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Com altos volumes de dados, em 2026 empresas precisam colocar gestão de documentos no centro da estratégia

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A gestão de documentos está entre os principais desafios das empresas em 2026. Isso porque  cada vez mais as organizações precisam converter volumes maiores de informação em inteligência estratégica. Neste contexto, o gerenciamento em nuvem, com ênfase em segurança e conformidade, pode impulsionar a vantagem competitiva das empresas, garantindo maior agilidade e fluidez no ambiente compartilhado de dados. Além disso, a Inteligência Artificial também deverá assumir um maior protagonismo na gestão documental, atuando como aliada na automação de processos e fluxos de trabalho. Essencial para qualquer organização — independente de seu porte ou segmento — a gestão de documentos é um conjunto de processos essenciais para o funcionamento do negócio, garantindo a produção, o arquivamento e o uso correto de todos os seus arquivos e registros. Sua implementação permite a otimização da busca por dados, tornando-a mais organizada, segura, ágil e simples. Com a adoção de soluções em nuvem, a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) possibilita o acesso remoto às informações da empresa. Essa abordagem é fundamental para alinhar todo o fluxo de trabalho envolvendo documentos, seus dados e conteúdos informacionais, simplificando a avaliação de cada etapa do seu ciclo de vida. Anualmente as empresas geram um alto volume de dados, porém muitas encontram dificuldades em gerenciá-los e acessá-los de forma rápida e eficiente, o que impacta no aumento de custos, retrabalho e sobrecarga dos times. Além da dificuldade no acesso ágil aos documentos armazenados, muitas vezes os profissionais precisam lidar com versões desatualizadas, acarretando ainda mais demora na verificação das versões disponíveis no sistema. Aliado a esses fatores, pressões regulatórias, compliance e governança obrigam as empresas a manterem seus fluxos auditáveis, garantindo rastreabilidade e segurança. Nesse contexto, a demanda por soluções que transformam dados em inteligência prática deve aumentar ainda mais nos próximos anos. De acordo com  estimativa da MarkNtel Advisors, empresa global de pesquisa, consultoria e análise de dados, os investimentos em ECM devem saltar dos 49 bilhões de dólares em 2024 para mais de 116 bilhões de dólares até 2030. Isso se deve principalmente ao fato de que a migração do acervo físico para o formato digital reduz significativamente custos operacionais, o que inclui espaço físico e manutenção, além de garantir o correto alinhamento às normas de segurança e à LGPD — Lei Geral de Proteção de Dados. IA aplicada à gestão de documentos deixa de ser apenas tendência Mais do que uma tendência, em 2026, a IA aplicada à gestão documental deixará de ser apenas uma tendência para consolidar cada vez mais sua posição nesse mercado. Dentro do processo de transformação digital das empresas, a Inteligência Artificial deve se estabelecer como uma parceira estratégica, essencial para otimizar a análise, elevar a segurança e garantir a eficiência dos processos de gestão de documentos.  Organizações que estejam alinhadas à digitalização de seus acervos deverão identificar aumento da produtividade e redução de custos — fatores que evidenciam o chamado ROI (retorno sobre investimento, da sigla em inglês. Nesse aspecto, além de contribuir para a melhoria da eficiência operacional, a gestão documental auxilia também na tomada de decisões baseada em análise e interpretação das informações coletadas pela organização (conceito data-driven).  Os dados compilados, especialmente aqueles não estruturados, precisam ser analisados e tratados para que sirvam de base para a definição de novas ações, o que inclui desenvolvimento de produtos, fluidez de processos internos, integração de documentos entre áreas, relacionamento com o cliente, dentre outros. Essa análise oferece uma visão sistêmica do mercado, englobando clientes, fornecedores, parceiros e concorrentes — diferenciais que impactam diretamente nos resultados daquela organização. GREENDOCS ganhou nova interface e conta com funcionalidades baseadas em IA  Alinhada às principais tendências e necessidades do mercado, a W3K mantém um roadmap detalhado do desenvolvimento de novas funcionalidades e melhorias de seus produtos, o que proporciona transparência e previsibilidade aos seus clientes. Em 2025 seu software de gestão de documentos, GREENDOCS, ganhou uma nova interface, com foco na melhoria da experiência do usuário. Seu visual atualizado, mais objetivo e harmônico, proporciona uma experiência ainda mais intuitiva — melhorias que não apenas facilitam as operações diárias de uma organização, mas também agilizam a produtividade dos seus processos. Além disso, o software ganhou duas novas funcionalidades baseadas em IA.  A primeira compara automaticamente versões de documentos, verificando se as solicitações de alteração e comentários de versões anteriores foram implementadas na versão atual. Isso substitui a revisão manual, agiliza a validação de mudanças e fornece um relatório detalhado do progresso. A segunda é o chat integrado para que os usuários façam perguntas dentro da plataforma, o que inclui prazos de vencimento ou lead time de processos. Ambas funcionalidades têm como foco a otimização do tempo, centralização da comunicação, eficiência operacional e melhor tomada de decisão. O GREENDOCS oferece visualização nativa de vários formatos, incluindo Office e 3D. Seu recurso de melhoria contínua auxilia na otimização de processos e resultados, melhorando a experiência do cliente. Além disso, o software mede e sustenta a performance dos processos de negócios, garantindo o alcance de metas, a conformidade com regulamentações e a redução de riscos legais e operacionais. A W3K é referência em soluções para GED, Governança de Dados e Automação de Processos (BPM/BPMS), oferecendo tecnologia especializada para transformar a gestão documental e garantir eficiência operacional, segurança da informação e compliance nas organizações Clique aqui e descubra como nossas soluções podem ajudar a sua organização a evoluir na gestão de documentos, processos e dados, com tecnologia e inovação. Para se manter sempre atualizado sobre as melhores práticas de governança da informação, transformação digital e gestão escalável, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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Com tecnologia baseada em IA, W3K prepara lançamento de novas funcionalidades para o GREENDOCS

