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GED e SIGAD: Gestão e Garantia de Autenticidade

6 de setembro de 2021/em ECM/GED | Documentos, Greendocs, Todos/por W3K Tecnologia

A sigla GED significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos e é bem semelhante a ECM (saiba mais clicando aqui). SIGAD significa Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos.

O primeiro tem o foco na gestão de documentos, e seus processos, de forma eletrônica. O segundo nos processos do ciclo de documentos, desde a criação até o descarte, com o foco de garantir a autenticidade.

Então o SIGAD é uma metodologia, ou um sistema, que realiza a digitalização, anexação, armazenamento, indexação, assinatura digital e busca online e em mídia digital.

O documento nasce digital ou pode ser digitalizado garantindo a autenticidade com os processos orientados a SIGAD.

O Greendocs é uma plataforma robusta adaptável à real necessidade do cliente. Aplicado a ECM/GED apoia na garantia SIGAD e garante outros benefícios:

Permite o controle de temporalidade;
Segurança da informação;
Busca rápida de arquivos vigentes;
Pesquisa inteligente por metadados ou conteúdo;
Acesso seguro e criptografado;
Rastreabilidade completa;
Fluxo de trabalho configurável;
Relatórios e Dashboard.

Controlando o ciclo de vida dos documentos com SIGAD

Controlar todo o ciclo de vida dos documentos é a missão do SIGAD. Esse conjunto de operações e procedimentos técnicos gerem os processos arquivistas de uma empresa.

Vale ressaltar que o sucesso dependerá de uma implementação de qualidade, com respaldo de um sistema robusto e eficiente, focado nas melhores práticas para a gestão arquivística de documentos.

Em outras palavras, o SIGAD visa manter a relação orgânica entre documentos, garantir a confiabilidade, autenticidade e acesso ao longo do tempo dos documentos arquivísticos. Além disso, também apoia a gestão de documentos, ou seja, auxilia no controle do ciclo de vida dos mesmos, desde a produção até a destinação final.

Menos custos, mais proteção dos documentos com estas tecnologias

Um sistema informatizado SIGAD com as configurações GED consegue gerenciar diversos tipos de documentos: analógicos, híbridos e digitais. Esse processo é feito desde a sua produção até a destinação final.

Dessa maneira, um dos principais benefícios é a redução de custos, pois elimina quantidades grandes de objetos digitais quando não são mais necessários e, claro, podem ser descartados segundo a LGPD.

Além disso, ao automatizar o processo de gestão dos documentos da companhia, o procedimento de manuseio desses arquivos se torna muito mais seguro. Isso acontece porque após finalizado o processo, o sistema provê total controle de acesso aos documentos, evitando alterações.
Eliminando planilhas e controles manuais com o Greendocs

Veja bem, distribuir manualmente documentos, gerenciar comunicação por e-mails e planilhas de controle pode funcionar em processos simples, com equipes pequenas, poucos documentos, mínimos registros.

Contudo, à medida que a empresa cresce, os colaboradores se multiplicam, novos setores são criados e se torna praticamente impossível manter uma gestão eficiente com este controle manual.

Ficar nesses modelos pouco otimizados consome tempo e recursos, tanto seus, quanto de seus colaboradores, transformando-os em “garçons” de documentos, em que o transporte manual de informação ocupará boa parte do tempo de trabalho.

Além disso, esse controle aumenta o risco de extravios, documentos desatualizados ou inconsistência nos dados, o que pode ser um problema para a governança da informação.

O Greendocs garante a autenticidade dos documentos e a fluidez dos processos, bem como torna eficaz a gestão escalável da informação.

Por que a W3K?

Se você deseja investir em sistemas e recursos tecnológicos que promovam todos esses benefícios ao seu negócio, o primeiro passo é escolher um parceiro que realmente ofereça um sistema completo, desde a implantação até o acompanhamento dos processos.

Com o apoio de tecnologias inteligentes, é possível garantir com precisão e controle uma gestão arquivística de documentos e um gerenciamento eficiente dos mesmos.

Por que escolher a W3K? Porque ela provê escalabilidade às organizações através da disponibilização ágil de uma plataforma que possibilita a transformação digital de processos gerenciais, trazendo fluidez, governança da informação, rastreabilidade, integração e regramento de excelência.

Quer saber mais? Entre em contato conosco.

3 razões para ter um Analista de Negócios especializado em ECM para aumentar a assertividade

1 de setembro de 2021/em ECM/GED | Documentos, Greendocs, Todos/por W3K Tecnologia

Em um mundo onde se cria 2,5 quintilhões de bytes por dia, o Enterprise Content Management (ECM) é a metodologia que reúne estratégias e ferramentas capazes de capturar, gerenciar, armazenar, preservar e oferecer dados estratégicos a fim de gerar insights valiosos para os processos organizacionais.

Neste conteúdo, você vai encontrar 3 razões para ter um Analista de Negócios em ECM e otimizar o fluxo de trabalho. Além disso, também abordaremos como a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) pode acelerar o crescimento da sua empresa, reduzindo custos e aumentando a produtividade.

Capturar e gerenciar dados com excelência

A acirrada concorrência e a grande quantidade de dados gerados todos os dias pelas empresas aumentam os desafios da gestão. Prova disso é o resultado da pesquisa global da Experian, onde 95% das empresas disseram que a má qualidade das informações é o principal motivo da ineficiência das operações.

Capturar e gerenciar dados com excelência é essencial para que o fluxo de trabalho tenha agilidade e fluidez. Mas, diante desse excesso de referências, como tornar esse processo dinâmico? A resposta é simples: invista em um Analista de Negócios em ECM.

