisam entregar projetos para outras empresas e necessitam estabelecer fluxos de trabalho e repositórios comuns.

A ampliação da Celulose Rio Grandense, fábrica do grupo chileno CMPC em Guaíba, no Rio Grande do Sul, usou o software, assim como as obras da Arena do Grêmio, para citar dois exemplos.

“A maioria das ferramentas de gestão de documentos é focada na criação de repositórios e bibliotecas e não em um workflow intuitivo para os participantes do projeto”, acredita Daniel Klafke, CEO da W3K.

Leia a notícia completa de Mauricio Renner no site Baguete.

A A1 Engenharia está há mais de 18 anos provendo soluções integradas em 4 segmentos de negócio: engenharia, fabricação, montagem e energia. Está localizada em Araucária, região metropolitana de Curitiba, e atende a clientes como Klabin, Fíbria, Suzano, entre outros.

Na engenharia, a entrega é o documento. Portanto, um dos maiores desafios é encontrar a solução mais adequada e eficiente para gerenciar uma grande quantidade de informação e processá-la de forma segura e eficiente. A Coordenadora de Documentação Técnica de Engenharia e Informação, Ana Carolina Araújo, é a responsável por esse processo na A1.

Ela relata que inicialmente utilizavam um GED (Gerenciador Eletrônico de Documentos) próprio. Com o passar do tempo e o aumento de informações, “ esse sistema já não estava confiável, apresentava uma rastreabilidade ruim e demandava muito tempo para cadastro e depois para aprovação”. Diante desses problemas, houve a necessidade de buscar outra solução.

Partiram então em busca de uma ferramenta confiável que permitisse aumento da produtividade, com um suporte eficiente e de rápida resposta, relatórios consistentes, modelagem flexível de fluxos de aprovação, campos e metadados adaptados à necessidade, além de fácil de usar e buscar por documentos. “Conseguimos encontrar no Greendocs todas essas premissas que eram nossas dificuldades”, afirma Ana.

A1 Engenharia, localizada em Araucária, região metropolitana de Curitiba.

Conheceram o Greendocs, solução da W3K Tecnologia, em 2015, e começaram a planejar o modelo que precisavam para sanar seus desafios. Iniciaram com o piloto em um projeto de expansão de uma refinaria de CTO, em Santa Catarina. A Coordenadora afirma que “venderam detalhamento e acesso ao Greendocs, agregando valor já no projeto piloto”. A A1 produzia documentos que o cliente acessava remotamente na planta. “Escolhemos o detalhamento dos metadados, sabendo que isso implica diretamente na consulta do usuário final”, reforça.

O sucesso no projeto piloto foi a validação do Greendocs como Gerenciador de Documentos da A1 Engenharia. Em 2016 iniciaram outros projetos com o sistema e, em 2017, 99% dos projetos já rodavam na plataforma. Em 2018, criaram novos ambientes de controladoria e viabilidade e hoje o Greendocs já não tem seu uso restrito à engenharia. Com o sucesso da solução já consolidado, foi concluída, em 2019, o projeto de migração dos documentos do módulo de SGQ, Sistema de Gestão da Qualidade e de todos os documentos técnicos de engenharia.

Atualmente, a A1 é responsável por gerenciar toda a documentação de um empreendimento da Westrock, projeto de EDMS em novo ambiente, já em execução. Para isso, Ana reforça que “o Greendocs foi modelado em novo ambiente, novos fluxos e novos parâmetros para atender às necessidades da Westrock”.

Hoje já são 173 mil documentos no Greendocs. Ana garante que a A1 ganhou em produtividade e assertividade.” Temos garantia de segurança da informação, organização e rastreabilidade dos documentos, informação centralizada e acessível a todos, padronização de processos e aumento da sinergia, mensuração de resultados, possibilidade de criar indicadores a partir de documentos e garantia do seu ciclo de vida”.

Mais um case de sucesso em que Greendocs auxilia na melhoria do desempenho e agrega valor a seu cliente.

Redação de Mauren Schaeffer