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Com foco em segurança e alta performance, as soluções da W3K impulsionam a transformação digital nas empresas, entregando maior fluidez e controle em processos intensos de informação e no ambiente compartilhado de dados nas empresas. A cada dia avançamos mais na busca constante pela eficiência, ampliando as funcionalidades baseadas em Inteligência Artificial (IA) de nossos softwares, como é o caso do GREENDOCS — gerenciador de documentos e processos totalmente adaptável ao modelo de negócio das empresas. Uma das novas funcionalidades do software está relacionada à comparação entre duas versões de um mesmo documento. Com o uso da IA, a tecnologia irá analisar os comentários com as solicitações de alterações realizadas em versões anteriores e verificar automaticamente se essas solicitações foram implementadas — e contempladas — na versão atual do documento. Esse diferencial agiliza o processo de revisão e precisão na validação de mudanças. Atualmente, quando o responsável técnico por determinado processo necessita comparar duas versões de um mesmo documento, é preciso que ele leia detalhadamente todos itens, com o objetivo de identificar eventuais revisões e/ou comentários. No entanto, com a nova funcionalidade, essa tarefa passará a ser automatizada. A IA vai analisar os comentários e as solicitações de alteração feitas nas versões anteriores e verificar de forma automática se essas mudanças foram mesmo implementadas na nova versão do documento disponível no ambiente compartilhado. Diante disso, ao invés do usuário despender tempo com revisões manuais, ele receberá um relatório detalhado do progresso das revisões. Este relatório indicará o que foi alterado, o que foi atendido e o que permanece pendente  — caso ainda tenham ajustes não realizados, agilizando alterações, reduzindo erros e aumentando a rastreabilidade e a conformidade das revisões. Outra nova funcionalidade do GREENDOCS é o chat integrado. A partir de agora usuários da solução poderão fazer perguntas dentro do ambiente compartilhado da plataforma, o que inclui questões relacionadas a prazos de vencimentos, média de lead time de um processo e período de contratação de serviço, dentre outras. Esse aspecto garante a centralização da comunicação, aumento da eficiência operacional e a melhora na tomada de decisão. Em ambas funcionalidades, a otimização do tempo é um dos principais benefícios. A W3K mantém um roadmap detalhado do desenvolvimento de novas funcionalidades e melhorias de seus produtos, o que proporciona transparência e previsibilidade aos seus clientes. Nesse contexto, outras funcionalidades baseadas em IA estão sendo desenvolvidas para serem utilizadas em seus softwares.    Software ganhou nova interface em 2025 Com o objetivo de proporcionar uma melhor experiência aos usuários, recentemente o GREENDOCS ganhou uma nova interface. Seu visual atualizado, mais objetivo e harmônico, proporciona uma experiência ainda mais intuitiva — melhorias que não apenas facilitam as operações diárias de uma organização, mas também agilizam a produtividade dos seus processos.  O GREENDOCS também possui visualização nativa de vários formatos, o que inclui o pacote Office, além de permitir que o usuário consiga visualizar seus arquivos em 3D. O processo de melhoria contínua também é outro recurso relevante, pois auxilia na identificação de oportunidades de aprimoramento nos processos de nossos clientes, priorizando a otimização de resultados e garantindo uma melhor experiência.  Além disso, outro aspecto relevante do GREENDOCS está relacionado à medição e sustentação eficaz da performance dos processos de negócios. Este fator garante que metas e objetivos sejam alcançados, e também assegura a conformidade com regulamentações e normas específicas da indústria — diferencial que auxilia na redução de riscos legais e operacionais. A W3K é referência em soluções para Gestão Eletrônica de Documentos (GED), Governança de Dados e Automação de Processos (BPM/BPMS), oferecendo tecnologia especializada para transformar a gestão documental e garantir eficiência operacional, segurança da informação e compliance nas organizações. Clique aqui e descubra como nossas soluções podem ajudar a sua organização a evoluir na gestão de documentos, processos e dados, com tecnologia e inovação. Para se manter sempre atualizado sobre as melhores práticas de governança da informação, transformação digital e gestão escalável, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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W3K Talks recebe consultor Daniel Dias para falar sobre o software de gestão GREENDOCS

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Insights valiosos sobre Governança da Informação e Gestão de Documentos — esse é o objetivo principal do W3K Talks, que neste primeiro episódio recebe o consultor Daniel Dias, da Suricatta Inteligência em Gestão para falar de sua relação com a W3K. Daniel utiliza a plataforma GREENDOCS em diversos de seus projetos, o que lhe dá maior agilidade e confiança na condução de seus processos — dê o play e ouça na íntegra a entrevista do consultor.