Com uma plataforma configurada por especialistas em ECM, de acordo com os seus processos, é possível encontrar rapidamente informações, organizar conteúdos e definir permissões para que as equipes possam colaborar assertivamente.

Com a gestão escalável automatizada na rotina do negócio, os gestores podem focar nas decisões fundamentais para o futuro da organização, adotando uma cultura data driven segura, bem implementada e direcionada.

ECM: armazenar, preservar e disponibilizar dados

Outra parte do ciclo de vida dos documentos é o processo de preservar e disponibilizar dados. Em outras palavras, estamos falando em encontrar um local adequado para armazenar as informações, cuidar dessas referências para que se mantenham conservadas, disponíveis e atualizadas quando for necessário.

Além disso, apresentar as informações às pessoas e em momentos corretos também é uma das missões de um Analista de Negócios em ECM. Ocorre que apenas o fato de converter os dados para o formato digital não é suficiente. É preciso saber o que fazer com essas informações, filtrar e direcionar a fim de que insights e dashboards sejam visualizados em todas as etapas de documentação.

Aperfeiçoar a interação na melhoria dos procedimentos internos

A melhoria dos processos internos é essencial para viabilizar acesso rápido a uma base de dados centralizada, ou seja, unificada em um sistema com gestão do controle autenticado, o que garante não somente a segurança da informação, mas também reduz a defasagem dos dados.

Além disso, entre essas melhorias também está estabelecer valores que atuem diretamente na sustentabilidade reduzindo, por exemplo, o consumo de papel pelas unidades das companhias.

Com a expertise dos Analistas de Negócios ECM, o monitoramento em tempo real dos dados gerados e mapeados, a identificação de oportunidades e a mitigação de riscos se tornam procedimentos de rotina, implementando não apenas uma solução robusta e eficaz, mas enraizando a cultura da transformação digital.

Uma solução de ECM para gerir os dados

Como já dito anteriormente, digitalizar os dados é apenas uma fase de implantação, mas não é a mais importante. É necessário investir em uma solução completa, adaptável, escalável e robusta para melhorar fluxo de trabalho em todas as áreas da empresa.

Isso significa busca inteligente, segurança da informação, aproximar equipes, gerenciar filas de trabalho, integrar os dados e visualizar tudo isso em uma única tela, com insights valiosos gerados em ambientes amigáveis e intuitivos, com o apoio contínuo de analistas especialistas em ECM.

O Greendocs é o responsável por eliminar gargalos causados pelo gerenciamento manual de documentos em grandes empresas da América Latina. Sob a ótica das organizações, essa solução é uma alternativa que elimina processos internos ultrapassados e, mais do que soluções tecnológicas, imprime uma mudança de perspectiva, desenvolvendo a multifuncionalidade das equipes, abrindo portas e janelas para que cada colaborador explore suas aptidões para o negócio.

Como os sistemas de informação estão transformando os negócios de hoje?

30 de agosto de 2021/em Greendocs, Todos/por W3K Tecnologia

Impulsionada pela pandemia, mas já em crescimento há alguns anos, a transformação digital não é mais uma opção, mas a única forma de se adequar a padrões de exigência cada vez mais altos, potencializando a competitividade das organizações.

Isso porque a informatização dos processos elimina a ocorrência de erros humanos ou, pelo menos, reduz drasticamente a ocorrência de falhas, centralizando a gestão baseada em dados de forma assertiva e organizada.

Em outras palavras, os gestores recebem subsídios dos dados para o processo de tomada de decisões dos diferentes processos da organização, possibilitando que os resultados alcançados sejam analisados de forma individual ou integrada, mas com eficiência.

No artigo de hoje, abordaremos como os sistemas de informação estão transformando os negócios e os benefícios que oferecem às companhias. Acompanhe o artigo e saiba como a W3K pode ajudar sua empresa rumo à transformação digital.

Dados inconsistentes, empresas ineficientes

Antes de mais nada, vamos apresentar um dado importante: você sabia que 80% das empresas não sabe (ou conhece muito pouco) sobre o que está acontecendo com seus dados? Mas, o que isso significa exatamente?

Segundo estudo do Gartner, a resposta é simples, visto que informações incompletas, conflituosas, caras e inconsistentes são protagonistas no mau desempenho das organizações, não apenas porque ocasionam diversos transtornos ao cumprimento das estratégias e, claro, ao processo de tomada de decisão, mas, porque desconectam equipes, gerenciando ineficientemente as filas de trabalho.

Ademais, já que estamos falando em dados, vale ressaltar um estudo realizado em parceria com o BCG, que divulgou que empresas mais maduras na transformação data driven estão vivenciando até 30% de maior eficiência e 20% de aumento em receita.

Informações estratégicas para o negócio em uma única tela

Com um sistema de informação robusto e escalável ao seu negócio, atendendo as necessidades específicas da sua empresa, é possível adquirir fluidez, rastreabilidade, controle e integração.

Esses, aliás, são os pilares para processos mais eficazes e, consequentemente, para uma gestão assertiva. Agora, imagine todos os dados estratégicos da sua organização disponíveis em uma única tela? Isso é possível com o Greendocs.

Estamos falando de garantir, por meio desta plataforma, um modelo de fornecimento configurável, capaz de tornar os processos mais simples, escaláveis, seguros, práticos, ágeis e controláveis.

Com o Greendocs, é possível acompanhar e avaliar a qualidade dos fluxos por meio de indicadores definidos de acordo com as expectativas do projeto, dando subsídios para a tomada de decisão focada na melhoria dos processos, o que só pode ser feito com a gestão das informações.

