ECM/GED | Documentos

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) já está vigente desde o dia 18 de setembro, o que consolidou a necessidade das empresas se adequarem a regras importantes definidas para a proteção dos dados pessoais de clientes, funcionários e parceiros. Apesar disso, as punições e multas previstas em caso de não-conformidade só serão aplicadas a partir de agosto de 2021, o que ainda tá um tempo extra para as organizações. Entretanto, o compliance com a LGPD é uma prioridade imediata, que transforma diretamente a forma em que a empresa lida com seus dados e documentos. Quando falamos em tratar os dados, falamos de toda a cadeia de processos pelos quais eles passam: desde a entrada destas informações (coleta), passando pelo armazenamento, compartilhamento e seu eventual descarte, entre outras etapas que as companhias podem ter nas tratativas destes dados. Em resumo, o tratamento de qualquer dado pessoal captado em território nacional com objetivo de fornecimento de serviços e bens tem aplicabilidade da Lei. Além disso, ela é horizontal e assimétrica: atinge qualquer empresa, de qualquer ramo, de qualquer porte. Para definir uma boa política interna de governança de dados, voltada à conformidade com a LGPD, as empresas deverão seguir alguns princípios norteadores no tratamento das informações: propósito, compatibilidade, necessidade, disponibilidade, transparência, confidencialidade, segurança e não discriminação. Um dos principais pontos é o de propósito, em que as empresas deverão informar de forma clara e antecipada a finalidade de uso para os dados coletados, assim como devem assegurar que as atividades realizadas com eles sejam compatíveis com esse propósito. Outros pontos importantes, que podem ser garantidos pela utilização de tecnologias dedicadas (GED, BPMS), são o de necessidade e disponibilidade, o que permite a disponibilização segura das informações, mostrando apenas o que é necessário para cada funcionário realizar sua atividade, com agilidade e rastreabilidade. A tecnologia também pode ser a chave para garantir a integridade e transparência das informações, mostrando claramente como elas são classificadas e atualizadas, dando confiabilidade ao seu negócio. Por fim, a segurança e confiabilidade também são essenciais, e contar com sistemas e políticas robustas ajudam a cumprir esta missão. Com o Greendocs, a segurança e governança dos dados parte central da gestão. Revisamos regularmente o esquema de armazenamento de dados junto aos nossos provedores e trabalhamos em melhorias constantes para promover o controle de acesso, a fim de que o cliente consiga gerenciar as suas informações de forma conveniente. Contamos com avançados recursos que permitem a tramitação dos dados seguindo aos padrões de segurança. O certificado SSL Thawte/DigiCert, utilizado pelas grandes lojas de varejo para proteger informações de cartão de crédito, é o mesmo utilizado pelo Greendocs para garantir autenticidade e sigilo na transmissão da informação. Além disso, o sistema mantém logs acessados no fluxo da atividade, mostrando a entrada, saída e leitura de documentos, assim como registros de horário, usuário e IP. Com uma lógica de segurança baseada em processos, ancorada em uma infraestrutura configurável, garantimos um backoffice robusto para atender às necessidades das empresas para o compliance com a LGPD. Para saber mais sobre a LGPD, e como as tecnologias da W3K pode colaborar com sua empresa, entre em contato conosco. Somos especialistas em gestão da informação e processos, e podemos ajudar seu negócio a atingir um novo patamar em conformidade.

A explicação é simples e rápida: a Gestão Eletrônica de Documentos (GED, na sigla mais utilizada) consiste na utilização de sistemas de tecnologia e metadados como ferramentas para uma gestão mais organizada e assertiva dos documentos em uma empresa. Porém, a explicação simples nem sempre dá conta da abrangência que este termo pode compreender. A partir do GED, empresas podem ter um grau inédito de qualidade na gestão documental e na eficiência operacional. A gestão de documentos, em seu conceito básico, consiste na utilização de ferramentas e metodologias que assegurem o acesso pleno e seguro aos documentos e informações necessárias para a tomada de decisões, buscando a melhoria nos resultados do negócio. Com a camada tecnológica entregue por sistemas de GED, ela tem outros benefícios agregados, como maior transparência e consolidação dos fluxos de informação, assim como redução de custos. No caso do GED, empresas podem desenvolver módulos interligados que permitem a gestão dos documentos tanto na forma física quanto digital, a partir de várias origens: papel, microfilme, imagens, arquivos de áudio, planilhas e mais. Com uma plataforma GED, empresas podem capturar e digitalizar sua base de documentos, gerenciá-los de forma eficiente e, por fim, criar processos otimizados para tratar todas estas informações ao integrar com uma plataforma BPMS. Isso pode ser feito por uma solução cloud ou local, resultando em diversos diferenciais competitivos, tais como: Inteligência na busca dos arquivos, na revisão válida, permitindo encontrá-los de forma rápida e confiável. Otimização e integração de equipes e setores, tornando o trabalho mais sinérgico e ágil. Maior segurança da informação, com controle de acesso e auditabilidade nos registros de leitura e modificação de documentos. Inteligência analítica para o controle documental: por meio de logs e indicadores, com uma visualização abrangente das etapas de documentação. Reduzir custos com papel, pleitos contratuais ou horas técnicas de profissionais envolvidos. Além disso, empresas que adotam soluções de GED em nuvem ganham mobilidade, permitindo o acesso seguro a bases de informação de forma remota, em um laptop ou celular, com a agilidade para ter os dados necessários em qualquer situação e local. Por exemplo, em empresas de engenharia, que lidam com trabalho de campo o tempo todo, essa mobilidade é um grande diferencial. Em linhas gerais, implantar GED em uma organização se conecta com um modelo digital de governança, colocando a informação no centro da gestão. Com a integração entre plataformas inteligentes de documentos digitais e ações assertivas para a gestão documental, as empresas podem estabelecer uma melhor comunicação entre seus setores, clientes externos, fornecedores e parceiros de negócio.