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Tecnologia embarcada e capital intelectual garantem inovação sistêmica na W3K

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A W3K Tecnologia, empresa de governança da informação com sede no Tecnosinos, em São Leopoldo, utiliza tecnologia embarcada para entregar soluções configuráveis conforme o modelo de negócio de seus clientes. Através de sua expertise e capital intelectual, a W3K valoriza a criação de soluções tecnológicas e inovações próprias, garantindo uma flexibilidade de automatização que se ajusta à realidade operacional de cada cliente, mantendo a padronização e a escalabilidade. A empresa atua no desenvolvimento de softwares para automatizar, digitalizar e tornar escaláveis os processos de gestão organizacionais, proporcionando maior fluidez e controle em processos intensos de informação e segurança no ambiente compartilhado de dados. A empresa possui seu próprio método de transformação digital, o Framework W3K — modelo de operação que proporciona maior fluidez e controle em ambientes complexos de informação. “Na W3K, colaboramos de forma próxima com nossos clientes para desenvolver projetos que atendam a suas demandas específicas. Nos dedicamos continuamente em aprimorar nossos processos internos e em trazer as melhores tecnologias para garantir que nossos clientes evoluam constantemente, com as melhores práticas de governança da informação e gestão escalável”, pontuou o CEO da W3K, Daniel Klafke.  Além disso, as soluções da empresa incluem recursos de low-code, provendo mais agilidade aos analistas de negócio para que possam criar e personalizar aplicações com menos codificação manual. Essa camada de configuração resulta em aceleração no desenvolvimento e redução dos custos. Além disso, acompanhando as tendências atuais de tecnologia e inovação, a empresa mantém um grupo de pesquisa focado no desenvolvimento de novas soluções. Essa iniciativa tem como objetivo aumentar a escalabilidade, bem como a satisfação do cliente e assegurar sua fidelização. Para garantir a inovação e a qualidade desses produtos, a W3K mantém um roadmap detalhado do desenvolvimento de novas funcionalidades e melhorias de seus produtos, o que proporciona transparência e previsibilidade aos seus clientes. Nesse contexto, o processo de melhoria contínua é outro recurso relevante. Ele auxilia na identificação de oportunidades de aprimoramento nos processos de seus clientes, priorizando a otimização de resultados e garantindo uma melhor experiência.  Parcerias estratégicas reforçam DNA inovador da empresa Na W3K, nossa tecnologia embarcada e capital intelectual garantem a inovação sistêmica. Estamos inseridos no parque tecnológico São Leopoldo (Tecnosinos) — um dos principais ecossistemas da América Latina, abrigando empresas nas áreas de Tecnologia da Informação, Semicondutores, Automação e Engenharias, Comunicação e Convergência Digital, Tecnologias para a Saúde e Energias Renováveis e Tecnologias Socioambientais. Esse espaço é responsável por fomentar novas economias, e potencializar o empreendedorismo inovador, estratégico e sustentável.  A proximidade, tanto com o ambiente acadêmico, quanto com outras empresas, favorece a pesquisa e o desenvolvimento de novas soluções, permitindo que a W3K esteja em constante atualização sobre as principais tendências de mercado. Recentemente a empresa passou a ser membro do SAP® PartnerEdge® Open Ecosystem — programa voltado para empresas que desenvolvem serviços e soluções baseados em tecnologia SAP. Como membro do programa, a empresa tem a autorização necessária para explorar tecnologias da plataforma SAP e desenvolver integrações estratégicas.  A W3K também utiliza uma das plataformas mais completas e robustas em estrutura e nuvem para armazenar dados, aliada a uma das melhores ferramentas de programação do mercado, a empresa sustenta uma base sólida para evoluir continuamente seus próprios softwares. Nesse contexto, a inovação na W3K acontece de forma interna e promove o DNA inovador em sua cultura organizacional, com investimentos constantes em pesquisa, qualificação de equipe e aprimoramento de processos. Em relação à busca constante pelo alinhamento às práticas inovadoras, Daniel Klafke citou também a participação da W3K nos programas de capacitação em gestão da inovação, fomento e inovação aberta, oferecidos por meio da parceria entre a Associação Nacional de Pesquisa e Desenvolvimento das Empresas Inovadoras (ANPEI) e o Tecnosinos. Seu objetivo é fortalecer o ecossistema de Pesquisa, Desenvolvimento e Inovação (PD&I) no país, promovendo a troca de conhecimento, políticas públicas e boas práticas para impulsionar a competitividade das empresas. Fundada em 2011, a W3K é uma empresa de tecnologia especializada em governança da informação para o mercado corporativo. Suas soluções inovadoras são amplamente adotadas globalmente, principalmente na América Latina, facilitando a gestão e a transformação digital. Entre seus principais clientes estão Andritz, Hapvida, Gerdau, Klabin, Suzano, Origem, RHI Magnesita, ITAIPU, dentre outras. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gerenciamento de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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Hackathon enfatiza a cultura de inovação e aprendizado contínuo da W3K