Buscando informações com agilidade, otimizando o tempo dos gestores

Quando você escolhe o Greendocs para sua empresa, está otimizando o tempo na procura por informação. Isso porque a busca inteligente da solução permite que o gestor encontre em questão de segundos a revisão vigente, focando seu tempo precioso no core business.

Além disso, funcionalidades em lote, como download e upload de documentos, ações de fluxo (aprovação, reprovação, autorização, entre outros, conforme processo de cada cliente) e edições de informações em lote (normalmente, disponível apenas para gestores), otimizam e trazem mais produtividade ao trabalho dos profissionais da informação envolvidos com gestão documental.

Rastreabilidade da informação com a Plataforma Greendocs

Outra questão fundamental para prover eficiência aos processos é a possibilidade de rastrear a informação. Em outras palavras, isso significa que qualquer ação sobre um documento, seja emissão, aprovação, comentários ou validação, ficará registrada no sistema.

Entre outros benefícios, esse recurso se torna fundamental no tratamento de conflitos contratuais onde a assimetria da informação pode acarretar perdas injustas para uma das partes.

Investir em tecnologia para se tornar competitivo

Não tem jeito, o cenário atual trouxe muitas inseguranças para empresas e indústrias, independente do porte ou segmento em que atuam. Infelizmente, muitas organizações não conseguiram sobreviver à crise e fecharam as portas no último ano.

Porém, em simultâneo, o Brasil abriu 2,3 milhões novas empresas. Segundo dados do governo, o número no ano passado foi o maior desde 2010.

Novos negócios já nascem mais digitais, mesmo não tendo toda a expertise de grandes corporações. Além do mais, a busca constante por competitividade continua, e se manter em movimento é o grande segredo para permanecer na frente. Mas, o que significa se manter em movimento nos dias de hoje?

A resposta também é mais simples do que podemos imaginar: movimentar-se enquanto empresa significa assumir a inovação como cultura, focando na transformação digital como combustível de crescimento e em sistemas de informação como molas propulsoras para o sucesso.

Como fazer uma gestão escalável de documentos com ECM?

20 de agosto de 2021/em ECM/GED | Documentos, Greendocs, Todos/por W3K Tecnologia

Integração, escalabilidade e fluidez são algumas das palavras-chave para explicar como é possível prover uma gestão eficiente com Enterprise Content Management, ou melhor dizendo, com ECM.

Antes de mais nada é preciso compreender o que significa exatamente o termo e qual a importância dessa ferramenta para o fluxo de trabalho de uma empresa, independente do seu porte ou segmento.

É isso que abordaremos no artigo de hoje, revelando questões importantes sobre implementação, resultados e benefícios dessa tecnologia para o crescimento do negócio.

Afinal, o que é ECM?

Podemos dizer que ECM é uma gama de aplicações para adquirir mais controle e rastreabilidade das informações, além de prover maior eficiência no gerenciamento dos documentos e processos durante seu ciclo de vida, garantindo uma gestão escalável do business.

Qual a relação entre gestão escalável e ECM?

Gestão escalável e ECM não são sinônimos, mas possuem uma relação harmoniosa, visto que os benefícios dessa tecnologia apoiam a companhia para uma governança eficiente e ágil, com a possibilidade de encontrar rapidamente o documento vigente, aproximar equipes, gerenciar filas de trabalho e garantir a segurança da informação nesse processo.

Integrando o gerenciamento de documentos e processos em uma plataforma online, é possível garantir mais agilidade, fluidez e transparência ao negócio, permitindo gerar relatórios e dashboards de forma ágil e dinâmica.

Esses dados gerados mostram os gargalos e lições aprendidas dos projetos, que aliados a um sistema robusto, impulsionam a gestão escalável – imprescindível para o crescimento do negócio.

ECM: fluidez que gera agilidade e economia

Com investimentos inteligentes em plataformas que apoiam a gestão estratégica e operacional do negócio, não apenas as tarefas são otimizadas, como é possível distribuir melhor os recursos humanos para a execução de trabalhos mais táticos – uma fluidez que, entre outras coisas, gera agilidade e economia.

A gestão eficiente está diretamente relacionada à redução de processos manuais, seja de distribuição de documentos ou de planilhas em papel para gerar dados. Além de ser passível de erro humano, esse modelo manual diminui as possibilidades de integração, o que pode prejudicar a visualização, o controle, a colaboração e gerar retrabalhos.

Exemplos de gestão eficiente com ECM

Muitos cases de sucesso comprovam a eficiência de uma plataforma como o Greendocs, por exemplo. A SGBH, operação nacional de uma das mais renomadas multinacionais do ramo de energia da China, adotou a ferramenta da W3K como seu sistema de gestão de documentos, a fim de reunir e compartilhar informações de portfólios de projetos de capital no Brasil.

Outra grande organização que aumentou o foco na gestão de compliance de seus clientes foi o escritório Mello Pimentel Advocacia, que ganhou produtividade e acurácia no atendimento a prazos, além de garantir rastreabilidade no gerenciamento do ciclo de vida dos contratos. Da mesma forma, também estão entre os resultados da implantação, a rapidez e maior clareza visual na apresentação de documentos relacionados aos processos.

Já a Gerdau – uma das líderes mundiais em produção de aço e a maior empresa privada do sul do país, implantou a solução Greendocs para otimizar a gestão de documentos e automatizar os processos nas áreas de engenharia e qualidade.

No site você pode ler esses e outros cases para entender como as empresas otimizaram a gestão dos seus negócios com a tecnologia da W3K.

Também é possível solicitar uma demonstração da nossa ferramenta aqui.