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Dois dias de muito aprendizado, colaboração e troca de experiências — assim foi o Hackathon W3K realizado no último final de semana no parque tecnológico Tecnosinos, em São Leopoldo (RS). Na oportunidade, cinco equipes formadas por colaboradores da empresa desenvolveram soluções com foco em Inovação na Gestão de Riscos, estimulando o compartilhamento de boas práticas e novas ideias.  As atividades começaram na sexta, 22. Nesse primeiro dia foi apresentado o propósito do Hackathon W3K, bem como a equipe organizadora, jurados e mentores da competição. Na ocasião, o CEO da empresa, Daniel Klafke, agradeceu o envolvimento de todos e destacou a importância do evento para a W3K, que carrega em seu DNA a inovação sistêmica desde a sua fundação há quase 15 anos. Antes da formação das cinco equipes que disputaram a competição, também foi apresentado o desafio, regras e critérios para os participantes. Em seguida, o consultor em Sistemas de Gestão e especialista em Gerenciamento de Fornecedores e Mapeamento de Processos, Daniel Dias, conduziu um painel sobre o desafio.  Dias, que é cliente da W3K, utiliza nossas soluções em diversos projetos, e veio do Rio de Janeiro especialmente para o evento. Sua experiência e conhecimento no tema serviu de inspiração para as equipes, contribuindo significativamente para os trabalhos. Já o segundo dia do Hackathon W3K foi de ‘mão na massa’ para os participantes. Eles se reuniram durante todo o sábado nas dependências da incubadora tecnológica Unitec 1, no Tecnosinos, para pensar em soluções focadas em Inovação na Gestão de Riscos — tema principal da competição.  Após uma acirrada disputa, a equipe formada pelos profissionais Joana Reichert, João Pedro Pacheco, Rafael Laurentino Viana, Micael Bittencourt, Kauê Röpke e Gabriel Lanes, venceu a competição. Eles apresentaram, em formato de pitch, para a banca avaliadora composta pelos times da empresa e da Unitec, uma proposta baseada nas soluções GREENDOCS e Power BI, da W3K para mitigar riscos operacionais no setor de óleo e gás. Esse trabalho foi baseado no seguinte questionamento: ‘Como as empresas podem identificar e gerir de forma eficaz os riscos mais impactantes para suas operações?’. A partir dessa análise, o grupo indicou algumas possibilidades, incluindo a análise prévia de riscos e um eficiente plano de ação.  “A energia e o clima do evento foram muito importantes para conseguirmos desenvolver um bom trabalho”, comentou Gabriel Lanes, membro da equipe vencedora, que trabalha na área de suporte da empresa. Além do primeiro lugar, houve premiação para a segunda colocada. Mais do que a competição e a busca por soluções para problemas de mercado, momentos como esse enfatizam a cultura de inovação da W3K, e servem para incentivar o aprendizado contínuo e o desenvolvimento de novos projetos. Sobre a W3K Fundada em 2011 a W3K surgiu com o objetivo de utilizar a tecnologia para automatizar fluxos e processos de trabalho, simplificando a gestão de documentos e garantindo o acesso seguro a informações críticas. Desde o começo de nossa trajetória, estamos inseridos no Parque Tecnológico São Leopoldo (Tecnosinos) — um dos principais ecossistemas de inovação do País, que abriga dezenas de organizações de base tecnológica. Com o passar dos anos conquistamos nosso espaço no mercado corporativo, e hoje nossas soluções estão presentes em centenas de empresas, tanto no Brasil, quanto no exterior, oferecendo flexibilidade e adaptabilidade para atender às necessidades específicas de gestão de cada organização ou área de negócio. Nossa tecnologia é feita por pessoas — nosso principal ativo. Somos mais de 100 colaboradores que entregam seu talento e dedicação para levar todos os dias a transformação digital para as empresas. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gerenciamento de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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Solução ECM/Archiving da W3K gerencia cerca de 3,5 milhões de documentos da Marcopolo

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Cerca de três milhões e meio de documentos — esse é o volume do acervo documental migrado, digitalizado e gerenciado pela W3K Tecnologia por meio do software GREENDOCS. A empresa, que neste dia 06 de agosto, está completando 76 anos, e é líder global na fabricação de carrocerias para ônibus,  utiliza a solução ECM/Archiving, que consiste na classificação, digitalização, indexação e armazenamento de documentos no ambiente digital. O processo de digitalização do acervo da Marcopolo teve início em 2022, e engloba todas as etapas do processo documental — desde a preparação e classificação, até a digitalização, indexação, armazenamento em nuvem e arquivamento físico — promovendo governança e fluidez no acesso à informação. Nessa etapa, a W3K realizou a migração de documentos já digitalizados em nuvem por outro fornecedor para o seu software de gestão, o GREENDOCS. Um dos principais desafios do projeto foi elevar a qualidade do serviço de digitalização, substituindo o antigo fornecedor por um modelo mais eficiente e robusto. Após a finalização da migração, a W3K deu início ao treinamento dos usuários, suporte técnico e serviços de melhoria contínua, com o objetivo de facilitar o gerenciamento dos documentos digitais e agilizar a consulta ao acervo físico ainda existente na Marcopolo.  