4 vantagens da automatização de processos com BPMS

19 de agosto de 2021/em BPM | Processos, Greendocs, Todos/por W3K Tecnologia

A automação de processos é uma técnica de BPMS (Business Process Management Suite ou System) ou ainda Sistema para Gestão de Processos Empresariais, que nada mais é do que aplicar a tecnologia e a integração de sistemas a fim de aprimorar o controle e o andamento do fluxo de trabalho em uma organização, com a modelagem BPM.

Mas, como isso é feito? É simples: por meio do controle em tempo real e da implementação de atividades manuais para automatizadas.

Quer saber como sua empresa pode ser mais produtiva e obter melhores resultados. Siga a leitura, pois vamos apresentar 4 vantagens da automatização de processos com BPMS.

BPMS reduz os custos da empresa

A automatização dos processos com BPMS permite que a organização consiga olhar para a gestão do seu fluxo de trabalho de forma ampla. Isso faz com que elimine os riscos de perder o controle sobre informações, funções e etapas, tendo pouca visibilidade ou até mesmo previsibilidade sobre eventuais problemas, atrasos ou falhas em entregas – o que pode gerar custos, às vezes, bem altos.

Além disso, quando uma companhia opta por automatizar processos, também permite resposta rápida às demandas do negócio, focando na gestão sistemática e integrada dos ambientes. Dessa maneira, é possível produzir mais e qualificar os modelos de atuação e equipes, podendo otimizar também os custos, que chegam a alcançar até 80% de redução.

Mais controle das filas de trabalho com BPMS

O conceito de BPM é um conjunto de estratégias, normas e princípios capazes de orientar com eficácia e excelência os gestores, para escolherem as melhores alternativas no gerenciamento dos processos na empresa. Mas, o que isso tem a ver com controlar as filas de trabalho?

Veja bem, ao automatizar o workflow com uma plataforma BPMS, a empresa tem a possibilidade de receber notificações automáticas para o controle de prazos, criação ou modificação de itens, tarefas pendentes ou temporalidade – o que aumenta consideravelmente a fluidez dos processos de negócio.

BPMS garante maior eficiência e segurança aos processos

A automatização de processos com BPMS gera mais segurança, visto que os dados são transmitidos criptografados. Acredite, essa tem se apresentado a maneira mais segura de se armazenar as informações da organização.

Além disso, o alto nível de eficiência que o BPMS proporciona em seus processos torna a rotina mais assertiva e eficaz, tanto dos processos como das equipes. Consequentemente, a empresa se torna também mais competitiva e preparada para enfrentar o mercado.

Produtividade com automatização dos processos BPMS

Quando você opta por automatizar os processos da sua empresa, barreiras e gargalos são eliminados, tornando o workflow mais dinâmico e fluído e, consequentemente, aumentando a produtividade.

A padronização, assim como a transparência, fazem com que todas as etapas ganhem em produtividade, visto que são realizadas com maior controle e, claro, evitando retrabalhos e erros na comunicação desde a sua primeira execução.

Porém, para automatizar processos é preciso planejamento e definição clara de objetivos e prioridades. A negligência de etapas pode prejudicar o processo como um todo e acarretar outros problemas. Por isso, conte com uma ajuda especializada.

Como a W3K pode ajudar o seu negócio?

A resposta para essa pergunta está na certeza de que o apoio de tecnologias inteligentes pode transformar o seu negócio.

O Greendocs, por exemplo, é uma plataforma que possibilita acompanhar e avaliar a qualidade de todos os fluxos de trabalho por meio de indicadores definidos de acordo com as expectativas de cada projeto, dando subsídios para a tomada de decisão focada diretamente na melhoria dos processos.

Essa é uma plataforma totalmente adaptável ao seu modelo de negócio, replicando processos e estratégias já utilizadas pelo seu time, garantindo a governança da informação e a gestão escalável de negócios.

Converse com alguém da nossa equipe e garanta mais confiança, competitividade e fluidez a sua rotina

Gráficos de BI e dashboards apoiam decisões mais assertivas?

18 de agosto de 2021/em Greendocs, Todos/por W3K Tecnologia

Ser data driven é tomar decisões a partir da análise de gráficos de BI e dashboards ao invés de suposições ou intuições. Ter uma base sólida para que as escolhas sejam mais assertivas significa coletar, tratar e interpretar dados para gerar insights valiosos nas empresas.

Se o futuro das companhias é orientado a dados – e ele é!, como você tem aplicado esse conceito na sua organização? Seus gestores e líderes são capazes de extrair e analisar informações de várias fontes, transformando esse material em conhecimento e riqueza para o crescimento do negócio?

Para não sobrarem dúvidas ao responder essas perguntas, vamos apresentar as vantagens da análise de dados e da importância de uma identidade corporativa que torne a transformação digital a protagonista do seu negócio.

Transformação digital: produtividade, assertividade e lucratividade

Em 2020, 87,5% das empresas brasileiras ouvidas para um estudo da consultoria Vanson Bourne afirmaram já estar em andamento com projetos de transformação digital. Um dado que demonstra a força deste movimento, mas… por que esta tendência tem ganhado tantos adeptos?

A resposta é simples: porque a transformação digital não é apenas um conceito, mas sim um somatório de tecnologias e ações que permitem aumentar a produtividade, competitividade, assertividade e lucratividade de organizações de todos os segmentos.

A cultura data driven é um dos pilares de sustentação da transformação digital

Podemos dizer que a cultura data driven é um dos pilares de sustentação da transformação digital, pois utiliza algoritmos para fazer análises precisas que entregam respostas estratégicas para a organização.