Os resultados com a migração foram tão positivos que no ano seguinte a W3K passou a atuar também na digitalização de novos documentos do dossiê de colaboradores da Marcopolo, o que inclui registros de admissão, demissão e exames de saúde ocupacional (ASO). O processo teve início na sede da W3K, em São Leopoldo (RS), onde a empresa passou a receber os documentos físicos enviados pela Marcopolo, realizando toda a operação: logística reversa, preparação, higienização, triagem, digitalização, indexação e devolução dos arquivos digitalizados por meio do software GREENDOCS.  W3K possui BPO alocada na empresa Já em 2024, com objetivo de agilizar ainda mais o processo, a W3K realizou a alocação de uma BPO (Business Process Outsourcing) dentro das instalações da Marcopolo, em Caxias do Sul (RS). A presença dessa profissional especializada dentro da organização oferece agilidade operacional, conhecimento técnico contínuo e maior controle sobre o acervo documental. Com foco na excelência e padronização dos processos, ela atua em frentes estratégicas da gestão documental, garantindo conformidade com as boas práticas de arquivamento e digitalização. Suas atividades envolvem desde a preparação dos documentos físicos (como desmetalização e higienização), triagem conforme plano de classificação e tabela de temporalidade, descarte dos documentos prescritos, digitalização com tratamento de imagem, digitação e indexação de metadados no sistema GREENDOCS, até o arquivamento físico adequado.  Ela também é responsável pela manutenção e atualização do acervo digital, cadastramento e adesivagem das unidades de guarda, atendimento a consultas de documentos físicos e atualização dos cadastros de documentos dos colaboradores ativos, garantindo maior controle, organização e agilidade na gestão de documentos. Recentemente chegamos ao número de 50 mil documentos digitalizados mensalmente pela BPO. Fundada em 6 de agosto de 1949, a Marcopolo nasceu em Caxias do Sul (RS). A empresa abriu suas portas com oito sócios e quinze funcionários e foi uma das primeiras indústrias brasileiras a fabricar carrocerias de ônibus. Após mais de sete décadas, atualmente, a Marcopolo é referência no desenvolvimento de soluções para o transporte coletivo nos cinco continentes. A marca se consolidou pela tradição de qualidade e inovação de seus produtos, concebidos para atender as necessidades dos clientes e as demandas dos mercados onde atua. E como funciona a solução ECM/Archiving? A solução de ECM/Archiving da W3K oferece um processo completo e estruturado para a digitalização e gestão de documentos, unindo as melhores práticas arquivísticas com tecnologia de ponta. Nosso processo transforma arquivos físicos em acervos digitais, organizados e acessíveis por meio de uma plataforma em nuvem robusta, segura e escalável. Com isso, garantimos o gerenciamento eficiente de grandes volumes documentais, promovendo a preservação da informação, redução de espaço físico e facilidade no acesso aos dados. Ao entregar uma solução que combina tecnologia, metodologia e pessoas capacitadas, a W3K impulsiona a transformação digital nas empresas — o que vai além da digitalização. Essa combinação proporciona fluidez nos processos, governança da informação, rastreabilidade, controle, integração e conformidade com padrões de excelência. Como resultado, nossos clientes experimentam benefícios reais, como ganho de tempo na busca e validação de informações, maior auditabilidade, redução de falhas de comunicação, rastreabilidade aprimorada, segurança da informação com controle de acessos, além de mais agilidade na validação e assinatura de documentos. E então: assim como a Marcopolo quer garantir maior agilidade e segurança para o acervo documental de sua organização? Conheça mais dessa — e de outras soluções baseadas em governança de dados da W3K — clicando aqui. Conheça cases de outras organizações que já implementaram a solução acessando nosso blog. 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GREENDOCS otimiza Gestão de Portfólio de Projetos na Aura Minerals

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A W3K está levando a transformação digital para centenas de organizações, tanto no Brasil, quanto no exterior. Somos especialistas em governança da informação para o ambiente corporativo, e nossos softwares têm como objetivo a otimização de processos, garantindo maior rastreabilidade e segurança no ambiente compartilhado de dados. Este é o caso da Aura Minerals, mineradora canadense que tem como foco exploração, desenvolvimento e operação de projetos de ouro, cobre e outros metais nas Américas. A empresa utiliza o nosso software GREENDOCS para controlar múltiplos projetos e garantir que as entregas sejam feitas dentro do prazo. O software é um gerenciador de documentos e processos, totalmente adaptável ao modelo de negócio das empresas. Atualmente o software opera nas seguintes plantas da empresa: Apoena (MT), Almas (TO), Borborema (RN) e Era Dorada (Guatemala). O supervisor de documentos de projetos da Aura Minerals, Rogério Moreira, comentou que a empresa implantou a solução da W3K em 2020, logo no começo da pandemia da Covid 19. Nesse período do confinamento, com a adoção do home office, o volume de documentos aumentou consideravelmente, e a empresa sentiu a necessidade de possuir uma ferramenta para o controle de documentos. Até então todo o armazenamento era feito em uma plataforma eletrônica, a qual já não atendia o fluxo e as especificidades técnicas geradas pelos documentos de engenharia. Inclusive a tramitação de análise, comentário, verificação e aprovação da documentação técnica de projetos era feita por e-mails. Nesse contexto, a empresa começou a definir o mapeamento de processos para poder adotar uma plataforma eletrônica de gestão documental. “O primeiro passo foi mapear um ambiente de trabalho onde pudéssemos criar um workflow para aprovação de desenho de projetos”, lembrou Rogério. Passado esse processo, a Aura Minerals fez a adoção do GREENDOCS, e a partir daí toda a documentação técnica de engenharia foi centralizada. Isso porque o software reúne e organiza esses dados, permitindo consultas, atualizações e assegurando a integridade das informações armazenadas em nuvem entre diferentes partes envolvidas de um mesmo projeto. Centralização de documentos facilita atuação dos times remotos da empresa O supervisor de documentos de projetos comentou que a empresa possui times remotos, em diversos pontos do país, e o GREENDOCS permite que todos os profissionais possam trabalhar de maneira integrada e colaborativa no processo de análise e validação de documentos técnicos. Outro ponto destacado por Rogério é na relação com fornecedores, que com o GREENDOCS passou a ser padronizada. A empresa entrega ao fornecedor um modus operandi, um roteiro, que serve de base para que os documentos sejam emitidos e submetidos à análise do time. Também, através do GREENDOCS, é realizada a certificação da documentação técnica de fornecedor.  “Centralizar a documentação na plataforma facilita o trabalho de todos. Quando fazemos a liberação, os documentos são encaminhados aos responsáveis, que podem atribuir ao time multidisciplinar a possibilidade de inserir comentários adicionais nos documentos, que depois é atribuído ao fornecedor para o atendimento”, enfatizou Rogério. Outra funcionalidade bastante apreciada pelo time de projetos é a ferramenta de Business Intelligence (BI) — processo de análise e transformação de dados que permite às empresas tomarem decisões mais assertivas e eficazes. Com o BI, o time da empresa consegue extrair de maneira simplificada os relatórios de andamento do projeto. “Com o BI em mãos temos acesso fácil a todos os dados do projeto e conseguimos verificar se existe algum fator que pode impactar no cronograma da obra”, observou Rogério. Por último, ele comentou que com a utilização do GREENDOCS houve um aumento significativo na produtividade da equipe e a redução nos processos realizados anteriormente. GREENDOCS faz parte da solução ALM, da W3K (informativo W3K) O GREENDOCS faz parte da solução Asset Life Cycle Management (ALM), da W3K, utilizada para gerenciar informações do ciclo de produção, engenharia e operação de ativos industriais, ideal para a indústria de base. Seu objetivo é impulsionar a eficiência e o desempenho das informações do ciclo de produção e operação de ativos e gestão de projetos. Seu conjunto de recursos proporciona mais produtividade e confiabilidade em todas as fases do ciclo de vida dos ativos, oferecendo benefícios específicos para cada etapa do projeto.  Esse diferencial permite o gerenciamento de processos para EDMS, RDO, Gestão de Contratos, Compras Técnicas, Databook Eletrônico, e check-list de comissionamento, garantindo ainda a colaboração e a comunicação padronizada entre fornecedores e clientes. Isso porque a solução possibilita a personalização de soluções alinhadas aos processos exclusivos de cada área do negócio. Entre os principais benefícios podemos citar sua flexibilidade e adaptabilidade para atender às necessidades específicas da gestão organizacional. A W3K é referência em soluções para Gestão Eletrônica de Documentos (GED), Governança de Dados e Automação de Processos (BPMS), oferecendo tecnologia especializada para transformar a gestão documental e garantir eficiência operacional, segurança da informação e compliance nas organizações.  E então: assim como a Aura Minerals, quer garantir maior agilidade e segurança para os projetos e processos de sua organização? Clique aqui e descubra como nossas soluções podem ajudar a sua organização a evoluir na gestão de documentos, processos e dados, com tecnologia e inovação. Para se manter sempre atualizado sobre as melhores práticas de governança da informação, transformação digital e gestão escalável, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k. 