Em outras palavras, estamos falando na ação estratégica feita com base em informações e dados reais, assertivos e instantâneos E, claro, na adaptação do planejamento de acordo com as necessidades e desejos apresentados pelos identificadores visuais, gráficos, dashboards e relatórios.

Indicadores visuais com gráficos, dashboard e relatórios

Os indicadores visuais possibilitam o entendimento rápido das informações de controle de forma ágil, com a facilidade de acesso dos dados em nuvem, seja pelo celular, web ou tablets.

Com o Greendocs, por exemplo, os usuários autorizados podem acessar em tempo real gráficos, dashboards e relatórios gerados pelo sistema. Com ele, você pode analisar os dados para obter insights, sem perder nenhuma informação relevante do seu projeto.

Observar os dashboards corretamente, fazendo a gestão desses dados, proporciona a percepção assertiva da eficiência da sua gestão e, claro, onde aplicar as melhorias necessárias para chegar lá.

Processo de decisão menos moroso e com estratégia

Quando o negócio gera muitos dados e não sabe o que fazer com eles, de nada adianta investir em aparatos tecnológicos. A gestão estratégica é sempre o cenário ideal para uma empresa inovadora.

Do contrário, o excesso de informações tende a prejudicar seu foco na busca por novas soluções, tornando o seu processo de decisão mais moroso que o ideal. Além disso, a tecnologia de gestão da informação otimiza o tempo gasto com confecção manual de relatórios, por exemplo.

Com isso, o tempo economizado pode ser utilizado para atividades mais nobres, como análise dessas informações e definição de planos de ação. Fora isso, no Greendocs, toda comunicação é realizada por dentro do sistema, trazendo fluidez ao processo, sem perder a confiabilidade dos dados.

E aí, o seu negócio está na lista das empresas que serão de fato competitivas em um futuro próximo? Se sim, você está no caminho certo. Se não, é bem possível que com o tempo, as organizações inovadoras tomem seu espaço tão rapidamente quanto a tecnologia avança no mundo.

Para saber mais sobre como as soluções W3K podem auxiliar seu negócio, ou solicitar uma demonstração, clique aqui.

Sistema EDMS amigável provê controle para gestão de excelência

16 de agosto de 2021/em BPM | Processos, ECM/GED | Documentos, EDMS | Engenharia, Greendocs, Todos/por W3K Tecnologia

Imagine mais de 1000 usuários conectados em uma só plataforma com acesso aos documentos técnicos e templates de um grande projeto? Sim, isso é possível com um sistema EDMS amigável, onde técnicos de engenharia, fornecedores, equipe de cdoc, arquivistas e profissionais da informação desenvolvem suas funções por meio de acessos fluidos e burocracia adequada ao controle dos processos.

Estamos falando do Greendocs – uma plataforma GED/ BPMS/EDMS, flexível e escalável para gerenciamento de documentos e processos de engenharia, facilitando o acesso e a colaboração, sem perder o foco em segurança, rastreabilidade e conformidade. A plataforma possibilita treinar e capacitar usuários utilizando manuais e fluxos dentro do próprio sistema, o que elimina a necessidade de ter outro sistema para treinamentos.

Diversos ambientes com apenas um login

A possibilidade de acessar diversos ambientes com apenas um login é um facilitador da plataforma Greendocs. No âmbito dos projetos de engenharia, por exemplo, a integração entre várias disciplinas, como elétrica, civil, mecânica e ambiental, permite que os projetos sejam construídos e acompanhados com auditabilidade, assertividade e agilidade.

O imenso volume documental nos grandes projetos de engenharia exige uma gestão automatizada, onde o fluxo de documentos internos não seja motivo de tempo perdido, mas de otimização em trâmites com fornecedores e contratos, além de agilidade nos módulos de auditoria e formatação das entregas. O Greendocs é fácil de usar e possui uma interface intuitiva, além de garantir as configurações necessárias referentes à cada implementação.

Busca inteligente para documentos técnicos

Grande parte dos projetos gerenciados manualmente podem sofrer atrasos na busca por arquivos. No Greendocs, a procura por documentos é feita diretamente na plataforma pelo seu conteúdo ou busca fonética.

Workflow de colaboração para EDMS

Com o workflow de colaboração simultânea que o sistema proporciona, é possível conectar os agentes do mesmo projeto, gerenciando filas de trabalho, promovendo atualização integrada da informação.

Visualização CAD no sistema de engenharia

Projetos de engenharia são compostos por arquivos pesados, grandes e, por vezes, sigilosos. Por isso, a possibilidade de abrir esses documentos CAD via uma interface web leve e precisa, faz toda diferença. A visibilidade para cada documento é configurada de acordo com as alçadas de acesso.

Comentários eletrônicos na plataforma de EDMS

O mesmo acontece para visualizar os comentários eletrônicos – que também estão na lista de funcionalidades do Greendocs. Múltiplos usuários interagem ao mesmo projeto para uma melhor colaboração e fluidez, tudo isso pode ser feito através do meio digital e online.

Total rastreabilidade da informação

Integrar os sistemas existentes de planejamento ou gestão de ativos com todos os recursos facilitadores do Greendocs é um diferencial competitivo. Por isso, perder tempo com processos manuais e lentos que prejudicam a tramitação de documentos e a fluidez no avanço físico em programas e portfólios é inviável nos dias de hoje.

Na prática, rastreabilidade, confiabilidade e consistência da informação são termos que definem bem os pilares do Greendocs. Sem o controle de fluxo das revisões, a possibilidade de riscos aumenta consideravelmente. Essa é uma burocracia necessária e encontrar o equilíbrio entre ela e a agilidade que uma ferramenta precisa prover é o caminho na hora de escolher uma plataforma eficaz.