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Saiba como escolher as melhores soluções de gestão da informação para sua empresa

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A inovação está presente no mundo dos negócios. Independente do seu modelo de negócio, para acompanhar esse cenário em constante transformação, as empresas precisam de soluções que aumentem sua competitividade e acelere seus resultados — e é nesse ponto que as ferramentas de gestão da informação ganham um papel de destaque, pois permitem a otimização de processos e a identificação de oportunidades e eventuais hiatos na gestão empresarial. Essas ferramentas desempenham uma função muito importante dentro das organizações, desde o planejamento estratégico até a execução de tarefas operacionais do cotidiano. Elas são responsáveis por coletar, armazenar, recuperar e distribuir dados e informações relevantes dentro da empresa. Isso inclui desde sistemas de gestão de documentos eletrônicos até ferramentas de análise de dados e plataformas de colaboração. Além de otimizar as rotinas administrativas e alavancar a transformação digital, essas soluções também contribuem com a estratégia de negócio de uma organização, servindo de base para uma tomada de decisão gerencial mais estratégica e eficiente. Nesse aspecto, a gestão da informação permite que os dados coletados durante os processos gerenciais sejam utilizados para a definição da estratégia de negócio (cultura data-driven).  Uma empresa onde essa cultura norteadora de negócios está presente, consegue aumentar sua performance e competitividade no mercado. Estudo da McKinsey & Company, indica que empresas orientadas por dados são até 23 vezes mais propensas a adquirir clientes, 6 vezes mais prováveis de reter esse público e possuem 19 vezes mais chances de serem lucrativas. Isso porque os dados compilados, especialmente aqueles não estruturados, após analisados e tratados, devem servir de base para a definição de novas ações, o que inclui prospecção, desenvolvimento de produtos, relacionamento com o cliente, dentre outros fatores fundamentais para o negócio. Diante desse cenário, na hora de escolher as melhores soluções para a gestão de sua empresa, é preciso levar em consideração alguns aspectos, em especial no que se refere às funcionalidades oferecidas por essas plataformas. Antes de optar por esses softwares é preciso avaliar se eles atendem às necessidades específicas do seu negócio. Além disso, aspectos como facilidade de implantação e usabilidade também devem ser considerados — isso tudo sem esquecer da escalabilidade e da segurança. Nesse contexto, as soluções da W3K levam a governança da informação, de maneira ágil e segura, para o ambiente corporativo, garantindo que os dados coletados durante os processos sejam utilizados de maneira assertiva, e fornecendo suporte à tomada de decisão gerencial. Nossos softwares preenchem lacunas onde os ERPs comuns não têm a flexibilidade necessária para atuar, principalmente em ambientes desafiadores e com fluxo intenso de informação. Através de sua expertise e capital intelectual, a W3K valoriza a criação de soluções tecnológicas e inovações próprias, garantindo flexibilidade e uma abordagem totalmente personalizada de seus produtos. Solução centralizada para o gerenciamento de documentos — conheça o GREENDOCS! Esse é o caso do GREENDOCS — gerenciador de documentos e processos totalmente adaptável ao modelo de negócio das organizações, fornecendo suporte para modelagem, virtualização e automatização. Ele entrega uma solução centralizada para o fluxo existente na empresa, realizando a medição e a sustentação eficaz da performance dos processos de negócio. Entre as principais vantagens do GREENDOCS podemos citar: flexibilidade de customização, ECM e BPM integrados, sistema em nuvem, escalabilidade, facilidade nas integrações, solução completa (tecnologia própria, serviços e assinaturas), atendimento humanizado, serviço de melhoria contínua, e assinatura digital. Sobre este último item, a assinatura online dispensa o uso de papel e possui validade jurídica.  Este mecanismo permite que as partes assinem documentos diretamente na plataforma, com acompanhamento em tempo real de todas as etapas e agentes ligados ao contrato, o que proporciona maior segurança e confiabilidade ao processo. O software também complementa as ferramentas de gestão já existentes, como CRM e sistemas de planejamento e gestão de ativos, como por exemplo, o SAP PM. Conheça aqui cases de organizações, tanto no Brasil, quanto no exterior, que utilizam o GREENDOCS em suas rotinas de trabalho.  Recursos de low-code garantem maior agilidade aos processos Nossas soluções oferecem flexibilidade e adaptabilidade para atender às necessidades específicas de gestão de cada organização ou área de negócio, permitindo a personalização de soluções alinhadas aos processos. Além disso, nossos softwares incluem recursos de low-code, provendo mais agilidade aos analistas de negócio para que possam criar e personalizar aplicações com menos codificação manual. Esse aspecto se traduz em aceleração no desenvolvimento e redução dos custos. Clique aqui e descubra como nossas soluções podem ajudar a sua organização a evoluir na gestão de documentos, processos e dados, com tecnologia e inovação. Com relação à segurança, nossas soluções possuem medidas que aumentam a proteção de dados sensíveis, contribuindo para evitar violações e eventuais vazamentos de informações. Para se manter sempre atualizado sobre as melhores práticas de governança da informação, transformação digital e gestão escalável, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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Desenvolver software internamente pode trazer riscos e aumentar custos para a empresa