Ao mesmo tempo, a possibilidade de utilizar menos papel proporciona automaticamente a diminuição dos gastos com impressão e outros insumos, além de eliminar a necessidade de espaço para armazenamento e fortalecer a relação de cuidado e respeito com o meio ambiente.

Quer saber como a sua empresa pode aumentar a escalabilidade e rastreabilidade com a plataforma da W3k? Entre em contato.

BPM: por que implementar a automatização de processos?

12 de agosto de 2021/em BPM | Processos, Greendocs, Todos/por W3K Tecnologia

Processos de negócio são uma das bases do ganho de agilidade, fluidez e assertividade para empresas de todos os setores. Porém, também podem ser bastante desafiadores: ao mesmo tempo em que, se geridos e realizados à risca trazem melhoria do fluxo de trabalho, maior entendimento de cada área e indivíduo sobre suas funções, mais produtividade e agilidade, menor incidência de erros e retrabalhos, controle de tempo e custos, por outro lado erros nesta área podem trazer resultados exatamente opostos a estes, causando problemas e prejuízos.

Processos de negócio impulsionam o ganho de agilidade, fluidez e assertividade para empresas de todos os setores. Porém, também podem ser bastante desafiadores, pois, se por um lado, eles trazem:

– Melhoria do fluxo de trabalho;
– Maior entendimento de cada área e tarefas;
– Mais produtividade e agilidade;
– Menor incidência de erros e retrabalhos;
– Controle de tempo e custos;
Por outro lado, erros nesta área podem trazer resultados exatamente opostos a estes, causando problemas e prejuízos.

Como? Segundo pesquisa da McKinsey, todos os anos cerca de US$ 480 bilhões são desperdiçados por companhias que não conseguem alinhar seus processos. Já no Brasil, em um levantamento feito junto a mais de 70 participantes, somente 3 disseram trabalhar em organizações cujos processos funcionam como o projetado.

Nos dois estudos, global e nacional, os desafios encontrados pelas empresas na área de processos foram a falta de visibilidade sobre o fluxo de trabalho, dificuldade de acompanhamento para correta gestão dos processos e pouca cultura de inovação.

Desafios que podem levar a gestão de uma empresa a perdas, mas que podem ser sanados. E podemos provar, solicite demo para plataforma BPM.

BPM: o caminho para o sucesso

Um dos modelos mais indicados, quando se fala em processos corporativos, é o BPM – Business Process Management. Além de alinhamento das regras e fases dos processos, esta metodologia agrega mais eficácia ao dia a dia da organização, reduzindo significativamente as falhas, garantindo mais fluidez, rastreabilidade, agilidade, eliminando custos desnecessários, entre outras vantagens.

Para aplicação do BPM, o caminho mais eficiente está na automatização. Plataformas tecnológicas que permitam sistematizar e facilitar processos organizacionais, trazendo aos gestores agilidade na percepção de pontos de melhoria, insumos para a melhor tomada de decisão e para a definição das ações necessárias, tornam os processos mais assertivos. E, por conseguinte, a produtividade mais alta e a gestão mais alinhada ao alcance dos objetivos do negócio.

Com a ajuda do BPM, os processos de negócio são acompanhados de forma transparente, trazendo maior controle e eficácia, etapa a etapa. Além disso, o BPM possibilita configurar diferentes níveis de permissão e acesso, provendo mais segurança à cadência de ações realizadas.

Isso significa que qualquer modificação nos processos será identificada, o que abre espaço para três pilares que asseguram um gerenciamento eficaz: governança da informação, rastreabilidade e gestão escalável de negócios.

Workflow automatizado e controle de prazos

Em resumo, podemos tratar o BPM como um conjunto de estratégias, normas e princípios capazes de orientar com eficácia e excelência os gestores, para que escolham as melhores alternativas no gerenciamento dos processos na empresa.

Com a automatização do workflow, é possível garantir o controle das filas de trabalho; possibilitando a criação de notificações automáticas para o controle de prazos, criação ou modificação de itens, tarefas pendentes ou temporalidade. Aumentando de forma geral a fluidez dos processos de negócio.

Redução significativa de custos com BPM

E não são só prazos e possibilidades de erros que podem ser reduzidos com o uso da automatização em BPM: os custos também.

Isto porque uma empresa que não olha para a gestão do seu fluxo de trabalho está correndo sérios riscos de perder o controle sobre informações, funções e etapas, tendo pouca visibilidade ou até mesmo previsibilidade sobre eventuais problemas, ruídos de comunicação, atrasos, falhas em entregas. Tudo isso pode trazer custos – às vezes, bem altos.

Além disso, quando uma empresa opta por automatizar processos, também permite resposta rápida às demandas do negócio, focando na gestão sistemática e integrada dos ambientes. Com isso, as organizações produzem mais e qualificam seus modelos de atuação e suas equipes, podendo otimizar também os custos, que chegam a alcançar até 80% de redução.

Greendocs: plataforma BPM configurável aos processos do negócio

Com o apoio de tecnologias inteligentes como o Greendocs, por exemplo, é possível acompanhar e avaliar a qualidade de todos os fluxos de trabalho por meio de indicadores definidos de acordo com as expectativas de cada projeto, dando subsídios para a tomada de decisão focada diretamente na melhoria dos processos.

Isso porque o Greendocs é uma plataforma totalmente adaptável ao seu modelo de negócio, replicando processos e estratégias já utilizadas pelo seu time, garantindo a governança da informação e a gestão escalável de negócios.

Quer saber mais sobre como a W3K pode acelerar o processo de transformação digital na sua empresa, provendo mais confiança, competitividade e fluidez a sua rotina? Converse com alguém da nossa equipe.

5 desafios na gestão de projetos e como superar

10 de agosto de 2021/em Capx | Projetos, Greendocs, Todos/por W3K Tecnologia

A falta de objetivos ou escopos claros, ausência de marcos e deadlines bem definidos e a dificuldade na gestão de cronograma, histograma e riscos são alguns dos maiores desafios ao longo da execução de um projeto.

Quando acontecem impasses como estes que listamos acima, as equipes envolvidas no projeto podem ficar não somente mal informadas, mas também desalinhadas, trabalhando sem integração, o que poderá resultar em retrabalhos, erros e distância entre o resultado esperado e o realmente obtido.

Desafio e solução

Independente do empenho do gestor a um projeto ou equipe, os desafios na gestão de projetos existem e plataformas adequadas podem apoiar a identificar, minimizar ou sanar cada um deles.

Pensando em auxiliar nesta jornada, vamos hoje compartilhar cinco desafios que podem ocorrer na gestão de qualquer projeto, e, principalmente, como podemos superá-los.

Desafio 1: a informação (ou a falta dela)

Quanto mais informações forem estabelecidas antes, durante e depois dos projetos, mais clareza todos os envolvidos terão. Mas não basta sair somando dados: é preciso subdividi-los adequadamente em entregas menores, com ações e prazos ajustados para cada etapa.

Estas informações podem estar em texto, em gráficos, dashboards ou relatórios. O importante é que estejam no formato mais adequado para cada fase e objetivo do projeto.

Sem ter a informação necessária, nenhum projeto caminha, e é para auxiliar no fornecimento, distribuição e acompanhamento dela que a W3K oferece duas plataformas complementares e integradas: o CAPX e o Greendocs.

Com o primeiro, é possível inserir todas as informações desejadas e segmentar o projeto, com programas e subprojetos, alocando agentes específicos fase a fase e organizando as demandas específicas de cada projeto.

Nesta plataforma, os gestores e equipes conseguem verificar a atualização integrada de informações, que podem ser inseridas, trabalhadas ou modificadas pelos envolvidos no projeto, trazendo a possibilidade de colaboração, ou seja: várias pessoas atuando sobre os dados do projeto em simultâneo.

Isso permite à gestão acompanhar em tempo real o que está sendo feito, auxiliando no acompanhamento de cada fase, de cada profissional, e do cumprimento de cada etapa do escopo.

Além disso, no CAPX a curva “S” do previsto e do realizado pode ser gerada por disciplina, facilitando o acompanhamento, e os dashboards e/ou fluxos de projetos tornam a visualização das soluções mais claras e objetivas, permitindo que os gestores possam intervir ou aplicar melhorias rapidamente.

Também é possível customizar vários indicadores, a fim de que o gestor obtenha a informação real sempre que precisar. Desta forma ele terá base para orientar o trabalho de todos os agentes e conferir se cada um está executando suas tarefas exatamente como deveria.

Desafio 2: a falta de comunicação e colaboração

Mais do que abundante, a informação precisa ser disponível. Assim, é fundamental que os dados, o escopo e os andamentos do projeto estejam acessíveis, seguros e passíveis de colaboração, onde quer que os agentes envolvidos estejam.

Se houver falhas de comunicação durante a execução de um projeto, falhas poderão ocorrer, incluindo a perda de informações, documentos, prazos, verbas, entre outras.

O mais importante para sanar um problema é conhecer sua causa, e é por isso que o Greendocs oferece recursos para que os gestores tenham poder de rastreabilidade sobre todas as etapas do trabalho sobre um documento.

Em outras palavras, ninguém poderá dizer, por exemplo, que um contrato não chegou, que tal arquivo está corrompido, que não recebeu determinado documento, já que tudo fica disponível 24 horas em nuvem, podendo ser acessado via tablet ou celular a partir de qualquer lugar com acesso à Internet.

Vale ressaltar também que o Greendocs é uma plataforma versátil e robusta para Gestão de Documentos (GED/ECM) e de processos de negócio (BPMS). Utilizado na criação de aplicações para gestão de conteúdo corporativo e automatização de processos intensos em informação, é possível integrar a plataforma de maneira orgânica ao ambiente de gestão de projetos ou ERP da empresa.

É, definitivamente, uma solução para extinguir os ruídos de comunicação.

Desafio 3: a segurança nos acessos

Além de acessar e controlar todas as informações e etapas de um projeto, é essencial que isso seja feito de forma segura.
O CAPX traz esta segurança, já que permite controle de acessos, liberando para cada usuário somente o tipo de acesso de que ele precisa – visualizar, modificar/atualizar, etc.

Desta forma, as informações ganham muito mais visibilidade, clareza e agilidade, além de segurança, tornando mais rápida e assertiva a tomada de decisão.

Desafio 4: gestão de cronograma

Informações distribuídas, tarefas e prazos definidos, agora tudo depende da correta execução para que as entregas ocorram no tempo estabelecido.

Sabemos que nem sempre isso acontece. Atrasos nas entregas de projetos podem ser um grande desafio, e ocorrem, normalmente, por duas razões: ou porque houve engano na definição do prazo, ou na gestão de pessoas.

São desafios que aparecem e, para superar cada um deles, é possível contar com o auxílio da tecnologia.

Mecanismos de colaboração, orquestração e protocolo eletrônico da plataforma Greendocs, da W3K, garantem uma comunicação segura, consistente, e que pode ser rastreada entre os agentes de contrato.