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Muitas empresas têm discutido qual é a melhor alternativa para garantir a sustentação do negócio: desenvolver software internamente ou implementar uma solução já disponível no mercado. Uma das principais justificativas para definir pelo desenvolvimento ‘em casa’ de um software diz respeito ao controle total do processo, o qual impede a atuação de externos. Por outro lado, adotar uma solução escalável e flexível ao modelo de negócio da empresa, custa menos e garante maior flexibilidade e segurança aos processos. No entanto, para as empresas que entendem o desenvolvimento interno como sendo a melhor solução, é preciso ter clareza que, além de ser uma tarefa bastante complexa, desenvolver um software ‘em casa’ pode acarretar em aumento de custos e ainda impactar na segurança da informação. Além do custo elevado, o desenvolvimento interno geralmente exige prazos mais longos até que a solução esteja operacional, o que pode retardar a transformação digital da empresa.  Outro aspecto diz respeito à alocação da equipe. Ao designar profissionais internos para desenvolverem soluções para seus processos de negócio, gestores acabam ocupando horas da equipe que deveriam ser utilizadas para focar no core da organização. Outro fator relevante, nesse aspecto, é a falta de know-how técnico dentro da organização, o que pode levar à criação de sistemas com falhas ou que não atendem às exigências de escalabilidade e segurança. Como já falamos em outro artigo, implementar uma solução especialista (fábrica de software), também pode afetar a segurança cibernética de uma organização. Isso porque a gestão de TI poderá perder o controle sobre as inúmeras soluções departamentais espalhadas pela organização, tendo em vista que poderá ser necessário adotar diversas soluções para cada um de seus processos chave. Sobre este último ponto, na análise de especialistas em cibersegurança, nos próximos três anos, os prejuízos causados por ataques cibernéticos podem ultrapassar R$ 2,2 trilhões no Brasil.  Além das perdas financeiras, outra preocupação das empresas se refere ao prejuízo à imagem de sua marca com os ciberataques – situação que afeta diretamente o relacionamento com o cliente. Além do aspecto relacionado à segurança, outro ponto se refere aos custos, pois esse tipo de solução, focada normalmente em um único processo, necessita de integração e atualização periódica de software. Por isso, quando estiver procurando uma solução para o seu negócio, análise e leve em consideração todos esses pontos que descrevemos acima.  Maior controle e fluidez em processos intensos de informação e segurança Por outro lado, nossos softwares entregam maior fluidez e controle em processos intensos de informação e segurança no ambiente compartilhado de dados. Nossas soluções incluem recursos de low-code, que provém mais agilidade aos analistas de negócio para que possam criar e personalizar aplicações com menos codificação manual. Esse diferencial se traduz em aceleração no desenvolvimento, redução dos custos e facilita ainda eventuais alterações nos processos. Em se tratando de medição e sustentação eficaz da performance dos processos de negócios, as funcionalidades do GREENDOCS garantem que metas e objetivos sejam alcançados. Ele também assegura a conformidade com regulamentações e normas específicas de mercado — diferencial que auxilia na redução de riscos legais e operacionais. Outro fator está relacionado à implantação da plataforma. Seu recurso de serviços profissionais de implantação atua na modelagem e implementação de forma eficiente, garantindo uma transição eficaz e sem impactos negativos nas operações dos clientes. Quando necessário o GREENDOCS também realiza a migração automatizada de dados legados. E por que sua empresa deve contratar as soluções da W3K? Ao adotar soluções consolidadas como o GREENDOCS, sua empresa passa a contar com atualizações frequentes e inovações tecnológicas que acompanham as mudanças de mercado e regulatórias, algo difícil de manter em uma solução interna. Nossas soluções estão presentes em dezenas de empresas, tanto no Brasil, quanto no exterior, auxiliando-as a se desenvolverem frente às demandas do mundo corporativo de forma escalável, melhorando a gestão e eficiência operacional.  Essa transformação gera menos custos aos processos organizacionais, além de contribuir para maior rastreabilidade e segurança — clique aqui e conheça nossos cases de sucesso. Os softwares da W3K oferecem flexibilidade e adaptabilidade para atender às necessidades específicas de gestão de cada organização ou área de negócio, permitindo a personalização de soluções alinhadas aos processos. Nosso setor de Tech Services reconhece as particularidades de cada projeto e busca superar as expectativas dos clientes, oferecendo atendimento e experiência diferenciados. Clique aqui e descubra como nossas soluções podem ajudar a sua organização a evoluir na gestão de documentos, processos e dados, com tecnologia e inovação. Para se manter sempre atualizado sobre as melhores práticas de governança da informação, transformação digital e gestão escalável, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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