Com isso, os gestores poderão não somente acompanhar o que está sendo realizado a cada etapa do projeto, como verificar se há erros ou atrasos a fim de tomar as decisões e efetuar as ações necessárias para corrigir cada um antes que se tornem prejudiciais ao andamento do projeto como um todo.

Com o Greendocs, toda a comunicação documental realizada entre as partes – gestores, equipes, fornecedores terceiros – pode ocorrer pela plataforma. É um canal centralizado, de fácil verificação, que garante a visibilidade que a gestão de projetos demanda, com a agilidade e organização que esta precisa.

Desafio 5: gestão de riscos

Riscos não calculados na fase de definição do escopo de um projeto, ou não identificados ao longo da realização dele, podem acarretar consequências indesejáveis, como desvios de deadline, quebras de orçamento, desvios do objetivo ou até perda de produtividade/assertividade da equipe.

Para evitar que isso aconteça, gestores de projetos devem estar sempre atentos aos sinais que indicam que o escopo não está sendo realizado ou o objetivo não está sendo atingido conforme planejado.

Claro que é possível contar com o apoio da tecnologia para gerir projetos de forma mais eficaz, e no que tange à identificação, classificação e gestão de riscos, isso é ainda mais importante.

Com o CAPX, da W3K, é possível controlar prazos atrasados ou prestes a atrasar, andamento de tarefas, rendimento de equipes, entregas em dia ou atrasadas, performances de colaboradores (quem está concluindo mais rápido determinada atividade, por exemplo), entre muitas outras informações fundamentais para que o planejamento seja cumprido com excelência.

Ao escolher o CAPX, o gestor se blinda contra a falta de visibilidade sobre os riscos, ganhando um aliado para detectar o que está arriscando gerar demoras, erros e inconsistências em seus projetos. Assim, ele terá melhor aparato para acompanhar o progresso dos projetos, controle sobre etapas, pessoas e mudanças, além de agilidade para tomar decisões e garantir entregas no prazo e escopo desejados.

Entendendo as plataformas CAPX e Greendocs

O Capx é uma tecnologia que nasceu devido à necessidade de integração de informação de planejamento físico de um ou vários projetos, programas e portfólio. Essa integração facilita a visualização rápida das informações do progresso físico do projeto agregado ao histograma, EAP e curvas detalhadas dos entregáveis, facilitando a tomada de decisão.

Na prática, as informações são coletadas das diversas áreas do projeto, dispersos geograficamente, processadas em nuvem e disponibilizadas online às equipes de planejamento e gestão da empresa, tudo em forma de relatórios e indicadores sobre o andamento do empreendimento.

Já o Greendocs é uma plataforma configurável conforme modelo do seu negócio. Fazemos isso digitalizando processos e estratégias já utilizadas pelas equipes. A missão da solução é permitir que se encontre o documento correto no momento certo, facilitando a conformidade com normas.

Além disso, ele também permite a automatização de todos os seus processos, gerando mais agilidade, fluidez e transparência, eliminando gargalos como perda de governança da informação, respostas lentas ao negócio, processos não escaláveis e falta de respaldo legal.

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GRC de excelência com Greendocs

4 de agosto de 2021/em Greendocs, Todos/por W3K Tecnologia

Para compreender a importância da sigla GRC é necessário que o mesmo seja visto de forma global, evitando analisar cada uma das palavras separadamente. O conceito de Governança, Risco e Compliance está diretamente ligado com a possibilidade de uma gestão inovadora de sua empresa.

Isso porque a gestão do alinhamento às legislações, regras e normas que regem seu setor de atuação é composto por essas três palavras. Além disso, também são elas que orientam a gestão no que tange às informações que circulam em ambientes físicos e digitais.

Processos de GRC com Greendocs, reduzem os custos das empresas

Os processos de GRC são responsáveis por reduzirem significativamente os custos das empresas. Isso ocorre porque quando você previne multas ou penalidades por eventual não conformidade em suas operações, torna os riscos de incidentes ou contravenções imensuráveis.

Mitigar ou reduzir riscos utilizando a plataforma Greendocs na rotina da empresa, não apenas provê a governança da Informação de forma efetiva, mas fornece maior assertividade no fluxo de trabalho. Além disso, quando a rotina da organização está bem alinhada, é possível colher os resultados positivos: mais rastreabilidade e controle às operações.

Subsídios certos com o Greendocs para tomar decisões

Quando a organização possui políticas bem desenhadas de GRC, aliadas ao suporte de tecnologias com expertise nesta área, os gestores passam a tomar decisões baseadas em dados reais e indicadores valiosos para garantir assertividade no que se refere ao core business.

Greendocs apoia o alinhamento da empresa de ponta a ponta

Tudo isso é possível, de forma centralizada e otimizada, com o apoio das soluções da W3K, que gerenciam a informação, contando com expertise necessária para auxiliar as companhias, independente do porte ou segmento.

Como aplicar com excelência o conceito de GRC no dia a dia da organização? A resposta é: com uma tecnologia que permita gerenciar informações e processos de forma auditável, rastreável e com alto nível de confiabilidade e assertividade. Dessa forma, Governança, Risco e Compliance acontecem na rotina da empresa.

O Greendocs, plataforma da W3K, é configurável às estruturas e processos já existentes nas empresas, o que facilita a transformação digital. A gestão da informação com acesso e colaboração, sem perder foco em segurança, rastreabilidade e conformidade é garantido.

Temos diversos cases para compartilhar com você. Que tal conhecer e descobrir como podemos ajudar também o seu negócio? Entre em contato conosco para saber mais.